Uživatelská příručka

Opakované faktury a fakturační plány

Nastavte týdenní, měsíční, čtvrtletní nebo roční plány, aby vám Invoice Flow v každém cyklu připravil stejnou fakturu, a pak je pozastavujte či ukončujte.

Aktualizováno: 2026-09-09

Pokud témuž klientovi pravidelně fakturujete tutéž částku, psát tu fakturu každý měsíc ručně je ztráta času a dobrý způsob, jak na jednu zapomenout. Opakovaný plán v Invoice Flow uloží klienta, položky a rytmus jednou; aplikace pak při každém dalším cyklu vytvoří čerstvý koncept faktury, očíslovaný ve vaší běžné řadě a datovaný na den, kdy měl vzniknout. Kdy ho odešlete, rozhodujete pořád vy.

Následující průchod používá Ironline Fitness Studio v Austinu v Texasu. Studio každý měsíc fakturuje rodině Hollisových tři členství, měsíčně fakturuje klubu Riverbend Runners Club blok skupinového tréninku, má čtvrtletní firemní wellness smlouvu s Cedar Point Logistics končící v březnu 2027 a má čtrnáctidenní dohodu o pronájmu studia s Northgate Physio, která je na léto pozastavená.

Co uvidíte na obrazovce

Opakované plány žijí na záložce Nástroje (Tools): otevřete Nástroje a v sekci Produktivita (Productivity) klepněte na tyrkysovou kartu Opakované (Recurring). Otevřená obrazovka se jmenuje Opakované faktury (Recurring Invoices).

Shora dolů:

• Pás nadcházejících. Dokud je aktivní alespoň jeden plán, vodorovná řada až čtyř malých karet ukazuje nejbližší data dalšího spuštění, každou se jménem klienta a částkou, kterou daný cyklus vyprodukuje. Odstín říká, jak je to naléhavé: červená, když datum už uplynulo, jantarová, když je do tří dnů, jinak zelená. Riverbend Runners Club je červený, protože jeho datum 4. září proklouzlo; karta rodiny Hollisových je jantarová, protože je splatná dnes.
• Filtrační plaketky. Všechny (All), Aktivní (Active) a Pozastaveno (Paused) seznam zužují. Pás nahoře zvolená plaketka neovlivňuje.
• Řádky plánů. Každý řádek ukazuje jméno klienta, frekvenci slovy (Každý měsíc, Každé 2 týdny, Čtvrtletně, Každé 3 měsíce a tak dál), datum dalšího spuštění s odpočtem v závorce (dnes, zítra, za 10 dní nebo 5 dní po termínu), součet za cyklus včetně daně a odznak Aktivní nebo Pozastaveno. Kulatá ikona opakování vlevo je zelená u aktivního plánu, červená u aktivního plánu, jehož další datum už je v minulosti, a šedá u pozastaveného. Malá ikona papírové vlaštovky vedle jména znamená, že je u toho plánu zapnuté Automatické odesílání (Auto-send).
• Tlačítko +. Otevře editor Nový plán (New Schedule).

Přejetí řádku zprava doleva nabídne jeho smazání. Dlouhé podržení otevře panel akcí s Upravit (Edit), Pozastavit (Pause) (nebo Aktivovat, Activate), Spustit nyní (Trigger Now) a Smazat (Delete).

Jak vytvořit plán

Příkladem je členství rodiny Hollisových: tři lidé, fakturováno devátého každý měsíc.

1. Otevřete Nástroje, pak Opakované a klepněte na tlačítko +. Otevření editoru vyžaduje aktivní zkušební verzi nebo předplatné Pro; na bezplatném účtu vás to místo toho zavede na obrazovku upgradu.
2. V poli Klient * (Client *) vyberte zákazníka. Seznam obsahuje jen klienty, které jste už uložili, takže nového klienta nejdřív přidejte.
3. V poli Firemní profil * (Business Profile *) vyberte profil, který bude faktury vystavovat. Volba profilu zároveň přepne Měnu (Currency) na výchozí měnu toho profilu; poté ji můžete změnit.
4. Nastavte Frekvenci (Frequency). Možnosti jsou Týdně (Weekly), Jednou za dva týdny (Biweekly), Měsíčně (Monthly, výchozí), Čtvrtletně (Quarterly) a Ročně (Yearly).
5. U týdenních, měsíčních a ročních plánů se objeví pole navíc, Každých N období (Every N periods). Nechte ho na 1 pro každý týden či měsíc, nebo zadejte 2 pro každý druhý týden, 6 pro dvakrát do roka a podobně. Jednou za dva týdny a čtvrtletně toto pole nezobrazují a běží vždy po dvou týdnech, respektive po třech měsících.
6. Klepnutím na plaketku Začátek (Start) zvolte první fakturační datum. Výchozí je dnešek a stane se datem vystavení první faktury.
7. Volitelně klepněte na Konec (End) a vyberte poslední datum, do kterého smí plán běžet. Křížkem na plaketce datum konce zase odeberete.
8. Nechte zatím Automatické odesílání být (viz Pravidla a podrobnosti), zkontrolujte Měnu a vyberte PDF Šablonu (Template), kterou mají generované faktury používat.
9. Do pole Poznámky (Notes) napište cokoli, co se má objevit v poznámkách každé generované faktury, například název členského programu nebo číslo objednávky.

