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Benutzerhandbuch

Der Rechnungseditor: vom leeren Formular zum fertigen PDF

Erstellen Sie eine vollständige Rechnung in Invoice Flow: Kunde und Daten wählen, Arbeits- und Materialpositionen mit Steuer anlegen, Rabatt setzen, Fotos anhängen und unterschreiben.

Aktualisiert: 2026-09-09

Der Rechnungseditor ist der Bildschirm, auf dem Sie die meiste Zeit verbringen werden. Jede Rechnung und jedes Angebot in Invoice Flow wird hier erstellt und geändert: wer abgerechnet wird, was geliefert wurde, was es kostet, welche Steuer gilt und was der Kunde unten auf der Seite gedruckt sehen soll. Diese Anleitung führt vom oberen Ende des Formulars bis zum fertigen PDF durch den Editor, anhand eines Beispiels aus der Praxis: Ashworth Electrical Services in Leeds stellt einem Hausbesitzer die Neuverkabelung einer Küche in Rechnung, mit sechzehn Arbeitsstunden, Kabel, Steckdosen und einem Prüfzertifikat auf einem einzigen Dokument.

Was Sie auf dem Bildschirm sehen

Öffnen Sie den Tab Dokumente (Documents), tippen Sie auf die Schaltfläche Neu (New) und wählen Sie im Blatt Dokumenttyp wählen (Choose document type) den Eintrag Rechnung (Invoice). Der Editor öffnet sich mit dem Titel Neue Rechnung (New Invoice) und der Aktion Entwurf speichern (Save Draft) in der oberen Leiste. Öffnen Sie einen vorhandenen Entwurf aus seiner Detailansicht, erscheint dasselbe Formular mit dem Titel Rechnung bearbeiten (Edit Invoice).

Das Formular ist eine einzige lange, scrollbare Seite. Von oben nach unten finden Sie:

Bildschirm Neue Rechnung der Invoice Flow App mit dem Geschäftsprofil Ashworth Electrical Services, der Rechnungsnummer ASH-2026-0118, einer leeren Kundenauswahl, Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum, der GBP-Währungskarte und einem leeren Abschnitt Positionen
Eine neue Rechnung enthält bereits das Profil, die nächste Nummer, das heutige Datum, ein Fälligkeitsdatum in 30 Tagen und die Profilwährung.

So richten Sie den Kopf ein: Kunde, Nummer, Daten und Währung

  1. Tippen Sie auf die Karte Kunde und wählen Sie den Kunden im Dialog Kunde auswählen. Ist die Person neu, nutzen Sie die Zeile Neuen Kunden hinzufügen (Add New Client) unten im selben Dialog; das Kundenformular öffnet sich, und anschließend kehren Sie zur Rechnung zurück.
  2. Prüfen Sie die Karte Rechnungsnummer. Die Nummer wird aus dem Nummernkreis Ihres Profils gebildet (bei Ashworth ASH-2026-0118). Brauchen Sie eine andere Nummer, tippen Sie auf die Karte, geben den neuen Wert im Dialog Rechnungsnummer ein und drücken Speichern. Danach erscheint ein Zurücksetzen-Symbol (Auf automatisch zurücksetzen, Reset to auto), mit dem Sie zur automatischen Nummerierung zurückkehren.
  3. Tippen Sie auf Ausgestellt, um das Ausstellungsdatum zu ändern, und auf Fällig, um die Zahlungsfrist festzulegen. Beide öffnen eine Kalenderauswahl.
  4. Tippen Sie nur dann auf Rechnungswährung, wenn die Rechnung in einer anderen Währung als der Profilvorgabe ausgestellt werden soll. Die Positionspreise, die Sie danach eingeben, gelten in dieser Währung.
  5. Optional tippen Sie auf Projekte und wählen ein Projekt, damit die Rechnung in dessen Summen einfließt.

Hat Ihr Profil mehr als einen Nummernkreis derselben Art, erscheint oberhalb der Nummer eine zusätzliche Karte Rechnungsnummernkreise (Invoice Series), in der Sie den gewünschten Kreis wählen. Der Nummernkreis lässt sich nicht mehr ändern, sobald das Dokument existiert; stattdessen würden Sie ein neues anlegen.

