사용자 가이드

견적서, 견적 및 송장으로 전환하기

견적서 탭에서 견적을 작성하고, 고객이 수락했는지 추적한 다음, 전체 또는 일부 항목만 자체 번호를 가진 임시 송장으로 전환하세요.

업데이트: 2026-09-09

견적서는 돈이 오가기 전에 보내는 문서로, 제공하려는 것의 가격이 매겨진 목록입니다. Invoice Flow에서는 송장과 같은 편집기로 작성되고, 같은 PDF 템플릿으로 인쇄되며, 같은 문서 목록에 저장되지만, 자체 번호 체계, 자체 상태 세트를 가지며, 송장에는 없는 한 가지 기능이 있습니다. 바로 전체 또는 항목 단위로 실제 송장을 생성하는 전환 기능입니다.

이 사례는 오리건주 포틀랜드의 1인 공방인 Hollis & Oak Furniture를 운영하는 마틴 홀리스(Martin Hollis)의 이야기를 따라갑니다. 그는 클레어 앤 톰 버그스트롬(Claire and Tom Bergstrom) 부부에게 월넛 원목 식탁 세트를 견적냈습니다. 테이블, 의자 여섯 개, 벤치, 배송을 합쳐 총 $8,410입니다. 부부는 테이블을 먼저 받고 좌석은 나중에 받고 싶어 하므로, 그는 지금은 테이블과 배송을, 나머지는 공방을 떠날 때 청구할 예정입니다.

화면에 보이는 것

견적서는 하단 내비게이션의 문서(Documents) 탭에 있습니다. 이 화면 상단에는 송장(Invoices), 견적서(Estimates), **계약서(Contracts)**가 표시된 3단 스위치가 있습니다. 견적서를 탭하면 견적만 목록에 표시됩니다. 스위치 아래에는 전체(All), 임시 저장(Draft), 발송됨(Sent), 결제됨(Paid), 연체(Overdue) 상태 칩이 있습니다. 각 행에는 견적 번호, 상태 배지, 고객 및 발행일, 합계가 표시됩니다. 탭이 비어 있으면 아직 견적서가 없습니다와 함께 첫 견적서를 만들어 시작하세요라는 힌트가 표시됩니다.

견적서가 가질 수 있는 배지는 임시 저장, 발송됨, 수락됨(Accepted), 거절됨(Declined), 취소됨(Cancelled), 전환됨(Converted), **일부 변환됨(Partially converted)**입니다. 지급 기한이 지난 발송됨 견적서는 송장과 마찬가지로 연체로 표시됩니다. 칩 목록에는 수락됨, 거절됨, 전환됨에 해당하는 칩이 없다는 점에 유의하세요. 이런 견적은 전체 아래에 있거나, 깔때기 아이콘의 고급 필터를 통해 찾을 수 있습니다.

행을 탭하면 견적 상세 화면이 열립니다. 배지, 합계, 발행(Issued) 및 지급 기한(due) 날짜가 있는 헤더 카드, 고객 카드, 항목, 합계, 메모와 결제 조건, 그리고 PDF 미리보기(Preview PDF) 버튼이 있습니다. 송장이 되기 전까지는 회수할 것이 없으므로 견적서에는 결제 카드가 없습니다. 견적서에만 있는 작업들은 모두 오른쪽 상단의 점 세 개 메뉴 안에 있습니다.

문서 목록 하단의 새로 만들기(New) 버튼을 누르면 **문서 유형 선택(Choose document type)**이라는 제목의 시트가 열리며, 송장(Invoice), 견적서(Estimate), 계약서(Contracts), 텍스트에서(From text) 네 개의 타일이 있습니다. 견적서를 선택하면 제목이 **새 견적서(New Estimate)**인 편집기가 열립니다.

견적서를 만드는 방법

마틴은 신규 고객을 위해 벽걸이 선반 세트를 견적내고 있습니다. 절차는 송장과 동일하며, 번호 체계와 제목만 다릅니다.

