Hướng dẫn sử dụng

Xem trước PDF, chia sẻ, Xem với tư cách khách hàng và trình chỉnh sửa PDF

Xem trước hóa đơn dưới dạng file PDF hoàn chỉnh, in hoặc chia sẻ, đánh dấu bản nháp đã gửi, kiểm tra những gì khách hàng thấy và sửa từ hoặc thuộc tính trong bất kỳ PDF nào đã nhập.

Cập nhật: 2026-09-09

Sau khi viết xong một hóa đơn, còn ba câu hỏi: trang PDF hoàn chỉnh trông như thế nào, nó đến tay khách hàng bằng cách nào, và khách hàng thực sự thấy gì. Invoice Flow trả lời bằng màn hình Xem trước PDF (Preview PDF), hiển thị tài liệu đúng như người nhận sẽ thấy và chứa các thao tác in, chia sẻ; và bằng Xem với tư cách khách hàng (View as client), một bản tóm tắt đơn giản của cùng hóa đơn đó từ phía người nhận. Một công cụ riêng, Trình chỉnh sửa PDF (PDF Editor), mở bất kỳ file PDF nào trên điện thoại, không chỉ hóa đơn, và cho phép bạn thay từng từ, đổi phông chữ hoặc thay đổi thuộc tính nhúng trong file.

Hướng dẫn này theo chân Odette Harlow của Harlow & Vane Interiors LLC, một studio thiết kế nội thất ở Denver. Hóa đơn HV-2026-031 của cô lập cho Brennan Holdings về việc trang trí nội thất một căn loft trên phố Larimer Square, tổng cộng 11.250 đô la, trong đó đã thanh toán trước 4.000 đô la tiền cọc. Một hóa đơn thứ hai, HV-2026-032, vẫn là bản nháp, bao gồm một hạng mục bổ sung tùy chọn về nghệ thuật và phụ kiện. Trong trình chỉnh sửa PDF, cô có một bản báo giá đồ nội thất từ nhà cung cấp, Maison Ferrand, mà dòng trạng thái phải đổi từ “Draft” thành “Approved” trước khi cô chuyển tiếp.

Những gì bạn thấy trên màn hình

Mở bất kỳ hóa đơn nào từ tab Tài liệu (Documents) và bạn sẽ đến màn hình chi tiết của nó. Nút rộng cố định ở dưới cùng, Xem trước PDF, mở màn hình xem trước. Menu tràn ở góc trên bên phải (ba chấm) của cùng màn hình chi tiết chứa Xem với tư cách khách hàng, cùng với các thao tác trạng thái như Đánh dấu đã thanh toán (Mark as paid) và Ứng dụng email (Email client).

Màn hình xem trước có tiêu đề là loại tài liệu và số của nó, ví dụ Invoice HV-2026-031 (một báo giá hiển thị Estimate kèm số của nó). Thanh trên cùng có hai biểu tượng, một máy in và một mũi tên chia sẻ, và chỉ với bản nháp mới có thêm menu tràn thứ ba với một mục duy nhất, Chia sẻ & đánh dấu đã gửi (Share & Mark as Sent). Phần thân là trang được dựng trên nền xám; chụm ngón tay để phóng to và cuộn qua các trang. Trang bạn thấy được tạo mới mỗi lần mở màn hình, dựa trên dữ liệu hóa đơn hiện tại, mẫu và bảng màu đã chọn cho hóa đơn đó, cài đặt phông chữ tài liệu và ngôn ngữ hóa đơn của bạn. Ở đây không có nút “lưu vào file” riêng: chia sẻ là cách duy nhất để PDF rời khỏi ứng dụng, và bảng chia sẻ của Android bao gồm cả trình quản lý file và các dịch vụ lưu trữ đám mây làm đích đến.

Trình chỉnh sửa PDF không gắn với hóa đơn. Nó nằm trên tab Công cụ (Tools) dưới dạng một thẻ có biểu tượng PDF màu đỏ và mở ra danh sách các tài liệu đã nhập. Mỗi tài liệu là một thẻ có tên, một nhãn trạng thái (Imported, Editing hoặc Complete), menu ba chấm với Chỉnh sửa PDF (Edit PDF), Đổi tên (Rename), Chia sẻ (Share) và Xóa (Delete), cùng ba hình thu nhỏ nhỏ với nhãn Bản gốc (Original, khung xanh dương), Đã đánh dấu (Highlighted, khung hổ phách) và Cuối cùng (Final, khung xanh lá). Các hình thu nhỏ hổ phách và xanh lá vẫn mờ với biểu tượng PDF cho đến khi bạn áp dụng ít nhất một chỉnh sửa. Nút + tròn ở góc dùng để nhập một PDF mới.