Editor hlídá neuložené úpravy: pokud po jakékoli změně klepnete na křížek nebo na tlačítko zpět, zeptá se, jestli opravdu chcete odejít.

Jak definovat položky, které se opakují

Všechno pod nadpisem Položky (Line Items) se na každou generovanou fakturu kopíruje přesně tak, jak to tady necháte. Snímek obrazovky ukazuje otevřenou smlouvu Cedar Point Logistics: 24 zaměstnaneckých míst po 135 USD plus jeden workshop na místě za čtvrtletí.

1. Sjeďte dolů k Položkám. Nový plán začíná jednou prázdnou kartou položky označenou #1.
2. Buď ručně vyplňte Popis (Description), Množ. (Qty), Cenu (Price) a Daň % (Tax %), nebo klepněte na kartě na Přidat produkt (Add Product) a vtáhněte položku ze své knihovny produktů. Volba produktu vyplní jeho název, cenu a daňovou sazbu a zachová odkaz na produkt; množství, které jste už zadali, zůstává.
3. Pro každou další položku klepněte na Přidat vedle nadpisu Položky. Nová karta se krátce zvýrazní a stránka se na ni posune.
4. Nechtěnou položku odeberte červenou ikonou minus na její kartě. Ikona se objeví, jen když má plán víc než jednu položku.
5. Zkontrolujte šedý box Celkem za cyklus (Total per cycle) dole. Je to množství × cena × (1 + daň) sečtené přes všechny položky a je to číslo, které ukáže seznam i pás nadcházejících.
6. Klepněte na Uložit v pravém horním rohu.

Malá ikona krabice vedle čísla položky, jako u položky #1 výše, říká, že je řádek propojený s produktem. Ten odkaz má význam, když používáte skladovou automatizaci: při generování faktury může aplikace u propojených produktů odečíst zásoby podle vašeho nastavení automatizace.

Uložení se odmítne ve dvou případech: chybí klient nebo profil (rozbalovací nabídka ukazuje Vyberte klienta nebo Vyberte profil) a plán, kde má každá položka prázdný popis a nulovou cenu (objeví se krátká hláška Přidejte alespoň jednu položku).

Jak plán pozastavit, obnovit, přeskočit nebo smazat

Dlouhým podržením řádku na obrazovce Opakované faktury otevřete jeho panel akcí.

1. Chcete-li plán dočasně zastavit, zvolte Pozastavit. Odznak se změní na Pozastaveno, ikona zešedne a plán zmizí z pásu nadcházejících. Nic jiného se na něm nezmění, ani jeho další datum.
2. Chcete-li ho obnovit, podržte pozastavený řádek a zvolte Aktivovat. Pokud je jeho další datum už v minulosti, aplikace to při příštím spuštění dožene: jedna faktura na každé zmeškané období. Pokud pozastavené měsíce fakturovat nechcete, plán nejdřív upravte.
3. Chcete-li aktuální období přeskočit bez vytvoření faktury, zvolte Spustit nyní. Navzdory názvu to fakturu nevytvoří; označí plán jako dnes vyřízený a posune další datum o jedno období dopředu. Hláška jako Faktura spuštěna, další: Oct 9, 2026 nové datum potvrdí.
4. Chcete-li změnit rytmus, data, položky nebo poznámky, zvolte Upravit. Úprava datem dalšího spuštění nikdy nepohne a nikdy nezmění stav aktivní/pozastaveno.
5. Chcete-li plán natrvalo odebrat, zvolte Smazat (nebo přejeďte řádek doleva) a potvrďte Smazat v dialogu Smazat plán? (Delete schedule?). Faktury, které plán už vyprodukoval, zůstanou ve vašich dokumentech.

Jak se generované faktury objevují a jak je najít

Aplikace hlídá splatné plány pokaždé, když je spuštěna zastudena (úplně zavřená a pak znovu otevřená), ne když sedí na pozadí a ne při prostém přepnutí zpět. Plán je splatný, když je aktivní a jeho další datum je dnes nebo dřív. Pro každý splatný plán vytvoří aplikace jeden koncept faktury na každé zmeškané období a posune další datum dopředu, takže telefon, který dva měsíce ležel v šuplíku, při dalším spuštění vyprodukuje obě chybějící měsíční faktury.

