Uživatelská příručka

Projekty a milníky

Seskupte nabídku a faktury jedné zakázky pod projekt, rozdělte práci na milníky s rozpočty a termíny a mějte přehled, co je vyfakturováno, zaplaceno a co zbývá.

Aktualizováno: 2026-09-09

Dlouhá zakázka se málokdy vejde na jednu fakturu. Rekonstrukce koupelny začíná nabídkou a pak se fakturuje po etapách, jak se odsouhlasí bourání, obklady, zařizovací předměty a dokončovací práce. Bez něčeho, co tyto dokumenty drží pohromadě, skončíte u rolování seznamu faktur a sčítání čísel z hlavy. Projekty v Invoice Flow to řeší: projekt je složka pro jednu zakázku, připojená ke klientovi, s vlastním seznamem propojených nabídek a faktur, se seznamem milníků a se záložkou Peníze, která sčítá, co bylo odhadnuto, vyfakturováno a zaplaceno.

Tento návod sleduje Redstone Renovations v Denveru, které fakturují rekonstrukci hlavní koupelny u Hartleyových ve čtyřech milnících: bourání a hrubá instalace (3 800 $), obklady a hydroizolace (5 200 $), zařizovací předměty a dokončení instalací (4 100 $) a malování, sklo a přejímka (2 400 $). Celá zakázka byla odhadnuta na 15 500 $.

Projekty jsou volitelné. Pokud je většina vaší práce jedna faktura na jednu návštěvu, můžete tuto funkci úplně ignorovat. Sáhněte po ní, když jedna klientská zakázka vyprodukuje během týdnů nebo měsíců několik dokumentů.

Co uvidíte na obrazovce

Projekty žijí pod klientem. Otevřete záložku Klienti (Clients), klepněte na klienta a nahoře na obrazovce detailu klienta najdete pět záložek: Informace (Info), Dokumenty (Documents), Projekty (Projects), Smlouvy (Contracts) a Aktivita (Activity). Záložka Projekty vypisuje každý projekt připojený k tomuto klientovi, s ikonou složky, názvem projektu, jeho stavem prostým malým písmem a vpravo dosud vyfakturovanou částkou. Malé kulaté tlačítko + v pravém dolním rohu založí nový projekt, který už je s tímto klientem propojený. Když žádné nejsou, záložka prostě hlásí Žádné projekty pro tohoto klienta.

Ve spodní navigaci, na obrazovce Nástroje ani v Nastavení žádná položka Projekty není. Záložka Projekty u klienta a dlaždice Projekty uvnitř editoru faktury jsou dvě místa, kde na tuto funkci narazíte, takže když své projekty nemůžete najít, jděte přes klienta.

Obrazovka detailu klienta Megan and Tom Hartley v aplikaci Invoice Flow na záložce Projekty se seznamem Hartley master bathroom remodel (aktivní, $13,100.00) a Hartley powder room refresh (dokončeno, $2,150.00) s kulatým tlačítkem plus v rohu — Záložka Projekty u klienta je vstupní branou k této funkci; tlačítko plus vytvoří projekt předem propojený s tímto klientem.

Klepnutím na projekt otevřete jeho pracovní plochu. Titulní lišta ukazuje název projektu se třemi ikonami: tužkou (Upravit projekt, Edit Project), kruhovou šipkou, která přepočítá peněžní součty, a košem (Smazat projekt, Delete project). Pod názvem sedí čtyři záložky:

Záložka	Co obsahuje
Dokumenty	Každou nabídku a fakturu propojenou s tímto projektem, s typem dokumentu, syrovým stavem a součtem. Klepnutím na řádek dokument otevřete.
Milníky (Milestones)	Seznam etap, každou se stavovou ikonou, volitelným termínem a nabídkou se třemi tečkami. Dole se vznáší tlačítko Přidat milník (Add milestone).
Peníze (Money)	Pět čísel: Odhadem, Fakturováno, Zaplaceno, Zbývá a Zbývá fakturovat.
Poznámky (Notes)	Jedno velké volné textové pole s tlačítkem Uložit na kódy k bráně, zvláštnosti stavby a cokoli dalšího, co není pro klienta.

Jak vytvořit projekt

Začněte od klienta, aby se propojení udělalo za vás.

