Ръководство

Редакторът на фактури: от празна форма до готов PDF

Създайте пълна фактура в Invoice Flow: изберете клиент и дати, добавете редове за труд и материали с данък, задайте отстъпка, прикачете снимки и подпишете.

Обновено: 2026-09-09

Редакторът на фактури е екранът, в който ще прекарвате най-много време. Всяка фактура и всяка оферта в Invoice Flow се създава и променя тук: кой се фактурира, какво е доставено, колко струва, какъв данък се прилага и какво трябва да види клиентът, отпечатано в долната част на страницата. Това ръководство преминава през редактора от върха на формата до готовия PDF, използвайки реален пример: Ashworth Electrical Services в Лийдс фактурира собственик на дом за подмяна на електроинсталация в кухня, с шестнадесет часа труд, кабел, контакти и сертификат, всичко на един документ.

Какво виждате на екрана

Отворете раздела Документи, докоснете бутона Нов и изберете Фактура от листа Изберете тип документ. Редакторът се отваря със заглавие Нова фактура и действие Запази черновата в горната лента. Отварянето на съществуваща чернова от нейния екран с подробности показва същата форма със заглавие Редактирай фактура.

Формата е една дълга прелистваща се страница. Отгоре надолу ще намерите:

Бизнес профил с профила, който ще се появи като подател. Ако управлявате повече от един профил, тази карта отваря диалог Изберете профил; с един профил тя е само за преглед. Малката икона за затваряне (Скрий от тази фактура) само скрива картата, докато работите; профилът остава прикачен.
Номер на фактура, вече генериран от вашата серия за номериране. Докоснете го, за да въведете собствен номер.
Клиент, показващ Изберете клиент, докато не изберете някого.
Проекти, показващ Не е посочено, освен ако не свържете документа с проект.
Две полета с дати, Издадена и Краен срок.
Валута на фактурата, предварително попълнена от серията или профила.
Секцията Редове с чипове за добавяне, чипове с готови данъчни ставки (щом бъде избран клиент с известна държава) и по една карта за всеки ред.
Отстъпка, Early-payment discount и картата със сумите.
Език на фактура, Снимки прикачения, Подпис, Опции за плащане и Изберете шаблон.
Бележки, Условия на плащане, след това списъци с отметки за детайли от профила за отпечатване, и накрая бутонът Запази на цяла ширина (Запази промените при редактиране).

Нова фактура вече носи профила, следващия номер, днешната дата, краен срок след 30 дни и валутата по подразбиране на профила.

Как да настроите заглавната част: клиент, номер, дати и валута

Докоснете картата Клиент и изберете клиента от диалога Изберете клиент. Ако лицето е ново, използвайте реда Добави нов клиент в долната част на същия диалог; формата за клиент се отваря и се връщате обратно към фактурата след това.
Проверете картата Номер на фактура. Номерът се изчислява от серията за номериране на профила ви (за Ashworth, ASH-2026-0118). Ако ви трябва различен номер, докоснете картата, въведете новата стойност в диалога Номер на фактура и натиснете Запази. Тогава се появява икона за нулиране (Нулиране към авто), за да се върнете към автоматична номерация.
Докоснете Издадена, за да смените датата на издаване, и Краен срок, за да зададете срока за плащане. Двете отварят избирач на календар.
Докоснете Валута на фактурата само ако фактурата трябва да е в различна от валутата по подразбиране на профила ви. Цените на редовете, които въвеждате след това, са в тази валута.
Незадължително докоснете Проекти и изберете проект, така че фактурата да се брои към сумите на този проект.

Ако профилът ви има повече от една серия за номериране от същия вид, над номера се появява допълнителна карта Серии за номериране, за да изберете от коя серия да теглите. Серията не може да бъде сменена, след като документът съществува; вместо това бихте създали нова фактура.

