Mwongozo wa mtumiaji

Ankara zinazojirudia na ratiba za utozaji

Sanidi ratiba za kila wiki, kila mwezi, robo mwaka au kila mwaka ili Invoice Flow ikutayarishie ankara ile ile kila mzunguko, kisha ipitie, isitishe au uikomeshe.

Imesasishwa: 2026-09-09

Ukitoza mteja huyo huyo kiasi kile kile mara kwa mara, kuandika ankara hiyo kwa mkono kila mwezi ni jitihada iliyopotea na njia nzuri ya kusahau moja. Ratiba inayojirudia katika Invoice Flow inahifadhi mteja, mistari ya bidhaa na mpangilio wa muda mara moja tu; programu kisha inatengeneza rasimu mpya ya ankara kila mzunguko unapofika, ikiwa na nambari katika mfululizo wako wa kawaida na tarehe ya siku iliyopangwa kutokea. Bado wewe ndiye unayeamua ni lini utaituma.

Mfano hapa chini unatumia Ironline Fitness Studio huko Austin, Texas. Studio hiyo inatoza familia ya Hollis kwa usajili watu watatu kila mwezi, inatoza Riverbend Runners Club kila mwezi kwa kipindi cha mafunzo ya kikundi, ina mkataba wa robo mwaka wa afya ya kampuni na Cedar Point Logistics unaomalizika Machi 2027, na ina mpangilio wa kila wiki mbili wa kukodisha studio na Northgate Physio ambao umesitishwa kwa msimu wa kiangazi.

Unachokiona kwenye skrini

Ratiba zinazojirudia ziko chini ya kichupo cha Zana (Tools): fungua Zana, na katika sehemu ya Productivity gusa kadi ya rangi ya teal ya Recurring. Skrini inayofunguka ina kichwa Recurring Invoices.

Kutoka juu hadi chini:

• Mstari wa vinavyokuja. Maadamu ratiba angalau moja ipo hai, safu ya mlalo ya hadi kadi nne ndogo inaonyesha tarehe za karibu zaidi za kuendesha, kila moja ikiwa na jina la mteja na kiasi ambacho mzunguko huo utazalisha. Rangi inakuambia ni kwa kiwango gani ni cha haraka: nyekundu tarehe ikiwa imeshapita, amber ndani ya siku tatu zijazo, kijani vinginevyo. Riverbend Runners Club ni nyekundu kwa sababu tarehe yake ya 4 Septemba ilipita; kadi ya familia ya Hollis ni amber kwa sababu inatakiwa leo.
• Chipu za kuchuja. All, Active na Paused zinapunguza orodha. Mstari wa juu hauathiriwi na chipu unayochagua.
• Mistari ya ratiba. Kila mstari unaonyesha jina la mteja, marudio kwa maneno (Every month, Every 2 weeks, Quarterly, Every 3 months, na kadhalika), tarehe inayofuata ya kuendesha pamoja na kihesabu-nyuma kwenye mabano (today, tomorrow, in 10 days au overdue by 5 days), jumla ya kila mzunguko ikijumuisha kodi, na alama ya Active au Paused. Aikoni ya duara ya kurudia upande wa kushoto ni ya kijani kwa ratiba hai, nyekundu kwa ratiba hai ambayo tarehe yake inayofuata tayari imepita, na kijivu kwa ile iliyositishwa. Aikoni ndogo ya ndege ya karatasi karibu na jina inamaanisha Auto-send imewashwa kwa ratiba hiyo.
• Kitufe cha +. Kinafungua kihariri cha New Schedule.

Kutelezesha mstari kutoka kulia kwenda kushoto kunatoa chaguo la kuufuta. Kubonyeza kwa muda mrefu kunafungua karatasi ya vitendo yenye Edit, Pause (au Activate), Trigger Now na Delete.

Jinsi ya kuunda ratiba

Mfano ni usajili wa familia ya Hollis: watu watatu, wanaotozwa tarehe tisa ya kila mwezi.

