دليل المستخدم

محرر الفاتورة: من نموذج فارغ إلى ملف PDF جاهز

أنشئ فاتورة كاملة في Invoice Flow: اختر العميل والتواريخ، وأضف بنود العمالة والمواد مع الضريبة، واضبط خصمًا، وأرفق صورًا ووقّع.

آخر تحديث: 2026-09-09

محرر الفاتورة هو الشاشة التي ستقضي فيها معظم وقتك. كل فاتورة وكل عرض سعر في Invoice Flow يُنشأ ويُعدَّل هنا: من الذي تفوترّه، وما الذي سُلِّم، وكم تكلفته، وأي ضريبة تنطبق، وما الذي يجب أن يراه العميل مطبوعًا في أسفل الصفحة. يستعرض هذا الدليل المحرر من أعلى النموذج إلى ملف PDF الجاهز، باستخدام مثال واقعي: شركة Ashworth Electrical Services في ليدز تفوتر صاحب منزل عن إعادة أسلاك مطبخ، بست عشرة ساعة عمل، وكابلات، ومقابس، وشهادة، كل ذلك في مستند واحد.

ما تراه على الشاشة

افتح تبويب المستندات (Documents)، والمس زر جديد (New)، واختر فاتورة (Invoice) من ورقة اختر نوع المستند (Choose document type). يفتح المحرر بعنوان فاتورة جديدة (New Invoice) وإجراء حفظ المسودة (Save Draft) في الشريط العلوي. فتح مسوَّدة موجودة من شاشة تفاصيلها يعرض النموذج نفسه بعنوان تعديل الفاتورة (Edit Invoice).

النموذج صفحة واحدة طويلة قابلة للتمرير. من الأعلى إلى الأسفل ستجد:

• ملف النشاط (Business Profile) بالملف الذي سيظهر كمُرسِل. إذا كنت تدير أكثر من ملف، تفتح هذه البطاقة مربع حوار اختيار ملف (Select profile)؛ مع ملف واحد تكون للقراءة فقط. أيقونة الإغلاق الصغيرة (إخفاء من هذه الفاتورة (Hide from this invoice)) تخفي البطاقة فقط أثناء عملك؛ يبقى الملف مرتبطًا.
• رقم الفاتورة (Invoice Number)، مُولَّد بالفعل من سلسلة الترقيم لديك. المسه لكتابة رقمك الخاص.
• العميل (Client) يعرض اختر عميلاً (Select client) حتى تختار أحدًا.
• المشاريع (Projects) تعرض غير محدد (Not specified) ما لم تربط المستند بمشروع.
• صندوقا تاريخ، صدرت (Issued) وتاريخ الاستحقاق (Due).
• عملة الفاتورة (Invoice Currency)، مُعبَّأة مسبقًا من السلسلة أو الملف.
• قسم بنود الفاتورة (Line Items) مع شرائح الإضافة، وشرائح الضرائب الجاهزة (بمجرد اختيار عميل بدولة معروفة)، وبطاقة لكل بند.
• الخصم (Discount)، وخصم الدفع المبكر، وبطاقة الإجماليات.
• لغة الفاتورة (Invoice Language)، وصور مرفقة (Photo Attachments)، والتوقيع (Signature)، وخيارات الدفع (Payment Options) واختر قالباً (Select Template).
• ملاحظات (Notes)، وشروط الدفع (Payment Terms)، ثم قوائم مربعات اختيار لتفاصيل الملف المراد طباعتها، وأخيرًا زر حفظ (Save) بعرض كامل (حفظ التغييرات (Save Changes) عند التعديل).

كيفية إعداد الرأس: العميل والرقم والتواريخ والعملة

1. المس بطاقة العميل (Client) واختر الزبون من مربع حوار اختر عميلاً (Select client). إذا كان الشخص جديدًا، استخدم صف إضافة عميل جديد (Add New Client) في أسفل المربع نفسه؛ يفتح نموذج العميل وتعود إلى الفاتورة بعد ذلك.
2. تحقق من بطاقة رقم الفاتورة (Invoice Number). يُنشأ الرقم من سلسلة ترقيم ملفك (بالنسبة لـAshworth، ASH-2026-0118). إذا احتجت رقمًا مختلفًا، المس البطاقة، واكتب القيمة الجديدة في مربع حوار رقم الفاتورة واضغط حفظ (Save). تظهر بعدها أيقونة إعادة تعيين (إعادة التعيين تلقائياً (Reset to auto)) لتعود إلى الترقيم التلقائي.
3. المس صدرت (Issued) لتغيير تاريخ الإصدار وتاريخ الاستحقاق (Due) لضبط الموعد النهائي للدفع. كلاهما يفتح أداة اختيار تقويم.
4. المس عملة الفاتورة (Invoice Currency) فقط إذا كان يجب أن تكون الفاتورة بعملة مختلفة عن عملة ملفك الافتراضية. الأسعار التي تكتبها بعد ذلك في البنود ستكون بتلك العملة.
5. اختياريًا المس المشاريع (Projects) واختر مشروعًا حتى تُحتسب الفاتورة ضمن إجماليات ذلك المشروع.

