यूज़र गाइड
अनुमान, कोटेशन और उन्हें इनवॉइस में बदलना
अनुमान टैब में कोटेशन लिखें, ट्रैक करें कि क्लाइंट ने इसे स्वीकार किया या नहीं, फिर इसे पूरा या केवल कुछ लाइन आइटम को अपनी नंबर वाली ड्राफ्ट इनवॉइस में बदलें।
अनुमान वह दस्तावेज़ है जो आप किसी भी पैसे के लेनदेन से पहले भेजते हैं: वह जो आप देने का प्रस्ताव रखते हैं उसकी क़ीमत लगी हुई सूची। Invoice Flow में इसे इनवॉइस जैसे ही एडिटर से बनाया जाता है, वही PDF टेम्पलेट से प्रिंट होता है और उसी दस्तावेज़ सूची में संग्रहीत होता है, लेकिन इसकी अपनी नंबरिंग सीरीज़, अपना स्थितियों का सेट है और एक चीज़ जो इनवॉइस के पास नहीं है: एक कन्वर्ज़न एक्शन जो आपके लिए असली इनवॉइस बनाता है, पूरा या एक बार में एक लाइन आइटम।
उदाहरण Martin Hollis का अनुसरण करते हैं, जो Portland, Oregon में Hollis & Oak Furniture, एक एक-आदमी वर्कशॉप चलाते हैं। उन्होंने Claire और Tom Bergstrom को एक अखरोट की डाइनिंग सेट का कोटेशन दिया है: एक टेबल, छह कुर्सियाँ, एक बेंच और डिलीवरी, कुल $8,410। दंपति पहले टेबल और बाद में सीटिंग चाहते हैं, इसलिए वह अभी टेबल और डिलीवरी बिल करेंगे और बाकी तब जब यह वर्कशॉप से निकलेगा।
स्क्रीन पर आप क्या देखते हैं
अनुमान बॉटम नेविगेशन के दस्तावेज़ टैब में रहते हैं। उस स्क्रीन के ऊपर एक तीन-तरफ़ा स्विच इनवॉइस, अनुमान और अनुबंध पढ़ता है; अनुमान पर टैप करें और सूची केवल कोटेशन दिखाती है। स्विच के नीचे स्थिति चिप्स बैठती हैं सभी, ड्राफ्ट, भेजी गई, भुगतान हो गया और Overdue। हर पंक्ति अनुमान संख्या, एक स्थिति बैज, क्लाइंट और जारी तिथि, और कुल राशि दिखाती है। एक खाली टैब No estimates yet कहता है साथ में संकेत Create your first estimate to get started।
एक अनुमान जो बैज ले सकता है वे हैं Draft, Sent, Accepted, Declined, Cancelled, Converted और Partially converted। जिस भेजी गई अनुमान की देय तिथि निकल चुकी है वह Overdue के रूप में दिखती है, ठीक एक इनवॉइस की तरह। ध्यान दें कि चिप पंक्ति में Accepted, Declined या Converted के लिए कोई चिप नहीं है; वे कोटेशन सभी के अंतर्गत, या फ़नल आइकन के एडवांस्ड फ़िल्टर के ज़रिए दिखते हैं।
किसी पंक्ति पर टैप करने से अनुमान का विवरण खुलता है: बैज, कुल राशि, जारी की गई और देय तारीख़ों वाला एक हेडर कार्ड, क्लाइंट कार्ड, लाइन आइटम, टोटल, कोई भी नोट्स और भुगतान शर्तें, और एक Preview PDF बटन। किसी अनुमान पर Payments कार्ड नहीं होता, क्योंकि जब तक यह इनवॉइस नहीं बन जाता तब तक कुछ भी वसूली-योग्य नहीं है। सारे अनुमान-विशिष्ट एक्शन ऊपर-दाईं ओर के थ्री-डॉट मेनू के पीछे छिपे रहते हैं।
दस्तावेज़ सूची के नीचे नया बटन एक शीट खोलता है जिसका शीर्षक है दस्तावेज़ का प्रकार चुनें, चार टाइल के साथ: Invoice, Estimate, Contracts और From text। Estimate चुनने से एडिटर New Estimate शीर्षक के साथ खुलता है।
अनुमान कैसे बनाएं
Martin एक नए क्लाइंट के लिए फ़्लोटिंग शेल्फ़ का एक सेट कोटेशन दे रहे हैं। चरण इनवॉइस जैसे ही हैं; केवल नंबरिंग और शीर्षक अलग हैं।
- दस्तावेज़ खोलें और नया पर टैप करें।
- दस्तावेज़ का प्रकार चुनें शीट में, Estimate पर टैप करें।
- इनवॉइस संख्या कार्ड देखें। यह पहले से आपकी अनुमान सीरीज़ का अगला नंबर दिखाता है, यहाँ EST-0040। इसे केवल तभी टैप करें जब आपको हाथ से अलग नंबर चाहिए।
