Руководство

Редактор счёта: от пустой формы до готового PDF

Создайте полный счёт в Invoice Flow: выберите клиента и даты, добавьте работы и материалы с налогом, задайте скидку, приложите фото и подпишите.

Обновлено: 2026-09-09

Редактор счёта — это экран, на котором вы будете проводить больше всего времени. Каждый счёт и каждая смета в Invoice Flow создаются и изменяются именно здесь: кому выставляется счёт, что было выполнено, сколько это стоит, какой налог применяется и что клиент должен увидеть внизу страницы. В этом руководстве мы пройдём редактор сверху вниз, от начала формы до готового PDF, на реальном примере: компания Ashworth Electrical Services из Лидса выставляет домовладельцу счёт за замену проводки на кухне — шестнадцать часов работы, кабель, розетки и сертификат в одном документе.

Что вы видите на экране

Откройте вкладку Документы (Documents), нажмите кнопку Новый (New) и выберите Счёт (Invoice) в листе Выберите тип документа (Choose document type). Редактор откроется с заголовком Новый счёт (New Invoice) и действием Сохранить черновик (Save Draft) в верхней панели. Если открыть существующий черновик с экрана его деталей, появится та же форма с заголовком Редактировать счёт (Edit Invoice).

Форма — это одна длинная прокручиваемая страница. Сверху вниз вы найдёте:

Бизнес-профиль (Business Profile) с профилем, который будет указан как отправитель. Если у вас несколько профилей, эта карточка открывает диалог Выберите профиль (Select profile); при одном профиле она доступна только для чтения. Маленький значок закрытия (Скрыть с этого счёта, Hide from this invoice) лишь прячет карточку на время работы; профиль остаётся привязанным.
Номер счёта (Invoice Number), уже сгенерированный по вашей серии нумерации. Нажмите на него, чтобы ввести свой номер.
Клиент (Client) с надписью Выберите клиента (Select client), пока вы никого не выбрали.
Проекты (Projects) с надписью Не указано (Not specified), если вы не привязали документ к проекту.
Два поля дат: Выставлен (Issued) и Срок (Due).
Валюта счёта (Invoice Currency), заполненная из серии или профиля.
Раздел Позиции (Line Items) с чипами добавления, чипами налоговых пресетов (после выбора клиента с известной страной) и одной карточкой на каждую позицию.
Скидка (Discount), Скидка за раннюю оплату (Early-payment discount) и карточка итогов.
Язык инвойса (Invoice Language), Фотографии (Photo Attachments), Подпись (Signature), Варианты оплаты (Payment Options) и Выбрать шаблон (Select Template).
Заметки (Notes), Условия оплаты (Payment Terms), затем списки флажков с реквизитами профиля для печати и, наконец, кнопка Сохранить (Save) во всю ширину (Сохранить изменения, Save Changes, при редактировании).

Новый счёт уже содержит профиль, следующий номер, сегодняшнюю дату, срок оплаты через 30 дней и валюту профиля.

Как заполнить шапку: клиент, номер, даты и валюта

Нажмите карточку Клиент и выберите заказчика в диалоге Выберите клиента. Если это новый человек, воспользуйтесь строкой Добавить нового клиента (Add New Client) внизу того же диалога; откроется форма клиента, а затем вы вернётесь к счёту.
Проверьте карточку Номер счёта. Номер формируется по серии нумерации вашего профиля (для Ashworth — ASH-2026-0118). Если нужен другой номер, нажмите карточку, введите новое значение в диалоге Номер счёта и нажмите Сохранить. После этого появится значок сброса (Сбросить к авто, Reset to auto), позволяющий вернуться к автоматической нумерации.
Нажмите Выставлен, чтобы изменить дату выставления, и Срок, чтобы задать срок оплаты. Оба поля открывают календарь.
Нажимайте Валюта счёта только если счёт должен быть в валюте, отличной от валюты профиля по умолчанию. Цены позиций, которые вы введёте дальше, будут в этой валюте.
При желании нажмите Проекты и выберите проект, чтобы счёт учитывался в итогах этого проекта.

Если в профиле несколько серий нумерации одного типа, над номером появляется дополнительная карточка Серии нумерации (Invoice Series), где можно выбрать, из какой серии брать номер. После создания документа серию изменить нельзя; вместо этого вы создадите новый документ.