إذا كان لملفك أكثر من سلسلة ترقيم واحدة من النوع نفسه، تظهر بطاقة إضافية سلسلة الفاتورة (Invoice Series) فوق الرقم لتختار من أي سلسلة تسحب. لا يمكن تغيير السلسلة بعد وجود المستند؛ عليك بدلًا من ذلك إنشاء واحدة جديدة.

كيفية إضافة العمالة والمواد كبنود

لكل بند وصف (العنصر (Item))، وكمية (الكمية (Qty))، وسعر وحدة (السعر (Price))، ومعدل ضريبة (النسبة (%)). هناك أربع طرق لإنشاء بند، واحدة لكل شريحة تحت عنوان بنود الفاتورة (Line Items):

1. المس منتج / خدمة (Product / Service). يدرج مربع حوار إضافة من المحفوظات (Add from Saved) كل عنصر محفوظ مع سعره بعملة الفاتورة ووحدته (قطعة، ساعة، يوم، مشروع أو خدمة).
2. المس Labour - qualified electrician. تظهر بطاقة جديدة أسفل القائمة، مميّزة للحظة، وتُمرَّر الصفحة إليها.
3. غيّر الكمية (Qty) من 1 إلى ساعات العمل، مثلًا 16. يتحدث المبلغ في رأس البطاقة فورًا.
4. كرر ذلك للمواد: بكرات الكابل، المقابس، مفتاح الطباخ، قواطع RCBO. للأصناف التي لم تحفظها من قبل، المس مخصص (Custom) واكتب الوصف والسعر مباشرة، كما تفعل Ashworth لـ"Waste removal and making good".
5. إذا لم يكن منتج محفوظ موجودًا بعد، استخدم الصف الأخير من مربع الحوار، إنشاء عنصر جديد (Create New Item)، لحفظه في المكتبة وإضافته في خطوة واحدة.

لكل بطاقة مقبض سحب على اليسار، فيمكنك إعادة ترتيب البنود بالضغط المطوّل على المقبض؛ الترتيب الذي تراه هو ما يُطبع على ملف PDF. أيقونة الإغلاق الحمراء تزيل بندًا. الوسم بجانب رقم البند (منتج (Product)، خدمة (Service)، الوقت (Time)، مصروف (Expense) أو مشروع (Project)) يُستنتج من وحدة البند وروابطه؛ ليس شيئًا تضبطه يدويًا، ويتغير إذا أضفت العنصر نفسه من مصدر مختلف. الوحدة نفسها غير قابلة للتعديل على البطاقة: تأتي من المنتج المحفوظ (أو تكون “item” للبنود المخصصة، و”hour” لإدخالات الوقت).

كيفية ضبط معدلات الضريبة والخصم

1. بمجرد اختيار عميل بدولة مسجّلة، يظهر صف Tax presets (GB): فوق شرائح الإضافة. المس قالبًا جاهزًا مثل VAT 20% لكتابة ذلك المعدل في كل بند دفعة واحدة؛ تؤكد رسالة قصيرة "تم تطبيق 20% على جميع العناصر".
2. لضبط معدل مختلف على بند واحد فقط، اكتبه في حقل النسبة (%) لتلك البطاقة، أو المس أيقونة المساعدة الصغيرة بجانبه لفتح ورقة مرجع معدلات الضريبة (Tax Rate Reference)، واختر فئة واضغط تطبيق (Apply) على المعدل المقترح.
3. مرّر إلى بطاقة الخصم (Discount)، اكتب القيمة واختر % لنسبة مئوية أو مبدّل العملة لمبلغ ثابت. تمنح Ashworth العملاء المتكررين خصمًا 5%.
4. اقرأ بطاقة الإجماليات: المجموع الفرعي (Subtotal)، والخصم يظهر كسطر سالب، والضريبة (Tax) والإجمالي (Total) بالخط العريض تُعاد حسابهما أثناء الكتابة.

