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用户指南

报价单与转换为发票

在报价单标签页中撰写一份报价,跟踪客户是否接受,然后把全部或仅部分行项目转换为带有独立编号的草稿发票。

更新于: 2026-09-09

报价单是在任何款项发生之前发送的文档:一份列明报价内容的清单。在 Invoice Flow 中,它使用与发票相同的编辑器创建,以相同的 PDF 模板打印,并存储在相同的文档列表中,但它拥有自己独立的编号序列、一套专属的状态,以及一项发票所没有的功能:一键将其转换为真正的发票,可以一次全部转换,也可以逐条行项目分批转换。

本文以 Martin Hollis 为例,他经营着 Hollis & Oak Furniture,一家位于俄勒冈州波特兰的个体木工作坊。他为 Claire 和 Tom Bergstrom 夫妇报价了一套核桃木餐桌椅:一张桌子、六把椅子、一条长凳和配送服务,总计 $8,410。这对夫妇想先要餐桌,座椅稍后再要,因此他会先为桌子和配送开票,座椅出厂时再另行开票。

屏幕上看到的内容

报价单位于底部导航的 Documents(文档)标签页中。该屏幕顶部有一个三选一切换器,显示 Invoices(发票)、Estimates(报价单)和 Contracts(合同);点击 Estimates(报价单),列表就只显示报价单。切换器下方是筛选标签 All(全部)、Draft(草稿)、Sent(已发送)、Paid(已付款)和 Overdue(逾期)。每一行显示报价单编号、状态徽标、客户和开票日期,以及总额。空标签页会显示 No estimates yet(还没有报价单),提示文字为 Create your first estimate to get started(创建你的第一份报价单开始使用)。

Invoice Flow 应用的 Documents 屏幕,已选中 Estimates 分段,列出 EST-0038(已发送,客户 Claire and Tom Bergstrom,$8,410.00)、EST-0039(草稿)、EST-0037(已接受)、EST-0036(已转换)和 EST-0035(已拒绝)
木工作坊管道中的每一份报价,从刚建好的草稿到已经转为发票的那一份。

一份报价单可能带有的徽标有 Draft(草稿)、Sent(已发送)、Accepted(已接受)、Declined(已拒绝)、Cancelled(已取消)、Converted(已转换)和 Partially converted(部分已转换)。一份已发送、到期日已过的报价单会像发票一样显示为 Overdue(逾期)。请注意,筛选标签行没有针对已接受、已拒绝或已转换状态的标签;这些报价单会出现在 All(全部)中,或通过漏斗图标的高级筛选来查找。

点击一行会打开报价单详情:一张包含徽标、总额、Issued(开具日期)和 due(到期日)的头部卡片、客户信息卡片、行项目、总计、备注和付款条款,以及一个 Preview PDF(预览 PDF)按钮。报价单没有 Payments(付款)卡片,因为在它转换为发票之前,没有任何款项可以收取。所有报价单专属的操作都藏在右上角的三点菜单里。

Documents(文档)列表底部的 New(新建)按钮会打开一个标题为 Choose document type(选择文档类型)的面板,提供四个选项:Invoice(发票)、Estimate(报价单)、Contracts(合同)和 From text(从文本创建)。选择 Estimate(报价单)会打开标题为 New Estimate(新建报价单)的编辑器。

如何创建一份报价单

Martin 正在为一位新客户报价一套浮搁式置物架。步骤与创建发票相同,只有编号序列和标题不同。

  1. 打开 Documents(文档)并点击 New(新建)。
  2. 在 Choose document type(选择文档类型)面板中,点击 Estimate(报价单)。
  3. 查看 Invoice Number(单据编号)卡片。它已经显示了你报价单序列中的下一个编号,此处为 EST-0040。只有在需要手动指定不同编号时才需要点击它。
  4. 如果你保留了多个报价单序列,编辑器顶部会出现一张 Invoice Series(单据序列)卡片;点击它可以切换序列,例如从 Quotes 切换到 Commercial quotes。
  5. 点击 Client(客户)并从 Select client(选择客户)对话框中选取客户,或选择 Add new client(添加新客户)。
  6. 调整 Issued(开具日期)和 Due(到期日)。报价单没有单独的有效期字段,因此到期日就是你希望得到答复的日期。
  7. 用 Product / Service(产品/服务)、Time(工时)、Expenses(费用)或 Custom(自定义)添加行项目,再往下填写备注和付款条款。
  8. 点击 Save Draft(保存草稿)。
Invoice Flow 应用为 Martin Hollis 打开的新建报价单编辑器,显示 Invoice Series 卡片设为 Quotes,Invoice Number 卡片显示 EST-0040,客户为 Claire and Tom Bergstrom,Issued 和 Due 日期,以及 Line Items 按钮
报价单编辑器从 Quotes 序列中取号,发票序列不受影响。

