دليل المستخدم

المنتجات والخدمات والمخزون

أنشئ مكتبة منتجات بأسعار ووحدات افتراضية، أضف عناصر محفوظة إلى بنود الفاتورة بضغطة واحدة، واقرأ مستويات المخزون وقواعد أتمتته.

آخر تحديث: 2026-09-09

المنتج في Invoice Flow هو بند محفوظ: اسم، ووصف اختياري، وسعر افتراضي، ووحدة، ومعدل ضريبة افتراضي. بمجرد وجوده، تسحبه كل فاتورة أو عرض سعر أو جدول تكرار بضغطة واحدة ولا تحتاج سوى تعديل الكمية. السجل نفسه هو المرتكز لأداة المخزون، التي تحصي ما تملكه، ولأتمتة المخزون، التي تطرح من ذلك العدد عند إصدار الفواتير.

يتابع هذا الدليل شركة Kestrel Coffee Roasters في بورتلاند، أوريغون. تبيع مايا حبوب قهوة محمَّصة بأكياس 5 أرطال إلى المقاهي في المدينة، بالإضافة إلى مركّز قهوة باردة، وكيس بيع تجزئة جاهز 12 أونصة، وعددًا من خدمات الباريستا. لا توجد ضريبة مبيعات في أوريغون، لذا تبقى معدلات ضرائبها عند صفر؛ ويُفوتَر كل شيء بالدولار الأمريكي.

ما تراه على الشاشة

تعيش مكتبة المنتجات تحت تبويب الإعدادات. مرّر إلى قسم المكتبة (Library) واضغط المنتجات والخدمات (Products & Services) (العنوان الفرعي “إدارة مكتبة منتجاتك”). القائمة مرتبة بالاسم. يعرض كل صف أيقونة صندوق واسم المنتج، وتحته السعر الافتراضي متبوعًا بشرطة مائلة ورمز الوحدة، مثلًا “58.00 دولار / قطعة”. عندما يحمل المنتج معدل ضريبة افتراضي أعلى من صفر، يضيف الصف نقطة والمعدل، مثل ”• ضريبة 20%”.

يحوّل عدسة التكبير في شريط التطبيق العنوان إلى حقل بحث عن المنتجات… يُصفّي بالاسم أثناء الكتابة؛ تتحول نفس الأيقونة إلى علامة إغلاق لإغلاقه. سحب صف من اليمين إلى اليسار يكشف شريط حذف أحمر. زر + الدائري أسفل اليمين يبدأ منتجًا جديدًا. تعرض المكتبة الفارغة “لا توجد منتجات بعد” مع زر إضافة منتج.

تعمل شاشتان أخريان مع نفس السجلات. يحتوي تبويب الأدوات (Tools) على بطاقة المخزون (Inventory) تفتح مستويات المخزون للمنتجات الموسومة بالتتبع، ويحتوي قسم المكتبة في الإعدادات على بلاطة ثانية، أتمتة المخزون (Stock automation) (العنوان الفرعي “تعديل المخزون تلقائيًا عند الفوترة”)، تقرر متى تغيّر الفواتير تلك المستويات. كلاهما مُغطى أدناه.

كيفية إضافة منتج أو تعديله

1. افتح الإعدادات، اضغط المنتجات والخدمات، ثم اضغط +. يفتح المحرر بعنوان منتج جديد؛ الضغط على صف موجود يفتح نفس النموذج بعنوان تعديل منتج بقيمه مملوءة.
2. اكتب الاسم *. هذا هو الحقل الوحيد المطلوب ويصبح وصف بند الفاتورة. ضع حجم العبوة في الاسم، مثل "Colombia Huila - كيس 5 أرطال"، بحيث يُقرأ السطر بشكل صحيح على ملف PDF.
3. أضف وصفًا إذا أردت ملاحظة لنفسك. لا يُنسخ إلى بنود الفاتورة ولا يُطبع؛ يظهر في هذا المحرر فقط.
4. أدخل السعر الافتراضي *. يبدأ الحقل عند 0.00 ويقبل الكسور العشرية؛ تمنع القيمة الفارغة أو غير الرقمية الحفظ برسالة "مطلوب" أو "رقم غير صالح".
5. اختر الوحدة من القائمة المنسدلة: قطعة، ساعة، يوم، مشروع أو خدمة. تُعرض الرموز كما هي هنا؛ يعرضها محرر الفاتورة ومنتقي المنتجات كـPiece وHour وDay وProject وService. يطبع ملف PDF الكمية والسعر فقط، لا الوحدة.
6. اضبط معدل الضريبة (%) إذا كان هذا المنتج يحمل ضريبة عادةً. اتركه عند 0 للسلع المعفاة من الضريبة؛ تُرفض القيمة غير الرقمية.
7. اضغط حفظ في شريط التطبيق. يظهر الصف في القائمة بموضعه الأبجدي.

