Mwongozo wa mtumiaji

Kihariri cha ankara: kutoka fomu tupu hadi PDF iliyokamilika

Tengeneza ankara kamili katika Invoice Flow: chagua mteja na tarehe, ongeza mistari ya kazi na vifaa yenye kodi, weka punguzo, ambatanisha picha na tia sahihi.

Imesasishwa: 2026-09-09

Kihariri cha ankara ndicho skrini utakayotumia muda mwingi zaidi. Kila ankara na kila makadirio katika Invoice Flow inatengenezwa na kubadilishwa hapa: nani anatozwa, kilichowasilishwa, gharama yake, kodi gani inatumika, na mteja anapaswa kuona nini kimechapishwa chini ya ukurasa. Mwongozo huu unapitia kihariri kutoka juu ya fomu hadi PDF iliyokamilika, ukitumia mfano halisi: Ashworth Electrical Services huko Leeds inatoa ankara kwa mmiliki wa nyumba kwa uwekaji upya wa waya wa jikoni, ukiwa na saa kumi na sita za kazi, waya, soketi na cheti vyote kwenye hati moja.

Unachoona kwenye skrini

Fungua kichupo cha Hati, gusa kitufe cha Mpya na uchague Ankara kutoka karatasi ya Chagua aina ya hati. Kihariri kinafunguka na kichwa Ankara Mpya na kitendo cha Hifadhi Rasimu kwenye upau wa juu. Kufungua rasimu iliyopo kutoka skrini yake ya maelezo kunaonyesha fomu hiyo hiyo yenye kichwa Hariri Ankara.

Fomu ni ukurasa mmoja mrefu unaoteleza. Kutoka juu hadi chini utapata:

Wasifu wa Biashara wenye wasifu utakaoonekana kama mtumaji. Ikiwa unaendesha zaidi ya wasifu mmoja, kadi hii inafungua kisanduku cha Chagua wasifu; ukiwa na wasifu mmoja ni wa kusoma tu. Ikoni ndogo ya kufunga (Ficha kutoka ankara hii) inaficha kadi tu wakati unafanya kazi; wasifu unabaki umeambatanishwa.
Namba ya Ankara, tayari imetengenezwa kutoka mfululizo wako wa upangaji namba. Igusike kuandika namba yako mwenyewe.
Mteja ikionyesha Chagua mteja mpaka umchague mtu.
Miradi ikionyesha Haijabainishwa isipokuwa uunganishe hati na mradi.
Visanduku viwili vya tarehe, Imetolewa na Mwisho.
Sarafu ya Ankara, iliyojazwa mapema kutoka mfululizo au wasifu.
Sehemu ya Vipengee yenye vipande vya kuongeza, vipande vya viwango vya kodi vilivyowekwa (mara mteja mwenye nchi inayojulikana anapochaguliwa) na kadi moja kwa kila mstari.
Punguzo, Punguzo la malipo ya mapema na kadi ya jumla.
Lugha ya Ankara, Viambatisho vya Picha, Saini, Chaguo za Malipo na Chagua Kiolezo.
Maelezo, Masharti ya Malipo, kisha orodha za visanduku vya kuchagua za maelezo ya wasifu ya kuchapisha, na hatimaye kitufe cha Hifadhi kilichotandaa upana mzima (Hifadhi Mabadiliko wakati wa kuhariri).

Ankara mpya tayari inabeba wasifu, namba inayofuata, tarehe ya leo, tarehe ya mwisho baada ya siku 30 na sarafu ya wasifu.

