Brugervejledning

Fakturaeditoren: fra tom formular til færdig PDF

Byg en komplet faktura i Invoice Flow: vælg kunde og datoer, tilføj arbejds- og materialelinjer med moms, sæt rabat, vedhæft fotos og underskriv.

Opdateret: 2026-09-09

Fakturaeditoren er den skærm, du kommer til at bruge mest tid på. Hver eneste faktura og hvert eneste tilbud i Invoice Flow bliver oprettet og ændret her: hvem der bliver faktureret, hvad der er leveret, hvad det koster, hvilken moms der gælder, og hvad kunden skal se trykt nederst på siden. Denne guide går editoren igennem fra toppen af formularen til den færdige PDF med et eksempel fra virkeligheden: Ashworth Electrical Services i Leeds, som fakturerer en boligejer for en omlægning af el i køkkenet — seksten timers arbejde, kabler, stikkontakter og en attest, alt sammen på ét dokument.

Hvad du ser på skærmen

Åbn fanen Dokumenter, tryk på knappen Ny, og vælg Faktura i arket Vælg dokumenttype. Editoren åbner med titlen Ny faktura og handlingen Gem kladde i topbjælken. Åbner du en eksisterende kladde fra dens detaljeskærm, vises den samme formular med titlen Rediger faktura.

Formularen er én lang rulleside. Fra top til bund finder du:

Virksomhedsprofil med den profil, der optræder som afsender. Har du mere end én profil, åbner dette kort dialogen Vælg profil; med kun én profil er kortet skrivebeskyttet. Det lille luk-ikon (Skjul fra denne faktura) skjuler kun kortet, mens du arbejder — profilen forbliver tilknyttet.
Fakturanummer, som allerede er genereret ud fra din nummerserie. Tryk på det for at skrive dit eget nummer.
Kunde, der viser Vælg kunde, indtil du vælger nogen.
Projekter, der viser Ikke angivet, medmindre du knytter dokumentet til et projekt.
To datofelter, Udstedt og Forfald.
Fakturavaluta, som er forudfyldt fra serien eller profilen.
Afsnittet Varelinjer med tilføj-chips, momsforvalg-chips (så snart en kunde med et kendt land er valgt) og ét kort pr. linje.
Rabat, Rabat ved hurtig betaling (Early-payment discount) og totalkortet.
Fakturasprog, Vedhæftede fotos, Underskrift, Betalingsmuligheder og Vælg skabelon.
Noter, Betalingsbetingelser, derefter afkrydsningslister over de profiloplysninger, der skal printes, og til sidst knappen Gem i fuld bredde (Gem ændringer, når du redigerer).

En ny faktura indeholder allerede profilen, næste nummer, dagens dato, en forfaldsdato 30 dage frem og profilens valuta.

Sådan sætter du hovedet op: kunde, nummer, datoer og valuta

Tryk på kortet Kunde (Client) og vælg kunden i dialogen Vælg kunde (Select client). Er personen ny, kan du bruge rækken Tilføj ny kunde nederst i samme dialog; kundeformularen åbner, og du vender tilbage til fakturaen bagefter.
Kontrollér kortet Fakturanummer (Invoice Number). Nummeret dannes ud fra din profils nummerserie (for Ashworth ASH-2026-0118). Har du brug for et andet nummer, trykker du på kortet, skriver den nye værdi i dialogen Fakturanummer og trykker Gem. Derefter vises et nulstillingsikon (Nulstil til auto), så du kan vende tilbage til automatisk nummerering.
Tryk på Udstedt (Issued) for at ændre udstedelsesdatoen og Forfald (Due) for at fastsætte betalingsfristen. Begge åbner en kalendervælger.
Tryk kun på Fakturavaluta (Invoice Currency), hvis fakturaen skal være i en anden valuta end profilens standard. De linjepriser, du skriver bagefter, er i den valuta.
Tryk eventuelt på Projekter (Projects) og vælg et projekt, så fakturaen tæller med i projektets totaler.

Har din profil mere end én nummerserie af samme type, vises et ekstra kort, Fakturaserier, over nummeret, så du kan vælge, hvilken serie der skal trækkes fra. Serien kan ikke ændres, når dokumentet først findes; i stedet ville du oprette et nyt dokument.

