Οδηγός χρήσης

Επαναλαμβανόμενα τιμολόγια και προγράμματα χρέωσης

Ορίστε εβδομαδιαία, μηνιαία, τριμηνιαία ή ετήσια προγράμματα ώστε το Invoice Flow να δημιουργεί το ίδιο τιμολόγιο σε κάθε κύκλο, και ελέγξτε ή σταματήστε τα.

Ενημερώθηκε: 2026-09-09

Αν χρεώνετε τον ίδιο πελάτη με το ίδιο ποσό σε τακτά διαστήματα, το να πληκτρολογείτε αυτό το τιμολόγιο με το χέρι κάθε μήνα είναι χαμένος κόπος και εύκολος τρόπος να ξεχάσετε κάποιο. Ένα επαναλαμβανόμενο πρόγραμμα στο Invoice Flow αποθηκεύει μία φορά τον πελάτη, τις γραμμές ειδών και τον ρυθμό· η εφαρμογή δημιουργεί έπειτα ένα νέο πρόχειρο τιμολόγιο κάθε φορά που συμπληρώνεται ένας κύκλος, αριθμημένο στη συνηθισμένη σας σειρά και με ημερομηνία την ημέρα που έπρεπε να εκδοθεί. Εσείς αποφασίζετε πότε θα το στείλετε.

Το παράδειγμα που ακολουθεί χρησιμοποιεί το Ironline Fitness Studio στο Austin του Texas. Το στούντιο χρεώνει την οικογένεια Hollis για τρεις συνδρομές κάθε μήνα, τιμολογεί μηνιαία τον Riverbend Runners Club για ένα πακέτο ομαδικής προπόνησης, έχει ένα τριμηνιαίο εταιρικό συμβόλαιο ευεξίας με την Cedar Point Logistics που λήγει τον Μάρτιο του 2027 και μια δεκαπενθήμερη συμφωνία ενοικίασης χώρου με την Northgate Physio που είναι σε παύση για το καλοκαίρι.

Τι βλέπετε στην οθόνη

Τα επαναλαμβανόμενα προγράμματα βρίσκονται στην καρτέλα Εργαλεία (Tools): ανοίξτε τα Εργαλεία και, στην ενότητα Παραγωγικότητα (Productivity), πατήστε την γαλαζοπράσινη κάρτα Επαναλαμβανόμενα (Recurring). Η οθόνη που ανοίγει έχει τίτλο Επαναλαμβανόμενα Τιμολόγια (Recurring Invoices).

Από πάνω προς τα κάτω:

• Λωρίδα επερχόμενων. Εφόσον υπάρχει τουλάχιστον ένα ενεργό πρόγραμμα, μια οριζόντια σειρά με έως τέσσερις μικρές κάρτες δείχνει τις πλησιέστερες ημερομηνίες επόμενης εκτέλεσης, καθεμία με το όνομα του πελάτη και το ποσό που θα παραγάγει ο κύκλος. Η απόχρωση δείχνει πόσο επείγον είναι: κόκκινη όταν η ημερομηνία έχει ήδη περάσει, πορτοκαλί όταν είναι μέσα στις επόμενες τρεις ημέρες, πράσινη σε κάθε άλλη περίπτωση. Ο Riverbend Runners Club είναι κόκκινος επειδή η ημερομηνία 4 Σεπτεμβρίου πέρασε· η κάρτα της οικογένειας Hollis είναι πορτοκαλί επειδή λήγει σήμερα.
• Φίλτρα. Τα Όλα (All), Ενεργό (Active) και Σε παύση (Paused) περιορίζουν τη λίστα. Η λωρίδα από πάνω δεν επηρεάζεται από το φίλτρο που επιλέγετε.
• Γραμμές προγραμμάτων. Κάθε γραμμή δείχνει το όνομα του πελάτη, τη συχνότητα με λέξεις (Κάθε μήνα, Κάθε 2 εβδομάδες, Τριμηνιαία, Κάθε 3 μήνες και ούτω καθεξής), την επόμενη ημερομηνία εκτέλεσης με αντίστροφη μέτρηση σε παρένθεση (σήμερα, αύριο, σε 10 ημέρες ή εκπρόθεσμο κατά 5 ημέρες), το σύνολο ανά κύκλο μαζί με τον φόρο, και ένα σήμα Ενεργό ή Σε παύση. Το στρογγυλό εικονίδιο επανάληψης στα αριστερά είναι πράσινο για ενεργό πρόγραμμα, κόκκινο για ενεργό πρόγραμμα του οποίου η επόμενη ημερομηνία έχει ήδη περάσει, και γκρι για πρόγραμμα σε παύση. Ένα μικρό εικονίδιο χάρτινου αεροπλάνου δίπλα στο όνομα σημαίνει ότι η Αυτόματη αποστολή (Auto-send) είναι ενεργοποιημένη για το πρόγραμμα αυτό.
• Κουμπί +. Ανοίγει τον επεξεργαστή Νέο Πρόγραμμα (New Schedule).

