Panduan pengguna

Produk, layanan dan inventaris

Bangun pustaka produk dengan harga dan satuan default, sisipkan item tersimpan ke baris faktur dalam satu ketukan, lalu baca level stok dan aturan otomatisasinya.

Diperbarui: 2026-09-09

Sebuah produk di Invoice Flow adalah baris yang tersimpan: sebuah nama, deskripsi opsional, harga default, satuan dan tarif pajak default. Begitu produk itu ada, setiap faktur, estimasi atau jadwal berulang menariknya dengan satu ketukan dan Anda tinggal menyesuaikan kuantitasnya. Catatan yang sama menjadi jangkar bagi alat Inventaris, yang menghitung stok yang Anda miliki, dan bagi otomatisasi stok, yang mengurangi hitungan itu ketika faktur terbit.

Panduan ini mengikuti Kestrel Coffee Roasters di Portland, Oregon. Maya menjual biji kopi sangrai dalam kantong 5 lb ke kafe-kafe di seluruh kota, ditambah cold brew concentrate, kantong ritel 12 oz siap rak dan sejumlah layanan barista. Oregon tidak memungut pajak penjualan, jadi tarif pajaknya tetap nol; semuanya ditagih dalam dolar AS.

Apa yang Anda lihat di layar

Pustaka produk berada di tab Pengaturan. Gulir ke bagian Pustaka (Library) lalu ketuk Produk & layanan (Products & Services) dengan subjudul “Kelola pustaka produk Anda”. Daftarnya diurutkan menurut nama. Setiap baris menampilkan ikon kotak, nama produk dan, di bawahnya, harga default diikuti garis miring dan kode satuan, misalnya “$52.00 / item”. Jika sebuah produk punya tarif pajak default di atas nol, barisnya menambahkan bulatan dan tarifnya, seperti ”• 20% tax”.

Kaca pembesar di bilah aplikasi mengubah judul menjadi kolom Cari produk… (Search products…) yang menyaring menurut nama sambil Anda mengetik; ikon yang sama berubah menjadi tanda silang untuk menutupnya. Menggeser sebuah baris dari kanan ke kiri memunculkan strip hapus berwarna merah. Tombol bundar + di kanan bawah memulai produk baru. Pustaka yang kosong menampilkan “Belum ada produk” beserta tombol Tambah produk (Add Product).

Layar Products & Services aplikasi Invoice Flow menampilkan sembilan item roastery kopi seperti Barista training session 150.00 per hour, Colombia Huila 5 lb bag 58.00 per item dan Wholesale onboarding 250.00 per project, masing-masing dengan ikon kotak dan tanda panah, serta tombol plus — Pustaka Maya: biji kopi per kantong, cold brew per galon, pelatihan per jam dan onboarding per proyek.

Dua layar lain bekerja dengan catatan yang sama. Tab Alat (Tools) memiliki kartu Inventaris (Inventory) yang membuka level stok untuk produk yang ditandai dilacak, dan bagian Pustaka di Pengaturan punya ubin kedua, Stock automation (subjudul “Auto-adjust stock when invoicing”), yang menentukan kapan faktur mengubah level tersebut. Keduanya dibahas lebih jauh di bawah.

Cara menambahkan atau mengubah produk

Buka Pengaturan, ketuk Produk & layanan, lalu ketuk +. Editor terbuka dengan judul Produk baru (New Product); mengetuk baris yang sudah ada membuka formulir yang sama dengan judul Edit produk (Edit Product) beserta nilainya yang sudah terisi.
Ketik Nama * (Name *). Ini satu-satunya kolom wajib dan menjadi deskripsi baris faktur. Cantumkan ukuran kemasan di dalam nama, seperti "Colombia Huila - 5 lb bag", agar barisnya terbaca benar di PDF.
Tambahkan Deskripsi (Description) bila Anda ingin catatan untuk diri sendiri. Deskripsi tidak disalin ke baris faktur dan tidak dicetak; ia hanya muncul di editor ini.
Masukkan Harga default * (Default Price *). Kolom ini dimulai dari 0.00 dan menerima desimal; nilai kosong atau bukan angka memblokir penyimpanan dengan pesan "Required" atau "Invalid number".
Pilih Unit dari menu turun: item, hour, day, project atau service. Kode-kodenya ditampilkan apa adanya di sini; editor faktur dan pemilih produk menampilkannya sebagai Pcs, Jam, Hari, Proyek dan Layanan. PDF hanya mencetak kuantitas dan harga, bukan satuannya.
Isi Tarif pajak (%) (Tax Rate (%)) jika produk ini biasanya dikenai pajak. Biarkan 0 untuk barang bebas pajak; nilai yang bukan angka akan ditolak.
Ketuk Simpan (Save) di bilah aplikasi. Barisnya muncul di daftar pada posisi alfabetisnya.