Každá generovaná faktura:

• má stav Koncept (Draft), takže nic neodejde, dokud ji neotevřete a neodešlete;
• bere další volné číslo z výchozí fakturační číselné řady vystavujícího profilu (nebo z jeho prostého prefixu a počítadla, pokud řada neexistuje) a posouvá počítadlo stejně jako ručně vytvořená faktura;
• je vystavená na datum, na které byl cyklus naplánovaný, ne na datum, kdy jste náhodou otevřeli aplikaci, takže dohánění zmeškaných období udrží v papírech správná data;
• je splatná 30 dní po tomto datu vystavení;
• nese měnu, šablonu, poznámky a položky plánu, s už vypočteným mezisoučtem, daní a součtem;
• zmrazí kontaktní údaje, daňová IČ, adresy a platební podmínky vašeho profilu tak, jak byly v tu chvíli, takže pozdější úprava profilu PDF této faktury nepřepíše.

Po průchodu se plán sám posunul dál. Porovnejte seznam ze začátku tohoto návodu s tím níže: řádek Runners Club teď hlásí 4. října, za 25 dní, a pás nadcházejících se přeuspořádal.

Jak vytáhnout všechno, co plán vyprodukoval:

1. Otevřete záložku Faktury se zvoleným segmentem Faktury (Invoices).
2. Klepnutím na ikonu filtru (tři vodorovné čáry) v horní liště otevřete Filter documents.
3. Rozbalte Additional filters a zapněte From a recurring schedule.
4. Klepněte na Použít (Apply). Zůstanou jen faktury vytvořené plánem; zkombinujte to s výběrem Klient v témže panelu, abyste viděli historii jednoho plánu, a s plaketkou Koncept, abyste viděli, co ještě čeká na odeslání.

Generované koncepty nenesou v seznamu žádný jiný znak; lze je upravovat, odesílat, platit a archivovat jako každý jiný koncept.

Pravidla a podrobnosti

• Omezení Pro. Zkušební verzi nebo předplatné vyžaduje jen otevření editoru (nového nebo pro úpravu). Prohlížení seznamu, pozastavení, aktivace, Spustit nyní a mazání fungují na každém účtu.
• Počítání dat při generování. Týdně přidává 7 × N dní, jednou za dva týdny 14 dní, měsíčně N měsíců, čtvrtletně 3 měsíce, ročně 12 × N měsíců. Kroky po měsících se přichytávají k poslednímu dni měsíce, takže plán začínající 31. ledna se spustí 28. nebo 29. února a pak 31. března.
• Spustit nyní počítá jednodušeji. Akce přeskočení přidává kalendářní měsíce bez tohoto přichytávání, takže měsíční plán datovaný na 31. ledna ručně přeskočený přistane 3. března, ne 28. února. Ignoruje také datum Konec. Pokud vám na přesných koncích měsíců záleží, upravte raději datum Začátek než přeskakovat.
• Datum konce. Po vygenerování faktury aplikace porovná nové další datum s datem Konec; pokud není dřívější, plán se přepne na Pozastaveno. Spustit nyní tuto kontrolu neprovádí.
• Dohánění. Zmeškaná období se generují jedno po druhém během jediného spuštění, každé datované na svůj vlastní plánovaný den, dokud další datum není v budoucnosti. Plán, který selže (například protože se nedaří najít volné číslo faktury), se pro dané spuštění přeskočí a ostatní neblokuje.
• Automatické odesílání se s plánem ukládá a na řádku se zobrazuje jako ikona papírové vlaštovky, ale v současné verzi samo nic neodesílá. Generované faktury jsou vždy koncepty, které odesíláte z obrazovky faktury. Berte ten přepínač jako připomínku svého záměru.
• Číslování. Generátor používá tutéž řadu jako vaše ruční faktury a hledá, dokud nenajde nepoužité číslo, takže se plány a ručně vytvořené faktury nikdy nesrazí. Šablony obsahující jazykový token tento token vypustí, protože plány neukládají jazyk faktury.
• Pozdější úpravy. Změny plánu se projeví na fakturách generovaných po změně. Už vyprodukované faktury jsou běžné faktury a zůstávají nedotčené.
• Smazání plánu jeho faktury zachová. Drží si svou vazbu, takže stále odpovídají filtru From a recurring schedule.
• Analytika. Karta Opakované příjmy (Recurring revenue) na obrazovce analytiky normalizuje všechny aktivní plány na měsíční číslo. Pozastavené plány se nezapočítávají.

Tipy

Související návody

• Stavy faktur, seznam a historie pro to, co se s konceptem stane po odeslání.
• Produkty a sklad pro stavbu knihovny produktů, ze které Přidat produkt čerpá, a pro skladovou automatizaci.
• Poplatky z prodlení, pokud opakovaný klient pořád platí pozdě.