คู่มือผู้ใช้

สถานะใบแจ้งหนี้ รายการเอกสาร และประวัติการเปลี่ยนแปลง

อ่านรายการ Documents ได้อย่างรวดเร็ว ย้ายใบแจ้งหนี้ระหว่างสถานะฉบับร่าง ส่งแล้ว ชำระแล้ว และยกเลิก ทำงานหลายรายการพร้อมกัน และตรวจสอบทุกการแก้ไขในประวัติการเปลี่ยนแปลง

อัปเดตเมื่อ: 2026-09-09

เมื่อคุณมีใบแจ้งหนี้มากกว่าไม่กี่ใบ คำถามจะไม่ใช่ “จะสร้างอย่างไร” อีกต่อไป แต่เป็น “ใบไหนที่ยังต้องให้ความสนใจ” แท็บ Documents ตอบคำถามนี้ด้วยป้ายสถานะบนทุกแถว ชิปสถานะแบบด่วน ช่องค้นหา ช่วงวันที่ และแผ่นตัวกรองที่ละเอียดขึ้น จากตรงนั้นคุณจะย้ายใบแจ้งหนี้แต่ละใบผ่านวงจรชีวิตของมัน: เริ่มเป็นฉบับร่าง กลายเป็นส่งแล้ว และจบลงที่ชำระแล้วหรือยกเลิก โดยสถานะเกินกำหนดจะแสดงขึ้นระหว่างทางเมื่อใบแจ้งหนี้ที่ส่งแล้วเลยวันครบกำหนด ตัวอย่างทั้งหมดด้านล่างใช้ Cedar Ridge Landscaping บริษัทจัดสวนและระบบชลประทานสองทีมในเมืองบอยซี รัฐไอดาโฮ ที่ออกใบแจ้งหนี้ประมาณสิบห้างานต่อเดือนเป็นดอลลาร์สหรัฐ

สิ่งที่คุณเห็นบนหน้าจอ

แตะ Documents ในเมนูนำทางด้านล่าง หน้าจอมีตัวควบคุมสามชั้นเหนือรายการ ที่มุมขวาบนของแถบแอปมีไอคอนสี่แบบ: แว่นขยายสำหรับค้นหา ปฏิทินสำหรับช่วงวันที่ กรวยที่มีป้าย กรองเอกสาร (Filter documents) (จะมีตัวนับสีแดงเล็ก ๆ ปรากฏขึ้นเมื่อมีตัวกรองขั้นสูงใช้งานอยู่) และไอคอนกล่องที่เปิด คลังเก็บ (Archive) ใต้แถบแอปมีตัวเลือกแบบแบ่งส่วนสลับระหว่าง ใบแจ้งหนี้ (Invoices) ใบเสนอราคา (Estimates) และ สัญญา (Contracts) คู่มือนี้จะอยู่ที่ส่วน Invoices ใต้นั้นเป็นแถวชิปสถานะ: ทั้งหมด (All) ฉบับร่าง (Draft) ส่งแล้ว (Sent) ชำระแล้ว (Paid) และ เกินกำหนด (Overdue)

แต่ละแถวแสดงไอคอนใบเสร็จที่มีสีตามสถานะ เลขที่ใบแจ้งหนี้ ป้ายสี ชื่อลูกค้าพร้อมวันที่ออก และยอดรวมตัวหนาทางขวา ฉบับร่างเป็นสีเทา ใบแจ้งหนี้ที่ส่งแล้วเป็นสีน้ำเงิน ที่ชำระแล้วเป็นสีเขียว เกินกำหนดเป็นสีแดง และยกเลิกเป็นสีเทาเข้ม มีการตกแต่งเพิ่มเติมสองแบบที่อาจปรากฏขึ้น หมุดเล็ก ๆ หน้าหมายเลขบ่งชี้ใบแจ้งหนี้ที่คุณปักหมุดไว้ในรายการ แถวที่ปักหมุดจะอยู่บนสุดของมุมมอง All เสมอ เมื่อมีการรับเงินบางส่วนกับใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ชำระเต็มจำนวน แถบความคืบหน้าบาง ๆ พร้อมเปอร์เซ็นต์จะปรากฏใต้ชื่อลูกค้า และยอดคงเหลือจะพิมพ์เป็นสีแดงใต้ยอดรวม เช่น $720.00 due

