Посібник

Товари, послуги та склад

Створіть бібліотеку товарів із типовими цінами й одиницями, додавайте збережені позиції в рядки рахунка одним дотиком і читайте рівні запасів та правила автоматизації складу.

Оновлено: 2026-09-09

Товар в Invoice Flow — це збережений рядок: назва, необов’язковий опис, типова ціна, одиниця та типова ставка податку. Щойно він існує, кожен рахунок, кошторис або регулярний графік підтягує його одним дотиком, і ви лише коригуєте кількість. Той самий запис є опорою для інструмента «Склад», який рахує, що у вас є в наявності, і для автоматизації складу, яка віднімає від цієї кількості, коли рахунки виставляються.

У цьому посібнику ми стежимо за Kestrel Coffee Roasters у Портленді, штат Орегон. Maya продає смажені зерна в мішках по 5 lb кав’ярням по всьому місту, а також концентрат колд брю, готовий до полиці роздрібний пакет 12 oz і кілька послуг бариста. В Орегоні немає податку з продажів, тож її ставки податку залишаються нульовими; усе виставляється в доларах США.

Що ви бачите на екрані

Бібліотека товарів розташована на вкладці Налаштування (Settings). Прокрутіть до розділу Бібліотека (Library) і торкніться Товари та послуги (Products & Services) (підзаголовок «Керуйте своєю бібліотекою товарів»). Список відсортовано за назвою. Кожен рядок показує значок коробки, назву товару і під нею типову ціну, за якою через скісну риску йде код одиниці, наприклад «$52.00 / item». Коли товар має типову ставку податку вище нуля, рядок додає крапку та ставку, наприклад «• 20% tax».

Лупа в панелі застосунку перетворює заголовок на поле Пошук товарів… (Search products…), яке фільтрує за назвою під час введення; той самий значок стає хрестиком, щоб закрити його. Свайп рядка справа наліво відкриває червону смугу видалення. Кругла кнопка + внизу праворуч починає новий товар. Порожня бібліотека показує «Поки що немає товарів» із кнопкою Додати товар (Add Product).

Екран «Товари та послуги» в застосунку Invoice Flow з переліком дев'яти позицій кавової обсмажувальні, таких як Barista training session за 150.00 за годину, Colombia Huila 5 lb bag за 58.00 за штуку та Wholesale onboarding за 250.00 за проєкт, кожна зі значком коробки та шевроном, і кнопкою плюс — Бібліотека Maya: зерна мішками, колд брю галонами, навчання годинами та підключення проєктами.

Ще два екрани працюють із тими самими записами. Вкладка Інструменти (Tools) має картку Склад (Inventory), яка відкриває рівні запасів для товарів, позначених як відстежувані, а розділ Бібліотека у Налаштуваннях має другу плитку, Автоматизація складу (Stock automation) (підзаголовок «Auto-adjust stock when invoicing»), яка визначає, коли рахунки змінюють ці рівні. Обидва описані нижче.

Як додати або відредагувати товар

Відкрийте Налаштування, торкніться Товари та послуги, потім торкніться +. Редактор відкривається із заголовком Новий товар (New Product); дотик до наявного рядка відкриває ту саму форму із заголовком Редагувати товар (Edit Product) із заповненими значеннями.
Введіть Назву * (Name *). Це єдине обов'язкове поле, і воно стає описом рядка рахунка. Зазначайте розмір упаковки в назві, як-от «Colombia Huila - 5 lb bag», щоб рядок правильно читався в PDF.
Додайте Опис (Description), якщо хочете нотатку для себе. Він не копіюється в рядки рахунка й не друкується; він з'являється лише в цьому редакторі.
Введіть Типову ціну * (Default Price *). Поле починається з 0.00 і приймає десяткові дроби; порожнє або нечислове значення блокує збереження з повідомленням «Обов'язково» або «Некоректне число».
Виберіть Одиницю (Unit) зі списку: item, hour, day, project або service. Тут коди показуються як є; редактор рахунків і вибір товарів відображають їх як Шт., Год., День, Проєкт і Послуга. PDF друкує лише кількість і ціну, без одиниці.
Задайте Ставку ПДВ (%) (Tax Rate (%)), якщо цей товар зазвичай оподатковується. Залиште 0 для неоподатковуваних товарів; нечислове значення відхиляється.
Торкніться Зберегти (Save) у панелі застосунку. Рядок з'являється в списку на своєму алфавітному місці.

Екран «Редагувати товар» у застосунку Invoice Flow для Ethiopia Yirgacheffe - 5 lb bag з описом Washed, light roast. Floral, lemon, black tea., типовою ціною 68.00, одиницею item і ставкою податку 0.0, з кнопкою «Зберегти» в панелі застосунку — Уся форма товару: назва, опис, ціна, одиниця та ставка податку. Полів запасу тут немає.

