Hướng dẫn sử dụng

Dự án và cột mốc

Gom báo giá và hóa đơn của một công việc vào chung một dự án, chia công việc thành các cột mốc kèm ngân sách và ngày đến hạn, và xem tình hình đã xuất hóa đơn, đã thanh toán và còn phải thu.

Cập nhật: 2026-09-09

Một công việc kéo dài hiếm khi vừa vặn trong một hóa đơn duy nhất. Một dự án cải tạo phòng tắm bắt đầu bằng một báo giá, rồi được xuất hóa đơn theo từng giai đoạn khi công việc phá dỡ, ốp lát, lắp thiết bị và hoàn thiện lần lượt được nghiệm thu. Nếu không có gì gắn kết những tài liệu đó lại với nhau, bạn sẽ phải cuộn qua danh sách Tài liệu và tự cộng số trong đầu. Dự án trong Invoice Flow giải quyết điều này: một dự án là một thư mục cho một công việc, gắn với một khách hàng, có danh sách báo giá và hóa đơn liên kết riêng, một danh sách kiểm tra các cột mốc, và một tab Tiền tổng hợp những gì đã được báo giá, đã xuất hóa đơn và đã thanh toán.

Hướng dẫn này theo chân Redstone Renovations tại Denver, đơn vị xuất hóa đơn cho dự án cải tạo phòng tắm chính nhà Hartley theo bốn cột mốc: phá dỡ và lắp đặt thô ($3,800), ốp lát và chống thấm ($5,200), lắp đặt và hoàn thiện hệ thống ống nước ($4,100), và sơn, kính và danh sách hoàn thiện cuối ($2,400). Toàn bộ công việc được báo giá ở mức $15,500.

Dự án là tính năng tùy chọn. Nếu phần lớn công việc của bạn là một hóa đơn cho mỗi lần ghé thăm, bạn có thể bỏ qua tính năng này hoàn toàn. Hãy dùng đến nó khi một công việc với một khách hàng sẽ tạo ra nhiều tài liệu trong suốt nhiều tuần hoặc nhiều tháng.

Những gì bạn thấy trên màn hình

Dự án nằm dưới khách hàng. Mở tab Khách hàng (Clients), chạm vào một khách hàng, bạn sẽ thấy năm tab trên đầu màn hình chi tiết khách hàng: Thông tin (Info), Tài liệu (Documents), Dự án (Projects), Hợp đồng (Contracts) và Hoạt động (Activity). Tab Dự án liệt kê mọi dự án gắn với khách hàng đó, kèm biểu tượng thư mục, tên dự án, trạng thái của nó bằng chữ thường và, bên phải, tổng số đã xuất hóa đơn cho đến nay. Một nút + tròn nhỏ ở góc dưới bên phải tạo một dự án mới đã được liên kết sẵn với khách hàng này. Khi không có dự án nào, tab chỉ hiện “Không có dự án cho khách hàng này” (No projects for this client).

Không có mục Dự án trong thanh điều hướng dưới cùng, màn hình Công cụ hay Cài đặt. Tab Dự án của khách hàng và ô Dự án bên trong trình chỉnh sửa hóa đơn là hai nơi duy nhất bạn sẽ gặp tính năng này, vậy nên nếu không tìm thấy dự án của mình, hãy đi qua đường khách hàng.

Chạm vào một dự án sẽ mở không gian làm việc của nó. Thanh tiêu đề hiển thị tên dự án cùng ba biểu tượng: một cây bút chì (Chỉnh sửa dự án, Edit Project), một mũi tên tròn để tính lại tổng số tiền, và một thùng rác (Xóa dự án, Delete project). Bên dưới tiêu đề là bốn tab:

Cách tạo một dự án

Bắt đầu từ khách hàng để liên kết được thiết lập sẵn cho bạn.

1. Mở tab Khách hàng (Clients) và chạm vào khách hàng, ở đây là Megan và Tom Hartley.
2. Chạm tab Dự án (Projects), rồi nút + tròn ở góc dưới bên phải.
3. Trong form Dự án mới (New Project), nhập Tên dự án (Project name). Đây là trường bắt buộc duy nhất; để trống sẽ hiện gợi ý màu đỏ Bắt buộc (Required) khi bạn cố lưu.
4. Kiểm tra danh sách thả xuống Khách hàng (Client). Nó đã được đặt sẵn theo khách hàng bạn vừa vào; bạn có thể đổi hoặc chọn Chưa xác định (Not specified) cho một dự án nội bộ.
5. Giữ Trạng thái (Status) ở Đang hiệu lực (Active), hoặc chọn Tạm dừng (On hold), Đã hoàn thành (Completed) hay Đã hủy (Cancelled).
6. Thêm một Mô tả (Description) ngắn về phạm vi công việc nếu muốn, rồi chạm Lưu (Save) ở góc trên bên phải.

