यूज़र गाइड

प्रोजेक्ट और माइलस्टोन

एक काम के एस्टीमेट और इनवॉइस को एक प्रोजेक्ट के अंतर्गत समूहित करें, काम को बजट और नियत तारीखों के साथ माइलस्टोन में बांटें, और देखें क्या इनवॉइस हुआ, भुगतान हुआ और अभी बिल करना बाकी है।

अपडेट किया गया: 2026-09-09

लंबा काम शायद ही कभी एक इनवॉइस में समा पाता है। बाथरूम रीमॉडल एक एस्टीमेट से शुरू होता है, फिर जैसे-जैसे डेमोलिशन, टाइलिंग, फिक्स्चर और फिनिशिंग वर्क साइन ऑफ होते हैं, चरणों में बिल किया जाता है। इन दस्तावेज़ों को साथ रखने के लिए कुछ न हो तो आप Documents सूची स्क्रॉल करते रह जाते हैं और मन में संख्याएं जोड़ते हैं। Invoice Flow में प्रोजेक्ट इसका हल हैं: एक प्रोजेक्ट एक काम के लिए एक फोल्डर है, किसी क्लाइंट से जुड़ा हुआ, जुड़े हुए एस्टीमेट और इनवॉइस की अपनी सूची के साथ, माइलस्टोन की एक चेकलिस्ट के साथ, और एक Money टैब के साथ जो जोड़ता है कि क्या एस्टीमेट किया गया, इनवॉइस किया गया और भुगतान हुआ।

यह गाइड डेनवर की Redstone Renovations का अनुसरण करती है, जो Hartley मास्टर बाथरूम रीमॉडल को चार माइलस्टोन में बिल करती है: demolition and rough-in ($3,800), tile and waterproofing ($5,200), fixtures and plumbing finish ($4,100) और paint, glass and punch list ($2,400)। पूरे काम का एस्टीमेट $15,500 था।

प्रोजेक्ट वैकल्पिक हैं। अगर आपके अधिकांश काम में प्रति विज़िट एक इनवॉइस होता है, तो आप इस सुविधा को पूरी तरह नज़रअंदाज़ कर सकते हैं। इसका उपयोग तब करें जब एक ही क्लाइंट के काम से हफ्तों या महीनों में कई दस्तावेज़ बनने हों।

स्क्रीन पर आप क्या देखते हैं

प्रोजेक्ट क्लाइंट के अंतर्गत रहते हैं। Clients टैब खोलें, किसी क्लाइंट पर टैप करें, और आपको क्लाइंट डिटेल स्क्रीन के ऊपर पांच टैब मिलेंगे: Info, Documents, Projects, Contracts और Activity। Projects टैब उस क्लाइंट से जुड़े हर प्रोजेक्ट को सूचीबद्ध करता है, एक फोल्डर आइकन, प्रोजेक्ट का नाम, सादे लोअरकेस टेक्स्ट में उसका स्टेटस, और दाईं ओर अब तक इनवॉइस की गई कुल राशि के साथ। नीचे दाईं ओर एक छोटा गोल + बटन एक नया प्रोजेक्ट शुरू करता है जो पहले से इस क्लाइंट से जुड़ा होता है। जब कोई नहीं होता, तो टैब बस No projects for this client (इस क्लाइंट के लिए कोई प्रोजेक्ट नहीं) कहता है।

नीचे की नेविगेशन, Tools स्क्रीन या Settings में कहीं भी Projects की कोई एंट्री नहीं है। क्लाइंट का Projects टैब और इनवॉइस एडिटर के अंदर मौजूद Projects टाइल ही वे दो जगहें हैं जहां आप इस सुविधा से मिलेंगे, इसलिए अगर आपको अपने प्रोजेक्ट नहीं मिल रहे, तो क्लाइंट के ज़रिए जाएं।

किसी प्रोजेक्ट पर टैप करने से उसका वर्कस्पेस खुलता है। शीर्षक बार में प्रोजेक्ट का नाम तीन आइकन के साथ दिखता है: एक पेंसिल (Edit Project), एक गोलाकार तीर जो पैसों के कुल आंकड़े दोबारा गणना करता है, और एक कूड़ेदान (Delete project)। शीर्षक के नीचे चार टैब बैठे हैं:

प्रोजेक्ट कैसे बनाएं

क्लाइंट से शुरू करें ताकि लिंक आपके लिए खुद बन जाए।

1. Clients टैब खोलें और क्लाइंट पर टैप करें, यहाँ Megan and Tom Hartley।
2. Projects टैब पर टैप करें, फिर नीचे दाईं ओर गोल + बटन पर।
3. New Project फ़ॉर्म में, एक Project name टाइप करें। यह एकमात्र आवश्यक फ़ील्ड है; इसे खाली छोड़कर सेव करने की कोशिश करने पर एक लाल Required संकेत दिखता है।
4. Client ड्रॉपडाउन जांचें। यह पहले से उसी क्लाइंट पर सेट है जहां से आप आए हैं; आप इसे बदल सकते हैं या आंतरिक प्रोजेक्ट के लिए Not specified चुन सकते हैं।
5. Status को Active पर छोड़ें, या On hold, Completed या Cancelled चुनें।
6. चाहें तो काम के दायरे का एक छोटा Description जोड़ें, फिर ऊपर दाईं ओर Save पर टैप करें।

फ़ॉर्म जानबूझकर यहीं रुक जाता है। यहाँ भरने के लिए कोई बजट, रंग, मुद्रा या तारीख फ़ील्ड नहीं है। प्रोजेक्ट का पैसों वाला पक्ष उन दस्तावेज़ों से गणना किया जाता है जिन्हें आप उससे जोड़ते हैं, और शेड्यूल वाला पक्ष माइलस्टोन के ज़रिए व्यक्त होता है, ये दोनों ही सेव करने के बाद पहुंचने वाली प्रोजेक्ट डिटेल स्क्रीन पर रहते हैं।

माइलस्टोन कैसे जोड़ें

माइलस्टोन काम के चरण हैं। हर एक में एक नाम, अनुमानित राशि, स्टेटस और वैकल्पिक नियत तारीख होती है। ये योजना और प्रगति का एक टूल हैं: ऐप किसी माइलस्टोन से इनवॉइस जनरेट नहीं करता, और किसी माइलस्टोन को यह नहीं पता होता कि किस इनवॉइस से उसका भुगतान हुआ। हर चरण की इनवॉइस अभी भी आप खुद बनाते हैं और उसे अगले सेक्शन में बताए अनुसार प्रोजेक्ट से जोड़ते हैं।

1. क्लाइंट के Projects टैब से, प्रोजेक्ट पर टैप करके उसका वर्कस्पेस खोलें।
2. Milestones टैब पर टैप करें, फिर नीचे मौजूद Add milestone बटन पर।
3. Milestone name टाइप करें, उदाहरण के लिए Paint, glass and punch list।
4. चरण का बजट Estimated में एक सादी संख्या के रूप में दर्ज करें (2400, बिना मुद्रा चिह्न के)।
5. ड्रॉपडाउन से एक स्टेटस चुनें: Not started, In progress, Done या Skipped। नए चरण सामान्यतः Not started पर ही रहते हैं।
6. Due Date पंक्ति पर टैप करें, कैलेंडर में एक दिन चुनें और OK से पुष्टि करें। दाईं ओर का × तारीख को फिर से हटा देता है।
7. Save पर टैप करें। शीट बंद हो जाती है और माइलस्टोन सूची में दिखने लगता है।

हर चरण के लिए दोहराएं। सूची बनाने के क्रम में क्रमबद्ध है, इसलिए माइलस्टोन को उसी क्रम में जोड़ें जिस क्रम में आप काम करने की योजना बना रहे हैं। जैसे-जैसे काम आगे बढ़ता है, किसी माइलस्टोन पंक्ति पर तीन-बिंदु मेनू का उपयोग करके उसे आगे बढ़ाएं: शुरू करने पर In progress, क्लाइंट के साइन ऑफ करने पर Done, रीसेट करने के लिए Not started। इसी मेनू में Edit Project (जो, अपने नाम के बावजूद, उस पंक्ति के लिए माइलस्टोन एडिटर शीट खोलता है) और Delete milestone भी हैं।