Jinsi ya kuweka kichwa: mteja, namba, tarehe na sarafu

Gusa kadi ya Mteja na uchague mteja kutoka kisanduku cha Chagua mteja. Ikiwa mtu ni mpya, tumia safu ya Ongeza Mteja Mpya chini ya kisanduku hicho hicho; fomu ya mteja inafungua na unarudi kwenye ankara baadaye.
Angalia kadi ya Namba ya Ankara. Namba inatengenezwa kutoka mfululizo wa upangaji namba wa wasifu wako (kwa Ashworth, ASH-2026-0118). Ikiwa unahitaji namba tofauti, gusa kadi, andika thamani mpya kwenye kisanduku cha Namba ya Ankara na ubonyeze Hifadhi. Ikoni ya kuweka upya (Rejesha kwa otomatiki) basi inaonekana ili uweze kurudi kwenye upangaji namba otomatiki.
Gusa Imetolewa kubadilisha tarehe ya kutolewa na Mwisho kuweka tarehe ya mwisho ya malipo. Zote mbili zinafungua kichaguzi cha kalenda.
Gusa Sarafu ya Ankara tu ikiwa ankara inapaswa kuwa katika sarafu tofauti na chaguo-msingi la wasifu wako. Bei za mistari utakazoandika baadaye zitakuwa katika sarafu hiyo.
Ukipenda, gusa Miradi na uchague mradi ili ankara ihesabiwe kwenye jumla za mradi huo.

Ikiwa wasifu wako una zaidi ya mfululizo mmoja wa upangaji namba wa aina moja, kadi ya ziada ya Mfululizo wa Ankara inaonekana juu ya namba ili uweze kuchagua mfululizo gani wa kutumia. Mfululizo hauwezi kubadilishwa mara hati ikishakuwepo; ungeunda mpya badala yake.

Jinsi ya kuongeza kazi na vifaa kama vipengee

Kila mstari una maelezo (Kipengee), kiwango (Idadi), bei ya kitengo (Bei) na kiwango cha kodi (%). Kuna njia nne za kutengeneza mstari, moja kwa kila kipande chini ya kichwa cha Vipengee:

Kipande	Kinachofanya
Bidhaa / Huduma	Inafungua Ongeza kutoka Zilizohifadhiwa yenye maktaba yako ya bidhaa na viwango. Kuchagua safu kunanakili jina lake, kitengo, bei na kiwango cha kodi chaguo-msingi.
Muda	Inafungua Ongeza Rekodi za Muda zenye rekodi za muda zilizosimamishwa, ambazo bado hazijatozwa, kwa mteja aliyechaguliwa. Kila rekodi iliyowekwa alama inakuwa mstari wenye saa kama idadi na kiwango cha saa cha rekodi kama bei.
Matumizi	Inafungua Ongeza Matumizi yenye matumizi yanayotozwa, ambayo bado hayajatozwa, kwa mteja. Kila moja linakuwa mstari wenye idadi 1 na kiasi cha matumizi kama bei.
Maalum	Inaongeza kadi tupu unayojaza kwa mkono.

Gusa Bidhaa / Huduma. Kisanduku cha Ongeza kutoka Zilizohifadhiwa kinaorodhesha kila kipengee kilichohifadhiwa pamoja na bei yake katika sarafu ya ankara na kitengo chake (Kipande, Saa, Siku, Mradi au Huduma).
Gusa Labour - qualified electrician. Kadi mpya inaonekana chini ya orodha, ikiangaziwa kwa muda mfupi, na ukurasa unateleza kufikia hapo.
Badilisha Idadi kutoka 1 hadi saa zilizofanyiwa kazi, kwa mfano 16. Kiasi kwenye kichwa cha kadi kinasasishwa mara moja.
Rudia kwa vifaa: mabomba ya waya, soketi, swichi ya jiko, RCBO. Kwa vitu ambavyo haujawahi kuhifadhi, gusa Maalum na uandike maelezo na bei moja kwa moja, kama Ashworth anavyofanya kwa "Waste removal and making good".
Ikiwa bidhaa iliyohifadhiwa bado haipo, tumia safu ya mwisho ya kisanduku, Unda Kipengee Kipya, kuihifadhi kwenye maktaba na kuiongeza kwa hatua moja.