1. Fungua Zana, kisha Recurring, na gusa kitufe cha +. Kufungua kihariri kunahitaji majaribio yanayoendelea au usajili wa Pro; kwenye akaunti ya bure unapelekwa kwenye skrini ya kupandisha daraja badala yake.
2. Katika Client * chagua mteja. Orodha ina wateja uliokwisha hifadhi tu, hivyo ongeza mteja kwanza kama ni mpya.
3. Katika Business Profile * chagua wasifu utakaotoa ankara hizo. Kuchagua wasifu pia kunabadilisha Currency kuwa sarafu chaguomsingi ya wasifu huo; unaweza kuibadilisha baadaye.
4. Weka Frequency (Marudio). Chaguo ni Weekly, Biweekly, Monthly (chaguomsingi), Quarterly na Yearly.
5. Kwa ratiba za kila wiki, kila mwezi au kila mwaka uga wa ziada Every N periods unaonekana. Uache kwa 1 kwa kila wiki au mwezi, au andika 2 kwa kila wiki ya pili, 6 kwa mara mbili kwa mwaka, na kadhalika. Biweekly na Quarterly hazionyeshi uga huu na daima zinaendesha kila wiki mbili au kila miezi mitatu.
6. Gusa chipu ya Start kuchagua tarehe ya kwanza ya utozaji. Inakuwa leo kwa chaguomsingi na inakuwa tarehe ya kutolewa ya ankara ya kwanza.
7. Hiari, gusa End na uchague tarehe ya mwisho ambayo ratiba inaweza kuendesha hadi. Gusa × ndogo kwenye chipu kuondoa tarehe ya mwisho tena.
8. Acha Auto-send kama ilivyo kwa sasa (angalia Kanuni na maelezo zaidi), angalia Currency na chagua Template ya PDF ambayo ankara zitakazozalishwa zitatumia.
9. Andika chochote kinachopaswa kuonekana kwenye madokezo ya kila ankara itakayozalishwa katika Notes, kwa mfano mpango wa usajili au rejeleo la agizo la ununuzi.

Kihariri kinaangalia mabadiliko yasiyohifadhiwa: ukigusa × au kitufe cha kurudi baada ya kubadilisha kitu chochote, kinauliza kama kweli unataka kuondoka.

Jinsi ya kuweka mistari ya bidhaa inayojirudia

Kila kitu chini ya Line Items kinanakiliwa kwenye kila ankara itakayozalishwa hasa jinsi unavyokiacha hapa. Picha ya skrini inaonyesha mkataba wa Cedar Point Logistics ukiwa umefunguliwa kwa kuhaririwa: viti 24 vya wafanyakazi kwa 135 USD pamoja na warsha moja ya kwenda eneo la kazi kwa robo mwaka.

1. Sogeza chini hadi Line Items. Ratiba mpya inaanza na kadi moja tupu ya bidhaa yenye lebo #1.
2. Andika katika Description, Qty, Price na Tax % kwa mkono, au gusa Add Product kwenye kadi kuchukua kipengele kutoka maktaba yako ya bidhaa. Kuchagua bidhaa kunajaza jina lake, bei na kiwango cha kodi na kubaki na kiungo cha bidhaa; wingi uliokwisha weka unabaki.
3. Gusa Add karibu na kichwa cha Line Items kwa kila kipengele kingine. Kadi mpya inaangaziwa kwa muda mfupi na ukurasa unasogea hadi kwake.
4. Ondoa kipengele usichokitaka kwa aikoni nyekundu ya kutoa kwenye kadi yake. Aikoni inaonekana tu ratiba ikiwa na zaidi ya kipengele kimoja.
5. Angalia sanduku la kijivu la Total per cycle chini. Ni wingi × bei × (1 + kodi) jumla ya vipengele vyote, ambayo ndiyo namba orodha na mstari wa vinavyokuja utaonyesha.
6. Gusa Save kona ya juu kulia.

Aikoni ndogo ya sanduku karibu na nambari ya kipengele, kama kwenye kipengele #1 hapo juu, inakuambia mstari umeunganishwa na bidhaa. Kiungo hicho kina umuhimu ukitumia sheria za kiotomatiki za hisa: ankara inapozalishwa, programu inaweza kupunguza hisa kwa bidhaa zilizounganishwa kulingana na mipangilio yako ya kiotomatiki.

Kuhifadhi kunakataliwa katika hali mbili: mteja au wasifu haujachaguliwa (orodha teuzi inaonyesha Select a client au Select a profile), na ratiba ambapo kila kipengele kina maelezo tupu na bei sifuri (ujumbe mfupi wa Add at least one item unaonekana).

