Brugervejledning

Tilbagevendende fakturaer og faktureringsplaner

Opsæt uge-, måneds-, kvartals- eller årsplaner, så Invoice Flow selv laver den samme fakturakladde hver cyklus, og gennemgå, sæt på pause eller afslut dem.

Opdateret: 2026-09-09

Fakturerer du den samme kunde det samme beløb med faste mellemrum, er det spildt arbejde at skrive den faktura i hånden hver måned — og en god måde at glemme en. En tilbagevendende plan i Invoice Flow gemmer kunden, varelinjerne og rytmen én gang; appen opretter derefter en ny fakturakladde, hver gang en cyklus kommer rundt, nummereret i din normale rækkefølge og dateret den dag, den skulle have kørt. Du bestemmer stadig selv, hvornår den sendes.

Gennemgangen herunder bruger Ironline Fitness Studio i Austin, Texas. Studiet fakturerer familien Hollis for tre medlemskaber hver måned, fakturerer Riverbend Runners Club månedligt for en gruppetræningsblok, har en kvartalsvis virksomhedsaftale om sundhed med Cedar Point Logistics, der slutter i marts 2027, og har en aftale om studieudlejning hver fjortende dag med Northgate Physio, som er sat på pause hen over sommeren.

Sådan ser skærmen ud

Tilbagevendende planer ligger under fanen Værktøjer: åbn Værktøjer, og tryk på det turkise kort Tilbagevendende (Recurring) i afsnittet Produktivitet. Skærmen, der åbnes, hedder Tilbagevendende fakturaer.

Fra top til bund:

• Stribe med kommende. Så længe mindst én plan er aktiv, viser en vandret række med op til fire små kort de nærmeste kørselsdatoer, hver med kundenavn og det beløb, den cyklus vil give. Farven fortæller, hvor presserende det er: rød når datoen allerede er passeret, ravgul når den ligger inden for de næste tre dage, ellers grøn. Riverbend Runners Club er rød, fordi datoen 4. september gled forbi; kortet for familien Hollis er ravgult, fordi det forfalder i dag.
• Filterknapper. Alle, Aktive og Sat på pause afgrænser listen. Striben ovenfor påvirkes ikke af den knap, du vælger.
• Planrækker. Hver række viser kundenavnet, hyppigheden i ord (Hver måned, Hver 2. uge, Kvartalsvis, Hver 3. måned og så videre), den næste kørselsdato med en nedtælling i parentes (i dag, i morgen, om 10 dage eller 5 dage forsinket), totalen pr. cyklus inklusive moms og et mærke med Aktiv eller Sat på pause. Det runde gentagelsesikon til venstre er grønt for en aktiv plan, rødt for en aktiv plan, hvis næste dato allerede er passeret, og gråt for en, der er sat på pause. Et lille papirflyver-ikon ved siden af navnet betyder, at Send automatisk (Auto-send) er slået til for den plan.
• +-knap. Åbner editoren Ny plan.

Stryger du en række fra højre mod venstre, tilbydes sletning. Et langt tryk åbner et handlingspanel med Rediger, Sæt på pause (eller Aktivér), Udløs nu og Slet.

Sådan opretter du en plan

Eksemplet er familien Hollis’ medlemskab: tre personer, faktureret den niende hver måned.

1. Åbn Værktøjer, derefter Tilbagevendende, og tryk på +-knappen. At åbne editoren kræver en aktiv prøveperiode eller et Pro-abonnement; på en gratis konto sendes du i stedet til opgraderingsskærmen.
2. Vælg kunden i Kunde * (Client). Listen indeholder kun kunder, du allerede har gemt, så tilføj kunden først, hvis vedkommende er ny.
3. Vælg i Virksomhedsprofil * (Business Profile) den profil, der skal udstede fakturaerne. Når du vælger en profil, skifter Valuta også til den profils standardvaluta; du kan ændre den bagefter.
4. Sæt Hyppighed (Frequency). Mulighederne er Ugentligt, Hver 14. dag, Månedligt (standarden), Kvartalsvis og Årligt.
5. Ved uge-, måneds- eller årsplaner dukker et ekstra felt, Hver N perioder (Every N periods), op. Lad det stå på 1 for hver uge eller måned, eller skriv 2 for hver anden uge, 6 for to gange om året og så videre. Hver 14. dag og kvartalsvis viser ikke feltet og kører altid hver anden uge eller hver tredje måned.
6. Tryk på Start-feltet for at vælge den første faktureringsdato. Den er som standard i dag og bliver den første fakturas udstedelsesdato.
7. Tryk eventuelt på Slut (End), og vælg den sidste dato, planen må køre til. Tryk på det lille kryds på feltet for at fjerne en slutdato igen.
8. Lad Send automatisk være for nu (se Regler og detaljer), tjek Valuta, og vælg den PDF-Skabelon (Template), de dannede fakturaer skal bruge.
9. Skriv alt, der skal stå i noterne på hver dannet faktura, i Noter, for eksempel medlemsplanen eller en indkøbsordrereference.

