Οδηγός χρήσης

Νομίσματα, συναλλαγματικές ισοτιμίες και φόροι

Τιμολογήστε σε πολλά νομίσματα, κρατήστε τις ισοτιμίες ενημερωμένες ή ορίστε τις χειροκίνητα, εφαρμόστε σωστό φόρο ανά γραμμή και τυπώστε στη γλώσσα του πελάτη.

Ενημερώθηκε: 2026-09-09

Αν κάθε πελάτης πληρώνει στο ίδιο νόμισμα με τον ίδιο φορολογικό συντελεστή, μπορείτε να αφήσετε αυτή την περιοχή ήσυχη. Τη στιγμή που ένας πελάτης θέλει δολάρια, ένας άλλος βρίσκεται σε χώρα με διαφορετικό καθεστώς ΦΠΑ ή κάποιος ζητά το τιμολόγιο στη δική του γλώσσα, χρειάζεστε τρία πράγματα να συνεργάζονται: ένα νόμισμα ανά έγγραφο, μια ισοτιμία που να φέρνει τα ξένα σύνολα πίσω στο νόμισμα της έδρας σας για αναφορές, και έναν φορολογικό συντελεστή σε κάθε γραμμή που να ταιριάζει στη χώρα του πελάτη. Το Invoice Flow τα κάνει και τα τρία στο τηλέφωνο, εκτός σύνδεσης, με μία διαδικτυακή ανανέωση ισοτιμιών την ημέρα όταν τη ζητήσετε.

Ο οδηγός αυτός παρακολουθεί τον Jonas Weber, σύμβουλο λογισμικού στο Βερολίνο του οποίου το προφίλ λειτουργεί σε ευρώ. Τιμολογεί ένα γραφείο στο Βερολίνο σε EUR με 19% MwSt., μια εταιρεία στο Λονδίνο σε GBP με τον κανόνα της αντίστροφης χρέωσης και μια νεοφυή στο Austin σε USD χωρίς γερμανικό ΦΠΑ. Χρειάζεται επίσης την αξία σε ευρώ κάθε ξένου τιμολογίου, επειδή ο πίνακας ελέγχου και τα αναλυτικά αθροίζουν ένα μόνο νόμισμα.

Τι βλέπετε στην οθόνη

Επιχειρηματικό προφίλ. Ανοίξτε τις Ρυθμίσεις, πατήστε το προφίλ σας και κυλήστε ως το μπλοκ Επιτρεπόμενα νομίσματα. Κάθε νόμισμα είναι ένα τσιπάκι· το τσιπάκι με το αστέρι είναι η προεπιλογή για νέα έγγραφα. Αν αφήσετε το μπλοκ κενό, ο επιλογέας νομίσματος σε κάθε τιμολόγιο προσφέρει ολόκληρη τη λίστα ISO.

Οθόνη Συναλλαγματικές ισοτιμίες. Από τις Ρυθμίσεις, στις Ρυθμίσεις τιμολογίου, πατήστε Συναλλαγματικές ισοτιμίες (υπότιτλος «Διαχείριση ισοτιμιών & μετατροπέας»). Η πάνω κάρτα είναι ένας Μετατροπέας με ένα πεδίο Ποσό και δύο αναπτυσσόμενα μενού νομισμάτων. Δύο γκρι λεζάντες δίνουν το βασικό νόμισμα και τον κανόνα ενημέρωσης, και μετά ακολουθούν οι αποθηκευμένες ισοτιμίες, μία κάρτα ανά ζεύγος, με την ισοτιμία σε τέσσερα δεκαδικά, την ώρα λήψης και τις λέξεις Χειροκίνητη ισοτιμία (μαζί με πράσινο εικονίδιο) στις γραμμές που καταχωρίσατε μόνοι σας. Το εικονίδιο ανανέωσης στη γραμμή εφαρμογής είναι η Ενημέρωση όλων των ισοτιμιών· το μικρό κουμπί + κάτω δεξιά είναι η Προσθήκη χειροκίνητης ισοτιμίας.