Якщо після будь-якої зміни торкнутися «Назад», діалог Незбережені зміни (Unsaved Changes) запитає, залишитися чи вийти; вихід відкидає правки. Зверніть увагу, чого форма не містить: немає поля для SKU, перемикача відстеження запасів, кількості та порогу низького запасу. Це має наслідки для інструмента «Склад», пояснені нижче.

Як додати товари в рахунок

Редактор рахунків має рядок чипів над позиціями. Перший чип, Товар / Послуга (Product / Service), — це двері до вашої бібліотеки.

У редакторі рахунків прокрутіть до Позиції (Line Items) і торкніться Товар / Послуга.
Діалог Зі збережених (Add from Saved) перелічує кожен товар за назвою з ціною у валюті рахунка та словом одиниці. Прокрутіть, якщо список довгий; торкніться рядка, щоб додати його.
Новий рядок з'являється з кількістю 1, одиницею, ціною та ставкою податку товару, а також посиланням на запис товару. Змініть кількість або ціну для цього клієнта безпосередньо в рядку; сам товар не змінюється.
Повторіть для кожного товару. Кожен дотик додає окремий рядок, тож торкніться один раз і збільште кількість, а не торкайтеся шість разів.

Діалог «Зі збережених» у застосунку Invoice Flow над новим рахунком із переліком Colombia Huila - 5 lb bag $58.00 / Piece, Decaf Swiss Water, Espresso machine calibration $95.00 / Service, Ethiopia Yirgacheffe, House Espresso Blend, Retail bag 12 oz і Wholesale onboarding - brew bar setup $250.00 / Project, з рядком «Створити нову позицію» внизу — Ціни у виборі показуються у валюті рахунка; останній рядок створює товар на місці.

Діалог «Швидке додавання» в застосунку Invoice Flow над редактором рахунків із назвою Guatemala Antigua - 5 lb bag, ціною 64.00 із префіксом долара, списком одиниць зі значенням Piece та кнопками «Скасувати» і «Додати» — Швидке додавання зберігає новий товар у бібліотеці й додає його як рядок за один крок.

Коли товару ще не існує, скористайтеся останнім рядком вибору:

У Зі збережених прокрутіть донизу й торкніться Створити нову позицію (Create New Item).
У діалозі Швидке додавання (Quick Add Item) введіть Назву *. Курсор уже стоїть у цьому полі.
Введіть Ціну (Price). Префікс показує символ валюти рахунка, тож на рахунку в євро ви побачите тут «€».
Виберіть Шт. (Piece), Год. (Hour), День (Day), Проєкт (Project) або Послуга (Service) зі списку поруч із ціною.
Торкніться Додати (Add). Товар зберігається в бібліотеці зі ставкою податку 0% і з'являється як новий рядок у рахунку. Дотик до «Додати» з порожньою назвою нічого не робить; використовуйте Скасувати (Cancel), щоб закрити без збереження.

Редактор регулярного графіка використовує той самий вибір і додає кількість запасу до відстежуваних товарів. Рядки, додані через Власне (Custom), не зберігають посилання на бібліотеку.

Як читати екран «Склад»

Відкрийте вкладку Інструменти й торкніться Склад. Екран перелічує лише товари з увімкненим прапорцем відстеження й показує три підсумкові картки вгорі: Відстежується (Tracked) (скільки товарів обліковується), Мало (Low Stock) (бурштинова, з маленьким значком, коли число більше нуля) та Немає (Out) (червона, значок, коли більше нуля). Дотик до картки «Мало» або «Немає» фільтрує список до цих товарів; повторний дотик до тієї самої картки повертає всі. Лупа шукає за назвою або SKU.

Екран «Склад» у застосунку Invoice Flow з картками 6 Відстежується, 2 Мало та 1 Немає і картками товарів Cold Brew Concentrate 9 item малий запас, Colombia Huila 6 item малий запас, Decaf Swiss Water 0 item немає в наявності, Ethiopia Yirgacheffe 14 item, House Espresso Blend 31 item та Retail bag 12 oz 48 item, кожна з рядком SKU, кольоровою смугою запасу та ціною, плюс кнопка «Поповнити запас» — Шість відстежуваних товарів; колір значка та крапка на градієнтній смузі одразу показують, які потрібно обсмажувати.

Кожна картка показує назву, рядок «SKU:», коли код збережено, значок із кількістю та одиницею зеленого, бурштинового або червоного кольору, маленький плюс у колі з підказкою Дія із запасом (Stock action), тонку смугу від червоного до зеленого з маркером на порозі низького запасу та крапкою на поточному рівні, а також нижній рядок із ціною та текстом статусу В наявності (In stock), Малий запас (Low stock) або Немає в наявності (Out of stock). Смуга охоплює діапазон від нуля до подвійного порогу.