1. 문서를 열고 새로 만들기를 탭합니다.
2. 문서 유형 선택 시트에서 견적서를 탭합니다.
3. 청구서 번호 (Invoice Number) 카드를 확인합니다. 이미 견적서 번호 체계의 다음 번호, 여기서는 EST-0040이 표시되어 있습니다. 직접 다른 번호가 필요할 때만 탭합니다.
4. 둘 이상의 견적서 번호 체계를 유지한다면 번호 위에 청구서 시리즈 (Invoice Series) 카드가 나타납니다. 예를 들어 Quotes에서 Commercial quotes로 바꾸려면 탭합니다.
5. 고객을 탭하고 고객 선택 (Select client) 대화상자에서 고객을 선택하거나 새 고객 추가를 선택합니다.
6. 발행(Issued)과 지급 기한(Due) 날짜를 조정합니다. 견적서에는 별도의 유효기간 필드가 없으므로, 지급 기한이 답변을 원하는 날짜가 됩니다.
7. 상품/서비스(Product / Service), 시간(Time), 지출(Expenses), 직접 입력(Custom)으로 항목을 추가한 다음, 더 아래에서 메모와 결제 조건을 작성합니다.
8. 임시 저장 (Save Draft)을 탭합니다.

편집기는 송장에는 있는 카드 하나를 숨깁니다. 바로 조기 결제 할인 제안입니다. 세금, 할인, 통화, 서명, 사진 첨부를 포함한 나머지 모든 기능은 송장 편집기와 동일하게 작동합니다.

견적서를 보내고 고객의 답변을 기록하는 방법

임시 저장본이 준비되면 목록에서 열고 점 세 개 메뉴를 사용합니다. **발송 처리(Mark as Sent)**를 선택하면 확인을 요청하고, 이제부터 모든 변경 사항이 변경 기록에 기록된다는 경고가 표시됩니다. 그 후 상단 바의 연필 아이콘이 눈 아이콘으로 바뀌고, 편집기는 **읽기 전용 모드(View-only mode)**로 열리며, 발송된 견적서를 변경하려면 복제해야 한다는 힌트가 표시됩니다. 실제로 PDF를 보내려면 같은 메뉴의 **클라이언트에게 이메일 보내기(Email client)**나 **웹페이지로 공유(Share as web page)**를 사용하거나, **PDF 미리보기(Preview PDF)**에서 공유합니다.

버그스트롬 부부가 답변하면, 마틴은 같은 메뉴에서 결과를 기록합니다.

1. 견적서를 열고 점 세 개 메뉴를 탭합니다.
2. 클라이언트로 보기 (View as client) 다음의 블록까지 스크롤합니다.
3. 수락됨으로 표시 (Mark as Accepted) 또는 거절됨으로 표시 (Mark as Declined)를 탭합니다. 확인 없이 배지가 즉시 바뀝니다.

수락됨과 거절됨은 기록용 상태일 뿐 잠금이 아닙니다. 거절된 견적서도 고객이 마음을 바꾸면 여전히 전환할 수 있고, 수락된 견적서도 **견적 취소(Cancel Estimate)**로 취소할 수 있습니다. 수정본이 필요하면 **하위 견적서 만들기(Create sub-estimate)**가 항목을 복제해 견적서 번호 체계의 다음 번호로 새 임시 저장본을 만들고 편집기로 엽니다. **복제(Duplicate)**도 연결되지 않은 사본을 만들지만, 견적에 이를 사용하기 전에 아래의 번호 표를 확인하세요.

견적서 전체를 전환하는 방법

고객이 모든 것을 한 번에 원할 때는 탭 한 번으로 송장이 생성됩니다.

1. 견적서를 열고 점 세 개 메뉴를 탭합니다.
2. 청구서로 전환 (Convert to Invoice)을 탭합니다.
3. 청구서로 전환할까요? (Convert to invoice?) 대화상자를 읽고 계속하려면 청구서로 전환을, 취소하려면 취소를 탭합니다.

