Brukerveiledning

Fakturaeditoren: fra tomt skjema til ferdig PDF

Lag en komplett faktura i Invoice Flow: velg kunde og datoer, legg til arbeid og materiell med MVA, sett rabatt, legg ved bilder og signer.

Oppdatert: 2026-09-09

Fakturaeditoren er skjermbildet du kommer til å tilbringe mest tid i. Hver faktura og hvert tilbud i Invoice Flow opprettes og endres her: hvem som faktureres, hva som er levert, hva det koster, hvilken avgift som gjelder, og hva kunden skal se trykt nederst på siden. Denne veiledningen går gjennom editoren fra toppen av skjemaet til ferdig PDF, med et eksempel fra virkeligheten: Ashworth Electrical Services i Leeds fakturerer en huseier for omlegging av kjøkkenanlegget, med seksten timers arbeid, kabel, stikkontakter og et samsvarsbevis, alt på ett dokument.

Dette ser du på skjermen

Åpne fanen Dokumenter, trykk på knappen Ny og velg Faktura i arket Velg dokumenttype. Editoren åpnes med tittelen Ny faktura og handlingen Lagre kladd i topplinjen. Åpner du en eksisterende kladd fra detaljskjermen, får du det samme skjemaet med tittelen Rediger faktura.

Skjemaet er én lang, rullbar side. Fra topp til bunn finner du:

Forretningsprofil med profilen som vises som avsender. Har du mer enn én profil, åpner dette kortet dialogen Velg profil; med bare én profil er det skrivebeskyttet. Det lille lukkeikonet (Skjul fra denne fakturaen) skjuler kun kortet mens du jobber; profilen forblir tilknyttet.
Fakturanummer, allerede generert fra nummerserien din. Trykk på det for å skrive inn ditt eget nummer.
Kunde, som viser Velg kunde til du velger noen.
Prosjekter, som viser Ikke angitt med mindre du knytter dokumentet til et prosjekt.
To datofelt, Utstedt og Forfaller.
Fakturavaluta, forhåndsutfylt fra serien eller profilen.
Seksjonen Fakturalinjer med chips for å legge til linjer, chips for avgiftssatser (så snart en kunde med kjent land er valgt) og ett kort per linje.
Rabatt, Early-payment discount og totalkortet.
Fakturaspråk, Bildevedlegg, Signatur, Betalingsalternativer og Velg mal.
Notater, Betalingsbetingelser, deretter avkrysningslister over profildetaljer som skal skrives ut, og til slutt knappen Lagre i full bredde (Lagre endringer ved redigering).

En ny faktura har allerede med seg profilen, neste nummer, dagens dato, en forfallsdato 30 dager fram og profilvalutaen.

Slik setter du opp hodet: kunde, nummer, datoer og valuta

Trykk på kortet Kunde (Client) og velg kunden i dialogen Velg kunde (Select client). Er personen ny, bruker du raden Legg til ny kunde (Add New Client) nederst i samme dialog; kundeskjemaet åpnes, og du kommer tilbake til fakturaen etterpå.
Kontroller kortet Fakturanummer (Invoice Number). Nummeret genereres fra nummerserien til profilen din (for Ashworth ASH-2026-0118). Trenger du et annet nummer, trykker du på kortet, skriver den nye verdien i dialogen Fakturanummer og trykker Lagre (Save). Da vises et tilbakestillingsikon (Tilbakestill til auto) slik at du kan gå tilbake til automatisk nummerering.
Trykk på Utstedt (Issued) for å endre utstedelsesdatoen og Forfaller (Due) for å sette betalingsfristen. Begge åpner en kalendervelger.
Trykk på Fakturavaluta (Invoice Currency) bare dersom fakturaen skal være i en annen valuta enn profilstandarden. Linjeprisene du skriver inn etterpå, er i den valutaen.
Trykk eventuelt på Prosjekter (Projects) og velg et prosjekt, slik at fakturaen teller med i prosjektets totaler.

Har profilen din mer enn én nummerserie av samme type, vises et ekstra kort Fakturaserier over nummeret slik at du kan velge hvilken serie det skal hentes fra. Serien kan ikke endres etter at dokumentet finnes; da oppretter du heller et nytt.