Σύροντας μια γραμμή από δεξιά προς τα αριστερά προσφέρεται η διαγραφή της. Με παρατεταμένο πάτημα ανοίγει ένα φύλλο ενεργειών με Επεξεργασία, Παύση (ή Ενεργοποίηση), Εκτέλεση Τώρα και Διαγραφή.

Πώς να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα

Το παράδειγμα είναι η συνδρομή της οικογένειας Hollis: τρία άτομα, με χρέωση την ένατη κάθε μήνα.

1. Ανοίξτε τα Εργαλεία, μετά Επαναλαμβανόμενα και πατήστε το κουμπί +. Το άνοιγμα του επεξεργαστή απαιτεί ενεργή δοκιμαστική περίοδο ή συνδρομή Pro· σε δωρεάν λογαριασμό μεταφέρεστε στην οθόνη αναβάθμισης.
2. Στο Πελάτης * επιλέξτε τον πελάτη. Η λίστα περιέχει μόνο πελάτες που έχετε ήδη αποθηκεύσει, οπότε προσθέστε πρώτα τον πελάτη αν είναι καινούριος.
3. Στο Επιχειρηματικό Προφίλ * επιλέξτε το προφίλ που θα εκδίδει τα τιμολόγια. Η επιλογή προφίλ αλλάζει επίσης το Νόμισμα στο προεπιλεγμένο νόμισμα του προφίλ· μπορείτε να το αλλάξετε στη συνέχεια.
4. Ορίστε τη Συχνότητα. Οι επιλογές είναι Εβδομαδιαία, Ανά δύο εβδομάδες, Μηνιαία (η προεπιλογή), Τριμηνιαία και Ετήσια.
5. Για εβδομαδιαία, μηνιαία ή ετήσια προγράμματα εμφανίζεται ένα επιπλέον πεδίο Κάθε N περιόδους. Αφήστε το στο 1 για κάθε εβδομάδα ή μήνα, ή πληκτρολογήστε 2 για κάθε δεύτερη εβδομάδα, 6 για δύο φορές τον χρόνο και ούτω καθεξής. Οι επιλογές Ανά δύο εβδομάδες και Τριμηνιαία δεν εμφανίζουν αυτό το πεδίο και εκτελούνται πάντα κάθε δύο εβδομάδες ή κάθε τρεις μήνες.
6. Πατήστε την ένδειξη Έναρξη για να επιλέξετε την πρώτη ημερομηνία χρέωσης. Έχει ως προεπιλογή τη σημερινή και γίνεται η ημερομηνία έκδοσης του πρώτου τιμολογίου.
7. Προαιρετικά πατήστε Λήξη και επιλέξτε την τελευταία ημερομηνία μέχρι την οποία μπορεί να εκτελείται το πρόγραμμα. Πατήστε το μικρό × στην ένδειξη για να αφαιρέσετε ξανά την ημερομηνία λήξης.
8. Αφήστε προς το παρόν την Αυτόματη αποστολή ως έχει (δείτε Κανόνες και λεπτομέρειες), ελέγξτε το Νόμισμα και επιλέξτε το Πρότυπο PDF που θα χρησιμοποιούν τα τιμολόγια που δημιουργούνται.
9. Πληκτρολογήστε στις Σημειώσεις οτιδήποτε πρέπει να εμφανίζεται στις σημειώσεις κάθε τιμολογίου που δημιουργείται, για παράδειγμα το πρόγραμμα συνδρομής ή έναν αριθμό παραγγελίας.

