Guida utente

L'editor delle fatture: dal modulo vuoto al PDF finito

Crea una fattura completa in Invoice Flow: scegli cliente e date, aggiungi manodopera e materiali con l'IVA, applica uno sconto, allega foto e firma.

Aggiornato: 2026-09-09

L’editor delle fatture è la schermata in cui passerai la maggior parte del tempo. Ogni fattura e ogni preventivo di Invoice Flow viene creato e modificato qui: a chi viene addebitato l’importo, che cosa è stato consegnato, quanto costa, quale imposta si applica e che cosa il cliente deve vedere stampato in fondo alla pagina. Questa guida percorre l’editor dall’inizio del modulo fino al PDF finito, con un esempio reale: Ashworth Electrical Services di Leeds che fattura a un privato il rifacimento dell’impianto elettrico di una cucina, con sedici ore di manodopera, cavo, prese e un certificato tutti sullo stesso documento.

Che cosa vedi sullo schermo

Apri la scheda Documenti, tocca il pulsante Nuovo e scegli Fattura nel foglio Scegli tipo di documento. L’editor si apre con il titolo Nuova fattura e l’azione Salva bozza nella barra superiore. Aprendo una bozza esistente dalla sua schermata di dettaglio compare lo stesso modulo, intitolato Modifica fattura.

Il modulo è un’unica pagina lunga a scorrimento. Dall’alto verso il basso trovi:

Profilo aziendale con il profilo che comparirà come mittente. Se gestisci più profili, questa scheda apre la finestra Seleziona profilo; con un solo profilo è di sola lettura. La piccola icona di chiusura (Nascondi da questa fattura) nasconde la scheda solo mentre lavori; il profilo resta collegato.
Numero fattura, già generato dalla tua serie di numerazione. Toccalo per digitare un numero tuo.
Cliente, che mostra Seleziona cliente finché non scegli qualcuno.
Progetti, che mostra Non specificato a meno che tu non colleghi il documento a un progetto.
Due riquadri di data, Emessa e Scadenza.
Valuta della fattura, precompilata dalla serie o dal profilo.
La sezione Voci della fattura con i chip di aggiunta, i chip dei preset fiscali (una volta selezionato un cliente con un paese noto) e una scheda per ogni riga.
Sconto, Early-payment discount e la scheda dei totali.
Lingua della fattura, Foto allegate, Firma, Opzioni di pagamento e Seleziona modello.
Note, Condizioni di pagamento, poi gli elenchi con caselle di spunta dei dati del profilo da stampare e infine il pulsante a tutta larghezza Salva (Salva modifiche in modifica).

Una fattura nuova porta già con sé il profilo, il numero successivo, la data di oggi, una scadenza a 30 giorni e la valuta del profilo.

Come impostare l’intestazione: cliente, numero, date e valuta

Tocca la scheda Cliente (Client) e scegli il cliente nella finestra Seleziona cliente (Select client). Se la persona è nuova, usa la riga Aggiungi nuovo cliente (Add New Client) in fondo alla stessa finestra; si apre il modulo del cliente e poi torni alla fattura.
Controlla la scheda Numero fattura (Invoice Number). Il numero viene generato dalla serie di numerazione del tuo profilo (per Ashworth, ASH-2026-0118). Se ti serve un numero diverso, tocca la scheda, digita il nuovo valore nella finestra Numero fattura e premi Salva (Save). Compare allora un'icona di ripristino (Reimposta automatico) per tornare alla numerazione automatica.
Tocca Emessa (Issued) per cambiare la data di emissione e Scadenza (Due) per fissare il termine di pagamento. Entrambe aprono un calendario.
Tocca Valuta della fattura (Invoice Currency) solo se la fattura deve essere in una valuta diversa da quella predefinita del profilo. I prezzi che digiterai in seguito saranno in quella valuta.
Facoltativamente tocca Progetti (Projects) e scegli un progetto, così la fattura confluisce nei totali di quel progetto.

Se il tuo profilo ha più di una serie di numerazione dello stesso tipo, sopra il numero compare una scheda aggiuntiva Serie di fatturazione che ti permette di scegliere da quale serie attingere. La serie non può essere cambiata una volta che il documento esiste; in tal caso creeresti un nuovo documento.

