Руководство

Предпросмотр PDF, отправка, просмотр как клиент и PDF-редактор

Просмотрите счёт как готовый PDF, распечатайте или отправьте его, отметьте черновик отправленным, проверьте, что видит клиент, и исправьте слова в любом PDF.

Обновлено: 2026-09-09

Когда счёт составлен, остаются три вопроса: как выглядит готовая страница, как она попадёт к клиенту и что клиент на самом деле видит. Invoice Flow отвечает на них экраном Предпросмотр PDF (Preview PDF), который отрисовывает документ так, как его получит адресат, и содержит действия печати и отправки, и функцией Посмотреть как клиент (View as client) — простой сводкой того же счёта со стороны получателя. Отдельный инструмент, PDF-редактор (PDF Editor), открывает любой PDF на телефоне, не только счета, и позволяет заменять отдельные слова, менять шрифты или редактировать встроенные свойства файла.

В этом руководстве мы следим за Odette Harlow из Harlow & Vane Interiors LLC, студии дизайна интерьеров в Денвере. Её счёт HV-2026-031 выставлен Brennan Holdings за меблировку лофта на Larimer Square, всего 11 250 долларов, из которых депозит в 4 000 долларов уже оплачен. Второй, пока черновой счёт HV-2026-032 покрывает дополнительный заказ на предметы искусства и аксессуары. В PDF-редакторе у неё коммерческое предложение на мебель от поставщика Maison Ferrand, строку статуса в котором нужно сменить с «Draft» на «Approved», прежде чем переслать его дальше.

Что вы видите на экране

Откройте любой счёт с вкладки Документы (Documents), и вы попадёте на его экран деталей. Широкая кнопка, закреплённая внизу, Предпросмотр PDF, открывает предпросмотр. Меню в правом верхнем углу (три точки) того же экрана содержит Посмотреть как клиент вместе с действиями по статусу, такими как Отметить оплаченным (Mark as paid) и Отправить клиенту (Email client).

Экран деталей счёта HV-2026-031 приложения Invoice Flow с открытым меню, в котором перечислены Отметить оплаченным, Вернуть в черновик, Отменить счёт, Добавить штраф, История изменений, Закрепить в списке, Закрепить на главной, Отправить клиенту, Подпись клиента, Поделиться веб-страницей, Посмотреть как клиент, Дублировать и Удалить, и кнопкой Предпросмотр PDF внизу — Обе точки входа находятся на экране деталей счёта: кнопка Предпросмотр PDF и пункт меню Посмотреть как клиент.

Экран предпросмотра озаглавлен типом и номером документа, например Счёт HV-2026-031 (для сметы — Смета и её номер). В его верхней панели два значка, принтер и стрелка отправки, а только для черновиков — третье меню с единственным пунктом Поделиться и отметить как отправленный (Share & Mark as Sent). Тело экрана — отрисованная страница на сером фоне; масштабируйте двумя пальцами и прокручивайте страницы. Страница, которую вы видите, генерируется заново при каждом открытии экрана из текущих данных счёта, шаблона и палитры, выбранных для этого счёта, ваших настроек шрифтов документов и языка счёта. Отдельной кнопки «сохранить в файл» здесь нет: отправка — это способ, которым PDF покидает приложение, а системное окно отправки Android включает в число получателей файловые менеджеры и облачные диски.

Экран Предпросмотр PDF приложения Invoice Flow с заголовком Счёт HV-2026-031, значками печати и отправки и отрисованной страницей в шаблоне Elegant с блоком отправителя Harlow & Vane Interiors, Cassidy Brennan в поле Bill To, шестью позициями и итогом 11,250.00 долларов — Предпросмотр показывает страницу такой, какой её получит клиент, здесь в шаблоне Elegant с палитрой Sand.

PDF-редактор не привязан к счетам. Он находится на вкладке Инструменты (Tools) как карточка с красным значком PDF и открывает список импортированных документов. Каждый документ — карточка с названием, метка статуса (Imported, Editing или Complete), меню с тремя точками с пунктами Редактировать PDF (Edit PDF), Переименовать (Rename), Поделиться (Share) и Удалить (Delete), а также три маленькие миниатюры с подписями Оригинал (Original, синяя рамка), С пометками (Highlighted, янтарная) и Финальный (Final, зелёная). Янтарная и зелёная миниатюры остаются серыми со значком PDF, пока вы не примените хотя бы одну правку. Круглая кнопка + в углу импортирует новый PDF.