Επεξεργαστής τιμολογίου. Το πλακίδιο Νόμισμα τιμολογίου βρίσκεται ανάμεσα στις ημερομηνίες και τις γραμμές. Όταν το επιλεγμένο νόμισμα διαφέρει από το βασικό νόμισμα του προφίλ, μια κάρτα Συναλλαγματική ισοτιμία εμφανίζεται ακριβώς κάτω από το μπλοκ των συνόλων με την τρέχουσα ισοτιμία, το μετατρεμμένο σύνολο, ένα κουμπί Ενημέρωση ισοτιμίας και ένα πεδίο για χειροκίνητη εισαγωγή ισοτιμίας. Πάνω από τις γραμμές, όταν η χώρα του πελάτη υπάρχει στο ενσωματωμένο σύνολο δεδομένων, εμφανίζεται μια σειρά τσιπακιών με την ονομασία Tax presets (DE): μαζί με ένα εικονίδιο σφυριού για νομικές σημειώσεις. Κάθε γραμμή έχει το δικό της πεδίο %. Πιο κάτω, το πλακίδιο Γλώσσα τιμολογίου επιλέγει τη γλώσσα των ετικετών του PDF.

Προκαθορισμένοι φόροι ανά χώρα. Από τις Ρυθμίσεις, στον Αυτοματισμό, πατήστε Tax presets by country: μια λίστα χωρών με αναζήτηση και ενσωματωμένους συντελεστές· ανοίξτε μία για να καταχωρίσετε δικούς σας και να επιλέξετε ποιο σύνολο είναι ενεργό.

Πώς να τιμολογήσετε πελάτη σε ξένο νόμισμα

Ο Jonas τιμολογεί τη Northwind Analytics στο Austin. Το τιμολόγιο πρέπει να είναι σε δολάρια ΗΠΑ, αλλά οι αναφορές του χρειάζονται το ποσό σε ευρώ.

1. Ανοίξτε τον επεξεργαστή τιμολογίου και επιλέξτε τον πελάτη. Τα νέα έγγραφα ξεκινούν στο προεπιλεγμένο νόμισμα του προφίλ (εδώ EUR).
2. Πατήστε Νόμισμα τιμολογίου. Επειδή το προφίλ περιορίζει τα νομίσματα, ο επιλογέας δείχνει μόνο EUR, USD και GBP· πατήστε USD ($).
3. Προσθέστε τις γραμμές σας ως συνήθως· οι τιμές είναι πλέον σε δολάρια.
4. Κυλήστε ως την κάρτα Συναλλαγματική ισοτιμία κάτω από τα σύνολα. Αν υπάρχει ήδη αποθηκευμένη ισοτιμία USD προς EUR, το τονισμένο πλαίσιο γράφει «1 USD = 0.9215 EUR» με το μετατρεμμένο σύνολο σε ευρώ στα δεξιά και την ώρα λήψης της ισοτιμίας από κάτω.
5. Για να ανανεώσετε την ισοτιμία, πατήστε Ενημέρωση ισοτιμίας και επιβεβαιώστε με Ενημέρωση ισοτιμίας στο παράθυρο. Το παράθυρο προειδοποιεί ότι η ισοτιμία μοιράζεται σε όλα τα επιχειρηματικά προφίλ και ότι χρειάζεστε σύνδεση στο διαδίκτυο.
6. Αν το κουμπί είναι ανενεργό, διαβάστε τη λεζάντα από κάτω: είτε ενημερώσατε ήδη σήμερα είτε είναι πριν από τις 9:00 στη ζώνη ώρας σας. Χρησιμοποιήστε το χειροκίνητο πεδίο (επόμενη ενότητα) ή κρατήστε την αποθηκευμένη ισοτιμία.
7. Αποθηκεύστε το τιμολόγιο. Η ισοτιμία και το σύνολο σε ευρώ αποθηκεύονται με το έγγραφο και χρησιμοποιούνται από τον πίνακα ελέγχου και τα αναλυτικά.

Αν δεν υπάρχει ακόμη ισοτιμία, η κάρτα δείχνει ένα κοκκινωπό πλαίσιο που γράφει «No rate set. Update online or enter manually.» Μπορείτε ακόμη να αποθηκεύσετε, αλλά το τιμολόγιο τότε δεν έχει σύνολο σε βασικό νόμισμα και μένει εκτός των αθροισμάτων του πίνακα ελέγχου μέχρι να προσθέσετε ισοτιμία και να αποθηκεύσετε ξανά.