รายการเรียงตามวันที่สร้าง ล่าสุดก่อน และไม่มีเมนูจัดเรียงแยกต่างหาก การปักหมุดเป็นวิธีเดียวที่จะบังคับลำดับของคุณเอง และใช้ได้เฉพาะบนชิป All เท่านั้น ชิปสถานะจะแสดงตามลำดับเวลาปกติ

การแตะแถวจะเปิดหน้าจอรายละเอียดใบแจ้งหนี้ แถบแอปของหน้านั้นจะแสดงเลขที่ ป้าย แก้ไขแล้ว (Edited) เมื่อใบแจ้งหนี้มีประวัติการเปลี่ยนแปลง ดินสอ (สำหรับฉบับร่าง) หรือไอคอนตา ป้าย ดูรายละเอียด (View details) (สถานะอื่นทั้งหมด) และเมนูจุดสามจุด เมนูนั้นคือที่ที่การเปลี่ยนสถานะทุกแบบเกิดขึ้น เนื้อหาจะแสดงป้ายและยอดรวมซ้ำในการ์ดส่วนหัว จากนั้นแสดงลูกค้า รายการ ยอดรวม หมายเหตุ เงื่อนไขการชำระเงิน และสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ส่งแล้ว การ์ด การชำระเงิน (Payments) ปุ่ม แสดงตัวอย่าง PDF (Preview PDF) จะอยู่เต็มความกว้างด้านล่าง

วิธีค้นหาใบแจ้งหนี้ด้วยชิป การค้นหา วันที่ และตัวกรอง

ตัวควบคุมเหล่านี้ซ้อนกันอยู่ ดังนั้นคุณสามารถจำกัดรายการยาว ๆ ได้ในไม่กี่ครั้งแตะ เริ่มจากเครื่องมือที่กว้างที่สุดและเพิ่มเครื่องมืออื่นเฉพาะเมื่อจำเป็น

1. แตะชิปสถานะ เช่น เกินกำหนด (Overdue) รายการจะตัดแถวที่ไม่ตรงออกทันที แตะ ทั้งหมด (All) เพื่อนำกลับมา
2. แตะแว่นขยาย แล้วพิมพ์บางส่วนของเลขที่ ชื่อลูกค้า หรือหมายเหตุ เช่น maple การจับคู่ไม่สนใจตัวพิมพ์ใหญ่เล็กและอัปเดตขณะพิมพ์ ลูกศรย้อนกลับจะปิดช่องและล้างการค้นหา
3. แตะไอคอนปฏิทิน (กรองตามวันที่ (Filter by date)) แล้วเลือกวันเริ่มต้นและสิ้นสุด ยืนยันด้วย ดูทั้งหมด (View All) แบนเนอร์ที่แสดงช่วงวันที่จะปรากฏเหนือรายการ กากบาทบนแบนเนอร์จะลบมันออก ช่วงนี้เปรียบเทียบกับวันที่ออก ไม่ใช่วันครบกำหนด
4. แตะกรวย (กรองเอกสาร (Filter documents)) เลือก ลูกค้า (Client) สกุลเงิน (Currency) จำนวนเงิน ต่ำสุด (Min) และ สูงสุด (Max) และสวิตช์ใด ๆ: มีค่าปรับล่าช้า (Has late fee) เชื่อมกับโครงการ (Linked to project) ชำระบางส่วน (Partially paid) มีส่วนลด (Has discount)
5. ขยาย ตัวกรองเพิ่มเติม (Additional filters) สำหรับ สถานะค่าปรับล่าช้า (Late-fee status) เฉพาะที่เกินกำหนด (Overdue only) มีภาษี (Has tax) มีไฟล์แนบ (Has attachments) มีลายเซ็น (Has signature) มีหมายเหตุ (Has notes) จากตารางเวลาอัตโนมัติ (From a recurring schedule) และ ปักหมุด (Pinned)
6. แตะ ใช้ (Apply) ไอคอนกรวยจะแสดงตัวนับจำนวนเงื่อนไขที่ใช้งานอยู่ เปิดแผ่นตัวเลือกอีกครั้งแล้วแตะ รีเซ็ต (Reset) เพื่อล้างทั้งหมด

