Brukerveiledning

Tilbud, prisoverslag og konvertering til faktura

Skriv et tilbud i Tilbud-fanen, følg med på om kunden godtar det, og gjør hele tilbudet eller bare enkelte linjer om til en fakturakladd med eget nummer.

Oppdatert: 2026-09-09

Et tilbud er dokumentet du sender før noen penger skifter eier: en prissatt liste over det du foreslår å levere. I Invoice Flow lages det med den samme editoren som en faktura, skrives ut med de samme PDF-malene og lagres i den samme dokumentlisten, men det har sin egen nummerserie, sitt eget sett med statuser og én ting en faktura ikke har: en konverteringshandling som lager den virkelige fakturaen for deg, enten i sin helhet eller én linje av gangen.

Eksemplene følger Martin Hollis, som driver Hollis & Oak Furniture, et enmannsverksted i Portland, Oregon. Han har gitt Claire og Tom Bergstrom et tilbud på et spisestuesett i valnøtt: et bord, seks stoler, en benk og levering, $8 410 til sammen. Paret vil ha bordet først og sitteplassene senere, så han fakturerer bordet og leveringen nå og resten når det forlater verkstedet.

Dette ser du på skjermen

Tilbud ligger i fanen Dokumenter (Documents) i bunnavigasjonen. Øverst på den skjermen står en trelvalgsbryter med Fakturaer (Invoices), Tilbud (Estimates) og Kontrakter (Contracts); trykk på Tilbud, så viser listen bare tilbud. Under bryteren ligger statusbrikkene Alle (All), Kladd (Draft), Sendt (Sent), Betalt (Paid) og Forfalt (Overdue). Hver rad viser tilbudsnummeret, et statusmerke, kunden og utstedelsesdatoen, samt totalsummen. En tom fane sier Ingen tilbud ennå med hintet Opprett ditt første tilbud for å komme i gang.

Merkene et tilbud kan ha, er Kladd, Sendt, Akseptert (Accepted), Avslått (Declined), Annullert (Cancelled), Konvertert (Converted) og Delvis konvertert (Partially converted). Et sendt tilbud der forfallsdatoen har passert, vises som Forfalt, akkurat som en faktura. Merk at brikkeraden ikke har noen brikke for Akseptert, Avslått eller Konvertert; disse tilbudene finner du under Alle, eller via det avanserte filteret bak traktikonet.

Trykker du på en rad, åpnes tilbudsdetaljen: et hodekort med merket, totalsummen, datoene Utstedt (Issued) og Forfaller (Due), kundekortet, linjene, summene, eventuelle notater og betalingsbetingelser, og en knapp Forhåndsvis PDF (Preview PDF). Det finnes ikke noe betalingskort på et tilbud, fordi ingenting kan kreves inn før det blir en faktura. Alle de tilbudsspesifikke handlingene ligger bak trepunktsmenyen øverst til høyre.

Knappen Ny (New) nederst i dokumentlisten åpner et ark med tittelen Velg dokumenttype (Choose document type) og fire fliser: Faktura (Invoice), Tilbud, Kontrakter og From text. Velger du Tilbud, åpnes editoren med tittelen Nytt tilbud (New Estimate).

Slik oppretter du et tilbud

Martin gir tilbud på et sett med svevehyller til en ny kunde. Trinnene er de samme som for en faktura; bare nummereringen og tittelen er annerledes.

1. Åpne Dokumenter og trykk på Ny.
2. I arket Velg dokumenttype trykker du på Tilbud.
3. Sjekk kortet Fakturanummer (Invoice Number). Det viser allerede neste nummer fra tilbudsserien din, her EST-0040. Trykk på det bare hvis du trenger et annet nummer manuelt.
4. Hvis du har mer enn én tilbudsserie, vises kortet Fakturaserier (Invoice Series) over nummeret; trykk på det for å bytte, for eksempel fra Quotes til Commercial quotes.
5. Trykk på Kunde (Client) og velg kunden i dialogen Velg kunde (Select client), eller velg Legg til ny kunde (Add New Client).
6. Juster datoene Utstedt og Forfaller. Et tilbud har ikke noe eget gyldighetsfelt, så forfallsdatoen er datoen du ønsker svar innen.
7. Legg til linjer med Produkt / Tjeneste (Product / Service), Tid (Time), Utgifter (Expenses) eller Egendefinert (Custom), og fyll deretter ut notater og betalingsbetingelser lenger nede.
8. Trykk på Lagre kladd (Save Draft).