So fügen Sie Arbeit und Material als Positionen hinzu

Jede Position hat eine Beschreibung (Artikel, Item), eine Menge (Menge, Qty), einen Einzelpreis (Preis, Price) und einen Steuersatz (%). Es gibt vier Wege, eine Position anzulegen, je einen Chip unter der Überschrift Positionen:

ChipWas er tut
Produkt / Dienstleistung (Product / Service)Öffnet Aus gespeicherten hinzufügen (Add from Saved) mit Ihrer Produkt- und Preisbibliothek. Beim Antippen einer Zeile werden Name, Einheit, Preis und Standardsteuersatz übernommen.
Zeit (Time)Öffnet Zeiteinträge hinzufügen (Add Time Entries) mit gestoppten, noch nicht abgerechneten Zeiteinträgen des gewählten Kunden. Jeder angehakte Eintrag wird zu einer Position mit Stunden als Menge und dem Stundensatz des Eintrags als Preis.
Ausgaben (Expenses)Öffnet Ausgaben hinzufügen (Add Expenses) mit abrechenbaren, noch nicht abgerechneten Ausgaben des Kunden. Jede wird zu einer Position mit Menge 1 und dem Ausgabenbetrag als Preis.
Benutzerdefiniert (Custom)Fügt eine leere Karte hinzu, die Sie von Hand ausfüllen.
  1. Tippen Sie auf Produkt / Dienstleistung. Der Dialog Aus gespeicherten hinzufügen listet jeden gespeicherten Artikel mit seinem Preis in der Rechnungswährung und seiner Einheit (Stück, Stunde, Tag, Projekt oder Dienstleistung).
  2. Tippen Sie auf Labour - qualified electrician. Eine neue Karte erscheint kurz hervorgehoben am Ende der Liste, und die Seite scrollt dorthin.
  3. Ändern Sie Menge von 1 auf die geleisteten Stunden, zum Beispiel 16. Der Betrag im Kartenkopf aktualisiert sich sofort.
  4. Wiederholen Sie das für Material: Kabeltrommeln, Steckdosen, den Herdschalter, RCBOs. Für Artikel, die Sie nie gespeichert haben, tippen Sie auf Benutzerdefiniert und geben Beschreibung und Preis direkt ein, wie Ashworth es für „Waste removal and making good“ tut.
  5. Existiert ein gespeichertes Produkt noch nicht, nutzen Sie die letzte Zeile des Dialogs, Neuen Artikel anlegen (Create New Item), um es in einem Schritt in der Bibliothek zu speichern und hinzuzufügen.
Dialog Aus gespeicherten hinzufügen der Invoice Flow App mit den gespeicherten Sätzen und Materialien eines Elektrikers, etwa Labour - qualified electrician zu 42 Pfund pro Stunde und Double socket, brushed steel zu 14,20 Pfund pro Stück
Der Bibliotheksdialog zeigt jeden gespeicherten Artikel mit Preis und Einheit, sodass Sie ihn mit einem Tipp hinzufügen können.
Abschnitt Positionen der Invoice Flow App mit Chips Tax presets (GB) für VAT 20%, VAT 5% und VAT 0%, den vier Hinzufügen-Chips und Positionskarten für 16 Stunden Arbeit und eine Kabeltrommel, jeweils mit den Feldern Artikel, Menge, Preis und %
Arbeitspositionen tragen das Abzeichen Zeit, weil ihre Einheit Stunden ist; Materialpositionen aus der Bibliothek zeigen Produkt.

Jede Karte hat links einen Ziehgriff, mit dem Sie die Positionen durch Gedrückthalten umsortieren können; die Reihenfolge auf dem Bildschirm ist die Reihenfolge im PDF. Das rote Schließen-Symbol entfernt eine Position. Das Abzeichen neben der Positionsnummer (Produkt, Dienstleistung, Zeit, Auslagen oder Projekt) wird aus Einheit und Verknüpfungen der Position ermittelt; Sie setzen es nicht von Hand, und es ändert sich, wenn Sie denselben Artikel aus einer anderen Quelle hinzufügen. Die Einheit selbst ist auf der Karte nicht editierbar: Sie stammt aus dem gespeicherten Produkt (oder lautet „item“ bei benutzerdefinierten Positionen, „hour“ bei Zeiteinträgen).

