Uživatelská příručka

Měny, směnné kurzy a daně

Fakturujte klientům v několika měnách, udržujte kurzy aktuální nebo je zadejte ručně, použijte správnou sazbu daně na řádku a vytiskněte PDF v jazyce klienta.

Aktualizováno: 2026-09-09

Pokud všichni klienti platí ve stejné měně a se stejnou sazbou daně, můžete tuto oblast nechat být. Jakmile ale jeden klient chce dolary, druhý sídlí v zemi s jiným režimem DPH a třetí požádá o fakturu ve svém jazyce, potřebujete tři věci, které spolupracují: měnu na každém dokumentu, kurz, který převede cizí částky zpět do vaší domácí měny kvůli přehledům, a sazbu daně na každém řádku, jež odpovídá zemi klienta. Invoice Flow zvládá všechny tři v telefonu, offline, s jedním online obnovením kurzů denně, když si o něj řeknete.

Tento návod sleduje Jonase Webera, softwarového konzultanta z Berlína, jehož profil běží v eurech. Berlínské agentuře fakturuje v EUR s 19% MwSt., londýnské firmě v GBP v režimu přenesené daňové povinnosti a startupu v Austinu v USD bez německé DPH. Potřebuje také eurovou hodnotu každé cizoměnové faktury, protože nástěnka i analytika sčítají jen jednu měnu.

Co uvidíte na obrazovce

Firemní profil. Otevřete Nastavení, klepněte na svůj profil a sjeďte k bloku Povolené měny. Každá měna je štítek; štítek s hvězdičkou je výchozí pro nové dokumenty. Pokud blok necháte prázdný, nabídne výběr měny na každé faktuře celý seznam ISO.

Obrazovka Směnné kurzy. V Nastavení v sekci Nastavení faktur klepněte na Směnné kurzy (podtitul „Rate management & converter“). Horní karta je Převodník s polem Částka a dvěma rozbalovacími seznamy měn. Dva šedé popisky uvádějí základní měnu a pravidlo aktualizace, pak následují uložené kurzy, jedna karta na pár, s kurzem na čtyři desetinná místa, časem načtení a slovy Ruční kurz (a zeleným avatarem) u řádků, které jste zadali sami. Ikona obnovení v horní liště je Aktualizovat všechny kurzy; malé tlačítko + vpravo dole je Přidat ruční kurz.

Editor faktury. Dlaždice Měna faktury sedí mezi daty a řádkovými položkami. Když se zvolená měna liší od základní měny profilu, objeví se hned pod blokem součtů karta Směnný kurz s aktuálním kurzem, přepočtenou celkovou částkou, tlačítkem Aktualizovat kurz a polem pro ruční zadání kurzu. Nad řádkovými položkami se, pokud je země klienta ve vestavěné datové sadě, objeví řada štítků s popiskem Tax presets (DE): a s ikonou kladívka pro právní poznámky. Každý řádek má vlastní pole %. Níže dlaždice Jazyk faktury volí jazyk popisků v PDF.

Daňové předvolby podle země. V Nastavení v sekci Automatizace klepněte na Tax presets by country: prohledávatelný seznam zemí s vestavěnými sazbami; otevřením země zadáte vlastní sazby a zvolíte, která sada je aktivní.

Jak fakturovat klientovi v cizí měně

Jonas fakturuje firmě Northwind Analytics v Austinu. Faktura musí být v amerických dolarech, ale jeho přehledy potřebují eurovou částku.

1. Otevřete editor faktury a vyberte klienta. Nové dokumenty začínají ve výchozí měně profilu (zde EUR).
2. Klepněte na Měna faktury (Invoice Currency). Protože profil měny omezuje, nabídne výběr jen EUR, USD a GBP; klepněte na USD ($).
3. Přidejte řádkové položky jako obvykle; ceny jsou nyní v dolarech.
4. Sjeďte ke kartě Směnný kurz (Exchange Rate) pod součty. Pokud je kurz USD na EUR již uložený, zvýrazněné pole hlásí „1 USD = 0.9215 EUR“ s přepočtenou částkou v eurech vpravo a časem načtení kurzu pod tím.
5. Kurz obnovíte klepnutím na Aktualizovat kurz (Update rate) a potvrzením Aktualizovat kurz v dialogu. Dialog upozorňuje, že kurz sdílejí všechny firemní profily a že potřebujete připojení k internetu.
6. Pokud je tlačítko šedé, přečtěte si popisek pod ním: buď jste dnes už aktualizovali, nebo je ve vašem časovém pásmu před 9:00. Použijte místo toho pole pro ruční zadání (další sekce) nebo ponechte uložený kurz.
7. Uložte fakturu. Kurz i eurový součet se uloží s dokumentem a používá je nástěnka i analytika.

Pokud kurz ještě neexistuje, ukáže karta červeně podbarvené pole s textem „Kurz není nastaven. Aktualizujte online nebo zadejte ručně.“ Uložit můžete i tak, ale faktura pak nemá součet v základní měně a zůstává mimo součty na nástěnce, dokud kurz nedoplníte a znovu neuložíte.

