Посібник

Регулярні рахунки та графіки виставлення

Налаштуйте тижневі, місячні, квартальні чи річні розклади, щоб Invoice Flow сам створював той самий рахунок щоцикл, і призупиняйте їх коли завгодно.

Оновлено: 2026-09-09

Якщо ви виставляєте одному клієнтові ту саму суму через рівні проміжки часу, набирати цей рахунок вручну щомісяця — марна праця й добрий спосіб про нього забути. Регулярний розклад в Invoice Flow один раз зберігає клієнта, позиції та ритм; далі застосунок створює свіжу чернетку рахунка щоразу, коли настає цикл, з номером із вашої звичайної послідовності та датою того дня, коли він мав спрацювати. Коли надсилати — вирішуєте все одно ви.

Приклад нижче використовує Ironline Fitness Studio в Остіні, штат Техас. Студія щомісяця виставляє родині Hollis рахунок за три абонементи, щомісяця — клубу Riverbend Runners Club за блок групових тренувань, має квартальний корпоративний контракт на велнес із Cedar Point Logistics, що завершується в березні 2027 року, і домовленість про оренду залу з Northgate Physio раз на два тижні, яка призупинена на літо.

Що ви бачите на екрані

Регулярні розклади живуть на вкладці Інструменти (Tools): відкрийте Інструменти і в розділі Продуктивність (Productivity) торкніться бірюзової картки Регулярні (Recurring). Екран, що відкриється, має назву Регулярні рахунки (Recurring Invoices).

Згори вниз:

• Смуга найближчих запусків. Поки активний хоча б один розклад, горизонтальний ряд із до чотирьох маленьких карток показує найближчі дати наступних запусків, кожна з іменем клієнта та сумою, яку дасть цей цикл. Відтінок підказує терміновість: червоний, якщо дата вже минула, бурштиновий, якщо вона протягом найближчих трьох днів, зелений в інших випадках. Riverbend Runners Club червоний, бо його дата 4 вересня прослизнула; картка родини Hollis бурштинова, бо строк — сьогодні.
• Чипи фільтрів. Усі (All), Активний (Active) і Призупинено (Paused) звужують список. На смугу вгорі вибраний чип не впливає.
• Рядки розкладів. Кожен рядок показує ім’я клієнта, періодичність словами (Щомісяця, Кожні 2 тижні, Щокварталу, Кожні 3 міс. тощо), наступну дату запуску з відліком у дужках (сьогодні, завтра, через 10 дн. або прострочено на 5 дн.), суму за цикл із податком і значок Активний чи Призупинено. Круглий значок повтору ліворуч зелений для активного розкладу, червоний для активного розкладу, чия наступна дата вже минула, і сірий для призупиненого. Маленький значок паперового літачка поруч з іменем означає, що для цього розкладу ввімкнено Автонадсилання (Auto-send).
• Кнопка +. Відкриває редактор Новий розклад (New Schedule).

Свайп рядка справа наліво пропонує його видалити. Довге натискання відкриває аркуш дій із пунктами Редагувати (Edit), Призупинити (Pause) (або Активувати (Activate)), Запустити зараз (Trigger Now) і Видалити (Delete).

Як створити розклад

Приклад — абонемент родини Hollis: троє людей, рахунок дев’ятого числа кожного місяця.

1. Відкрийте Інструменти, потім Регулярні і торкніться кнопки +. Щоб відкрити редактор, потрібен активний пробний період або підписка Pro; на безкоштовному акаунті вас натомість перенесе на екран оновлення.
2. У полі Клієнт * (Client *) виберіть замовника. Список містить лише вже збережених клієнтів, тож нового спершу додайте.
3. У полі Бізнес-профіль * (Business Profile *) виберіть профіль, від імені якого виставлятимуться рахунки. Вибір профілю також перемикає Валюту (Currency) на валюту цього профілю за замовчуванням; її можна змінити після цього.
4. Задайте Періодичність (Frequency). Варіанти: Щотижня (Weekly), Раз на два тижні (Biweekly), Щомісяця (Monthly) (за замовчуванням), Щокварталу (Quarterly) і Щороку (Yearly).
5. Для тижневих, місячних чи річних розкладів з'являється додаткове поле Кожні N періодів (Every N periods). Залиште 1 для кожного тижня чи місяця або введіть 2 для кожного другого тижня, 6 — щоб двічі на рік, і так далі. Для «раз на два тижні» та «щокварталу» це поле не показується — вони завжди спрацьовують раз на два тижні або раз на три місяці.
6. Торкніться чипа Початок (Start), щоб обрати першу дату виставлення. За замовчуванням це сьогодні, і вона стає датою виставлення першого рахунка.
7. За бажанням торкніться Кінець (End) і виберіть останню дату, до якої розклад може працювати. Дотик до маленького × на чипі знову прибирає дату завершення.
8. Поки що не чіпайте Автонадсилання (див. «Правила та подробиці»), перевірте Валюту й виберіть PDF-Шаблон (Template), який мають використовувати створені рахунки.
9. Усе, що має з'являтися в нотатках кожного створеного рахунка, введіть у поле Нотатки (Notes) — наприклад, тарифний план абонемента чи номер замовлення на закупівлю.