Как добавить работы и материалы в позиции

У каждой позиции есть описание (Позиция, Item), количество (Кол-во, Qty), цена за единицу (Цена, Price) и налоговая ставка (%). Позицию можно создать четырьмя способами — по одному чипу под заголовком Позиции:

Чип	Что делает
Товар / Услуга (Product / Service)	Открывает диалог Из сохранённых (Add from Saved) с вашей библиотекой товаров и тарифов. Выбор строки копирует её название, единицу, цену и налоговую ставку по умолчанию.
Время (Time)	Открывает Добавить записи времени (Add Time Entries) с остановленными и ещё не выставленными записями времени для выбранного клиента. Каждая отмеченная запись становится позицией: часы — как количество, почасовая ставка записи — как цена.
Расходы (Expenses)	Открывает Добавить расходы (Add Expenses) с оплачиваемыми и ещё не выставленными расходами клиента. Каждый становится позицией с количеством 1 и суммой расхода в качестве цены.
Произвольная (Custom)	Добавляет пустую карточку, которую вы заполняете вручную.

Нажмите Товар / Услуга. Диалог Из сохранённых показывает каждую сохранённую позицию с ценой в валюте счёта и единицей измерения (штука, час, день, проект или услуга).
Нажмите Labour - qualified electrician. Внизу списка появится новая карточка, на мгновение подсвеченная, и страница прокрутится к ней.
Измените Кол-во с 1 на число отработанных часов, например 16. Сумма в заголовке карточки обновится сразу.
Повторите для материалов: бухты кабеля, розетки, выключатель для плиты, автоматы RCBO. Для того, что вы никогда не сохраняли, нажмите Произвольная и введите описание и цену напрямую, как Ashworth делает для «Waste removal and making good».
Если сохранённого товара ещё нет, используйте последнюю строку диалога, Создать новую позицию (Create New Item), чтобы сохранить его в библиотеку и добавить в счёт одним действием.

Диалог «Из сохранённых» в приложении Invoice Flow со списком сохранённых тарифов и материалов электрика, например Labour - qualified electrician по 42 фунта в час и Double socket, brushed steel по 14,20 фунта за штуку — Диалог библиотеки показывает каждую сохранённую позицию с ценой и единицей, чтобы добавить её одним касанием.

Раздел «Позиции» в приложении Invoice Flow с чипами налоговых пресетов (GB) для VAT 20%, VAT 5% и VAT 0%, четырьмя чипами добавления и карточками позиций для 16 часов работы и бухты кабеля, каждая с полями Позиция, Кол-во, Цена и % — Позиции с работами получают значок «Время», потому что их единица — часы; материалы из библиотеки показывают «Товар».

Слева у каждой карточки есть ручка перетаскивания: нажмите и удерживайте её, чтобы изменить порядок позиций; порядок на экране — это порядок печати в PDF. Красный значок закрытия удаляет позицию. Значок рядом с номером позиции (Товар, Услуга, Время, Расход или Проект) вычисляется по единице измерения и связям позиции; вы не задаёте его вручную, и он меняется, если добавить ту же позицию из другого источника. Сама единица измерения в карточке не редактируется: она берётся из сохранённого товара (или равна «item» для произвольных позиций и «hour» для записей времени).

Как задать налоговые ставки и скидку

Как только выбран клиент, у которого указана страна, над чипами добавления появляется строка Налоговые пресеты (GB): (Tax presets). Нажмите пресет, например VAT 20%, чтобы записать эту ставку сразу во все позиции; короткое сообщение подтвердит: «Применено 20% ко всем позициям».
Чтобы задать другую ставку только для одной позиции, введите её в поле % этой карточки или нажмите маленький значок подсказки рядом, чтобы открыть лист Справочник налоговых ставок (Tax Rate Reference), выберите категорию и нажмите Применить (Apply) на предложенной ставке.
Прокрутите до карточки Скидка, введите значение и выберите % для процента или переключатель валюты для фиксированной суммы. Ashworth даёт постоянным клиентам 5%.
Посмотрите карточку итогов: Подитог (Subtotal), скидка отрицательной строкой, Налог (Tax) и жирный Итого (Total) пересчитываются по мере ввода.

Нижний лист «Справочник налоговых ставок» в приложении Invoice Flow с предупреждением «только для справки», страной United Kingdom с GBP, предложенной ставкой VAT 20,0% с кнопкой Apply и чипами категорий товаров — Справочник заранее выбирает страну клиента и предлагает ставку по категории товара; примените её к позиции одним касанием.

Редактор счёта в приложении Invoice Flow с последней позицией, карточкой скидки 5,0 процента, выключенным переключателем скидки за раннюю оплату и карточкой итогов: подитог 1,597.50, скидка -79.88, налог 303.52 и итого 1,821.14 фунта — Скидка вычитается до налога, поэтому строка налога рассчитывается на уменьшенную базу.