Jinsi ya kusitisha, kuendelea, kuruka au kufuta ratiba

Bonyeza kwa muda mrefu mstari kwenye skrini ya Recurring Invoices kufungua karatasi yake ya vitendo.

1. Kusitisha ratiba kwa muda, chagua Pause. Alama inabadilika kuwa Paused, aikoni inakuwa kijivu, na ratiba inatoweka kutoka mstari wa vinavyokuja. Hakuna kingine kuhusu hiyo kinachobadilika, ikiwemo tarehe yake inayofuata.
2. Kuendelea tena, bonyeza kwa muda mrefu mstari uliositishwa na chagua Activate. Ikiwa tarehe yake inayofuata iko nyuma ya wakati sasa, programu itapata pale ilipoishia katika kufungua kwake kufuatako: ankara moja kwa kila kipindi kilichokosekana. Hariri ratiba kwanza ikiwa ungependa usitoze miezi iliyositishwa.
3. Kuruka kipindi cha sasa bila kutengeneza ankara, chagua Trigger Now. Licha ya jina lake hii haitengenezi ankara; inaweka alama kwenye ratiba kama imeshughulikiwa leo na kusogeza tarehe inayofuata mbele kwa kipindi kimoja. Ujumbe kama Invoice triggered, next: Oct 9, 2026 unathibitisha tarehe mpya.
4. Kubadilisha mpangilio wa muda, tarehe, vipengele au madokezo, chagua Edit. Kuhariri hakusogei tarehe inayofuata ya kuendesha wala kubadilisha hali ya kuwa hai au kusitishwa.
5. Kuondoa ratiba kabisa, chagua Delete (au telezesha mstari kushoto) na thibitisha Delete katika kidirisha cha Delete schedule?. Ankara ambazo ratiba ilikwisha zalisha zinabaki kwenye hati zako.

Jinsi ankara zilizozalishwa zinavyoonekana na jinsi ya kuzipata

Programu inaangalia ratiba zinazotakiwa kila inapofunguliwa kabisa upya (imefungwa kikamilifu, kisha kufunguliwa tena), si ikiwa inakaa nyuma na si kwa kubadilisha tu kurudi kwake. Ratiba inatakiwa pale ikiwa hai na tarehe yake inayofuata ni leo au kabla. Kwa kila ratiba inayotakiwa programu inatengeneza rasimu moja ya ankara kwa kila kipindi kilichokosekana na kusogeza tarehe inayofuata mbele, hivyo simu iliyokaa kwenye droo kwa miezi miwili inazalisha ankara zote mbili zilizokosekana za kila mwezi kwenye kufungua kufuatako.

Kila ankara iliyozalishwa:

• ina hali Draft, hivyo hakuna kinachotoka hadi uifungue na kuituma;
• inachukua nambari ya bure inayofuata kutoka mfululizo chaguomsingi wa nambari za ankara wa wasifu unaotoa (au kiambishi na kihesabu chake rahisi kama hakuna mfululizo), ikiendelea na kihesabu sawasawa na ankara iliyoundwa kwa mkono;
• inatolewa tarehe mzunguko ulipopangwa, si tarehe uliyofungua programu, hivyo mzunguko wa kupata ulichokosa unabaki na tarehe sahihi kwenye karatasi;
• inatakiwa siku 30 baada ya tarehe hiyo ya kutolewa;
• inabeba sarafu, kiolezo, madokezo na mistari ya bidhaa ya ratiba, ikiwa na jumla ndogo, kodi na jumla tayari zimehesabiwa;
• inagandisha maelezo ya mawasiliano ya wasifu wako, namba za kodi, anwani na masharti ya malipo kama yalivyokuwa wakati huo, hivyo kuhariri wasifu baadaye hakutaandika upya PDF ya ankara hii.

Baada ya mzunguko huo ratiba yenyewe imesonga mbele. Linganisha orodha ya mwanzo wa mwongozo huu na ile hapa chini: mstari wa Runners Club sasa unasema 4 Oktoba, siku 25 zijazo, na mstari wa vinavyokuja umepanga upya.

