دليل المستخدم

حالات الفاتورة، قائمة المستندات وسجل التغييرات

اقرأ قائمة المستندات بلمحة، وانقل الفواتير بين مسودة ومُرسلة ومدفوعة وملغاة، واعمل على عدة فواتير دفعة واحدة، وتتبّع كل تعديل في سجل التغييرات.

آخر تحديث: 2026-09-09

بمجرد أن يصبح لديك أكثر من عدد قليل من الفواتير، لم يعد السؤال “كيف أنشئ واحدة” بل “أي منها لا يزال يحتاج إلى اهتمامي”. يجيب تبويب المستندات (Documents) على ذلك بشارة حالة على كل صف، وشرائح حالة سريعة، وحقل بحث، ونطاق تاريخ، وورقة مرشحات أدق. من هناك تنقل كل فاتورة عبر مراحل حياتها: تبدأ كمسودة، وتصبح مُرسلة، وتنتهي مدفوعة أو ملغاة، مع ظهور علامة متأخرة على طول الطريق كلما تجاوزت فاتورة مُرسلة تاريخ استحقاقها. كل ما يلي موضّح بشركة Cedar Ridge Landscaping، شركة عشب وري بطاقمين في بويزي، أيداهو، تفوتر نحو خمس عشرة مهمة شهريًا بالدولار الأمريكي.

ما تراه على الشاشة

المس المستندات (Documents) في شريط التنقل السفلي. تحتوي الشاشة على ثلاث طبقات من عناصر التحكم فوق القائمة. في أعلى يمين شريط التطبيق أربع أيقونات: عدسة مكبرة للبحث، تقويم لنطاق تاريخ، قمع بعنوان تصفية المستندات (Filter documents) (يظهر عليه عداد أحمر صغير عندما يكون أي مرشح متقدم نشطًا)، وأيقونة صندوق تفتح الأرشيف (Archive). تحت شريط التطبيق يوجد عنصر تحكم مقسّم يبدّل بين الفواتير (Invoices)، وعروض الأسعار (Estimates)، والعقود (Contracts)؛ يبقى هذا الدليل ضمن قسم الفواتير. تحته صف من شرائح الحالة: الكل (All)، مسودة (Draft)، مُرسلة (Sent)، مدفوعة (Paid) ومتأخرة (Overdue).

يعرض كل صف أيقونة إيصال بلون الحالة، ورقم الفاتورة، وشارة ملوّنة، واسم العميل مع تاريخ الإصدار، والإجمالي بخط عريض على اليمين. المسودات رمادية، والفواتير المُرسلة زرقاء، والمدفوعة خضراء، والمتأخرة حمراء، والملغاة رمادي أغمق. يمكن أن تظهر زينتان إضافيتان. دبوس صغير قبل الرقم يميز فاتورة قمت بتثبيتها في القائمة؛ تجلس الصفوف المثبتة دائمًا في أعلى عرض الكل. عندما يُستلم مال مقابل فاتورة لم تُدفع بالكامل بعد، يظهر شريط تقدم رفيع بنسبة مئوية تحت اسم العميل، ويُطبع المبلغ المتبقي بالأحمر تحت الإجمالي، مثلًا $720.00 due.

تُرتَّب القائمة حسب تاريخ الإنشاء، الأحدث أولًا، ولا توجد قائمة فرز منفصلة. التثبيت هو الطريقة الوحيدة لفرض ترتيبك الخاص، ويعمل فقط ضمن شريحة الكل؛ تعرض شرائح الحالة الترتيب الزمني البسيط.

لمس صف يفتح شاشة تفاصيل الفاتورة. يعرض شريط تطبيقها الرقم، وشارة معدَّل (Edited) عندما يكون للفاتورة سجل تغييرات، وقلم رصاص (للمسودات) أو أيقونة عين بعنوان عرض التفاصيل (View details) (لكل الحالات الأخرى)، وقائمة النقاط الثلاث. تلك القائمة هي المكان الذي يعيش فيه كل انتقال بين الحالات. يكرر الجسم الشارة والإجمالي في بطاقة رأس، ثم يعرض العميل، والبنود، والإجماليات، والملاحظات، وشروط الدفع، وبالنسبة للفواتير المُرسلة، بطاقة المدفوعات (Payments). يمتد زر معاينة PDF (Preview PDF) عبر الأسفل.