Значок молотка рядом с пресетами открывает список юридических формулировок для этой страны (для Великобритании — фразу об обратном начислении) и добавляет выбранную в поле Заметки.

Как приложить фото, подписать и выбрать, что печатать

Нижняя половина формы управляет тем, что клиент увидит вокруг таблицы позиций.

В разделе Фотографии нажмите Добавить фото (0/8) (Add Photo) и выберите Камера (Camera) или Галерея (Gallery). Ashworth прикладывает чек оптовика и сертификат монтажа. Миниатюры выстраиваются по четыре в ряд; красный крестик на миниатюре спрашивает Удалить фото? перед удалением.
Нажмите Подпись. Лист Выберите подпись (Select Signature) показывает ваши сохранённые подписи и предлагает Нарисовать новую (Draw new), открывающую поле для рисования. Выбранная подпись отображается небольшим превью на карточке и печатается в PDF как подпись уполномоченного лица.
Нажмите Выбрать шаблон, чтобы изменить дизайн PDF и цветовую палитру (Ashworth использует Contractor с палитрой charcoal).
Введите сообщение для клиента в Заметки, например объём работ и дату испытаний.
Заполните Условия оплаты вручную или нажмите кнопку списка (Из сохранённых, From saved) рядом, чтобы выбрать из Сохранённые в профиле (Saved on this profile) или Встроенные шаблоны (Built-in presets).
Отметьте или снимите флажки в разделах Налоговые номера на счёте (Tax IDs on this invoice), Адреса на счёте (Addresses on this invoice) и Сохранённые условия оплаты на счёте (Saved payment terms on this invoice), чтобы выбрать, какие реквизиты профиля печатать именно в этом документе.
Нажмите Сохранить (или Сохранить изменения). Редактор закроется, и документ появится в списке как черновик.

Редактор счёта в приложении Invoice Flow с карточкой «Фотографии» с двумя миниатюрами чеков и кнопкой Add Photo (2/8), карточкой «Подпись» с превью и именем T. Ashworth, карточками «Варианты оплаты» и «Выбрать шаблон», а также полями «Заметки» и «Условия оплаты» — Вложения и подпись располагаются между итогами и заметками; карточка шаблона показывает текущий дизайн и палитру.

Нижняя часть редактора счёта в приложении Invoice Flow со снятыми флажками налоговых номеров VAT и CRN, отмеченным адресом Office, отмеченным сохранённым условием оплаты Bank transfer и кнопкой «Сохранить изменения» — Печатаются только отмеченные реквизиты профиля; свободный текст «Условия оплаты» выше включается всегда.

После сохранения откройте документ и воспользуйтесь предпросмотром, чтобы увидеть сгенерированный PDF. Шапка, таблица позиций, строки скидки и налога, заметки, подпись и приложенные фото — всё берётся из того, что вы ввели в редакторе.

Сгенерированный в приложении Invoice Flow PDF счёта ASH-2026-0117 на шаблоне Contractor: шапка Ashworth Electrical Services Ltd, блок получателя Daniel and Sarah Whitfield, десять позиций работ и материалов с налогом 20%, подитог 1,597.50, скидка -79.88, налог 303.52 и итого 1,821.14 фунта, затем заметки — Первая страница готового счёта; подпись и два приложенных фото печатаются на второй странице.

Правила и подробности

Для сохранения нужны клиент и хотя бы одна позиция. Нажатие Сохранить без клиента показывает «Пожалуйста, выберите клиента»; без позиций — «Добавьте хотя бы одну позицию». Поле Позиция каждой строки должно быть заполнено, иначе оно помечается как Обязательно (Required). Если бизнес-профиля нет вовсе, сохранение останавливается с сообщением «Настроить профиль» (Set up profile).

Для сохранения нужен активный пробный период или подписка Pro. Редактор повторно проверяет доступ при сохранении; если ни то ни другое не активно, вместо сохранения вы попадёте на экран оплаты. Всё остальное в редакторе работает и без этого, но ничего не сохраняется, пока вы не сможете сохранить.

Сохранённый счёт — всегда черновик. Что бы вы ни редактировали, документ записывается со статусом «черновик», а отметки времени отправки и оплаты очищаются. Поэтому отправленные и оплаченные документы открываются в режиме только для чтения (Режим просмотра, View-only mode, с подсказкой «Этот счёт был отправлен. Чтобы внести изменения, дублируйте его»), и для исправленной копии вы дублируете их.

