Uživatelská příručka

Produkty, služby a sklad

Postavte si knihovnu produktů s cenami a jednotkami, vkládejte uložené položky do faktur jedním klepnutím a čtěte stavy zásob i skladovou automatizaci.

Aktualizováno: 2026-09-09

Produkt v Invoice Flow je uložená položka: název, volitelný popis, výchozí cena, jednotka a výchozí daňová sazba. Jakmile existuje, každá faktura, nabídka i opakovaný plán ho vtáhne jedním klepnutím a vy jen upravíte množství. Tentýž záznam je kotvou pro nástroj Sklad, který počítá, co máte na skladě, a pro skladovou automatizaci, která z tohoto počtu odečítá, když faktury odcházejí.

Tento návod sleduje Kestrel Coffee Roasters v Portlandu v Oregonu. Maya prodává praženou kávu v pětilibrových pytlích kavárnám po celém městě, k tomu koncentrát na cold brew, dvanáctiuncový maloobchodní pytlík do regálu a hrstku baristických služeb. Oregon nemá daň z prodeje, takže její daňové sazby zůstávají na nule; všechno se fakturuje v amerických dolarech.

Co uvidíte na obrazovce

Knihovna produktů žije na záložce Nastavení (Settings). Sjeďte k sekci Knihovna (Library) a klepněte na Produkty a služby (Products & Services) (podtitulek „Spravujte svou knihovnu produktů“). Seznam je řazený podle názvu. Každý řádek ukazuje ikonu krabice, název produktu a pod ním výchozí cenu následovanou lomítkem a kódem jednotky, například „$52.00 / item“. Když má produkt výchozí daňovou sazbu vyšší než nula, řádek přidá odrážku a sazbu, například „• 20% tax“.

Lupa v horní liště promění název na pole Hledat produkty… (Search products…), které filtruje podle názvu už při psaní; tatáž ikona se změní na křížek, kterým ho zavřete. Přejetí řádku zprava doleva odhalí červený pruh smazání. Kulaté tlačítko + vpravo dole založí nový produkt. Prázdná knihovna ukazuje „Zatím žádné produkty“ s tlačítkem Přidat produkt (Add Product).

Obrazovka Produkty a služby v aplikaci Invoice Flow se seznamem devíti položek pražírny kávy, například Barista training session za 150.00 za hodinu, Colombia Huila 5 lb bag za 58.00 za kus a Wholesale onboarding za 250.00 za projekt, každá s ikonou krabice a šipkou, a tlačítkem plus — Mayina knihovna: káva po pytlích, cold brew po galonech, školení po hodinách a onboarding po projektech.

S týmiž záznamy pracují ještě dvě obrazovky. Záložka Nástroje (Tools) má kartu Sklad (Inventory), která otevírá stavy zásob u produktů označených jako sledované, a sekce Knihovna v Nastavení má druhou dlaždici, Stock automation (podtitulek „Auto-adjust stock when invoicing“), která rozhoduje, kdy faktury tyto stavy mění. Obojím se zabýváme níže.

Jak přidat nebo upravit produkt

Otevřete Nastavení, klepněte na Produkty a služby a pak na +. Otevře se editor s názvem Nový produkt (New Product); klepnutím na existující řádek otevřete tentýž formulář s názvem Upravit produkt (Edit Product) a s vyplněnými hodnotami.
Zadejte Název *. Je to jediné povinné pole a stává se popisem položky na faktuře. Dejte do názvu i velikost balení, jako „Colombia Huila - 5 lb bag“, aby řádek na PDF četl správně.
Přidejte Popis (Description), pokud chcete poznámku pro sebe. Nekopíruje se do položek faktury a netiskne se; objevuje se jen v tomto editoru.
Zadejte Výchozí cenu * (Default Price). Pole začíná na 0.00 a přijímá desetinná čísla; prázdná nebo nečíselná hodnota zablokuje uložení s hláškou „Povinné“ nebo „Neplatné číslo“.
Vyberte Jednotku (Unit) z rozbalovací nabídky: item, hour, day, project nebo service. Kódy se tu zobrazují tak, jak jsou; editor faktury a výběr produktů je vykreslují jako Ks, Hodina, Den, Projekt a Služba. PDF tiskne jen množství a cenu, ne jednotku.
Nastavte Sazbu DPH (%) (Tax Rate (%)), pokud tento produkt běžně nese daň. U zboží bez daně ji nechte na 0; hodnota, která není číslo, se odmítne.
Klepněte na Uložit v horní liště. Řádek se objeví v seznamu na své abecední pozici.

