Руководство

Повторяющиеся счета и расписания выставления

Настройте недельные, месячные, квартальные или годовые расписания: Invoice Flow сам создаст черновик счёта в каждом цикле, а вы проверите или приостановите его.

Обновлено: 2026-09-09

Если вы выставляете одному и тому же клиенту одну и ту же сумму через равные промежутки времени, набирать этот счёт вручную каждый месяц — пустая трата сил и верный способ однажды его забыть. Повторяющееся расписание в Invoice Flow хранит клиента, позиции и ритм один раз; затем приложение создаёт свежий черновик счёта каждый раз, когда наступает очередной цикл, — с номером из вашей обычной последовательности и датой того дня, когда он должен был сработать. Когда его отправлять, по-прежнему решаете вы.

В примере ниже — Ironline Fitness Studio из Остина, Техас. Студия ежемесячно выставляет семье Hollis счёт за три абонемента, ежемесячно выставляет счёт Riverbend Runners Club за блок групповых тренировок, ведёт квартальный корпоративный контракт на wellness-программу с Cedar Point Logistics, который заканчивается в марте 2027 года, и имеет договорённость об аренде зала с Northgate Physio раз в две недели, приостановленную на лето.

Что вы видите на экране

Повторяющиеся расписания находятся во вкладке Инструменты: откройте Инструменты и в разделе Продуктивность нажмите бирюзовую карточку Повторяющиеся. Открывшийся экран называется Повторяющиеся счета.

Экран Повторяющиеся счета в приложении Invoice Flow для фитнес-студии: лента карточек с ближайшими датами вверху, чипы фильтра All, Active и Paused и четыре строки расписаний с клиентом, частотой, следующей датой с обратным отсчётом, суммой за цикл и значком Active или Paused. — Экран «Повторяющиеся счета»: вверху — что сработает следующим, ниже — все расписания.

Сверху вниз:

Лента ближайших. Пока активно хотя бы одно расписание, горизонтальный ряд из не более чем четырёх небольших карточек показывает ближайшие даты следующего запуска, каждая с именем клиента и суммой, которую даст этот цикл. Оттенок подсказывает срочность: красный — дата уже прошла, жёлтый — в ближайшие три дня, зелёный — в остальных случаях. Riverbend Runners Club красный, потому что его дата 4 сентября уже прошла; карточка семьи Hollis жёлтая, потому что срок — сегодня.
Чипы фильтра. Все, Активные и Пауза сужают список. Лента сверху от выбранного чипа не зависит.
Строки расписаний. В каждой строке — имя клиента, частота словами (Каждый месяц, Каждые 2 недели, Ежеквартально, Каждые 3 месяца и т. д.), дата следующего запуска с обратным отсчётом в скобках (сегодня, завтра, через 10 дней или просрочено на 5 дней), сумма за цикл с учётом налога и значок Активные или Пауза. Круглый значок повтора слева зелёный для активного расписания, красный для активного расписания, чья следующая дата уже в прошлом, и серый для приостановленного. Маленький значок бумажного самолётика рядом с именем означает, что для этого расписания включена Автоотправка.
Кнопка +. Открывает редактор Новое расписание.

Смахивание строки справа налево предлагает удалить её. Долгое нажатие открывает панель действий с пунктами Редактировать, Приостановить (или Активировать), Сгенерировать сейчас и Удалить.

Как создать расписание

В примере — абонемент семьи Hollis: три человека, счёт девятого числа каждого месяца.

Откройте Инструменты (Tools), затем Повторяющиеся (Recurring) и нажмите кнопку +. Для открытия редактора нужен активный пробный период или подписка Pro; на бесплатном аккаунте вместо него откроется экран перехода на Pro.
В поле Клиент * (Client *) выберите заказчика. В списке только уже сохранённые клиенты, поэтому нового клиента сначала добавьте.
В поле Бизнес-профиль * (Business Profile *) выберите профиль, который будет выставлять счета. Выбор профиля также переключает Валюта (Currency) на валюту этого профиля по умолчанию; позже её можно изменить.
Задайте Частота (Frequency). Варианты: Еженедельно (Weekly), Раз в 2 недели (Biweekly), Ежемесячно (Monthly, по умолчанию), Ежеквартально (Quarterly) и Ежегодно (Yearly).
Для недельных, месячных и годовых расписаний появляется дополнительное поле Каждые N периодов (Every N periods). Оставьте 1 для каждой недели или месяца либо введите 2 для каждой второй недели, 6 для двух раз в год и т. д. Для вариантов «раз в 2 недели» и «ежеквартально» это поле не показывается: они всегда срабатывают раз в две недели или раз в три месяца.
Нажмите чип Начало (Start), чтобы выбрать первую дату выставления. По умолчанию это сегодня; она станет датой выставления первого счёта.
При желании нажмите Окончание (End) и выберите последнюю дату, до которой расписание может работать. Нажмите маленький крестик на чипе, чтобы убрать дату окончания.
Пока не трогайте Автоотправка (Auto-send) (см. «Правила и детали»), проверьте Валюта и выберите PDF-Шаблон (Template), который должны использовать создаваемые счета.
Введите в Заметки (Notes) всё, что должно появляться в примечаниях каждого созданного счёта, например тариф абонемента или номер заказа на закупку.