Ο επεξεργαστής παρακολουθεί τις μη αποθηκευμένες αλλαγές: αν πατήσετε το × ή το κουμπί επιστροφής αφού έχετε αλλάξει κάτι, σας ρωτά αν θέλετε πραγματικά να φύγετε.

Πώς να ορίσετε τις γραμμές ειδών που επαναλαμβάνονται

Όλα όσα βρίσκονται κάτω από τις Γραμμές Ειδών (Line Items) αντιγράφονται σε κάθε τιμολόγιο που δημιουργείται ακριβώς όπως τα αφήνετε εδώ. Το στιγμιότυπο δείχνει το συμβόλαιο της Cedar Point Logistics ανοιγμένο για επεξεργασία: 24 θέσεις εργαζομένων προς 135 USD συν ένα επιτόπιο εργαστήριο ανά τρίμηνο.

1. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στις Γραμμές Ειδών. Ένα νέο πρόγραμμα ξεκινά με μία κενή κάρτα είδους με ετικέτα #1.
2. Είτε πληκτρολογήστε με το χέρι στα πεδία Περιγραφή, Ποσ., Τιμή και Φόρος %, είτε πατήστε Προσθήκη προϊόντος στην κάρτα για να αντλήσετε ένα είδος από τη βιβλιοθήκη προϊόντων σας. Η επιλογή προϊόντος συμπληρώνει το όνομα, την τιμή και τον συντελεστή φόρου και διατηρεί σύνδεσμο προς το προϊόν· η ποσότητα που έχετε ήδη εισαγάγει διατηρείται.
3. Πατήστε Προσθήκη δίπλα στην επικεφαλίδα Γραμμές Ειδών για κάθε επιπλέον είδος. Η νέα κάρτα επισημαίνεται για λίγο και η σελίδα κυλά προς αυτήν.
4. Αφαιρέστε ένα ανεπιθύμητο είδος με το κόκκινο εικονίδιο μείον στην κάρτα του. Το εικονίδιο εμφανίζεται μόνο όσο το πρόγραμμα έχει περισσότερα από ένα είδη.
5. Ελέγξτε το γκρι πλαίσιο Σύνολο ανά κύκλο στο κάτω μέρος. Είναι το άθροισμα ποσότητα × τιμή × (1 + φόρος) για όλα τα είδη, δηλαδή το ποσό που θα εμφανίζεται στη λίστα και στη λωρίδα επερχόμενων.
6. Πατήστε Αποθήκευση στην επάνω δεξιά γωνία.

Ένα μικρό εικονίδιο κουτιού δίπλα στον αριθμό του είδους, όπως στο είδος #1 παραπάνω, σας λέει ότι η γραμμή είναι συνδεδεμένη με προϊόν. Αυτός ο σύνδεσμος έχει σημασία αν χρησιμοποιείτε αυτοματισμό αποθέματος: όταν δημιουργείται το τιμολόγιο, η εφαρμογή μπορεί να αφαιρεί απόθεμα για τα συνδεδεμένα προϊόντα σύμφωνα με τις ρυθμίσεις αυτοματισμού σας.

Η αποθήκευση απορρίπτεται σε δύο περιπτώσεις: όταν λείπει ο πελάτης ή το προφίλ (η αναπτυσσόμενη λίστα δείχνει Επιλέξτε πελάτη ή Επιλέξτε προφίλ), και όταν σε ένα πρόγραμμα όλα τα είδη έχουν κενή περιγραφή και μηδενική τιμή (εμφανίζεται ένα σύντομο μήνυμα Προσθέστε τουλάχιστον ένα είδος).