Obrazovka Upravit produkt v aplikaci Invoice Flow pro Ethiopia Yirgacheffe - 5 lb bag s popisem Washed, light roast. Floral, lemon, black tea., výchozí cenou 68.00, jednotkou item a sazbou DPH 0.0, s tlačítkem Uložit v horní liště — Celý formulář produktu: název, popis, cena, jednotka a daňová sazba. Skladová pole tu nejsou.

Pokud po jakékoli změně klepnete na Zpět, dialog Neuložené změny (Unsaved Changes) se zeptá, zda zůstat, nebo odejít; odchod úpravy zahodí. Všimněte si, co formulář neobsahuje: žádné pole pro SKU, žádný přepínač sledování zásob, žádné množství a žádný práh nízké zásoby. To má důsledky pro nástroj Sklad, vysvětlené níže.

Jak dostat produkty na fakturu

Editor faktury má nad položkami řádek předvoleb. První předvolba, Produkt / služba (Product / Service), je dveřmi do vaší knihovny.

V editoru faktury sjeďte k Položkám (Line Items) a klepněte na Produkt / služba.
Dialog Přidat z uložených (Add from Saved) vypíše každý produkt podle názvu s cenou v měně faktury a se slovem jednotky. Pokud je seznam dlouhý, posuňte se; klepnutím na řádek produkt přidáte.
Nová položka přijde s množstvím 1, s jednotkou, cenou a daňovou sazbou produktu a s odkazem zpět na záznam produktu. Množství, nebo cenu pro tohoto zákazníka, změňte přímo na řádku; samotný produkt se nemění.
Zopakujte to u každého produktu. Každé klepnutí přidá samostatný řádek, takže klepněte jednou a zvyšte množství, místo abyste klepali šestkrát.

Dialog Přidat z uložených v aplikaci Invoice Flow nad novou fakturou se seznamem Colombia Huila - 5 lb bag $58.00 / Ks, Decaf Swiss Water, Espresso machine calibration $95.00 / Služba, Ethiopia Yirgacheffe, House Espresso Blend, Retail bag 12 oz a Wholesale onboarding - brew bar setup $250.00 / Projekt, s řádkem Vytvořit novou položku dole — Ceny ve výběru se zobrazují v měně faktury; poslední řádek vytvoří produkt na místě.

Dialog Rychlé přidání v aplikaci Invoice Flow nad editorem faktury s názvem Guatemala Antigua - 5 lb bag, cenou 64.00 s předponou dolaru, rozbalovací nabídkou jednotky zobrazující Ks a tlačítky Zrušit a Přidat — Rychlé přidání uloží nový produkt do knihovny a jedním krokem ho přidá jako položku.

Když produkt ještě neexistuje, použijte poslední řádek výběru:

V dialogu Přidat z uložených sjeďte na konec a klepněte na Vytvořit novou položku (Create New Item).
V dialogu Rychlé přidání (Quick Add Item) napište Název *. Kurzor už v tomto poli je.
Zadejte Cenu. Předpona ukazuje symbol měny faktury, takže na eurové faktuře tu uvidíte „€“.
Vyberte v rozbalovací nabídce vedle ceny Ks (Piece), Hodina (Hour), Den (Day), Projekt (Project) nebo Služba (Service).
Klepněte na Přidat. Produkt se uloží do knihovny s daňovou sazbou 0 % a objeví se na faktuře jako nová položka. Klepnutí na Přidat s prázdným názvem neudělá nic; tlačítkem Zrušit zavřete bez uložení.