Sådan tilføjer du arbejde og materialer som varelinjer

Hver linje har en beskrivelse (Vare), et antal (Antal), en enhedspris (Pris) og en momssats (%). Der er fire måder at oprette en linje på — én pr. chip under overskriften Varelinjer:

Chip	Hvad den gør
Produkt / Ydelse	Åbner Tilføj fra gemte med dit bibliotek af produkter og satser. Vælger du en række, kopieres dens navn, enhed, pris og standardmomssats.
Tid	Åbner Tilføj tidsregistreringer med stoppede, endnu ikke fakturerede tidsregistreringer for den valgte kunde. Hver afkrydset registrering bliver til en linje med timer som antal og registreringens timepris som pris.
Udgifter	Åbner Tilføj udgifter med fakturerbare, endnu ikke fakturerede udgifter for kunden. Hver bliver til en linje med antal 1 og udgiftsbeløbet som pris.
Brugerdefineret	Tilføjer et tomt kort, som du udfylder i hånden.

Tryk på Produkt / Ydelse (Product / Service). Dialogen Tilføj fra gemte (Add from Saved) viser hver gemt vare med dens pris i fakturavalutaen og dens enhed (Stk., Time, Dag, Projekt eller Service).
Tryk på Labour - qualified electrician. Et nyt kort vises nederst på listen, fremhævet et kort øjeblik, og siden ruller ned til det.
Ændr Antal (Qty) fra 1 til de arbejdede timer, for eksempel 16. Beløbet i kortets overskrift opdateres med det samme.
Gentag for materialer: kabeltromler, stikkontakter, komfurafbryderen, RCBO'er. For varer, du aldrig har gemt, trykker du på Brugerdefineret (Custom) og skriver beskrivelse og pris direkte, sådan som Ashworth gør for "Waste removal and making good".
Findes et gemt produkt endnu ikke, kan du bruge dialogens nederste række, Opret ny vare (Create New Item), til at gemme det i biblioteket og tilføje det i ét trin.

Invoice Flow-appens dialog Tilføj fra gemte, som viser en elektrikers gemte satser og materialer, for eksempel Labour - qualified electrician til 42 pund i timen og Double socket, brushed steel til 14,20 pund pr. stk. — Biblioteksdialogen viser hver gemt vare med pris og enhed, så du kan tilføje den med ét tryk.

Invoice Flow-appens afsnit Varelinjer med chips for momsforvalg (GB) til VAT 20 %, VAT 5 % og VAT 0 %, de fire tilføj-chips og varelinjekort for 16 timers arbejde og en kabeltromle, hver med felterne Vare, Antal, Pris og % — Arbejdslinjer får mærket Tid, fordi deres enhed er timer; materialelinjer fra biblioteket viser Produkt.

Hvert kort har et trækhåndtag i venstre side, så du kan omarrangere linjerne ved at trykke og holde på håndtaget; den rækkefølge, du ser, er den rækkefølge, der printes på PDF’en. Det røde luk-ikon fjerner en linje. Mærket ved siden af linjenummeret (Produkt, Service, Tid, Udgift eller Projekt) udledes af linjens enhed og tilknytninger; det er ikke noget, du sætter i hånden, og det ændrer sig, hvis du tilføjer den samme vare fra en anden kilde. Selve enheden kan ikke redigeres på kortet: den kommer fra det gemte produkt (eller er “stk.” for brugerdefinerede linjer og “time” for tidsregistreringer).

Sådan sætter du momssatser og en rabat

Så snart en kunde med et registreret land er valgt, vises rækken Momsforvalg (GB): over tilføj-chippene. Tryk på et forvalg som VAT 20% for at skrive den sats ind i alle linjer på én gang; en kort besked bekræfter "Applied 20% to all items".
Vil du kun sætte en anden sats på én linje, skriver du den i det pågældende korts felt %, eller du trykker på det lille hjælpeikon ved siden af for at åbne arket Momssatsreference (Tax Rate Reference), vælger en kategori og trykker Anvend på den foreslåede sats.
Rul ned til kortet Rabat (Discount), skriv værdien og vælg % for en procentsats eller valutaknappen for et fast beløb. Ashworth giver faste kunder 5 %.
Læs totalkortet: Subtotal, rabatten vist som en negativ linje, Moms (Tax) og det fede I alt (Total) genberegnes, mens du skriver.

Invoice Flow-appens bundark Momssatsreference med en advarsel om, at oplysningerne kun er vejledende, Storbritannien med GBP, en foreslået momssats på 20,0 % med en Anvend-knap og chips med produktkategorier — Referencearket forvælger kundens land og foreslår en sats pr. produktkategori; anvend den på linjen med ét tryk.

Invoice Flow-appens fakturaeditor med den sidste varelinje, et rabatkort sat til 5,0 procent, kontakten for rabat ved hurtig betaling slået fra og et totalkort med subtotal 1.597,50, rabat -79,88, moms 303,52 og i alt 1.821,14 pund — Rabatten trækkes fra før moms, så momslinjen beregnes på det reducerede grundlag.