Otevřete záložku Klienti a klepněte na klienta, zde Megan and Tom Hartley.
Klepněte na záložku Projekty a pak na kulaté tlačítko + v pravém dolním rohu.
Do formuláře Nový projekt (New Project) zadejte Název projektu (Project name). Je to jediné povinné pole; když ho necháte prázdné, při pokusu o uložení se ukáže červená nápověda Povinné.
Zkontrolujte rozbalovací nabídku Klient. Už je nastavená na klienta, od kterého jste přišli; můžete ji přepnout nebo zvolit Neuvedeno (Not specified) u interního projektu.
Nechte Stav (Status) na Aktivní (Active), nebo zvolte Pozastaveno (On hold), Dokončeno (Completed) či Zrušeno (Cancelled).
Chcete-li, přidejte krátký Popis (Description) rozsahu a pak klepněte na Uložit v pravém horním rohu.

Editor Nový projekt v aplikaci Invoice Flow s názvem projektu Hartley master bathroom remodel, klientem Megan and Tom Hartley, stavem Aktivní a popisem kompletní rekonstrukce hlavní koupelny fakturované ve čtyřech milnících, s tlačítkem Uložit v horní liště — Čtyři pole a povinný je jen název; klient je předvybraný, když začnete ze záložky Projekty u klienta.

Formulář tu záměrně končí. Nejsou tu žádná pole pro rozpočet, barvu, měnu ani data. Peněžní stránka projektu se počítá z dokumentů, které k němu připojíte, a časová stránka se vyjadřuje milníky; obojí žije na obrazovce detailu projektu, kam po uložení dorazíte.

Jak přidat milníky

Milníky jsou etapy zakázky. Každý nese název, odhadovanou částku, stav a volitelný termín. Jsou to plánovací nástroje a nástroje pro sledování postupu: aplikace z milníku fakturu negeneruje a milník neví, která faktura ho zaplatila. Každou etapovou fakturu stále vytváříte sami a propojujete ji s projektem, jak popisuje další sekce.

Ze záložky Projekty u klienta klepněte na projekt a otevřete jeho pracovní plochu.
Klepněte na záložku Milníky a pak dole na tlačítko Přidat milník.
Zadejte Název milníku (Milestone name), například Paint, glass and punch list.
Zadejte rozpočet etapy do pole Odhadem (Estimated) jako prosté číslo (2400, bez symbolu měny).
Vyberte stav z rozbalovací nabídky: Nezahájeno (Not started), Probíhá (In progress), Hotovo (Done) nebo Přeskočeno (Skipped). Nové etapy obvykle zůstávají na Nezahájeno.
Klepněte na řádek Datum splatnosti (Due Date), vyberte v kalendáři den a potvrďte tlačítkem OK. Křížek vpravo datum zase vymaže.
Klepněte na Uložit. Panel se zavře a milník se objeví v seznamu.

Spodní panel Přidat milník v aplikaci Invoice Flow nad záložkou Milníky, vyplněný názvem milníku Paint, glass and punch list, odhadem 2400, stavem Nezahájeno, datem splatnosti Sep 30, 2026 a tlačítkem Uložit přes celou šířku — Panel Přidat milník: název, odhadovaná částka, stav a volitelný termín.

Záložka Milníky projektu v aplikaci Invoice Flow se seznamem Demolition and rough-in (Hotovo, Aug 14, 2026), Tile and waterproofing (Hotovo, Aug 28, 2026), Fixtures and plumbing finish (Probíhá, Sep 11, 2026) a Paint, glass and punch list (Nezahájeno, Sep 30, 2026), každý s nabídkou se třemi tečkami, a s tlačítkem Přidat milník — Čtyři etapy rekonstrukce: zelená zaškrtnutí u hotové práce, ikona přehrávání u aktuální etapy, prázdné kolečko u toho, co teprve přijde.

Zopakujte to pro každou etapu. Seznam je řazený podle vytvoření, takže přidávejte milníky v pořadí, ve kterém práci plánujete. Jak zakázka postupuje, posouvejte milník nabídkou se třemi tečkami na jeho řádku: Probíhá, když začnete, Hotovo, když klient etapu odsouhlasil, Nezahájeno pro reset. Táž nabídka má Upravit projekt (což navzdory popisku otevře editační panel milníku pro daný řádek) a Smazat milník (Delete milestone).

Jak vyfakturovat milník

Vyfakturovat etapu znamená vytvořit běžnou fakturu a nasměrovat ji na projekt. Propojení se dělá uvnitř editoru faktury přes dlaždici Projekty, která sedí přímo pod dlaždicí Klient.