أيقونة المطرقة بجانب القوالب الجاهزة تفتح قائمة بصياغات قانونية لتلك الدولة (بالنسبة للمملكة المتحدة، جملة “reverse-charge”) وتُلحق ما تختاره بحقل ملاحظات (Notes).

كيفية إرفاق الصور والتوقيع واختيار ما يُطبع

يتحكم النصف السفلي من النموذج فيما يراه العميل حول جدول البنود.

1. في صور مرفقة (Photo Attachments)، المس إضافة صورة (0/8) (Add Photo) واختر الكاميرا (Camera) أو المعرض (Gallery). ترفق Ashworth إيصال تاجر الجملة وشهادة التركيب. تظهر الصور المصغّرة أربعًا في كل صف؛ الصليب الأحمر على صورة مصغّرة يسأل حذف الصورة؟ (Delete photo?) قبل إزالتها.
2. المس التوقيع (Signature). تدرج ورقة اختر التوقيع (Select Signature) توقيعاتك المحفوظة وتعرض ارسم توقيعًا جديدًا (Draw new)، الذي يفتح لوحة رسم. يظهر التوقيع المختار كمعاينة صغيرة على البطاقة ويُطبع على ملف PDF كتوقيع معتمد.
3. المس اختر قالباً (Select Template) لتغيير تصميم ملف PDF ولوحة الألوان (تستخدم Ashworth قالب Contractor بلوحة الفحم).
4. اكتب أي رسالة للعميل في ملاحظات (Notes)، مثلًا نطاق العمل وتاريخ الفحص.
5. املأ شروط الدفع (Payment Terms) يدويًا، أو المس زر القائمة (من المحفوظات (From saved)) بجانبه للاختيار من محفوظ في هذا الملف (Saved on this profile) أو القوالب المضمنة (Built-in presets).
6. ضع علامة صح أو أزلها من المربعات تحت الأرقام الضريبية على هذه الفاتورة (Tax IDs on this invoice) والعناوين على هذه الفاتورة (Addresses on this invoice) وشروط الدفع المحفوظة على هذه الفاتورة (Saved payment terms on this invoice) للتحكم في تفاصيل الملف التي تُطبع على هذا المستند تحديدًا.
7. اضغط حفظ (Save) (أو حفظ التغييرات (Save Changes)). يُغلق المحرر ويظهر المستند في القائمة كمسودة.

بعد الحفظ، افتح المستند واستخدم المعاينة لرؤية ملف PDF المُنشأ. الرأس، وجدول البنود، وسطرا الخصم والضريبة، والملاحظات، والتوقيع، والصور المرفقة كلها تأتي مما أدخلته في المحرر.

القواعد والتفاصيل

الحفظ يتطلب عميلًا وبندًا واحدًا على الأقل. الضغط على حفظ (Save) بلا عميل يعرض “يرجى اختيار عميل”؛ وبلا بنود يعرض “أضف بندًا واحدًا على الأقل”. يجب ملء حقل العنصر (Item) لكل بند، وإلا يُميَّز بعلامة مطلوب (Required). إذا لم يكن هناك أي ملف نشاط تجاري على الإطلاق، يتوقف الحفظ برسالة “إعداد الملف الشخصي”.

الحفظ يحتاج إلى فترة تجريبية نشطة أو اشتراك Pro. يعيد المحرر التحقق من الصلاحية عند الحفظ؛ إذا لم يكن أي منهما نشطًا تُنقل إلى شاشة الاشتراك المدفوع بدلًا من الحفظ. كل شيء آخر في المحرر يعمل بدونه، لكن لا يُخزَّن شيء حتى تتمكن من الحفظ.

الفاتورة المحفوظة تكون دائمًا مسودة. مهما عدّلت، يُعاد كتابة المستند بحالة مسودة مع مسح طوابع وقت الإرسال والدفع. لذلك تُفتح المستندات المُرسَلة أو المدفوعة في عرض للقراءة فقط (وضع العرض فقط (View-only mode) مع التلميح “تم إرسال هذه الفاتورة. لإجراء تغييرات، قم بتكرارها.”)، وعليك تكرارها لعمل نسخة معدَّلة.

