यूज़र गाइड

अनुमान, कोटेशन और उन्हें इनवॉइस में बदलना

अनुमान टैब में कोटेशन लिखें, ट्रैक करें कि क्लाइंट ने इसे स्वीकार किया या नहीं, फिर इसे पूरा या केवल कुछ लाइन आइटम को अपनी नंबर वाली ड्राफ्ट इनवॉइस में बदलें।

अपडेट किया गया: 2026-09-09

अनुमान वह दस्तावेज़ है जो आप किसी भी पैसे के लेनदेन से पहले भेजते हैं: वह जो आप देने का प्रस्ताव रखते हैं उसकी क़ीमत लगी हुई सूची। Invoice Flow में इसे इनवॉइस जैसे ही एडिटर से बनाया जाता है, वही PDF टेम्पलेट से प्रिंट होता है और उसी दस्तावेज़ सूची में संग्रहीत होता है, लेकिन इसकी अपनी नंबरिंग सीरीज़, अपना स्थितियों का सेट है और एक चीज़ जो इनवॉइस के पास नहीं है: एक कन्वर्ज़न एक्शन जो आपके लिए असली इनवॉइस बनाता है, पूरा या एक बार में एक लाइन आइटम।

उदाहरण Martin Hollis का अनुसरण करते हैं, जो Portland, Oregon में Hollis & Oak Furniture, एक एक-आदमी वर्कशॉप चलाते हैं। उन्होंने Claire और Tom Bergstrom को एक अखरोट की डाइनिंग सेट का कोटेशन दिया है: एक टेबल, छह कुर्सियाँ, एक बेंच और डिलीवरी, कुल $8,410। दंपति पहले टेबल और बाद में सीटिंग चाहते हैं, इसलिए वह अभी टेबल और डिलीवरी बिल करेंगे और बाकी तब जब यह वर्कशॉप से निकलेगा।

स्क्रीन पर आप क्या देखते हैं

अनुमान बॉटम नेविगेशन के दस्तावेज़ टैब में रहते हैं। उस स्क्रीन के ऊपर एक तीन-तरफ़ा स्विच इनवॉइस, अनुमान और अनुबंध पढ़ता है; अनुमान पर टैप करें और सूची केवल कोटेशन दिखाती है। स्विच के नीचे स्थिति चिप्स बैठती हैं सभी, ड्राफ्ट, भेजी गई, भुगतान हो गया और Overdue। हर पंक्ति अनुमान संख्या, एक स्थिति बैज, क्लाइंट और जारी तिथि, और कुल राशि दिखाती है। एक खाली टैब No estimates yet कहता है साथ में संकेत Create your first estimate to get started।

Invoice Flow ऐप की दस्तावेज़ स्क्रीन, अनुमान सेगमेंट चयनित, EST-0038 Sent, Claire और Tom Bergstrom के लिए $8,410.00, EST-0039 Draft, EST-0037 Accepted, EST-0036 Converted और EST-0035 Declined सूचीबद्ध करते हुए
वर्कशॉप की पाइपलाइन का हर कोटेशन, एक ताज़ा ड्राफ्ट से लेकर एक जो पहले ही इनवॉइस बन चुका है।

एक अनुमान जो बैज ले सकता है वे हैं Draft, Sent, Accepted, Declined, Cancelled, Converted और Partially converted। जिस भेजी गई अनुमान की देय तिथि निकल चुकी है वह Overdue के रूप में दिखती है, ठीक एक इनवॉइस की तरह। ध्यान दें कि चिप पंक्ति में Accepted, Declined या Converted के लिए कोई चिप नहीं है; वे कोटेशन सभी के अंतर्गत, या फ़नल आइकन के एडवांस्ड फ़िल्टर के ज़रिए दिखते हैं।

किसी पंक्ति पर टैप करने से अनुमान का विवरण खुलता है: बैज, कुल राशि, जारी की गई और देय तारीख़ों वाला एक हेडर कार्ड, क्लाइंट कार्ड, लाइन आइटम, टोटल, कोई भी नोट्स और भुगतान शर्तें, और एक Preview PDF बटन। किसी अनुमान पर Payments कार्ड नहीं होता, क्योंकि जब तक यह इनवॉइस नहीं बन जाता तब तक कुछ भी वसूली-योग्य नहीं है। सारे अनुमान-विशिष्ट एक्शन ऊपर-दाईं ओर के थ्री-डॉट मेनू के पीछे छिपे रहते हैं।