Торкніться картки, щоб розгорнути її Історію операцій (Transaction History). Рухи перелічені від найновіших: зелена стрілка вниз із додатним числом для закупівлі, червона стрілка вгору з від’ємним числом для продажу, синя подвійна стрілка для коригування та помаранчева стрілка скасування для повернення. Другий рядок називає джерело: Рахунок № (Invoice #) із номером або Вручну (Manual) для рухів, записаних вами власноруч. Значок нотатки з’являється, коли нотатку збережено; утримуйте його, щоб прочитати текст. Після двадцяти рядків список закінчується написом «…and N more».

Екран «Склад» у застосунку Invoice Flow з розгорнутою карткою House Espresso Blend - 5 lb bag та Історією операцій: Повернення +3 Вручну 05.09, Продаж -20 Рахунок №216 04.09, Продаж -12 Рахунок №214 02.09 та Закупівля +60 Вручну 01.09 — Партія обсмаження надійшла, два оптові рахунки пішли та повернення порваних мішків: чотири рухи, з яких складаються 31 мішок у наявності.

Редактор товару не має способу увімкнути відстеження, тож товари, створені в застосунку, ніколи не з'являються на цьому екрані; він показує «Немає відстежуваних товарів» і «Увімкніть відстеження запасів для товарів». У поточній версії прапорець відстеження, SKU, кількість і поріг потрапляють лише через відновлену резервну копію, яка вже їх містить. Доки не вийде редактор для цих полів, вважайте «Склад» і «Автоматизацію складу» функціями, про які тут можна прочитати, але заповненими ви їх не побачите.

Як записати запас вручну

Коли товари відстежуються, кнопка Поповнити запас (Add Stock) і значок Дія із запасом на кожній картці записують рухи без рахунка.

Торкніться Поповнити запас внизу праворуч, потім виберіть товар у діалозі Виберіть товар (Select Product) (рядки мають вигляд «назва (SKU)»). Дотик до плюса в колі на картці пропускає цей крок.
У діалозі із заголовком-назвою товару виберіть Закупівля / надходження (Purchase / Receive) для товарів, що надходять, Коригування (Adjustment), щоб перезаписати кількість після інвентаризації, або Повернення (Return) для товарів, які клієнт повернув.
Наступний діалог має заголовок Закупівля — , Коригування — або Повернення — плюс назва товару і показує «Поточний запас» з одиницею. Введіть Кількість (Quantity); для коригування поле називається Нова кількість (New quantity), і ви вводите підрахований підсумок, а не різницю.
За бажанням напишіть нотатку в Нотатки (необов'язково) (Notes (optional)), наприклад партію обсмаження або причину повернення.
Торкніться Зберегти. Спливне повідомлення показує «Запас оновлено:» з новою кількістю, а картка, значок і підсумкові картки оновлюються.

Діалог у застосунку Invoice Flow із заголовком «Закупівля — Colombia Huila - 5 lb bag», текстом «Поточний запас: 6 item», полем кількості зі значенням 24 і суфіксом item, полем нотаток із текстом Roast batch 0909 та кнопками «Скасувати» і «Зберегти» — Надходження партії обсмаження: 24 мішки на додачу до 6, що залишилися, повертають Colombia Huila вище порогу 10.

Закупівлі та повернення додають кількість до запасу і мають бути більшими за нуль. Коригування замінює кількість; історія зберігає різницю зі знаком, тож інвентаризація, яка знаходить 28 замість 31, з’являється як «-3 Коригування».

Як працює автоматизація складу

Налаштування → Бібліотека → Автоматизація складу керує тим, що рахунки роблять із відстежуваними товарами. Підказка вгорі зазначає два жорсткі обмеження: впливає лише на відстежувані товари, а кошториси ніколи не змінюють запас.

Налаштування автоматизації складу в застосунку Invoice Flow: «Enable stock automation» увімкнено, перемикачі «Deduct stock» з вибраним «When the invoice is sent», «Return stock automatically» увімкнено, перемикачі «If stock is insufficient» з вибраним «Deduct and warn» та «Include recurring invoices» увімкнено — Maya віднімає при надсиланні рахунка й хоче попередження, а не блокування, коли обсмаженого бракує.