Как да добавите труд и материали като редове

Всеки ред има описание (Артикул), количество (Кол-во), единична цена (Цена) и данъчна ставка (%). Има четири начина за създаване на ред, по един за всеки чип под заглавието Редове:

Чип	Какво прави
Продукт / услуга	Отваря Добави от запазени с вашата библиотека продукти и ставки. Избирането на ред копира името, единицата, цената и данъчната ставка по подразбиране.
Време	Отваря Добавяне на времеви записи със спрени, все още нефактурирани времеви записи за избрания клиент. Всеки отметнат запис става ред с часовете като количество и часовата ставка на записа като цена.
Разходи	Отваря Добавяне на разходи с фактурируеми, все още нефактурирани разходи за клиента. Всеки става ред с количество 1 и сумата на разхода като цена.
По избор	Добавя празна карта, която попълвате ръчно.

Докоснете Продукт / услуга. Диалогът Добави от запазени изброява всеки запазен артикул с цената му във валутата на фактурата и неговата единица (Брой, Час, Ден, Проект или Услуга).
Докоснете Labour - qualified electrician. Нова карта се появява в долната част на списъка, за момент подчертана, и страницата превърта до нея.
Променете Кол-во от 1 на отработените часове, например 16. Сумата в заглавието на картата се обновява веднага.
Повторете за материалите: барабани с кабел, контакти, ключа за печката, RCBO предпазителите. За артикули, които никога не сте запазвали, докоснете По избор и въведете описанието и цената директно, както прави Ashworth за "Waste removal and making good".
Ако запазен продукт все още не съществува, използвайте последния ред на диалога, Създай нов елемент, за да го запазите в библиотеката и да го добавите в една стъпка.

Invoice Flow app Add from Saved dialog listing an electrician's saved rates and materials such as Labour - qualified electrician at 42 pounds per hour and Double socket, brushed steel at 14.20 pounds per piece — Диалогът на библиотеката показва всеки запазен артикул с цената и единицата му, за да го добавите с едно докосване.

Invoice Flow app Line Items section with Tax presets (GB) chips for VAT 20%, VAT 5% and VAT 0%, the four add chips and line item cards for labour at 16 hours and a cable drum, each with Item, Qty, Price and % fields — Редовете за труд носят значка Време, защото единицата им е часове; редовете за материали от библиотеката показват Продукт.

Всяка карта има манипулатор за влачене отляво, така че можете да преподредите редовете, като натиснете и задържите манипулатора; редът, който виждате, е редът, отпечатан на PDF документа. Червената икона за затваряне премахва ред. Значката до номера на реда (Продукт, Услуга, Време, Разход или Проект) се извежда от единицата и връзките на реда; тя не е нещо, което задавате ръчно, и се променя, ако добавите същия артикул от друг източник. Самата единица не е редактируема на картата: тя идва от запазения продукт (или е “брой” за редове по избор, “час” за времеви записи).

Как да зададете данъчни ставки и отстъпка

Щом бъде избран клиент с държава на досие, се появява ред Готови данъчни ставки (GB): над чиповете за добавяне. Докоснете готова стойност, например VAT 20%, за да запишете тази ставка във всеки ред наведнъж; кратко съобщение потвърждава "Applied 20% to all items".
За да зададете различна ставка само на един ред, въведете я в полето % на тази карта, или докоснете малката икона за помощ до него, за да отворите листа Справочник за данъчни ставки, изберете категория и натиснете Приложи върху предложената ставка.
Превъртете до картата Отстъпка, въведете стойността и изберете % за процент или превключвателя за валута за фиксирана сума. Ashworth дава на постоянни клиенти 5%.
Прочетете картата със сумите: Подсума, отстъпката показана като отрицателен ред, Данък и получерата Общо се преизчисляват, докато въвеждате.

Invoice Flow app Tax Rate Reference bottom sheet showing a reference-only warning, United Kingdom with GBP, a suggested VAT rate of 20.0% with an Apply button and product category chips — Справочният лист предварително избира държавата на клиента и предлага ставка за всяка категория продукти; приложете я на реда с едно докосване.