إذا ضغطت رجوع بعد تغيير أي شيء، يسألك مربع حوار تغييرات غير محفوظة ما إذا كنت تريد البقاء أو المغادرة؛ المغادرة تُلغي التعديلات. لاحظ ما لا يحتويه النموذج: لا يوجد حقل لرمز SKU، ولا مفتاح لتتبع المخزون، ولا كمية ولا عتبة مخزون منخفض. لذلك أثر على أداة المخزون، موضح أدناه.

كيفية وضع منتجات على فاتورة

يحتوي محرر الفاتورة على صف حبيبات فوق بنود الفاتورة. الحبة الأولى، منتج / خدمة (Product / Service)، هي الباب إلى مكتبتك.

1. في محرر الفاتورة، مرّر إلى بنود الفاتورة واضغط منتج / خدمة.
2. يسرد مربع حوار إضافة من المحفوظات (Add from Saved) كل منتج بالاسم مع سعره بعملة الفاتورة وكلمة وحدته. مرّر إذا كانت القائمة طويلة؛ اضغط صفًا لإضافته.
3. يصل السطر الجديد بكمية 1، ووحدة المنتج وسعره ومعدل ضريبته، ورابط يعود إلى سجل المنتج. غيّر الكمية، أو السعر لهذا العميل، مباشرة على السطر؛ لا يتغير المنتج نفسه.
4. كرّر لكل منتج. كل ضغطة تضيف سطرًا منفصلًا، لذا اضغط مرة واحدة وارفع الكمية بدلًا من الضغط ست مرات.

عندما لا يوجد المنتج بعد، استخدم الصف الأخير من المنتقي:

1. في إضافة من المحفوظات، مرّر إلى الأسفل واضغط إنشاء عنصر جديد (Create New Item).
2. في مربع حوار إضافة سريعة (Quick Add Item)، اكتب الاسم *. المؤشر موجود بالفعل في هذا الحقل.
3. أدخل السعر. تعرض البادئة رمز عملة الفاتورة، فعلى فاتورة باليورو ترى "€" هنا.
4. اختر قطعة، أو ساعة، أو يوم، أو مشروع أو خدمة من القائمة المنسدلة بجانب السعر.
5. اضغط إضافة. يُخزَّن المنتج في المكتبة بمعدل ضريبة 0% ويظهر كسطر جديد على الفاتورة. الضغط على إضافة باسم فارغ لا يفعل شيئًا؛ استخدم إلغاء للإغلاق دون حفظ.

يستخدم محرر جدول التكرار نفس المنتقي ويضيف عدد المخزون للمنتجات المتتبَّعة. تحافظ الأسطر المضافة بـمخصص (Custom) على عدم وجود رابط بالمكتبة.

كيفية قراءة شاشة المخزون

افتح تبويب الأدوات واضغط المخزون. تسرد الشاشة فقط المنتجات التي عليها علامة تتبع، وتعرض ثلاث بطاقات ملخصة أعلى الشاشة: متتبَّع (Tracked) (عدد المنتجات المحصاة)، ومخزون منخفض (Low Stock) (كهرماني، بشارة صغيرة عندما يكون الرقم أعلى من صفر)، ونفد (Out) (أحمر، شارة عندما يكون أعلى من صفر). الضغط على بطاقة مخزون منخفض أو نفد يُصفّي القائمة إلى تلك المنتجات؛ الضغط على نفس البطاقة مرة أخرى يعود إلى الكل. تبحث عدسة التكبير بالاسم أو رمز SKU.

