사용자 가이드

인보이스 편집기: 빈 양식부터 완성된 PDF까지

Invoice Flow에서 완성된 인보이스를 작성하는 방법: 클라이언트와 날짜 선택, 세금이 포함된 인건비 및 자재 항목 추가, 할인 설정, 사진 첨부 및 서명까지.

업데이트: 2026-09-09

인보이스 편집기는 가장 많은 시간을 보내게 될 화면입니다. Invoice Flow의 모든 인보이스와 견적서는 여기서 작성되고 수정됩니다. 누구에게 청구하는지, 무엇을 제공했는지, 비용이 얼마인지, 어떤 세금이 적용되는지, 그리고 페이지 하단에 고객에게 무엇이 표시될지까지 모두 이곳에서 다룹니다. 이 가이드는 실제 사례를 따라 편집기를 처음부터 끝까지 살펴봅니다. 리즈(Leeds)의 Ashworth Electrical Services가 주택 소유자에게 주방 배선 교체 작업에 대해 청구하는 상황으로, 인건비 16시간, 케이블, 콘센트, 인증서가 모두 하나의 문서에 담깁니다.

화면에 표시되는 내용

문서 (Documents) 탭을 열고 새로 만들기 (New) 버튼을 탭한 뒤 문서 유형 선택 (Choose document type) 시트에서 인보이스 (Invoice)를 선택합니다. 편집기는 제목 New Invoice와 상단 바의 임시 저장 (Save Draft) 작업 버튼과 함께 열립니다. 상세 화면에서 기존 초안을 열면 같은 폼이 Edit Invoice라는 제목으로 표시됩니다.

폼은 하나의 긴 스크롤 페이지입니다. 위에서부터 아래로 다음이 표시됩니다.

• 발신자로 표시될 프로필이 담긴 비즈니스 프로필 (Business Profile) 카드. 프로필이 두 개 이상이면 이 카드가 프로필 선택 (Select profile) 대화상자를 엽니다. 프로필이 하나뿐이면 읽기 전용입니다. 작은 닫기 아이콘(“이 인보이스에서 숨기기”)은 작업하는 동안 카드를 숨길 뿐이며, 프로필은 그대로 연결되어 있습니다.
• 번호 시리즈로부터 이미 생성된 인보이스 번호. 탭하면 직접 번호를 입력할 수 있습니다.
• 클라이언트를 선택하기 전에는 Select client로 표시되는 클라이언트 (Client) 카드.
• 문서를 프로젝트에 연결하지 않으면 Not specified로 표시되는 프로젝트 (Projects) 카드.
• 발행일(Issued)과 기한(Due), 두 개의 날짜 상자.
• 시리즈나 프로필에서 미리 채워지는 인보이스 통화 (Invoice Currency).
• 추가 칩, (알려진 국가의 클라이언트를 선택하면 나타나는) 세금 사전 설정 칩, 그리고 항목마다 카드가 표시되는 항목 (Line Items) 섹션.
• 할인 (Discount), 조기 결제 할인 (Early-payment discount), 그리고 합계 카드.
• 인보이스 언어 (Invoice Language), 사진 첨부 (Photo Attachments), 서명 (Signature), 결제 옵션 (Payment Options), 템플릿 선택 (Select Template).
• 메모 (Notes), 결제 조건 (Payment Terms), 그다음 인쇄할 프로필 항목을 고르는 체크박스 목록, 마지막으로 전체 너비의 저장 (Save) 버튼(수정 중에는 변경 사항 저장).