Kisanduku cha Ongeza kutoka Zilizohifadhiwa cha programu ya Invoice Flow kikiorodhesha viwango na vifaa vilivyohifadhiwa vya fundi umeme kama Labour - qualified electrician kwa pauni 42 kwa saa na Double socket, brushed steel kwa pauni 14.20 kwa kipande — Kisanduku cha maktaba kinaonyesha kila kipengee kilichohifadhiwa pamoja na bei na kitengo chake ili uweze kukiongeza kwa mgusano mmoja.

Sehemu ya Vipengee ya programu ya Invoice Flow yenye vipande vya Viwango vya kodi (GB) vya VAT 20%, VAT 5% na VAT 0%, vipande vinne vya kuongeza na kadi za vipengee za kazi kwa saa 16 na mfuko wa waya, kila moja ikiwa na sehemu za Kipengee, Idadi, Bei na % — Mistari ya kazi inabeba beji ya Muda kwa sababu kitengo chake ni saa; mistari ya vifaa kutoka maktaba inaonyesha Bidhaa.

Kila kadi ina mpini wa kuburuta upande wa kushoto, hivyo unaweza kubadilisha mpangilio wa mistari kwa kubonyeza na kushikilia mpini; mpangilio unaouona ndio unaochapishwa kwenye PDF. Ikoni nyekundu ya kufunga inaondoa mstari. Beji kando ya namba ya mstari (Bidhaa, Huduma, Muda, Matumizi au Mradi) inatokana na kitengo na viungo vya mstari; si kitu unachoweka kwa mkono, na kinabadilika ukiongeza kipengee kilekile kutoka chanzo tofauti. Kitengo chenyewe hakiwezi kuhaririwa kwenye kadi: kinatoka kwa bidhaa iliyohifadhiwa (au ni “item” kwa mistari maalum, “hour” kwa rekodi za muda).

Jinsi ya kuweka viwango vya kodi na punguzo

Mara mteja mwenye nchi kwenye rekodi anapochaguliwa, safu ya Viwango vya kodi (GB): inaonekana juu ya vipande vya kuongeza. Gusa kiwango kama VAT 20% kuandika kiwango hicho kwenye kila mstari mara moja; ujumbe mfupi unathibitisha "Applied 20% to all items".
Kuweka kiwango tofauti kwenye mstari mmoja tu, kiandike kwenye sehemu ya % ya kadi hiyo, au gusa ikoni ndogo ya msaada kando yake kufungua karatasi ya Marejeleo ya Viwango vya Kodi, chagua aina na ubonyeze Tumia kwenye kiwango kilichopendekezwa.
Teleza hadi kadi ya Punguzo, andika thamani na uchague % kwa asilimia au kishuka cha sarafu kwa kiasi kilichowekwa. Ashworth anawapa wateja wa mara kwa mara 5%.
Soma kadi ya jumla: Jumla Ndogo, punguzo linaloonyeshwa kama mstari hasi, Kodi na Jumla nzito inayohesabiwa upya unapoandika.

Karatasi ya chini ya Marejeleo ya Viwango vya Kodi ya programu ya Invoice Flow ikionyesha onyo la marejeleo pekee, Uingereza yenye GBP, kiwango kilichopendekezwa cha VAT cha 20.0% chenye kitufe cha Tumia na vipande vya aina za bidhaa — Karatasi ya marejeleo inachagua nchi ya mteja kabla na inapendekeza kiwango kwa kila aina ya bidhaa; kitumie kwenye mstari kwa mgusano mmoja.

Kihariri cha ankara cha programu ya Invoice Flow kikionyesha kipengee cha mwisho, kadi ya Punguzo iliyowekwa kwa asilimia 5.0, swichi ya Punguzo la malipo ya mapema imezimwa na kadi ya jumla yenye jumla ndogo 1,597.50, punguzo -79.88, kodi 303.52 na jumla ya pauni 1,821.14 — Punguzo linatolewa kabla ya kodi, hivyo mstari wa kodi unahesabiwa kwa msingi uliopunguzwa.

