Panduan pengguna

Status invois, senarai Dokumen dan log perubahan

Baca senarai Dokumen sepintas lalu, pindahkan invois antara Draf, Dihantar, Dibayar dan Dibatalkan, kerjakan beberapa sekali gus, dan jejaki setiap suntingan dalam log perubahan.

Dikemas kini: 2026-09-09

Setelah anda mempunyai lebih daripada segelintir invois, persoalannya bukan lagi “bagaimana saya mencipta satu” tetapi “yang mana antara ini masih memerlukan perhatian saya”. Tab Dokumen menjawab itu dengan lencana status pada setiap baris, cip status pantas, medan carian, julat tarikh, dan helaian penapis yang lebih terperinci. Dari situ anda memindahkan setiap invois melalui kitaran hayatnya: ia bermula sebagai draf, menjadi dihantar, dan berakhir dibayar atau dibatalkan, dengan tertunggak dipaparkan sepanjang perjalanan apabila-apa invois yang dihantar melepasi tarikh tempohnya. Semua di bawah digambarkan dengan Cedar Ridge Landscaping, sebuah syarikat rumput dan pengairan dua krew di Boise, Idaho, yang mengeluarkan bil kira-kira lima belas kerja sebulan dalam dolar AS.

Apa yang anda lihat pada skrin

Ketik Dokumen pada navigasi bawah. Skrin ini mempunyai tiga lapisan kawalan di atas senarai. Di sebelah kanan atas bar aplikasi terdapat empat ikon: kanta pembesar untuk carian, kalendar untuk julat tarikh, corong berlabel Tapis dokumen (Filter documents) (kaunter merah kecil muncul padanya apabila mana-mana penapis lanjutan aktif), dan ikon kotak yang membuka Arkib. Di bawah bar aplikasi, satu kawalan bersegmen bertukar antara Invois, Sebut Harga dan Kontrak; panduan ini kekal pada segmen Invois. Di bawahnya terdapat satu baris cip status: Semua, Draf, Dihantar, Dibayar dan Lewat Tempoh.

Setiap baris memaparkan ikon resit yang diwarnakan mengikut warna status, nombor invois, lencana berwarna, nama pelanggan dengan tarikh keluar, dan jumlah tebal di sebelah kanan. Draf berwarna kelabu, invois dihantar biru, yang dibayar hijau, tertunggak merah, dan dibatalkan kelabu gelap. Dua hiasan tambahan boleh muncul. Satu pin kecil sebelum nombor menandakan invois yang telah anda sematkan pada senarai; baris disemat sentiasa berada di atas dalam paparan Semua. Apabila wang telah diterima terhadap invois yang belum sepenuhnya dibayar, satu bar kemajuan nipis dengan peratusan muncul di bawah nama pelanggan dan baki amaun dicetak berwarna merah di bawah jumlah, contohnya $720.00 due.

Tab Dokumen aplikasi Invoice Flow menyenaraikan invois Cedar Ridge Landscaping dengan lencana Sent, Draft, Paid, Cancelled dan Overdue, invois disemat CR-2026-052 di bahagian atas dan CR-2026-055 menunjukkan bar kemajuan 40% dengan $720.00 due — Satu senarai, setiap status: kerja pengairan yang disemat kekal di atas, Sunset Terrace menunjukkan 40% dikutip, dan dua baris merah telah melepasi tarikh tempoh.

Senarai disusun mengikut tarikh dicipta, terbaharu dahulu, dan tiada menu isihan berasingan. Menyemat ialah satu-satunya cara untuk memaksa susunan mengikut kehendak anda sendiri, dan ia hanya berfungsi pada cip Semua; cip status memaparkan susunan kronologi biasa.

Mengetik satu baris membuka skrin butiran invois. Bar aplikasinya memaparkan nombor, pil Diedit (Edited) apabila invois mempunyai sejarah perubahan, ikon pensel (draf) atau ikon mata berlabel Lihat butiran (View details) (semua status lain), dan menu tiga titik. Menu itulah tempat setiap peralihan status berada. Badan skrin mengulangi lencana dan jumlah dalam kad pengepala, kemudian memaparkan pelanggan, item baris, jumlah, nota, syarat pembayaran dan, bagi invois dihantar, kad Pembayaran (Payments). Butang Preview PDF merentangi bahagian bawah.