- अगर आप एक से ज़्यादा अनुमान सीरीज़ रखते हैं, तो नंबर के ऊपर एक इनवॉइस सीरीज़ कार्ड दिखता है; बदलने के लिए इस पर टैप करें, उदाहरण के लिए Quotes से Commercial quotes तक।
- क्लाइंट पर टैप करें और Select client डायलॉग से ग्राहक चुनें, या Add new client चुनें।
- जारी की गई और देय तारीख़ों को समायोजित करें। एक अनुमान में अलग वैधता फ़ील्ड नहीं होती, इसलिए देय तिथि वह तारीख़ है जिस दिन तक आप जवाब चाहते हैं।
- Product / Service, Time, Expenses या Custom से लाइन आइटम जोड़ें, फिर नीचे नोट्स और भुगतान शर्तें भरें।
- ड्राफ्ट सहेजें पर टैप करें।
एडिटर एक कार्ड छिपाता है जो इनवॉइस के पास है: जल्दी-भुगतान छूट का प्रस्ताव। बाकी सब, टैक्स, छूट, मुद्रा, हस्ताक्षर और फ़ोटो अटैचमेंट सहित, इनवॉइस एडिटर की तरह ही काम करता है।
इसे कैसे भेजें और क्लाइंट का जवाब कैसे दर्ज करें
जब ड्राफ्ट तैयार हो जाए, तो उसे सूची से खोलें और थ्री-डॉट मेनू का इस्तेमाल करें। Mark as Sent पुष्टि माँगता है और चेतावनी देता है कि अब से हर बदलाव चेंज लॉग में लिखा जाएगा। उसके बाद ऊपर की बार में पेंसिल आइकन आँख के आइकन से बदल जाता है, और एडिटर इस संकेत के साथ View-only mode में खुलता है कि बदलने के लिए भेजी गई अनुमान को डुप्लिकेट करना होगा। PDF वाकई भेजने के लिए, उसी मेनू में Email client या Share as web page का उपयोग करें, या Preview PDF से और वहाँ से शेयर करें।
जब Bergstrom जवाब देते हैं, Martin उसी मेनू से नतीजा दर्ज करते हैं।
- अनुमान खोलें और थ्री-डॉट मेनू पर टैप करें।
- View as client के बाद वाले ब्लॉक तक स्क्रॉल करें।
- Mark as Accepted या Mark as Declined पर टैप करें। बैज तुरंत बदल जाता है, बिना किसी पुष्टि प्रॉम्प्ट के।
Accepted और Declined बहीखाता स्थितियाँ हैं, लॉक नहीं। अगर क्लाइंट अपना मन बदल दे तो एक Declined अनुमान को अभी भी कन्वर्ट किया जा सकता है, और एक Accepted अनुमान को Cancel Estimate से रद्द किया जा सकता है। अगर आपको संशोधित संस्करण चाहिए, तो Create sub-estimate लाइन आइटम को अनुमान सीरीज़ के अगले नंबर के साथ एक नए ड्राफ्ट में क्लोन करता है और उसे एडिटर में खोलता है; Duplicate भी एक असंबद्ध कॉपी बनाता है, लेकिन कोटेशन के लिए इस पर भरोसा करने से पहले नीचे नंबरिंग तालिका देखें।
पूरी अनुमान को कैसे कन्वर्ट करें
जब क्लाइंट सब कुछ एक साथ चाहता है, तो एक टैप इनवॉइस बना देता है।
- अनुमान खोलें और थ्री-डॉट मेनू पर टैप करें।
- Convert to Invoice पर टैप करें।
- Convert to invoice? डायलॉग पढ़ें और आगे बढ़ने के लिए Convert to Invoice पर टैप करें, या रद्द करें पर।
ऐप हर लाइन आइटम, छूट, नोट्स, भुगतान शर्तें, टेम्पलेट, रंग पैलेट, मुद्रा और विनिमय दर को एक नई इनवॉइस में कॉपी करता है। वह इनवॉइस एक ड्राफ्ट है, आज जारी की गई और 30 दिन बाद देय, और उसका नंबर आपकी डिफ़ॉल्ट इनवॉइस सीरीज़ से आता है, अनुमान सीरीज़ से कभी नहीं। अनुमान का बैज Converted हो जाता है और कन्वर्ज़न ब्लॉक उसके मेनू से ग़ायब हो जाता है, इसलिए एक ही कोटेशन को दो बार इनवॉइस नहीं किया जा सकता। आप नई इनवॉइस पर पहुँच जाते हैं, जहाँ आप उसे सेंट चिह्नित करने से पहले किसी भी और ड्राफ्ट की तरह संपादित कर सकते हैं।