Πώς να ορίσετε ισοτιμία χειροκίνητα

Ορισμένες συμβάσεις καθορίζουν την ισοτιμία μετατροπής, και κάποιες μέρες δεν έχετε σήμα. Και στις δύο περιπτώσεις χρησιμοποιείται χειροκίνητη ισοτιμία, που ανήκει μόνο στο τρέχον προφίλ και υπερισχύει της διαδικτυακής ισοτιμίας για εκείνο το ζεύγος.

Από τον επεξεργαστή τιμολογίου:

1. Στην κάρτα Συναλλαγματική ισοτιμία, βρείτε τη γραμμή «1 USD = [πεδίο] EUR» κάτω από τη λεζάντα Enter rate manually (for current profile):.
2. Πληκτρολογήστε την ισοτιμία, για παράδειγμα 0.9180, και πατήστε το στρογγυλό κουμπί επιβεβαίωσης.
3. Το μήνυμα επιβεβαιώνει «Η χειροκίνητη ισοτιμία αποθηκεύτηκε για το τρέχον προφίλ. Θα αντικατασταθεί στην επόμενη ενημέρωση online.» Το μετατρεμμένο σύνολο υπολογίζεται ξανά αμέσως.

Από την οθόνη Συναλλαγματικές ισοτιμίες:

1. Ανοίξτε τις Ρυθμίσεις και μετά τις Συναλλαγματικές ισοτιμίες.
2. Πατήστε το κουμπί + (υπόδειξη «Προσθήκη χειροκίνητης ισοτιμίας»).
3. Στο παράθυρο, επιλέξτε το ξένο νόμισμα από το αναπτυσσόμενο μενού (παραθέτει κάθε νόμισμα εκτός από το βασικό σας) και πληκτρολογήστε την ισοτιμία στο πεδίο Ισοτιμία, που εμφανίζεται ως «1 USD = ... EUR».
4. Πατήστε το γεμάτο κουμπί για αποθήκευση. Η ονομασία του γράφει προς το παρόν Αποθήκευση πληρωμής· πρόκειται για ετικέτα που έμεινε από αλλού, και αποθηκεύει την ισοτιμία.
5. Για να αλλάξετε οποιαδήποτε ισοτιμία αργότερα, πατήστε το εικονίδιο μολυβιού στη γραμμή της. Η επεξεργασία μιας διαδικτυακής γραμμής δημιουργεί χειροκίνητο αντίγραφο για το προφίλ σας· η διαδικτυακή γραμμή παραμένει άθικτη για τα άλλα προφίλ.

Η κάρτα Μετατροπέας βολεύει για προσφορές στο τηλέφωνο: πληκτρολογήστε ένα ποσό, επιλέξτε τα δύο νομίσματα και το αποτέλεσμα ενημερώνεται καθώς πληκτρολογείτε, χρησιμοποιώντας την ίδια προτεραιότητα ισοτιμιών που θα χρησιμοποιούσε ένα τιμολόγιο.

Πώς να εφαρμόσετε τον σωστό φορολογικό συντελεστή

Ο φόρος στο Invoice Flow ζει σε κάθε γραμμή, ποτέ στο έγγραφο ως σύνολο. Το πεδίο % μιας γραμμής κρατά τον συντελεστή· ο επεξεργαστής αθροίζει τον φόρο κάθε γραμμής στο συνολικό φόρο του τιμολογίου. Οι τιμές είναι πάντα καθαρές και ο φόρος προστίθεται από πάνω. Δεν υπάρχει διακόπτης για να σημειώσετε μια τιμή ως συμπεριλαμβανομένου φόρου, οπότε αν ένας πελάτης θέλει μεικτές τιμές, πληκτρολογήστε το καθαρό ποσό και αφήστε τον συντελεστή να κάνει τη δουλειά.