앱은 모든 항목, 할인, 메모, 결제 조건, 템플릿, 색상 팔레트, 통화, 환율을 새 송장으로 복사합니다. 그 송장은 오늘 발행되고 지급 기한이 30일 뒤인 임시 저장(Draft) 상태이며, 번호는 견적서 번호 체계가 아니라 기본 송장 번호 체계에서 가져옵니다. 견적서의 배지는 전환됨으로 바뀌고 전환 블록이 메뉴에서 사라져, 같은 견적이 두 번 송장으로 만들어지는 일이 없습니다. 새 송장으로 이동하며, 여기서 다른 임시 저장본과 마찬가지로 편집한 다음 발송됨으로 표시할 수 있습니다.

항목 일부만 전환하는 방법

버그스트롬 부부는 의자와 벤치가 완성되기 전에 테이블부터 받고 싶어 합니다. 마틴은 지금 테이블과 배송만 청구합니다.

1. 견적서 EST-0038을 열고 점 세 개 메뉴를 탭합니다.
2. 일부를 청구서로 전환… (Convert part to invoice…)을 탭합니다.
3. 전환할 항목 선택 (Select line items to convert) 화면에서 기다릴 항목의 체크를 해제합니다. 첫 전환에서는 모든 항목이 처음부터 체크되어 있습니다.
4. 헤더의 카운터와 누적 합계를 확인합니다. 여기서는 2 / 4와 $4,380.00입니다.
5. 오른쪽 상단의 청구서로 전환을 탭합니다. 아무것도 선택하지 않으면 버튼이 회색으로 비활성화됩니다.

이 화면을 닫으면 이제 일부 변환됨으로 표시된 견적서로 돌아가고, 새 임시 저장 송장은 송장(Invoices) 탭에서 기다립니다. 전체 전환과 달리 앱은 송장을 자동으로 열지 않습니다.

몇 주 뒤 좌석이 준비됩니다. 이제 메뉴 항목은 일부를 청구서로 전환… 대신 나머지 전환… (Convert remaining…)으로 표시되며, 선택 화면은 이미 청구된 항목을 알고 있습니다.

1. 일부 변환된 견적서를 열고 점 세 개 메뉴를 탭합니다.
2. 나머지 전환…을 탭합니다.
3. 이미 청구된 항목에 취소선이 그어지고 이미 전환됨 (already converted)이라고 표시되어 있는지, 남은 항목이 미리 체크되어 있는지 확인합니다.
4. 청구서로 전환을 탭합니다.

이 두 번째 단계에서 남은 항목을 모두 체크하면 견적서의 배지가 전환됨으로 바뀌고 전환 블록이 메뉴에서 사라집니다. 다시 일부만 체크하지 않고 남겨두면 계속 일부 변환됨 상태로 남아 세 번째로 다시 진행할 수 있습니다.

문서 유형별 번호 체계

송장과 견적서는 별도로 계산됩니다. 설정의 **사업자 프로필(Business Profile)**에서 청구서 시리즈(Invoice Series) 섹션은 **송장(Invoices)**과 견적서(Estimates) 두 종류의 시리즈를 나열하며, 각각 시리즈 이름(Series name), 번호 템플릿(Number template), 다음 번호(Next number), 자릿수(Digits), 카운터 재설정(Reset counter) 정책(안 함(Never), 매년(Every year), 매월(Every month), 매 분기(Every quarter))을 가집니다. 새 프로필은 각각 하나씩 받습니다. 접두사 INV의 송장 시리즈와 접두사 EST의 견적서 시리즈가 있으며, 둘 다 {prefix}-{SEQ:0000} 템플릿을 사용해 첫 문서는 INV-0001과 EST-0001이 됩니다. 마틴은 송장용으로 HO-{YYYY}-0000으로 이름을 바꾸고, 견적용으로는 EST-0000을 그대로 유지했습니다.

번호 템플릿은 {prefix}, {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD}, {Q}, {WW}, {SEQ} 또는 {SEQ:0000}, {client}, {currency}, {kind}, {kind:short}(INV 또는 EST로 표시됨) 등의 토큰을 지원합니다. 번호는 사업자 프로필 내에서 고유해야 하며, 직접 번호를 변경했는데 충돌하면 저장 시 편집기가 다음 빈 번호로 자동 이동합니다.