Slik legger du til arbeid og materiell som fakturalinjer

Hver linje har en beskrivelse (Vare), et antall (Ant.), en enhetspris (Pris) og en avgiftssats (%). Det finnes fire måter å opprette en linje på, én per chip under overskriften Fakturalinjer:

Chip	Hva den gjør
Produkt / Tjeneste	Åpner Legg til fra lagrede med biblioteket ditt over produkter og satser. Velger du en rad, kopieres navn, enhet, pris og standard avgiftssats.
Tid	Åpner Legg til timeregistreringer med stoppede timeregistreringer for den valgte kunden som ennå ikke er fakturert. Hver avkrysset registrering blir en linje med timer som antall og registreringens timepris som pris.
Utgifter	Åpner Legg til utgifter med fakturerbare utgifter for kunden som ennå ikke er fakturert. Hver blir en linje med antall 1 og utgiftsbeløpet som pris.
Egendefinert	Legger til et tomt kort som du fyller ut for hånd.

Trykk på Produkt / Tjeneste (Product / Service). Dialogen Legg til fra lagrede (Add from Saved) lister hver lagrede vare med prisen i fakturavalutaen og enheten (Stk., Time, Dag, Prosjekt eller Tjeneste).
Trykk på Labour - qualified electrician. Et nytt kort dukker opp nederst i listen, kortvarig uthevet, og siden ruller ned til det.
Endre Ant. (Qty) fra 1 til antall timer som er jobbet, for eksempel 16. Beløpet i kortoverskriften oppdateres umiddelbart.
Gjenta for materiell: kabeltromler, stikkontakter, komfyrbryteren, jordfeilautomater. For varer du aldri har lagret, trykker du på Egendefinert (Custom) og skriver beskrivelsen og prisen direkte, slik Ashworth gjør for «Waste removal and making good».
Finnes ikke et lagret produkt ennå, bruker du den nederste raden i dialogen, Lag ny vare (Create New Item), for å lagre det i biblioteket og legge det til i én operasjon.

Dialogen Legg til fra lagrede i Invoice Flow-appen med en elektrikers lagrede satser og materiell, som Labour - qualified electrician til 42 pund per time og Double socket, brushed steel til 14,20 pund per stykk — Biblioteksdialogen viser hver lagrede vare med pris og enhet, så du kan legge den til med ett trykk.

Seksjonen Fakturalinjer i Invoice Flow-appen med chips for avgiftssatser (GB) for VAT 20 %, VAT 5 % og VAT 0 %, de fire chipsene for å legge til linjer og linjekort for arbeid på 16 timer og en kabeltrommel, hver med feltene Vare, Ant., Pris og % — Arbeidslinjer får merket Tid fordi enheten er timer; materiellinjer fra biblioteket viser Produkt.

Hvert kort har et draghåndtak til venstre, så du kan endre rekkefølgen på linjene ved å trykke og holde på håndtaket; rekkefølgen du ser, er rekkefølgen som skrives ut på PDF-en. Det røde lukkeikonet fjerner en linje. Merket ved siden av linjenummeret (Produkt, Tjeneste, Tid, Utgift eller Prosjekt) utledes av enheten og koblingene til linjen; det er ikke noe du setter for hånd, og det endres hvis du legger til samme vare fra en annen kilde. Selve enheten kan ikke redigeres på kortet: den kommer fra det lagrede produktet (eller er «item» for egendefinerte linjer og «hour» for timeregistreringer).

Slik setter du avgiftssatser og rabatt

Så snart en kunde med registrert land er valgt, vises raden Tax presets (GB): over chipsene for å legge til linjer. Trykk på en forhåndsinnstilling som VAT 20% for å skrive den satsen inn i alle linjer på én gang; en kort melding bekrefter «Applied 20% to all items».
Vil du sette en annen sats på bare én linje, skriver du den inn i kortets %-felt, eller du trykker på det lille hjelpeikonet ved siden for å åpne arket Skattesatsreferanse (Tax Rate Reference), velger en kategori og trykker Bruk (Apply) på den foreslåtte satsen.
Rull til kortet Rabatt (Discount), skriv inn verdien og velg % for prosent eller valutabryteren for et fast beløp. Ashworth gir faste kunder 5 %.
Les totalkortet: Delsum (Subtotal), rabatten vist som en negativ linje, MVA (Tax) og den uthevede Totalt (Total) regnes om mens du skriver.

Bunnarket Skattesatsreferanse i Invoice Flow-appen med en advarsel om at det kun er veiledende, Storbritannia med GBP, en foreslått MVA-sats på 20,0 % med en Bruk-knapp og chips for produktkategorier — Referansearket forhåndsvelger kundens land og foreslår en sats per produktkategori; bruk den på linjen med ett trykk.

Fakturaeditoren i Invoice Flow-appen med den siste fakturalinjen, et rabattkort satt til 5,0 prosent, bryteren for Early-payment discount slått av og et totalkort med delsum 1 597,50, rabatt −79,88, MVA 303,52 og totalt 1 821,14 pund — Rabatten trekkes fra før avgift, så avgiftslinjen beregnes på det reduserte grunnlaget.