Για το γραφείο στο Βερολίνο, τη Brandt Digital, ο Jonas χρειάζεται 19% και στις δύο γραμμές:

1. Βεβαιωθείτε ότι ο πελάτης έχει χώρα ορισμένη στον επεξεργαστή πελάτη. Τα φορολογικά τσιπάκια βασίζονται στον κωδικό χώρας του πελάτη.
2. Στον επεξεργαστή τιμολογίου, αναζητήστε πάνω από τις γραμμές τη σειρά Tax presets (DE): ακολουθούμενη από τσιπάκια όπως MwSt. 19%, MwSt. 7% και MwSt. 0%.
3. Πατήστε MwSt. 19%. Το πεδίο % κάθε γραμμής τίθεται στο 19 και ένα σύντομο μήνυμα επιβεβαιώνει την εφαρμογή του συντελεστή.
4. Αν μια γραμμή χρειάζεται διαφορετικό συντελεστή (για παράδειγμα είδος μειωμένου συντελεστή), επεξεργαστείτε στη συνέχεια το πεδίο % εκείνης της γραμμής. Οι μεικτοί συντελεστές είναι αποδεκτοί· το PDF περνά αυτόματα σε ανάλυση ανά συντελεστή όταν βρει περισσότερους από έναν μη μηδενικούς συντελεστές.
5. Για νομική διατύπωση, όπως η απαλλαγή μικρών επιχειρήσεων ή η φράση της αντίστροφης χρέωσης, πατήστε το εικονίδιο του σφυριού δίπλα στα τσιπάκια (υπόδειξη Insert legal note) και επιλέξτε μια γραμμή· προστίθεται στις σημειώσεις του τιμολογίου.

Μια γραμμή που προστίθεται από τη λίστα προϊόντων σας κληρονομεί τον φορολογικό συντελεστή του προϊόντος. Το εικονίδιο βοήθειας μέσα στο πεδίο % ανοίγει ένα φύλλο Αναφορά φορολογικών συντελεστών με πίνακα χωρών και αναζήτηση· φέρει αποποίηση ευθύνης, οπότε αντιμετωπίστε το ως υπενθύμιση και όχι ως συμβουλή.

Πώς να διορθώσετε τους προκαθορισμένους συντελεστές μιας χώρας

Οι ενσωματωμένοι συντελεστές παλιώνουν, και η ετικέτα μπορεί να μετράει όσο και ο αριθμός. Ο Jonas θέλει ένα τσιπάκι που να γράφει «Reverse charge» για τον πελάτη του στο Λονδίνο.

1. Ανοίξτε τις Ρυθμίσεις, κυλήστε ως τον Αυτοματισμό και πατήστε Tax presets by country.
2. Πληκτρολογήστε μέρος του ονόματος ή τον διψήφιο κωδικό στην Αναζήτηση χώρας...· η αντιστοίχιση γίνεται με το αγγλικό όνομα.
3. Πατήστε τη γραμμή της χώρας. Το φύλλο δείχνει τους συντελεστές Built-in ως κείμενο μόνο για ανάγνωση και μια λίστα Custom προσυμπληρωμένη με τις ίδιες τιμές.
4. Επεξεργαστείτε την Label και το % μιας γραμμής, αφαιρέστε γραμμές με το x ή πατήστε Add rate για ακόμη μία. Το x απενεργοποιείται όταν μένει μόνο μία γραμμή.
5. Επιλέξτε Custom active ώστε το δικό σας σύνολο να καθορίζει τα τσιπάκια στον επεξεργαστή ή Built-in active για να κρατήσετε τις αλλαγές σας χωρίς να τις χρησιμοποιήσετε ακόμη.
6. Πατήστε Αποθήκευση. Η λίστα δείχνει τώρα και τις δύο γραμμές κάτω από τη χώρα, την ενεργή με έντονα στοιχεία, με ένα τσιπάκι Custom active ή Built-in active στα δεξιά.
7. Για να πετάξετε το δικό σας σύνολο και να επιστρέψετε στους ενσωματωμένους συντελεστές, ανοίξτε ξανά τη χώρα και πατήστε Delete custom.

Πώς να τυπώσετε το PDF στη γλώσσα του πελάτη

Η γλώσσα της εφαρμογής και η γλώσσα του εγγράφου είναι ξεχωριστές επιλογές· ο Jonas χρησιμοποιεί την εφαρμογή στα αγγλικά αλλά στέλνει γερμανικά τιμολόγια σε Γερμανούς πελάτες.