Ikoni ya nyundo kando ya viwango inafungua orodha ya maandishi ya kisheria kwa nchi hiyo (kwa Uingereza, sentensi ya reverse-charge) na kuongeza kilichochaguliwa kwenye eneo la Maelezo.

Jinsi ya kuambatanisha picha, kutia sahihi na kuchagua kinachochapishwa

Nusu ya chini ya fomu inadhibiti kile mteja anachoona karibu na jedwali la mistari.

Kwenye Viambatisho vya Picha, gusa Ongeza Picha (0/8) na uchague Kamera au Matunzio. Ashworth anaambatanisha risiti ya muuzaji na cheti cha ufungaji. Picha ndogo zinaonekana nne kwa safu; msalaba mwekundu kwenye picha ndogo unauliza Futa picha? kabla ya kuiondoa.
Gusa Saini. Karatasi ya Chagua Sahihi inaorodhesha saini zako zilizohifadhiwa na inatoa Chora mpya, inayofungua ubao wa kuchora. Saini iliyochaguliwa inaonekana kama onyesho dogo kwenye kadi na inachapishwa kwenye PDF kama sahihi iliyoidhinishwa.
Gusa Chagua Kiolezo kubadilisha muundo wa PDF na mchoro wa rangi (Ashworth anatumia Contractor yenye mchoro wa rangi ya charcoal).
Andika ujumbe wowote kwa mteja kwenye Maelezo, kwa mfano wigo wa kazi na tarehe ya jaribio.
Jaza Masharti ya Malipo kwa mkono, au gusa kitufe cha orodha (Kutoka zilizohifadhiwa) kando yake kuchagua kutoka Zilizohifadhiwa kwenye wasifu huu au Viwango vilivyomo.
Weka au ondoa alama kwenye visanduku chini ya Vitambulisho vya Kodi kwenye ankara hii, Anwani kwenye ankara hii na Masharti ya malipo yaliyohifadhiwa kwenye ankara hii kudhibiti maelezo gani ya wasifu yanayochapishwa kwenye hati hii mahususi.
Bonyeza Hifadhi (au Hifadhi Mabadiliko). Kihariri kinafunga na hati inaonekana kwenye orodha kama rasimu.

Kihariri cha ankara cha programu ya Invoice Flow kikionyesha kadi ya Viambatisho vya Picha yenye picha ndogo mbili za risiti na Ongeza Picha (2/8), kadi ya Saini yenye onyesho na jina T. Ashworth, kadi za Chaguo za Malipo na Chagua Kiolezo na sehemu za Maelezo na Masharti ya Malipo — Viambatisho na saini viko kati ya jumla na maelezo; kadi ya kiolezo inaonyesha muundo na mchoro wa rangi wa sasa.

Chini ya kihariri cha ankara cha programu ya Invoice Flow chenye visanduku vya VAT na CRN visivyowekwa alama, anwani ya Ofisi iliyowekwa alama, sharti la malipo la Bank transfer lililohifadhiwa likiwa limewekwa alama na kitufe cha Hifadhi Mabadiliko — Ni maelezo ya wasifu yaliyowekwa alama pekee yanayochapishwa; Masharti ya Malipo ya maandishi huru juu daima yanajumuishwa.

Mara ikishahifadhiwa, fungua hati na utumie onyesho la kabla kuona PDF iliyotengenezwa. Kichwa, jedwali la mistari, mistari ya punguzo na kodi, maelezo, saini na picha zilizoambatanishwa vyote vinatoka kwenye ulivyoingiza kwenye kihariri.

PDF iliyotengenezwa ya ankara ASH-2026-0117 ya programu ya Invoice Flow kwenye kiolezo cha Contractor: kichwa cha Ashworth Electrical Services Ltd, kizuizi cha bill-to kwa Daniel na Sarah Whitfield, mistari kumi ya kazi na vifaa yenye kodi ya 20%, jumla ndogo 1,597.50, punguzo -79.88, kodi 303.52 na jumla ya pauni 1,821.14, ikifuatiwa na maelezo — Ukurasa wa kwanza wa ankara iliyokamilika; saini na picha mbili zilizoambatanishwa zinachapishwa kwenye ukurasa wa pili.