Klubbeikonet ved siden av forhåndsinnstillingene åpner en liste med juridiske formuleringer for landet (for Storbritannia setningen om omvendt avgiftsplikt) og legger den du velger, til i feltet Notater.

Slik legger du ved bilder, signerer og velger hva som skrives ut

Den nedre halvdelen av skjemaet styrer hva kunden ser rundt tabellen med linjer.

Under Bildevedlegg (Photo Attachments) trykker du på Legg til bilde (0/8) (Add Photo) og velger Kamera (Camera) eller Galleri (Gallery). Ashworth legger ved kvitteringen fra grossisten og samsvarsbeviset. Miniatyrbildene vises fire per rad; det røde krysset på et miniatyrbilde spør Slette bilde? før det fjernes.
Trykk på Signatur (Signature). Arket Velg signatur (Select Signature) lister de lagrede signaturene dine og tilbyr Tegn ny (Draw new), som åpner en tegneflate. Den valgte signaturen vises som en liten forhåndsvisning på kortet og skrives ut på PDF-en som den autoriserte signaturen.
Trykk på Velg mal (Select Template) for å bytte PDF-design og fargepalett (Ashworth bruker Contractor med den koksgrå paletten).
Skriv en eventuell melding til kunden i Notater (Notes), for eksempel omfanget av jobben og testdatoen.
Fyll ut Betalingsbetingelser (Payment Terms) for hånd, eller trykk på listeknappen (Fra lagrede) ved siden for å velge fra Lagret i denne profilen eller Innebygde forhåndsinnstillinger.
Kryss av eller fjern avkryssingen i boksene under Skatte-IDer på denne fakturaen, Adresser på denne fakturaen og Lagrede betalingsbetingelser på denne fakturaen for å styre hvilke profildetaljer som skrives ut på akkurat dette dokumentet.
Trykk Lagre (eller Lagre endringer). Editoren lukkes, og dokumentet dukker opp i listen som en kladd.

Fakturaeditoren i Invoice Flow-appen med kortet Bildevedlegg med to kvitteringsminiatyrer og Legg til bilde (2/8), signaturkortet med forhåndsvisning og navnet T. Ashworth, kortene Betalingsalternativer og Velg mal samt feltene Notater og Betalingsbetingelser — Vedlegg og signatur ligger mellom totalene og notatene; malkortet viser gjeldende design og palett.

Nederste del av fakturaeditoren i Invoice Flow-appen med uavkryssede bokser for MVA- og CRN-skatte-IDer, en avkrysset kontoradresse, en avkrysset lagret betalingsbetingelse for bankoverføring og knappen Lagre endringer — Bare avkryssede profildetaljer skrives ut; fritekstfeltet Betalingsbetingelser over er alltid med.

Når fakturaen er lagret, åpner du dokumentet og bruker forhåndsvisningen for å se den genererte PDF-en. Hodet, tabellen med linjer, rabatt- og avgiftsradene, notatene, signaturen og de vedlagte bildene kommer alle fra det du la inn i editoren.

Generert PDF fra Invoice Flow-appen av faktura ASH-2026-0117 på Contractor-malen: topptekst for Ashworth Electrical Services Ltd, mottakerfelt for Daniel og Sarah Whitfield, ti linjer med arbeid og materiell med 20 % avgift, delsum 1 597,50, rabatt −79,88, avgift 303,52 og totalt 1 821,14 pund, etterfulgt av notater — Side én av den ferdige fakturaen; signaturen og de to vedlagte bildene skrives ut på side to.

Regler og detaljer

Lagring krever en kunde og minst én linje. Trykker du Lagre uten kunde, vises «Velg en kunde»; uten linjer vises «Legg til minst én linje». Feltet Vare på hver linje må fylles ut, ellers merkes det som Påkrevd. Finnes det ingen forretningsprofil i det hele tatt, stopper lagringen med Sett opp profil.

Lagring krever aktiv prøveperiode eller Pro-abonnement. Editoren sjekker tilgangen på nytt ved lagring; er ingen av delene aktive, sendes du til betalingsveggen i stedet for å lagre. Alt annet i editoren fungerer uten, men ingenting lagres før du kan lagre.

En lagret faktura er alltid en kladd. Uansett hva du redigerer, skrives dokumentet tilbake med status kladd, og tidsstemplene for sendt og betalt nullstilles. Sendte eller betalte dokumenter åpnes derfor i en skrivebeskyttet visning (Kun visningsmodus med hintet «Denne fakturaen ble sendt. Dupliser den for å gjøre endringer.»), og da dupliserer du dem for å lage en korrigert kopi.