클라이언트, 번호, 날짜, 통화 등 머리글을 설정하는 방법

1. 클라이언트 카드를 탭하고 Select client 대화상자에서 고객을 선택합니다. 처음 거래하는 사람이라면 같은 대화상자 하단의 새 고객 추가 행을 사용합니다. 클라이언트 폼이 열리고, 작성 후 다시 인보이스로 돌아옵니다.
2. 인보이스 번호 카드를 확인합니다. 번호는 프로필의 번호 시리즈에서 생성됩니다(Ashworth의 경우 ASH-2026-0118). 다른 번호가 필요하면 카드를 탭해 인보이스 번호 대화상자에서 새 값을 입력하고 저장을 누릅니다. 그러면 자동 번호 매기기로 되돌아갈 수 있는 재설정 아이콘(자동으로 재설정)이 나타납니다.
3. 발행일을 바꾸려면 발행일을, 결제 기한을 설정하려면 기한을 탭합니다. 둘 다 달력 선택기가 열립니다.
4. 인보이스가 프로필 기본 통화가 아닌 다른 통화여야 할 때만 인보이스 통화를 탭합니다. 이후 입력하는 항목 가격은 그 통화 기준입니다.
5. 필요하다면 프로젝트를 탭해 프로젝트를 선택하면 이 인보이스가 해당 프로젝트의 합계에 반영됩니다.

프로필에 같은 종류의 번호 시리즈가 여러 개 있으면, 번호 위에 추가로 인보이스 시리즈 카드가 나타나 어느 시리즈에서 번호를 가져올지 선택할 수 있습니다. 문서가 생성된 후에는 시리즈를 바꿀 수 없으며, 대신 새 문서를 만들어야 합니다.

인건비와 자재를 항목으로 추가하는 방법

모든 항목에는 설명(Item), 수량(Qty), 단가(Price), 세율(%)이 있습니다. 항목 헤더 아래 칩 하나당 한 가지씩, 항목을 만드는 방법은 네 가지입니다.

1. 제품 / 서비스를 탭합니다. 저장된 항목에서 추가 대화상자에는 인보이스 통화 기준 가격과 단위(Piece, Hour, Day, Project, Service)가 함께 저장된 각 항목이 나열됩니다.
2. Labour - qualified electrician을 탭합니다. 목록 하단에 새 카드가 잠시 강조 표시되며 나타나고, 페이지가 그쪽으로 스크롤됩니다.
3. Qty를 1에서 실제 작업 시간, 예를 들어 16으로 바꿉니다. 카드 헤더의 금액이 즉시 갱신됩니다.
4. 자재도 같은 방식으로 반복합니다. 케이블 드럼, 콘센트, 쿠커 스위치, RCBO 등입니다. 저장된 적이 없는 항목은 사용자 정의를 탭해 설명과 가격을 직접 입력합니다. Ashworth가 "Waste removal and making good" 항목에서 하는 방식입니다.
5. 아직 저장된 제품이 없다면 대화상자 마지막 행의 새 항목 만들기를 사용해 라이브러리에 저장하고 한 번에 추가합니다.

각 카드는 왼쪽에 드래그 핸들이 있어 길게 눌러 순서를 바꿀 수 있으며, 여기서 보이는 순서가 PDF에 인쇄되는 순서입니다. 빨간 닫기 아이콘은 항목을 삭제합니다. 항목 번호 옆의 배지(Product, Service, Time, Expense 또는 Project)는 항목의 단위와 연결 관계에서 자동으로 결정되며, 직접 설정하는 항목이 아닙니다. 같은 항목이라도 다른 출처에서 추가하면 배지가 바뀔 수 있습니다. 단위 자체는 카드에서 수정할 수 없습니다. 저장된 제품에서 가져오거나(사용자 정의 항목은 “item”, 시간 기록은 “hour”) 정해집니다.

세율과 할인을 설정하는 방법

1. 국가 정보가 있는 클라이언트를 선택하면 추가 칩 위에 Tax presets (GB): 행이 나타납니다. VAT 20% 같은 사전 설정을 탭하면 모든 항목에 그 세율이 한 번에 적용되고, "20%가 모든 항목에 적용되었습니다"라는 짧은 메시지가 확인해 줍니다.
2. 한 항목에만 다른 세율을 적용하려면 해당 카드의 % 필드에 직접 입력하거나, 그 옆의 작은 도움말 아이콘을 탭해 Tax Rate Reference 시트를 열고 카테고리를 선택한 뒤 제안된 세율에서 적용을 누릅니다.
3. 할인 (Discount) 카드로 스크롤해 값을 입력하고, 비율이면 %를, 고정 금액이면 통화 토글을 선택합니다. Ashworth는 재구매 고객에게 5%를 제공합니다.
4. 합계 카드를 확인합니다: 소계 (Subtotal), 음수로 표시되는 할인, 세금 (Tax), 굵게 표시된 합계 (Total)가 입력하는 대로 다시 계산됩니다.