कुछ ही लाइन आइटम कैसे कन्वर्ट करें
Bergstrom चाहते हैं कि टेबल कुर्सियों और बेंच से पहले डिलीवर हो जाए। Martin अभी टेबल और डिलीवरी बिल करते हैं।
- अनुमान EST-0038 खोलें और थ्री-डॉट मेनू पर टैप करें।
- Convert part to invoice… पर टैप करें।
- Select line items to convert स्क्रीन पर, उन आइटम को अनटिक करें जो इंतज़ार करेंगे। पहली कन्वर्ज़न पर हर आइटम टिक की हुई शुरू होती है।
- हेडर में काउंटर और चल रही कुल राशि देखें, यहाँ 2 / 4 और $4,380.00।
- ऊपर-दाईं ओर Convert to Invoice पर टैप करें। जब कुछ भी चयनित न हो तो बटन ग्रे रहता है।
स्क्रीन आपको अनुमान पर वापस ले जाती है, अब Partially converted बैज के साथ, और नई ड्राफ्ट इनवॉइस इनवॉइस टैब में इंतज़ार करती है। पूरी कन्वर्ज़न के विपरीत, ऐप आपके लिए इनवॉइस नहीं खोलता।
हफ़्तों बाद सीटिंग तैयार है। मेनू एंट्री अब Convert part to invoice… के बजाय Convert remaining… पढ़ती है, और चयन स्क्रीन को पहले से पता है कि क्या बिल हो चुका है।
- आंशिक रूप से कन्वर्ट हुई अनुमान खोलें और थ्री-डॉट मेनू पर टैप करें।
- Convert remaining… पर टैप करें।
- पुष्टि करें कि पहले से बिल हो चुकी लाइनें स्ट्राइक-थ्रू हैं और already converted लेबल की हुई हैं, और बकाया लाइनें पहले से टिक की हुई हैं।
- Convert to Invoice पर टैप करें।
अगर यह दूसरा पास हर बकाया लाइन को टिक करता है, तो अनुमान का बैज Converted हो जाता है और कन्वर्ज़न ब्लॉक मेनू छोड़ देता है। अगर आप फिर से कुछ अनटिक्ड छोड़ते हैं, तो यह Partially converted रहता है और आप तीसरी बार वापस आ सकते हैं।
दस्तावेज़ के प्रकार के अनुसार नंबरिंग
इनवॉइस और अनुमान अलग-अलग गिने जाते हैं। सेटिंग्स, Business Profile में, इनवॉइस सीरीज़ सेक्शन दो तरह की सीरीज़ सूचीबद्ध करता है, Invoices और Estimates, हर एक की अपनी सीरीज़ का नाम, नंबर टेम्प्लेट, अगला नंबर, अंक और एक काउंटर रीसेट नीति (कभी नहीं, हर साल, हर महीने या हर तिमाही) होती है। एक नई प्रोफ़ाइल को इनमें से एक-एक मिलता है: प्रीफ़िक्स INV वाली एक इनवॉइस सीरीज़ और प्रीफ़िक्स EST वाली एक अनुमान सीरीज़, दोनों {prefix}-{SEQ:0000} टेम्पलेट का उपयोग करते हुए, इसलिए पहले दस्तावेज़ INV-0001 और EST-0001 होते हैं। Martin ने अपनी इनवॉइस के लिए इसका नाम HO-{YYYY}-0000 रखा और कोटेशन के लिए EST-0000 रखा।
| स्थिति | नंबर कहाँ से आता है |
|---|---|
| नया अनुमान | Estimates प्रकार की डिफ़ॉल्ट सीरीज़ (ऊपर EST-0040) |
| सब-एस्टिमेट | वही अनुमान सीरीज़, अगला नंबर |
| पूर्ण कन्वर्ज़न | Invoices प्रकार की डिफ़ॉल्ट सीरीज़ (HO-2026-0212) |
| आंशिक कन्वर्ज़न, हर पास | Invoices प्रकार की डिफ़ॉल्ट सीरीज़, बनाई गई हर इनवॉइस के लिए एक नंबर |
| किसी अनुमान का डुप्लिकेट | Invoices प्रकार की डिफ़ॉल्ट सीरीज़ (कॉपी अनुमान ही रहती है, लेकिन उसका नंबर मौजूदा संस्करण में इनवॉइस काउंटर से लिया जाता है; सही ढंग से नंबर दिए गए संशोधन के लिए Create sub-estimate को प्राथमिकता दें) |
नंबर टेम्प्लेट {prefix}, {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD}, {Q}, {WW}, {SEQ} या {SEQ:0000}, {client}, {currency}, {kind} और {kind:short} (जो INV या EST प्रिंट करता है) जैसे टोकन स्वीकार करता है, और भी। एक व्यवसाय प्रोफ़ाइल के अंदर नंबर अद्वितीय होने चाहिए; अगर आप किसी को हाथ से ओवरराइड करते हैं और वह टकराता है, तो सहेजते समय एडिटर अगले खाली नंबर पर चला जाता है।