Come aggiungere manodopera e materiali come voci della fattura

Ogni riga ha una descrizione (Articolo), una quantità (Qtà), un prezzo unitario (Prezzo) e un’aliquota (%). Ci sono quattro modi per creare una riga, uno per ogni chip sotto l’intestazione Voci della fattura:

Chip	Che cosa fa
Prodotto / Servizio	Apre Aggiungi da salvati con la tua libreria di prodotti e tariffe. Scegliendo una riga se ne copiano nome, unità, prezzo e aliquota predefinita.
Tempo	Apre Aggiungi voci di tempo con le registrazioni di tempo fermate e non ancora fatturate del cliente selezionato. Ogni voce spuntata diventa una riga con le ore come quantità e la tariffa oraria della voce come prezzo.
Spese	Apre Aggiungi spese con le spese fatturabili e non ancora fatturate del cliente. Ognuna diventa una riga con quantità 1 e l’importo della spesa come prezzo.
Personalizzato	Aggiunge una scheda vuota da compilare a mano.

Tocca Prodotto / Servizio (Product / Service). La finestra Aggiungi da salvati (Add from Saved) elenca ogni articolo salvato con il suo prezzo nella valuta della fattura e la sua unità (Pezzo, Ora, Giorno, Progetto o Servizio).
Tocca Labour - qualified electrician. In fondo all'elenco compare una nuova scheda, evidenziata per un istante, e la pagina scorre fino ad essa.
Cambia Qtà (Qty) da 1 alle ore lavorate, per esempio 16. L'importo nell'intestazione della scheda si aggiorna subito.
Ripeti per i materiali: bobine di cavo, prese, l'interruttore del piano cottura, gli RCBO. Per gli articoli che non hai mai salvato tocca Personalizzato (Custom) e digita direttamente descrizione e prezzo, come fa Ashworth per "Waste removal and making good".
Se un prodotto salvato non esiste ancora, usa l'ultima riga della finestra, Crea nuovo articolo (Create New Item), per salvarlo nella libreria e aggiungerlo in un solo passaggio.

Finestra Aggiungi da salvati dell'app Invoice Flow che elenca tariffe e materiali salvati di un elettricista, come Labour - qualified electrician a 42 sterline all'ora e Double socket, brushed steel a 14,20 sterline al pezzo — La finestra della libreria mostra ogni articolo salvato con prezzo e unità, così puoi aggiungerlo con un tocco.

Sezione Voci della fattura dell'app Invoice Flow con i chip Tax presets (GB) per IVA 20%, IVA 5% e IVA 0%, i quattro chip di aggiunta e le schede delle righe per 16 ore di manodopera e una bobina di cavo, ciascuna con i campi Articolo, Qtà, Prezzo e % — Le righe di manodopera portano il badge Tempo perché la loro unità sono le ore; i materiali presi dalla libreria mostrano Prodotto.

Ogni scheda ha una maniglia di trascinamento a sinistra: tenendola premuta puoi riordinare le righe; l’ordine che vedi è l’ordine stampato sul PDF. L’icona rossa di chiusura elimina una riga. Il badge accanto al numero di riga (Prodotto, Servizio, Tempo, Spesa o Progetto) viene dedotto dall’unità e dai collegamenti della riga; non è qualcosa che imposti a mano, e cambia se aggiungi lo stesso articolo da un’origine diversa. L’unità stessa non è modificabile nella scheda: proviene dal prodotto salvato (oppure è “articolo” per le righe personalizzate e “ora” per le registrazioni di tempo).

Come impostare aliquote e sconto

Una volta selezionato un cliente con un paese registrato, sopra i chip di aggiunta compare la riga Tax presets (GB):. Tocca un preset come VAT 20% per scrivere quell'aliquota in tutte le righe in una volta sola; un breve messaggio conferma "Applied 20% to all items".
Per impostare un'aliquota diversa su una sola riga, digitala nel campo % di quella scheda, oppure tocca la piccola icona di aiuto accanto per aprire il foglio Riferimento aliquote fiscali (Tax Rate Reference), scegli una categoria e premi Applica (Apply) sull'aliquota suggerita.
Scorri fino alla scheda Sconto (Discount), digita il valore e scegli % per una percentuale o l'interruttore della valuta per un importo fisso. Ashworth concede il 5% ai clienti abituali.
Leggi la scheda dei totali: Subtotale (Subtotal), lo sconto mostrato come riga negativa, IVA (Tax) e il Totale (Total) in grassetto si ricalcolano mentre digiti.

Foglio Riferimento aliquote fiscali dell'app Invoice Flow con un avviso di solo riferimento, Regno Unito con GBP, un'aliquota IVA suggerita del 20,0% con un pulsante Applica e i chip delle categorie di prodotto — Il foglio di riferimento preseleziona il paese del cliente e suggerisce un'aliquota per categoria di prodotto; applicala alla riga con un tocco.