So legen Sie Steuersätze und einen Rabatt fest

  1. Sobald ein Kunde mit hinterlegtem Land gewählt ist, erscheint oberhalb der Hinzufügen-Chips eine Zeile Tax presets (GB): (Steuervorgaben). Tippen Sie auf eine Vorgabe wie VAT 20%, um diesen Satz auf einmal in jede Position zu schreiben; eine kurze Meldung bestätigt „Applied 20% to all items“.
  2. Um nur für eine Position einen anderen Satz zu setzen, tippen Sie ihn in das Feld % dieser Karte ein, oder tippen Sie auf das kleine Hilfesymbol daneben, um das Blatt Steuersatz-Referenz (Tax Rate Reference) zu öffnen, wählen eine Kategorie und drücken Anwenden (Apply) beim vorgeschlagenen Satz.
  3. Scrollen Sie zur Karte Rabatt, geben Sie den Wert ein und wählen Sie % für einen Prozentsatz oder den Währungsumschalter für einen festen Betrag. Ashworth gewährt Stammkunden 5 %.
  4. Lesen Sie die Summenkarte: Zwischensumme (Subtotal), der Rabatt als negative Zeile, MwSt. (Tax) und die fett gedruckte Gesamt-Summe (Total) werden während der Eingabe neu berechnet.
Blatt Steuersatz-Referenz der Invoice Flow App mit einem Hinweis, dass die Werte nur zur Orientierung dienen, United Kingdom mit GBP, einem vorgeschlagenen VAT-Satz von 20,0 % mit Anwenden-Schaltfläche und Chips für Produktkategorien
Das Referenzblatt wählt das Land des Kunden vor und schlägt pro Produktkategorie einen Satz vor; mit einem Tipp übernehmen Sie ihn in die Position.
Rechnungseditor der Invoice Flow App mit der letzten Position, einer Rabattkarte auf 5,0 Prozent, dem ausgeschalteten Schalter Early-payment discount und einer Summenkarte mit Zwischensumme 1.597,50, Rabatt -79,88, Steuer 303,52 und Gesamtsumme 1.821,14 Pfund
Der Rabatt wird vor der Steuer abgezogen, die Steuerzeile wird also auf der reduzierten Basis berechnet.

Das Hammer-Symbol neben den Vorgaben öffnet eine Liste rechtlicher Formulierungen für dieses Land (für Großbritannien den Reverse-Charge-Satz) und hängt die gewählte an das Feld Notizen an.

So hängen Sie Fotos an, unterschreiben und wählen, was gedruckt wird

Die untere Hälfte des Formulars steuert, was der Kunde rund um die Positionstabelle sieht.

  1. Tippen Sie unter Fotoanhänge auf Foto hinzufügen (0/8) (Add Photo) und wählen Sie Kamera (Camera) oder Galerie (Gallery). Ashworth hängt die Großhändlerquittung und das Installationszertifikat an. Miniaturen erscheinen zu viert pro Zeile; das rote Kreuz auf einer Miniatur fragt Foto löschen? (Delete photo?), bevor sie entfernt wird.
  2. Tippen Sie auf Unterschrift. Das Blatt Unterschrift wählen (Select Signature) listet Ihre gespeicherten Unterschriften und bietet Neu zeichnen (Draw new), was ein Zeichenfeld öffnet. Die gewählte Unterschrift erscheint als kleine Vorschau auf der Karte und wird im PDF als autorisierte Unterschrift gedruckt.
  3. Tippen Sie auf Vorlage auswählen, um Design und Farbpalette des PDFs zu ändern (Ashworth nutzt Contractor mit der Palette Charcoal).
  4. Schreiben Sie eine Nachricht an den Kunden in Notizen, zum Beispiel den Auftragsumfang und das Prüfdatum.
  5. Füllen Sie Zahlungsbedingungen von Hand aus, oder tippen Sie auf die Listenschaltfläche daneben (Aus gespeicherten, From saved), um aus In diesem Profil gespeichert (Saved on this profile) oder Integrierte Vorlagen (Built-in presets) zu wählen.
  6. Setzen oder entfernen Sie die Häkchen unter Steuer-IDs auf dieser Rechnung (Tax IDs on this invoice), Adressen auf dieser Rechnung (Addresses on this invoice) und Gespeicherte Zahlungsbedingungen auf dieser Rechnung (Saved payment terms on this invoice), um zu steuern, welche Profildetails auf genau diesem Dokument gedruckt werden.
  7. Drücken Sie Speichern (oder Änderungen speichern). Der Editor schließt sich, und das Dokument erscheint als Entwurf in der Liste.
Rechnungseditor der Invoice Flow App mit der Karte Fotoanhänge mit zwei Quittungsminiaturen und Foto hinzufügen (2/8), der Unterschriftskarte mit Vorschau und dem Namen T. Ashworth, den Karten Zahlungsoptionen und Vorlage auswählen sowie den Feldern Notizen und Zahlungsbedingungen
Anhänge und Unterschrift sitzen zwischen den Summen und den Notizen; die Vorlagenkarte zeigt das aktuelle Design und die Palette.
Unteres Ende des Rechnungseditors der Invoice Flow App mit nicht angehakten Steuer-ID-Kästchen VAT und CRN, einer angehakten Büroadresse, einer angehakten gespeicherten Zahlungsbedingung Bank transfer und der Schaltfläche Änderungen speichern
Nur angehakte Profildetails werden gedruckt; die Freitext-Zahlungsbedingungen darüber sind immer enthalten.