Kanuni na maelezo

Kuhifadhi kunahitaji mteja na angalau mstari mmoja. Kubonyeza Hifadhi bila mteja kunaonyesha “Please select a client”; bila mistari kunaonyesha “Add at least one line item”. Sehemu ya Kipengee ya kila mstari lazima ijazwe, vinginevyo inawekwa alama kama Inahitajika. Ikiwa hakuna wasifu wa biashara kabisa, kuhifadhi kunasimama na “Set up profile”.

Kuhifadhi kunahitaji kipindi cha majaribio kinachotumika au usajili wa Pro. Kihariri kinaangalia ufikiaji tena unapohifadhi; ikiwa hakuna kinachotumika unapelekwa kwenye ukurasa wa malipo badala ya kuhifadhi. Kila kitu kingine kwenye kihariri kinafanya kazi bila hilo, lakini hakuna kinachohifadhiwa mpaka uweze kuhifadhi.

Ankara iliyohifadhiwa daima ni rasimu. Chochote unachohariri, hati inaandikwa upya na hali ya rasimu na alama za muda za kutumwa na kulipwa zinaondolewa. Hati zilizotumwa au zilizolipwa hivyo zinafunguka kwenye mwonekano wa kusoma tu (Hali ya kutazama tu yenye kidokezo “This invoice was sent. To make changes, duplicate it.”), na ungezinakili kutengeneza nakala iliyorekebishwa.

Chaguo-msingi za hati mpya: wasifu wa biashara chaguo-msingi na mfululizo wake chaguo-msingi; sarafu kutoka mfululizo, vinginevyo sarafu ya kwanza inayoruhusiwa, vinginevyo sarafu ya wasifu; tarehe ya kutolewa leo; tarehe ya mwisho siku 30 baadaye; masharti ya malipo yaliyonakiliwa kutoka wasifu; kitambulisho cha kwanza cha kodi kimewekwa alama na anwani zote, namba za simu, barua pepe na viungo vimewekwa alama; sharti la malipo lililohifadhiwa chaguo-msingi limewekwa alama; kiolezo cha Clean chenye mchoro wa rangi ya Ocean isipokuwa ukibadilishe.

Tarehe: kalenda inashughulikia 2020 hadi 2100. Ukisogeza tarehe ya kutolewa kupita tarehe ya sasa ya mwisho, tarehe ya mwisho inaruka hadi tarehe ya kutolewa pamoja na siku 30.

Upangaji namba: namba ni za kipekee ndani ya wasifu. Ikiwa namba iliyotengenezwa tayari ipo (kwa mfano baada ya kurejesha), kihariri kinaongeza mfululizo na kujaribu tena, hadi mara kumi. Kihesabio cha mfululizo kinasonga mbele tu baada ya kuhifadhi kwa mafanikio, hivyo kuacha fomu bila kuhifadhi hakutumii namba. Namba iliyoandikwa kwa mkono inabaki mpaka ugusike Rejesha kwa otomatiki.

Hesabu: kiasi cha kila mstari ni idadi mara bei kikizungushwa hadi tarakimu mbili za desimali; kodi ya mstari ni kiasi mara kiwango. Punguzo la asilimia linabadilishwa kuwa kiasi na punguzo kubwa kuliko jumla ndogo linapunguzwa hadi jumla ndogo. Kodi kisha inapimwa kwa uwiano wa jumla ndogo iliyopunguzwa dhidi ya jumla ndogo kamili, hivyo kodi inatozwa kwa kile mteja anacholipa kweli. Idadi isipoweza kusomwa inarudi kwa 1, bei kwa 0.

Vipande vya viwango vya kodi vinatumika kwenye kila mstari uliopo, si kwenye mistari utakayoongeza baadaye; ongeza mistari kwanza, kisha gusa kipande, au weka kiwango kwa kila mstari.