दस्तावेज़ सूची के नीचे नया बटन एक शीट खोलता है जिसका शीर्षक है दस्तावेज़ का प्रकार चुनें, चार टाइल के साथ: Invoice, Estimate, Contracts और From text। Estimate चुनने से एडिटर New Estimate शीर्षक के साथ खुलता है।

अनुमान कैसे बनाएं

Martin एक नए क्लाइंट के लिए फ़्लोटिंग शेल्फ़ का एक सेट कोटेशन दे रहे हैं। चरण इनवॉइस जैसे ही हैं; केवल नंबरिंग और शीर्षक अलग हैं।

  1. दस्तावेज़ खोलें और नया पर टैप करें।
  2. दस्तावेज़ का प्रकार चुनें शीट में, Estimate पर टैप करें।
  3. इनवॉइस संख्या कार्ड देखें। यह पहले से आपकी अनुमान सीरीज़ का अगला नंबर दिखाता है, यहाँ EST-0040। इसे केवल तभी टैप करें जब आपको हाथ से अलग नंबर चाहिए।
  4. अगर आप एक से ज़्यादा अनुमान सीरीज़ रखते हैं, तो नंबर के ऊपर एक इनवॉइस सीरीज़ कार्ड दिखता है; बदलने के लिए इस पर टैप करें, उदाहरण के लिए Quotes से Commercial quotes तक।
  5. क्लाइंट पर टैप करें और Select client डायलॉग से ग्राहक चुनें, या Add new client चुनें।
  6. जारी की गई और देय तारीख़ों को समायोजित करें। एक अनुमान में अलग वैधता फ़ील्ड नहीं होती, इसलिए देय तिथि वह तारीख़ है जिस दिन तक आप जवाब चाहते हैं।
  7. Product / Service, Time, Expenses या Custom से लाइन आइटम जोड़ें, फिर नीचे नोट्स और भुगतान शर्तें भरें।
  8. ड्राफ्ट सहेजें पर टैप करें।
Invoice Flow ऐप का Martin Hollis के लिए New Estimate एडिटर, इनवॉइस सीरीज़ कार्ड Quotes पर सेट, इनवॉइस संख्या कार्ड EST-0040 पढ़ते हुए, क्लाइंट Claire और Tom Bergstrom, जारी की गई और देय तारीख़ें और Line Items बटन दिखाते हुए
अनुमान एडिटर अपना नंबर Quotes सीरीज़ से लेता है जबकि इनवॉइस सीरीज़ अछूती रहती है।

एडिटर एक कार्ड छिपाता है जो इनवॉइस के पास है: जल्दी-भुगतान छूट का प्रस्ताव। बाकी सब, टैक्स, छूट, मुद्रा, हस्ताक्षर और फ़ोटो अटैचमेंट सहित, इनवॉइस एडिटर की तरह ही काम करता है।

इसे कैसे भेजें और क्लाइंट का जवाब कैसे दर्ज करें

जब ड्राफ्ट तैयार हो जाए, तो उसे सूची से खोलें और थ्री-डॉट मेनू का इस्तेमाल करें। Mark as Sent पुष्टि माँगता है और चेतावनी देता है कि अब से हर बदलाव चेंज लॉग में लिखा जाएगा। उसके बाद ऊपर की बार में पेंसिल आइकन आँख के आइकन से बदल जाता है, और एडिटर इस संकेत के साथ View-only mode में खुलता है कि बदलने के लिए भेजी गई अनुमान को डुप्लिकेट करना होगा। PDF वाकई भेजने के लिए, उसी मेनू में Email client या Share as web page का उपयोग करें, या Preview PDF से और वहाँ से शेयर करें।

जब Bergstrom जवाब देते हैं, Martin उसी मेनू से नतीजा दर्ज करते हैं।

  1. अनुमान खोलें और थ्री-डॉट मेनू पर टैप करें।
  2. View as client के बाद वाले ब्लॉक तक स्क्रॉल करें।
  3. Mark as Accepted या Mark as Declined पर टैप करें। बैज तुरंत बदल जाता है, बिना किसी पुष्टि प्रॉम्प्ट के।
Invoice Flow ऐप का ओवरफ़्लो मेनू, भेजी गई अनुमान EST-0038 पर, Mark as paid, Revert to draft, Cancel Estimate, Change log, Pin to list, Pin to dashboard, Email client, Client sign-off, Share as web page, View as client, Mark as Accepted, Mark as Declined, Convert to Invoice, Convert part to invoice, Create sub-estimate, Duplicate और Delete सूचीबद्ध करते हुए
मेनू का निचला ब्लॉक केवल अनुमान पर मौजूद होता है और कोटेशन पूरी तरह से कन्वर्ट हो जाने के बाद ग़ायब हो जाता है।