Nach dem Speichern öffnen Sie das Dokument und sehen sich in der Vorschau das erzeugte PDF an. Kopf, Positionstabelle, Rabatt- und Steuerzeilen, Notizen, Unterschrift und angehängte Fotos stammen allesamt aus Ihren Eingaben im Editor.

Von der Invoice Flow App erzeugtes PDF der Rechnung ASH-2026-0117 mit der Vorlage Contractor: Kopf Ashworth Electrical Services Ltd, Empfängerblock für Daniel und Sarah Whitfield, zehn Arbeits- und Materialpositionen mit 20 % Steuer, Zwischensumme 1.597,50, Rabatt -79,88, Steuer 303,52 und Gesamtsumme 1.821,14 Pfund, gefolgt von Notizen
Seite eins der fertigen Rechnung; Unterschrift und die zwei angehängten Fotos werden auf Seite zwei gedruckt.

Regeln und Details

Speichern erfordert einen Kunden und mindestens eine Position. Drücken Sie Speichern ohne Kunden, erscheint „Bitte wählen Sie einen Kunden aus“; ohne Positionen erscheint „Fügen Sie mindestens eine Position hinzu“. Das Feld Artikel jeder Position muss ausgefüllt sein, sonst wird es als Erforderlich (Required) markiert. Existiert überhaupt kein Geschäftsprofil, bricht das Speichern mit „Profil einrichten“ ab.

Speichern erfordert eine aktive Testphase oder ein Pro-Abonnement. Der Editor prüft den Zugang beim Speichern erneut; ist keins von beiden aktiv, gelangen Sie statt zum Speichern zur Bezahlschranke. Alles andere im Editor funktioniert auch ohne, aber nichts wird gespeichert, bis Sie speichern dürfen.

Eine gespeicherte Rechnung ist immer ein Entwurf. Was immer Sie bearbeiten, das Dokument wird mit dem Status Entwurf zurückgeschrieben, und seine Sende- und Zahlungszeitstempel werden gelöscht. Versendete oder bezahlte Dokumente öffnen sich deshalb in einer Nur-Lese-Ansicht (Nur-Ansicht-Modus mit dem Hinweis „Diese Rechnung wurde gesendet. Duplizieren Sie sie, um Änderungen vorzunehmen.“), und Sie würden sie duplizieren, um eine korrigierte Kopie zu erstellen.

Vorgaben für ein neues Dokument: das Standard-Geschäftsprofil und dessen Standard-Nummernkreis; Währung aus dem Nummernkreis, sonst die erste zulässige Währung, sonst die Profilwährung; Ausstellungsdatum heute; Fälligkeit 30 Tage später; Zahlungsbedingungen aus dem Profil kopiert; die erste Steuer-ID angehakt und alle Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Links angehakt; die gespeicherte Standard-Zahlungsbedingung angehakt; die Vorlage Clean mit der Palette Ocean, sofern Sie nichts ändern.

Daten: Der Kalender reicht von 2020 bis 2100. Verschieben Sie das Ausstellungsdatum hinter das aktuelle Fälligkeitsdatum, springt die Fälligkeit auf Ausstellungsdatum plus 30 Tage.

Nummerierung: Nummern sind innerhalb eines Profils eindeutig. Existiert die erzeugte Nummer bereits (etwa nach einer Wiederherstellung), zählt der Editor den Nummernkreis hoch und versucht es erneut, bis zu zehnmal. Der Zähler des Nummernkreises rückt erst nach erfolgreichem Speichern vor, ein abgebrochenes Formular verbraucht also keine Nummer. Eine von Hand eingegebene Nummer bleibt erhalten, bis Sie auf Auf automatisch zurücksetzen tippen.