Значения по умолчанию для нового документа: бизнес-профиль по умолчанию и его серия по умолчанию; валюта из серии, иначе первая разрешённая валюта, иначе валюта профиля; дата выставления — сегодня; срок оплаты — через 30 дней; условия оплаты скопированы из профиля; первый налоговый номер отмечен, а также отмечены все адреса, телефоны, e-mail и ссылки; сохранённое условие оплаты по умолчанию отмечено; шаблон Clean с палитрой Ocean, если вы не измените его.

Даты: календарь охватывает период с 2020 по 2100 год. Если перенести дату выставления позже текущего срока оплаты, срок оплаты сдвигается на дату выставления плюс 30 дней.

Нумерация: номера уникальны в пределах профиля. Если сгенерированный номер уже существует (например, после восстановления из резервной копии), редактор увеличивает серию и повторяет попытку, до десяти раз. Счётчик серии продвигается только после успешного сохранения, поэтому закрытая без сохранения форма номер не сжигает. Введённый вручную номер сохраняется, пока вы не нажмёте Сбросить к авто.

Арифметика: сумма каждой позиции — это количество, умноженное на цену, с округлением до двух знаков; налог позиции — сумма, умноженная на ставку. Процентная скидка переводится в сумму, а скидка больше подитога ограничивается подитогом. Затем налог масштабируется по отношению подитога со скидкой к полному подитогу, так что налог начисляется на то, что клиент фактически платит. Если количество не удаётся распознать, оно принимается за 1, цена — за 0.

Чипы налоговых пресетов применяют ставку ко всем существующим позициям, но не к тем, что вы добавите после; сначала добавьте позиции, затем нажмите чип, либо задавайте ставку для каждой позиции.

Записи времени и расходы, добавленные через чипы Время и Расходы, помечаются как выставленные при первом сохранении нового счёта и исчезают из окон выбора в последующих счетах. Эта отметка ставится только при создании, а не при редактировании существующего счёта. Запущенные таймеры и уже выставленные записи никогда не показываются.

Фото: до восьми на документ. Они уменьшаются до 1200 пикселей по длинной стороне и копируются в собственное хранилище приложения, поэтому удаление оригинала из галереи на счёт не влияет.

Скидка за раннюю оплату: этот переключатель (только для счетов) не меняет итог. Он печатает предложение вроде «оплатите в течение 7 дней и вычтите 2%», используя значения по умолчанию профиля или клиента либо значения, которые вы введёте вручную после включения.

Дополнительные поля: отдельной формы дополнительных полей в редакторе нет. Дополнительные ссылки, например номер заказа на закупку или номер заявки, вносятся в Заметки или в произвольную позицию с нулевой ценой.

Выход из формы: возврат назад с несохранёнными изменениями показывает диалог Несохранённые изменения (Unsaved Changes) с кнопками Остаться (Stay) и Выйти (Leave). Проверка реагирует на введённые заметки, условия, скидку, клиента, серию, валюту и добавленные позиции; изменение только даты, количества, цены, шаблона или подписи её не запускает, поэтому сохраняйте осознанно.

При редактировании документа ведётся история: при первом редактировании исходная версия сохраняется как снимок, а каждое последующее сохранение фиксирует, какие поля изменились. Сохранение без изменений ничего не записывает.

Советы

Сохраняйте свои тарифы на работы и часто используемые материалы как товары с правильной единицей и налоговой ставкой. Тогда добавление позиции занимает два касания, а НДС уже верный; вы лишь корректируете количество.

Задавайте почасовой работе единицу «hour» в библиотеке товаров. Позиция получит значок «Время», а количество в PDF будет естественно читаться как часы, без необходимости пользоваться трекером времени.

Нажмите сумму в заголовке карточки позиции, чтобы открыть выбор валюты, не прокручивая форму обратно к началу. Это удобно, когда посреди работы вы понимаете, что счёт нужно выставить в другой валюте.

Если чек поставщика или сертификат относится к счёту, приложите его как фото, а не описывайте в заметках. Он напечатается на отдельной странице после подписи и останется с документом в резервных копиях.

Связанные руководства

Клиенты, категории и группы — настройка заказчиков, которым вы выставляете счета, и их страны, от которой зависят чипы налоговых пресетов.
Товары и склад — библиотека, стоящая за диалогом Из сохранённых.
Предпросмотр PDF, отправка и PDF-редактор — что происходит после сохранения: предпросмотр, отправка и доработка PDF.