Πώς να θέσετε σε παύση, να συνεχίσετε, να παραλείψετε ή να διαγράψετε ένα πρόγραμμα

Πατήστε παρατεταμένα μια γραμμή στην οθόνη Επαναλαμβανόμενα Τιμολόγια για να ανοίξετε το φύλλο ενεργειών της.

1. Για να σταματήσετε προσωρινά ένα πρόγραμμα, επιλέξτε Παύση. Το σήμα αλλάζει σε Σε παύση, το εικονίδιο γίνεται γκρι και το πρόγραμμα εξαφανίζεται από τη λωρίδα επερχόμενων. Τίποτε άλλο δεν αλλάζει, ούτε η επόμενη ημερομηνία του.
2. Για να συνεχίσετε, πατήστε παρατεταμένα τη γραμμή σε παύση και επιλέξτε Ενεργοποίηση. Αν η επόμενη ημερομηνία της βρίσκεται πλέον στο παρελθόν, η εφαρμογή θα καλύψει τη διαφορά στην επόμενη εκκίνηση: ένα τιμολόγιο ανά περίοδο που χάθηκε. Επεξεργαστείτε πρώτα το πρόγραμμα αν προτιμάτε να μη χρεώσετε τους μήνες της παύσης.
3. Για να παραλείψετε την τρέχουσα περίοδο χωρίς να δημιουργηθεί τιμολόγιο, επιλέξτε Εκτέλεση Τώρα. Παρά το όνομά της, η ενέργεια αυτή δεν δημιουργεί τιμολόγιο· σημειώνει το πρόγραμμα ως διεκπεραιωμένο σήμερα και μετακινεί την επόμενη ημερομηνία μία περίοδο μπροστά. Ένα μήνυμα όπως Το τιμολόγιο δημιουργήθηκε, επόμενο: 9 Οκτ 2026 επιβεβαιώνει τη νέα ημερομηνία.
4. Για να αλλάξετε τον ρυθμό, τις ημερομηνίες, τα είδη ή τις σημειώσεις, επιλέξτε Επεξεργασία. Η επεξεργασία δεν μετακινεί ποτέ την επόμενη ημερομηνία εκτέλεσης και δεν αλλάζει ποτέ την κατάσταση ενεργό ή σε παύση.
5. Για να καταργήσετε οριστικά ένα πρόγραμμα, επιλέξτε Διαγραφή (ή σύρετε τη γραμμή αριστερά) και επιβεβαιώστε με Διαγραφή στο παράθυρο Διαγραφή προγράμματος;. Τα τιμολόγια που έχει ήδη δημιουργήσει το πρόγραμμα παραμένουν στα έγγραφά σας.

Πώς εμφανίζονται τα τιμολόγια που δημιουργούνται και πώς θα τα βρείτε

Η εφαρμογή ελέγχει για προγράμματα που έχουν ωριμάσει κάθε φορά που ξεκινά από την αρχή (κλείνει εντελώς και ανοίγει ξανά), όχι όσο βρίσκεται στο παρασκήνιο ούτε με απλή επιστροφή σε αυτήν. Ένα πρόγραμμα έχει ωριμάσει όταν είναι ενεργό και η επόμενη ημερομηνία του είναι σήμερα ή νωρίτερα. Για κάθε τέτοιο πρόγραμμα η εφαρμογή δημιουργεί ένα πρόχειρο τιμολόγιο ανά περίοδο που χάθηκε και μετακινεί μπροστά την επόμενη ημερομηνία, οπότε ένα κινητό που έμεινε σε ένα συρτάρι για δύο μήνες παράγει και τα δύο μηνιαία τιμολόγια που λείπουν στην επόμενη εκκίνηση.