Cara mencari invois dengan cip, carian, tarikh dan penapis

Kawalan-kawalan ini bertindan antara satu sama lain, jadi anda boleh mempersempitkan senarai panjang dalam beberapa ketikan. Mulakan dengan alat terluas dan tambah lagi hanya jika anda memerlukannya.

Ketik satu cip status seperti Lewat Tempoh (Overdue). Senarai serta-merta menggugurkan setiap baris yang tidak sepadan; ketik Semua untuk membawanya kembali.
Ketik kanta pembesar, kemudian taip sebahagian nombor, nama pelanggan atau nota, contohnya maple. Padanan tidak sensitif huruf besar/kecil dan dikemas kini semasa anda menaip. Anak panah kembali menutup medan dan mengosongkan carian.
Ketik ikon kalendar (Filter by date) dan pilih hari mula dan tamat; sahkan dengan View All. Sepanduk dengan julat itu muncul di atas senarai; tanda silang pada sepanduk membuangnya. Julat itu dibandingkan dengan tarikh keluar, bukan tarikh tempoh.
Ketik corong (Tapis dokumen). Pilih Pelanggan (Client), Mata Wang (Currency), amaun Min dan Max, dan mana-mana suis: Has late fee, Linked to project, Partially paid, Has discount.
Kembangkan Additional filters untuk Late-fee status, Overdue only, Has tax, Has attachments, Has signature, Has notes, From a recurring schedule dan Pinned.
Ketik Apply. Ikon corong kini membawa kaunter dengan bilangan kriteria aktif; buka helaian semula dan ketik Reset untuk mengosongkan semuanya.

Tab Dokumen aplikasi Invoice Flow dengan cip Overdue dipilih menunjukkan tiga baris merah: CR-2026-049 Riverside Dental Plaza $395.00, CR-2026-053 Pine Street Bistro $905.00 dan CR-2026-045 Pine Street Bistro $420.00 — Cip Lewat Tempoh dikira daripada tarikh tempoh, jadi tiada apa yang perlu dikemas kini secara manual.

Helaian Filter documents aplikasi Invoice Flow dengan Client ditetapkan kepada Sunset Terrace Apartments, Currency Any, medan Min dan Max amount kosong, suis Partially paid dihidupkan dan lencana merah dengan nombor 2 pada ikon corong di belakang helaian — Dua kriteria digunakan: satu pelanggan ditambah Dibayar Sebahagian. Kaunter pada ikon corong mengingatkan anda bahawa senarai ditapis.

Apa jua gabungan yang anda gunakan, hasil pada segmen Invois tidak akan pernah termasuk sebut harga atau invois yang diarkibkan; kedua-duanya mempunyai tempat sendiri. Jika tiada yang sepadan, senarai memaparkan Tiada hasil (No results) dan bukannya teks keadaan kosong biasa.

Cara memindahkan invois melalui statusnya

Cedar Ridge menghantar invois penyelenggaraan Ogos kepada Maple Grove HOA, menunggu, dan akhirnya menerima pemindahan bank. Berikut ialah cara status invois mengikut dunia sebenar. Setiap langkah berlaku daripada menu tiga titik pada skrin butiran invois, dan setiap langkah meminta anda untuk mengesahkan.

Buka draf dan ketik menu tiga titik, kemudian Tanda sebagai dihantar (Mark as Sent). Baca dialog Tukar status? (Change status?) dan ketik Tukar (Change). Lencana bertukar biru. Ikon pensel pada bar aplikasi menjadi mata, kerana invois yang dihantar dibuka secara baca sahaja secara lalai.
Apabila pelanggan membayar sepenuhnya, buka menu yang sama dan ketik Tanda sebagai dibayar (Mark as paid), kemudian Tukar. Peringatan berjadual untuk invois ini dibatalkan, jumlah projek disegarkan semula jika invois itu tergolong dalam satu projek, dan jika satu fi lewat sedang tertunda anda ditanya apa yang hendak dilakukan dengannya.
Jika pelanggan membayar secara berperingkat, jangan tandakannya dibayar secara manual. Gunakan Rekod (Record) pada kad Pembayaran sebaliknya; aplikasi menukar status kepada Dibayar dengan sendirinya apabila baki mencapai sifar.
Jika anda menandakan invois yang salah, pilih Tanda sebagai belum dibayar (Mark as unpaid) pada invois yang dibayar (ia kembali kepada Dihantar) atau Kembalikan ke draf (Revert to draft) pada yang dihantar (penyuntingan penuh kembali, peringatan berhenti).
Jika kerja itu tidak berjaya, pilih Batalkan invois (Cancel Invoice). Invois mengekalkan nombornya dan kekal dalam senarai dengan lencana kelabu Dibatalkan; Aktifkan semula (Reactivate) kemudian membawanya kembali sebagai draf.

