دليل المستخدم

عروض الأسعار وتحويلها إلى فواتير

اكتب عرض سعر في تبويب عروض الأسعار، تتبّع ما إذا قبله العميل، ثم حوّل كل عرض السعر أو بعض بنوده فقط إلى فاتورة مسودة برقمها الخاص.

آخر تحديث: 2026-09-09

عرض السعر هو المستند الذي ترسله قبل تبادل أي أموال: قائمة مسعّرة بما تقترح تقديمه. في Invoice Flow يُبنى بالمحرر نفسه المستخدم للفاتورة، ويُطبع بقوالب PDF نفسها، ويُخزَّن في قائمة المستندات نفسها، لكن له سلسلة ترقيم خاصة به، ومجموعة حالات خاصة به، وأمر واحد لا تملكه الفاتورة: إجراء تحويل ينتج الفاتورة الفعلية لك، كاملة أو بند واحد في كل مرة.

تتبع الأمثلة مارتن هوليس، الذي يدير Hollis & Oak Furniture، ورشة عمل فردية في بورتلاند، أوريغون. سعّر طقم طاولة طعام من خشب الجوز لكلير وتوم بيرغستروم: طاولة وستة كراسي ومقعد طويل وتوصيل، بإجمالي 8410 دولاراً. يريد الزوجان الطاولة أولاً والمقاعد لاحقاً، لذا سيفوتر الطاولة والتوصيل الآن والباقي عندما يغادر الورشة.

ما تراه على الشاشة

تعيش عروض الأسعار في تبويب المستندات (Documents) في شريط التنقل السفلي. أعلى تلك الشاشة يوجد مفتاح ثلاثي القراءات: الفواتير (Invoices) وعروض الأسعار (Estimates) والعقود (Contracts)؛ اضغط عروض الأسعار وتعرض القائمة عروض الأسعار فقط. أسفل المفتاح توجد رقائق الحالة الكل، مسودة، مُرسلة، مدفوعة ومتأخرة. يعرض كل صف رقم عرض السعر، وشارة حالة، والعميل وتاريخ الإصدار، والإجمالي. يقول تبويب فارغ لا توجد عروض أسعار بعد مع التلميح أنشئ أول عرض سعر لك للبدء.

الشارات التي يمكن أن يحملها عرض السعر هي مسودة، مُرسلة، مقبول، مرفوض، ملغاة، مُحوَّل ومُحوَّل جزئياً. يُعرض عرض السعر المُرسَل الذي مضى تاريخ استحقاقه كـ متأخر، تماماً مثل الفاتورة. لاحظ أن صف الرقائق لا يحتوي رقاقة للمقبول أو المرفوض أو المُحوَّل؛ تظهر تلك العروض ضمن الكل، أو عبر عامل التصفية المتقدم لأيقونة القمع.

النقر على صف يفتح تفاصيل عرض السعر: بطاقة رأس بالشارة، والإجمالي، وتاريخي الإصدار والاستحقاق، وبطاقة العميل، وبنود الفاتورة، والإجماليات، وأي ملاحظات وشروط دفع، وزر معاينة PDF. لا توجد بطاقة مدفوعات لعرض السعر، لأنه لا يوجد شيء قابل للتحصيل حتى يصبح فاتورة. تختبئ كل الإجراءات الخاصة بعروض الأسعار خلف قائمة ثلاث النقاط في الزاوية العلوية اليمنى.

يفتح زر جديد أسفل قائمة المستندات ورقة بعنوان اختر نوع المستند بأربع لافتات: فاتورة، عرض سعر، العقود ومن نص. اختيار عرض سعر يفتح المحرر بعنوان عرض سعر جديد.

كيفية إنشاء عرض سعر

يسعّر مارتن مجموعة رفوف عائمة لعميل جديد. الخطوات مطابقة للفاتورة؛ فقط الترقيم والعنوان يختلفان.

