คู่มือผู้ใช้

ตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้: จากแบบฟอร์มเปล่าสู่ PDF ที่เสร็จสมบูรณ์

สร้างใบแจ้งหนี้ที่สมบูรณ์ใน Invoice Flow: เลือกลูกค้าและวันที่ เพิ่มรายการค่าแรงและวัสดุพร้อมภาษี ตั้งส่วนลด แนบรูปภาพ และลงลายเซ็น

อัปเดตเมื่อ: 2026-09-09

ตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้คือหน้าจอที่คุณจะใช้เวลาส่วนใหญ่อยู่ด้วย ใบแจ้งหนี้และใบเสนอราคาทุกฉบับใน Invoice Flow ถูกสร้างและแก้ไขที่นี่: จะเรียกเก็บเงินจากใคร ส่งมอบอะไร ราคาเท่าไร ใช้ภาษีแบบใด และลูกค้าควรเห็นอะไรพิมพ์อยู่ด้านล่างของหน้า คู่มือนี้จะพาคุณเดินผ่านตัวแก้ไขตั้งแต่ด้านบนของแบบฟอร์มจนถึง PDF ที่เสร็จสมบูรณ์ โดยใช้ตัวอย่างจริง: Ashworth Electrical Services ในเมืองลีดส์ ที่ออกใบแจ้งหนี้ให้เจ้าของบ้านสำหรับงานเดินสายไฟฟ้าใหม่ในครัว รวมค่าแรงสิบหกชั่วโมง สายไฟ เต้ารับ และใบรับรอง อยู่ในเอกสารฉบับเดียว

สิ่งที่คุณเห็นบนหน้าจอ

เปิดแท็บ Documents แตะปุ่ม สร้างใหม่ (New) แล้วเลือก ใบแจ้งหนี้ (Invoice) จากแผ่นตัวเลือก เลือกประเภทเอกสาร (Choose document type) ตัวแก้ไขจะเปิดขึ้นพร้อมหัวข้อ ใบแจ้งหนี้ใหม่ (New Invoice) และปุ่ม บันทึกฉบับร่าง (Save Draft) บนแถบด้านบน การเปิดฉบับร่างที่มีอยู่แล้วจากหน้าจอรายละเอียดจะแสดงแบบฟอร์มเดียวกันในหัวข้อ แก้ไขใบแจ้งหนี้ (Edit Invoice)

แบบฟอร์มเป็นหน้าเลื่อนยาวหนึ่งหน้า จากบนลงล่างคุณจะพบ:

• โปรไฟล์ธุรกิจ (Business Profile) พร้อมโปรไฟล์ที่จะปรากฏเป็นผู้ส่ง หากคุณมีมากกว่าหนึ่งโปรไฟล์ การ์ดนี้จะเปิดกล่องโต้ตอบ เลือกโปรไฟล์ (Select profile) หากมีโปรไฟล์เดียวจะเป็นแบบอ่านอย่างเดียว ไอคอนกากบาทเล็ก ๆ (ซ่อนจากใบแจ้งหนี้นี้) จะซ่อนการ์ดขณะที่คุณทำงานเท่านั้น โปรไฟล์ยังคงผูกอยู่
• เลขที่ใบแจ้งหนี้ (Invoice Number) ที่สร้างขึ้นแล้วจากชุดเลขที่ของคุณ แตะเพื่อพิมพ์เลขที่ของคุณเอง
• ลูกค้า (Client) แสดง เลือกลูกค้า (Select client) จนกว่าคุณจะเลือกใครสักคน
• โครงการ (Projects) แสดง ไม่ได้ระบุ (Not specified) เว้นแต่คุณจะเชื่อมเอกสารเข้ากับโครงการ
• กล่องวันที่สองกล่อง วันที่ออก (Issued) และ วันครบกำหนด (Due)
• สกุลเงินใบแจ้งหนี้ (Invoice Currency) ที่กรอกล่วงหน้าจากชุดเลขที่หรือโปรไฟล์
• ส่วน รายการ (Line Items) พร้อมชิปเพิ่มรายการ ชิปอัตราภาษีที่ตั้งไว้ล่วงหน้า (เมื่อเลือกลูกค้าที่มีประเทศที่ทราบแล้ว) และหนึ่งการ์ดต่อหนึ่งรายการ
• ส่วนลด (Discount), ส่วนลดชำระก่อนกำหนด (Early-payment discount) และการ์ดยอดรวม
• ภาษาใบแจ้งหนี้ (Invoice Language), ไฟล์แนบรูปภาพ (Photo Attachments), ลายเซ็น (Signature), ตัวเลือกการชำระเงิน (Payment Options) และ เลือกเทมเพลต (Select Template)
• หมายเหตุ (Notes), เงื่อนไขการชำระเงิน (Payment Terms) จากนั้นเป็นรายการช่องกาเครื่องหมายของรายละเอียดโปรไฟล์ที่จะพิมพ์ และสุดท้ายคือปุ่ม บันทึก (Save) ความกว้างเต็มหน้าจอ (บันทึกการเปลี่ยนแปลง (Save Changes) เมื่อแก้ไข)