ไม่ว่าคุณจะใช้ตัวกรองแบบใดรวมกัน ผลลัพธ์ในส่วน Invoices จะไม่รวมใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้ที่เก็บเข้าคลังแล้ว เพราะสิ่งเหล่านั้นมีที่ของตัวเอง หากไม่มีข้อมูลตรงกัน รายการจะแสดง ไม่มีผลลัพธ์ (No results) แทนข้อความสถานะว่างปกติ

วิธีย้ายใบแจ้งหนี้ผ่านสถานะต่าง ๆ

Cedar Ridge ส่งใบแจ้งหนี้บำรุงรักษาเดือนสิงหาคมให้ Maple Grove HOA รอ และในที่สุดก็ได้รับเงินโอนธนาคาร นี่คือวิธีที่สถานะของใบแจ้งหนี้ติดตามสิ่งที่เกิดขึ้นจริง ทุกขั้นตอนทำผ่านเมนูจุดสามจุดบนหน้าจอรายละเอียดใบแจ้งหนี้ และทุกขั้นตอนจะขอให้คุณยืนยัน

1. เปิดฉบับร่างแล้วแตะเมนูจุดสามจุด จากนั้นแตะ ทำเครื่องหมายว่าส่งแล้ว (Mark as Sent) อ่านกล่องโต้ตอบ เปลี่ยนสถานะ? (Change status?) แล้วแตะ เปลี่ยน (Change) ป้ายจะเปลี่ยนเป็นสีน้ำเงิน ไอคอนดินสอบนแถบแอปจะกลายเป็นตา เพราะใบแจ้งหนี้ที่ส่งแล้วจะเปิดในโหมดดูอย่างเดียวตามค่าเริ่มต้น
2. เมื่อลูกค้าชำระเต็มจำนวนแล้ว เปิดเมนูเดิมแล้วแตะ ทำเครื่องหมายว่าชำระแล้ว (Mark as paid) จากนั้น เปลี่ยน (Change) การแจ้งเตือนที่ตั้งไว้สำหรับใบแจ้งหนี้นี้จะถูกยกเลิก ยอดรวมของโครงการจะรีเฟรชหากใบแจ้งหนี้อยู่ในโครงการ และหากมีค่าปรับล่าช้าที่รอดำเนินการอยู่ คุณจะถูกถามว่าต้องการทำอย่างไร
3. หากลูกค้าชำระเป็นส่วน ๆ อย่าทำเครื่องหมายว่าชำระแล้วด้วยตนเอง ให้ใช้ บันทึก (Record) บนการ์ด การชำระเงิน (Payments) แทน แอปจะเปลี่ยนสถานะเป็นชำระแล้วเองเมื่อยอดคงเหลือถึงศูนย์
4. หากคุณทำเครื่องหมายผิดใบแจ้งหนี้ ให้เลือก ทำเครื่องหมายว่ายังไม่ชำระ (Mark as unpaid) บนใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้ว (จะกลับเป็นสถานะส่งแล้ว) หรือ ย้อนกลับเป็นฉบับร่าง (Revert to draft) บนใบแจ้งหนี้ที่ส่งแล้ว (การแก้ไขแบบเต็มจะกลับมาและการแจ้งเตือนจะหยุด)
5. หากงานล้มเหลว ให้เลือก ยกเลิกใบแจ้งหนี้ (Cancel Invoice) ใบแจ้งหนี้จะคงเลขที่ไว้และยังอยู่ในรายการพร้อมป้ายสีเทา Cancelled เปิดใช้งานใหม่ (Reactivate) ในภายหลังจะนำกลับมาเป็นฉบับร่าง