1. Στον επεξεργαστή τιμολογίου, κυλήστε ως το πλακίδιο Γλώσσα τιμολογίου κάτω από τα σύνολα (και κάτω από την κάρτα Συναλλαγματική ισοτιμία, αν υπάρχει). Ο υπότιτλός του δείχνει την τρέχουσα επιλογή, εξ ορισμού Γλώσσα εφαρμογής.
2. Πατήστε το πλακίδιο. Ένα κάτω φύλλο παραθέτει πρώτα τη Γλώσσα εφαρμογής και μετά δεκαέξι σταθερές γλώσσες: αγγλικά, ρωσικά, γερμανικά, γαλλικά, ισπανικά, ιταλικά, πορτογαλικά, ολλανδικά, πολωνικά, ιαπωνικά, κορεατικά, κινεζικά, αραβικά, χίντι, τουρκικά και ουκρανικά, καθεμία γραμμένη στη δική της γραφή με τον κωδικό από κάτω.
3. Πατήστε Deutsch. Το πλακίδιο γράφει τώρα «Deutsch» και η επιλογή αποθηκεύεται με το τιμολόγιο.
4. Αποθηκεύστε και ανοίξτε την προεπισκόπηση PDF. Οι επικεφαλίδες, οι τίτλοι στηλών, τα σύνολα και ο μετρητής σελίδων στο υποσέλιδο βγαίνουν στα γερμανικά· το δικό σας κείμενο (περιγραφές ειδών, σημειώσεις, όροι πληρωμής) τυπώνεται ακριβώς όπως πληκτρολογήθηκε.

Κανόνες και λεπτομέρειες

Βασικό νόμισμα και αναφορές. Κάθε επιχειρηματικό προφίλ έχει βασικό νόμισμα, που ορίζεται κατά τη δημιουργία του προφίλ: το πρώτο επιτρεπόμενο νόμισμα αν περιορίσατε τη λίστα, αλλιώς το προεπιλεγμένο νόμισμα. Κάθε κάρτα του πίνακα ελέγχου και κάθε γράφημα των αναλυτικών αθροίζει μεγέθη μόνο σε εκείνο το νόμισμα. Ένα τιμολόγιο σε άλλο νόμισμα περιλαμβάνεται όταν φέρει σύνολο σε βασικό νόμισμα (το σύνολο πολλαπλασιασμένο με την ισοτιμία που αποθηκεύτηκε μαζί του)· χωρίς ισοτιμία παραλείπεται σιωπηλά, ώστε ένα τιμολόγιο 12.000 δολαρίων να μην εμφανιστεί ποτέ ως 12.000 ευρώ.

Ποια ισοτιμία υπερισχύει. Για μια μετατροπή η εφαρμογή ελέγχει, με τη σειρά: χειροκίνητη ισοτιμία για το τρέχον προφίλ, καθολική διαδικτυακή ισοτιμία για το ζεύγος, το αντίστροφο της διαδικτυακής ισοτιμίας για το αντίστροφο ζεύγος και τέλος το 1,0. Μια ισοτιμία ακριβώς 1,0 ανάμεσα σε διαφορετικά νομίσματα θεωρείται «καμία ισοτιμία» στον επεξεργαστή.

Διαδικτυακές ενημερώσεις. Οι ισοτιμίες λαμβάνονται από ένα δημόσιο API συναλλαγματικών ισοτιμιών με δεύτερο API ως εφεδρικό και χρονικό όριο δέκα δευτερολέπτων. Το κουμπί Ενημέρωση ισοτιμίας ανά τιμολόγιο επιτρέπεται μία φορά ανά ημερολογιακή ημέρα και ποτέ πριν από τις 09:00 τοπική ώρα· μετά από επιτυχή λήψη το κουμπί μένει ανενεργό μέχρι τις επόμενες 09:00. Η Ενημέρωση όλων των ισοτιμιών στην οθόνη Συναλλαγματικές ισοτιμίες αγνοεί αυτό το όριο και αντλεί με μία κίνηση κάθε ισοτιμία για το βασικό σας νόμισμα· αν το αίτημα αποτύχει, βλέπετε «Failed to update rates. Check your internet connection.» και τίποτα δεν αλλάζει.