كيفية إيجاد فاتورة بالشرائح والبحث والتواريخ والمرشحات

تتكدس عناصر التحكم فوق بعضها، فيمكنك تضييق قائمة طويلة ببضع لمسات. ابدأ بالأداة الأوسع وأضف المزيد فقط عند الحاجة.

1. المس شريحة حالة مثل متأخرة (Overdue). تُسقط القائمة فورًا كل صف لا يطابق؛ المس الكل (All) لإعادتها.
2. المس العدسة المكبرة، ثم اكتب جزءًا من رقم أو اسم عميل أو ملاحظة، مثلًا maple. المطابقة غير حساسة لحالة الأحرف وتُحدَّث أثناء الكتابة. يُغلق سهم الرجوع الحقل ويمسح البحث.
3. المس أيقونة التقويم (تصفية حسب التاريخ (Filter by date)) واختر يومَي بداية ونهاية؛ أكّد بـعرض الكل (View All). يظهر شريط بالنطاق فوق القائمة؛ الصليب على الشريط يزيله. يُقارَن النطاق بتاريخ الإصدار، لا بتاريخ الاستحقاق.
4. المس القمع (تصفية المستندات (Filter documents)). اختر العميل (Client)، والعملة (Currency)، ومبلغ Min وMax، وأيًا من المفاتيح: تتضمن رسوم تأخير (Has late fee)، ومرتبطة بمشروع (Linked to project)، ومدفوعة جزئيًا (Partially paid)، وتتضمن خصمًا (Has discount).
5. وسّع مرشحات إضافية (Additional filters) لـحالة رسوم التأخير (Late-fee status)، والمتأخرة فقط (Overdue only)، وتتضمن ضريبة (Has tax)، وتتضمن مرفقات (Has attachments)، وتتضمن توقيعًا (Has signature)، وتتضمن ملاحظات (Has notes)، ومن جدول متكرر (From a recurring schedule) ومثبتة (Pinned).
6. المس تطبيق (Apply). تحمل أيقونة القمع الآن عدادًا بعدد المعايير النشطة؛ افتح الورقة مجددًا والمس إعادة تعيين (Reset) لمسحها جميعًا.

أيًا كان المزيج الذي تستخدمه، لا تتضمن النتيجة في قسم الفواتير أبدًا عروض الأسعار أو الفواتير المؤرشفة؛ فلها أماكنها الخاصة. إذا لم يتطابق شيء، تعرض القائمة لا توجد نتائج (No results) بدلًا من نص الحالة الفارغة المعتاد.

كيفية نقل فاتورة عبر حالاتها

ترسل Cedar Ridge فاتورة صيانة أغسطس إلى Maple Grove HOA، وتنتظر، وفي النهاية تستلم تحويلًا بنكيًا. إليك كيف تتبع حالة الفاتورة الواقع الفعلي. تحدث كل خطوة من قائمة النقاط الثلاث في شاشة تفاصيل الفاتورة، وتطلب كل خطوة تأكيدًا.

1. افتح المسودة والمس قائمة النقاط الثلاث، ثم وضع علامة كمُرسلة (Mark as Sent). اقرأ مربع حوار تغيير الحالة؟ (Change status?) والمس تغيير (Change). تتحول الشارة إلى الأزرق. تصبح أيقونة القلم الرصاص في شريط التطبيق عينًا، لأن الفاتورة المُرسلة تُفتح للقراءة فقط افتراضيًا.
2. عندما يدفع العميل بالكامل، افتح القائمة نفسها والمس وضع علامة كمدفوعة (Mark as paid)، ثم تغيير (Change). تُلغى التذكيرات المجدولة لهذه الفاتورة، وتُحدَّث إجماليات المشروع إذا كانت الفاتورة تخص مشروعًا، وإذا كانت هناك رسوم تأخير معلّقة تُسأل عمّا تفعله بها.
3. إذا دفع العميل على دفعات، لا تضع عليها علامة مدفوعة يدويًا. استخدم تسجيل (Record) على بطاقة المدفوعات (Payments) بدلًا من ذلك؛ يقلب التطبيق الحالة إلى مدفوعة تلقائيًا عندما يصل الرصيد إلى صفر.
4. إذا وضعت علامة على الفاتورة الخطأ، اختر وضع علامة غير مدفوعة (Mark as unpaid) على فاتورة مدفوعة (تعود إلى مُرسلة) أو إرجاع إلى مسودة (Revert to draft) على فاتورة مُرسلة (يعود التعديل الكامل، وتتوقف التذكيرات).
5. إذا سقطت المهمة، اختر إلغاء الفاتورة (Cancel Invoice). تحتفظ الفاتورة برقمها وتبقى في القائمة بشارة رمادية ملغاة؛ إعادة تفعيل (Reactivate) لاحقًا تعيدها كمسودة.