Accepted और Declined बहीखाता स्थितियाँ हैं, लॉक नहीं। अगर क्लाइंट अपना मन बदल दे तो एक Declined अनुमान को अभी भी कन्वर्ट किया जा सकता है, और एक Accepted अनुमान को Cancel Estimate से रद्द किया जा सकता है। अगर आपको संशोधित संस्करण चाहिए, तो Create sub-estimate लाइन आइटम को अनुमान सीरीज़ के अगले नंबर के साथ एक नए ड्राफ्ट में क्लोन करता है और उसे एडिटर में खोलता है; Duplicate भी एक असंबद्ध कॉपी बनाता है, लेकिन कोटेशन के लिए इस पर भरोसा करने से पहले नीचे नंबरिंग तालिका देखें।

पूरी अनुमान को कैसे कन्वर्ट करें

जब क्लाइंट सब कुछ एक साथ चाहता है, तो एक टैप इनवॉइस बना देता है।

  1. अनुमान खोलें और थ्री-डॉट मेनू पर टैप करें।
  2. Convert to Invoice पर टैप करें।
  3. Convert to invoice? डायलॉग पढ़ें और आगे बढ़ने के लिए Convert to Invoice पर टैप करें, या रद्द करें पर।
Invoice Flow ऐप का Convert to invoice? डायलॉग, अनुमान EST-0038 के ऊपर, पढ़ते हुए An invoice will be created from this estimate's line items. The estimate will be marked as Converted, Cancel और Convert to Invoice बटन के साथ
पूरी कन्वर्ज़न एक ही पुष्टि है; इसके बाद ऐप सीधे नई इनवॉइस पर पहुँचता है।

ऐप हर लाइन आइटम, छूट, नोट्स, भुगतान शर्तें, टेम्पलेट, रंग पैलेट, मुद्रा और विनिमय दर को एक नई इनवॉइस में कॉपी करता है। वह इनवॉइस एक ड्राफ्ट है, आज जारी की गई और 30 दिन बाद देय, और उसका नंबर आपकी डिफ़ॉल्ट इनवॉइस सीरीज़ से आता है, अनुमान सीरीज़ से कभी नहीं। अनुमान का बैज Converted हो जाता है और कन्वर्ज़न ब्लॉक उसके मेनू से ग़ायब हो जाता है, इसलिए एक ही कोटेशन को दो बार इनवॉइस नहीं किया जा सकता। आप नई इनवॉइस पर पहुँच जाते हैं, जहाँ आप उसे सेंट चिह्नित करने से पहले किसी भी और ड्राफ्ट की तरह संपादित कर सकते हैं।

कुछ ही लाइन आइटम कैसे कन्वर्ट करें

Bergstrom चाहते हैं कि टेबल कुर्सियों और बेंच से पहले डिलीवर हो जाए। Martin अभी टेबल और डिलीवरी बिल करते हैं।

  1. अनुमान EST-0038 खोलें और थ्री-डॉट मेनू पर टैप करें।
  2. Convert part to invoice… पर टैप करें।
  3. Select line items to convert स्क्रीन पर, उन आइटम को अनटिक करें जो इंतज़ार करेंगे। पहली कन्वर्ज़न पर हर आइटम टिक की हुई शुरू होती है।
  4. हेडर में काउंटर और चल रही कुल राशि देखें, यहाँ 2 / 4 और $4,380.00।
  5. ऊपर-दाईं ओर Convert to Invoice पर टैप करें। जब कुछ भी चयनित न हो तो बटन ग्रे रहता है।
Invoice Flow ऐप की Select line items to convert स्क्रीन, काली अखरोट की डाइनिंग टेबल और Delivery and set-up टिक की हुई, छह कुर्सियाँ और बेंच अनटिक्ड, काउंटर 2 / 4 और $4,380.00 की चल रही कुल राशि दिखाते हुए
केवल टिक की गई लाइनें पहली इनवॉइस पर जाती हैं; अनुमान चारों को रखता है।