يعرض كل بطاقة الاسم، وسطر “SKU:” عند تخزين رمز، وحبة بالكمية والوحدة ملونة بالأخضر أو الكهرماني أو الأحمر، وعلامة زائد صغيرة دائرية مع تلميح إجراء مخزون (Stock action)، وشريطًا رفيعًا يتدرج من الأحمر إلى الأخضر بمؤشر عند عتبة المخزون المنخفض ونقطة عند المستوى الحالي، وصفًا سفليًا بالسعر ونص الحالة متوفر، أو مخزون منخفض أو نفد. يمتد الشريط من صفر إلى ضعف العتبة.

اضغط بطاقة لتوسيع سجل المعاملات (Transaction History) الخاص بها. تُسرد الحركات الأحدث أولًا: سهم أخضر لأسفل برقم موجب لعملية شراء، وسهم أحمر لأعلى برقم سالب لعملية بيع، وسهم مزدوج أزرق لتعديل، وسهم تراجع برتقالي لإرجاع. يذكر السطر الثاني المصدر: رقم الفاتورة متبوعًا برقم، أو يدوي للحركات التي سجّلتها بنفسك. تظهر أيقونة ملاحظة عند حفظ ملاحظة؛ اضغط عليها ضغطًا مطوّلًا لقراءة النص. بعد عشرين صفًا تنتهي القائمة بـ”…و N أخرى”.

كيفية تسجيل المخزون يدويًا

عندما تكون المنتجات متتبَّعة، يسجّل زر إضافة مخزون (Add Stock) وأيقونة إجراء مخزون لكل بطاقة الحركات دون فاتورة.

1. اضغط إضافة مخزون أسفل اليمين، ثم اختر المنتج في مربع حوار اختيار منتج (Select Product) (تقرأ الصفوف "الاسم (SKU)"). الضغط على العلامة الدائرية على بطاقة يتخطى هذه الخطوة.
2. في مربع الحوار المعنون باسم المنتج، اختر شراء / استلام (Purchase / Receive) للسلع الواردة، أو تعديل (Adjustment) للكتابة فوق العدد بعد جرد، أو إرجاع (Return) للسلع التي أعادها عميل.
3. يحمل مربع الحوار التالي عنوان شراء — ، أو تعديل — أو إرجاع — بالإضافة إلى اسم المنتج ويعرض "المخزون الحالي" مع الوحدة. أدخل الكمية؛ للتعديل يُسمى الحقل الكمية الجديدة وتكتب الإجمالي الذي أحصيته، لا الفرق.
4. اختياريًا اكتب ملاحظة في ملاحظات (اختياري)، مثل دفعة التحميص أو سبب الإرجاع.
5. اضغط حفظ. يقرأ شريط إشعار "تم تحديث المخزون:" متبوعًا بالكمية الجديدة، وتُحدَّث البطاقة والحبة وبطاقات الملخص.

تضيف عمليات الشراء والإرجاع الكمية إلى المخزون ويجب أن تكون أكبر من صفر. يستبدل التعديل العدد؛ يخزّن السجل الفرق الموقَّع، لذا يظهر جرد وجد 28 بدلًا من 31 كـ”-3 تعديل”.

كيف تعمل أتمتة المخزون

يتحكم الإعدادات ← المكتبة ← أتمتة المخزون فيما تفعله الفواتير بالمنتجات المتتبَّعة. يذكر التلميح أعلاها القيدين الصارمين: تتأثر المنتجات المتتبَّعة فقط، ولا تغيّر عروض الأسعار المخزون أبدًا.