Form dừng lại ở đó một cách có chủ đích. Không có trường ngân sách, màu sắc, tiền tệ hay ngày tháng nào để điền. Khía cạnh tiền bạc của một dự án được tính toán từ các tài liệu bạn liên kết vào nó, còn khía cạnh lịch trình được thể hiện qua các cột mốc, cả hai đều nằm trên màn hình chi tiết dự án mà bạn sẽ đến sau khi lưu.

Cách thêm cột mốc

Cột mốc là các giai đoạn của công việc. Mỗi cột mốc mang một tên, một số tiền ước tính, một trạng thái và một ngày đến hạn tùy chọn. Đây là một công cụ lập kế hoạch và theo dõi tiến độ: ứng dụng không tự tạo hóa đơn từ một cột mốc, và một cột mốc cũng không biết hóa đơn nào đã thanh toán cho nó. Bạn vẫn tự tạo hóa đơn cho từng giai đoạn và liên kết nó với dự án, như mô tả ở phần tiếp theo.

1. Từ tab Dự án của khách hàng, chạm vào dự án để mở không gian làm việc của nó.
2. Chạm tab Cột mốc (Milestones), rồi nút Thêm cột mốc (Add milestone) ở dưới cùng.
3. Nhập Tên cột mốc (Milestone name), ví dụ Paint, glass and punch list.
4. Nhập ngân sách giai đoạn vào Ước tính (Estimated) dưới dạng một số thuần túy (2400, không có ký hiệu tiền tệ).
5. Chọn một trạng thái từ danh sách thả xuống: Chưa bắt đầu (Not started), Đang thực hiện (In progress), Hoàn tất (Done) hoặc Đã bỏ qua (Skipped). Các giai đoạn mới thường giữ ở Chưa bắt đầu.
6. Chạm dòng Ngày đến hạn (Due Date), chọn một ngày trên lịch và xác nhận bằng OK. Dấu × bên phải sẽ xóa ngày đó.
7. Chạm Lưu. Bảng đóng lại và cột mốc xuất hiện trong danh sách.

Lặp lại cho từng giai đoạn. Danh sách được sắp theo thứ tự tạo, vậy nên hãy thêm cột mốc theo đúng thứ tự bạn dự định thực hiện công việc. Khi công việc tiến triển, dùng menu ba chấm trên một dòng cột mốc để chuyển trạng thái: Đang thực hiện khi bạn bắt đầu, Hoàn tất khi khách hàng đã nghiệm thu giai đoạn đó, Chưa bắt đầu để đặt lại. Cùng menu đó có Chỉnh sửa dự án (Edit Project) (dù tên gọi vậy, mục này thực ra mở bảng chỉnh sửa cột mốc cho dòng đó) và Xóa mốc (Delete milestone).

Cách xuất hóa đơn cho một cột mốc

Xuất hóa đơn cho một giai đoạn nghĩa là tạo một hóa đơn bình thường rồi trỏ nó về dự án. Việc liên kết được thực hiện bên trong trình chỉnh sửa hóa đơn qua ô Dự án (Projects), nằm ngay dưới ô Khách hàng (Client).

1. Tạo hóa đơn như bình thường: từ tab Tài liệu, bảng điều khiển, hoặc bằng cách nhân bản hóa đơn của giai đoạn trước. Thêm một dòng như Milestone 4: paint, glass and punch list với số tiền đã thỏa thuận.
2. Cuộn tới ô Dự án bên dưới khách hàng. Ô này ghi Chưa xác định (Not specified) cho đến khi bạn chọn một mục.
3. Chạm vào ô đó. Một bảng liệt kê Chưa xác định theo sau là mọi dự án trong hồ sơ doanh nghiệp của bạn, chứ không chỉ những dự án của khách hàng này, nên hãy đọc kỹ tên.
4. Chạm Hartley master bathroom remodel. Bảng đóng lại và ô đó giờ hiển thị tên dự án.
5. Hoàn tất hóa đơn và chạm Lưu bản nháp (Save Draft) (hoặc gửi hóa đơn). Việc lưu chính là bước ghi liên kết và làm mới tổng số tiền của dự án.

Ô tương tự cũng xuất hiện trên báo giá, vậy nên hãy liên kết cả báo giá gốc. Khi đã liên kết, tab Tài liệu của dự án sẽ hiển thị báo giá và từng hóa đơn giai đoạn trong cùng một danh sách, và tab Tiền sẽ biết được giá trị ước tính của công việc.

Cách đọc tiến độ

Mở tab Tiền (Money) của dự án để xem bức tranh tài chính. Các con số được tính từ những tài liệu đã liên kết, không phải do bạn tự gõ vào:

Các tài liệu có trạng thái đã hủy, bị từ chối hoặc hết hạn sẽ bị bỏ qua, nên một báo giá đầu tiên bị từ chối sẽ không làm phồng dòng Ước tính.