स्क्रीन आपको अनुमान पर वापस ले जाती है, अब Partially converted बैज के साथ, और नई ड्राफ्ट इनवॉइस इनवॉइस टैब में इंतज़ार करती है। पूरी कन्वर्ज़न के विपरीत, ऐप आपके लिए इनवॉइस नहीं खोलता।

Invoice Flow ऐप की ड्राफ्ट इनवॉइस HO-2026-0212 की डिटेल स्क्रीन, Claire और Tom Bergstrom के लिए, जारी 9 सितंबर 2026, देय 9 अक्तूबर 2026, दो लाइन आइटम के साथ, अखरोट की डाइनिंग टेबल $4,200.00 और डिलीवरी $180.00, कुल $4,380.00 और कॉपी किए गए नोट्स दिखाते हुए
पहली इनवॉइस HO सीरीज़ में अगला नंबर लेती है और अनुमान के नोट्स और शर्तें विरासत में लेती है।

हफ़्तों बाद सीटिंग तैयार है। मेनू एंट्री अब Convert part to invoice… के बजाय Convert remaining… पढ़ती है, और चयन स्क्रीन को पहले से पता है कि क्या बिल हो चुका है।

  1. आंशिक रूप से कन्वर्ट हुई अनुमान खोलें और थ्री-डॉट मेनू पर टैप करें।
  2. Convert remaining… पर टैप करें।
  3. पुष्टि करें कि पहले से बिल हो चुकी लाइनें स्ट्राइक-थ्रू हैं और already converted लेबल की हुई हैं, और बकाया लाइनें पहले से टिक की हुई हैं।
  4. Convert to Invoice पर टैप करें।
Invoice Flow ऐप की Select line items to convert स्क्रीन, आंशिक रूप से कन्वर्ट हुई अनुमान के लिए, जहाँ डाइनिंग टेबल और डिलीवरी already converted नोट के साथ स्ट्राइक-थ्रू हैं, कुर्सियाँ और बेंच टिक की हुई हैं, काउंटर 2 / 4 और कुल $4,030.00
दूसरा पास पहले से चुनता है कि क्या अभी भी खुला है; स्ट्राइक-थ्रू लाइनें एक संकेत हैं, कोई लॉक नहीं।

अगर यह दूसरा पास हर बकाया लाइन को टिक करता है, तो अनुमान का बैज Converted हो जाता है और कन्वर्ज़न ब्लॉक मेनू छोड़ देता है। अगर आप फिर से कुछ अनटिक्ड छोड़ते हैं, तो यह Partially converted रहता है और आप तीसरी बार वापस आ सकते हैं।

दस्तावेज़ के प्रकार के अनुसार नंबरिंग

इनवॉइस और अनुमान अलग-अलग गिने जाते हैं। सेटिंग्स, Business Profile में, इनवॉइस सीरीज़ सेक्शन दो तरह की सीरीज़ सूचीबद्ध करता है, Invoices और Estimates, हर एक की अपनी सीरीज़ का नाम, नंबर टेम्प्लेट, अगला नंबर, अंक और एक काउंटर रीसेट नीति (कभी नहीं, हर साल, हर महीने या हर तिमाही) होती है। एक नई प्रोफ़ाइल को इनमें से एक-एक मिलता है: प्रीफ़िक्स INV वाली एक इनवॉइस सीरीज़ और प्रीफ़िक्स EST वाली एक अनुमान सीरीज़, दोनों {prefix}-{SEQ:0000} टेम्पलेट का उपयोग करते हुए, इसलिए पहले दस्तावेज़ INV-0001 और EST-0001 होते हैं। Martin ने अपनी इनवॉइस के लिए इसका नाम HO-{YYYY}-0000 रखा और कोटेशन के लिए EST-0000 रखा।

स्थितिनंबर कहाँ से आता है
नया अनुमानEstimates प्रकार की डिफ़ॉल्ट सीरीज़ (ऊपर EST-0040)
सब-एस्टिमेटवही अनुमान सीरीज़, अगला नंबर
पूर्ण कन्वर्ज़नInvoices प्रकार की डिफ़ॉल्ट सीरीज़ (HO-2026-0212)
आंशिक कन्वर्ज़न, हर पासInvoices प्रकार की डिफ़ॉल्ट सीरीज़, बनाई गई हर इनवॉइस के लिए एक नंबर
किसी अनुमान का डुप्लिकेटInvoices प्रकार की डिफ़ॉल्ट सीरीज़ (कॉपी अनुमान ही रहती है, लेकिन उसका नंबर मौजूदा संस्करण में इनवॉइस काउंटर से लिया जाता है; सही ढंग से नंबर दिए गए संशोधन के लिए Create sub-estimate को प्राथमिकता दें)