Dommerhammer-ikonet ved siden af forvalgene åbner en liste over juridiske formuleringer for det pågældende land (for Storbritannien sætningen om omvendt betalingspligt) og føjer den, du vælger, til feltet Noter.

Sådan vedhæfter du fotos, underskriver og vælger, hvad der printes

Den nederste halvdel af formularen styrer, hvad kunden ser omkring linjetabellen.

Under Vedhæftede fotos (Photo Attachments) trykker du på Tilføj foto (0/8) og vælger Kamera eller Galleri. Ashworth vedhæfter grossistkvitteringen og installationsattesten. Miniaturebillederne vises fire pr. række; det røde kryds på et miniaturebillede spørger Slet foto?, før det fjernes.
Tryk på Underskrift (Signature). Arket Vælg underskrift viser dine gemte underskrifter og tilbyder Tegn ny, som åbner en tegneflade. Den valgte underskrift vises som et lille eksempel på kortet og printes på PDF'en som den autoriserede underskrift.
Tryk på Vælg skabelon (Select Template) for at ændre PDF-designet og farvepaletten (Ashworth bruger Contractor med den koksgrå palet).
Skriv en eventuel besked til kunden i Noter (Notes), for eksempel opgavens omfang og prøvningsdatoen.
Udfyld Betalingsbetingelser (Payment Terms) i hånden, eller tryk på listeknappen (Fra gemte) ved siden af for at vælge fra Gemt i denne profil eller Indbyggede forindstillinger.
Sæt eller fjern flueben i felterne under Skatte-ID'er på denne faktura, Adresser på denne faktura og Gemte betalingsbetingelser på denne faktura for at styre, hvilke profiloplysninger der printes på netop dette dokument.
Tryk på Gem (eller Gem ændringer). Editoren lukker, og dokumentet vises på listen som en kladde.

Invoice Flow-appens fakturaeditor med kortet Vedhæftede fotos med to kvitteringsminiaturer og Tilføj foto (2/8), underskriftskortet med et eksempel og navnet T. Ashworth, kortene Betalingsmuligheder og Vælg skabelon samt felterne Noter og Betalingsbetingelser — Vedhæftninger og underskriften ligger mellem totalerne og noterne; skabelonkortet viser det aktuelle design og den aktuelle palet.

Invoice Flow-appens bund af fakturaeditoren med ikke-afkrydsede felter for VAT- og CRN-skatte-ID, en afkrydset kontoradresse, en afkrydset gemt betalingsbetingelse om bankoverførsel og knappen Gem ændringer — Kun afkrydsede profiloplysninger printes; fritekstfeltet Betalingsbetingelser ovenfor kommer altid med.

Når du har gemt, kan du åbne dokumentet og bruge forhåndsvisningen til at se den genererede PDF. Hovedet, linjetabellen, rabat- og momsrækkerne, noterne, underskriften og de vedhæftede fotos kommer alle fra det, du indtastede i editoren.

Invoice Flow-appens genererede PDF af faktura ASH-2026-0117 på Contractor-skabelonen: hoved med Ashworth Electrical Services Ltd, faktureringsblok til Daniel og Sarah Whitfield, ti arbejds- og materialelinjer med 20 % moms, subtotal 1.597,50, rabat -79,88, moms 303,52 og i alt 1.821,14 pund, efterfulgt af noter — Side ét af den færdige faktura; underskriften og de to vedhæftede fotos printes på side to.

Regler og detaljer

Der skal være en kunde og mindst én linje, før du kan gemme. Trykker du på Gem uden kunde, vises “Vælg en kunde”; uden linjer vises “Tilføj mindst én linje”. Hver linjes felt Vare skal være udfyldt, ellers markeres det som Påkrævet. Findes der slet ingen virksomhedsprofil, stopper lagringen med “Konfigurer profil”.

Lagring kræver en aktiv prøveperiode eller et Pro-abonnement. Editoren kontrollerer adgangen igen, når du gemmer; er ingen af delene aktive, sendes du til betalingssiden i stedet for at gemme. Alt andet i editoren virker uden, men intet gemmes, før du kan gemme.

En gemt faktura er altid en kladde. Uanset hvad du redigerer, skrives dokumentet tilbage med status kladde, og dets tidsstempler for sendt og betalt ryddes. Sendte eller betalte dokumenter åbnes derfor i en skrivebeskyttet visning (Skrivebeskyttet tilstand med hjælpeteksten “This invoice was sent. To make changes, duplicate it.”), og du vil i stedet duplikere dem for at lave en rettet kopi.