Với công việc nhà Hartley, con số này đọc là: $15,500 ước tính, $13,100 đã xuất hóa đơn qua ba hóa đơn giai đoạn, $9,000 đã nhận được, vậy nên $4,100 đang chờ trên hóa đơn lắp đặt ống nước và $2,400 (cột mốc cuối cùng) vẫn chưa được xuất hóa đơn. Kết hợp con số này với tab Cột mốc, bạn có cả lịch trình lẫn tình hình dòng tiền của công việc mà không cần mở một tài liệu nào.

1. Mở dự án và chạm Tiền (Money).
2. Nếu một con số có vẻ đã cũ, chạm biểu tượng mũi tên tròn trên thanh tiêu đề. Ứng dụng sẽ đọc lại mọi tài liệu đã liên kết và viết lại các tổng số; một xác nhận ngắn Tiền xuất hiện ở phía dưới.
3. Chuyển sang Cột mốc (Milestones) và đánh dấu giai đoạn đã hoàn tất là Hoàn tất (Done) từ menu ba chấm của nó.

Quy tắc và chi tiết

• Một hồ sơ, một khách hàng. Một dự án thuộc về hồ sơ doanh nghiệp đang hoạt động khi bạn tạo nó và thuộc về tối đa một khách hàng. Xóa khách hàng vẫn giữ lại dự án nhưng xóa liên kết khách hàng của nó; xóa hồ sơ sẽ xóa các dự án của hồ sơ đó.
• Chỉ tên được kiểm tra bắt buộc. Khách hàng, trạng thái và mô tả đều là tùy chọn. Trạng thái mặc định là Đang hiệu lực (Active).
• Các trạng thái. Dự án: Đang hiệu lực, Tạm dừng, Đã hoàn thành, Đã hủy. Cột mốc: Chưa bắt đầu, Đang thực hiện, Hoàn tất, Đã bỏ qua. Đổi trạng thái một cột mốc từ menu ba chấm sẽ ghi lại dấu thời gian bắt đầu và hoàn thành; đổi trạng thái bên trong bảng chỉnh sửa chỉ lưu bản thân trạng thái đó. Trạng thái Đã bỏ qua (Skipped) có trong danh sách thả xuống của bảng chỉnh sửa nhưng không có trong menu của dòng.
• Số tiền cột mốc chỉ là ước tính của bạn. Con số Ước tính trên một cột mốc không được cộng vào tab Tiền của dự án, và không có hóa đơn nào được gắn với một cột mốc cụ thể. Hãy dùng tab Tiền ở cấp dự án cho số tiền thực và cột mốc cho phạm vi cùng lịch trình.
• Các tổng số được lưu đệm. Các con số trong tab Tiền và số tiền hiển thị trên dòng dự án được lưu trên chính dự án và làm mới mỗi khi bạn lưu một tài liệu liên kết với nó. Ghi nhận một khoản thanh toán hoặc đổi trạng thái từ màn hình chi tiết hóa đơn không làm mới các con số này; hãy chạm biểu tượng mũi tên tròn trên dự án để tính lại.
• Hiển thị tiền tệ. Tổng số của dự án được hiển thị bằng đô la Mỹ trừ khi có một loại tiền tệ được lưu cùng dự án; hiện ứng dụng chưa có bộ chọn tiền tệ cho dự án, nên nếu bạn xuất hóa đơn bằng tiền tệ khác, hãy coi các con số trong tab Tiền là những con số thô.
• Tên cột mốc trống. Chạm Lưu trong bảng cột mốc khi tên còn trống sẽ không có tác dụng gì; bảng vẫn mở mà không có thông báo nào.
• Xóa dự án. Biểu tượng thùng rác yêu cầu bạn xác nhận với thông báo “Xóa “tên”? Các tài liệu liên kết vẫn còn nhưng không còn được nhóm lại.” Báo giá và hóa đơn không bị đụng đến; chỉ liên kết dự án của chúng bị xóa. Cột mốc bị xóa cùng với dự án.
• Các thao tác chỉ dành cho Pro. Tạo một dự án (nút + và nút Lưu của trình chỉnh sửa) và thêm hoặc chỉnh sửa cột mốc qua nút Thêm cột mốc yêu cầu bản dùng thử đang hoạt động hoặc gói đăng ký. Xem dự án, lưu ghi chú, tính lại tổng số và xóa đều miễn phí.
• Không có cổng thông tin khách hàng, không tự động xuất hóa đơn. Một dự án không gửi bất cứ điều gì đến khách hàng và không thể tự tạo hóa đơn theo lịch. Nếu bạn muốn có các hóa đơn giai đoạn định kỳ, xem hướng dẫn về hóa đơn định kỳ.

Mẹo

Hướng dẫn liên quan

• Trình chỉnh sửa hóa đơn để xem hướng dẫn đầy đủ về trình chỉnh sửa nơi có ô Dự án.
• Báo giá và chuyển đổi để biến báo giá đã chấp nhận thành hóa đơn giai đoạn đầu tiên.
• Thanh toán và số tiền còn nợ để ghi nhận các khoản thanh toán theo giai đoạn sao cho con số Đã thanh toán của dự án luôn chính xác.