วิธีตั้งค่าส่วนหัว: ลูกค้า เลขที่ วันที่ และสกุลเงิน

1. แตะการ์ด ลูกค้า (Client) แล้วเลือกลูกค้าจากกล่องโต้ตอบ เลือกลูกค้า (Select client) หากเป็นคนใหม่ ให้ใช้แถว เพิ่มลูกค้าใหม่ (Add New Client) ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบเดียวกัน แบบฟอร์มลูกค้าจะเปิดขึ้นและคุณจะกลับมาที่ใบแจ้งหนี้อีกครั้งในภายหลัง
2. ตรวจสอบการ์ด เลขที่ใบแจ้งหนี้ (Invoice Number) เลขที่นี้ถูกสร้างจากชุดเลขที่ของโปรไฟล์ของคุณ (สำหรับ Ashworth คือ ASH-2026-0118) หากคุณต้องการเลขที่อื่น แตะการ์ด พิมพ์ค่าใหม่ในกล่องโต้ตอบ เลขที่ใบแจ้งหนี้ (Invoice Number) แล้วกด บันทึก (Save) ไอคอนรีเซ็ต (รีเซ็ตเป็นอัตโนมัติ (Reset to auto)) จะปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณกลับไปใช้การออกเลขที่อัตโนมัติได้
3. แตะ วันที่ออก (Issued) เพื่อเปลี่ยนวันที่ออก และ วันครบกำหนด (Due) เพื่อตั้งกำหนดชำระเงิน ทั้งสองจะเปิดตัวเลือกปฏิทิน
4. แตะ สกุลเงินใบแจ้งหนี้ (Invoice Currency) เฉพาะเมื่อใบแจ้งหนี้ควรเป็นสกุลเงินอื่นนอกเหนือจากค่าเริ่มต้นของโปรไฟล์ ราคาต่อรายการที่คุณพิมพ์หลังจากนี้จะเป็นสกุลเงินนั้น
5. หากต้องการ แตะ โครงการ (Projects) แล้วเลือกโครงการ เพื่อให้ใบแจ้งหนี้นับรวมในยอดรวมของโครงการนั้น

หากโปรไฟล์ของคุณมีชุดเลขที่ประเภทเดียวกันมากกว่าหนึ่งชุด การ์ดเพิ่มเติม ชุดเลขที่ใบแจ้งหนี้ (Invoice Series) จะปรากฏเหนือเลขที่ เพื่อให้คุณเลือกว่าจะดึงเลขที่จากชุดใด ชุดเลขที่จะไม่สามารถเปลี่ยนได้เมื่อเอกสารถูกสร้างขึ้นแล้ว คุณจะต้องสร้างเอกสารใหม่แทน

วิธีเพิ่มค่าแรงและวัสดุเป็นรายการ

ทุกรายการมีคำอธิบาย (รายการ (Item)) จำนวน (จำนวน (Qty)) ราคาต่อหน่วย (ราคา (Price)) และอัตราภาษี (% (%)) มีสี่วิธีในการสร้างรายการ หนึ่งวิธีต่อหนึ่งชิปใต้หัวข้อ รายการ (Line Items):