माइलस्टोन को कैसे बिल करें

किसी चरण को बिल करने का मतलब है एक सामान्य इनवॉइस बनाना और उसे प्रोजेक्ट की ओर इशारा करना। यह लिंक इनवॉइस एडिटर के अंदर Projects टाइल के ज़रिए बनता है, जो Client टाइल के ठीक नीचे बैठी है।

1. हमेशा की तरह इनवॉइस बनाएं: Documents टैब से, डैशबोर्ड से, या पिछले चरण की इनवॉइस को डुप्लिकेट करके। सहमत राशि के साथ एक लाइन जोड़ें, जैसे Milestone 4: paint, glass and punch list।
2. क्लाइंट के नीचे मौजूद Projects टाइल तक स्क्रॉल करें। यह कुछ चुनने तक Not specified दिखाती है।
3. टाइल पर टैप करें। एक शीट Not specified के बाद आपकी व्यवसाय प्रोफ़ाइल के हर प्रोजेक्ट को सूचीबद्ध करती है, सिर्फ़ इस क्लाइंट के लिए बने प्रोजेक्ट नहीं, इसलिए नाम ध्यान से पढ़ें।
4. Hartley master bathroom remodel पर टैप करें। शीट बंद हो जाती है और अब टाइल पर प्रोजेक्ट का नाम दिखता है।
5. इनवॉइस पूरी करें और Save Draft पर टैप करें (या इसे भेज दें)। सेव करना ही वह चरण है जो लिंक लिखता है और प्रोजेक्ट के कुल आंकड़ों को रिफ्रेश करता है।

यही टाइल एस्टीमेट पर भी दिखती है, इसलिए मूल कोटेशन को भी जोड़ें। एक बार जुड़ जाने पर, प्रोजेक्ट का Documents टैब कोटेशन और हर चरण की इनवॉइस को एक ही सूची में दिखाता है, और Money टैब को काम की अनुमानित राशि पता चल जाती है।

प्रगति कैसे पढ़ें

पैसों की तस्वीर के लिए प्रोजेक्ट का Money टैब खोलें। आंकड़े जुड़े हुए दस्तावेज़ों से गणना किए जाते हैं, आपके द्वारा टाइप नहीं किए जाते:

Cancelled, Declined या Expired स्टेटस वाले दस्तावेज़ नज़रअंदाज़ किए जाते हैं, इसलिए पहला अस्वीकृत कोटेशन Estimated पंक्ति को बढ़ा-चढ़ाकर नहीं दिखाता।

Hartley काम के लिए यह पढ़ता है: $15,500 अनुमानित, तीन चरण इनवॉइस में $13,100 इनवॉइस किया गया, $9,000 प्राप्त हुआ, इसलिए फिक्स्चर इनवॉइस पर $4,100 का इंतज़ार है और $2,400 (आखिरी माइलस्टोन) अभी इनवॉइस नहीं हुआ है। इसे Milestones टैब के साथ मिलाकर देखें तो आपको बिना कोई भी दस्तावेज़ खोले काम की समय-सारणी और नकदी की स्थिति दोनों मिल जाती हैं।

1. प्रोजेक्ट खोलें और Money पर टैप करें।
2. अगर कोई आंकड़ा पुराना लगे, तो शीर्षक बार में गोलाकार-तीर आइकन पर टैप करें। ऐप हर जुड़े दस्तावेज़ को दोबारा पढ़ता है और कुल आंकड़े फिर से लिखता है; नीचे एक छोटी Money पुष्टि दिखती है।
3. Milestones पर स्विच करें और पूरे हो चुके चरण को उसके तीन-बिंदु मेनू से Done चिह्नित करें।