Editor delle fatture dell'app Invoice Flow che mostra l'ultima voce, una scheda Sconto impostata al 5,0 percento, l'interruttore Early-payment discount disattivato e una scheda dei totali con subtotale 1.597,50, sconto -79,88, imposta 303,52 e totale 1.821,14 sterline — Lo sconto viene tolto prima dell'imposta, quindi la riga dell'imposta è calcolata sulla base ridotta.

L’icona del martelletto accanto ai preset apre un elenco di formule legali per quel paese (per il Regno Unito, la frase sull’inversione contabile) e aggiunge quella che scegli al campo Note.

Come allegare foto, firmare e scegliere che cosa stampare

La metà inferiore del modulo controlla ciò che il cliente vede attorno alla tabella delle righe.

In Foto allegate (Photo Attachments) tocca Aggiungi foto (0/8) (Add Photo) e scegli Fotocamera (Camera) o Galleria (Gallery). Ashworth allega la ricevuta del grossista e il certificato di installazione. Le miniature compaiono quattro per riga; la croce rossa su una miniatura chiede Eliminare la foto? prima di rimuoverla.
Tocca Firma (Signature). Il foglio Seleziona firma (Select Signature) elenca le firme salvate e offre Disegna nuova (Draw new), che apre un riquadro di disegno. La firma scelta appare come piccola anteprima sulla scheda e viene stampata sul PDF come firma autorizzata.
Tocca Seleziona modello (Select Template) per cambiare il design del PDF e la palette di colori (Ashworth usa Contractor con la palette antracite).
Digita un eventuale messaggio per il cliente in Note (Notes), per esempio l'ambito del lavoro e la data del collaudo.
Compila Condizioni di pagamento (Payment Terms) a mano, oppure tocca il pulsante dell'elenco (Da salvati) accanto per scegliere tra Salvato in questo profilo e Preset incorporati.
Spunta o togli la spunta alle caselle sotto Identificativi fiscali su questa fattura, Indirizzi su questa fattura e Termini di pagamento salvati su questa fattura per decidere quali dati del profilo vengono stampati su questo specifico documento.
Premi Salva (oppure Salva modifiche). L'editor si chiude e il documento compare nell'elenco come bozza.

Editor delle fatture dell'app Invoice Flow con la scheda Foto allegate contenente due miniature di ricevute e Aggiungi foto (2/8), la scheda Firma con anteprima e il nome T. Ashworth, le schede Opzioni di pagamento e Seleziona modello e i campi Note e Condizioni di pagamento — Gli allegati e la firma stanno tra i totali e le note; la scheda del modello mostra il design e la palette correnti.

Parte inferiore dell'editor delle fatture dell'app Invoice Flow con le caselle degli identificativi fiscali VAT e CRN non spuntate, un indirizzo dell'ufficio spuntato, un termine di pagamento salvato Bank transfer spuntato e il pulsante Salva modifiche — Vengono stampati solo i dati del profilo spuntati; le Condizioni di pagamento a testo libero qui sopra sono sempre incluse.

Una volta salvato, apri il documento e usa l’anteprima per vedere il PDF generato. L’intestazione, la tabella delle righe, le righe di sconto e imposta, le note, la firma e le foto allegate provengono tutte da ciò che hai inserito nell’editor.

PDF generato dall'app Invoice Flow della fattura ASH-2026-0117 sul modello Contractor: intestazione Ashworth Electrical Services Ltd, blocco destinatario per Daniel e Sarah Whitfield, dieci righe di manodopera e materiali con imposta al 20%, subtotale 1.597,50, sconto -79,88, imposta 303,52 e totale 1.821,14 sterline, seguiti dalle note — Prima pagina della fattura finita; la firma e le due foto allegate sono stampate a pagina due.

Regole e dettagli

Per salvare servono un cliente e almeno una riga. Premendo Salva senza cliente compare “Please select a client”; senza righe compare “Add at least one line item”. Il campo Articolo di ogni riga deve essere compilato, altrimenti viene segnalato come Obbligatorio. Se non esiste alcun profilo aziendale, il salvataggio si interrompe con “Set up profile”.

Il salvataggio richiede una prova attiva o un abbonamento Pro. L’editor ricontrolla l’accesso al salvataggio; se nessuno dei due è attivo vieni portato al paywall invece di salvare. Tutto il resto dell’editor funziona comunque, ma nulla viene memorizzato finché non puoi salvare.

Una fattura salvata è sempre una bozza. Qualunque cosa modifichi, il documento viene riscritto con stato bozza e con le date di invio e pagamento azzerate. I documenti inviati o pagati si aprono quindi in una vista di sola lettura (Modalità sola visualizzazione, con il suggerimento “This invoice was sent. To make changes, duplicate it.”) e per correggerli si crea un duplicato.