Editoren skjuler ett kort som fakturaer har: tilbudet om rabatt ved tidlig betaling. Alt annet, inkludert avgifter, rabatter, valuta, signatur og bildevedlegg, fungerer på samme måte som i fakturaeditoren.

Slik sender du det og registrerer kundens svar

Når kladden er klar, åpner du den fra listen og bruker trepunktsmenyen. Merk som sendt (Mark as Sent) ber deg bekrefte og advarer om at hver endring fra nå av skrives til endringsloggen. Etter det erstattes blyantikonet i topplinjen av et øyeikon, og editoren åpnes i Kun visningsmodus (View-only mode) med hintet om at et sendt tilbud må dupliseres for å kunne endres. For faktisk å sende PDF-en bruker du E-postklient (Email client) eller Share as web page i samme meny, eller Forhåndsvis PDF og deler derfra.

Når Bergstrom-paret svarer, registrerer Martin utfallet fra den samme menyen.

1. Åpne tilbudet og trykk på trepunktsmenyen.
2. Bla ned til blokken etter Vis som kunde (View as client).
3. Trykk på Merk som akseptert (Mark as Accepted) eller Merk som avslått (Mark as Declined). Merket endres med én gang, uten noen bekreftelsesdialog.

Akseptert og avslått er bokføringstilstander, ikke låser. Et avslått tilbud kan fortsatt konverteres hvis kunden ombestemmer seg, og et akseptert kan annulleres med Kanseller tilbud (Cancel Estimate). Trenger du en revidert versjon, kloner Opprett undertilbud (Create sub-estimate) linjene til en ny kladd med neste nummer i tilbudsserien og åpner den i editoren; Dupliser (Duplicate) lager også en frakoblet kopi, men se nummereringstabellen nedenfor før du stoler på den for tilbud.

Slik konverterer du hele tilbudet

Når kunden vil ha alt på én gang, lager ett trykk fakturaen.

1. Åpne tilbudet og trykk på trepunktsmenyen.
2. Trykk på Konverter til faktura (Convert to Invoice).
3. Les dialogen Konvertere til faktura? (Convert to invoice?) og trykk på Konverter til faktura for å fortsette, eller Avbryt (Cancel).

Appen kopierer hver linje, rabatten, notatene, betalingsbetingelsene, malen, fargepaletten, valutaen og vekslingskursen inn i en ny faktura. Den fakturaen er en Kladd, utstedt i dag med forfall om 30 dager, og nummeret kommer fra standard fakturaserie, aldri fra tilbudsserien. Tilbudets merke blir Konvertert, og konverteringsblokken forsvinner fra menyen, slik at det samme tilbudet ikke kan faktureres to ganger. Du havner på den nye fakturaen, der du kan redigere den som en hvilken som helst annen kladd før du merker den som sendt.

Slik konverterer du bare noen av linjene

Bergstrom-paret vil ha bordet levert før stolene og benken er ferdige. Martin fakturerer bordet og leveringen nå.

1. Åpne tilbudet EST-0038 og trykk på trepunktsmenyen.
2. Trykk på Konverter del til faktura… (Convert part to invoice…).
3. På skjermen Velg linjer som skal konverteres (Select line items to convert) fjerner du haken på det som skal vente. Alle linjer starter avkrysset ved første konvertering.
4. Kontroller telleren og løpende sum i toppen, her 2 / 4 og $4 380,00.
5. Trykk på Konverter til faktura øverst til høyre. Knappen er nedtonet så lenge ingenting er valgt.

Skjermen tar deg tilbake til tilbudet, som nå har merket Delvis konvertert, og den nye fakturakladden venter i fanen Fakturaer. I motsetning til ved full konvertering åpner ikke appen fakturaen for deg.

Uker senere er sitteplassene klare. Menyvalget heter nå Konverter resten… (Convert remaining…) i stedet for Konverter del til faktura…, og utvalgsskjermen vet allerede hva som er fakturert.

1. Åpne det delvis konverterte tilbudet og trykk på trepunktsmenyen.
2. Trykk på Konverter resten….
3. Kontroller at linjene som allerede er fakturert, har gjennomstreking og er merket allerede konvertert (already converted), og at de utestående linjene er forhåndsavkrysset.
4. Trykk på Konverter til faktura.

Hvis denne andre runden krysser av hver gjenstående linje, endres tilbudets merke til Konvertert, og konverteringsblokken forlater menyen. Lar du noe stå uten hake igjen, forblir det Delvis konvertert, og du kan komme tilbake en tredje gang.