1. افتح المستندات واضغط جديد.
2. في ورقة اختر نوع المستند، اضغط عرض سعر.
3. تحقق من بطاقة رقم الفاتورة. تعرض بالفعل الرقم التالي من سلسلة عروض أسعارك، EST-0040 هنا. اضغط عليه فقط إذا احتجت رقماً مختلفاً يدوياً.
4. إذا كنت تحتفظ بأكثر من سلسلة عروض أسعار واحدة، تظهر بطاقة سلسلة الفاتورة أعلى الرقم؛ اضغط عليها للتبديل، مثلاً من Quotes إلى Commercial quotes.
5. اضغط العميل واختر الزبون من نافذة اختر عميلاً، أو اختر إضافة عميل جديد.
6. عدّل تاريخي الإصدار والاستحقاق. ليس لعرض السعر حقل صلاحية منفصل، لذا فإن تاريخ الاستحقاق هو التاريخ الذي تريد إجابة بحلوله.
7. أضف بنوداً بـ منتج / خدمة، وقت، مصروفات أو مخصص، ثم املأ الملاحظات وشروط الدفع أسفل الصفحة.
8. اضغط حفظ المسودة.

يخفي المحرر بطاقة واحدة تملكها الفواتير: عرض خصم الدفع المبكر. كل شيء آخر، بما في ذلك الضرائب والخصومات والعملة والتوقيع ومرفقات الصور، يعمل بالطريقة نفسها كما في محرر الفاتورة.

كيفية إرسال عرض السعر وتسجيل إجابة العميل

بمجرد أن تكون المسودة جاهزة، افتحها من القائمة واستخدم قائمة ثلاث النقاط. وضع علامة كمُرسلة يطلب تأكيداً ويحذر من أنه من الآن فصاعداً يُكتب كل تغيير في سجل التعديلات. بعد ذلك تُستبدَل أيقونة القلم في الشريط العلوي بأيقونة عين، ويفتح المحرر في وضع العرض فقط مع تلميح بأن عرض السعر المُرسَل يجب تكراره ليتم تعديله. لإرسال ملف PDF فعلياً، استخدم البريد الإلكتروني للعميل أو مشاركة كصفحة ويب من القائمة نفسها، أو معاينة PDF والمشاركة من هناك.

عندما يرد آل بيرغستروم، يسجّل مارتن النتيجة من القائمة نفسها.

1. افتح عرض السعر واضغط قائمة ثلاث النقاط.
2. مرّر إلى الكتلة بعد عرض كعميل.
3. اضغط وضع علامة كمقبول أو وضع علامة كمرفوض. تتغير الشارة فوراً دون طلب تأكيد.

المقبول والمرفوض حالتان محاسبيتان، وليستا قفلاً. لا يزال بالإمكان تحويل عرض السعر المرفوض إذا غيّر العميل رأيه، ويمكن إلغاء عرض سعر مقبول بـ إلغاء عرض السعر. إذا احتجت نسخة منقّحة، فإن إنشاء عرض سعر فرعي يستنسخ البنود في مسودة جديدة بالرقم التالي في سلسلة عروض الأسعار ويفتحها في المحرر؛ يصنع تكرار أيضاً نسخة غير مرتبطة، لكن راجع جدول الترقيم أدناه قبل الاعتماد عليه لعروض الأسعار.

كيفية تحويل عرض السعر بأكمله

عندما يريد العميل كل شيء دفعة واحدة، ضغطة واحدة تنتج الفاتورة.

1. افتح عرض السعر واضغط قائمة ثلاث النقاط.
2. اضغط تحويل إلى فاتورة.
3. اقرأ نافذة تحويل إلى فاتورة؟ واضغط تحويل إلى فاتورة للمتابعة، أو إلغاء.

ينسخ التطبيق كل بند، والخصم، والملاحظات، وشروط الدفع، والقالب، والنظام اللوني، والعملة، وسعر الصرف إلى فاتورة جديدة. تلك الفاتورة مسودة، صادرة اليوم بتاريخ استحقاق بعد 30 يوماً، ورقمها يأتي من سلسلة الفواتير الافتراضية لديك، وليس من سلسلة عروض الأسعار أبداً. تصبح شارة عرض السعر مُحوَّل وتختفي كتلة التحويل من قائمته، لذا لا يمكن فوترة عرض السعر نفسه مرتين. تصل إلى الفاتورة الجديدة، حيث يمكنك تعديلها مثل أي مسودة أخرى قبل وضع علامة عليها كمُرسلة.