Invoice Flow app invoice editor showing the last line item, a Discount card set to 5.0 percent, the Early-payment discount switch set to off and a totals card with subtotal 1,597.50, discount -79.88, tax 303.52 and total 1,821.14 pounds — Отстъпката се приспада преди данъка, затова редът с данъка се изчислява върху намалената база.

Иконата на чукче до готовите ставки отваря списък с правен текст за тази държава (за Обединеното кралство — изречението за обратно начисляване) и добавя избраното от вас към полето Бележки.

Как да прикачите снимки, да подпишете и да изберете какво да се отпечата

Долната половина на формата контролира какво вижда клиентът около таблицата с редовете.

В Снимки прикачения докоснете Add Photo (0/8) и изберете Камера или Галерия. Ashworth прикачва касовата бележка от доставчика и сертификата за инсталация. Миниатюрите се появяват по четири на ред; червеният кръст на миниатюра пита Изтриване на снимката?, преди да я премахне.
Докоснете Подпис. Листът Изберете подпис изброява запазените ви подписи и предлага Нарисувай нов, който отваря плоскост за рисуване. Избраният подпис се показва като малък преглед на картата и се отпечатва на PDF документа като упълномощен подпис.
Докоснете Изберете шаблон, за да смените PDF дизайна и цветовата палитра (Ashworth използва Contractor с антрацитната палитра).
Въведете съобщение за клиента в Бележки, например обхвата на работата и датата на теста.
Попълнете Условия на плащане ръчно, или докоснете бутона със списъка (От запазените) до него, за да изберете от Запазено в този профил или Вградени шаблони.
Отметнете или премахнете отметките под Данъчни номера в тази фактура, Адреси в тази фактура и Запазени условия на плащане в тази фактура, за да контролирате кои данни от профила се отпечатват на този конкретен документ.
Натиснете Запази (или Запази промените). Редакторът се затваря и документът се появява в списъка като чернова.

Invoice Flow app invoice editor showing the Photo Attachments card with two receipt thumbnails and Add Photo (2/8), the Signature card with a preview and the name T. Ashworth, the Payment Options and Select Template cards and the Notes and Payment Terms fields — Прикачените файлове и подписът стоят между сумите и бележките; картата на шаблона показва текущия дизайн и палитра.

Invoice Flow app bottom of the invoice editor with unchecked VAT and CRN tax ID boxes, a checked Office address, a checked Bank transfer saved payment term and the Save Changes button — Отпечатват се само отметнатите данни от профила; свободният текст на Условия на плащане отгоре винаги е включен.

След запазването отворете документа и използвайте прегледа, за да видите генерирания PDF. Заглавната част, таблицата с редовете, редовете за отстъпка и данък, бележките, подписът и прикачените снимки — всичко идва от това, което сте въвели в редактора.

Invoice Flow app generated PDF of invoice ASH-2026-0117 on the Contractor template: Ashworth Electrical Services Ltd header, bill-to block for Daniel and Sarah Whitfield, ten labour and material lines with 20% tax, subtotal 1,597.50, discount -79.88, tax 303.52 and total 1,821.14 pounds, followed by notes — Първа страница на готовата фактура; подписът и двете прикачени снимки се отпечатват на втора страница.

Правила и подробности

Запазването изисква клиент и поне един ред. Натискането на Запази без клиент показва “Please select a client”; без редове показва “Add at least one line item”. Полето Артикул на всеки ред трябва да е попълнено, иначе се отбелязва като Задължително. Ако изобщо не съществува бизнес профил, запазването спира с “Set up profile”.

Запазването изисква активен пробен период или Pro абонамент. Редакторът проверява достъпа отново при запазване; ако нито едното не е активно, попадате в екрана за надграждане вместо запазването да се случи. Всичко останало в редактора работи без него, но нищо не се записва, докато не можете да запазите.

Стойности по подразбиране за нов документ: бизнес профилът по подразбиране и неговата серия по подразбиране; валута от серията, иначе първата разрешена валута, иначе валутата на профила; дата на издаване днес; краен срок 30 дни по-късно; условия на плащане, копирани от профила; първият данъчен номер отметнат и всички адреси, телефонни номера, имейли и връзки отметнати; запазеното условие на плащане по подразбиране отметнато; шаблонът Clean с палитрата Ocean, освен ако не го промените.