Editoren holder øje med ugemte rettelser: trykker du på krydset eller tilbageknappen efter at have ændret noget, spørger den, om du virkelig vil forlade siden.

Sådan definerer du de varelinjer, der gentages

Alt under Varelinjer kopieres over på hver dannet faktura præcis, som du efterlader det her. Skærmbilledet viser Cedar Point Logistics-kontrakten åbnet til redigering: 24 medarbejderpladser à 135 USD plus én workshop på stedet pr. kvartal.

1. Rul ned til Varelinjer. En ny plan starter med ét tomt varekort mærket #1.
2. Skriv enten i Beskrivelse, Antal, Pris og Moms % i hånden, eller tryk på Tilføj produkt (Add Product) på kortet for at hente en vare fra dit produktbibliotek. Vælger du et produkt, udfyldes navn, pris og momssats, og der bevares en forbindelse til produktet; det antal, du allerede har indtastet, bevares.
3. Tryk på Tilføj ved siden af overskriften Varelinjer for hver yderligere vare. Det nye kort fremhæves kortvarigt, og siden ruller ned til det.
4. Fjern en uønsket vare med det røde minusikon på dens kort. Ikonet vises kun, mens planen har mere end én vare.
5. Tjek den grå boks I alt pr. cyklus (Total per cycle) i bunden. Den er antal × pris × (1 + moms) lagt sammen for alle varer, og det er det tal, listen og striben med kommende viser.
6. Tryk på Gem i øverste højre hjørne.

Et lille kasseikon ved siden af varenummeret, som på vare #1 ovenfor, fortæller, at linjen er knyttet til et produkt. Den forbindelse har betydning, hvis du bruger lagerautomatisering: når fakturaen dannes, kan appen trække lager fra for tilknyttede produkter i henhold til dine automatiseringsindstillinger.

Gemning afvises i to tilfælde: en manglende kunde eller profil (rullemenuen viser Vælg en kunde eller Vælg en profil) og en plan, hvor alle varer har tom beskrivelse og prisen nul (en kort besked med Tilføj mindst én vare vises).

Sådan sætter du en plan på pause, genoptager, springer over eller sletter den

Tryk længe på en række på skærmen Tilbagevendende fakturaer for at åbne dens handlingspanel.

1. Vil du stoppe en plan midlertidigt, så vælg Sæt på pause (Pause). Mærket skifter til Sat på pause, ikonet bliver gråt, og planen forsvinder fra striben med kommende. Intet andet ved den ændres, heller ikke dens næste dato.
2. Vil du genoptage, så tryk længe på den pausede række, og vælg Aktivér (Activate). Ligger dens næste dato nu i fortiden, indhenter appen det ved næste start: én faktura pr. mistet periode. Redigér planen først, hvis du helst ikke vil fakturere de pausede måneder.
3. Vil du springe den aktuelle periode over uden at danne en faktura, så vælg Udløs nu (Trigger Now). Trods navnet danner den ikke en faktura; den stempler planen som håndteret i dag og rykker næste dato én periode frem. En besked som Faktura udløst, næste: 9. okt. 2026 bekræfter den nye dato.
4. Vil du ændre rytme, datoer, varer eller noter, så vælg Rediger. Redigering flytter aldrig næste kørselsdato og ændrer aldrig, om planen er aktiv eller på pause.
5. Vil du fjerne en plan for altid, så vælg Slet (eller stryg rækken mod venstre), og bekræft Slet i dialogen Slet plan? (Delete schedule?). De fakturaer, planen allerede har dannet, bliver i dine dokumenter.

Sådan ser dannede fakturaer ud, og hvordan du finder dem

Appen tjekker for forfaldne planer, hver gang den startes koldt (lukkes helt og åbnes igen), ikke mens den ligger i baggrunden og ikke ved et simpelt skift tilbage til den. En plan er forfalden, når den er aktiv, og dens næste dato er i dag eller tidligere. For hver forfalden plan opretter appen én fakturakladde pr. mistet periode og rykker næste dato frem, så en telefon, der har ligget i en skuffe i to måneder, danner begge de manglende månedsfakturaer ved næste start.