Cách in hoặc chia sẻ một hóa đơn

1. Mở hóa đơn và nhấn Xem trước PDF. Chờ trang hiện ra; biểu tượng in và chia sẻ vẫn bị vô hiệu hóa cho đến khi file được tạo xong.
2. Kiểm tra trang. Nếu một hạng mục, địa chỉ hoặc bảng màu trông không đúng, quay lại, sửa và mở lại bản xem trước; nó sẽ được tạo lại mỗi lần.
3. Để in, nhấn biểu tượng máy in. Hộp thoại in của Android mở ra với file PDF, nơi bạn chọn máy in hoặc "Lưu dưới dạng PDF" nếu điện thoại của bạn hỗ trợ.
4. Để gửi, nhấn biểu tượng chia sẻ. Ứng dụng ghi file dưới tên HV-2026-031.pdf và mở bảng chia sẻ với tiêu đề Invoice HV-2026-031 from Harlow & Vane Interiors LLC và một đoạn lời chào ngắn đã được điền sẵn.
5. Chọn đích đến. Các ứng dụng email sẽ lấy tiêu đề và nội dung; các ứng dụng nhắn tin hiển thị nội dung dưới dạng tin nhắn; trình quản lý file hoặc dịch vụ đám mây chỉ đơn giản lưu file PDF.

Cách chia sẻ một bản nháp và đánh dấu đã gửi cùng lúc

Một bản nháp không có ngày gửi và không được tính là công nợ chưa thanh toán. Khi bạn chia sẻ nó từ màn hình xem trước, ứng dụng có thể tự chuyển trạng thái cho bạn.

1. Mở bản nháp, trong trường hợp của Odette là HV-2026-032, và nhấn Xem trước PDF.
2. Nhấn menu ba chấm ở góc trên bên phải. Nó chứa một mục duy nhất, Chia sẻ & đánh dấu đã gửi; menu này chỉ tồn tại khi tài liệu còn là bản nháp.
3. Nhấn vào đó và hoàn tất bảng chia sẻ như bình thường.
4. Khi bảng chia sẻ đóng lại, trạng thái đổi thành Sent và một thông báo Invoice marked as sent (hoặc Estimate marked as sent) xuất hiện ở dưới cùng. Hóa đơn giờ hiển thị ngày gửi và hạn thanh toán của nó bắt đầu có ý nghĩa đối với nhắc nhở và phí trễ hạn.

Cách kiểm tra hóa đơn từ phía khách hàng

Xem với tư cách khách hàng là một trang chỉ đọc bên trong ứng dụng. Nó không tạo ra liên kết nào và không gửi đi bất cứ thứ gì; nó chỉ trình bày lại hóa đơn theo cách người nhận đọc, một cách kiểm tra hữu ích cuối cùng về số tiền còn nợ sau các khoản thanh toán một phần.

1. Trên màn hình chi tiết hóa đơn, nhấn menu ba chấm và chọn Xem với tư cách khách hàng.
2. Đọc dòng biểu ngữ xanh lá Preview only — not a real shareable link; nó nhắc rằng không có gì ở đây có thể được chuyển tiếp.
3. Kiểm tra dòng chào. Nó nêu tên khách hàng và số tiền còn nợ cùng hạn thanh toán, ví dụ You have a payment of $7,250.00 due on Sep 16, 2026.
4. Kiểm tra thẻ bên dưới: số hóa đơn, tổng số tiền đầy đủ với cỡ chữ lớn, và khi đã có tiền vào, mục Paid so far kèm số tiền đã nhận.
5. Cuộn qua Line Items, Notes và Payment Terms, sau đó dùng mũi tên quay lại để trở về.

Lưu ý sự khác biệt so với PDF: các mẫu hóa đơn in tổng số tiền của hóa đơn và không liệt kê các khoản thanh toán đã nhận, vì vậy khoản đặt cọc 4.000 đô la xuất hiện trên màn hình này và trong phần thanh toán của màn hình chi tiết, chứ không xuất hiện trên trang in.

Cách sửa một từ trong PDF đã nhập

Trình chỉnh sửa PDF hoạt động ở cấp độ từng từ: bạn nhấn vào một từ, gõ nội dung thay thế, và khi áp dụng, ứng dụng vẽ một ô trắng đè lên từ gốc và viết văn bản mới vào đúng vị trí đó. Các từ lân cận không bao giờ dịch chuyển, vì vậy nó phù hợp để sửa một ngày tháng, một trạng thái, một tên hoặc một mức giá, không phải để viết lại cả đoạn văn.