Valori predefiniti di un nuovo documento: il profilo aziendale predefinito e la sua serie predefinita; la valuta della serie, altrimenti la prima valuta consentita, altrimenti la valuta del profilo; data di emissione oggi; scadenza 30 giorni dopo; condizioni di pagamento copiate dal profilo; il primo identificativo fiscale spuntato e tutti gli indirizzi, telefoni, e-mail e link spuntati; il termine di pagamento salvato predefinito spuntato; il modello Clean con la palette Ocean, se non lo cambi.

Date: il calendario copre dal 2020 al 2100. Se sposti la data di emissione oltre la scadenza corrente, la scadenza salta alla data di emissione più 30 giorni.

Numerazione: i numeri sono univoci all’interno di un profilo. Se il numero generato esiste già (per esempio dopo un ripristino), l’editor incrementa la serie e riprova, fino a dieci volte. Il contatore della serie avanza solo dopo un salvataggio riuscito, quindi abbandonare un modulo non “brucia” un numero. Un numero digitato a mano resta finché non tocchi Reimposta automatico.

Aritmetica: l’importo di ogni riga è quantità per prezzo arrotondato a due decimali; l’imposta di riga è importo per aliquota. Uno sconto percentuale viene convertito in importo e uno sconto maggiore del subtotale viene limitato al subtotale. L’imposta viene poi riproporzionata secondo il rapporto tra subtotale scontato e subtotale pieno, così l’imposta è calcolata su ciò che il cliente paga davvero. Se una quantità non è interpretabile viene riportata a 1, un prezzo a 0.

I chip dei preset fiscali applicano l’aliquota a tutte le righe esistenti, non a quelle aggiunte in seguito: aggiungi prima le righe, poi tocca il chip, oppure imposta l’aliquota riga per riga.

Registrazioni di tempo e spese aggiunte con i chip Tempo e Spese vengono contrassegnate come fatturate al primo salvataggio di una nuova fattura e spariscono dai selettori delle fatture successive. Questo contrassegno avviene solo alla creazione, non modificando una fattura esistente. I timer in corso e le voci già fatturate non compaiono mai.

Foto: fino a otto per documento. Vengono ridimensionate a 1200 pixel sul lato lungo e copiate nell’archivio interno dell’app, quindi eliminare l’originale dalla galleria non incide sulla fattura.

Early-payment discount: questo interruttore (solo per le fatture) non cambia il totale. Stampa un’offerta del tipo “paga entro 7 giorni e deduci il 2%”, usando il valore predefinito del profilo o del cliente oppure i valori manuali che inserisci dopo averlo attivato.

Campi personalizzati: l’editor non ha un modulo separato per i campi personalizzati. Riferimenti extra come un numero d’ordine d’acquisto o un riferimento di commessa vanno nelle Note o in una riga personalizzata con prezzo zero.

Uscire dal modulo: tornando indietro con modifiche non salvate compare la finestra Modifiche non salvate con Resta ed Esci. Il controllo reagisce a note, condizioni, sconto, cliente, serie, valuta e righe aggiunte; cambiare solo una data, una quantità, un prezzo, il modello o la firma non lo attiva, quindi salva con consapevolezza.

La modifica di un documento conserva una cronologia: la prima volta che modifichi, la versione originale viene salvata come istantanea, e ogni salvataggio successivo registra quali campi sono cambiati. Salvare senza alcuna modifica non registra nulla.

Consigli

Salva le tue tariffe di manodopera e i materiali più comuni come prodotti con l'unità e l'aliquota corrette. Aggiungere una riga richiede allora due tocchi e l'IVA è già giusta; devi solo regolare la quantità.

Assegna al lavoro a ore l'unità "ora" nella libreria prodotti. La riga mostra il badge Tempo e sul PDF la quantità si legge naturalmente come ore, senza bisogno del tracciatore di tempo.

Tocca l'importo nell'intestazione di una scheda di riga per aprire il selettore della valuta senza risalire in cima al modulo. È comodo quando a metà lavoro ti accorgi che la commessa va fatturata in un'altra valuta.

Se una ricevuta del fornitore o un certificato fa parte della fattura, allegalo come foto invece di descriverlo nelle note. Viene stampato su una pagina propria dopo la firma e resta con il documento nei backup.

Guide correlate

Clienti, categorie e gruppi per impostare i clienti che fatturi e il loro paese, che determina i chip dei preset fiscali.
Prodotti e magazzino per la libreria dietro la finestra Aggiungi da salvati.
Anteprima PDF, condivisione ed editor PDF per ciò che accade dopo il salvataggio: anteprima, condivisione e ritocco del PDF.