Standardverdier for et nytt dokument: standard forretningsprofil og dens standardserie; valuta fra serien, ellers den første tillatte valutaen, ellers profilvalutaen; utstedelsesdato i dag; forfallsdato 30 dager senere; betalingsbetingelser kopiert fra profilen; den første skatte-ID-en avkrysset og alle adresser, telefonnumre, e-postadresser og lenker avkrysset; den lagrede standardbetalingsbetingelsen avkrysset; Clean-malen med Ocean-paletten med mindre du endrer det.

Datoer: kalenderen dekker 2020 til 2100. Flytter du utstedelsesdatoen forbi gjeldende forfallsdato, hopper forfallsdatoen til utstedelsesdato pluss 30 dager.

Nummerering: numrene er unike innenfor en profil. Finnes det genererte nummeret allerede (for eksempel etter en gjenoppretting), øker editoren serien og prøver på nytt, opptil ti ganger. Serietelleren går bare videre etter en vellykket lagring, så et forlatt skjema brenner ikke et nummer. Et manuelt inntastet nummer beholdes til du trykker Tilbakestill til auto.

Regnestykket: hvert linjebeløp er antall ganger pris, avrundet til to desimaler; linjeavgiften er beløp ganger sats. En prosentrabatt omregnes til et beløp, og en rabatt som er større enn delsummen, begrenses til delsummen. Avgiften skaleres deretter med forholdet mellom rabattert delsum og full delsum, slik at avgiften beregnes på det kunden faktisk betaler. Kan et antall ikke tolkes, settes det til 1, og en pris til 0.

Chips for avgiftssatser legger satsen på alle eksisterende linjer, ikke på linjer du legger til etterpå; legg til linjene først, trykk så på chippen, eller sett satsen per linje.

Timeregistreringer og utgifter som legges til via chipsene Tid og Utgifter, merkes som fakturert når en ny faktura lagres første gang, og forsvinner fra velgerne på senere fakturaer. Denne merkingen skjer kun ved opprettelse, ikke når du redigerer en eksisterende faktura. Timere som går, og allerede fakturerte registreringer vises aldri.

Bilder: opptil åtte per dokument. De skaleres til 1200 piksler på lengste kant og kopieres inn i appens eget lager, så om du sletter originalen fra galleriet, påvirker det ikke fakturaen.

Early-payment discount: denne bryteren (kun fakturaer) endrer ikke totalen. Den skriver ut et tilbud som «betal innen 7 dager og trekk fra 2 %», og bruker standardverdien fra profilen eller kunden, eller verdiene du legger inn manuelt etter å ha slått den på.

Egendefinerte felt: editoren har ikke et eget skjema for egendefinerte felt. Ekstra referanser som et innkjøpsordrenummer eller en jobbreferanse legges i Notater eller i en egendefinert linje med pris null.

Å forlate skjemaet: går du tilbake med ulagrede endringer, vises dialogen Ulagrede endringer med Bli og Forlat. Kontrollen reagerer på inntastede notater, betingelser, rabatt, kunde, serie, valuta og tillagte linjer; endrer du bare en dato, et antall, en pris, en mal eller en signatur, utløses den ikke, så lagre bevisst.

Redigering av et dokument beholder en historikk: første gang du redigerer, lagres den opprinnelige versjonen som et øyeblikksbilde, og hver senere lagring registrerer hvilke felt som ble endret. Lagring uten endringer registrerer ingenting.

Tips

Lagre timesatsene dine og vanlige materialer som produkter med riktig enhet og avgiftssats. Da tar det to trykk å legge til en linje, og MVA-en er allerede riktig; du justerer bare antallet.

Gi timebasert arbeid enheten «hour» i produktbiblioteket. Linjen viser merket Tid, og antallet på PDF-en leses naturlig som timer, uten at du trenger timeregistreringen.

Trykk på beløpet i overskriften på et linjekort for å åpne valutavelgeren uten å rulle tilbake til toppen av skjemaet. Det er praktisk når du halvveis oppdager at jobben skal faktureres i en annen valuta.

Hører en leverandørkvittering eller et samsvarsbevis sammen med fakturaen, legg det ved som bilde i stedet for å beskrive det i notatene. Det skrives ut på sin egen side etter signaturen og følger dokumentet i sikkerhetskopier.

Relaterte veiledninger

Kunder, kategorier og grupper for å sette opp kundene du fakturerer, og landet deres, som styrer chipsene for avgiftssatser.
Produkter og lager for biblioteket bak dialogen Legg til fra lagrede.
PDF-forhåndsvisning, deling og PDF-editoren for hva som skjer etter at du har lagret: forhåndsvisning, deling og finpussing av PDF-en.