Налаштування	Варіанти	Типово	Що робить
Enable stock automation (Увімкнути автоматизацію складу)	увімк. / вимк.	увімк.	Головний перемикач; коли вимкнено, нічого нижче не показується й не застосовується.
Deduct stock (Віднімати запас)	When the invoice is created / When the invoice is sent / When the invoice is paid (при створенні / надсиланні / оплаті рахунка)	sent	Статус, за якого віднімаються відстежувані рядки. «Sent» також охоплює прострочені й оплачені рахунки.
Return stock automatically (Повертати запас автоматично)	увімк. / вимк.	увімк.	Додає кількість назад, коли рахунок скасовано, видалено або повернуто нижче тригера (наприклад, у чернетку).
If stock is insufficient (Якщо запасу недостатньо)	Allow negative stock / Deduct and warn / Don’t deduct below zero (дозволити від’ємний запас / відняти й попередити / не віднімати нижче нуля)	allow	Що відбувається, коли рядок вимагає більше, ніж є в наявності.
Include recurring invoices (Включати регулярні рахунки)	увімк. / вимк.	увімк.	Чи підпорядковуються тим самим правилам рахунки, згенеровані регулярними графіками.

Механізм спрацьовує, коли ви зберігаєте рахунок у редакторі, коли змінюєте його статус на екрані деталей, перед видаленням і коли регулярний графік генерує рахунок. Він порівнює те, що вже записано для цього рахунка, з тим, чого рахунок тепер вимагає, і записує лише різницю. П’ятиразове збереження того самого рахунка віднімає один раз; збільшення рядка з 10 до 12 мішків віднімає ще 2; зменшення до 8 повертає 4; повернення надісланого рахунка в чернетку з тригером «sent» повертає все. Віднімання з’являються в історії як «Продаж» із посиланням на рахунок, автоматичні повернення — як рух типу «restock».

З Deduct and warn екран деталей показує «Insufficient stock for N product(s)» після зміни статусу; редактор застосовує те саме правило мовчки. З Don’t deduct below zero товар, який пішов би в мінус, пропускається повністю, а нестача повідомляється так само. Allow negative stock просто дозволяє кількості опуститися нижче нуля, що показується як «Немає в наявності» червоним.

Правила та подробиці

Одна бібліотека, без валюти. Товари спільні для всіх профілів компанії та зберігають ціну як просте число. Список «Товари та послуги» завжди друкує це число зі знаком долара, екран «Склад» друкує його у валюті вашого типового профілю, а вибір у рахунку — у валюті рахунка. Жоден із них не конвертує суму; якщо ви виставляєте рахунки в кількох валютах, тримайте ціну в тій, якою користуєтеся найчастіше, і коригуйте рядок.
Обмеження Pro. Перегляд списку товарів і екрана «Склад» безкоштовний. Створення товару, відкриття товару для редагування, «Поповнити запас» і значок «Дія із запасом» потребують Pro або активного пробного періоду; інакше відкривається екран підписки.
Пошук. Список товарів шукає лише фрагмент назви. Пошук на складі шукає за назвою або SKU без урахування регістру.
Видалення товару. Свайпніть ліворуч, підтвердьте Видалити (Delete) у діалозі «Видалити товар», і товар зникає разом із усією історією запасу. Рядки рахунків, створені з нього, зберігають текст, кількість і ціну, тож старі документи не зачіпаються.
Пізніше редагування товару. Зміни ціни, одиниці або податку впливають лише на рядки, додані відтепер.
Малий запас. Товар вважається таким, що має малий запас, коли його кількість більша за нуль, поріг більший за нуль і кількість дорівнює порогу або менша за нього. Товар без порогу може бути лише «В наявності» або «Немає в наявності», а його смуга використовує 10 як заповнювач для маркера. Картка Низький запас (Low Stock Alerts) на головній перелічує до трьох відстежуваних товарів на порозі або нижче, включно з нульовими.
Кошториси та скасовані рахунки. Запас змінюють лише документи типу «рахунок». Кошториси та рахунки в статусі «Скасовано» ніколи не віднімають.
Повернення вимкнено. З вимкненим Return stock automatically відкат рахунка назад або його видалення не чіпає запас; вам довелося б виправляти це ручним поверненням або коригуванням.

Поради

Називайте товари так, як хочете їх надрукувати. Назва — це опис рядка, а поле опису — ні, тож «House Espresso Blend - 5 lb bag» точно каже кав'ярні, за що вона платить, а ваші дегустаційні нотатки залишаються в описі.

Створюйте товари з рахунка, а не заздалегідь. Коли кав'ярня вперше замовляє щось нове, торкніться «Створити нову позицію» всередині вибору; товар потрапляє в бібліотеку з ціною, про яку ви щойно домовилися. Відкрийте його пізніше в «Товарах та послугах», якщо потрібен опис або ставка податку.

Якщо ви експортуєте резервну копію та відновлюєте її на новому телефоні, товари, SKU, прапорці відстеження та рухи запасу переїжджають разом із нею, тож історія запасу ніколи не прив'язана до одного пристрою.

Пов’язані посібники

Редактор рахунків — рядок чипів, позиції, знижки та підсумки.
Регулярні рахунки — графіки, які беруть рядки з тієї самої бібліотеки товарів.
Резервне копіювання, експорт та імпорт — що містить файл резервної копії, включно з товарами та запасом.