Редактор стежить за незбереженими змінами: якщо після редагування торкнутися × або кнопки «Назад», він запитає, чи справді ви хочете вийти.

Як задати позиції, що повторюються

Усе нижче Позицій (Line Items) копіюється в кожен створений рахунок точно так, як ви це тут залишили. На знімку відкрито для редагування контракт Cedar Point Logistics: 24 місця для працівників по 135 USD плюс один виїзний воркшоп за квартал.

1. Прокрутіть до Позицій. Новий розклад починається з однієї порожньої картки позиції з міткою #1.
2. Або введіть вручну Опис (Description), К-сть (Qty), Ціну (Price) та Податок % (Tax %), або торкніться Додати товар (Add Product) на картці, щоб узяти позицію з бібліотеки товарів. Вибір товару заповнює його назву, ціну та ставку податку й зберігає зв'язок із товаром; уже введена кількість залишається.
3. Для кожної наступної позиції торкніться Додати (Add) поряд із заголовком Позиції. Нова картка ненадовго підсвічується, і сторінка прокручується до неї.
4. Приберіть непотрібну позицію червоним значком мінуса на її картці. Значок з'являється, лише поки в розкладі більше однієї позиції.
5. Перевірте сіре поле Разом за цикл (Total per cycle) внизу. Це кількість × ціна × (1 + податок), просумовано за всіма позиціями, — саме цю цифру покажуть список і смуга найближчих запусків.
6. Торкніться Зберегти (Save) у верхньому правому куті.

Маленький значок коробки поруч із номером позиції, як у позиції #1 вище, каже, що рядок прив’язаний до товару. Цей зв’язок має значення, якщо ви користуєтеся автоматизацією складу: коли рахунок буде створено, застосунок може списати запас для прив’язаних товарів згідно з вашими налаштуваннями автоматизації.

Збереження відхиляється у двох випадках: не вибрано клієнта чи профіль (у списку показано Виберіть клієнта або Виберіть профіль) і розклад, у якому кожна позиція має порожній опис і нульову ціну (з’являється коротке повідомлення Додайте хоча б одну позицію).

Як призупинити, відновити, пропустити чи видалити розклад

Довго натисніть рядок на екрані Регулярні рахунки, щоб відкрити його аркуш дій.

1. Щоб тимчасово зупинити розклад, виберіть Призупинити. Значок змінюється на Призупинено, піктограма сіріє, і розклад зникає зі смуги найближчих запусків. Більше нічого не змінюється, зокрема й наступна дата.
2. Щоб відновити, довго натисніть призупинений рядок і виберіть Активувати. Якщо його наступна дата вже в минулому, застосунок надолужить під час наступного запуску: по одному рахунку за кожен пропущений період. Якщо виставляти рахунки за місяці паузи не хочеться, спершу відредагуйте розклад.
3. Щоб пропустити поточний період, не створюючи рахунка, виберіть Запустити зараз. Попри назву, він не створює рахунка; він позначає розклад як опрацьований сьогодні й пересуває наступну дату на один період уперед. Повідомлення на зразок Рахунок створено, наступний: 9 жовт. 2026 підтверджує нову дату.
4. Щоб змінити ритм, дати, позиції чи нотатки, виберіть Редагувати. Редагування ніколи не зсуває дату наступного запуску й ніколи не змінює стан «активний» чи «призупинено».
5. Щоб прибрати розклад назавжди, виберіть Видалити (або зсуньте рядок ліворуч) і підтвердьте Видалити в діалозі Видалити розклад? (Delete schedule?). Рахунки, які розклад уже створив, залишаються у ваших документах.

Як виглядають створені рахунки і як їх знайти

Застосунок перевіряє, чи настав час для розкладів, щоразу під час «холодного» запуску (повністю закритий, потім відкритий знову), а не поки він висить у фоні, і не під час звичайного повернення до нього. Розклад вважається таким, що настав, якщо він активний і його наступна дата — сьогодні або раніше. Для кожного такого розкладу застосунок створює по одній чернетці рахунка на кожен пропущений період і пересуває наступну дату, тож телефон, що два місяці пролежав у шухляді, під час наступного запуску видасть обидва пропущені місячні рахунки.