Editor opakovaných plánů používá tentýž výběr a u sledovaných produktů k němu přidává stav zásob. Položky přidané tlačítkem Vlastní (Custom) si na knihovnu žádný odkaz nedrží.

Jak číst obrazovku Sklad

Otevřete záložku Nástroje a klepněte na Sklad. Obrazovka vypisuje jen produkty, které mají zapnutý příznak sledování, a nahoře ukazuje tři souhrnné karty: Sledováno (Tracked, kolik produktů se počítá), Nízká zásoba (Low Stock, jantarová, s malým odznakem, když je číslo nad nulou) a Vyprodáno (Out, červená, odznak nad nulou). Klepnutím na kartu Nízká zásoba nebo Vyprodáno seznam na tyto produkty zfiltrujete; opětovné klepnutí na tutéž kartu vrátí všechny. Lupa hledá podle názvu nebo SKU.

Obrazovka Sklad v aplikaci Invoice Flow s kartami 6 Sledováno, 2 Nízká zásoba a 1 Vyprodáno a s kartami produktů Cold Brew Concentrate 9 ks nízká zásoba, Colombia Huila 6 ks nízká zásoba, Decaf Swiss Water 0 ks není skladem, Ethiopia Yirgacheffe 14 ks, House Espresso Blend 31 ks a Retail bag 12 oz 48 ks, každá s řádkem SKU, barevným pruhem zásob a cenou, a s tlačítkem Naskladnit — Šest sledovaných produktů; barva plaketky a tečka na barevném pruhu na první pohled řeknou, které je třeba upražit.

Každá karta ukazuje název, řádek „SKU:“, když je kód uložen, plaketku s množstvím a jednotkou zelenou, jantarovou nebo červenou, malý plus v kolečku s bublinou Skladová akce (Stock action), tenký pruh od červené k zelené s ryskou na prahu nízké zásoby a s tečkou na aktuální úrovni a dolní řádek s cenou a stavovým textem Skladem (In stock), Nízká zásoba (Low stock) nebo Není skladem (Out of stock). Pruh sahá od nuly do dvojnásobku prahu.

Klepnutím na kartu rozbalíte její Historii transakcí (Transaction History). Pohyby jsou vypsané od nejnovějších: zelená šipka dolů s kladným číslem u nákupu, červená šipka nahoru se záporným číslem u prodeje, modrá dvojitá šipka u korekce a oranžová šipka zpět u vrácení. Druhý řádek jmenuje zdroj: Invoice # s číslem, nebo Ručně (Manual) u pohybů, které jste zapsali sami. Když byla uložena poznámka, objeví se ikona poznámky; dlouhým podržením si text přečtete. Po dvaceti řádcích seznam končí textem „…a dalších N“.

Obrazovka Sklad v aplikaci Invoice Flow s rozbalenou kartou House Espresso Blend - 5 lb bag do Historie transakcí se záznamy Vrácení +3 Ručně 05.09, Prodej -20 Invoice #216 04.09, Prodej -12 Invoice #214 02.09 a Nákup +60 Ručně 01.09 — Jedna pražená dávka dovnitř, dvě velkoobchodní faktury ven a vrácení natržených pytlů: čtyři pohyby, které dávají dohromady 31 pytlů na skladě.

Editor produktu nemá jak sledování zapnout, takže produkty, které v aplikaci vytvoříte, se na této obrazovce nikdy neobjeví; ukazuje „Žádné sledované produkty“ a „Zapněte sledování zásob u produktů“. V současné verzi se příznak sledování, SKU, množství a práh dostanou dovnitř jen obnovením zálohy, která je už obsahuje. Dokud nedorazí editor těchto polí, berte Sklad a skladovou automatizaci jako funkce, o kterých si tu můžete přečíst, ale naplněné je neuvidíte.