เมนูจะแสดงเฉพาะการเปลี่ยนสถานะที่สมเหตุสมผลสำหรับสถานะปัจจุบันเท่านั้น ฉบับร่างจะเสนอ ทำเครื่องหมายว่าส่งแล้ว (Mark as Sent) ใบแจ้งหนี้ที่ส่งแล้วหรือเกินกำหนดจะเสนอ ทำเครื่องหมายว่าชำระแล้ว (Mark as paid) และ ย้อนกลับเป็นฉบับร่าง (Revert to draft) ใบที่ชำระแล้วจะเสนอ ทำเครื่องหมายว่ายังไม่ชำระ (Mark as unpaid) ใบที่ยกเลิกจะเสนอ เปิดใช้งานใหม่ (Reactivate) และ ยกเลิกใบแจ้งหนี้ (Cancel Invoice) จะใช้ได้กับทุกสถานะที่ยังไม่ถูกยกเลิก

เกินกำหนดไม่ใช่สถานะที่คุณตั้งเอง ใบแจ้งหนี้จะแสดงเป็นเกินกำหนดเมื่ออยู่ในสถานะส่งแล้วและวันครบกำหนดผ่านไปแล้วเมื่อเทียบกับวันนี้ ทันทีที่คุณทำเครื่องหมายว่าชำระแล้ว หรือแก้ไขวันครบกำหนดให้เป็นอนาคต ป้ายสีแดงจะหายไป นี่เป็นเหตุผลที่ชิป เกินกำหนด (Overdue) และตัวกรอง เฉพาะที่เกินกำหนด (Overdue only) จะตรงกับแดชบอร์ดเสมอ

วิธีดำเนินการกับใบแจ้งหนี้หลายรายการพร้อมกัน

ปลายเดือน Cedar Ridge จะติดตามใบแจ้งหนี้เกินกำหนดสามใบ และเมื่อเงินเข้ามาแล้วต้องการปิดบัญชีพร้อมกัน โหมดเลือกจะเปลี่ยนรายการให้เป็นเช็คลิสต์

1. กดค้างที่แถวใดก็ได้ แผ่นตัวเลือกที่มีชื่อใบแจ้งหนี้จะปรากฏขึ้น แตะ เลือกหลายรายการ (Select multiple)
2. แตะแถวอื่น ๆ เพื่อเพิ่มหรือลบออก แถวที่ทำเครื่องหมายจะมีสี และแถบแอปจะเปลี่ยนเป็น เลือกแล้ว 3 รายการ (3 selected) พร้อมกากบาททางซ้าย
3. แตะไอคอนถูก (ทำเครื่องหมายว่าชำระแล้ว (Mark as paid)) เพื่อตั้งใบแจ้งหนี้ที่เลือกทั้งหมดเป็นชำระแล้ว ไอคอนกล่อง (เก็บเข้าคลัง (Archive)) เพื่อย้ายไปยังคลังเก็บ หรือถังขยะ (ลบ (Delete)) เพื่อลบออก
4. การลบจะถาม ลบ 3 ใบแจ้งหนี้? (Delete 3 invoice(s)?) และเตือนว่าไม่สามารถย้อนกลับได้ ส่วนอีกสองการกระทำจะทำงานทันทีและแสดงข้อความยืนยันสั้น ๆ เช่น ทำเครื่องหมายว่าชำระแล้ว 3 รายการ (3 marked as paid)
5. แตะกากบาท หรือกดปุ่มย้อนกลับของอุปกรณ์ เพื่อออกจากโหมดเลือกโดยไม่ทำอะไร

แผ่นตัวเลือกจากการกดค้างยังมี ปักหมุดในรายการ (Pin to list) / เลิกปักหมุด (Unpin from list) และ ปักหมุดบนแดชบอร์ด (Pin to dashboard) / เลิกปักหมุดจากแดชบอร์ด (Unpin from dashboard) ดังนั้นการปักหมุดจึงไม่จำเป็นต้องเปิดใบแจ้งหนี้ก่อน การปัดแถวจากขวาไปซ้ายเป็นทางลัดสำหรับเก็บใบแจ้งหนี้เดียวเข้าคลัง พื้นหลังสีส้มจะปรากฏขึ้นและกล่องโต้ตอบ ย้ายไปคลังเก็บ? (Move to archive?) จะขอให้ยืนยัน