Vytvořte fakturu jako obvykle: ze záložky Faktury, z přehledu, nebo duplikací předchozí etapové faktury. Přidejte položku jako Milestone 4: paint, glass and punch list s dohodnutou částkou.
Sjeďte k dlaždici Projekty pod klientem. Dokud nic nevyberete, hlásí Neuvedeno.
Klepněte na dlaždici. Panel vypíše Neuvedeno a za ním každý projekt na vašem firemním profilu, ne jen projekty tohoto klienta, takže čtěte názvy.
Klepněte na Hartley master bathroom remodel. Panel se zavře a dlaždice teď ukazuje název projektu.
Dokončete fakturu a klepněte na Uložit koncept (nebo ji odešlete). Propojení zapíše a součty projektu obnoví právě uložení.

Editor faktury v aplikaci Invoice Flow pro koncept RR-2026-058 s otevřeným spodním panelem výběru projektu nabízejícím Neuvedeno, Hartley master bathroom remodel, Hartley powder room refresh a Okafor basement kitchenette — Dlaždice Projekty v editoru otevře výběr; zvolte zakázku, ke které faktura patří, a uložte.

Táž dlaždice se objevuje i na nabídkách, takže propojte i původní cenovou nabídku. Jakmile je propojená, záložka Dokumenty projektu ukáže nabídku i každou etapovou fakturu v jednom seznamu a záložka Peníze zná odhadovanou hodnotu zakázky.

Záložka Dokumenty v detailu projektu Hartley master bathroom remodel v aplikaci Invoice Flow se seznamem EST-2026-018 nabídka odeslána $15,500.00, RR-2026-041 faktura zaplacena $3,800.00, RR-2026-047 faktura zaplacena $5,200.00 a RR-2026-052 faktura odeslána $4,100.00 — Záložka Dokumenty sbírá nabídku i každou etapovou fakturu; klepnutím na řádek dokument otevřete.

Výběr se objeví, teprve až editor ví, ke kterému firemnímu profilu dokument patří. U zbrusu nového dokumentu se to stane, jakmile se načte výchozí profil; pokud dlaždice chybí, chvíli počkejte nebo zkontrolujte, že máte nastavený firemní profil.

Jak číst postup

Finanční obrázek najdete na záložce Peníze projektu. Čísla se počítají z propojených dokumentů, nezadáváte je:

Řádek	Jak se počítá
Odhadem	Součet celkových částek propojených nabídek.
Fakturováno (Invoiced)	Součet celkových částek propojených faktur (všeho, co není nabídka).
Zaplaceno	Součet částek zaznamenaných jako zaplacené na těchto fakturách.
Zbývá	Fakturováno minus Zaplaceno: co vám klienti na této zakázce ještě dluží.
Zbývá fakturovat (Remaining to invoice)	Odhadem minus Fakturováno: kolik z nabídky jste ještě nevyfakturovali.

Dokumenty se stavem zrušeno, odmítnuto nebo prošlé se ignorují, takže odmítnutá první nabídka řádek Odhadem nenafoukne.

Záložka Peníze projektu v aplikaci Invoice Flow zobrazující Odhadem $15,500.00, Fakturováno $13,100.00, Zaplaceno $9,000.00, pak zvýrazněné Zbývá $4,100.00 a Zbývá fakturovat $2,400.00 — Tři etapy vyfakturované a dvě zaplacené: 4 100 $ je neuhrazených na odeslané faktuře a 2 400 $ z nabídky se teprve bude fakturovat.

U hartleyovské zakázky to čte takto: 15 500 $ odhadem, 13 100 $ vyfakturováno ve třech etapových fakturách, 9 000 $ přijato, takže 4 100 $ čeká na faktuře za zařizovací předměty a 2 400 $ (poslední milník) ještě fakturováno nebylo. Zkombinujte to se záložkou Milníky a máte harmonogram i hotovostní pozici zakázky, aniž byste otevřeli jediný dokument.

Otevřete projekt a klepněte na Peníze.
Pokud nějaké číslo vypadá zastarale, klepněte na ikonu kruhové šipky v titulní liště. Aplikace znovu přečte každý propojený dokument a součty přepíše; dole se krátce objeví potvrzení Peníze.
Přepněte na Milníky a označte dokončenou etapu z její nabídky se třemi tečkami jako Hotovo.