Rekodi za muda na matumizi yaliyoongezwa kupitia vipande vya Muda na Matumizi yanawekwa alama kama yamekwisha tozwa mara ankara mpya inapohifadhiwa kwa mara ya kwanza, na kutoweka kwenye vichaguzi vya ankara za baadaye. Uwekaji alama huu unatokea tu wakati wa kutengeneza, si wakati wa kuhariri ankara iliyopo. Vipima muda vinavyoendeshwa na rekodi zilizokwisha tozwa havionekani kamwe.

Picha: hadi nane kwa kila hati. Zinabadilishwa ukubwa hadi pikseli 1200 kwenye upande mrefu na kunakiliwa kwenye hifadhi ya programu yenyewe, hivyo kufuta ya asili kutoka matunzio hakuathiri ankara.

Punguzo la malipo ya mapema: swichi hii (ankara pekee) haibadilishi jumla. Inachapisha toleo kama “pay within 7 days and deduct 2%”, ikitumia chaguo-msingi la wasifu au mteja au thamani ulizoingiza kwa mkono baada ya kuiwasha.

Sehemu maalum: kihariri hakina fomu tofauti ya sehemu maalum. Marejeleo ya ziada kama namba ya oda ya ununuzi au marejeleo ya kazi yanaingia kwenye Maelezo au kwenye mstari maalum wenye bei sifuri.

Kuondoka fomu: kurudi nyuma ukiwa na mabadiliko yasiyohifadhiwa kunaonyesha kisanduku cha Mabadiliko Yasiyohifadhiwa chenye Baki na Ondoka. Ukaguzi unaitikia maelezo yaliyoandikwa, masharti, punguzo, mteja, mfululizo, sarafu na mistari iliyoongezwa; kubadilisha tu tarehe, idadi, bei, kiolezo au saini hakusababishi hilo, hivyo hifadhi kwa makusudi.

Kuhariri hati kunahifadhi historia: mara ya kwanza unapohariri, toleo la asili linahifadhiwa kama picha ya wakati huo, na kila uhifadhi wa baadaye unarekodi ni sehemu zipi zilizobadilika. Kuhifadhi bila mabadiliko yoyote hakurekodi chochote.

Vidokezo

Hifadhi viwango vyako vya kazi na vifaa vya kawaida kama bidhaa vyenye kitengo na kiwango cha kodi sahihi. Kuongeza mstari basi kunachukua migusano miwili na VAT tayari ni sahihi; unarekebisha tu idadi.

Ipe kazi ya kwa saa kitengo cha "saa" kwenye maktaba ya bidhaa. Mstari unaonyesha beji ya Muda na idadi kwenye PDF inasomeka kiasili kama saa, bila kuhitaji kifuatiliaji cha muda.

Gusa kiasi kwenye kichwa cha kadi ya mstari kufungua kichaguzi cha sarafu bila kurudi juu ya fomu. Hili linafaa unapotambua katikati ya kazi kwamba inapaswa kutozwa katika sarafu nyingine.

Ikiwa risiti ya muuzaji au cheti kinahusiana na ankara, kiambatanishe kama picha badala ya kukielezea kwenye maelezo. Kinachapishwa kwenye ukurasa wake baada ya saini na kinabaki na hati kwenye nakala za akiba.

Miongozo inayohusiana

Wateja, kategoria na vikundi kwa ajili ya kusanidi wateja unaowatoza na nchi yao, jambo linaloendesha vipande vya viwango vya kodi.
Bidhaa na hesabu ya bidhaa kwa ajili ya maktaba iliyo nyuma ya kisanduku cha Ongeza kutoka Zilizohifadhiwa.
Onyesho la kabla la PDF, kushiriki na kihariri cha PDF kwa ajili ya kinachotokea baada ya kuhifadhi: kuonyesha kabla, kushiriki na kuboresha PDF.