Layar Edit Product aplikasi Invoice Flow untuk Ethiopia Yirgacheffe - 5 lb bag dengan Description berbunyi Washed, light roast. Floral, lemon, black tea., Default Price 68.00, Unit item dan Tax Rate 0.0, dengan tombol Save di bilah aplikasi — Seluruh formulir produk: nama, deskripsi, harga, satuan dan tarif pajak. Tidak ada kolom stok di sini.

Jika Anda mengetuk Kembali setelah mengubah sesuatu, dialog Perubahan Belum Disimpan (Unsaved Changes) menanyakan apakah Anda ingin tetap di sini atau keluar; keluar akan membuang suntingan itu. Perhatikan apa yang tidak ada di formulir ini: tidak ada kolom SKU, tidak ada sakelar untuk melacak stok, tidak ada kuantitas dan tidak ada ambang stok rendah. Hal itu berkonsekuensi pada alat Inventaris, yang dijelaskan di bawah.

Cara memasukkan produk ke faktur

Editor faktur punya deretan chip di atas item baris. Chip pertama, Produk / layanan (Product / Service), adalah pintu menuju pustaka Anda.

Di editor faktur, gulir ke Item faktur (Line Items) lalu ketuk Produk / layanan.
Dialog Tambah dari tersimpan (Add from Saved) mencantumkan setiap produk menurut nama beserta harganya dalam mata uang faktur dan kata satuannya. Gulir bila daftarnya panjang; ketuk sebuah baris untuk menambahkannya.
Baris baru datang dengan kuantitas 1, satuan, harga dan tarif pajak produk tersebut, serta tautan balik ke catatan produknya. Ubah kuantitas, atau harga untuk pelanggan ini, langsung di barisnya; produknya sendiri tidak berubah.
Ulangi untuk setiap produk. Setiap ketukan menambah baris terpisah, jadi ketuk sekali lalu naikkan kuantitasnya alih-alih mengetuk enam kali.

Dialog Add from Saved aplikasi Invoice Flow di atas faktur baru menampilkan Colombia Huila - 5 lb bag $58.00 / Piece, Decaf Swiss Water, Espresso machine calibration $95.00 / Service, Ethiopia Yirgacheffe, House Espresso Blend, Retail bag 12 oz dan Wholesale onboarding - brew bar setup $250.00 / Project, dengan baris Create New Item di bagian bawah — Harga di pemilih ditampilkan dalam mata uang faktur; baris terakhir membuat produk baru saat itu juga.

Dialog Quick Add Item aplikasi Invoice Flow di atas editor faktur dengan Name diisi Guatemala Antigua - 5 lb bag, Price 64.00 berawalan tanda dolar, menu turun satuan menampilkan Piece, serta tombol Cancel dan Add — Tambah cepat menyimpan produk baru ke pustaka sekaligus menambahkannya sebagai baris dalam satu langkah.

Bila produknya belum ada, gunakan baris terakhir pemilih:

Di Tambah dari tersimpan, gulir ke paling bawah lalu ketuk Buat item baru (Create New Item).
Di dialog Tambah cepat (Quick Add Item), ketik Nama *. Kursor sudah berada di kolom ini.
Masukkan Harga (Price). Awalannya menampilkan simbol mata uang faktur, jadi pada faktur euro Anda melihat "€" di sini.
Pilih Pcs (Piece), Jam (Hour), Hari (Day), Proyek (Project) atau Layanan (Service) dari menu turun di sebelah harga.
Ketuk Tambah (Add). Produk disimpan ke pustaka dengan tarif pajak 0% dan muncul sebagai baris baru pada faktur. Mengetuk Tambah dengan nama kosong tidak melakukan apa-apa; gunakan Batal (Cancel) untuk menutup tanpa menyimpan.