Κάθε τιμολόγιο που δημιουργείται:

• έχει κατάσταση Πρόχειρο, οπότε τίποτε δεν αποστέλλεται μέχρι να το ανοίξετε και να το στείλετε·
• παίρνει τον επόμενο ελεύθερο αριθμό από την προεπιλεγμένη σειρά αρίθμησης τιμολογίων του προφίλ έκδοσης (ή από το απλό πρόθεμα και τον μετρητή του, αν δεν υπάρχει σειρά), προωθώντας τον μετρητή όπως ακριβώς και ένα χειροποίητο τιμολόγιο·
• εκδίδεται με ημερομηνία εκείνη για την οποία είχε προγραμματιστεί ο κύκλος, όχι την ημέρα που έτυχε να ανοίξετε την εφαρμογή, ώστε μια εκτέλεση κάλυψης καθυστερήσεων να κρατά τις σωστές ημερομηνίες στα παραστατικά·
• λήγει 30 ημέρες μετά την ημερομηνία έκδοσης·
• φέρει το νόμισμα, το πρότυπο, τις σημειώσεις και τις γραμμές ειδών του προγράμματος, με το μερικό σύνολο, τον φόρο και το σύνολο ήδη υπολογισμένα·
• παγώνει τα στοιχεία επικοινωνίας, τους ΑΦΜ, τις διευθύνσεις και τους όρους πληρωμής του προφίλ σας όπως ήταν εκείνη τη στιγμή, ώστε μια μεταγενέστερη επεξεργασία του προφίλ να μην ξαναγράψει το PDF αυτού του τιμολογίου.

Μετά τη σάρωση το ίδιο το πρόγραμμα έχει προχωρήσει. Συγκρίνετε τη λίστα από την αρχή αυτού του οδηγού με εκείνη παρακάτω: η γραμμή του Runners Club δείχνει τώρα 4 Οκτωβρίου, σε 25 ημέρες, και η λωρίδα επερχόμενων έχει αναδιαταχθεί.

Για να εντοπίσετε όλα όσα έχει παραγάγει ένα πρόγραμμα:

1. Ανοίξτε την καρτέλα Τιμολόγια με επιλεγμένο το τμήμα Τιμολόγια (Invoices).
2. Πατήστε το εικονίδιο φίλτρου (τρεις οριζόντιες γραμμές) στην επάνω μπάρα για να ανοίξετε το Φιλτράρισμα εγγράφων (Filter documents).
3. Αναπτύξτε τα Πρόσθετα φίλτρα (Additional filters) και ενεργοποιήστε το Από επαναλαμβανόμενο πρόγραμμα (From a recurring schedule).
4. Πατήστε Εφαρμογή. Παραμένουν μόνο τα τιμολόγια που δημιουργήθηκαν από πρόγραμμα· συνδυάστε το με τον επιλογέα Πελάτης στο ίδιο φύλλο για να δείτε το ιστορικό ενός προγράμματος, και με το φίλτρο Πρόχειρο για να δείτε τι μένει ακόμη να σταλεί.

Τα πρόχειρα που δημιουργούνται δεν φέρουν κανένα άλλο σημάδι στη λίστα· μπορούν να υποστούν επεξεργασία, να σταλούν, να πληρωθούν και να αρχειοθετηθούν όπως κάθε άλλο πρόχειρο.

