Invoice Flow app icon Invoice Flow management App downloaden
NL

Gebruikershandleiding

Projecten en mijlpalen

Groepeer offerte en facturen van één opdracht onder een project, verdeel het werk in mijlpalen en zie wat nog te factureren is.

Bijgewerkt: 2026-09-09

Een lange opdracht past zelden op één factuur. Een badkamerrenovatie begint met een offerte en wordt daarna in fasen gefactureerd naarmate de sloop, het tegelwerk, het sanitair en het afwerken worden goedgekeurd. Zonder iets dat die documenten bij elkaar houdt, zit je door de lijst met facturen te scrollen en getallen uit je hoofd op te tellen. Projecten in Invoice Flow lossen dat op: een project is een map voor één opdracht, gekoppeld aan een klant, met een eigen lijst van gekoppelde offertes en facturen, een checklist met mijlpalen en een tabblad Geld dat optelt wat er is geschat, gefactureerd en betaald.

Deze gids volgt Redstone Renovations in Denver, dat de renovatie van de hoofdbadkamer van de familie Hartley in vier mijlpalen factureert: sloop en ruwbouw ($3.800), tegelwerk en waterdichting ($5.200), sanitair en leidingafwerking ($4.100) en verf, glas en opleverlijst ($2.400). De hele opdracht was geschat op $15.500.

Projecten zijn optioneel. Bestaat het meeste van je werk uit één factuur per bezoek, dan kun je deze functie gerust negeren. Grijp ernaar wanneer één opdracht bij een klant over weken of maanden meerdere documenten oplevert.

Wat je op het scherm ziet

Projecten wonen onder de klant. Open het tabblad Klanten, tik op een klant, en je vindt bovenaan het klantdetailscherm vijf tabbladen: Info, Documenten, Projecten, Contracten en Activiteit. Het tabblad Projecten toont elk project dat aan die klant hangt, met een mappictogram, de projectnaam, de status in kleine letters en rechts het tot dusver gefactureerde totaal. Met een kleine ronde +-knop rechtsonder begin je een nieuw project dat al aan deze klant is gekoppeld. Zijn er geen, dan meldt het tabblad simpelweg Geen projecten voor deze klant.

Er is geen ingang Projecten in de onderste navigatie, het scherm Hulpmiddelen of Instellingen. Het tabblad Projecten van de klant en de tegel Projecten in de factuureditor zijn de twee plekken waar je de functie tegenkomt, dus kun je je projecten niet vinden, ga dan via de klant.

Het klantdetailscherm van de app Invoice Flow voor Megan and Tom Hartley op het tabblad Projects, met Hartley master bathroom remodel (active, $13,100.00) en Hartley powder room refresh (completed, $2,150.00) en een ronde plusknop in de hoek
Het tabblad Projecten van de klant is de voordeur tot de functie; de plusknop maakt een project dat al aan deze klant is gekoppeld.

Op een project tikken opent de werkruimte. De titelbalk toont de projectnaam met drie pictogrammen: een potlood (Project bewerken), een cirkelvormige pijl die de geldtotalen herberekent, en een prullenbak (Project verwijderen). Onder de titel staan vier tabbladen:

TabbladWat het bevat
DocumentenElke offerte en factuur die aan dit project is gekoppeld, met documenttype, ruwe status en totaal. Tik op een rij om het document te openen.
MijlpalenDe fasechecklist, elk met een statuspictogram, een optionele einddatum en een driepuntsmenu. Onderaan zweeft een knop Mijlpaal toevoegen.
GeldVijf getallen: Geschat, Gefactureerd, Betaald, Resterend en Nog te factureren.
NotitiesEén groot vrij tekstveld met een knop Opslaan, voor poortcodes, eigenaardigheden van de locatie en alles wat niet voor de klant bestemd is.

Zo maak je een project

Begin bij de klant, dan wordt de koppeling voor je gelegd.

  1. Open het tabblad Klanten en tik op de klant, hier Megan and Tom Hartley.
  2. Tik op het tabblad Projecten en daarna op de ronde knop + rechtsonder.
  3. Typ in het formulier Nieuw project (New Project) een Projectnaam. Dit is het enige verplichte veld; laat je het leeg, dan verschijnt bij het opslaan een rode hint Vereist.
  4. Controleer de keuzelijst Klant. Die staat al op de klant waar je vandaan komt; je kunt hem wisselen of Niet opgegeven kiezen voor een intern project.
  5. Laat Status op Actief staan, of kies In de wacht, Voltooid of Geannuleerd.
  6. Voeg desgewenst een korte Omschrijving van de opdracht toe en tik rechtsboven op Opslaan.
De editor New Project van de app Invoice Flow met Project name Hartley master bathroom remodel, Client Megan and Tom Hartley, Status Active en een Description over een volledige striploop van de hoofdbadkamer die in vier mijlpalen wordt gefactureerd, met een knop Save in de bovenbalk
Vier velden en alleen de naam is verplicht; de klant is al gekozen wanneer je vanaf het tabblad Projecten van de klant begint.