تعرض القائمة فقط الانتقالات المنطقية للحالة الحالية. تعرض المسودة وضع علامة كمُرسلة؛ وتعرض الفاتورة المُرسلة أو المتأخرة وضع علامة كمدفوعة وإرجاع إلى مسودة؛ وتعرض المدفوعة وضع علامة غير مدفوعة؛ وتعرض الملغاة إعادة تفعيل؛ وإلغاء الفاتورة متاح على أي شيء ليس ملغى بالفعل.

متأخرة ليست حالة تضبطها. تُعرض الفاتورة كمتأخرة عندما تكون في حالة مُرسلة وتاريخ استحقاقها أقدم من اليوم. في اللحظة التي تضع فيها علامة عليها كمدفوعة، أو تعدّل تاريخ الاستحقاق إلى المستقبل، تختفي الشارة الحمراء. وهذا أيضًا سبب توافق شريحة متأخرة ومرشح المتأخرة فقط دائمًا مع لوحة التحكم.

كيفية العمل على عدة فواتير دفعة واحدة

في نهاية الشهر، تتابع Cedar Ridge ثلاث فواتير متأخرة، وبمجرد وصول المال، تريد إغلاقها معًا. يحوّل وضع التحديد القائمة إلى قائمة تدقيق.

1. اضغط ضغطًا مطوّلًا على أي صف. تظهر ورقة بعنوان رقم الفاتورة؛ المس تحديد متعدد (Select multiple).
2. المس صفوفًا أخرى لإضافتها أو إزالتها. تُلوَّن الصفوف المحددة ويتغير شريط التطبيق إلى 3 selected بصليب على اليسار.
3. المس أيقونة علامة الصح (وضع علامة كمدفوعة (Mark as paid)) لضبط كل فاتورة محددة كمدفوعة، أو أيقونة الصندوق (الأرشيف (Archive)) لنقلها إلى الأرشيف، أو سلة المهملات (حذف (Delete)) لإزالتها.
4. يسأل الحذف حذف 3 فاتورة (فواتير)؟ (Delete 3 invoice(s)?) ويحذّر من أنه لا يمكن التراجع عنه؛ يعمل الإجراءان الآخران فورًا ويعرضان تأكيدًا قصيرًا مثل 3 marked as paid.
5. المس الصليب، أو اضغط زر الرجوع في الجهاز، للخروج من وضع التحديد دون فعل شيء.

تحمل ورقة الضغط المطوّل أيضًا تثبيت في القائمة (Pin to list) / إلغاء التثبيت من القائمة (Unpin from list) وتثبيت في لوحة التحكم (Pin to dashboard) / إلغاء التثبيت من لوحة التحكم (Unpin from dashboard)، فالتثبيت لا يتطلب فتح الفاتورة. سحب صف من اليمين إلى اليسار اختصار لأرشفة فاتورة واحدة؛ تظهر خلفية برتقالية ويسألك مربع حوار نقل إلى الأرشيف؟ (Move to archive?) التأكيد.

كيفية قراءة سجل التغييرات واستخدام الأرشيف

تحمل كل فاتورة سجلها الخاص. افتح شاشة التفاصيل والمس شارة معدَّل (Edited) بجانب الرقم، أو اختر سجل التغييرات (Change log) من القائمة.

1. اقرأ الإدخالات من الأعلى إلى الأسفل؛ فهي بترتيب زمني. أيقونة كتاب تُميّز النسخة الأصلية (Original version)، وقلم رصاص يُميّز كل حفظ في المحرر بسطر مثل Changed: Subtotal, Total, items، وأيقونات رسوم التأخير تُميّز أحداثًا مثل Late fee accrued أو Late fee added to invoice مع المبلغ.
2. المس إدخالًا لتوسيعه. تشاهد الرقم والحالة والمجموع الفرعي والضريبة والإجمالي وعدد البنود والملاحظات كما كانت في تلك اللحظة.
3. المس عرض ملف PDF الأصلي (View original PDF) أو عرض ملف PDF لهذه النسخة (View PDF of this version) لعرض المستند تمامًا كما كانت ستُطبع تلك النسخة.