Как распечатать или отправить счёт

Откройте счёт и нажмите Предпросмотр PDF. Дождитесь появления страницы; значки печати и отправки остаются неактивными, пока файл не сгенерирован.
Проверьте страницу. Если позиция, адрес или палитра выглядят неправильно, вернитесь, исправьте и снова откройте предпросмотр; он регенерируется каждый раз.
Чтобы распечатать, нажмите значок принтера. Откроется диалог печати Android с PDF, где вы выбираете принтер или «Сохранить как PDF», если телефон это предлагает.
Чтобы отправить, нажмите значок отправки. Приложение записывает файл как HV-2026-031.pdf и открывает окно отправки с уже заполненной темой Invoice HV-2026-031 from Harlow & Vane Interiors LLC и коротким текстом приветствия.
Выберите получателя. Почтовые приложения подхватывают тему и текст; мессенджеры показывают текст как сообщение; файловый менеджер или облачный диск просто сохраняют PDF.

Как отправить черновик и отметить его отправленным за один шаг

У черновика нет даты отправки, и он не учитывается в задолженности. Когда вы отправляете его из предпросмотра, приложение может переключить статус за вас.

Откройте черновик, в случае Odette это HV-2026-032, и нажмите Предпросмотр PDF.
Нажмите меню с тремя точками в правом верхнем углу. В нём один пункт, Поделиться и отметить как отправленный; меню существует только пока документ является черновиком.
Нажмите его и завершите отправку в окне как обычно.
Когда окно отправки закроется, статус изменится на Отправлен (Sent), а внизу появится сообщение Счёт отмечен как отправленный (Invoice marked as sent) (или Смета помечена как отправленная (Estimate marked as sent)). Теперь у счёта есть дата отправки, а его срок оплаты начинает учитываться для напоминаний и штрафов за просрочку.

Экран Предпросмотр PDF приложения Invoice Flow для чернового счёта HV-2026-032 с открытым меню, в котором один пункт Поделиться и отметить как отправленный, над отрисованной страницей с двумя позициями на сумму 1,240.00 долларов — Это меню есть только у черновиков; обычный значок отправки рядом с ним не трогает статус.

Статус меняется после возврата из окна отправки, независимо от того, отправили ли вы что-нибудь на самом деле. Если вы открыли окно и отказались, проверьте статус на экране деталей и при необходимости используйте Вернуть в черновик (Revert to draft).

Как проверить счёт со стороны клиента

Посмотреть как клиент — это страница только для чтения внутри приложения. Она не создаёт ссылку и ничего не отправляет; она пересказывает счёт так, как его читает получатель, — полезная последняя проверка суммы к оплате после частичных платежей.

На экране деталей счёта нажмите меню с тремя точками и выберите Посмотреть как клиент.
Прочитайте зелёный баннер Только превью — не публичная ссылка (Preview only — not a real shareable link); он напоминает, что отсюда ничего нельзя переслать.
Проверьте строку приветствия. Она называет клиента и указывает сумму, которую ещё нужно оплатить, и срок, например You have a payment of $7,250.00 due on Sep 16, 2026.
Проверьте карточку ниже: номер счёта, полную сумму крупным шрифтом и, если деньги уже поступали, Уже оплачено (Paid so far) с полученной суммой.
Пролистайте Позиции (Line Items), Заметки (Notes) и Условия оплаты (Payment Terms), затем вернитесь стрелкой назад.

Экран Посмотреть как клиент приложения Invoice Flow с баннером Только превью — не публичная ссылка, отправителем Harlow & Vane Interiors LLC, приветствием Hi Cassidy Brennan, фразой You have a payment of $7,250.00 due on Sep 16, 2026, карточкой с HV-2026-031, $11,250.00 и Уже оплачено: $4,000.00 и позициями ниже — Заглавная фраза использует остаток к оплате, а карточка показывает полную сумму и уже оплаченную часть.

Обратите внимание на отличие от PDF: шаблоны счёта печатают общую сумму счёта и не перечисляют уже полученные платежи, поэтому депозит в 4 000 долларов виден на этом экране и в разделе платежей на экране деталей, но не на печатной странице.

Как исправить слово в импортированном PDF

PDF-редактор работает на уровне слов: вы нажимаете слово, вводите замену, и при применении приложение закрашивает оригинал белым прямоугольником и рисует новый текст на его месте. Соседние слова никогда не сдвигаются, поэтому он подходит для исправления даты, статуса, имени или цены, а не для переписывания абзацев.