견적서 PDF는 어떤 모습인가

견적서 상세 화면에서 PDF 미리보기를 탭해 렌더링합니다. 미리보기 제목 표시줄에는 견적서 EST-0038이라고 표시되고, 발송 후 스낵바에는 견적서가 발송됨으로 표시되었다는 메시지가 나타납니다. 문서 자체는 편집기에서 선택한 열두 가지 템플릿과 팔레트 중 하나를 사용하며, 송장과 동일한 헤더, 항목 테이블, 합계, 메모, 결제 조건으로 인쇄됩니다.

PDF에서 견적서만의 유일한 차이는, 미결제 송장의 합계 아래에 표시될 수 있는 조기 결제 할인 줄이 견적서에는 절대 인쇄되지 않는다는 점입니다.

규칙 및 세부사항

• 견적서와 송장은 문서 유형만 다른 같은 종류의 레코드로 저장됩니다. 핀 고정, 변경 기록, 클라이언트 서명, 클라이언트로 보기, 공유 등 송장 상세 화면에서 작동하는 것은 견적서에서도 작동합니다.
• 청구서로 전환, 일부를 청구서로 전환…, 나머지 전환…, 하위 견적서 만들기, 복제, 클라이언트에게 이메일 보내기, 클라이언트 서명, 웹페이지로 공유, 편집 연필 아이콘은 Pro 기능입니다. 활성 구독이나 체험판이 없으면 업그레이드 화면이 열립니다. 수락됨으로 표시, 거절됨으로 표시, 다른 상태 변경, PDF 미리보기, 삭제는 무료입니다.
• 전환은 전환됨 상태를 제외한 모든 상태에서 가능합니다. 임시 저장, 발송됨, 수락됨, 거절됨, 취소됨 상태의 견적서는 모두 전환 항목을 보여줍니다.
• 전체 전환은 할인을 그대로 복사합니다. 일부 전환은 그럴 수 없으므로 비례 배분된 할인 금액을 대신 저장합니다. 견적서의 할인 비율을 선택한 소계에 적용하고, 세금도 같은 비율로 줄여 센트 단위로 반올림합니다. 결과 송장은 백분율이 아니라 고정 할인 금액으로 표시됩니다.
• 전환된 송장은 견적서의 날짜와 무관하게 항상 오늘 발행되고 30일 뒤 지급 기한인 임시 저장본입니다. 조건이 다르면 편집기에서 날짜를 바꾸세요.
• 견적서는 일부 전환 이후에도 모든 항목을 그대로 유지합니다. “이미 전환됨” 표시는 그 견적서에서 파생된 송장들과 설명, 단가, 수량을 최선을 다해 대조한 결과입니다. 동일한 항목 두 개는 하나가 청구되면 둘 다 표시될 수 있으며, 취소선이 그어진 항목도 언제든 다시 체크할 수 있습니다.
• 프로젝트에 속한 견적서를 전환하면 해당 프로젝트의 합계가 업데이트됩니다.
• 송장에서 그 견적서로 돌아가는 표시 링크는 없으며, 하위 견적서에서 상위 견적서로 가는 링크도 없습니다. 메모나 송장 번호로 추적하세요.
• 발송 처리, 임시 저장으로 되돌리기, 견적 취소, 다시 활성화는 각각 견적서에 맞는 문구로 확인을 요청합니다. 수락됨으로 표시와 거절됨으로 표시는 확인을 요청하지 않습니다.
• 견적서를 삭제하면 견적 삭제(Delete Estimate) 제목으로 확인을 요청하며, 이미 그 견적서에서 만들어진 송장에는 영향을 주지 않습니다.
• 견적서는 결제 카드나 연체료 옵션을 절대 표시하지 않으며, 전환되기 전까지는 분석에서 매출로 집계되지 않습니다.

팁

관련 가이드

• 송장 편집기
• 송장 상태, 목록 및 이력
• PDF 미리보기, 공유 및 PDF 편집기