Jak zadat kurz ručně

Některé smlouvy kurz fixují a někdy prostě nemáte signál. Oba případy řeší ruční kurz, který patří jen aktuálnímu profilu a má u daného páru přednost před online kurzem.

Z editoru faktury:

1. Na kartě Směnný kurz najděte řádek „1 USD = [pole] EUR“ pod popiskem Zadejte kurz ručně (pro aktuální profil):.
2. Napište kurz, například 0.9180, a klepněte na kulaté tlačítko s fajfkou.
3. Hlášení potvrdí „Ruční kurz uložen pro aktuální profil. Bude nahrazen při příští online aktualizaci.“ Přepočtená částka se okamžitě přepočítá.

Z obrazovky Směnné kurzy:

1. Otevřete Nastavení (Settings) a pak Směnné kurzy (Exchange Rates).
2. Klepněte na tlačítko + (bublina „Přidat ruční kurz“).
3. V dialogu vyberte z rozbalovacího seznamu cizí měnu (nabízí každou měnu kromě vaší základní) a napište kurz do pole Kurz (Rate), které se zobrazuje jako „1 USD = ... EUR“.
4. Uložte klepnutím na vyplněné tlačítko. Jeho popisek dnes zní Uložit platbu (Save Payment); jde o pozůstatek popisku, tlačítko ukládá kurz.
5. Kterýkoli kurz později změníte klepnutím na ikonu tužky na jeho řádku. Úpravou online řádku vznikne ruční kopie pro váš profil; online řádek zůstane pro ostatní profily nedotčený.

Karta Převodník se hodí při cenových dotazech po telefonu: napíšete částku, zvolíte dvě měny a výsledek se aktualizuje během psaní, se stejnou prioritou kurzů, jakou by použila faktura.

Jak použít správnou sazbu daně

Daň v Invoice Flow žije na každé řádkové položce, nikdy na dokumentu jako celku. Pole % na řádku nese sazbu; editor sečte daň všech řádků do daňového součtu faktury. Ceny jsou vždy bez daně a daň se připočítává. Neexistuje přepínač pro ceny včetně daně, takže pokud klient chce ceny s daní, napište částku bez daně a nechte práci na sazbě.

Pro berlínskou agenturu Brandt Digital potřebuje Jonas 19 % na obou řádcích:

1. Ujistěte se, že klient má v editoru klienta nastavenou zemi. Daňové štítky se odvozují od kódu země klienta.
2. V editoru faktury hledejte nad řádkovými položkami řádek Tax presets (DE): následovaný štítky jako MwSt. 19%, MwSt. 7% a MwSt. 0%.
3. Klepněte na MwSt. 19%. Pole % každé řádkové položky se nastaví na 19 a krátké hlášení potvrdí použití sazby.
4. Pokud jeden řádek potřebuje jinou sazbu (třeba položku se sníženou sazbou), upravte poté pole % na tomto řádku. Smíšené sazby jsou v pořádku; PDF se automaticky přepne na rozpis podle sazeb, jakmile najde více než jednu nenulovou sazbu.
5. Pro právní formulaci, jako je osvobození pro malé podnikatele nebo věta o přenesené daňové povinnosti, klepněte na ikonu kladívka vedle štítků (bublina Insert legal note) a vyberte řádek; připojí se k poznámkám faktury.

Řádek přidaný ze seznamu produktů zdědí daňovou sazbu produktu. Ikona nápovědy uvnitř pole % otevře panel Přehled daňových sazeb s prohledávatelnou tabulkou zemí; nese upozornění, takže ho berte jako připomínku, nikoli jako poradenství.

Jak opravit předvolené sazby pro zemi

Vestavěné sazby zastarávají a popisek může být stejně důležitý jako číslo. Jonas chce pro svého londýnského klienta štítek s textem „Reverse charge“.

1. Otevřete Nastavení, sjeďte k Automatizace (Automation) a klepněte na Tax presets by country.
2. Do pole Hledat zemi... (Search country...) napište část názvu nebo dvoupísmenný kód; porovnává se s anglickým názvem.
3. Klepněte na řádek země. Panel ukáže sazby Built-in: jako text jen ke čtení a seznam Custom: předvyplněný stejnými hodnotami.
4. Upravte Popisek (Label) a % na řádku, odeberte řádky křížkem nebo klepněte na Add rate pro další. Křížek je neaktivní, když zbývá jediný řádek.
5. Zvolte Custom active, aby vaše sada řídila štítky v editoru, nebo Built-in active, chcete-li si úpravy ponechat, ale zatím je nepoužívat.
6. Klepněte na Uložit (Save). Seznam nyní ukazuje pod zemí obě řady, tu aktivní tučně, a vpravo štítek Custom active nebo Built-in active.
7. Chcete-li svou sadu zahodit a vrátit se k vestavěným sazbám, otevřete zemi znovu a klepněte na Delete custom.

Jak vytisknout PDF v jazyce klienta

Jazyk aplikace a jazyk dokumentu jsou dvě samostatné volby; Jonas používá aplikaci v angličtině, ale německým klientům posílá německé faktury.