Editor jadwal berulang memakai pemilih yang sama dan menambahkan hitungan stok pada produk yang dilacak. Baris yang ditambahkan lewat Kustom (Custom) tidak menyimpan tautan ke pustaka.

Cara membaca layar Inventaris

Buka tab Alat lalu ketuk Inventaris. Layar ini hanya mencantumkan produk yang tanda pelacakannya aktif dan menampilkan tiga kartu ringkasan di bagian atas: Dilacak (Tracked, berapa banyak produk yang dihitung), Stok Rendah (Low Stock, kuning, dengan lencana kecil bila angkanya di atas nol) dan Habis (Out, merah, berlencana bila di atas nol). Mengetuk kartu Stok Rendah atau Habis menyaring daftar ke produk tersebut; mengetuk kartu yang sama lagi mengembalikan ke semua produk. Kaca pembesar mencari menurut nama atau SKU.

Layar Inventory aplikasi Invoice Flow dengan kartu bertuliskan 6 Tracked, 2 Low Stock dan 1 Out, serta kartu produk Cold Brew Concentrate 9 item stok rendah, Colombia Huila 6 item stok rendah, Decaf Swiss Water 0 item habis, Ethiopia Yirgacheffe 14 item, House Espresso Blend 31 item dan Retail bag 12 oz 48 item, masing-masing dengan baris SKU, bilah stok berwarna dan harga, ditambah tombol Add Stock — Enam produk yang dilacak; warna pil dan titik pada bilah gradien langsung menunjukkan mana yang perlu disangrai.

Setiap kartu menampilkan nama, baris “SKU:” bila ada kode yang tersimpan, sebuah pil berisi kuantitas dan satuan yang diberi warna hijau, kuning atau merah, tanda plus kecil berlingkaran dengan tooltip Aksi stok (Stock action), bilah tipis merah-ke-hijau dengan penanda di ambang stok rendah dan sebuah titik pada level saat ini, serta baris bawah berisi harga dan teks status Tersedia (In stock), Stok rendah (Low stock) atau Stok habis (Out of stock). Bilahnya membentang dari nol sampai dua kali ambang batas.

Ketuk sebuah kartu untuk membentangkan Riwayat Transaksi (Transaction History). Pergerakan dicantumkan dari yang terbaru: panah hijau ke bawah dengan angka positif untuk pembelian, panah merah ke atas dengan angka negatif untuk penjualan, panah ganda biru untuk penyesuaian dan panah undo oranye untuk retur. Baris kedua menyebut sumbernya: Invoice # diikuti sebuah nomor, atau Manual untuk pergerakan yang Anda catat sendiri. Ikon catatan muncul bila ada catatan yang disimpan; tekan lama untuk membaca teksnya. Setelah dua puluh baris, daftar diakhiri dengan “…and N more”.

Layar Inventory aplikasi Invoice Flow dengan kartu House Espresso Blend - 5 lb bag terbentang menjadi Transaction History yang menampilkan Return +3 Manual pada 05.09, Sale -20 Invoice #216 pada 04.09, Sale -12 Invoice #214 pada 02.09 dan Purchase +60 Manual pada 01.09 — Satu batch sangrai masuk, dua faktur grosir keluar dan retur kantong sobek: empat pergerakan yang membentuk 31 kantong yang tersedia.

Editor produk tidak menyediakan cara untuk mengaktifkan pelacakan, sehingga produk yang Anda buat di aplikasi tidak pernah muncul di layar ini; layar itu menampilkan "Tidak ada produk yang dilacak" dan "Aktifkan pelacakan stok pada produk". Pada versi saat ini, tanda pelacakan, SKU, kuantitas dan ambang batas hanya masuk melalui cadangan yang dipulihkan dan sudah memuat data tersebut. Sampai editor untuk kolom-kolom ini dirilis, anggap Inventaris dan Stock automation sebagai fitur yang bisa Anda baca di sini tetapi belum akan Anda lihat terisi.

Cara mencatat stok secara manual

Ketika produk dilacak, tombol Tambah Stok (Add Stock) dan ikon Aksi stok pada tiap kartu mencatat pergerakan tanpa faktur.