วิธีอ่านประวัติการเปลี่ยนแปลงและใช้คลังเก็บ

ใบแจ้งหนี้ทุกใบมีประวัติของตัวเอง เปิดหน้าจอรายละเอียดแล้วแตะป้าย แก้ไขแล้ว (Edited) ข้างเลขที่ หรือเลือก ประวัติการเปลี่ยนแปลง (Change log) จากเมนู

1. อ่านรายการจากบนลงล่าง เรียงตามวันที่ ไอคอนหนังสือแสดง เวอร์ชันต้นฉบับ (Original version) ไอคอนดินสอแสดงการบันทึกแต่ละครั้งของตัวแก้ไขพร้อมบรรทัดเช่น เปลี่ยนแปลง: ยอดรวมย่อย, ยอดรวม, รายการ (Changed: Subtotal, Total, items) และไอคอนค่าปรับล่าช้าแสดงเหตุการณ์เช่น ค่าปรับล่าช้าเกิดขึ้น (Late fee accrued) หรือ เพิ่มค่าปรับล่าช้าลงในใบแจ้งหนี้ (Late fee added to invoice) พร้อมจำนวนเงิน
2. แตะรายการเพื่อขยาย คุณจะเห็นเลขที่ สถานะ ยอดรวมย่อย ภาษี ยอดรวม จำนวนรายการ และหมายเหตุ ณ ขณะนั้น
3. แตะ ดู PDF ต้นฉบับ (View original PDF) หรือ ดู PDF ของเวอร์ชันนี้ (View PDF of this version) เพื่อแสดงผลเอกสารตามที่เวอร์ชันนั้นจะพิมพ์ออกมา

คลังเก็บมีไว้สำหรับใบแจ้งหนี้ที่คุณเสร็จสิ้นแล้วแต่ยังไม่ต้องการลบ แตะไอคอนกล่องบนแถบแอปของ Documents เพื่อเปิด คลังเก็บ (Archive) แท็บ Documents จะแสดงใบแจ้งหนี้ที่เก็บเข้าคลังพร้อมวันที่ออกและยอดรวม เรียงลำดับตามที่เก็บเข้าคลังล่าสุดก่อน

1. แตะจุดสามจุดบนแถว
2. เลือก กู้คืน (Restore) เพื่อส่งกลับไปยังรายการ Documents โดยไม่เปลี่ยนแปลง ยืนยันด้วยข้อความ CR-2026-031 restored
3. หรือเลือก ลบถาวร (Delete permanently) คุณต้องยืนยันสองครั้ง: ลบถาวร? (Delete permanently?) จากนั้น แน่ใจหรือไม่? (Are you sure?) พร้อม ใช่ ลบเลย (Yes, delete)