अनुमान का PDF कैसा दिखता है
रेंडर करने के लिए अनुमान की डिटेल पर Preview PDF टैप करें। प्रीव्यू का टाइटल बार Estimate EST-0038 पढ़ता है, और भेजने के बाद का स्नैकबार कहता है कि अनुमान भेजी गई चिह्नित हुई। दस्तावेज़ खुद उन बारह टेम्पलेट और पैलेट में से जो आपने एडिटर में चुने थे, उसी हेडर, आइटम टेबल, टोटल, नोट्स और भुगतान शर्तों के साथ प्रिंट होता है जैसे एक इनवॉइस करती।
PDF में अनुमान-विशिष्ट एकमात्र अंतर यह है कि जल्दी-भुगतान छूट की लाइन, जो किसी बिना भुगतान वाली इनवॉइस की कुल राशि के नीचे दिख सकती है, अनुमान पर कभी प्रिंट नहीं होती।
नियम और विवरण
- अनुमान और इनवॉइस एक अलग दस्तावेज़ प्रकार के साथ एक ही तरह के रिकॉर्ड के रूप में संग्रहीत होते हैं। जो कुछ इनवॉइस की डिटेल पर काम करता है, जैसे पिन करना, चेंज लॉग, क्लाइंट साइन-ऑफ़, View as client या शेयर करना, अनुमान पर भी काम करता है।
- Convert to Invoice, Convert part to invoice…, Convert remaining…, Create sub-estimate, Duplicate, Email client, Client sign-off, Share as web page और एडिट पेंसिल Pro फ़ीचर हैं। सक्रिय सदस्यता या ट्रायल के बिना वे अपग्रेड स्क्रीन खोलते हैं। Mark as Accepted, Mark as Declined, बाकी स्थिति बदलाव, Preview PDF और हटाएँ मुफ़्त हैं।
- Converted को छोड़कर किसी भी स्थिति से कन्वर्ज़न की अनुमति है: ड्राफ्ट, भेजी गई, स्वीकृत, अस्वीकृत और रद्द अनुमान सभी कन्वर्ज़न एंट्री दिखाते हैं।
- पूर्ण कन्वर्ज़न छूट को ठीक-ठीक कॉपी करती है। आंशिक कन्वर्ज़न ऐसा नहीं कर सकती, इसलिए यह इसके बजाय एक अनुपातिक छूट राशि स्टोर करती है: अनुमान का छूट अनुपात चयनित सबटोटल पर लागू किया गया, टैक्स उसी अनुपात से घटाया गया और सेंट तक गोल किया गया। नतीजे वाली इनवॉइस प्रतिशत के बजाय एक निश्चित छूट राशि दिखाती है।
- कन्वर्ट हुई इनवॉइस हमेशा आज जारी और 30 दिन में देय एक ड्राफ्ट होती है, चाहे अनुमान की तारीख़ें जो भी हों। अगर आपकी शर्तें अलग हैं तो एडिटर में तारीख़ें बदलें।
- आंशिक कन्वर्ज़न के बाद अनुमान अपने सभी लाइन आइटम रखता है। “already converted” चिह्न विवरण, यूनिट कीमत और मात्रा पर एक बेस्ट-एफ़र्ट मिलान है, उस अनुमान से बनी इनवॉइस के मुक़ाबले; दो समान लाइनें दोनों एक बार चिह्नित होंगी जब एक बिल हो जाए, और आप हमेशा स्ट्राइक-थ्रू लाइन को फिर से टिक कर सकते हैं।
- किसी प्रोजेक्ट से संबंधित अनुमान को कन्वर्ट करने से उस प्रोजेक्ट की कुल राशि अपडेट होती है।
- इनवॉइस पर उसके अनुमान की ओर वापस कोई दृश्यमान लिंक नहीं है, और न ही किसी सब-एस्टिमेट पर उसके पैरेंट की ओर; ट्रैक रखने के लिए नोट्स या इनवॉइस नंबर का उपयोग करें।
- Mark as Sent, Revert to draft, Cancel Estimate और Reactivate हर एक अनुमान-विशिष्ट शब्दों के साथ पुष्टि दिखाता है। Mark as Accepted और Mark as Declined ऐसा नहीं करते।
- किसी अनुमान को हटाना Delete Estimate शीर्षक के तहत पुष्टि माँगता है और उससे पहले ही बनी किसी इनवॉइस को नहीं छूता।
- अनुमान कभी Payments कार्ड या लेट-फ़ी विकल्प नहीं दिखाते, और कन्वर्ट होने तक उन्हें एनालिटिक्स में राजस्व के रूप में नहीं गिना जाता।