नंबर टेम्प्लेट {prefix}, {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD}, {Q}, {WW}, {SEQ} या {SEQ:0000}, {client}, {currency}, {kind} और {kind:short} (जो INV या EST प्रिंट करता है) जैसे टोकन स्वीकार करता है, और भी। एक व्यवसाय प्रोफ़ाइल के अंदर नंबर अद्वितीय होने चाहिए; अगर आप किसी को हाथ से ओवरराइड करते हैं और वह टकराता है, तो सहेजते समय एडिटर अगले खाली नंबर पर चला जाता है।

अनुमान का PDF कैसा दिखता है

रेंडर करने के लिए अनुमान की डिटेल पर Preview PDF टैप करें। प्रीव्यू का टाइटल बार Estimate EST-0038 पढ़ता है, और भेजने के बाद का स्नैकबार कहता है कि अनुमान भेजी गई चिह्नित हुई। दस्तावेज़ खुद उन बारह टेम्पलेट और पैलेट में से जो आपने एडिटर में चुने थे, उसी हेडर, आइटम टेबल, टोटल, नोट्स और भुगतान शर्तों के साथ प्रिंट होता है जैसे एक इनवॉइस करती।

Invoice Flow ऐप का अनुमान EST-0038 का PDF, Clean टेम्पलेट पर, Hollis & Oak Furniture LLC के लिए, Claire और Tom Bergstrom को बिल किया गया, शीर्षक INVOICE के साथ, Invoice #: EST-0038, जारी तिथि 2 सितंबर 2026, देय तिथि 2 अक्तूबर 2026, चार लाइन आइटम और $8,410.00 की कुल राशि दिखाते हुए
अनुमान Clean टेम्पलेट पर मानक दस्तावेज़ शीर्षक के साथ प्रिंट होता है; EST नंबर इसे कोटेशन के रूप में पहचानता है।
बिल्ट-इन टेम्पलेट अनुमान पर भी INVOICE शीर्षक और लेबल Invoice # प्रिंट करते हैं; मौजूदा संस्करण में कोई अलग ESTIMATE शीर्षक नहीं है। अगर आपके क्लाइंट को पेज पर Estimate या Quote शब्द चाहिए, तो इसे नोट्स फ़ील्ड में डालें या अपने हेडर टेक्स्ट के साथ एक कस्टम टेम्पलेट बनाएं।

PDF में अनुमान-विशिष्ट एकमात्र अंतर यह है कि जल्दी-भुगतान छूट की लाइन, जो किसी बिना भुगतान वाली इनवॉइस की कुल राशि के नीचे दिख सकती है, अनुमान पर कभी प्रिंट नहीं होती।

नियम और विवरण

टिप्स

देय तिथि को कोटेशन की वैधता तिथि मानें। उस तारीख़ के बाद भेजी गई अनुमान सूची में और Overdue चिप के तहत Overdue के रूप में दिखती हैं, जो बासी कोटेशन को खोजना या रद्द करना आसान बनाता है।
अगर आप नियमित रूप से डिलीवरी को चरणों में करते हैं, तो विभाजन को अनुमान के नोट्स में लिखें, जैसा Martin करते हैं ("chairs and bench can follow the table")। नोट्स इससे बनी हर इनवॉइस पर कॉपी होते हैं, इसलिए क्लाइंट कोटेशन पर और हर बिल पर वही शब्द देखता है।
अलग-अलग तरह के काम के लिए अलग अनुमान सीरीज़ रखें, उदाहरण के लिए रेज़िडेंशियल कोटेशन और कमर्शियल टेंडर। इनवॉइस सीरीज़ कार्ड एडिटर में केवल तभी दिखता है जब किसी प्रोफ़ाइल में उस प्रकार की एक से ज़्यादा सीरीज़ हों, इसलिए सिंगल-सीरीज़ उपयोगकर्ता इसे कभी नहीं देखते।
भेजी गई कोटेशन को संपादित करने के बजाय Create sub-estimate का उपयोग करें। मूल अनुमान चेंज लॉग में भेजी गई के रूप में बना रहता है, संशोधन को अपना नंबर मिलता है, और हर संस्करण को अलग से स्वीकार या अस्वीकार किया जा सकता है।

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