Nummerering per dokumenttype

Fakturaer og tilbud telles hver for seg. I Innstillinger (Settings), Forretningsprofil (Business Profile), lister seksjonen Fakturaserier serier av to slag, Fakturaer og Tilbud, hver med et Serienavn (Series name), en Nummermal (Number template), Neste nummer (Next number), Sifre (Digits) og en policy for Tilbakestill teller (Reset counter) (Aldri (Never), Hvert år (Every year), Hver måned (Every month) eller Hvert kvartal (Every quarter)). En ny profil får én av hver: en fakturaserie med prefikset INV og en tilbudsserie med prefikset EST, begge med malen {prefix}-{SEQ:0000}, slik at de første dokumentene blir INV-0001 og EST-0001. Martin døpte om sin til HO-{YYYY}-0000 for fakturaer og beholdt EST-0000 for tilbud.

Nummermalen godtar blant annet symbolene {prefix}, {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD}, {Q}, {WW}, {SEQ} eller {SEQ:0000}, {client}, {currency}, {kind} og {kind:short} (som skriver INV eller EST). Numre må være unike innenfor en forretningsprofil; overstyrer du ett manuelt og det kolliderer, flytter editoren til det neste ledige nummeret når du lagrer.

Slik ser tilbuds-PDF-en ut

Trykk på Forhåndsvis PDF på tilbudsdetaljen for å generere den. Forhåndsvisningens tittellinje viser Estimate EST-0038, og varselet etter sending sier at tilbudet ble merket som sendt. Selve dokumentet bruker den av de tolv malene og palettene du valgte i editoren, med samme topptekst, linjetabell, summer, notater og betalingsbetingelser som en faktura ville skrevet ut.

Den eneste tilbudsspesifikke forskjellen i PDF-en er at linjen med rabatt ved tidlig betaling, som kan dukke opp under summen på en ubetalt faktura, aldri skrives ut på et tilbud.

Regler og detaljer

• Tilbud og fakturaer lagres som samme type post med ulik dokumenttype. Alt som virker på en fakturadetalj, som festing, endringsloggen, kundegodkjenning, Vis som kunde eller deling, virker også på et tilbud.
• Konverter til faktura, Konverter del til faktura…, Konverter resten…, Opprett undertilbud, Dupliser, E-postklient, Client sign-off, Share as web page og redigeringsblyanten er Pro-funksjoner. Uten et aktivt abonnement eller en prøveperiode åpner de oppgraderingsskjermen. Merk som akseptert, Merk som avslått, de andre statusendringene, Forhåndsvis PDF og Slett er gratis.
• Konvertering er tillatt fra alle statuser bortsett fra Konvertert: tilbud som er kladd, sendt, akseptert, avslått og annullert viser alle konverteringsvalgene.
• En full konvertering kopierer rabatten nøyaktig. En delvis konvertering kan ikke det, og lagrer derfor et forholdsmessig rabattbeløp i stedet: tilbudets rabattandel anvendt på den valgte delsummen, med avgiften redusert i samme forhold og avrundet til cent. Fakturaen som blir resultatet, viser et fast rabattbeløp i stedet for en prosent.
• Den konverterte fakturaen er alltid en kladd utstedt i dag med forfall om 30 dager, uansett hvilke datoer tilbudet hadde. Endre datoene i editoren hvis betingelsene dine er andre.
• Tilbudet beholder alle linjene sine etter en delvis konvertering. Merket «allerede konvertert» er et beste forsøk på å matche beskrivelse, enhetspris og antall mot fakturaer som er født av det tilbudet; to identiske linjer blir begge merket når én av dem faktureres, og du kan alltid krysse av en gjennomstreket linje på nytt.
• Konvertering av et tilbud som tilhører et prosjekt, oppdaterer prosjektets summer.
• Det finnes ingen synlig lenke fra fakturaen tilbake til tilbudet, og ingen fra et undertilbud til opphavet; bruk notatene eller fakturanummeret for å holde oversikten.
• Merk som sendt, Tilbake til kladd, Kanseller tilbud og Reaktiver viser hver sin bekreftelse med tilbudsspesifikk ordlyd. Merk som akseptert og Merk som avslått gjør ikke det.
• Sletting av et tilbud ber om bekreftelse under tittelen Slett tilbud (Delete Estimate) og rører ingen faktura som allerede er laget fra det.
• Tilbud viser aldri betalingskortet eller valg for purregebyr, og de regnes ikke som inntekt i analysen før de er konvertert.

Tips

Relaterte veiledninger

• Fakturaeditoren
• Fakturastatuser, liste og historikk
• PDF-forhåndsvisning, deling og PDF-editoren