Hver dannet faktura:

• har status Kladde, så intet går ud, før du åbner den og sender den;
• tager det næste ledige nummer fra den udstedende profils standardnummerserie for fakturaer (eller dens simple præfiks og tæller, hvis der ikke findes en serie), og rykker tælleren frem præcis som en håndlavet faktura;
• udstedes på den dato, cyklussen var planlagt til, ikke den dato, hvor du tilfældigvis åbnede appen, så en indhentningskørsel bevarer de rigtige datoer på papiret;
• forfalder 30 dage efter den udstedelsesdato;
• bærer planens valuta, skabelon, noter og varelinjer med subtotal, moms og total allerede udregnet;
• fryser din profils kontaktoplysninger, momsnumre, adresser og betalingsbetingelser, som de var i det øjeblik, så senere redigering af profilen ikke omskriver denne fakturas PDF.

Efter gennemløbet er selve planen rykket videre. Sammenlign listen fra begyndelsen af denne guide med den herunder: Runners Club-rækken siger nu 4. oktober, 25 dage væk, og striben med kommende har ordnet sig på ny.

Sådan trækker du alt, en plan har dannet, frem:

1. Åbn fanen Dokumenter med segmentet Fakturaer valgt.
2. Tryk på filterikonet (tre vandrette streger) i topbjælken for at åbne Filter documents.
3. Fold Additional filters ud, og slå From a recurring schedule til.
4. Tryk på Apply. Kun fakturaer oprettet af en plan bliver tilbage; kombinér med kundevælgeren i det samme panel for at se én plans historik og med Kladde-knappen for at se, hvad der stadig skal sendes.

Dannede kladder bærer ingen anden markering på listen; de kan redigeres, sendes, betales og arkiveres som enhver anden kladde.

Regler og detaljer

• Pro-begrænsning. Kun det at åbne editoren (ny eller redigering) kræver en prøveperiode eller et abonnement. At se listen, sætte på pause, aktivere, Udløs nu og slette virker på enhver konto.
• Datoregning under dannelse. Ugentligt lægger 7 × N dage til, hver 14. dag 14 dage, månedligt N måneder, kvartalsvis 3 måneder, årligt 12 × N måneder. Månedsbaserede trin klemmes til den sidste dag i måneden, så en plan startet 31. januar kører 28. eller 29. februar og derefter 31. marts.
• Udløs nu bruger enklere regning. Spring over-handlingen lægger kalendermåneder til uden den klemning, så en månedlig plan dateret 31. januar, der springes over i hånden, lander 3. marts frem for 28. februar. Den ignorerer også slutdatoen. Betyder præcise månedsafslutninger noget for dig, så redigér startdatoen i stedet for at springe over.
• Slutdato. Efter at have dannet en faktura sammenligner appen den nye næste dato med slutdatoen; er den ikke tidligere, sættes planen på pause. Udløs nu foretager ikke det tjek.
• Indhentning. Mistede perioder dannes én efter én i én opstart, hver dateret på sin egen planlagte dag, indtil næste dato ligger i fremtiden. En plan, der fejler (for eksempel fordi der ikke kan findes et ledigt fakturanummer), springes over ved den opstart og blokerer ikke de andre.
• Send automatisk gemmes med planen og vises som et papirflyver-ikon i rækken, men i den nuværende version sender den ikke noget af sig selv. Dannede fakturaer er altid kladder, som du sender fra fakturaskærmen. Betragt kontakten som en påmindelse om din hensigt.
• Nummerering. Generatoren bruger den samme serie som dine manuelle fakturaer og bliver ved at lede, indtil den finder et ubrugt nummer, så planer og håndlavede fakturaer støder aldrig sammen. Skabeloner, der indeholder et sprogfelt, dropper det, fordi planer ikke gemmer et fakturasprog.
• Senere redigering. Ændringer i en plan gælder for fakturaer dannet efter ændringen. Allerede dannede fakturaer er almindelige fakturaer og røres ikke.
• Sletning af en plan lader dens fakturaer blive. De bevarer deres forbindelse, så de matcher stadig filteret From a recurring schedule.
• Analyser. Kortet Tilbagevendende omsætning på analyseskærmen omregner alle aktive planer til et månedligt tal. Pausede planer tælles ikke med.

Tips

Relaterede guider

• Fakturastatusser, liste og historik om, hvad der sker med en kladde, når du sender den.
• Produkter og lager om at bygge det produktbibliotek, Tilføj produkt trækker på, og om lagerautomatisering.
• Rykkergebyrer, hvis en tilbagevendende kunde bliver ved med at betale for sent.