Редактор Новое расписание в приложении Invoice Flow: клиент Hollis Family, бизнес-профиль Ironline Fitness Studio LLC, частота Monthly, Every N periods 1, чип Start с сегодняшней датой, пустой чип End, переключатель Auto-send, валюта USD, шаблон Clean и пустое поле Notes. — Сначала клиент, профиль и ритм; позиции идут ниже.

Редактор следит за несохранёнными изменениями: если после любого изменения вы нажмёте крестик или кнопку «назад», он спросит, действительно ли вы хотите выйти.

Как задать повторяющиеся позиции

Всё, что ниже заголовка Позиции, копируется в каждый созданный счёт ровно в том виде, в каком вы это оставили. На снимке экрана — контракт Cedar Point Logistics, открытый для редактирования: 24 места для сотрудников по 135 USD плюс один выездной семинар в квартал.

Прокрутите вниз до Позиции (Line Items). Новое расписание начинается с одной пустой карточки позиции с пометкой #1.
Либо введите вручную Описание (Description), Кол-во (Qty), Цена (Price) и Налог % (Tax %), либо нажмите Добавить товар (Add Product) на карточке, чтобы взять позицию из библиотеки товаров. Выбор товара подставляет его название, цену и ставку налога и сохраняет связь с товаром; уже введённое количество остаётся.
Нажимайте Добавить (Add) рядом с заголовком Позиции для каждой следующей позиции. Новая карточка ненадолго подсвечивается, и страница прокручивается к ней.
Удалите ненужную позицию красным значком минуса на её карточке. Значок показывается, только пока в расписании больше одной позиции.
Проверьте серый блок Итого за цикл (Total per cycle) внизу. Это количество × цена × (1 + налог), просуммированное по всем позициям, — именно эта цифра будет показана в списке и в ленте ближайших.
Нажмите Сохранить (Save) в правом верхнем углу.

Экран Редактировать расписание в приложении Invoice Flow, прокрученный до раздела Line Items: позиция #1 Corporate wellness seat (quarterly) со значком склада, количество 24, цена 135, налог 8.25 процента и сумма строки 3,507.30 доллара; позиция #2 On-site mobility workshop за 350 долларов; блок Total per cycle с суммой 3,886.18 доллара. — Две повторяющиеся позиции квартального контракта; значок коробки у #1 отмечает строку, связанную с товаром.

Диалог Добавить товар в приложении Invoice Flow поверх редактора расписания со списком пяти товаров из библиотеки с ценами, включая фирменную бутылку для воды с остатком 42 штуки на складе. — «Добавить товар» показывает вашу библиотеку с ценами и, для отслеживаемых позиций, остаток на складе.

Маленький значок коробки рядом с номером позиции, как у позиции #1 выше, говорит о том, что строка связана с товаром. Эта связь важна, если вы используете автоматизацию склада: при создании счёта приложение может списывать остатки связанных товаров согласно вашим настройкам автоматизации.

Сохранение отклоняется в двух случаях: не выбран клиент или профиль (в выпадающем списке показано Выберите клиента или Выберите профиль) и расписание, в котором у каждой позиции пустое описание и нулевая цена (появляется короткое сообщение Добавьте хотя бы одну позицию).

Как приостановить, возобновить, пропустить или удалить расписание

Долго нажмите на строку на экране Повторяющиеся счета, чтобы открыть панель действий.

Нижняя панель в приложении Invoice Flow, открытая долгим нажатием на расписание Cedar Point Logistics, с пунктами Edit, Pause, Trigger Now и красным Delete, за ней затемнённый список Повторяющиеся счета. — Долгое нажатие на любую строку: «Редактировать», «Приостановить» или «Активировать», «Сгенерировать сейчас» и «Удалить».