كيفية تحويل بعض البنود فقط

يريد آل بيرغستروم تسليم الطاولة قبل انتهاء الكراسي والمقعد الطويل. يفوتر مارتن الطاولة والتوصيل الآن.

1. افتح عرض السعر EST-0038 واضغط قائمة ثلاث النقاط.
2. اضغط تحويل جزء إلى فاتورة….
3. في شاشة اختر بنوداً للتحويل، ألغِ تحديد البنود التي ستنتظر. يبدأ كل بند محدداً عند أول تحويل.
4. تحقق من العداد والإجمالي الجاري في الرأس، 2 / 4 و4380.00 دولار هنا.
5. اضغط تحويل إلى فاتورة في الزاوية العلوية اليمنى. الزر معطل باللون الرمادي عندما لا يكون شيء محدداً.

تعيدك الشاشة إلى عرض السعر، مميزاً الآن بشارة مُحوَّل جزئياً، وتنتظر الفاتورة المسودة الجديدة في تبويب الفواتير. على عكس التحويل الكامل، لا يفتح التطبيق الفاتورة لك.

بعد أسابيع تصبح المقاعد جاهزة. يقرأ عنصر القائمة الآن تحويل المتبقي… بدلاً من تحويل جزء إلى فاتورة…، وتعرف شاشة التحديد بالفعل ما تمت فوترته.

1. افتح عرض السعر المُحوَّل جزئياً واضغط قائمة ثلاث النقاط.
2. اضغط تحويل المتبقي….
3. تأكد أن البنود المفوترة بالفعل مشطوبة وموسومة محوَّل بالفعل، وأن البنود المتبقية محددة مسبقاً.
4. اضغط تحويل إلى فاتورة.

إذا حددت هذه الجولة الثانية كل بند متبقٍ، تتغير شارة عرض السعر إلى مُحوَّل وتغادر كتلة التحويل القائمة. إذا تركت شيئاً غير محدد مجدداً، يبقى مُحوَّل جزئياً ويمكنك العودة مرة ثالثة.

الترقيم حسب نوع المستند

تُحسب الفواتير وعروض الأسعار بشكل منفصل. في الإعدادات، الملف التجاري، يسرد قسم سلاسل الفواتير سلاسل من نوعين، الفواتير وعروض الأسعار، كل منها بـ اسم السلسلة، وقالب الرقم، والرقم التالي، وعدد الأرقام، وسياسة إعادة تعيين العداد (أبداً، كل سنة، كل شهر أو كل ربع سنة). يحصل ملف جديد على سلسلة واحدة من كل نوع: سلسلة فواتير ببادئة INV وسلسلة عروض أسعار ببادئة EST، وكلاهما تستخدم القالب {prefix}-{SEQ:0000}، لذا فإن المستندات الأولى هي INV-0001 وEST-0001. أعاد مارتن تسمية سلسلته إلى HO-{YYYY}-0000 للفواتير واحتفظ بـ EST-0000 لعروض الأسعار.

يقبل قالب الرقم الرموز {prefix}، و{YYYY}، و{YY}، و{MM}، و{DD}، و{Q}، و{WW}، و{SEQ} أو {SEQ:0000}، و{client}، و{currency}، و{kind} و{kind:short} (التي تطبع INV أو EST)، من بين أخرى. يجب أن تكون الأرقام فريدة داخل الملف التجاري؛ إذا تجاوزت رقماً يدوياً وتعارض، ينتقل المحرر إلى الرقم الحر التالي عند الحفظ.