Het formulier houdt daar bewust op. Er zijn geen velden voor budget, kleur, valuta of datums. De geldkant van een project wordt berekend uit de documenten die je eraan koppelt, en de planningkant komt tot uiting via mijlpalen; beide wonen op het projectdetailscherm waarop je na het opslaan belandt.

Zo voeg je mijlpalen toe

Mijlpalen zijn de fasen van de opdracht. Elke mijlpaal draagt een naam, een geschat bedrag, een status en een optionele einddatum. Ze zijn een plannings- en voortgangsinstrument: de app genereert geen factuur uit een mijlpaal, en een mijlpaal weet niet welke factuur ervoor is betaald. Je maakt elke fasefactuur nog steeds zelf en koppelt die aan het project, zoals in de volgende sectie beschreven.

  1. Tik vanaf het tabblad Projecten van de klant op het project om de werkruimte te openen.
  2. Tik op het tabblad Mijlpalen en daarna onderaan op de knop Mijlpaal toevoegen.
  3. Typ de Naam mijlpaal (Milestone name), bijvoorbeeld Paint, glass and punch list.
  4. Voer het fasebudget in bij Geschat (Estimated) als een kaal getal (2400, zonder valutasymbool).
  5. Kies een status in de keuzelijst: Niet gestart, In uitvoering, Klaar of Overgeslagen. Nieuwe fasen blijven normaal op Niet gestart.
  6. Tik op de rij Vervaldatum, kies een dag in de kalender en bevestig met OK. Met de × rechts wis je de datum weer.
  7. Tik op Opslaan. Het blad sluit en de mijlpaal verschijnt in de lijst.
Het blad Add milestone van de app Invoice Flow over het tabblad Milestones, ingevuld met Milestone name Paint, glass and punch list, Estimated 2400, status Not started, Due Date Sep 30, 2026 en een schermbrede knop Save
Het blad Mijlpaal toevoegen: naam, geschat bedrag, status en een optionele einddatum.
Het tabblad Milestones van een project in de app Invoice Flow met Demolition and rough-in (Done, Aug 14, 2026), Tile and waterproofing (Done, Aug 28, 2026), Fixtures and plumbing finish (In progress, Sep 11, 2026) en Paint, glass and punch list (Not started, Sep 30, 2026), elk met een driepuntsmenu, plus een knop Add milestone
Vier fasen van de renovatie: groene vinkjes voor afgerond werk, een afspeelpictogram voor de huidige fase, een leeg cirkeltje voor wat nog komt.

Herhaal dit voor elke fase. De lijst is op aanmaakvolgorde geordend, dus voeg mijlpalen toe in de volgorde waarin je het werk wilt doen. Naarmate de opdracht vordert, gebruik je het driepuntsmenu op een mijlpaalrij om hem door te zetten: In uitvoering wanneer je begint, Klaar wanneer de klant de fase heeft goedgekeurd, Niet gestart om hem terug te zetten. Datzelfde menu bevat Project bewerken (dat ondanks het label het bewerkblad van die mijlpaal opent) en Mijlpaal verwijderen.

Zo factureer je een mijlpaal

Een fase factureren betekent een gewone factuur maken en die naar het project wijzen. De koppeling leg je in de factuureditor via de tegel Projecten, die direct onder de tegel Klant staat.

  1. Maak de factuur zoals gebruikelijk: vanaf het tabblad Facturen, het dashboard, of door de vorige fasefactuur te dupliceren. Voeg een regel toe zoals Milestone 4: paint, glass and punch list met het afgesproken bedrag.
  2. Scrol naar de tegel Projecten onder de klant. Er staat Niet opgegeven tot je iets kiest.
  3. Tik op de tegel. Een blad toont Niet opgegeven, gevolgd door elk project van je bedrijfsprofiel, niet alleen die van deze klant, dus lees de namen goed.
  4. Tik op Hartley master bathroom remodel. Het blad sluit en de tegel toont nu de projectnaam.
  5. Rond de factuur af en tik op Concept opslaan (of verstuur hem). Het opslaan legt de koppeling vast en ververst de totalen van het project.
De factuureditor van de app Invoice Flow voor concept RR-2026-058 met onderaan het keuzeblad Projects open, met Not specified, Hartley master bathroom remodel, Hartley powder room refresh en Okafor basement kitchenette
De tegel Projecten in de editor opent een kiezer; kies de opdracht waartoe deze factuur behoort en sla op.