1. แตะ สินค้า / บริการ (Product / Service) กล่องโต้ตอบ เพิ่มจากรายการที่บันทึกไว้ (Add from Saved) จะแสดงรายการที่บันทึกไว้แต่ละรายการพร้อมราคาในสกุลเงินของใบแจ้งหนี้และหน่วย (ชิ้น, ชั่วโมง, วัน, โครงการ หรือบริการ)
2. แตะ Labour - qualified electrician การ์ดใหม่จะปรากฏที่ด้านล่างของรายการ ถูกไฮไลต์ชั่วครู่ และหน้าจอจะเลื่อนไปที่การ์ดนั้น
3. เปลี่ยน จำนวน (Qty) จาก 1 เป็นจำนวนชั่วโมงที่ทำงาน เช่น 16 ยอดเงินในหัวการ์ดจะอัปเดตทันที
4. ทำซ้ำสำหรับวัสดุ: ม้วนสายไฟ เต้ารับ สวิตช์เตาไฟฟ้า RCBO สำหรับรายการที่คุณไม่เคยบันทึกไว้ ให้แตะ กำหนดเอง (Custom) แล้วพิมพ์คำอธิบายและราคาโดยตรง เหมือนที่ Ashworth ทำสำหรับ "Waste removal and making good"
5. หากยังไม่มีสินค้าที่บันทึกไว้ ให้ใช้แถวสุดท้ายของกล่องโต้ตอบ สร้างรายการใหม่ (Create New Item) เพื่อบันทึกลงคลังและเพิ่มในขั้นตอนเดียว

การ์ดแต่ละใบมีที่จับสำหรับลากทางด้านซ้าย ดังนั้นคุณสามารถจัดลำดับรายการใหม่ได้โดยกดค้างที่ที่จับ ลำดับที่คุณเห็นคือลำดับที่จะพิมพ์บน PDF ไอคอนกากบาทสีแดงใช้ลบรายการ ป้ายข้างเลขที่บรรทัด (สินค้า (Product), บริการ (Service), เวลา (Time), ค่าใช้จ่าย (Expense) หรือ โครงการ (Project)) ถูกคำนวณจากหน่วยและการเชื่อมโยงของบรรทัดนั้น ไม่ใช่สิ่งที่คุณตั้งค่าเอง และจะเปลี่ยนไปหากคุณเพิ่มสินค้าเดียวกันจากแหล่งอื่น หน่วยเองไม่สามารถแก้ไขบนการ์ดได้: มาจากสินค้าที่บันทึกไว้ (หรือเป็น “item” สำหรับบรรทัดกำหนดเอง, “hour” สำหรับรายการเวลา)

วิธีตั้งอัตราภาษีและส่วนลด

1. เมื่อเลือกลูกค้าที่มีประเทศบันทึกไว้แล้ว แถว Tax presets (GB): จะปรากฏเหนือชิปเพิ่มรายการ แตะค่าที่ตั้งไว้ล่วงหน้าเช่น VAT 20% เพื่อเขียนอัตรานั้นลงในทุกบรรทัดพร้อมกัน ข้อความสั้น ๆ จะยืนยันว่า "Applied 20% to all items"
2. หากต้องการตั้งอัตราที่ต่างออกไปในบรรทัดเดียว ให้พิมพ์ลงในช่อง % (%) ของการ์ดนั้น หรือแตะไอคอนช่วยเหลือเล็ก ๆ ข้างช่องเพื่อเปิดแผ่นตัวเลือก ข้อมูลอ้างอิงอัตราภาษี (Tax Rate Reference) เลือกหมวดหมู่แล้วกด ใช้ (Apply) กับอัตราที่แนะนำ
3. เลื่อนไปที่การ์ด ส่วนลด (Discount) พิมพ์ค่าและเลือก % (%) สำหรับเปอร์เซ็นต์ หรือสวิตช์สกุลเงินสำหรับจำนวนเงินคงที่ Ashworth ให้ส่วนลด 5% แก่ลูกค้าประจำ
4. อ่านการ์ดยอดรวม: ยอดรวมย่อย (Subtotal), ส่วนลดที่แสดงเป็นบรรทัดค่าลบ, ภาษี (Tax) และ รวม (Total) ตัวหนา จะคำนวณใหม่ทันทีที่คุณพิมพ์