Χειροκίνητες ισοτιμίες. Μια χειροκίνητη ισοτιμία πρέπει να είναι μεγαλύτερη από το μηδέν· οτιδήποτε άλλο αγνοείται χωρίς μήνυμα. Κρατείται μία χειροκίνητη τιμή ανά ζεύγος ανά προφίλ, οπότε μια νέα αποθήκευση την αντικαθιστά. Μια διαδικτυακή ανανέωση ξαναγράφει μόνο τη διαδικτυακή γραμμή, οπότε παρά τη λεζάντα «Η χειροκίνητη ισοτιμία θα αντικατασταθεί στην επόμενη ενημέρωση online», μια χειροκίνητη ισοτιμία εξακολουθεί να υπερισχύει μέχρι να τη διαγράψετε ή να την αλλάξετε. Η προσθήκη και η επεξεργασία χειροκίνητων ισοτιμιών απαιτεί Pro· η προβολή, η μετατροπή και η Ενημέρωση όλων των ισοτιμιών όχι.

Περιορισμός νομισμάτων. Η λίστα Επιτρεπόμενα νομίσματα περιορίζει μόνο τον επιλογέα· τα υπάρχοντα τιμολόγια διατηρούν το νόμισμά τους αν το αφαιρέσετε αργότερα.

Φόροι. Οι συντελεστές αποθηκεύονται ανά γραμμή ως ποσοστό· ο συνολικός φόρος του τιμολογίου είναι το άθροισμα των γραμμών. Δεν υπάρχει λειτουργία συμπεριλαμβανομένου φόρου ούτε δεύτερη στήλη φόρου. Η εφαρμογή ενός τσιπακιού αντικαθιστά τον συντελεστή σε κάθε γραμμή, ακόμη και σε γραμμές που ορίσατε μεμονωμένα, γι’ αυτό χρησιμοποιήστε πρώτα τα τσιπάκια και προσαρμόστε μετά τις μεμονωμένες γραμμές. Τα προκαθορισμένα ανά χώρα χρειάζονται κωδικό χώρας στον πελάτη· χωρίς κωδικό, δεν υπάρχουν τσιπάκια. Το PDF τυπώνει αυτόματα «Multi-Tax Breakdown» (μία γραμμή ανά συντελεστή) όταν ένα τιμολόγιο έχει δύο ή περισσότερους διακριτούς μη μηδενικούς συντελεστές, ή όταν επιλέξετε αυτή τη διάταξη στον επιλογέα προτύπων.

Παρακάμψεις προκαθορισμένων. Οι ετικέτες περικόπτονται και μια κενή ετικέτα γίνεται «Tax»· μια γραμμή της οποίας το ποσοστό δεν είναι αριθμός απορρίπτεται κατά την αποθήκευση. Οι παρακάμψεις ισχύουν ανά χώρα και μοιράζονται σε κάθε προφίλ της συσκευής. Το άνοιγμα του φύλλου μιας χώρας απαιτεί Pro.

Γλώσσα τιμολογίου. Η τιμή αποθηκεύεται στο έγγραφο (κενή σημαίνει «χρήση της γλώσσας εφαρμογής»). Επηρεάζει τις τυπωμένες ετικέτες και τη γλώσσα απόδοσης των ονομάτων χωρών στις διευθύνσεις· δεν μεταφράζει τις περιγραφές ειδών, τις σημειώσεις ή τους όρους σας. Οι ημερομηνίες και η λέξη κατάστασης στην κεφαλίδα των ενσωματωμένων προτύπων τυπώνονται προς το παρόν στα αγγλικά ανεξάρτητα από την επιλεγμένη γλώσσα.

Συμβουλές

Σχετικοί οδηγοί

• Ξεκινώντας: επιχειρηματικό προφίλ - όπου ορίζονται το βασικό νόμισμα και η λίστα επιτρεπόμενων νομισμάτων.
• Επεξεργαστής τιμολογίου - γραμμές, εκπτώσεις και το μπλοκ συνόλων κάτω από το οποίο βρίσκεται η κάρτα ισοτιμίας.
• Αναλυτικά στοιχεία, πίνακας ελέγχου και αναφορές - πώς τα σύνολα σε βασικό νόμισμα γίνονται γραφήματα.