Pravidla a podrobnosti

Jeden profil, jeden klient. Projekt patří firemnímu profilu, který byl aktivní při jeho vytvoření, a nejvýš jednomu klientovi. Smazání klienta projekt zachová, ale vymaže jeho vazbu na klienta; smazání profilu smaže i jeho projekty.
Ověřuje se jen název. Klient, stav a popis jsou volitelné. Výchozí stav je Aktivní.
Stavy. Projekty: Aktivní, Pozastaveno, Dokončeno, Zrušeno. Milníky: Nezahájeno, Probíhá, Hotovo, Přeskočeno. Změna stavu milníku z nabídky se třemi tečkami zaznamená časové značky zahájení a dokončení; změna uvnitř editačního panelu uloží jen samotný stav. Stav Přeskočeno je k dispozici v rozbalovací nabídce panelu, ale ne v nabídce na řádku.
Částky milníků jsou jen váš odhad. Číslo Odhadem u milníku se nezapočítává do záložky Peníze projektu a k žádnému konkrétnímu milníku není navázaná faktura. Skutečné peníze čtěte na záložce Peníze na úrovni projektu a milníky používejte na rozsah a harmonogram.
Součty jsou v mezipaměti. Čísla na záložce Peníze i částka zobrazená na řádcích projektů se ukládají na projektu a obnovují se pokaždé, když uložíte dokument, který je s ním propojený. Zaznamenání platby nebo změna stavu z obrazovky detailu faktury je neobnoví; přepočítáte je klepnutím na ikonu kruhové šipky na projektu.
Zobrazení měny. Součty projektu se zobrazují v amerických dolarech, pokud s projektem nebyla uložena měna; aplikace pro projekty aktuálně výběr měny nenabízí, takže pokud fakturujete v jiné měně, berte čísla na záložce Peníze jako holá čísla.
Prázdný název milníku. Klepnutí na Uložit v panelu milníku s prázdným názvem neudělá nic; panel zůstane otevřený bez hlášky.
Smazat projekt. Ikona koše vás požádá o potvrzení hláškou „Smazat „název“? Propojené dokumenty zůstanou, ale už nebudou seskupené.“ Nabídky a faktury zůstanou nedotčené; odebere se jen jejich vazba na projekt. Milníky se s projektem smažou.
Akce jen pro Pro. Vytvoření projektu (tlačítko + a Uložit v editoru) a přidání či úprava milníku tlačítkem Přidat milník vyžadují aktivní zkušební verzi nebo předplatné. Prohlížení projektů, ukládání poznámek, přepočet součtů a mazání jsou zdarma.
Žádný klientský portál, žádné automatické fakturování. Projekt klientovi nic neposílá a nedokáže generovat faktury podle plánu. Pokud chcete opakované etapové faktury, přečtěte si návod k opakovaným fakturám.

Známý problém: když projekt upravíte přes ikonu tužky a uložíte, může projekt zmizet z celoprofilového výběru projektů v editoru faktury. Pod záložkou Projekty u klienta tam pořád je a existující vazby dokumentů to neovlivní. Než to bude opraveno, dejte přednost tomu vytvořit projekt správně napoprvé a pro pozdější změny používejte záložku Poznámky.

Tipy

Propojte nabídku dřív než první fakturu. S připojenou nabídkou začíná Zbývá fakturovat na plné dohodnuté ceně a odpočítává se, jak fakturujete jednotlivé etapy, což je nejrychlejší způsob, jak odhalit etapu, kterou jste zapomněli vyfakturovat.

Pojmenovávejte milníky tak, jak budete pojmenovávat položky faktury. Když na faktuře za třetí etapu stojí „Fixtures and plumbing finish“, klient vidí tutéž formulaci, na které se v nabídce dohodl, a vy dokážete řádky na záložkách Dokumenty a Milníky spárovat na první pohled.

Používejte záložku Poznámky na logistiku stavby: kódy k bráně, kde je pes, dodací lhůty materiálu, kdo přebírá. Poznámky se nikdy netisknou na dokument a ukládají se jediným klepnutím na Uložit.

Dejte každé etapě termín, i když jen orientační. Záložka Milníky ukazuje datum vedle stavu, takže etapa „Probíhá“ s datem, které už uplynulo, vyčnívá jako ta, kterou je třeba popohnat.

Související návody

Editor faktury pro kompletní průchod editorem, kde dlaždice Projekty žije.
Nabídky a jejich převod pro proměnu přijaté nabídky v první etapovou fakturu.
Platby a částka k úhradě pro zaznamenávání etapových plateb, aby číslo Zaplaceno u projektu sedělo.