ไอคอนค้อนตุลาการข้างชิปที่ตั้งไว้ล่วงหน้าจะเปิดรายการถ้อยคำทางกฎหมายสำหรับประเทศนั้น (สำหรับสหราชอาณาจักรคือประโยค reverse-charge) และเพิ่มข้อความที่คุณเลือกลงในช่อง หมายเหตุ (Notes)

วิธีแนบรูปภาพ ลงลายเซ็น และเลือกสิ่งที่จะพิมพ์

ครึ่งล่างของแบบฟอร์มควบคุมสิ่งที่ลูกค้าจะเห็นรอบตารางรายการ

1. ใน ไฟล์แนบรูปภาพ (Photo Attachments) แตะ เพิ่มรูปภาพ (0/8) (Add Photo (0/8)) แล้วเลือก กล้อง (Camera) หรือ แกลเลอรี (Gallery) Ashworth แนบใบเสร็จจากร้านค้าส่งและใบรับรองการติดตั้ง รูปย่อจะแสดงแถวละสี่รูป กากบาทสีแดงบนรูปย่อจะถาม ลบรูปภาพ? (Delete photo?) ก่อนลบ
2. แตะ ลายเซ็น (Signature) แผ่นตัวเลือก เลือกลายเซ็น (Select Signature) จะแสดงลายเซ็นที่บันทึกไว้และเสนอ วาดใหม่ (Draw new) ซึ่งจะเปิดแผ่นวาด ลายเซ็นที่เลือกจะแสดงเป็นตัวอย่างเล็ก ๆ บนการ์ดและถูกพิมพ์บน PDF ในฐานะลายเซ็นที่ได้รับอนุญาต
3. แตะ เลือกเทมเพลต (Select Template) เพื่อเปลี่ยนดีไซน์ PDF และชุดสี (Ashworth ใช้ Contractor พร้อมชุดสีถ่านหิน)
4. พิมพ์ข้อความใด ๆ สำหรับลูกค้าใน หมายเหตุ (Notes) เช่น ขอบเขตงานและวันที่ทดสอบ
5. กรอก เงื่อนไขการชำระเงิน (Payment Terms) ด้วยตนเอง หรือแตะปุ่มรายการ (จากที่บันทึกไว้ (From saved)) ข้าง ๆ เพื่อเลือกจาก บันทึกไว้บนโปรไฟล์นี้ (Saved on this profile) หรือ ค่าที่ตั้งไว้ล่วงหน้าในตัว (Built-in presets)
6. กาหรือยกเลิกการกาช่องต่าง ๆ ภายใต้ รหัสภาษีบนใบแจ้งหนี้นี้ (Tax IDs on this invoice), ที่อยู่บนใบแจ้งหนี้นี้ (Addresses on this invoice) และ เงื่อนไขการชำระเงินที่บันทึกไว้บนใบแจ้งหนี้นี้ (Saved payment terms on this invoice) เพื่อควบคุมว่ารายละเอียดใดของโปรไฟล์จะพิมพ์บนเอกสารฉบับนี้
7. กด บันทึก (Save) (หรือ บันทึกการเปลี่ยนแปลง (Save Changes)) ตัวแก้ไขจะปิดลงและเอกสารจะปรากฏในรายการเป็นฉบับร่าง

เมื่อบันทึกแล้ว ให้เปิดเอกสารและใช้ตัวอย่างเพื่อดู PDF ที่สร้างขึ้น ส่วนหัว ตารางรายการ บรรทัดส่วนลดและภาษี หมายเหตุ ลายเซ็น และรูปภาพที่แนบ ล้วนมาจากสิ่งที่คุณกรอกในตัวแก้ไข

กฎและรายละเอียด

การบันทึกต้องมีลูกค้าและอย่างน้อยหนึ่งรายการ การกด บันทึก (Save) โดยไม่มีลูกค้าจะแสดง “Please select a client” และหากไม่มีรายการจะแสดง “Add at least one line item” ช่อง รายการ (Item) ของแต่ละบรรทัดต้องกรอก มิฉะนั้นจะถูกทำเครื่องหมายว่า จำเป็น (Required) หากไม่มีโปรไฟล์ธุรกิจเลย การบันทึกจะหยุดที่ “Set up profile”