사전 설정 옆의 망치 아이콘은 해당 국가에 대한 법적 문구 목록(영국의 경우 리버스 차지 문구)을 열고, 선택한 문구를 메모 필드에 추가합니다.

사진 첨부, 서명, 인쇄 항목을 선택하는 방법

폼의 아래쪽 절반은 항목 표 주변에 고객이 보게 될 내용을 제어합니다.

1. 사진 첨부에서 사진 추가 (0/8)를 탭하고 카메라 또는 갤러리를 선택합니다. Ashworth는 도매업체 영수증과 설치 인증서를 첨부합니다. 썸네일은 한 줄에 네 개씩 표시되며, 썸네일의 빨간 X 표시는 삭제 전에 "사진을 삭제할까요?"를 묻습니다.
2. 서명을 탭합니다. 서명 선택 시트에 저장된 서명들이 나열되고, 그림판이 열리는 새로 그리기도 제공됩니다. 선택한 서명은 카드에 작은 미리보기로 표시되며 PDF에 공인 서명으로 인쇄됩니다.
3. 템플릿 선택을 탭해 PDF 디자인과 색상 팔레트를 변경합니다(Ashworth는 차콜 팔레트의 Contractor 템플릿을 사용).
4. 메모에 고객을 위한 메시지, 예를 들어 작업 범위와 테스트 날짜를 입력합니다.
5. 결제 조건을 직접 입력하거나, 옆의 목록 버튼(저장된 항목에서)을 탭해 이 프로필에 저장된 항목이나 기본 사전 설정에서 선택합니다.
6. 이 문서에 인쇄할 프로필 항목을 정하려면 이 인보이스의 세금 번호, 이 인보이스의 주소, 이 인보이스의 저장된 결제 조건 아래 체크박스를 표시하거나 해제합니다.
7. 저장(또는 변경 사항 저장)을 누릅니다. 편집기가 닫히고 문서가 목록에 초안으로 나타납니다.

저장한 뒤 문서를 열고 미리보기로 생성된 PDF를 확인할 수 있습니다. 머리글, 항목 표, 할인과 세금 행, 메모, 서명, 첨부된 사진 모두 편집기에서 입력한 내용에서 가져옵니다.

규칙과 세부 사항

저장하려면 클라이언트와 최소 하나의 항목이 필요합니다. 클라이언트 없이 저장을 누르면 “클라이언트를 선택해 주세요”가 표시되고, 항목이 없으면 “최소 하나의 항목을 추가해 주세요”가 표시됩니다. 각 항목의 Item 필드는 반드시 채워야 하며, 그렇지 않으면 필수 표시가 됩니다. 비즈니스 프로필이 전혀 없으면 저장이 “프로필을 설정하세요”에서 멈춥니다.

저장하려면 활성 체험판이나 Pro 구독이 필요합니다. 편집기는 저장 시점에 다시 접근 권한을 확인합니다. 둘 다 활성 상태가 아니면 저장 대신 결제 화면(paywall)으로 이동합니다. 편집기의 다른 모든 기능은 이것 없이도 작동하지만, 저장할 수 있을 때까지는 아무것도 저장되지 않습니다.

저장된 인보이스는 항상 초안입니다. 무엇을 수정하든 문서는 상태가 draft로, 발송일과 결제일 타임스탬프가 지워진 채로 다시 저장됩니다. 그러므로 발송되었거나 결제된 문서는 읽기 전용 화면(“이 인보이스는 발송되었습니다. 변경하려면 복제하세요.”라는 안내가 있는 View-only mode)으로 열리며, 수정된 사본을 만들려면 복제해야 합니다.