Skrin butiran invois aplikasi Invoice Flow bagi invois dihantar CR-2026-055 dengan menu tiga titik dibuka menyenaraikan Mark as paid, Revert to draft, Cancel Invoice, Add late fee, Change log, Pin to list, Pin to dashboard, Email client, Client sign-off, Share as web page, View as client, Duplicate dan Delete — Pada invois dihantar, menu menawarkan tiga langkah sah: ke hadapan kepada Dibayar, kembali kepada Draf, atau keluar kepada Dibatalkan.

Dialog Change status? aplikasi Invoice Flow di atas invois CR-2026-055 berbunyi Mark this invoice as paid? Reminders will stop and the client's totals will update, dengan butang Cancel dan Change — Setiap peralihan menerangkan kesan sampingannya sebelum anda mengesahkannya.

Menu hanya memaparkan peralihan yang munasabah bagi status semasa. Draf menawarkan Tanda sebagai dihantar; invois dihantar atau tertunggak menawarkan Tanda sebagai dibayar dan Kembalikan ke draf; yang dibayar menawarkan Tanda sebagai belum dibayar; yang dibatalkan menawarkan Aktifkan semula; dan Batalkan invois tersedia pada apa sahaja yang belum dibatalkan.

Lewat tempoh bukan status yang anda tetapkan. Invois dipaparkan sebagai tertunggak apabila ia berada dalam keadaan Dihantar dan tarikh tempohnya lebih awal daripada hari ini. Sebaik anda menandakannya dibayar, atau menyunting tarikh tempoh ke masa hadapan, lencana merah hilang. Itulah juga sebab cip Lewat Tempoh dan penapis Overdue only sentiasa sepadan dengan papan pemuka.

Cara bertindak pada beberapa invois sekali gus

Pada penghujung bulan, Cedar Ridge mengejar tiga invois tertunggak dan, sebaik wang masuk, mahu menutupnya bersama. Mod pemilihan menukar senarai menjadi senarai semak.

Tekan lama mana-mana baris. Satu helaian bertajuk nombor invois muncul; ketik Pilih berbilang (Select multiple).
Ketik baris lain untuk menambah atau membuang. Baris yang ditanda diwarnakan dan bar aplikasi bertukar kepada 3 selected dengan tanda silang di sebelah kiri.
Ketik ikon tanda (Tanda sebagai dibayar) untuk menetapkan setiap invois yang dipilih kepada Dibayar, ikon kotak (Arkib) untuk memindahkannya ke arkib, atau tong sampah (Padam) untuk membuangnya.
Padam bertanya Delete 3 invoice(s)? dan memberi amaran bahawa ia tidak boleh dibuat asal; dua tindakan lain berjalan serta-merta dan memaparkan pengesahan ringkas seperti 3 marked as paid.
Ketik tanda silang, atau tekan butang kembali peranti, untuk meninggalkan mod pemilihan tanpa melakukan apa-apa.

Senarai Dokumen aplikasi Invoice Flow dalam mod pemilihan: bar aplikasi berbunyi 3 selected dengan ikon tanda, arkib dan tong sampah, dan invois tertunggak CR-2026-049, CR-2026-053 dan CR-2026-045 ditanda dan diserlahkan — Tiga kerja tertunggak ditanda; satu ketikan pada tanda menandakan semuanya dibayar.