Дати: календарът обхваща 2020 до 2100. Ако преместите датата на издаване след текущия краен срок, крайният срок скача на дата на издаване плюс 30 дни.

Номериране: номерата са уникални в рамките на профил. Ако генерираният номер вече съществува (например след възстановяване), редакторът увеличава серията и опитва отново, до десет пъти. Броячът на серията напредва само след успешно запазване, така че изоставянето на форма не изразходва номер. Ръчно въведен номер се запазва, докато не докоснете Нулиране към авто.

Аритметика: сумата на всеки ред е количество по цена, закръглено до два десетични знака; данъкът на реда е сума по ставка. Процентна отстъпка се преобразува в сума, а отстъпка, по-голяма от подсумата, се ограничава до подсумата. След това данъкът се мащабира по съотношението на намалената подсума към пълната подсума, така че данъкът се начислява върху това, което клиентът действително плаща. Ако количество не може да бъде разчетено, се връща на 1, а цена — на 0.

Готовите чипове с данъчни ставки прилагат ставката към всеки съществуващ ред, не към редове, добавени по-късно; добавете редовете първо, после докоснете чипа, или задайте ставката за всеки ред поотделно.

Времевите записи и разходите, добавени чрез чиповете Време и Разходи, се маркират като фактурирани, когато нова фактура бъде запазена за първи път, и изчезват от избирачите при следващи фактури. Това маркиране се случва само при създаване, не при редактиране на съществуваща фактура. Работещи таймери и вече фактурирани записи никога не се появяват.

Снимки: до осем на документ. Те се преоразмеряват до 1200 пиксела по дългата страна и се копират в собственото хранилище на приложението, така че изтриването на оригинала от галерията не засяга фактурата.

Early-payment discount: този превключвател (само за фактури) не променя общата сума. Той отпечатва предложение като “платете в рамките на 7 дни и приспаднете 2%”, използвайки стойността по подразбиране на профила или клиента, или ръчните стойности, които въвеждате, след като го включите.

Персонализирани полета: редакторът няма отделна форма за персонализирани полета. Допълнителни референции, като номер на поръчка за покупка или референция за задача, отиват в Бележки или в ред по избор с нулева цена.

Излизане от формата: връщането назад с незапазени промени показва диалог Незапазени промени с Останете и Излезте. Проверката реагира на въведени бележки, условия, отстъпка, клиент, серия, валута и добавени редове; промяната само на дата, количество, цена, шаблон или подпис не я задейства, затова запазвайте съзнателно.

Редактирането на документ поддържа история: първия път, когато редактирате, оригиналната версия се запазва като снимка, а всяко следващо запазване записва кои полета са се променили. Запазването без никаква промяна не записва нищо.

Съвети

Запазете вашите ставки за труд и обичайните материали като продукти с правилната единица и данъчна ставка. Добавянето на ред тогава отнема две докосвания и ДДС вече е правилен; коригирате само количеството.

Дайте на почасовата работа единица "час" в библиотеката с продукти. Редът показва значка Време и количеството в PDF документа звучи естествено като часове, без да ви е необходим проследяващият времето инструмент.

Докоснете сумата в заглавието на карта с ред, за да отворите избирача на валута без превъртане обратно до върха на формата. Това е удобно, когато осъзнаете по средата, че задачата трябва да бъде фактурирана в друга валута.

Ако касова бележка от доставчик или сертификат принадлежи към фактурата, прикачете го като снимка, вместо да го описвате в бележките. Тя се отпечатва на своя собствена страница след подписа и остава с документа в резервните копия.

Свързани ръководства

Клиенти, категории и групи за настройването на клиентите, които фактурирате, и тяхната държава, която задвижва готовите данъчни ставки.
Продукти и инвентар за библиотеката зад диалога Добави от запазени.
Преглед, споделяне и редактор на PDF за това какво се случва след запазването: преглед, споделяне и дообработка на PDF документа.