การบันทึกต้องมีช่วงทดลองใช้งานที่ยังใช้ได้หรือสมาชิก Pro ตัวแก้ไขจะตรวจสอบสิทธิ์อีกครั้งตอนบันทึก หากไม่มีทั้งสองอย่าง คุณจะถูกพาไปยังหน้าจอชำระเงินแทนการบันทึก ส่วนอื่น ๆ ทั้งหมดในตัวแก้ไขใช้งานได้โดยไม่ต้องมีสิทธิ์นี้ แต่จะไม่มีการบันทึกจนกว่าคุณจะบันทึกได้

ใบแจ้งหนี้ที่บันทึกแล้วจะเป็นฉบับร่างเสมอ ไม่ว่าคุณจะแก้ไขอะไร เอกสารจะถูกเขียนกลับไปด้วยสถานะฉบับร่างและล้างเวลาที่ส่งและชำระ ดังนั้นเอกสารที่ส่งแล้วหรือชำระแล้วจึงเปิดในมุมมองอ่านอย่างเดียว (โหมดดูอย่างเดียว (View-only mode) พร้อมคำแนะนำ “This invoice was sent. To make changes, duplicate it.”) และคุณจะต้องทำสำเนาเพื่อสร้างสำเนาที่แก้ไขแล้ว

ค่าเริ่มต้นสำหรับเอกสารใหม่: โปรไฟล์ธุรกิจเริ่มต้นและชุดเลขที่เริ่มต้น สกุลเงินจากชุดเลขที่ หรือหากไม่มีก็จากสกุลเงินแรกที่อนุญาต หรือสกุลเงินของโปรไฟล์ วันที่ออกคือวันนี้ วันครบกำหนดอีก 30 วันต่อมา เงื่อนไขการชำระเงินคัดลอกมาจากโปรไฟล์ รหัสภาษีตัวแรกและที่อยู่ เบอร์โทร อีเมล และลิงก์ทั้งหมดถูกกาไว้ เงื่อนไขการชำระเงินที่บันทึกไว้เริ่มต้นถูกกาไว้ เทมเพลต Clean พร้อมชุดสี Ocean เว้นแต่คุณจะเปลี่ยน

วันที่: ปฏิทินครอบคลุมปี 2020 ถึง 2100 หากคุณเลื่อนวันที่ออกไปเกินวันครบกำหนดปัจจุบัน วันครบกำหนดจะกระโดดไปเป็นวันที่ออกบวก 30 วัน

การออกเลขที่: เลขที่ต้องไม่ซ้ำกันภายในโปรไฟล์เดียว หากเลขที่ที่สร้างขึ้นมีอยู่แล้ว (เช่น หลังการกู้คืนข้อมูล) ตัวแก้ไขจะเพิ่มเลขที่ของชุดและลองใหม่ สูงสุดสิบครั้ง ตัวนับของชุดจะเดินหน้าต่อเมื่อบันทึกสำเร็จเท่านั้น ดังนั้นการทิ้งแบบฟอร์มจะไม่เสียเลขที่ไป เลขที่ที่พิมพ์เองจะคงอยู่จนกว่าคุณจะแตะ รีเซ็ตเป็นอัตโนมัติ (Reset to auto)

การคำนวณ: ยอดของแต่ละบรรทัดคือจำนวนคูณราคาปัดเป็นสองตำแหน่งทศนิยม ภาษีของบรรทัดคือยอดคูณอัตรา ส่วนลดแบบเปอร์เซ็นต์จะถูกแปลงเป็นจำนวนเงิน และส่วนลดที่มากกว่ายอดรวมย่อยจะถูกจำกัดไว้ที่ยอดรวมย่อย จากนั้นภาษีจะถูกปรับตามสัดส่วนของยอดรวมย่อยหลังหักส่วนลดต่อยอดรวมย่อยเต็ม ดังนั้นภาษีจะถูกเรียกเก็บจากสิ่งที่ลูกค้าจ่ายจริง หากไม่สามารถแปลงจำนวนได้ ระบบจะใช้ค่า 1 แทน ส่วนราคาจะใช้ 0