Rechnen: Jeder Positionsbetrag ist Menge mal Preis, auf zwei Dezimalstellen gerundet; die Positionssteuer ist Betrag mal Satz. Ein prozentualer Rabatt wird in einen Betrag umgerechnet, und ein Rabatt über der Zwischensumme wird auf die Zwischensumme begrenzt. Die Steuer wird dann im Verhältnis der rabattierten zur vollen Zwischensumme skaliert, sodass Steuer auf das erhoben wird, was der Kunde tatsächlich zahlt. Lässt sich eine Menge nicht auswerten, gilt 1, ein Preis fällt auf 0 zurück.

Steuervorgabe-Chips wenden den Satz auf jede vorhandene Position an, nicht auf danach hinzugefügte; fügen Sie zuerst die Positionen hinzu und tippen dann auf den Chip, oder setzen Sie den Satz pro Position.

Zeiteinträge und Ausgaben, die über die Chips Zeit und Ausgaben hinzugefügt werden, werden beim ersten Speichern einer neuen Rechnung als abgerechnet markiert und verschwinden aus den Auswahldialogen späterer Rechnungen. Diese Markierung geschieht nur beim Anlegen, nicht beim Bearbeiten einer vorhandenen Rechnung. Laufende Timer und bereits abgerechnete Einträge erscheinen nie.

Fotos: bis zu acht pro Dokument. Sie werden auf 1200 Pixel an der langen Kante verkleinert und in den eigenen Speicher der App kopiert, sodass das Löschen des Originals aus der Galerie die Rechnung nicht beeinflusst.

Skonto (Early-payment discount): Dieser Schalter (nur bei Rechnungen) ändert die Gesamtsumme nicht. Er druckt ein Angebot wie „innerhalb von 7 Tagen zahlen und 2 % abziehen“, mit der Profil- oder Kundenvorgabe oder den manuellen Werten, die Sie nach dem Einschalten eingeben.

Benutzerdefinierte Felder: Der Editor hat kein separates Formular für benutzerdefinierte Felder. Zusätzliche Referenzen wie eine Bestellnummer oder eine Auftragsreferenz gehören in die Notizen oder in eine benutzerdefinierte Position mit Preis null.

Formular verlassen: Beim Zurückgehen mit ungespeicherten Änderungen erscheint der Dialog Ungespeicherte Änderungen (Unsaved Changes) mit Bleiben (Stay) und Verlassen (Leave). Die Prüfung reagiert auf eingetippte Notizen, Bedingungen, den Rabatt, Kunden, Nummernkreis, Währung und hinzugefügte Positionen; wird nur ein Datum, eine Menge, ein Preis, die Vorlage oder die Unterschrift geändert, löst das nicht aus, speichern Sie also bewusst.

Das Bearbeiten eines Dokuments führt eine Historie: Beim ersten Bearbeiten wird die Originalversion als Schnappschuss gespeichert, und jedes spätere Speichern hält fest, welche Felder sich geändert haben. Speichern ohne Änderung zeichnet nichts auf.

Tipps

Speichern Sie Ihre Stundensätze und gängigen Materialien als Produkte mit korrekter Einheit und Steuersatz. Das Hinzufügen einer Position braucht dann zwei Tipps, und die Mehrwertsteuer stimmt bereits; Sie passen nur noch die Menge an.
Geben Sie Stundenarbeit in der Produktbibliothek die Einheit „hour“. Die Position zeigt das Abzeichen Zeit, und die Menge im PDF liest sich ganz natürlich als Stunden, ohne dass Sie die Zeiterfassung brauchen.
Tippen Sie auf den Betrag im Kopf einer Positionskarte, um die Währungsauswahl zu öffnen, ohne zum Formularanfang zurückzuscrollen. Das ist praktisch, wenn Sie mittendrin merken, dass der Auftrag in einer anderen Währung abgerechnet werden sollte.
Gehört eine Lieferantenquittung oder ein Zertifikat zur Rechnung, hängen Sie es als Foto an, statt es in den Notizen zu beschreiben. Es wird auf einer eigenen Seite nach der Unterschrift gedruckt und bleibt in Sicherungen beim Dokument.

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