Чтобы временно остановить расписание, выберите Приостановить (Pause). Значок меняется на Пауза (Paused), иконка становится серой, и расписание исчезает из ленты ближайших. Больше ничего не меняется, включая его следующую дату.
Чтобы возобновить, долго нажмите на приостановленную строку и выберите Активировать (Activate). Если его следующая дата уже в прошлом, приложение нагонит при следующем запуске: по одному счёту за каждый пропущенный период. Сначала отредактируйте расписание, если не хотите выставлять счета за месяцы паузы.
Чтобы пропустить текущий период без создания счёта, выберите Сгенерировать сейчас (Trigger Now). Несмотря на название, счёт при этом не создаётся: расписание помечается как обработанное сегодня, а следующая дата сдвигается вперёд на один период. Сообщение вроде Счёт сгенерирован, следующий: Oct 9, 2026 подтверждает новую дату.
Чтобы изменить ритм, даты, позиции или заметки, выберите Редактировать (Edit). Редактирование никогда не сдвигает дату следующего запуска и не меняет состояние «активно/пауза».
Чтобы удалить расписание навсегда, выберите Удалить (Delete) (или смахните строку влево) и подтвердите кнопкой Удалить в диалоге Удалить расписание?. Счета, уже созданные расписанием, остаются в ваших документах.

«Сгенерировать сейчас» — это пропуск, а не создание. Если счёт за этот период нужен немедленно, создайте его как обычный счёт или отредактируйте расписание так, чтобы его дата начала была сегодня, и заново откройте приложение.

Как выглядят созданные счета и где их найти

Приложение проверяет подошедшие расписания при каждом «холодном» запуске (полностью закрыто, затем открыто снова), а не пока оно находится в фоне и не при простом переключении обратно на него. Расписание считается подошедшим, если оно активно и его следующая дата — сегодня или раньше. Для каждого такого расписания приложение создаёт по одному черновику счёта на каждый пропущенный период и сдвигает следующую дату вперёд, так что телефон, два месяца пролежавший в ящике, при следующем запуске создаст оба пропущенных ежемесячных счёта.

Экран счёта IRL-0241 в приложении Invoice Flow со значком Draft, итогом 411.35 доллара, датой выставления Sep 4, 2026 и сроком Oct 4, 2026, клиентом Riverbend Runners Club, двумя позициями, скопированными из расписания, промежуточным итогом, налогом и итогом, а также заметками расписания. — Черновик, созданный для просроченного расписания Runners Club: выставлен запланированным 4 сентября, срок оплаты — через 30 дней.

Каждый созданный счёт:

имеет статус Черновик, так что ничего не уходит, пока вы не откроете и не отправите его;
получает следующий свободный номер из серии нумерации счетов по умолчанию выставляющего профиля (или из его простого префикса и счётчика, если серии нет), продвигая счётчик так же, как счёт, созданный вручную;
выставляется датой, на которую был запланирован цикл, а не датой, когда вы случайно открыли приложение, поэтому при нагоняющем запуске документы сохраняют правильные даты;
имеет срок оплаты через 30 дней после этой даты выставления;
несёт валюту, шаблон, заметки и позиции расписания с уже рассчитанными промежуточным итогом, налогом и итогом;
фиксирует контактные данные, налоговые номера, адреса и условия оплаты вашего профиля такими, какими они были в тот момент, так что последующее редактирование профиля не перепишет PDF этого счёта.

После прохода само расписание продвинулось вперёд. Сравните список из начала этого руководства с тем, что ниже: строка Runners Club теперь показывает 4 октября, через 25 дней, а лента ближайших перестроилась.

Список Повторяющиеся счета в приложении Invoice Flow после холодного запуска: строка Riverbend Runners Club теперь показывает Oct 4, 2026 через 25 дней с зелёным значком, лента ближайших начинается с Hollis Family Sep 9, затем Cedar Point Logistics Sep 19, а приостановленная строка Northgate Physio не изменилась. — Как только счёт создан, расписание Runners Club перескакивает на месяц вперёд; приостановленная строка остаётся на месте.

Чтобы вытащить всё, что создало расписание:

Откройте вкладку Документы (Documents) с выбранным сегментом Счета (Invoices).
Нажмите значок фильтра (три горизонтальные линии) в верхней панели, чтобы открыть Фильтр документов (Filter documents).
Разверните Дополнительные фильтры (Additional filters) и включите Из повторяющегося (From a recurring schedule).
Нажмите Применить (Apply). Останутся только счета, созданные расписанием; объедините с выбором Клиент в той же панели, чтобы увидеть историю одного расписания, и с чипом Черновик (Draft), чтобы увидеть, что ещё нужно отправить.

Панель Фильтр документов в приложении Invoice Flow поверх списка Документы с развёрнутыми дополнительными фильтрами: Late-fee status, Overdue only, Has tax, Has attachments, Has signature, Has notes, включённый переключатель From a recurring schedule, Pinned и кнопка Apply. — Переключатель «Из повторяющегося» оставляет только счета, созданные расписанием.