1. V editoru faktury sjeďte k dlaždici Jazyk faktury (Invoice Language) pod součty (a pod kartou Směnný kurz, pokud tam je). Její podtitul ukazuje aktuální volbu, ve výchozím stavu Jazyk aplikace (App Language).
2. Klepněte na dlaždici. Spodní panel vypíše nejprve Jazyk aplikace a pak šestnáct pevných jazyků: angličtinu, ruštinu, němčinu, francouzštinu, španělštinu, italštinu, portugalštinu, nizozemštinu, polštinu, japonštinu, korejštinu, čínštinu, arabštinu, hindštinu, turečtinu a ukrajinštinu, každý popsaný ve vlastním písmu a s kódem pod ním.
3. Klepněte na Deutsch. Dlaždice nyní hlásí „Deutsch“ a volba se uloží s fakturou.
4. Uložte a otevřete náhled PDF. Nadpisy, názvy sloupců, součty i počítadlo stránek v zápatí vyjdou německy; váš vlastní text (popisy položek, poznámky, platební podmínky) se vytiskne přesně tak, jak jste ho napsali.

Pravidla a podrobnosti

Základní měna a přehledy. Každý firemní profil má základní měnu, nastavenou při vytvoření profilu: první povolenou měnu, pokud jste seznam omezili, jinak výchozí měnu. Každá karta nástěnky i každý graf analytiky sčítá jen částky v této měně. Faktura v jiné měně se započítá, když nese součet v základní měně (celková částka vynásobená kurzem uloženým s ní); bez kurzu se tiše přeskočí, aby se z faktury na 12 000 dolarů nikdy nestalo 12 000 eur.

Který kurz vyhrává. Pro převod aplikace zkouší v tomto pořadí: ruční kurz aktuálního profilu, globální online kurz pro daný pár, převrácenou hodnotu online kurzu opačného páru a nakonec 1,0. Kurz přesně 1,0 mezi různými měnami se v editoru bere jako „bez kurzu“.

Online aktualizace. Kurzy se stahují z veřejného API směnných kurzů, s druhým API jako zálohou a desetivteřinovým časovým limitem. Tlačítko Aktualizovat kurz na faktuře lze použít jednou za kalendářní den a nikdy před 9:00 místního času; po úspěšném načtení zůstává tlačítko neaktivní až do dalších 9:00. Aktualizovat všechny kurzy na obrazovce Směnné kurzy tento limit ignoruje a stáhne všechny kurzy pro vaši základní měnu najednou; když požadavek selže, uvidíte „Aktualizace kurzů selhala. Zkontrolujte připojení k internetu.“ a nic se nezmění.

Ruční kurzy. Ruční kurz musí být větší než nula; cokoli jiného se bez hlášení ignoruje. Na pár a profil se uchovává jedna ruční hodnota, takže opětovné uložení ji přepíše. Online obnovení přepisuje pouze online řádek, takže navzdory popisku „Ruční kurz bude nahrazen při příští online aktualizaci“ ruční kurz vyhrává dál, dokud ho nesmažete nebo nezměníte. Přidávání a úpravy ručních kurzů jsou jen pro Pro; prohlížení, převod a Aktualizovat všechny kurzy nikoli.

Omezení měn. Seznam Povolené měny omezuje pouze výběr; existující faktury si svou měnu podrží, i když ji později ze seznamu odeberete.

Daně. Sazby se ukládají na řádek jako procento; daňový součet faktury je součtem přes řádky. Neexistuje režim cen včetně daně ani druhý daňový sloupec. Použití předvoleného štítku přepíše sazbu na každém řádku, včetně řádků, které jste nastavili jednotlivě, takže štítky používejte nejdřív a jednotlivé řádky upravujte až potom. Předvolby podle zemí potřebují u klienta kód země; bez kódu nejsou štítky. PDF vytiskne „Multi-Tax Breakdown“ (jeden řádek na sazbu) automaticky, když má faktura dvě či více odlišných nenulových sazeb, nebo když tuto variantu rozvržení zvolíte v selektoru šablon.

Přepsání předvoleb. Popisky se ořezávají a prázdný popisek se změní na „Tax“; řádek, jehož procento není číslo, se při uložení zahodí. Přepsání platí pro danou zemi a sdílí je každý profil na zařízení. Otevření panelu země vyžaduje Pro.

Jazyk faktury. Hodnota se ukládá na dokument (prázdná znamená „použij jazyk aplikace“). Ovlivňuje tištěné popisky a jazyk, v němž se v adresách vypisují názvy zemí; nepřekládá vaše popisy položek, poznámky ani podmínky. Data a slovo se stavem v záhlaví vestavěných šablon se dnes tisknou anglicky bez ohledu na zvolený jazyk.

Tipy

Související návody

• Začínáme: firemní profil – kde se nastavuje základní měna a seznam povolených měn.
• Editor faktury – řádkové položky, slevy a blok součtů, pod kterým sedí karta směnného kurzu.
• Analytika, nástěnka a přehledy – jak se ze součtů v základní měně stávají grafy.