1. Mở Công cụ, nhấn Trình chỉnh sửa PDF và nhấn +. Trình chọn file của hệ thống mở ra, đã lọc theo file PDF; file được chọn sẽ được sao chép vào ứng dụng và mở ngay trong trình chỉnh sửa.
2. Nhìn vào thanh dưới tiêu đề. Nó hiển thị bộ chuyển trang 1 / 1, một bộ đếm từ như 78 words, và một nhãn đỏ Không tìm thấy văn bản (No text found) nếu trang là một bản quét không có văn bản có thể trích xuất.
3. Nhấn vào từ bạn muốn thay đổi. Mỗi từ nằm dưới một ô trong mờ; biểu tượng con mắt trên thanh trên cùng ẩn hoặc hiện các ô này.
4. Trong thanh chỉnh sửa trượt lên, gõ nội dung thay thế vào ô có gợi ý Văn bản mới... (New text...). Theo dõi nhãn phần trăm bên phải: nó so sánh độ rộng của văn bản mới với ô gốc và chuyển sang màu đỏ khi nội dung thay thế rộng hơn khoảng trống có sẵn.
5. Điều chỉnh nếu cần: Size: tăng giảm cỡ chữ từ 4 đến 72 pt, Spacing: siết hoặc nới khoảng cách chữ theo bước 0,5, Color: cung cấp bảy màu chữ, BG: bảy màu nền nhạt cho ô che, và Style: bật/tắt in đậm, in nghiêng, gạch chân và gạch ngang.
6. Nhấn biểu tượng dấu tích (Thay thế — Replace). Nhãn đếm giờ hiển thị 1 chỉnh sửa đang chờ và nút Áp dụng chỉnh sửa (Apply Edits) xuất hiện trên thanh trên cùng. Lặp lại cho các từ khác; biểu tượng hoàn tác (Hoàn nguyên — Revert) khôi phục một từ đơn lẻ, mục menu Xóa tất cả chỉnh sửa (Clear all edits) bỏ hết tất cả.
7. Nhấn Áp dụng chỉnh sửa. Sau thông báo Chỉnh sửa đã được áp dụng thành công, trạng thái tài liệu chuyển thành Complete và các hình thu nhỏ Đã đánh dấu và Cuối cùng trở nên hoạt động.

Trong ảnh chụp màn hình này, trang phía sau các ô từ chưa được dựng: trình chỉnh sửa vẽ nó bằng bộ dựng PDF gốc của hệ thống mà công cụ chụp ảnh màn hình của chúng tôi không chạy được, nên chỉ thấy vòng xoay tải. Trên điện thoại, trang báo giá hiển thị rõ dưới các ô. Trang bên dưới là file Cuối cùng (Final) thực tế mà trình chỉnh sửa đã ghi cho bản báo giá này.

Cách đổi phông chữ của nội dung thay thế

Dòng đầu tiên của thanh chỉnh sửa cho biết phông chữ gốc (ví dụ PDF: Helvetica 11pt); dòng thứ hai nêu tên phông chữ thực sự đang dùng cho văn bản mới. Dấu tích xanh nghĩa là phông đã sẵn sàng trên điện thoại; cảnh báo màu cam kèm “(recommended)” nghĩa là ứng dụng đã ánh xạ phông gốc sang một phông Google Fonts vẫn cần tải về, với một nút tải nhỏ bên cạnh.

1. Khi đã chọn một từ, nhấn biểu tượng hoán đổi ở cuối bên phải dòng phông chữ (Đổi phông chữ hoặc Chọn loại khác).
2. Trong bảng Choose Font, chọn từ ba nhóm: Original giữ nguyên tên phông của file PDF, Standard PDF Fonts cung cấp Helvetica, Times-Roman và Courier, vốn được tích hợp sẵn trong mọi trình đọc PDF và không cần tải về, và Google Fonts (download on use) liệt kê Roboto, Open Sans, Lato, Montserrat, Poppins, Inter và nhiều phông khác. Dấu tích xanh đánh dấu các phông đã có sẵn trong bộ nhớ đệm.
3. Nhấn vào một phông. Một phông Google Fonts chưa được lưu đệm sẽ được tải về trước (Downloading Roboto...), việc này cần kết nối internet; sau khi xong, nó sẽ được áp dụng cho từ đã chọn.
4. Xác nhận nội dung thay thế bằng biểu tượng dấu tích như trước và áp dụng.

Cách chỉnh sửa các thuộc tính của PDF

Mỗi file PDF mang theo các thuộc tính nhúng (tiêu đề, tác giả, chủ đề, từ khóa, người tạo, nhà sản xuất) mà các ứng dụng email và trình quản lý file hiển thị thay vì tên file.