ชิปอัตราภาษีที่ตั้งไว้ล่วงหน้า จะใช้อัตรากับทุกบรรทัดที่มีอยู่แล้วเท่านั้น ไม่ใช่กับบรรทัดที่คุณเพิ่มในภายหลัง ให้เพิ่มบรรทัดก่อนแล้วค่อยแตะชิป หรือตั้งอัตราเป็นรายบรรทัด

รายการเวลาและค่าใช้จ่าย ที่เพิ่มผ่านชิป เวลา (Time) และ ค่าใช้จ่าย (Expenses) จะถูกทำเครื่องหมายว่าออกใบแจ้งหนี้แล้วเมื่อใบแจ้งหนี้ใหม่ถูกบันทึกครั้งแรก และจะหายไปจากตัวเลือกในใบแจ้งหนี้ครั้งต่อไป การทำเครื่องหมายนี้เกิดขึ้นเฉพาะตอนสร้างเท่านั้น ไม่ใช่ตอนแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่แล้ว ตัวจับเวลาที่กำลังทำงานและรายการที่ออกใบแจ้งหนี้แล้วจะไม่ปรากฏขึ้นมาอีก

รูปภาพ: สูงสุดแปดรูปต่อเอกสาร รูปจะถูกปรับขนาดให้ด้านยาวเหลือ 1200 พิกเซลและคัดลอกลงในที่เก็บของแอปเอง ดังนั้นการลบต้นฉบับออกจากแกลเลอรีจะไม่ส่งผลต่อใบแจ้งหนี้

ส่วนลดชำระก่อนกำหนด: สวิตช์นี้ (เฉพาะใบแจ้งหนี้) ไม่เปลี่ยนยอดรวม แต่จะพิมพ์ข้อเสนอ เช่น “ชำระภายใน 7 วันและหักลด 2%” โดยใช้ค่าเริ่มต้นของโปรไฟล์หรือลูกค้า หรือค่าที่คุณกรอกเองหลังเปิดสวิตช์

ช่องกำหนดเอง: ตัวแก้ไขไม่มีแบบฟอร์มช่องกำหนดเองแยกต่างหาก ข้อมูลอ้างอิงเพิ่มเติมเช่นเลขที่ใบสั่งซื้อหรือเลขงาน ให้ใส่ลงใน หมายเหตุ (Notes) หรือเป็นบรรทัดกำหนดเองที่ราคาศูนย์

การออกจากแบบฟอร์ม: การกดย้อนกลับขณะที่มีการเปลี่ยนแปลงที่ยังไม่บันทึกจะแสดงกล่องโต้ตอบ การเปลี่ยนแปลงที่ยังไม่บันทึก (Unsaved Changes) พร้อม อยู่ต่อ (Stay) และ ออก (Leave) การตรวจสอบนี้ตอบสนองต่อหมายเหตุ เงื่อนไข ส่วนลด ลูกค้า ชุดเลขที่ สกุลเงิน และบรรทัดที่เพิ่มเข้ามาที่พิมพ์ไว้ การเปลี่ยนเฉพาะวันที่ จำนวน ราคา เทมเพลต หรือลายเซ็นจะไม่กระตุ้นการตรวจสอบนี้ ดังนั้นควรบันทึกอย่างตั้งใจ

เคล็ดลับ

คู่มือที่เกี่ยวข้อง

• ลูกค้า หมวดหมู่ และกลุ่ม สำหรับการตั้งค่าลูกค้าที่คุณเรียกเก็บเงินและประเทศของพวกเขา ซึ่งเป็นตัวขับเคลื่อนชิปอัตราภาษีที่ตั้งไว้ล่วงหน้า
• สินค้าและสินค้าคงคลัง สำหรับคลังที่อยู่เบื้องหลังกล่องโต้ตอบ เพิ่มจากรายการที่บันทึกไว้
• ตัวอย่าง PDF การแชร์ และตัวแก้ไข PDF สำหรับสิ่งที่เกิดขึ้นหลังบันทึก: การแสดงตัวอย่าง การแชร์ และการปรับแต่ง PDF