Κανόνες και λεπτομέρειες

• Περιορισμός Pro. Μόνο το άνοιγμα του επεξεργαστή (νέο ή επεξεργασία) απαιτεί δοκιμαστική περίοδο ή συνδρομή. Η προβολή της λίστας, η παύση, η ενεργοποίηση, η Εκτέλεση Τώρα και η διαγραφή λειτουργούν σε κάθε λογαριασμό.
• Αριθμητική ημερομηνιών κατά τη δημιουργία. Η εβδομαδιαία προσθέτει 7 × N ημέρες, η ανά δύο εβδομάδες 14 ημέρες, η μηνιαία N μήνες, η τριμηνιαία 3 μήνες, η ετήσια 12 × N μήνες. Τα βήματα που βασίζονται σε μήνες περιορίζονται στην τελευταία ημέρα του μήνα, οπότε ένα πρόγραμμα που ξεκίνησε στις 31 Ιανουαρίου εκτελείται στις 28 ή 29 Φεβρουαρίου και έπειτα στις 31 Μαρτίου.
• Η Εκτέλεση Τώρα χρησιμοποιεί απλούστερη αριθμητική. Η ενέργεια παράλειψης προσθέτει ημερολογιακούς μήνες χωρίς αυτόν τον περιορισμό, οπότε ένα μηνιαίο πρόγραμμα με ημερομηνία 31 Ιανουαρίου που παραλείπεται με το χέρι καταλήγει στις 3 Μαρτίου αντί για τις 28 Φεβρουαρίου. Αγνοεί επίσης την ημερομηνία Λήξης. Αν οι ακριβείς ημερομηνίες τέλους μήνα έχουν σημασία για εσάς, επεξεργαστείτε την ημερομηνία Έναρξης αντί να παραλείψετε.
• Ημερομηνία λήξης. Μετά τη δημιουργία ενός τιμολογίου η εφαρμογή συγκρίνει τη νέα επόμενη ημερομηνία με την ημερομηνία Λήξης· αν δεν είναι προγενέστερη, το πρόγραμμα τίθεται σε παύση. Η Εκτέλεση Τώρα δεν κάνει αυτόν τον έλεγχο.
• Κάλυψη καθυστερήσεων. Οι περίοδοι που χάθηκαν δημιουργούνται η μία μετά την άλλη σε μία εκκίνηση, καθεμία με τη δική της προγραμματισμένη ημερομηνία, μέχρι η επόμενη ημερομηνία να βρίσκεται στο μέλλον. Ένα πρόγραμμα που αποτυγχάνει (για παράδειγμα επειδή δεν βρίσκεται ελεύθερος αριθμός τιμολογίου) παραλείπεται για εκείνη την εκκίνηση και δεν μπλοκάρει τα υπόλοιπα.
• Η Αυτόματη αποστολή αποθηκεύεται μαζί με το πρόγραμμα και εμφανίζεται ως εικονίδιο χάρτινου αεροπλάνου στη γραμμή, αλλά στην τρέχουσα έκδοση δεν στέλνει τίποτε από μόνη της. Τα τιμολόγια που δημιουργούνται είναι πάντοτε πρόχειρα, τα οποία στέλνετε από την οθόνη του τιμολογίου. Θεωρήστε τον διακόπτη υπενθύμιση της πρόθεσής σας.
• Αρίθμηση. Ο μηχανισμός δημιουργίας χρησιμοποιεί την ίδια σειρά με τα χειροκίνητα τιμολόγιά σας και συνεχίζει να ψάχνει μέχρι να βρει αχρησιμοποίητο αριθμό, ώστε τα προγράμματα και τα χειροποίητα τιμολόγια να μη συγκρούονται ποτέ. Τα πρότυπα που περιέχουν διακριτικό γλώσσας το παραλείπουν, επειδή τα προγράμματα δεν αποθηκεύουν γλώσσα τιμολογίου.
• Μεταγενέστερη επεξεργασία. Οι αλλαγές σε ένα πρόγραμμα ισχύουν για τα τιμολόγια που δημιουργούνται μετά την αλλαγή. Τα τιμολόγια που έχουν ήδη παραχθεί είναι συνηθισμένα τιμολόγια και δεν θίγονται.
• Η διαγραφή ενός προγράμματος αφήνει τα τιμολόγιά του στη θέση τους. Διατηρούν τον σύνδεσμό τους, οπότε εξακολουθούν να ταιριάζουν με το φίλτρο Από επαναλαμβανόμενο πρόγραμμα.
• Στατιστικά. Η κάρτα Επαναλαμβανόμενα έσοδα στην οθόνη στατιστικών ανάγει όλα τα ενεργά προγράμματα σε μηνιαίο μέγεθος. Τα προγράμματα σε παύση εξαιρούνται.

Συμβουλές

Σχετικοί οδηγοί

• Καταστάσεις τιμολογίων, λίστα και ιστορικό για το τι συμβαίνει σε ένα πρόχειρο μόλις το στείλετε.
• Προϊόντα και απόθεμα για τη δημιουργία της βιβλιοθήκης προϊόντων από την οποία αντλεί η Προσθήκη προϊόντος και για τον αυτοματισμό αποθέματος.
• Τόκοι υπερημερίας αν ένας επαναλαμβανόμενος πελάτης πληρώνει συνεχώς με καθυστέρηση.