กฎและรายละเอียด

• การเปลี่ยนสถานะจากเมนูจะเขียนสถานะใหม่และเวลาแก้ไขเท่านั้น จะไม่เติมช่องวันที่ส่งหรือวันที่ชำระ วันที่ชำระจะถูกตั้งค่าก็ต่อเมื่อมีการบันทึกการชำระเงินที่ทำให้ยอดคงเหลือปิดลง
• ทำเครื่องหมายว่าชำระแล้ว (Mark as paid) แบบกลุ่มจะเปลี่ยนเฉพาะสถานะเท่านั้น จะไม่สร้างแถวการชำระเงิน ดังนั้นจำนวนเงินที่ชำระแล้วจะยังคงเดิม และบัญชีของลูกค้าจะไม่แสดงการชำระเงิน ให้บันทึกการชำระเงินบนหน้าจอรายละเอียดเมื่อคุณต้องการบัญชีที่ถูกต้อง
• การบันทึกการชำระเงินเป็นเส้นทางที่ปลอดภัยกว่าสำหรับไปสู่ Paid: แอปจะรวมยอดการชำระเงินในสกุลเงินของใบแจ้งหนี้ ตั้งสถานะเป็น Paid เมื่อยอดคงเหลือลดลงเหลือหนึ่งเซนต์หรือน้อยกว่า และย้อนกลับเป็น Sent หากคุณลบการชำระเงินที่เปิดยอดคงเหลืออีกครั้งในภายหลัง
• การทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้ว่าชำระแล้วอาจกระตุ้นนโยบายอัตโนมัติสองอย่างจากโปรไฟล์ธุรกิจ: การยกโทษค่าปรับล่าช้าที่ยังรอดำเนินการ และการให้ส่วนลดชำระก่อนกำหนดหากการชำระเงินอยู่ภายในช่วงเวลาข้อเสนอ
• ประวัติการเปลี่ยนแปลงจะบันทึกการบันทึกของตัวแก้ไขและการดำเนินการเกี่ยวกับค่าปรับล่าช้า การเปลี่ยนสถานะจากเมนูจะไม่ถูกเขียนลงในประวัติ แม้ว่ากล่องยืนยันการเปลี่ยนจาก draft เป็น sent จะกล่าวถึงประวัติก็ตาม มีเพียงการบันทึกครั้งแรกของตัวแก้ไขหลังส่งเท่านั้นที่จะสร้างรายการ เวอร์ชันต้นฉบับ (Original version)
• การเก็บเข้าคลังเป็นเพียงการทำเครื่องหมาย ใบแจ้งหนี้ที่เก็บเข้าคลังจะออกจากรายการ Documents แดชบอร์ด และหน้าจอลูกค้า แต่เลขที่ยังคงถูกสงวนไว้ ดังนั้นคุณจึงไม่สามารถใช้เลขที่ซ้ำได้โดยการเก็บใบแจ้งหนี้เดิมเข้าคลัง
• การลบใบแจ้งหนี้จะลบรายการ การชำระเงิน ภาพรวม และเหตุการณ์ค่าปรับล่าช้าของใบนั้น ตัดการเชื่อมโยงรายการเวลาและค่าใช้จ่ายที่เชื่อมอยู่ ลบรูปภาพที่แนบ และคืนสต็อกก่อนหากเปิดระบบสต็อกอัตโนมัติ ไม่สามารถย้อนกลับได้
• การค้นหาครอบคลุมเลขที่ใบแจ้งหนี้ ชื่อลูกค้า และช่องหมายเหตุ แต่ไม่ค้นหาคำอธิบายรายการ
• ตัวกรองขั้นสูงจะใช้ต่อจากชิป ช่วงวันที่ และการค้นหา และตรวจสอบเฉพาะฟิลด์ที่บันทึกไว้บนใบแจ้งหนี้เองเท่านั้น จึงทำงานได้ทันทีแม้จะมีข้อมูลหลายร้อยแถว
• แถวที่ปักหมุดจะอยู่บนสุดเฉพาะภายใต้ ทั้งหมด (All) เท่านั้น ภายใต้ ฉบับร่าง (Draft) ส่งแล้ว (Sent) ชำระแล้ว (Paid) หรือ เกินกำหนด (Overdue) ไอคอนหมุดจะยังแสดงอยู่ แต่ลำดับจะเป็นตามเวลา
• การเปลี่ยนสถานะ การปักหมุด การเก็บเข้าคลัง การกู้คืน การลบ และการบันทึกการชำระเงินใช้งานได้ในเวอร์ชันฟรี การสร้างเอกสารใหม่ การแก้ไข การทำสำเนา การส่งอีเมล การลงนามยืนยัน การแชร์เป็นหน้าเว็บ และการเพิ่มค่าปรับล่าช้าด้วยตนเอง เป็นฟีเจอร์ของ Pro

เคล็ดลับ

คู่มือที่เกี่ยวข้อง

• การชำระเงินและยอดคงเหลือ - การบันทึกการชำระเงินบางส่วนและวิธีที่ยอดคงเหลือถึง Paid
• ค่าปรับล่าช้า - ความหมายของการ์ดค่าปรับล่าช้าและเหตุการณ์ในประวัติการเปลี่ยนแปลงบนใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนด
• ตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้ - การสร้างฉบับร่างที่เริ่มต้นวงจรชีวิตทั้งหมดนี้