नियम और विवरण

• एक प्रोफ़ाइल, एक क्लाइंट। एक प्रोजेक्ट उस व्यवसाय प्रोफ़ाइल का है जो इसे बनाते समय सक्रिय थी और अधिकतम एक क्लाइंट का। क्लाइंट को डिलीट करना प्रोजेक्ट को बनाए रखता है लेकिन उसका क्लाइंट लिंक हटा देता है; प्रोफ़ाइल को डिलीट करना उसके प्रोजेक्ट भी डिलीट कर देता है।
• केवल नाम मान्य किया जाता है। Client, status और description वैकल्पिक हैं। Status डिफ़ॉल्ट रूप से Active होता है।
• स्टेटस। प्रोजेक्ट: Active, On hold, Completed, Cancelled। माइलस्टोन: Not started, In progress, Done, Skipped। तीन-बिंदु मेनू से माइलस्टोन का स्टेटस बदलना शुरुआत और समापन के टाइमस्टैम्प दर्ज करता है; एडिटर शीट के अंदर बदलना केवल स्टेटस ही सेव करता है। Skipped स्टेटस शीट के ड्रॉपडाउन में उपलब्ध है लेकिन पंक्ति मेनू में नहीं।
• माइलस्टोन राशि केवल आपका अनुमान है। किसी माइलस्टोन पर Estimated आंकड़ा प्रोजेक्ट के Money टैब में नहीं जोड़ा जाता और कोई भी इनवॉइस किसी विशेष माइलस्टोन से नहीं जुड़ी होती। असली पैसे के लिए प्रोजेक्ट-स्तरीय Money टैब और दायरे व समय-सारणी के लिए माइलस्टोन का उपयोग करें।
• कुल आंकड़े कैश किए जाते हैं। Money के आंकड़े और प्रोजेक्ट पंक्तियों पर दिखाई गई राशि प्रोजेक्ट पर सहेजी जाती है और हर बार जब आप उससे जुड़ा कोई दस्तावेज़ सेव करते हैं तब रिफ्रेश होती है। इनवॉइस डिटेल स्क्रीन से भुगतान दर्ज करना या स्टेटस बदलना इन्हें रिफ्रेश नहीं करता; दोबारा गणना के लिए प्रोजेक्ट पर गोलाकार-तीर आइकन टैप करें।
• मुद्रा प्रदर्शन। प्रोजेक्ट कुल राशि अमेरिकी डॉलर में दिखाई जाती है जब तक प्रोजेक्ट के साथ कोई मुद्रा सहेजी न गई हो; ऐप फ़िलहाल प्रोजेक्ट के लिए मुद्रा पिकर नहीं देता, इसलिए अगर आप किसी दूसरी मुद्रा में इनवॉइस करते हैं तो Money टैब के आंकड़ों को कच्ची संख्या मानें।
• खाली माइलस्टोन नाम। खाली नाम के साथ माइलस्टोन शीट में Save टैप करने से कुछ नहीं होता; शीट बिना किसी संदेश के खुली रहती है।
• Delete project। कूड़ेदान आइकन इस संदेश के साथ पुष्टि मांगता है “Delete “name”? Linked documents remain but are no longer grouped.” एस्टीमेट और इनवॉइस अछूते रहते हैं; केवल उनका प्रोजेक्ट लिंक हटता है। माइलस्टोन प्रोजेक्ट के साथ डिलीट हो जाते हैं।
• Pro-only क्रियाएं। प्रोजेक्ट बनाना (+ बटन और एडिटर का Save) और Add milestone बटन से कोई माइलस्टोन जोड़ना या संपादित करना सक्रिय ट्रायल या सब्सक्रिप्शन मांगते हैं। प्रोजेक्ट देखना, नोट्स सेव करना, कुल आंकड़े दोबारा गणना करना और डिलीट करना मुफ़्त है।
• कोई क्लाइंट पोर्टल नहीं, कोई ऑटो-बिलिंग नहीं। कोई प्रोजेक्ट क्लाइंट को कुछ नहीं भेजता और शेड्यूल पर इनवॉइस जनरेट नहीं कर सकता। अगर आपको आवर्ती चरण इनवॉइस चाहिए, तो रिकरिंग इनवॉइस गाइड देखें।

सुझाव

संबंधित गाइड

• इनवॉइस एडिटर उस एडिटर का पूरा वॉक-थ्रू जहां Projects टाइल रहती है।
• एस्टीमेट और कन्वर्ज़न स्वीकृत कोटेशन को पहली चरण इनवॉइस में बदलने के लिए।
• भुगतान और बकाया राशि चरण भुगतान दर्ज करने के लिए ताकि प्रोजेक्ट का Paid आंकड़ा सही रहे।