Standarder for et nyt dokument: standardvirksomhedsprofilen og dens standardserie; valuta fra serien, ellers den første tilladte valuta, ellers profilens valuta; udstedelsesdato i dag; forfaldsdato 30 dage senere; betalingsbetingelser kopieret fra profilen; det første skatte-ID afkrydset og alle adresser, telefonnumre, e-mails og links afkrydset; den gemte standardbetalingsbetingelse afkrydset; skabelonen Clean med paletten Ocean, medmindre du ændrer det.

Datoer: kalenderen dækker 2020 til 2100. Flytter du udstedelsesdatoen forbi den nuværende forfaldsdato, hopper forfaldsdatoen til udstedelsesdato plus 30 dage.

Nummerering: numre er unikke inden for en profil. Findes det genererede nummer allerede (for eksempel efter en gendannelse), tæller editoren serien op og prøver igen, op til ti gange. Serietælleren rykker først frem efter en vellykket lagring, så en formular, du forlader, brænder ikke et nummer af. Et manuelt indtastet nummer bevares, indtil du trykker på Nulstil til auto.

Beregning: hvert linjebeløb er antal gange pris afrundet til to decimaler; linjemomsen er beløbet gange satsen. En procentrabat omregnes til et beløb, og en rabat større end subtotalen begrænses til subtotalen. Momsen skaleres derefter med forholdet mellem den rabatterede subtotal og den fulde subtotal, så der beregnes moms af det, kunden rent faktisk betaler. Kan et antal ikke tolkes, falder det tilbage til 1, en pris til 0.

Chips til momsforvalg anvender satsen på alle eksisterende linjer, ikke på linjer, du tilføjer bagefter; tilføj linjerne først, og tryk så på chippen — eller sæt satsen linje for linje.

Tidsregistreringer og udgifter, der tilføjes via chippene Tid og Udgifter, markeres som fakturerede, når en ny faktura gemmes første gang, og forsvinder fra vælgerne på senere fakturaer. Denne markering sker kun ved oprettelsen, ikke når du redigerer en eksisterende faktura. Kørende stopure og allerede fakturerede registreringer vises aldrig.

Fotos: op til otte pr. dokument. De skaleres til 1200 pixel på den lange led og kopieres til appens eget lager, så det påvirker ikke fakturaen, hvis du sletter originalen fra galleriet.

Rabat ved hurtig betaling: denne kontakt (kun fakturaer) ændrer ikke totalen. Den printer et tilbud som “betal inden for 7 dage og træk 2 % fra” ud fra profilens eller kundens standard eller de manuelle værdier, du indtaster, når du har slået den til.

Brugerdefinerede felter: editoren har ingen særskilt formular til brugerdefinerede felter. Ekstra referencer som et indkøbsordrenummer eller en opgavereference skrives i Noter eller på en brugerdefineret linje med prisen nul.

Sådan forlader du formularen: går du tilbage med ugemte ændringer, vises dialogen Ikke-gemte ændringer med Bliv og Forlad. Kontrollen reagerer på indtastede noter, betingelser, rabatten, kunden, serien, valutaen og tilføjede linjer; ændrer du kun en dato, et antal, en pris, en skabelon eller en underskrift, udløses den ikke — så gem bevidst.

Redigering af et dokument gemmer en historik: første gang du redigerer, gemmes den oprindelige version som et øjebliksbillede, og hver senere lagring registrerer, hvilke felter der blev ændret. Gemmer du uden ændringer, registreres intet.

Tips

Gem dine timepriser og almindelige materialer som produkter med den rigtige enhed og momssats. Så tager det to tryk at tilføje en linje, og momsen er allerede korrekt; du justerer kun antallet.

Giv timebaseret arbejde enheden "time" i produktbiblioteket. Linjen får mærket Tid, og antallet på PDF'en læses naturligt som timer, uden at du behøver tidsregistreringen.

Tryk på beløbet i en linjes korthoved for at åbne valutavælgeren uden at rulle tilbage til toppen af formularen. Det er praktisk, når du halvvejs opdager, at opgaven skal faktureres i en anden valuta.

Hører en leverandørkvittering eller en attest til fakturaen, så vedhæft den som et foto i stedet for at beskrive den i noterne. Den printes på sin egen side efter underskriften og følger med dokumentet i sikkerhedskopier.

Relaterede guides

Kunder, kategorier og grupper om at oprette de kunder, du fakturerer, og deres land, som styrer chippene til momsforvalg.
Produkter og lager om biblioteket bag dialogen Tilføj fra gemte.
PDF-forhåndsvisning, deling og PDF-editoren om, hvad der sker, efter du har gemt: forhåndsvisning, deling og finpudsning af PDF’en.