编辑器隐藏了发票才有的一张卡片:提前付款折扣。其余部分,包括税费、折扣、货币、签名和照片附件,工作方式都与发票编辑器完全相同。

如何发送报价单并记录客户的答复

草稿准备好后,从列表中打开它并使用三点菜单。Mark as Sent(标记为已发送)会要求你确认,并提示此后每一次修改都会写入变更日志。之后,顶部栏的铅笔图标会变为眼睛图标,编辑器以 View-only mode(仅查看模式)打开,并提示已发送的报价单必须先复制才能修改。要实际发送 PDF,请在同一菜单中使用 Email client(邮件发送给客户)或 Share as web page(以网页形式分享),或者从 Preview PDF(预览 PDF)进行分享。

当 Bergstrom 夫妇回复后,Martin 会在同一菜单中记录结果。

  1. 打开该报价单并点击三点菜单。
  2. 向下滚动到 View as client(以客户视角查看)之后的区块。
  3. 点击 Mark as Accepted(标记为已接受)或 Mark as Declined(标记为已拒绝)。徽标会立即更新,不会弹出确认提示。
Invoice Flow 应用中已发送报价单 EST-0038 的溢出菜单,列出 Mark as paid、Revert to draft、Cancel Estimate、Change log、Pin to list、Pin to dashboard、Email client、Client sign-off、Share as web page、View as client、Mark as Accepted、Mark as Declined、Convert to Invoice、Convert part to invoice、Create sub-estimate、Duplicate 和 Delete
菜单下半部分只出现在报价单上,一旦该报价单完全转换为发票就会消失。

已接受和已拒绝只是记账状态,而非锁定状态。一份被拒绝的报价单,如果客户改变主意,仍然可以转换;一份已接受的报价单也可以通过 Cancel Estimate(取消报价单)来取消。如果你需要一个修订版本,Create sub-estimate(创建子报价单)会把行项目复制到一份新的草稿中,使用报价单序列中的下一个编号并在编辑器中打开;Duplicate(复制)也会生成一份不关联的副本,但在依赖它来处理报价单编号之前,请先阅读下方的编号对照表。

如何转换整份报价单

当客户想要全部内容时,一次点击即可生成发票。

  1. 打开该报价单并点击三点菜单。
  2. 点击 Convert to Invoice(转换为发票)。
  3. 阅读 Convert to invoice?(是否转换为发票?)对话框,点击 Convert to Invoice(转换为发票)继续,或点击 Cancel(取消)。
Invoice Flow 应用中报价单 EST-0038 上方弹出的 Convert to invoice? 对话框,内容为 An invoice will be created from this estimate's line items. The estimate will be marked as Converted,附有 Cancel 和 Convert to Invoice 按钮
整份转换只需一次确认;之后应用会直接跳转到新生成的发票。

应用会把每一行项目、折扣、备注、付款条款、模板、配色方案、货币和汇率全部复制到一张新发票中。这张发票是一份 Draft(草稿),开具日期为今天,到期日为 30 天后,其编号来自你的默认发票序列,而不是报价单序列。该报价单的徽标会变为 Converted(已转换),转换相关的菜单项也会消失,以确保同一份报价不会被开票两次。你会直接进入这张新发票,可以像编辑其他草稿一样先做修改,再标记为已发送。

如何只转换部分行项目

Bergstrom 夫妇希望先拿到餐桌,椅子和长凳做好之后再说。Martin 先为餐桌和配送开票。

  1. 打开报价单 EST-0038 并点击三点菜单。
  2. 点击 Convert part to invoice…(部分转换为发票…)。
  3. 在 Select line items to convert(选择要转换的行项目)屏幕上,取消勾选需要延后处理的项目。首次转换时,每个项目默认都是勾选状态。
  4. 查看头部的计数和累计总额,此处为 2 / 4 和 $4,380.00。
  5. 点击右上角的 Convert to Invoice(转换为发票)。在没有任何勾选项时,该按钮会呈灰色不可用。
Invoice Flow 应用的 Select line items to convert 屏幕,黑胡桃木餐桌和 Delivery and set-up 已勾选,六把椅子和长凳未勾选,计数显示 2 / 4,累计总额 $4,380.00
只有勾选的行会进入第一张发票;报价单仍保留全部四项。

屏幕会返回该报价单,此时徽标变为 Partially converted(部分已转换),新生成的草稿发票已经出现在 Invoices(发票)标签页中。与整份转换不同的是,应用不会自动为你打开这张发票。

Invoice Flow 应用中草稿发票 HO-2026-0212 的详情屏幕,客户为 Claire and Tom Bergstrom,开具日期 2026 年 9 月 9 日,到期日 2026 年 10 月 9 日,两行项目:核桃木餐桌 $4,200.00 和配送 $180.00,总额 $4,380.00,以及复制过来的备注
第一张发票沿用 HO 序列中的下一个编号,并继承报价单的备注和条款。

几周后座椅完工了。此时菜单项会变为 Convert remaining…(转换剩余项目…),而不再是 Convert part to invoice…,选择屏幕也已经知道哪些项目已经开过票。