Откройте Инструменты, нажмите PDF-редактор и нажмите +. Откроется системный выбор файлов, отфильтрованный по PDF; выбранный файл копируется в приложение и сразу открывается в редакторе.
Посмотрите на панель под заголовком. Она показывает переключатель страниц 1 / 1, счётчик слов, например 78 words, и красную метку Текст не найден (No text found), если страница — скан без извлекаемого текста.
Нажмите слово, которое хотите изменить. Каждое слово лежит под полупрозрачным прямоугольником; значок глаза в верхней панели скрывает или показывает эти прямоугольники.
В выехавшей панели редактирования введите замену в поле с подсказкой Новый текст... (New text...). Следите за процентной меткой справа: она сравнивает ширину нового текста с исходным прямоугольником и становится красной, когда замена шире отведённого места.
При необходимости подстройте: Size: меняет шрифт шагами от 4 до 72 pt, Spacing: сжимает или расширяет межбуквенное расстояние шагами по 0,5, Color: предлагает семь цветов текста, BG: — семь светлых заливок для закрашивающего прямоугольника, а Style: переключает жирный, курсив, подчёркивание и зачёркивание.
Нажмите значок галочки (Заменить, Replace). Метка счётчика теперь показывает 1 edit(s) pending, а в верхней панели появляется кнопка Применить правки (Apply Edits). Повторите для других слов; значок отмены (Вернуть, Revert) восстанавливает одно слово, пункт меню Clear all edits сбрасывает их все.
Нажмите Применить правки. После сообщения Правки успешно применены (Edits applied successfully) статус документа становится Complete, а его миниатюры С пометками и Финальный становятся активными.

PDF-редактор приложения Invoice Flow с предложением Maison Ferrand: панель страницы показывает 1 / 1, 78 words и 1 edit(s) pending, полупрозрачные прямоугольники слов над страницей, слово Approved выбрано в красной рамке, а панель редактирования показывает PDF: Helvetica 11pt, Roboto с зелёной галочкой, Size 11pt, Spacing 0.0, образцы цвета и BG, текстовое поле с Approved и переключатели стиля с красной меткой 229% — Слово «Draft» заменено на «Approved»; красная метка 229% предупреждает, что новое слово намного шире исходного прямоугольника.

На этом скриншоте страница за прямоугольниками слов не отрисована: редактор рисует её нативным PDF-рендерером, который наша система создания скриншотов запустить не может, поэтому виден только индикатор загрузки. На телефоне страница предложения видна под прямоугольниками. Страница ниже — это настоящий Финальный файл, который редактор записал для этого предложения.

Финальный PDF, записанный PDF-редактором приложения Invoice Flow: коммерческое предложение на мебель Q-4471 от Maison Ferrand, адресованное Harlow & Vane Interiors, со строкой Status: Approved, четырьмя позициями мебели и итогом 6,660.00 USD — Финальный PDF: строка статуса теперь гласит «Approved», все остальные слова не тронуты.

Как сменить шрифт замены

Первая строка панели редактирования сообщает исходный шрифт (например, PDF: Helvetica 11pt); вторая называет шрифт, фактически использованный для нового текста. Зелёная галочка означает, что он готов на телефоне; оранжевое предупреждение с «(recommended)» означает, что приложение сопоставило оригинал со шрифтом Google, который ещё нужно скачать, с маленькой кнопкой загрузки рядом.

Выбрав слово, нажмите значок замены в правом конце строки шрифта (Изменить шрифт (Change font) или Выбрать другой (Choose other)).
В панели Choose Font выберите из трёх групп: Original сохраняет собственное название шрифта PDF, Standard PDF Fonts предлагает Helvetica, Times-Roman и Courier, которые встроены в каждую программу чтения PDF и не требуют загрузки, а Google Fonts (download on use) перечисляет Roboto, Open Sans, Lato, Montserrat, Poppins, Inter и другие. Зелёная галочка отмечает уже кэшированные шрифты.
Нажмите шрифт. Ещё не кэшированный шрифт Google сначала скачивается (Downloading Roboto...), для чего нужно подключение к интернету; после этого он применяется к выбранному слову.
Подтвердите замену значком галочки, как раньше, и примените.

Нижняя панель Choose Font PDF-редактора приложения Invoice Flow с пунктами Helvetica Original, стандартными шрифтами PDF Helvetica, Times-Roman и Courier с пометкой Built-in и группой Google Fonts (download on use), начинающейся с Roboto (выделен, зелёная галочка) и Open Sans — Встроенные шрифты отображаются везде без загрузок; шрифты Google скачиваются один раз и кэшируются на телефоне.

Как отредактировать свойства PDF

Каждый PDF несёт встроенные свойства (заголовок, автор, тема, ключевые слова, создатель, производитель), которые почтовые клиенты и файловые менеджеры показывают вместо имени файла.

Откройте документ в редакторе и выберите Метаданные (Metadata) в меню с тремя точками либо откройте его в просмотрщике нажатием на миниатюру и нажмите значок информации.
Экран Метаданные показывает шесть полей, заполненных из файла: Заголовок (Title), Автор (Author), Тема (Subject), Ключевые слова (Keywords), Создатель (Creator) и Производитель (Producer). Предложение Odette пришло с заголовком, автором, темой и создателем, заданными поставщиком.
Измените нужное, например добавьте quotation, furniture, Larimer Square, unit 1402 в Ключевые слова.
Нажмите Сохранить (Save). После Метаданные сохранены (Metadata saved) экран закрывается; значения записываются в Финальный файл.