الأرشيف مخصص للفواتير التي انتهيت منها لكنك لا تريد حذفها. المس أيقونة الصندوق في شريط تطبيق المستندات لفتح الأرشيف (Archive)؛ يدرج تبويب المستندات (Documents) الفواتير المؤرشفة بتاريخ إصدارها وإجماليها، الأحدث أرشفة أولًا.

1. المس النقاط الثلاث على صف.
2. اختر استعادة (Restore) لإعادتها إلى قائمة المستندات دون تغيير، مؤكَّدة برسالة CR-2026-031 restored.
3. أو اختر حذف نهائي (Delete permanently). يجب أن تؤكد مرتين: حذف نهائي؟ (Delete permanently?) ثم هل أنت متأكد؟ (Are you sure?) مع نعم، احذف (Yes, delete).

القواعد والتفاصيل

• تغيير الحالة من القائمة يكتب الحالة الجديدة ووقت التعديل فقط. لا يملأ حقلي تاريخ الإرسال أو الدفع؛ يُضبط تاريخ الدفع فقط عندما تُغلق دفعة مسجّلة الرصيد.
• وضع علامة كمدفوعة الجماعي يغيّر الحالة فقط. لا يُنشئ صف دفعة، لذا يبقى المبلغ المدفوع كما كان ولا يُظهر سجل حسابات العميل دفعة. سجّل الدفعة في شاشة التفاصيل عندما تحتاج سجلًا دقيقًا.
• تسجيل المدفوعات هو الطريق الأكثر أمانًا نحو مدفوعة: يجمع التطبيق المدفوعات بعملة الفاتورة، ويضبط الحالة على مدفوعة عندما يصل المبلغ المتبقي إلى سنت واحد أو أقل، ويعيدها إلى مُرسلة إذا حذفت لاحقًا دفعة تعيد فتح رصيد.
• يمكن أن يؤدي وضع علامة على فاتورة كمدفوعة إلى تشغيل سياستين تلقائيتين من ملف النشاط: إسقاط رسوم تأخير لا تزال معلّقة، ومنح خصم دفع مبكر إذا وقع الدفع ضمن نافذة العرض.
• يسجّل سجل التغييرات حفظات المحرر وإجراءات رسوم التأخير. لا تُكتب تغييرات الحالة من القائمة فيه، رغم أن تأكيد الانتقال من مسودة إلى مُرسلة يذكر السجل؛ يُنشئ فقط أول حفظ في المحرر بعد الإرسال إدخال النسخة الأصلية.
• الأرشفة علامة. تغادر الفواتير المؤرشفة قائمة المستندات ولوحة التحكم وشاشات العملاء، لكن أرقامها تبقى محجوزة، لذا لا يمكنك إعادة استخدام رقم بأرشفة الفاتورة القديمة.
• حذف فاتورة يزيل بنودها ومدفوعاتها ولقطاتها وأحداث رسوم تأخيرها، ويفصل إدخالات الوقت والمصاريف المرتبطة، ويحذف الصور المرفقة، ويعيد المخزون أولًا إذا كانت أتمتة المخزون مفعّلة. لا يوجد تراجع.
• يغطي البحث رقم الفاتورة واسم العميل وحقل الملاحظات. لا يبحث في أوصاف البنود.
• تُطبَّق المرشحات المتقدمة فوق الشريحة ونطاق التاريخ والبحث، وتختبر فقط الحقول المخزَّنة على الفاتورة نفسها، لذا هي فورية حتى مع مئات الصفوف.
• تأتي الصفوف المثبتة أولًا فقط ضمن الكل. ضمن مسودة أو مُرسلة أو مدفوعة أو متأخرة، تُعرض أيقونة الدبوس لكن الترتيب زمني.
• تعمل تغييرات الحالة، والتثبيت، والأرشفة، والاستعادة، والحذف، وتسجيل المدفوعات في النسخة المجانية. إنشاء مستند جديد، والتعديل، والتكرار، والمراسلة، وتوقيع العميل، والمشاركة عبر الويب، وإضافة رسوم تأخير يدوية هي ميزات Pro.

نصائح

أدلة ذات صلة

• المدفوعات والمبلغ المستحق - تسجيل المدفوعات الجزئية وكيف يصل الرصيد إلى مدفوعة.
• رسوم التأخير - ماذا تعني بطاقة رسوم التأخير وأحداث سجل التغييرات على فاتورة متأخرة.
• محرر الفاتورة - إنشاء المسودة التي تبدأ دورة الحياة هذه بأكملها.