Кожен створений рахунок:

• має статус Чернетка (Draft), тож нічого не піде клієнтові, поки ви його не відкриєте й не надішлете;
• бере наступний вільний номер зі стандартної серії нумерації рахунків профілю-емітента (або з його простого префікса та лічильника, якщо серії немає), збільшуючи лічильник так само, як рахунок, зроблений вручну;
• виставляється датою, на яку був запланований цикл, а не датою, коли ви випадково відкрили застосунок, тож надолужувальний запуск зберігає правильні дати в документах;
• має термін оплати через 30 днів після цієї дати виставлення;
• несе валюту, шаблон, нотатки та позиції розкладу з уже порахованими проміжним підсумком, податком і сумою;
• заморожує контактні дані вашого профілю, податкові номери, адреси та умови оплати такими, якими вони були в той момент, тож пізніше редагування профілю не перепише PDF цього рахунка.

Після проходу сам розклад зсувається далі. Порівняйте список із початку цього посібника з тим, що нижче: у рядку Runners Club тепер 4 жовтня, через 25 днів, а смуга найближчих запусків перевпорядкувалася.

Щоб витягнути все, що створив розклад:

1. Відкрийте вкладку Документи з вибраним сегментом Рахунки (Invoices).
2. Торкніться значка фільтра (три горизонтальні лінії) у верхній панелі, щоб відкрити Filter documents.
3. Розгорніть Additional filters і ввімкніть From a recurring schedule.
4. Торкніться Застосувати (Apply). Залишаться лише рахунки, створені розкладом; поєднайте це з вибором Клієнта в тому самому аркуші, щоб побачити історію одного розкладу, і з чипом Чернетка, щоб побачити, що ще треба надіслати.

Створені чернетки не мають у списку жодної іншої позначки; їх можна редагувати, надсилати, оплачувати й архівувати, як будь-яку іншу чернетку.

Правила та подробиці

• Обмеження Pro. Лише відкриття редактора (нового чи для редагування) потребує пробного періоду або підписки. Перегляд списку, призупинення, активація, «Запустити зараз» і видалення працюють на будь-якому акаунті.
• Арифметика дат під час створення. «Щотижня» додає 7 × N днів, «раз на два тижні» — 14 днів, «щомісяця» — N місяців, «щокварталу» — 3 місяці, «щороку» — 12 × N місяців. Кроки в місяцях обмежуються останнім днем місяця, тож розклад, розпочатий 31 січня, спрацьовує 28 або 29 лютого, а потім 31 березня.
• «Запустити зараз» використовує простішу арифметику. Дія пропуску додає календарні місяці без такого обмеження, тож місячний розклад із датою 31 січня, пропущений вручну, потрапляє на 3 березня, а не на 28 лютого. Вона також ігнорує дату завершення. Якщо точні дати кінця місяця для вас важливі, редагуйте дату початку замість пропуску.
• Дата завершення. Після створення рахунка застосунок порівнює нову наступну дату з датою завершення; якщо вона не раніша, розклад переводиться в «Призупинено». «Запустити зараз» цієї перевірки не робить.
• Надолуження. Пропущені періоди створюються один за одним за один запуск, кожен зі своєю запланованою датою, доки наступна дата не опиниться в майбутньому. Розклад, який дав збій (наприклад, бо не вдалося знайти вільний номер рахунка), пропускається на цей запуск і не блокує інші.
• Автонадсилання зберігається разом із розкладом і показується значком паперового літачка в рядку, але в поточній версії воно нічого не надсилає само. Створені рахунки завжди є чернетками, які ви надсилаєте з екрана рахунка. Сприймайте цей перемикач як нагадування про ваш намір.
• Нумерація. Генератор використовує ту саму серію, що й ваші рахунки вручну, і шукає далі, доки не знайде невикористаний номер, тож розклади й рахунки, зроблені вручну, ніколи не конфліктують. Шаблони, що містять мовний токен, цей токен відкидають, бо розклади не зберігають мову рахунка.
• Редагування згодом. Зміни в розкладі застосовуються до рахунків, створених після зміни. Уже створені рахунки є звичайними рахунками, і їх це не зачіпає.
• Видалення розкладу залишає його рахунки на місці. Вони зберігають зв’язок, тож і далі підпадають під фільтр From a recurring schedule.
• Аналітика. Картка Регулярний дохід (Recurring revenue) на екрані аналітики нормалізує всі активні розклади до місячної суми. Призупинені розклади не враховуються.

Поради

Пов’язані посібники

• Статуси рахунків, список та історія — що стається з чернеткою, коли ви її надсилаєте.
• Товари та склад — як побудувати бібліотеку товарів, з якої бере дані «Додати товар», і про автоматизацію складу.
• Пеня за прострочення, якщо регулярний клієнт постійно платить із запізненням.