Helaian tekan lama itu juga membawa Sematkan pada senarai / Buang sematan daripada senarai (Pin to list / Unpin from list) dan Sematkan pada papan pemuka / Buang sematan daripada papan pemuka (Pin to dashboard / Unpin from dashboard), jadi menyemat tidak memerlukan pembukaan invois. Meleret satu baris dari kanan ke kiri ialah pintasan untuk mengarkibkan satu invois; latar belakang jingga muncul dan dialog Move to archive? meminta pengesahan.

Cara membaca log perubahan dan menggunakan arkib

Setiap invois membawa sejarahnya sendiri. Buka skrin butiran dan ketik pil Diedit di sebelah nombor, atau pilih Log perubahan (Change log) daripada menu.

Baca entri dari atas ke bawah; ia mengikut susunan tarikh. Ikon buku menandakan Versi asal (Original version), pensel menandakan setiap simpanan editor dengan baris seperti Changed: Subtotal, Total, items, dan ikon fi lewat menandakan peristiwa seperti Late fee accrued atau Late fee added to invoice dengan amaunnya.
Ketik satu entri untuk mengembangkannya. Anda akan melihat nombor, status, subtotal, cukai, jumlah, bilangan item dan nota seperti pada saat itu.
Ketik Lihat PDF asal (View original PDF) atau Lihat PDF versi ini (View PDF of this version) untuk menjana dokumen tepat seperti versi itu sepatutnya dicetak.

Log perubahan aplikasi Invoice Flow bagi CR-2026-053 menunjukkan entri Original version, entri suntingan yang dikembangkan Changed: Subtotal, Total, items dengan Invoice Number, Status sent, Subtotal $860.00, Total $860.00, Items count 3 dan butang View PDF of this version, kemudian Late fee accrued $12.90 dan Late fee added to invoice $45.00 — Invois Pine Street Bistro: dikeluarkan, dipinda dua hari kemudian, kemudian satu fi lewat terkumpul dan ditambahkan pada jumlah.

Arkib adalah untuk invois yang anda telah selesai kerjakan tetapi tidak mahu memadamkannya. Ketik ikon kotak pada bar aplikasi Dokumen untuk membuka Arkib; tab Dokumen menyenaraikan invois yang diarkibkan dengan tarikh keluar dan jumlahnya, yang paling baru diarkibkan dahulu.

Ketik tiga titik pada satu baris.
Pilih Pulihkan (Restore) untuk menghantarnya kembali ke senarai Dokumen tanpa perubahan, disahkan oleh mesej CR-2026-031 restored.
Atau pilih Padam secara kekal (Delete permanently). Anda mesti mengesahkan dua kali: Delete permanently? kemudian Are you sure? dengan Yes, delete.

Skrin Archive aplikasi Invoice Flow pada tab Documents menyenaraikan invois diarkibkan CR-2026-031, CR-2026-027 dan CR-2026-019 dengan menu baris dibuka menunjukkan Restore dan pilihan merah Delete permanently — Invois diarkibkan mengekalkan nombornya dan boleh dikembalikan dengan satu ketikan.

Peraturan dan butiran

Status	Bagaimana ia dicapai	Dikira sebagai belum selesai	Boleh disunting
Draf	Invois baharu; Kembalikan ke draf; Aktifkan semula	Tidak	Ya, ikon pensel
Dihantar	Tanda sebagai dihantar; Tanda sebagai belum dibayar; satu pembayaran dipadam pada invois dibayar	Ya	Editor baca sahaja; perubahan direkodkan
Lewat Tempoh	Automatik: Dihantar dan tarikh tempoh sebelum hari ini	Ya	Sama seperti Dihantar
Dibayar	Tanda sebagai dibayar; pembayaran terakhir direkodkan; Tanda sebagai dibayar pukal	Tidak	Sama seperti Dihantar
Dibatalkan	Batalkan invois	Tidak	Tidak, sehingga diaktifkan semula