Ketuk Tambah Stok di kanan bawah, lalu pilih produk pada dialog Pilih Produk (Select Product) — barisnya berbunyi "nama (SKU)". Mengetuk plus berlingkaran pada sebuah kartu melewati langkah ini.
Pada dialog yang berjudul nama produk, pilih Pembelian / Penerimaan (Purchase / Receive) untuk barang yang masuk, Penyesuaian (Adjustment) untuk menimpa hitungan setelah stok opname, atau Retur (Return) untuk barang yang dikembalikan pelanggan.
Dialog berikutnya berjudul Purchase — , Adjustment — atau Return — ditambah nama produk dan menampilkan "Current stock" beserta satuannya. Masukkan Jumlah (Quantity); untuk penyesuaian, kolomnya bernama Jumlah baru (New quantity) dan Anda mengetikkan total hasil hitungan, bukan selisihnya.
Bila perlu, tulis catatan pada Catatan (opsional) (Notes (optional)), misalnya batch sangrai atau alasan retur.
Ketuk Simpan. Snackbar bertuliskan "Stok diperbarui:" diikuti kuantitas baru, lalu kartu, pil dan kartu ringkasan disegarkan.

Dialog aplikasi Invoice Flow berjudul Purchase — Colombia Huila - 5 lb bag menampilkan Current stock: 6 item, kolom Quantity berisi 24 dengan akhiran item, kolom Notes berbunyi Roast batch 0909, serta tombol Cancel dan Save — Menerima satu batch sangrai: 24 kantong di atas sisa 6 kantong membawa Colombia Huila kembali melewati ambangnya di angka 10.

Pembelian dan retur menambahkan kuantitas ke stok dan harus lebih besar dari nol. Penyesuaian menggantikan hitungan; riwayat menyimpan selisih bertanda, sehingga stok opname yang menemukan 28 alih-alih 31 muncul sebagai “-3 Adjustment”.

Cara kerja otomatisasi stok

Pengaturan → Pustaka → Stock automation mengatur apa yang dilakukan faktur terhadap produk yang dilacak. Petunjuk di bagian atas menyebutkan dua batasan mutlak: hanya produk yang dilacak yang terpengaruh, dan estimasi tidak pernah mengubah stok.

Pengaturan Stock automation aplikasi Invoice Flow dengan Enable stock automation aktif, radio Deduct stock di mana When the invoice is sent terpilih, Return stock automatically aktif, radio If stock is insufficient di mana Deduct and warn terpilih, dan Include recurring invoices aktif — Maya mengurangi stok saat faktur terkirim dan ingin diperingatkan, bukan dihalangi, ketika sangrai kurang.

Pengaturan	Pilihan	Default	Apa fungsinya
Enable stock automation	aktif / nonaktif	aktif	Sakelar utama; saat nonaktif, tidak ada yang di bawah ini ditampilkan atau diterapkan.
Deduct stock	When the invoice is created / When the invoice is sent / When the invoice is paid	sent	Status saat baris yang dilacak dikurangi. “Sent” juga mencakup faktur jatuh tempo dan lunas.
Return stock automatically	aktif / nonaktif	aktif	Menambahkan kuantitas kembali ketika faktur dibatalkan, dihapus atau dipindahkan ke bawah status pemicu (misalnya dikembalikan ke konsep).
If stock is insufficient	Allow negative stock / Deduct and warn / Don’t deduct below zero	allow	Apa yang terjadi ketika sebuah baris meminta lebih banyak daripada stok yang ada.
Include recurring invoices	aktif / nonaktif	aktif	Apakah faktur yang dihasilkan jadwal berulang mengikuti aturan yang sama.

Mesinnya berjalan saat Anda menyimpan faktur di editor, saat Anda mengubah statusnya di layar detail, sebelum penghapusan, dan ketika jadwal berulang menghasilkan sebuah faktur. Ia membandingkan apa yang sudah dicatat untuk faktur itu dengan apa yang kini diminta faktur tersebut, lalu menuliskan selisihnya saja. Menyimpan faktur yang sama lima kali hanya mengurangi sekali; menaikkan sebuah baris dari 10 menjadi 12 kantong mengurangi 2 lagi; menurunkannya ke 8 mengembalikan 4; mengembalikan faktur terkirim ke konsep dengan pemicu “sent” mengembalikan semuanya. Pengurangan muncul di riwayat sebagai Sale beserta referensi fakturnya, sedangkan pengembalian otomatis sebagai pergerakan bertipe “restock”.