Никакой другой отметки в списке у созданных черновиков нет; их можно редактировать, отправлять, оплачивать и архивировать, как любой другой черновик.

Правила и детали

Настройка	Варианты и значения по умолчанию
Частота	Еженедельно, Раз в 2 недели, Ежемесячно (по умолчанию), Ежеквартально, Ежегодно
Каждые N периодов	Целое число, по умолчанию 1; показывается только для «Еженедельно», «Ежемесячно» и «Ежегодно»
Начало	Обязательно, по умолчанию сегодня; становится первой датой следующего запуска
Окончание	Необязательно; расписание само приостанавливается, как только следующая дата окажется в этот день или позже
Валюта	Любая из популярных валют; подставляется из выбранного профиля
Шаблон	Clean (по умолчанию), Classic, Modern, Bold, Minimal, Executive, Creative, Professional, Elegant, Compact, Contrast

Ограничения Pro. Только открытие редактора (создание или редактирование) требует пробного периода или подписки. Просмотр списка, приостановка, активация, «Сгенерировать сейчас» и удаление работают на любом аккаунте.
Арифметика дат при создании. «Еженедельно» прибавляет 7 × N дней, «раз в 2 недели» — 14 дней, «ежемесячно» — N месяцев, «ежеквартально» — 3 месяца, «ежегодно» — 12 × N месяцев. Шаги по месяцам ограничиваются последним днём месяца, поэтому расписание, начатое 31 января, сработает 28 или 29 февраля, а затем 31 марта.
«Сгенерировать сейчас» использует более простую арифметику. Действие пропуска прибавляет календарные месяцы без такого ограничения, поэтому ежемесячное расписание с датой 31 января, пропущенное вручную, попадёт на 3 марта, а не на 28 февраля. Оно также игнорирует дату окончания. Если точные даты конца месяца для вас важны, редактируйте дату начала вместо пропуска.
Дата окончания. После создания счёта приложение сравнивает новую следующую дату с датой окончания; если она не раньше, расписание переводится в состояние «Пауза». «Сгенерировать сейчас» эту проверку не выполняет.
Нагон. Пропущенные периоды создаются один за другим за один запуск, каждый со своей запланированной датой, пока следующая дата не окажется в будущем. Расписание, давшее сбой (например, потому что не удалось найти свободный номер счёта), пропускается на этот запуск и не блокирует остальные.
Автоотправка сохраняется вместе с расписанием и показывается значком бумажного самолётика в строке, но в текущей версии сама по себе ничего не отправляет. Созданные счета — всегда черновики, которые вы отправляете с экрана счёта. Считайте этот переключатель напоминанием о вашем намерении.
Нумерация. Генератор использует ту же серию, что и ваши ручные счета, и ищет, пока не найдёт незанятый номер, поэтому расписания и счета, созданные вручную, никогда не конфликтуют. Шаблоны, содержащие токен языка, этот токен отбрасывают, потому что расписания не хранят язык счёта.
Последующее редактирование. Изменения в расписании применяются к счетам, созданным после изменения. Уже созданные счета — обычные счета, и они не затрагиваются.
Удаление расписания оставляет его счета на месте. Они сохраняют связь, поэтому по-прежнему подходят под фильтр Из повторяющегося.
Аналитика. Карточка Регулярная выручка на экране «Аналитика» нормализует все активные расписания к месячной сумме. Приостановленные расписания исключаются.

Советы

Откройте приложение утром того дня, когда ожидаете создания счетов. Создание происходит только при холодном запуске, поэтому если Invoice Flow неделю висит в списке недавних приложений, полностью закройте его и откройте снова, чтобы проход запустился.

Ставьте дату начала расписания на тот день, который вы действительно хотите видеть в счёте, а не на день настройки. Если зал оформляет клиента 14-го числа, а всем выставляет счета 1-го, поставьте «Начало» на ближайшее 1-е число, а за неполный первый месяц выставите счёт вручную.

Используйте поле «Заметки» для того, что должно быть в счёте каждого цикла: номер заказа на закупку, ссылка на договор или название тарифа абонемента. Оно копируется в каждый черновик дословно, что избавляет от правок после создания.

Сразу после запуска отфильтруйте «Документы» по «Черновик» плюс «Из повторяющегося». Это ровно та стопка созданных счетов, которые ждут проверки и отправки, и она пустеет по мере того, как вы её разбираете.

Связанные руководства

Статусы счетов, список и история — что происходит с черновиком после отправки.
Товары и склад — как собрать библиотеку товаров, из которой берёт «Добавить товар», и как настроить автоматизацию склада.
Штрафы за просрочку — если постоянный клиент регулярно платит с опозданием.