Mwongozo wa mtumiaji

Makadirio, nukuu na kuyabadilisha kuwa ankara

Andika nukuu kwenye kichupo cha Makadirio, fuatilia kama mteja alikubali, kisha badilisha yote au vipengele vya mstari tu kuwa rasimu ya ankara yenye nambari yake.

Imesasishwa: 2026-09-09

Makadirio (estimate) ni hati unayotuma kabla ya pesa yoyote kubadilishana mikono: orodha yenye bei ya kile unachopendekeza kutoa. Katika Invoice Flow hutengenezwa kwa mhariri uleule wa ankara, huchapishwa kwa vielelezo vilevile vya PDF na huhifadhiwa katika orodha ileile ya Documents, lakini ina mfululizo wake wa nambari, seti yake ya hali na kitu kimoja ambacho ankara haina: kitendo cha kubadilisha kinachokutengenezea ankara halisi, kwa ukamilifu au kipengele kimoja cha mstari kwa wakati.

Mifano hii inafuata Martin Hollis, anayeendesha Hollis & Oak Furniture, karakana ya mtu mmoja huko Portland, Oregon. Amemkadiria seti ya chakula ya mbao ya mwaloni kwa Claire na Tom Bergstrom: meza, viti sita, benchi na uwasilishaji, jumla ya $8,410. Wanandoa wanataka meza kwanza na viti baadaye, hivyo atatoa ankara ya meza na uwasilishaji sasa na vilivyobaki itakapoondoka karakana.

Unachokiona kwenye skrini

Makadirio yanaishi katika kichupo cha Documents cha menyu ya chini. Juu ya skrini hiyo kuna swichi ya njia tatu inayosoma Invoices, Estimates na Contracts; gusa Estimates na orodha itaonyesha nukuu pekee. Chini ya swichi kuna chip za hali Zote (All), Rasimu (Draft), Imetumwa (Sent), Imelipwa (Paid) na Imechelewa (Overdue). Kila safu huonyesha nambari ya makadirio, beji ya hali, mteja na tarehe ya utoaji, na jumla. Kichupo tupu husema No estimates yet ikiwa na kidokezo Create your first estimate to get started.

Beji ambazo makadirio yanaweza kubeba ni Rasimu, Imetumwa, Imekubaliwa (Accepted), Imekataliwa (Declined), Imeghairiwa (Cancelled), Imebadilishwa (Converted) na Imebadilishwa kwa sehemu (Partially converted). Makadirio yaliyotumwa na tarehe yao ya mwisho ikawa imepita huonekana kama Imechelewa, sawa kabisa na ankara. Kumbuka safu ya chip haina chip kwa Accepted, Declined au Converted; nukuu hizo huonekana chini ya Zote, au kupitia chujio la kina la aikoni ya faneli.

Kugusa safu hufungua maelezo ya makadirio: kadi ya kichwa yenye beji, jumla, tarehe za Imetolewa (Issued) na mwisho (due), kadi ya mteja, vipengele vya mstari, jumla, maelezo yoyote na masharti ya malipo, na kitufe cha Preview PDF. Hakuna kadi ya Payments kwenye makadirio, kwa sababu hakuna kinachoweza kukusanywa hadi yawe ankara. Vitendo vyote vinavyohusiana na makadirio vipo nyuma ya menyu ya nukta tatu kwenye kona ya juu kulia.

Kitufe cha New chini ya orodha ya Documents hufungua karatasi yenye kichwa Choose document type ikiwa na vigae vinne: Invoice, Estimate, Contracts na From text. Kuchagua Estimate hufungua mhariri wenye kichwa Makadirio Mapya (New Estimate).

Jinsi ya kuunda makadirio

Martin anakadiria seti ya rafu zinazoelea kwa mteja mpya. Hatua ni zilezile kama za ankara; ni nambari na kichwa tu vinavyotofautiana.