Dengan Deduct and warn, layar detail menampilkan “Insufficient stock for N product(s)” setelah perubahan status; editor menerapkan aturan yang sama tanpa pesan. Dengan Don’t deduct below zero, produk yang akan menjadi negatif dilewati sepenuhnya, dan kekurangannya dilaporkan dengan cara yang sama. Allow negative stock cukup membiarkan hitungan turun di bawah nol, yang tampil sebagai Stok habis berwarna merah.

Aturan dan detail

Satu pustaka, tanpa mata uang. Produk digunakan bersama oleh semua profil bisnis dan menyimpan harga sebagai angka polos. Daftar Produk & layanan selalu mencetak angka itu dengan tanda dolar, layar Inventaris mencetaknya dalam mata uang profil default Anda, dan pemilih produk di faktur mencetaknya dalam mata uang faktur. Tidak satu pun dari ketiganya mengonversi jumlahnya; jika Anda menagih dalam lebih dari satu mata uang, simpan harga dalam mata uang yang paling sering Anda pakai lalu sesuaikan barisnya.
Pembatasan Pro. Melihat daftar produk dan layar Inventaris gratis. Membuat produk, membuka produk untuk diedit, Tambah Stok dan ikon Aksi stok membutuhkan Pro atau uji coba aktif; jika tidak, layar berlangganan akan terbuka.
Pencarian. Daftar produk hanya mencocokkan potongan nama. Pencarian Inventaris mencocokkan nama atau SKU dan mengabaikan huruf besar-kecil.
Menghapus produk. Geser ke kiri, konfirmasi Hapus (Delete) pada dialog “Hapus produk”, dan produk itu hilang bersama seluruh riwayat stoknya. Baris faktur yang dibuat darinya tetap menyimpan teks, kuantitas dan harganya, sehingga dokumen lama tidak terpengaruh.
Mengubah produk di kemudian hari. Perubahan harga, satuan atau pajak hanya memengaruhi baris yang ditambahkan mulai saat itu.
Stok rendah. Sebuah produk dihitung rendah bila kuantitasnya di atas nol, ambangnya di atas nol dan kuantitasnya sama dengan atau di bawah ambang tersebut. Produk tanpa ambang batas hanya bisa berstatus Tersedia atau Stok habis, dan bilahnya memakai angka 10 sebagai penanda pengganti. Kartu Peringatan Stok Rendah (Low Stock Alerts) di dasbor mencantumkan hingga tiga produk terlacak yang berada pada atau di bawah ambangnya, termasuk yang bernilai nol.
Estimasi dan faktur yang dibatalkan. Hanya dokumen bertipe faktur yang mengubah stok. Estimasi, dan faktur berstatus Dibatalkan, tidak pernah mengurangi stok.
Sakelar pengembalian stok nonaktif. Dengan Return stock automatically nonaktif, memundurkan status faktur atau menghapusnya tidak mengubah stok; Anda harus mengoreksinya dengan Retur atau Penyesuaian manual.

Tips

Beri nama produk seperti yang Anda ingin cetak. Nama adalah deskripsi baris, kolom deskripsi bukan, jadi "House Espresso Blend - 5 lb bag" memberi tahu kafe dengan tepat apa yang mereka bayar sementara catatan cita rasa Anda tetap di kolom deskripsi.

Buat produk dari faktur, bukan sebelumnya. Saat pertama kali sebuah kafe memesan sesuatu yang baru, ketuk Buat item baru di dalam pemilih; produk itu mendarat di pustaka dengan harga yang baru saja Anda sepakati. Buka lagi nanti di Produk & layanan bila perlu deskripsi atau tarif pajak.

Jika Anda mengekspor cadangan dan memulihkannya di ponsel baru, produk, SKU, tanda pelacakan dan pergerakan stok ikut berpindah, jadi riwayat stok tidak pernah terikat pada satu perangkat.

Panduan terkait

Editor faktur — deretan chip, item baris, diskon dan total.
Faktur berulang — jadwal yang mengambil baris dari pustaka produk yang sama.
Cadangan, ekspor dan impor — apa saja yang dibawa berkas cadangan, termasuk produk dan stok.