Ili kupata kila kitu ratiba fulani ilichozalisha:

1. Fungua kichupo cha Documents na sehemu ya Invoices ikiwa imechaguliwa.
2. Gusa aikoni ya kuchuja (mistari mitatu ya mlalo) kwenye upau wa juu kufungua Filter documents.
3. Panua Additional filters na washa From a recurring schedule.
4. Gusa Apply. Ankara zilizoundwa na ratiba pekee ndizo zinazobaki; changanya na kichagua cha Client kwenye karatasi hiyo hiyo kuona historia ya ratiba moja, na chipu ya Draft kuona kinachohitaji kutumwa bado.

Rasimu zilizozalishwa hazibeba alama nyingine yoyote kwenye orodha; zinaweza kuhaririwa, kutumwa, kulipwa na kuwekwa kumbukumbu kama rasimu nyingine yoyote.

Kanuni na maelezo zaidi

• Vizuizi vya Pro. Kufungua kihariri pekee (kipya au kuhariri) kunahitaji majaribio au usajili. Kutazama orodha, kusitisha, kuwezesha, Trigger Now na kufuta vinafanya kazi kwenye akaunti yoyote.
• Hesabu ya tarehe wakati wa uzalishaji. Weekly inaongeza siku 7 × N, biweekly siku 14, monthly miezi N, quarterly miezi 3, yearly miezi 12 × N. Hatua za msingi wa mwezi zinabana hadi siku ya mwisho ya mwezi, hivyo ratiba iliyoanzishwa Januari 31 inaendesha Februari 28 au 29 kisha Machi 31.
• Trigger Now inatumia hesabu rahisi zaidi. Kitendo cha kuruka kinaongeza miezi ya kalenda bila mbano huo, hivyo ratiba ya kila mwezi ya tarehe 31 Januari iliyorukwa kwa mkono inatua Machi 3 badala ya Februari 28. Pia inapuuza tarehe ya End. Tarehe kamili za mwisho wa mwezi zikiwa muhimu kwako, hariri tarehe ya Start badala ya kuruka.
• Tarehe ya mwisho. Baada ya kuzalisha ankara programu inalinganisha tarehe mpya inayofuata na tarehe ya End; kama si ya mapema zaidi, ratiba inabadilishwa kuwa Paused. Trigger Now haifanyi ukaguzi huu.
• Kupata pale ilipoishia. Vipindi vilivyokosekana vinazalishwa mfululizo katika kufunguliwa kimoja, kila kimoja kikiwa na tarehe yake iliyopangwa, hadi tarehe inayofuata iwe wakati ujao. Ratiba inayoshindwa (kwa mfano kwa sababu hakuna nambari ya ankara ya bure inayoweza kupatikana) inarukwa kwa kufunguliwa huko na haizuii nyingine.
• Auto-send inahifadhiwa pamoja na ratiba na kuonyeshwa kama aikoni ya ndege ya karatasi kwenye mstari, lakini katika toleo la sasa haitumi chochote yenyewe. Ankara zilizozalishwa daima ni rasimu unazotuma kutoka skrini ya ankara. Chukulia kitufe hicho kama kikumbusho cha nia yako.
• Unambari. Kitengenezaji kinatumia mfululizo ule ule wa ankara zako za mkono na kuendelea kutafuta hadi kipate nambari isiyotumika, hivyo ratiba na ankara za mkono haziwahi kugongana. Violezo vyenye ishara ya lugha vinaondoa ishara hiyo, kwa sababu ratiba hazihifadhi lugha ya ankara.
• Kuhariri baadaye. Mabadiliko kwenye ratiba yanatumika kwa ankara zitakazozalishwa baada ya mabadiliko hayo. Ankara zilizoshakuzalishwa ni ankara za kawaida na haziguswi.
• Kufuta ratiba kunaacha ankara zake pale zilipo. Zinabaki na kiungo chake, hivyo bado zinalingana na kichujio cha From a recurring schedule.
• Uchambuzi. Kadi ya Recurring revenue kwenye skrini ya Analytics inasawazisha ratiba zote hai kuwa namba ya kila mwezi. Ratiba zilizositishwa zinaondolewa.

Vidokezo

Miongozo inayohusiana

• Hali za ankara, orodha na historia kwa kinachotokea kwa rasimu baada ya kuituma.
• Bidhaa na hisa kwa kujenga maktaba ya bidhaa ambayo Add Product inatumia na kwa sheria za kiotomatiki za hisa.
• Faini za kuchelewa ikiwa mteja anayerudia analipa kuchelewa mara kwa mara.