1. Fungua Documents na gusa New.
2. Katika karatasi ya Choose document type, gusa Estimate.
3. Angalia kadi ya Invoice Number. Tayari inaonyesha nambari inayofuata kutoka mfululizo wako wa makadirio, EST-0040 hapa. Iguse tu kama unahitaji nambari tofauti kwa mkono.
4. Ikiwa unaendesha zaidi ya mfululizo mmoja wa makadirio, kadi ya Invoice Series huonekana juu ya nambari; iguse ili kubadilisha, kwa mfano kutoka Quotes hadi Commercial quotes.
5. Gusa Client na chagua mteja kutoka kisanduku cha mazungumzo cha Select client, au chagua Add New Client.
6. Rekebisha tarehe za Issued na Due. Makadirio hayana uga tofauti ya uhalali, hivyo tarehe ya mwisho ndiyo tarehe unayotaka jibu.
7. Ongeza vipengele vya mstari kwa Product/Service, Time, Expenses au Custom, kisha jaza maelezo na masharti ya malipo chini zaidi.
8. Gusa Save Draft.

Mhariri huficha kadi moja ambayo ankara zina: ofa ya punguzo la malipo ya mapema. Kila kitu kingine, ikiwemo kodi, punguzo, sarafu, sahihi na viambatanisho vya picha, hufanya kazi kwa njia ileile kama katika mhariri wa ankara.

Jinsi ya kutuma na kurekodi jibu la mteja

Rasimu ikishakuwa tayari, ifungue kutoka orodhani na tumia menyu ya nukta tatu. Mark as Sent huomba uthibitisho na kuonya kwamba tangu sasa kila mabadiliko huandikwa kwenye kumbukumbu ya mabadiliko (change log). Baada ya hapo aikoni ya penseli kwenye upau wa juu hubadilishwa na aikoni ya jicho, na mhariri hufunguka katika hali ya kuona tu (View-only mode) ikiwa na kidokezo kwamba makadirio yaliyotumwa lazima yanakiliwe ili kubadilishwa. Ili kutuma PDF kihalisia, tumia Email client au Share as web page katika menyu ileile, au Preview PDF na tuma kutoka hapo.

Wabergstrom wanapojibu, Martin hurekodi matokeo kutoka menyu ileile.

1. Fungua makadirio na gusa menyu ya nukta tatu.
2. Tembeza chini hadi sehemu baada ya View as client.
3. Gusa Weka alama Imekubaliwa (Mark as Accepted) au Weka alama Imekataliwa (Mark as Declined). Beji hubadilika mara moja, bila kidokezo cha uthibitisho.

Imekubaliwa na Imekataliwa ni hali za uhasibu, si funguo. Makadirio yaliyokataliwa bado yanaweza kubadilishwa kama mteja atabadili nia, na yale yaliyokubaliwa yanaweza kughairiwa kwa Cancel Estimate. Ukihitaji toleo lililorekebishwa, Create sub-estimate hunakili vipengele vya mstari kwenda rasimu mpya yenye nambari inayofuata katika mfululizo wa makadirio na kuifungua katika mhariri; Duplicate pia huunda nakala isiyounganishwa, lakini angalia jedwali la unambari hapa chini kabla ya kuitegemea kwa nukuu.

Jinsi ya kubadilisha makadirio yote

Mteja anapotaka kila kitu mara moja, guso moja hutengeneza ankara.

1. Fungua makadirio na gusa menyu ya nukta tatu.
2. Gusa Convert to Invoice.
3. Soma kisanduku cha mazungumzo cha Convert to invoice? na gusa Convert to Invoice ili kuendelea, au Cancel.

Programu hunakili kila kipengele cha mstari, punguzo, maelezo, masharti ya malipo, kiolezo, mchoro wa rangi, sarafu na kiwango cha ubadilishaji kwenye ankara mpya. Ankara hiyo ni Rasimu, iliyotolewa leo ikiwa na tarehe ya mwisho ya siku 30, na nambari yake hutoka kwenye mfululizo wako wa chaguomsingi wa ankara, kamwe si kwenye mfululizo wa makadirio. Beji ya makadirio huwa Imebadilishwa na sehemu ya ubadilishaji hupotea kutoka menyu yake, hivyo nukuu ileile haiwezi kubadilishwa mara mbili. Unaishia kwenye ankara mpya, ambapo unaweza kuihariri kama rasimu nyingine yoyote kabla ya kuiweka alama imetumwa.