  1. 打开这份部分转换的报价单并点击三点菜单。
  2. 点击 Convert remaining…(转换剩余项目…)。
  3. 确认已开票的行以删除线显示,并标注 already converted(已转换),而尚未开票的行已预先勾选。
  4. 点击 Convert to Invoice(转换为发票)。
Invoice Flow 应用中一份部分转换报价单的 Select line items to convert 屏幕,餐桌和配送以删除线显示并标注 already converted,椅子和长凳已勾选,计数显示 2 / 4,总额 $4,030.00
第二次转换会预先勾选仍未开票的项目;删除线只是一个提示,而非锁定。

如果这一次把所有剩余行都勾选并转换,该报价单的徽标就会变为 Converted(已转换),转换相关菜单项也会从菜单中消失。如果仍有项目未勾选,报价单会继续保持 Partially converted(部分已转换)状态,你还可以再回来处理第三次。

按文档类型分别编号

发票和报价单是分别计数的。在 Settings(设置)的 Business Profile(企业档案)中,Invoice Series(单据序列)部分列出了两类序列:Invoices(发票)和 Estimates(报价单),每一类都包含 Series name(序列名称)、Number template(编号模板)、Next number(下一个编号)、Digits(位数)和一个 Reset counter(重置计数)策略(Never永不、Every year每年、Every month每月或 Every quarter每季度)。一个新档案会各自获得一条序列:前缀为 INV 的发票序列和前缀为 EST 的报价单序列,两者都使用模板 {prefix}-{SEQ:0000},因此最初的文档编号分别是 INV-0001 和 EST-0001。Martin 把他的发票序列重命名为 HO-{YYYY}-0000,报价单序列则保留为 EST-0000。

情形编号来源
新建报价单类型为 Estimates 的默认序列(如上例中的 EST-0040)
子报价单同一个报价单序列,取下一个编号
整份转换类型为 Invoices 的默认序列(如 HO-2026-0212)
部分转换,每一次类型为 Invoices 的默认序列,每生成一张发票取一个编号
复制一份报价单类型为 Invoices 的默认序列(副本仍然是报价单,但在当前版本中其编号取自发票计数器;建议使用 Create sub-estimate 来获得正确编号的修订版本)

编号模板支持的占位符包括 {prefix}、{YYYY}、{YY}、{MM}、{DD}、{Q}、{WW}、{SEQ} 或 {SEQ:0000}、{client}、{currency}、{kind} 和 {kind:short}(会打印为 INV 或 EST)等等。编号在同一个企业档案内必须唯一;如果你手动指定的编号发生冲突,编辑器会在你保存时自动跳到下一个可用编号。

报价单的 PDF 效果

在报价单详情页点击 Preview PDF(预览 PDF)即可渲染。预览的标题栏会显示 Estimate EST-0038,发送后的提示条会说明该报价单已被标记为已发送。文档本身使用你在编辑器中选择的十二款模板和配色方案之一,页眉、项目表、总计、备注和付款条款的呈现方式与发票完全相同。

Invoice Flow 应用生成的报价单 EST-0038 的 PDF,采用 Clean 模板,抬头为 Hollis & Oak Furniture LLC,收件方为 Claire and Tom Bergstrom,标题为 INVOICE,Invoice #: EST-0038,开具日期 2026 年 9 月 2 日,到期日 2026 年 10 月 2 日,四行项目,总额 $8,410.00
报价单以 Clean 模板打印,采用标准的文档标题;EST 编号表明这是一份报价而非发票。
当前版本中,内置模板在报价单上打印的标题同样是 INVOICE,标签也同样是 Invoice #;目前没有单独的 ESTIMATE 标题。如果你的客户需要页面上出现"报价单"或"Quote"字样,请把它写进备注字段,或使用自定义模板设计自己的页眉文字。

PDF 中唯一与报价单相关的差异是:提前付款折扣行(可能出现在一张未付发票的总额下方)绝不会打印在报价单上。

规则与细节

使用技巧

把到期日当作报价的有效期来对待。已发送且超过该日期的报价单会在列表和 Overdue 筛选标签下显示为 Overdue,这让你很容易发现并跟进或取消过期的报价。
如果你经常分批交付,可以像 Martin 那样把分批安排写进报价单的备注中("chairs and bench can follow the table"椅子和长凳可以在餐桌之后交付)。备注会被复制到由该报价单生成的每一张发票上,客户会在报价单和每张账单上看到相同的说明。
为不同类型的业务保留独立的报价单序列,例如住宅报价和商业招标。只有当某个档案拥有多于一条同类型序列时,编辑器中才会出现 Invoice Series 卡片,只用单一序列的用户永远不会看到它。
修改一份已发送的报价时,使用 Create sub-estimate,而不是直接编辑。原始报价单会在变更日志中保留为"已发送"的记录,修订版会获得自己的编号,每个版本都可以独立被接受或拒绝。

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