1. Mở tài liệu trong trình chỉnh sửa và chọn Siêu dữ liệu (Metadata) từ menu ba chấm, hoặc mở nó trong trình xem bằng cách nhấn vào một hình thu nhỏ rồi nhấn biểu tượng thông tin.
2. Màn hình Siêu dữ liệu hiển thị sáu trường đã được điền sẵn từ file: Tiêu đề (Title), Tác giả (Author), Chủ đề (Subject), Từ khóa (Keywords), Người tạo (Creator) và Nhà sản xuất (Producer). Bản báo giá của Odette đến kèm tiêu đề, tác giả, chủ đề và người tạo do nhà cung cấp đặt sẵn.
3. Thay đổi những gì bạn cần, ví dụ thêm quotation, furniture, Larimer Square, unit 1402 vào Từ khóa.
4. Nhấn Lưu (Save). Sau thông báo Đã lưu siêu dữ liệu, màn hình đóng lại; các giá trị được ghi vào file Cuối cùng.

Quy tắc và chi tiết

Xem trước và chia sẻ

• Bản xem trước được tạo lại mỗi lần mở, dựa trên hóa đơn hiện tại, mẫu, bảng màu, mẫu tùy chỉnh (nếu có), phông chữ tài liệu của bạn và ngôn ngữ hóa đơn. Ảnh đính kèm hóa đơn được vẽ dưới dạng hình thu nhỏ nhỏ trong một phần của trang.
• In và chia sẻ yêu cầu quyền truy cập đầy đủ (dùng thử đang hoạt động hoặc gói đăng ký); nếu không có, chúng sẽ mở màn hình đăng ký. Bản xem trước tự nó không bị giới hạn.
• Chia sẻ điền sẵn tiêu đề Invoice {number} from {company} và nội dung có dạng “Hi {client}, Please find attached invoice {number} from {company}. Thank you!”. Ứng dụng nhận quyết định có dùng chúng hay không.
• Chia sẻ & đánh dấu đã gửi sẽ chia sẻ trước, sau đó đặt trạng thái thành Sent. Nó chỉ được cung cấp cho bản nháp; tài liệu đã gửi, đã thanh toán hoặc quá hạn chỉ hiển thị hai biểu tượng.
• Các mẫu PDF in tổng số tiền của hóa đơn. Các khoản đã nhận xuất hiện trên màn hình chi tiết và trong Xem với tư cách khách hàng, không xuất hiện trên trang in.

Xem với tư cách khách hàng

• Ngoại tuyến và chỉ đọc; không có gì được tải lên và không có liên kết nào tồn tại. Số tiền ở dòng tiêu đề là số dư còn lại, con số lớn là tổng số tiền đầy đủ, và Paid so far chỉ xuất hiện khi có một khoản thanh toán được ghi nhận. Notes và Payment Terms chỉ hiển thị khi hóa đơn có những mục này.

Trình chỉnh sửa PDF

• Chỉnh sửa chỉ giới hạn ở việc thay thế từ. Hình ảnh, logo, đồ họa và trang quét không thể chỉnh sửa; một bản quét sẽ hiển thị Không tìm thấy văn bản. Không có công cụ vẽ, ghi chú, chữ ký hoặc thao tác trang.
• Việc áp dụng tạo ra hai file: Highlighted, với một khung quanh mỗi thay đổi để bạn kiểm tra, và Final, bản sạch để gửi đi.
• Mở lại một tài liệu đã hoàn thành sẽ khôi phục các nội dung thay thế trước đó bằng cách khớp trang, từ và vị trí, để bạn có thể tiếp tục sửa cùng một file.
• Cỡ chữ có thể điều chỉnh từ 4 đến 72 pt; khoảng cách chữ di chuyển theo bước 0,5 theo cả hai hướng; mỗi mục này có một liên kết Đặt lại (Reset) khi đã thay đổi.
• Phông Google Fonts được tải về khi dùng lần đầu và lưu đệm trong bộ nhớ của ứng dụng. Không có kết nối, hãy chọn một phông tích hợp sẵn, hoặc ứng dụng sẽ tự chuyển sang Helvetica.
• Siêu dữ liệu được đọc từ file gốc trừ khi bạn đã lưu giá trị trước đó, trong trường hợp đó các giá trị đã lưu của bạn sẽ hiển thị. Lưu sẽ ghi vào file Final (tạo ra từ file gốc nếu chưa có). Các trường trống bị bỏ qua, vì vậy bạn không thể xóa trắng một thuộc tính mà file đã có sẵn.
• Xóa yêu cầu xác nhận và không thể hoàn tác.

Mẹo

Hướng dẫn liên quan

• Trình chỉnh sửa hóa đơn: nơi bắt nguồn các hạng mục, mẫu và ngôn ngữ trên trang xem trước.
• Gửi hóa đơn qua email: quy trình gửi email trong ứng dụng với các mẫu có sẵn, một cách thay thế cho bảng chia sẻ.
• Thanh toán và số tiền còn nợ: ghi nhận khoản đặt cọc mà Xem với tư cách khách hàng hiển thị dưới dạng “Paid so far”.
• Mẫu PDF, bảng màu và phông chữ: thay đổi cách trang xem trước trông như thế nào.