Экран Метаданные приложения Invoice Flow для предложения Maison Ferrand с Заголовком Quotation Q-4471 - Larimer Square loft, Автором Maison Ferrand Furniture, Темой Furniture quotation for Harlow & Vane, Ключевыми словами, заканчивающимися на Larimer Square, unit 1402, Создателем Maison Ferrand order desk, пустым полем Производитель и кнопкой Сохранить — Поля заполняются из файла; пустое поле сохраняет то, что уже было в файле.

Правила и детали

Предпросмотр и отправка

Предпросмотр регенерируется при каждом открытии из текущего счёта, его шаблона, палитры, своего шаблона, если он есть, ваших шрифтов документов и языка счёта. Фотографии, прикреплённые к счёту, рисуются маленькими миниатюрами в отдельном разделе страницы.
Печать и отправка требуют полного доступа (активный пробный период или подписка); без него они открывают экран подписки. Сам предпросмотр не ограничен.
Отправка заполняет тему Invoice {number} from {company} и текст вида «Hi {client}, Please find attached invoice {number} from {company}. Thank you!». Принимающее приложение решает, использовать ли их.
Поделиться и отметить как отправленный сначала отправляет, затем ставит статус Отправлен. Пункт предлагается только для черновиков; отправленные, оплаченные и просроченные документы показывают лишь два значка.
PDF-шаблоны печатают общую сумму счёта. Уже полученные суммы видны на экране деталей и в режиме Посмотреть как клиент, но не на странице.

Посмотреть как клиент

Офлайн и только для чтения; ничего не загружается, и никакой ссылки не существует. Заглавная сумма — это остаток к оплате, большое число — полная сумма, а Уже оплачено появляется только когда записан платёж. Заметки и Условия оплаты показываются только когда они есть у счёта.

PDF-редактор

Действие	Нужен полный доступ	Результат
Импорт PDF (кнопка +)	Да	Копия хранится внутри приложения, статус Imported
Открыть редактор, заменить слова, применить	Нет	Файлы С пометками и Финальный, статус Complete
Редактировать метаданные	Нет	Значения записаны в Финальный файл
Поделиться из списка или просмотрщика	Да	Отправляет Финальный файл или оригинал, если правок нет

Правки — это только замены слов. Изображения, логотипы, графику и отсканированные страницы редактировать нельзя; скан показывает Текст не найден. Инструментов рисования, аннотаций, подписи и работы со страницами нет.
Применение создаёт два файла: С пометками, с рамкой вокруг каждого изменения для вашей проверки, и Финальный — чистую копию для отправки.
Повторное открытие завершённого документа восстанавливает прежние замены, сопоставляя страницу, слово и положение, так что один и тот же файл можно продолжать исправлять.
Размер шрифта можно менять шагами от 4 до 72 pt; межбуквенное расстояние меняется шагами по 0,5 в обе стороны; у каждого из них после изменения появляется ссылка Reset.
Шрифты Google скачиваются при первом использовании и кэшируются в хранилище приложения. Без подключения выбирайте встроенный шрифт, иначе приложение подставит Helvetica.
Метаданные читаются из исходного файла, если вы раньше не сохраняли значения; в этом случае показываются ваши сохранённые значения. Сохранение записывает в Финальный файл (создавая его из оригинала, если его нет). Пустые поля пропускаются, поэтому нельзя стереть свойство, которое уже есть в файле.
Удалить запрашивает подтверждение, и отменить удаление нельзя.

Советы

Открывайте предпросмотр перед каждой отправкой, а не только в первый раз. Поскольку страница собирается из актуальных данных, количество, которое вы изменили минуту назад, уже на ней; устаревшая копия в папке «Отправленные» вашей почты — нет.

Когда слово-замена делает процентную метку красной, попробуйте кнопку минус у Spacing или размер на один пункт меньше, прежде чем уменьшать дальше. У Helvetica и Roboto похожая ширина, поэтому смена шрифта сама по себе редко устраняет переполнение.

Используйте файл С пометками для проверки собственной работы, а Финальный — для отправки. Нажмите янтарную миниатюру, чтобы открыть его в просмотрщике, где можно увеличить каждое обведённое изменение; зелёная миниатюра открывает чистую копию.

Связанные руководства

Редактор счёта: откуда берутся позиции, шаблон и язык на странице предпросмотра.
Отправка счетов по электронной почте: встроенная отправка писем с шаблонами, альтернатива окну отправки.
Платежи и сумма к оплате: запись депозита, который режим Посмотреть как клиент показывает как «Уже оплачено».
PDF-шаблоны, палитры и шрифты: как изменить вид страницы предпросмотра.