Jinsi ya kubadilisha vipengele vya mstari baadhi tu

Wabergstrom wanataka meza iwasilishwe kabla viti na benchi havijamaliziwa. Martin anatoa ankara ya meza na uwasilishaji sasa.

1. Fungua makadirio EST-0038 na gusa menyu ya nukta tatu.
2. Gusa Convert part to invoice….
3. Kwenye skrini ya Select line items to convert, ondoa tiki kwenye vipengele vitakavyosubiri. Kila kipengele huanza kikiwa kimeteuliwa kwenye ubadilishaji wa kwanza.
4. Angalia hesabu na jumla inayoendelea kwenye kichwa, 2 / 4 na $4,380.00 hapa.
5. Gusa Convert to Invoice kona ya juu kulia. Kitufe hufifia wakati hakuna kilichoteuliwa.

Skrini hurudi kwenye makadirio, sasa yamewekwa beji Imebadilishwa kwa sehemu, na rasimu mpya ya ankara husubiri kwenye kichupo cha Invoices. Tofauti na ubadilishaji kamili, programu haifungui ankara kwa ajili yako.

Wiki kadhaa baadaye viti viko tayari. Kipengele cha menyu sasa kinasoma Convert remaining… badala ya Convert part to invoice…, na skrini ya uteuzi tayari inajua kilichokwisha tozwa.

1. Fungua makadirio yaliyobadilishwa kwa sehemu na gusa menyu ya nukta tatu.
2. Gusa Convert remaining….
3. Thibitisha kwamba mistari iliyokwisha tozwa imepigwa mstari na kuwekwa lebo already converted, na kwamba mistari iliyobaki imeteuliwa mapema.
4. Gusa Convert to Invoice.

Ikiwa awamu hii ya pili itateua kila mstari uliobaki, beji ya makadirio hubadilika kuwa Imebadilishwa na sehemu ya ubadilishaji huondoka kwenye menyu. Ukiacha kitu bila kuteuliwa tena, hubaki Imebadilishwa kwa sehemu na unaweza kurudi mara ya tatu.

Unambari kwa kila aina ya hati

Ankara na makadirio huhesabiwa kando kando. Katika Settings, Business Profile, sehemu ya Invoice Series huorodhesha mfululizo wa aina mbili, Invoices na Estimates, kila mmoja ukiwa na Series name, Number template, Next number, Digits na sera ya Reset counter (Never, Every year, Every month au Every quarter). Wasifu mpya hupata mmoja wa kila aina: mfululizo wa ankara wenye kiambishi INV na mfululizo wa makadirio wenye kiambishi EST, zote zikitumia kiolezo {prefix}-{SEQ:0000}, hivyo hati za kwanza ni INV-0001 na EST-0001. Martin alibadilisha zake kuwa HO-{YYYY}-0000 kwa ankara na kubaki na EST-0000 kwa nukuu.

Kiolezo cha nambari hukubali alama za {prefix}, {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD}, {Q}, {WW}, {SEQ} au {SEQ:0000}, {client}, {currency}, {kind} na {kind:short} (inayochapisha INV au EST), miongoni mwa nyingine. Nambari lazima ziwe za kipekee ndani ya wasifu wa biashara; ukibadilisha moja kwa mkono na ikagongana, mhariri huhamia nambari huru inayofuata unapohifadhi.