Dezelfde tegel verschijnt op offertes, dus koppel ook de oorspronkelijke offerte. Zodra dat is gebeurd, toont het tabblad Documenten van het project de offerte en elke fasefactuur in één lijst, en kent het tabblad Geld de geschatte waarde van de opdracht.

Het tabblad Documents van het projectdetail in de app Invoice Flow voor Hartley master bathroom remodel met EST-2026-018 Estimate sent $15,500.00, RR-2026-041 Invoice paid $3,800.00, RR-2026-047 Invoice paid $5,200.00 en RR-2026-052 Invoice sent $4,100.00
Het tabblad Documenten verzamelt de offerte en elke fasefactuur; tik op een rij om die te openen.
De kiezer verschijnt pas wanneer de editor weet bij welk bedrijfsprofiel het document hoort. Bij een gloednieuw document gebeurt dat zodra het standaardprofiel is geladen; ontbreekt de tegel, wacht dan even of controleer of je een bedrijfsprofiel hebt ingesteld.

Zo lees je de voortgang

Open het tabblad Geld van het project voor het financiële beeld. De cijfers worden uit de gekoppelde documenten berekend, niet door jou getypt:

RijHoe die wordt berekend
GeschatSom van de totalen van gekoppelde offertes.
GefactureerdSom van de totalen van gekoppelde facturen (alles wat geen offerte is).
BetaaldSom van de bedragen die als betaald op die facturen zijn vastgelegd.
ResterendGefactureerd min Betaald: wat klanten je op deze opdracht nog schuldig zijn.
Nog te facturerenGeschat min Gefactureerd: welk deel van de offerte je nog niet hebt gefactureerd.

Documenten met de status geannuleerd, afgewezen of verlopen worden genegeerd, zodat een afgewezen eerste offerte de regel Geschat niet opblaast.

Het tabblad Money van een project in de app Invoice Flow met Estimated $15,500.00, Invoiced $13,100.00, Paid $9,000.00, en daarna Remaining $4,100.00 gemarkeerd en Remaining to invoice $2,400.00
Drie fasen gefactureerd en twee betaald: $4.100 staat open op de verzonden factuur en $2.400 van de offerte moet nog worden gefactureerd.

Voor de opdracht Hartley leest dat als volgt: $15.500 geschat, $13.100 gefactureerd over drie fasefacturen, $9.000 ontvangen, dus $4.100 wacht op de sanitairfactuur en $2.400 (de laatste mijlpaal) is nog niet gefactureerd. Combineer dat met het tabblad Mijlpalen en je hebt zowel de planning als de kaspositie van de opdracht zonder ook maar één document te openen.

  1. Open het project en tik op Geld.
  2. Ziet een getal er verouderd uit, tik dan op het pictogram met de cirkelvormige pijl in de titelbalk. De app leest elk gekoppeld document opnieuw en herschrijft de totalen; onderaan verschijnt kort een bevestiging Geld.
  3. Ga naar Mijlpalen en markeer de afgeronde fase via het driepuntsmenu als Klaar.

Regels en details

Bekend probleem: nadat je een project via het potloodpictogram hebt bewerkt en opgeslagen, kan het uit de profielbrede projectkiezer in de factuureditor verdwijnen. Het staat nog steeds onder het tabblad Projecten van de klant en bestaande documentkoppelingen blijven ongemoeid. Tot dit is opgelost, kun je het project beter in één keer goed aanmaken en het tabblad Notities gebruiken voor latere wijzigingen.

Tips

Koppel de offerte vóór de eerste factuur. Met de offerte eraan begint Nog te factureren op de volledige afgesproken prijs en telt het af naarmate je elke fase factureert, de snelste manier om een fase te ontdekken die je vergat te factureren.
Noem mijlpalen zoals je de factuurregels gaat noemen. Als de factuur voor fase drie "Fixtures and plumbing finish" luidt, ziet de klant dezelfde bewoording die in de offerte is afgesproken, en kun je rijen in de tabbladen Documenten en Mijlpalen in één oogopslag matchen.
Gebruik het tabblad Notities voor de logistiek op locatie: poortcodes, waar de hond blijft, levertijden van materialen, wie goedkeurt. Notities worden nooit op een document afgedrukt en worden met één tik op Opslaan bewaard.
Geef elke fase een einddatum, ook als die grof is. Het tabblad Mijlpalen toont de datum naast de status, dus een fase "In uitvoering" met een verstreken datum springt eruit als degene om achteraan te gaan.

Verwante gidsen