يعمل المحرك عند حفظ فاتورة في المحرر، وعند تغيير حالتها في شاشة التفاصيل، وقبل الحذف، وعندما يُنشئ جدول تكرار فاتورة. يقارن ما سُجِّل بالفعل لتلك الفاتورة بما تحتاجه الفاتورة الآن ويكتب الفرق فقط. حفظ نفس الفاتورة خمس مرات يخصم مرة واحدة؛ رفع سطر من 10 إلى 12 كيسًا يخصم 2 إضافيتين؛ تقليله إلى 8 يعيد 4. إرجاع فاتورة مُرسلة إلى مسودة عندما يكون المشغّل على “مُرسلة” يُعيد كل شيء. تظهر الخصومات في السجل كبيع مع مرجع الفاتورة، وإعادات الإضافة التلقائية كحركة نوعها “إعادة تخزين”.

مع خصم وتحذير، تعرض شاشة التفاصيل “مخزون غير كافٍ لـ N منتج (منتجات)” بعد تغيير الحالة؛ يُطبّق المحرر نفس القاعدة بصمت. مع عدم الخصم تحت الصفر، يُتخطى المنتج الذي سيصبح سالبًا تمامًا، ويُبلَّغ عن النقص بالطريقة نفسها. السماح بمخزون سالب يترك ببساطة العدد ينزل تحت الصفر، ما يظهر كنفد المخزون بالأحمر.

القواعد والتفاصيل

• مكتبة واحدة، بلا عملة. المنتجات مشتركة بين كل ملفات الأعمال وتخزّن رقمًا مجردًا كسعر. تطبع قائمة المنتجات والخدمات دائمًا ذلك الرقم بعلامة الدولار، وتطبعه شاشة المخزون بعملة ملفك الافتراضي، ويطبعه منتقي الفاتورة بعملة الفاتورة. لا يحوّل أي منها المبلغ؛ إذا كنت تُفوتِر بأكثر من عملة، احتفظ بالسعر بالعملة التي تستخدمها أكثر وعدّل السطر.
• قيود Pro. عرض قائمة المنتجات وشاشة المخزون مجاني. إنشاء منتج، وفتح منتج للتعديل، وإضافة مخزون وأيقونة إجراء المخزون تتطلب Pro أو فترة تجريبية نشطة؛ وإلا تفتح نافذة الاشتراك المدفوع.
• البحث. تطابق قائمة المنتجات جزءًا من الاسم فقط. يطابق بحث المخزون الاسم أو SKU ويتجاهل حالة الأحرف.
• حذف منتج. اسحب لليسار، أكّد حذف في مربع حوار “حذف المنتج”، ويختفي المنتج مع كل سجل مخزونه. تحافظ بنود الفاتورة التي أُنشئت منه على نصها وكميتها وسعرها، لذا لا تتأثر المستندات القديمة.
• تعديل منتج لاحقًا. تؤثر تغييرات السعر أو الوحدة أو الضريبة فقط على الأسطر المضافة من تلك اللحظة فصاعدًا.
• المخزون المنخفض. يُحتسب المنتج منخفضًا عندما تكون كميته أعلى من صفر وعتبته أعلى من صفر والكمية عند العتبة أو أقل منها. المنتج بلا عتبة يمكن أن يكون فقط متوفرًا أو نافدًا، ويستخدم شريطه 10 كعنصر نائب للمؤشر. تسرد بطاقة تنبيهات المخزون المنخفض في لوحة التحكم حتى ثلاثة منتجات متتبَّعة عند عتبتها أو دونها، بما في ذلك الصفر.
• عروض الأسعار والفواتير الملغاة. فقط مستندات نوع الفاتورة تغيّر المخزون. عروض الأسعار، والفواتير بحالة ملغاة، لا تخصم أبدًا.
• مفتاح إعادة التخزين مُعطَّل. مع إيقاف إرجاع المخزون تلقائيًا، نقل فاتورة للخلف أو حذفها يترك المخزون دون مساس؛ تصححه بإرجاع أو تعديل يدوي.

نصائح

أدلة ذات صلة

• محرر الفاتورة — صف الحبيبات وبنود الفاتورة والخصومات والإجماليات.
• الفواتير المتكررة — الجداول التي تختار أسطرًا من نفس مكتبة المنتجات.
• النسخ الاحتياطي والتصدير والاستيراد — ما يحمله ملف النسخ الاحتياطي، بما في ذلك المنتجات والمخزون.