Jak zapsat zásoby ručně

Když jsou produkty sledované, tlačítko Naskladnit (Add Stock) a ikona Skladová akce na kartě zapisují pohyby bez faktury.

Klepněte vpravo dole na Naskladnit a pak vyberte produkt v dialogu Vybrat produkt (Select Product) (řádky mají tvar „název (SKU)“). Klepnutí na plus v kolečku na kartě tento krok přeskočí.
V dialogu pojmenovaném podle produktu zvolte Nákup / Příjem (Purchase / Receive) u příchozího zboží, Korekce (Adjustment) pro přepsání stavu po inventuře, nebo Vrácení (Return) u zboží, které zákazník poslal zpět.
Další dialog se jmenuje Nákup — , Korekce — nebo Vrácení — plus název produktu a ukazuje „Aktuální zásoba“ s jednotkou. Zadejte Množství (Quantity); u korekce se pole jmenuje Nové množství (New quantity) a zadáváte celkový napočítaný stav, ne rozdíl.
Volitelně napište poznámku do pole Poznámky (volitelné) (Notes (optional)), například pražicí dávku nebo důvod vrácení.
Klepněte na Uložit. Hlášení oznámí „Zásoba aktualizována:“ s novým množstvím a karta, plaketka i souhrnné karty se obnoví.

Dialog v aplikaci Invoice Flow s názvem Nákup — Colombia Huila - 5 lb bag zobrazující Aktuální zásoba: 6 ks, pole Množství s hodnotou 24 a příponou ks, pole poznámek s textem Roast batch 0909 a tlačítka Zrušit a Uložit — Příjem pražené dávky: 24 pytlů k šesti zbylým dostane Colombia Huila zpět nad její práh 10.

Nákupy a vrácení množství k zásobě přičítají a musí být větší než nula. Korekce stav nahradí; historie ukládá rozdíl se znaménkem, takže inventura, která napočítá 28 místo 31, se objeví jako „-3 Korekce“.

Jak funguje skladová automatizace

Nastavení → Knihovna → Stock automation řídí, co faktury dělají se sledovanými produkty. Nápověda nahoře uvádí dvě tvrdá omezení: ovlivněny jsou jen sledované produkty a nabídky zásoby nikdy nemění.

Nastavení Stock automation v aplikaci Invoice Flow se zapnutým Enable stock automation, přepínači Deduct stock s vybraným When the invoice is sent, zapnutým Return stock automatically, přepínači If stock is insufficient s vybraným Deduct and warn a zapnutým Include recurring invoices — Maya odečítá při odeslání faktury a chce varování, ne blokování, když káva dojde.

Nastavení	Možnosti	Výchozí	Co dělá
Enable stock automation	zapnuto / vypnuto	zapnuto	Hlavní vypínač; když je vypnutý, nic z níže uvedeného se nezobrazuje ani neuplatňuje.
Deduct stock	When the invoice is created / When the invoice is sent / When the invoice is paid	sent	Stav, ve kterém se sledované položky odečtou. „Sent“ pokrývá i faktury po splatnosti a zaplacené.
Return stock automatically	zapnuto / vypnuto	zapnuto	Vrátí množství zpět, když je faktura zrušená, smazaná nebo posunutá pod spouštěcí stav (například vrácená do konceptu).
If stock is insufficient	Allow negative stock / Deduct and warn / Don’t deduct below zero	allow	Co se stane, když položka žádá víc, než je na skladě.
Include recurring invoices	zapnuto / vypnuto	zapnuto	Zda se faktury vygenerované opakovanými plány řídí týmiž pravidly.

Motor běží, když fakturu uložíte v editoru, když změníte její stav na obrazovce detailu, před smazáním a když opakovaný plán fakturu vygeneruje. Porovná to, co už bylo pro tuto fakturu zaznamenáno, s tím, co faktura teď vyžaduje, a zapíše jen rozdíl. Pětinásobné uložení téže faktury odečte jednou; zvýšení položky z 10 na 12 pytlů odečte další 2; snížení na 8 vrátí 4 zpět; vrácení odeslané faktury do konceptu při spouštěči na „sent“ vrátí všechno. Odečty se v historii objeví jako Prodej s odkazem na fakturu, automatické vratky jako pohyb typu „restock“.