الإعدادات الافتراضية لمستند جديد: الملف الافتراضي وسلسلته الافتراضية؛ العملة من السلسلة، وإلا فأول عملة مسموح بها، وإلا فعملة الملف؛ تاريخ الإصدار اليوم؛ تاريخ الاستحقاق بعد 30 يومًا؛ شروط الدفع منسوخة من الملف؛ أول رقم ضريبي محدد وكل العناوين والهواتف وعناوين البريد الإلكتروني والروابط محددة؛ شرط الدفع الافتراضي المحفوظ محدد؛ قالب Clean بلوحة Ocean ما لم تغيّره.

التواريخ: يغطي التقويم من 2020 إلى 2100. إذا نقلت تاريخ الإصدار إلى ما بعد تاريخ الاستحقاق الحالي، يقفز تاريخ الاستحقاق إلى تاريخ الإصدار زائد 30 يومًا.

الترقيم: الأرقام فريدة داخل الملف. إذا كان الرقم المُولَّد موجودًا بالفعل (مثلًا بعد استعادة)، يزيد المحرر عداد السلسلة ويعيد المحاولة، حتى عشر مرات. لا يتقدم عداد السلسلة إلا بعد حفظ ناجح، لذا التخلي عن نموذج لا يستهلك رقمًا. يُحتفظ برقم مكتوب يدويًا حتى تلمس إعادة التعيين تلقائياً (Reset to auto).

الحساب: مبلغ كل بند هو الكمية مضروبة بالسعر مقربًا إلى منزلتين عشريتين؛ ضريبة البند هي المبلغ مضروبًا بالمعدل. يُحوَّل الخصم كنسبة مئوية إلى مبلغ، ويُحدّ الخصم الأكبر من المجموع الفرعي عند المجموع الفرعي نفسه. تُعاد بعدها موازنة الضريبة بنسبة المجموع الفرعي بعد الخصم إلى المجموع الفرعي الكامل، لذا تُفرض الضريبة على ما يدفعه العميل فعليًا. إذا تعذّر تفسير الكمية تعود إلى 1، والسعر إلى 0.

شرائح الضرائب الجاهزة تطبق المعدل على كل بند موجود، وليس على البنود التي تضيفها لاحقًا؛ أضف البنود أولًا ثم المس الشريحة، أو اضبط المعدل لكل بند على حدة.

إدخالات الوقت والمصاريف المضافة عبر شريحتَي الوقت (Time) والمصاريف (Expenses) تُوسَم كمفوترة عند حفظ فاتورة جديدة لأول مرة، وتختفي من أدوات الاختيار في الفواتير اللاحقة. يحدث هذا الوسم فقط عند الإنشاء، وليس عند تعديل فاتورة موجودة. المؤقتات الجارية والإدخالات المفوترة بالفعل لا تظهر أبدًا.

الصور: حتى ثماني صور لكل مستند. تُعاد معاينة أبعادها إلى 1200 بكسل على الحافة الطويلة وتُنسخ إلى مساحة تخزين التطبيق الخاصة، لذا حذف الأصل من المعرض لا يؤثر على الفاتورة.

خصم الدفع المبكر: هذا المفتاح (للفواتير فقط) لا يغيّر الإجمالي. يطبع عرضًا مثل “ادفع خلال 7 أيام واحصل على خصم 2%”، مستخدمًا الملف أو افتراضي العميل أو القيم اليدوية التي تدخلها بعد تفعيله.

الحقول المخصصة: لا يملك المحرر نموذج حقول مخصصة منفصلًا. المراجع الإضافية مثل رقم طلب شراء أو رقم مهمة تذهب إلى ملاحظات (Notes) أو إلى بند مخصص بسعر صفر.

مغادرة النموذج: الرجوع مع وجود تغييرات غير محفوظة يعرض مربع حوار تغييرات غير محفوظة (Unsaved Changes) بخياري البقاء (Stay) ومغادرة (Leave). يستجيب التحقق للملاحظات المكتوبة والشروط والخصم والعميل والسلسلة والعملة والبنود المضافة؛ أما تغيير تاريخ أو كمية أو سعر أو قالب أو توقيع فقط فلا يُفعّله، لذا احفظ عن قصد.

نصائح

أدلة ذات صلة

• العملاء والفئات والمجموعات لإعداد الزبائن الذين تفوترهم ودولتهم، وهو ما يوجّه شرائح الضرائب الجاهزة.
• المنتجات والمخزون للمكتبة وراء مربع حوار إضافة من المحفوظات.
• معاينة ملف PDF ومشاركته ومحرر PDF لما يحدث بعد الحفظ: المعاينة والمشاركة وتنقيح ملف PDF.