PDF ya makadirio inaonekanaje

Gusa Preview PDF kwenye maelezo ya makadirio ili kuiweka mchoro. Upau wa kichwa wa onyesho la awali husoma Estimate EST-0038, na ujumbe wa haraka baada ya kutuma husema makadirio yamewekwa alama yametumwa. Hati yenyewe hutumia kiolezo na mchoro wa rangi wowote kati ya kumi na mbili ulioyachagua kwenye mhariri, ikiwa na kichwa, jedwali la vipengele, jumla, maelezo na masharti ya malipo sawa na ankara ingechapisha.

Tofauti pekee mahususi ya makadirio kwenye PDF ni kwamba mstari wa punguzo la malipo ya mapema, unaoweza kuonekana chini ya jumla ya ankara isiyolipwa, kamwe hauchapishwi kwenye makadirio.

Kanuni na maelezo

• Makadirio na ankara huhifadhiwa kama aina moja ya rekodi yenye aina tofauti ya hati. Chochote kinachofanya kazi kwenye maelezo ya ankara, kama vile kubandika, kumbukumbu ya mabadiliko, sahihi ya mteja, View as client au kutuma, pia hufanya kazi kwenye makadirio.
• Convert to Invoice, Convert part to invoice…, Convert remaining…, Create sub-estimate, Duplicate, Email client, Client sign-off, Share as web page na penseli ya kuhariri ni sifa za Pro. Bila usajili au majaribio yanayotumika hufungua skrini ya kuboresha. Mark as Accepted, Mark as Declined, mabadiliko mengine ya hali, Preview PDF na Delete ni bure.
• Ubadilishaji unaruhusiwa kutoka hali yoyote isipokuwa Imebadilishwa: makadirio ya rasimu, yaliyotumwa, yaliyokubaliwa, yaliyokataliwa na yaliyoghairiwa yote huonyesha vipengele vya ubadilishaji.
• Ubadilishaji kamili hunakili punguzo kwa usahihi. Ubadilishaji wa sehemu hauwezi, hivyo huhifadhi kiasi cha punguzo kilichogawanywa kwa uwiano badala yake: uwiano wa punguzo la makadirio unaotumika kwenye jumla ndogo iliyoteuliwa, na kodi ikipunguzwa kwa uwiano huohuo na kuzungushwa hadi senti. Ankara inayotokana huonyesha kiasi kisichobadilika cha punguzo badala ya asilimia.
• Ankara inayotokana daima ni rasimu iliyotolewa leo na yenye mwisho baada ya siku 30, bila kujali tarehe za makadirio zilikuwa vipi. Badilisha tarehe kwenye mhariri kama masharti yako ni tofauti.
• Makadirio huweka vipengele vyake vyote vya mstari baada ya ubadilishaji wa sehemu. Alama ya “already converted” ni ulinganifu wa hali ya juu zaidi kulingana na maelezo, bei ya kipimo na wingi dhidi ya ankara zilizozalishwa kutoka makadirio hayo; mistari miwili inayofanana yote itawekwa alama mara moja moja itakapotozwa, na unaweza daima kuteua tena mstari uliopigwa mstari.
• Kubadilisha makadirio yanayomilikiwa na mradi husasisha jumla za mradi huo.
• Hakuna kiungo kinachoonekana kutoka ankara kurudi kwenye makadirio yake, wala kutoka sub-estimate kurudi kwa mzazi wake; tumia maelezo au nambari ya ankara kufuatilia.
• Mark as Sent, Revert to draft, Cancel Estimate na Reactivate kila moja huonyesha uthibitisho wenye maneno mahususi kwa makadirio. Mark as Accepted na Mark as Declined havionyeshi.
• Kufuta makadirio huomba uthibitisho chini ya kichwa Delete Estimate na hakuathiri ankara yoyote iliyokwisha undwa kutoka humo.
• Makadirio kamwe hayaonyeshi kadi ya Payments wala chaguo za ada za kuchelewa, na hayahesabiwi kama mapato katika uchambuzi hadi yabadilishwe.

Vidokezo

Miongozo inayohusiana

• Mhariri wa ankara
• Hali za ankara, orodha na historia
• Onyesho la awali la PDF, kutuma na kihariri cha PDF