S volbou Deduct and warn obrazovka detailu po změně stavu ukáže „Insufficient stock for N product(s)“; editor totéž pravidlo uplatní tiše. S volbou Don’t deduct below zero se produkt, který by šel do minusu, přeskočí úplně a schodek se hlásí stejně. Allow negative stock prostě nechá stav klesnout pod nulu, což se ukáže červeně jako Není skladem.

Pravidla a podrobnosti

Jedna knihovna, žádná měna. Produkty sdílejí všechny firemní profily a jako cenu ukládají holé číslo. Seznam Produkty a služby toto číslo vždy tiskne s dolarovým znakem, obrazovka Sklad ho tiskne v měně vašeho výchozího profilu a výběr na faktuře v měně faktury. Žádný z nich částku nepřepočítává; pokud fakturujete ve více měnách, držte cenu v té, kterou používáte nejvíc, a upravte položku.
Omezení Pro. Prohlížení seznamu produktů a obrazovky Sklad je zdarma. Vytvoření produktu, otevření produktu k úpravě, Naskladnit a ikona Skladová akce vyžadují Pro nebo aktivní zkušební verzi; jinak se otevře obrazovka předplatného.
Hledání. Seznam produktů hledá jen fragment názvu. Hledání ve skladu hledá podle názvu nebo SKU a nerozlišuje velikost písmen.
Smazání produktu. Přejeďte doleva, potvrďte Smazat v dialogu „Smazat produkt“ a produkt zmizí spolu s celou svou skladovou historií. Položky faktur, které z něj vznikly, si ponechají text, množství i cenu, takže staré dokumenty zůstanou nedotčené.
Pozdější úprava produktu. Změny ceny, jednotky nebo daně ovlivní jen položky přidané od té chvíle.
Nízká zásoba. Produkt se počítá jako nízký, když je jeho množství nad nulou, jeho práh nad nulou a množství je na prahu nebo pod ním. Produkt bez prahu může být jen Skladem nebo Není skladem a jeho pruh používá jako zástupnou hodnotu pro rysku 10. Karta Upozornění na nízké zásoby (Low Stock Alerts) na přehledu vypíše až tři sledované produkty na prahu nebo pod ním, včetně těch na nule.
Nabídky a zrušené faktury. Zásoby mění jen dokumenty typu faktura. Nabídky ani faktury ve stavu Zrušeno nikdy neodečítají.
Vypnuté vracení zásob. S vypnutým Return stock automatically posun faktury zpět nebo její smazání nechá zásoby beze změny; opravili byste to ručním Vrácením nebo Korekcí.

Tipy

Pojmenovávejte produkty tak, jak je chcete mít vytištěné. Název je popisem položky, pole popisu nikoli, takže „House Espresso Blend - 5 lb bag“ řekne kavárně přesně, za co platí, zatímco vaše chuťové poznámky zůstanou v popisu.

Vytvářejte produkty z faktury, ne předem. Když si kavárna poprvé objedná něco nového, klepněte uvnitř výběru na Vytvořit novou položku; přistane v knihovně s cenou, na které jste se právě dohodli. Otevřete ji později v Produktech a službách, pokud potřebuje popis nebo daňovou sazbu.

Pokud vyexportujete zálohu a obnovíte ji na novém telefonu, produkty, SKU, příznaky sledování i skladové pohyby putují s ní, takže skladová historie není nikdy svázaná s jedním zařízením.

Související návody

Editor faktury — řádek předvoleb, položky, slevy a součty.
Opakované faktury — plány, které berou položky z téže knihovny produktů.
Záloha, export a import — co záloha nese, včetně produktů a zásob.