새 문서의 기본값: 기본 비즈니스 프로필과 그 기본 시리즈, 시리즈에서 정해지는 통화(없으면 허용된 첫 번째 통화, 그마저 없으면 프로필 통화), 오늘 날짜인 발행일, 30일 뒤인 기한, 프로필에서 복사된 결제 조건, 체크된 첫 번째 세금 번호와 모든 주소·전화번호·이메일·링크, 체크된 기본 저장 결제 조건, 그리고 변경하지 않는 한 Ocean 팔레트의 Clean 템플릿.

날짜: 달력은 2020년부터 2100년까지 다룹니다. 발행일을 현재 기한 이후로 옮기면 기한은 발행일 더하기 30일로 이동합니다.

번호 매기기: 번호는 프로필 내에서 고유합니다. 생성된 번호가 이미 존재하면(예: 복원 이후) 편집기는 시리즈를 증가시켜 최대 열 번까지 다시 시도합니다. 시리즈 카운터는 저장이 성공한 후에만 진행되므로, 폼을 그냥 닫아도 번호가 소모되지 않습니다. 수동으로 입력한 번호는 자동으로 재설정을 탭하기 전까지 유지됩니다.

계산: 각 항목 금액은 수량 곱하기 단가를 소수점 둘째 자리에서 반올림한 값입니다. 항목 세금은 금액 곱하기 세율입니다. 비율 할인은 금액으로 환산되며, 소계보다 큰 할인은 소계로 제한됩니다. 세금은 이후 할인된 소계와 전체 소계의 비율만큼 조정되므로, 고객이 실제로 지불하는 금액에 대해서만 세금이 부과됩니다. 수량을 인식할 수 없으면 1로, 가격을 인식할 수 없으면 0으로 대체됩니다.

세금 사전 설정 칩은 기존 항목에만 세율을 적용하며, 이후 추가하는 항목에는 적용되지 않습니다. 항목을 먼저 모두 추가한 뒤 칩을 탭하거나, 항목별로 세율을 설정하세요.

시간 기록과 경비는 시간과 경비 칩으로 추가된 뒤, 새 인보이스가 처음 저장될 때 청구된 것으로 표시되며 이후 인보이스의 선택기에서 사라집니다. 이 표시는 생성 시에만 일어나며, 기존 인보이스를 수정할 때는 일어나지 않습니다. 실행 중인 타이머와 이미 청구된 기록은 표시되지 않습니다.

사진: 문서당 최대 8장입니다. 긴 변 기준 1200픽셀로 크기가 조정되어 앱 자체 저장소에 복사되므로, 갤러리에서 원본을 삭제해도 인보이스에는 영향이 없습니다.

조기 결제 할인: 이 스위치(인보이스 전용)는 합계를 바꾸지 않습니다. “7일 이내 결제 시 2% 할인”과 같은 제안을 인쇄하며, 프로필이나 클라이언트의 기본값, 또는 스위치를 켠 뒤 직접 입력한 값을 사용합니다.

사용자 정의 필드: 편집기에는 별도의 사용자 정의 필드 양식이 없습니다. 발주 번호나 작업 참조 같은 추가 정보는 메모나 가격이 0인 사용자 정의 항목으로 넣습니다.

폼 나가기: 저장하지 않은 변경 사항이 있는 상태로 뒤로 가면 머무르기와 나가기가 있는 저장되지 않은 변경 사항 대화상자가 표시됩니다. 이 확인은 입력한 메모, 조건, 할인, 클라이언트, 시리즈, 통화, 추가된 항목에 반응합니다. 날짜, 수량, 가격, 템플릿, 서명만 바꾸는 것은 트리거되지 않으므로 의식적으로 저장하세요.

팁

관련 가이드

• 클라이언트, 카테고리, 그룹 — 청구할 고객과 국가를 설정하는 방법으로, 세금 사전 설정 칩에 영향을 줍니다.
• 제품 및 재고 — 저장된 항목에서 추가 대화상자를 뒷받침하는 라이브러리입니다.
• PDF 미리보기, 공유, PDF 편집기 — 저장 이후에 일어나는 일: 미리보기, 공유, PDF 마무리 작업입니다.