كيف يبدو ملف PDF لعرض السعر

اضغط معاينة PDF في تفاصيل عرض السعر لعرضه. يقرأ شريط عنوان المعاينة عرض سعر EST-0038، ويقول شريط الإشعارات بعد الإرسال إنه تم وضع علامة على عرض السعر كمُرسل. يستخدم المستند نفسه أياً من القوالب الاثني عشر والأنظمة اللونية التي اخترتها في المحرر، بالرأس ونفس جدول البنود والإجماليات والملاحظات وشروط الدفع كما تطبعها الفاتورة.

الفارق الوحيد الخاص بعروض الأسعار في ملف PDF هو أن سطر خصم الدفع المبكر، الذي قد يظهر أسفل إجمالي فاتورة غير مدفوعة، لا يُطبع أبداً على عرض سعر.

القواعد والتفاصيل

• تُخزَّن عروض الأسعار والفواتير كنوع سجل واحد بنوع مستند مختلف. أي شيء يعمل على تفاصيل الفاتورة، مثل التثبيت، وسجل التعديلات، وتوقيع العميل، وعرض كعميل أو المشاركة، يعمل أيضاً على عرض السعر.
• تحويل إلى فاتورة، وتحويل جزء إلى فاتورة…، وتحويل المتبقي…، وإنشاء عرض سعر فرعي، وتكرار، والبريد الإلكتروني للعميل، وتوقيع العميل، ومشاركة كصفحة ويب، وقلم التعديل ميزات Pro. دون اشتراك نشط أو تجربة، تفتح شاشة الترقية. وضع علامة كمقبول، ووضع علامة كمرفوض، وتغييرات الحالة الأخرى، ومعاينة PDF وحذف مجانية.
• التحويل مسموح من أي حالة عدا مُحوَّل: تظهر عناصر التحويل على عروض الأسعار المسودة، والمُرسَلة، والمقبولة، والمرفوضة، والملغاة.
• ينسخ التحويل الكامل الخصم بالضبط. لا يستطيع التحويل الجزئي ذلك، لذا يخزّن مبلغ خصم بالتناسب بدلاً من ذلك: نسبة خصم عرض السعر مطبقة على المجموع الفرعي المحدد، مع تقليل الضريبة بالنسبة نفسها وتقريبها إلى السنت. تُظهر الفاتورة الناتجة مبلغ خصم ثابتاً بدلاً من نسبة مئوية.
• الفاتورة المُحوَّلة دائماً مسودة صادرة اليوم ومستحقة بعد 30 يوماً، أياً كانت تواريخ عرض السعر. غيّر التواريخ في المحرر إذا كانت شروطك مختلفة.
• يحتفظ عرض السعر بجميع بنوده بعد التحويل الجزئي. علامة “محوَّل بالفعل” مطابقة اجتهادية على الوصف والسعر الوحدوي والكمية مقابل الفواتير المتفرعة من ذلك عرض السعر؛ يُوسَم كلا البندين المتطابقين بمجرد فوترة أحدهما، ويمكنك دائماً تحديد سطر مشطوب مجدداً.
• تحويل عرض سعر يخص مشروعاً يحدّث إجماليات ذلك المشروع.
• لا يوجد رابط مرئي على الفاتورة يعود إلى عرض سعرها، ولا رابط على عرض سعر فرعي إلى أصله؛ استخدم الملاحظات أو رقم الفاتورة لتتبع ذلك.
• تعرض وضع علامة كمُرسلة، والرجوع إلى مسودة، وإلغاء عرض السعر، وإعادة التفعيل كل منها تأكيداً بصياغة خاصة بعروض الأسعار. وضع علامة كمقبول ووضع علامة كمرفوض لا يفعلان ذلك.
• حذف عرض سعر يطلب تأكيداً تحت عنوان حذف عرض السعر ولا يمس أي فاتورة أُنشئت منه بالفعل.
• لا تُظهر عروض الأسعار أبداً بطاقة المدفوعات أو خيارات الرسوم المتأخرة، ولا تُحسب كإيرادات في التحليلات حتى تُحوَّل.

نصائح

أدلة ذات صلة

• محرر الفاتورة
• حالات الفاتورة والقائمة والسجل
• معاينة PDF والمشاركة ومحرر PDF