Perubahan status daripada menu hanya menulis status baharu dan masa pengubahsuaian sahaja. Ia tidak mengisi medan tarikh dihantar atau dibayar; tarikh dibayar hanya ditetapkan apabila pembayaran yang direkodkan menutup baki.
Tanda sebagai dibayar pukal hanya menukar status. Ia tidak mencipta baris pembayaran, jadi amaun yang dibayar kekal seperti asal dan lejar pelanggan tidak menunjukkan sebarang pembayaran. Rekodkan pembayaran pada skrin butiran apabila anda memerlukan lejar yang tepat.
Merekod pembayaran ialah laluan yang lebih selamat kepada Dibayar: aplikasi menjumlahkan pembayaran dalam mata wang invois, menetapkan status kepada Dibayar apabila baki turun kepada satu sen atau kurang, dan mengembalikannya kepada Dihantar jika anda kemudian memadam pembayaran yang membuka semula baki.
Menandakan invois dibayar boleh mencetuskan dua dasar automatik daripada profil perniagaan: memaafkan fi lewat yang masih tertunda, dan memberikan diskaun bayaran awal jika pembayaran itu berlaku dalam tempoh tawaran.
Log perubahan merekodkan simpanan editor dan tindakan fi lewat. Perubahan status daripada menu tidak ditulis ke dalamnya, walaupun pengesahan draf-kepada-dihantar menyebut log itu; hanya simpanan editor pertama selepas menghantar mencipta entri Versi asal.
Mengarkib ialah satu penanda. Invois yang diarkibkan meninggalkan senarai Dokumen, papan pemuka dan skrin pelanggan, tetapi nombornya kekal terpelihara, jadi anda tidak boleh menggunakan semula satu nombor dengan mengarkibkan invois lama.
Memadam invois membuang item, pembayaran, salinan pegun dan peristiwa fi lewatnya, memisahkan entri masa dan perbelanjaan yang dipautkan, memadam foto yang dilampirkan, dan mengembalikan semula stok inventori dahulu jika automasi stok dihidupkan. Tiada buat asal.
Carian meliputi nombor invois, nama pelanggan dan medan nota. Ia tidak mencari penerangan item baris.
Penapis lanjutan digunakan di atas cip, julat tarikh dan carian, dan ia hanya menguji medan yang disimpan pada invois itu sendiri, jadi ia serta-merta walaupun dengan ratusan baris.
Baris disemat datang dahulu hanya di bawah Semua. Di bawah Draf, Dihantar, Dibayar atau Lewat Tempoh, ikon pin masih dipaparkan tetapi susunannya kronologi.
Perubahan status, menyemat, mengarkib, memulihkan, memadam dan merekod pembayaran berfungsi dalam versi percuma. Mencipta dokumen baharu, menyunting, menduplikasi, menghantar e-mel, pengesahan, perkongsian web dan menambah fi lewat manual adalah ciri Pro.

Arkib pukal dan tanda-sebagai-dibayar pukal berjalan serta-merta tanpa dialog pengesahan. Semak bilangan pemilihan pada bar aplikasi sebelum mengetik mana-mana ikon.

Tip

Sematkan dua atau tiga invois yang sedang anda kejar. Ia kekal di atas invois terbaharu di bawah Semua, jadi anda melihatnya setiap kali anda membuka Dokumen tanpa menyentuh sebarang penapis.

Gunakan cip Lewat Tempoh sebagai rutin pagi dan bukannya penapis yang anda simpan. Kerana ia dikira daripada tarikh tempoh, ia sentiasa tepat, dan menggabungkannya dengan Pelanggan dalam Tapis dokumen menunjukkan tepat pelanggan mana yang perlu dihubungi.

Lebih baik gunakan Rekod pada kad Pembayaran daripada Tanda sebagai dibayar apabila rujukan bank wujud. Anda mendapat lencana hijau yang sama, ditambah entri lejar bertarikh dan tarikh dibayar yang betul pada invois.

Arkibkan dan bukannya memadam pada penghujung tahun. Invois yang diarkibkan kekal disenaraikan dalam Arkib, mengekalkan penomboran anda bebas jurang untuk akauntan anda, dan boleh dikembalikan dengan Pulihkan jika pelanggan membantah sesuatu berbulan-bulan kemudian.

Panduan berkaitan

Pembayaran dan amaun tertunggak - merekod pembayaran separa dan cara baki mencapai Dibayar.
Fi lewat - apa maksud kad fi lewat dan peristiwa log perubahan pada invois tertunggak.
Editor invois - mencipta draf yang memulakan seluruh kitaran hayat ini.