यूज़र गाइड

इनवॉइस स्थितियां, Documents सूची और परिवर्तन लॉग

एक नज़र में Documents सूची पढ़ें, इनवॉइस को Draft, Sent, Paid और Cancelled के बीच ले जाएं, कई इनवॉइस पर एक साथ काम करें, और परिवर्तन लॉग में हर संपादन का पता लगाएं।

अपडेट किया गया: 2026-09-09

जब आपके पास मुट्ठी भर से ज़्यादा इनवॉइस हो जाएं, तो सवाल अब “मैं एक कैसे बनाऊं” नहीं बल्कि “इनमें से किसे अभी भी मेरे ध्यान की ज़रूरत है” बन जाता है। Documents टैब इसका जवाब हर पंक्ति पर एक स्थिति बैज, क्विक स्टेटस चिप्स, एक सर्च फ़ील्ड, एक तारीख सीमा, और बारीक फ़िल्टर की एक शीट के साथ देता है। वहां से आप हर इनवॉइस को उसके जीवनकाल में आगे बढ़ाते हैं: यह ड्राफ्ट के रूप में शुरू होता है, भेजा जाता है, और भुगतान हो जाने या रद्द होने पर ख़त्म होता है, जब भी भेजा गया इनवॉइस अपनी देय तारीख पार करता है तो बीच में अतिदेय (overdue) दिखाया जाता है। नीचे सब कुछ Cedar Ridge Landscaping से उदाहरण देकर दिखाया गया है, जो बोइज़ी, इडाहो की एक दो-टीम वाली लॉन और सिंचाई कंपनी है, जो हर महीने अमेरिकी डॉलर में लगभग पंद्रह काम बिल करती है।

स्क्रीन पर आप क्या देखते हैं

नीचे के नेविगेशन में Documents टैप करें। सूची के ऊपर स्क्रीन में नियंत्रणों की तीन परतें हैं। ऐप बार के ऊपरी-दाएं में चार आइकन बैठे हैं: सर्च के लिए एक आवर्धक कांच, तारीख सीमा के लिए एक कैलेंडर, Filter documents लेबल वाला एक फ़नल (जब कोई एडवांस्ड फ़िल्टर सक्रिय हो तो इस पर एक छोटा लाल काउंटर दिखता है), और Archive (संग्रह) खोलने वाला एक बॉक्स आइकन। ऐप बार के नीचे एक सेगमेंटेड नियंत्रण Invoices, Estimates और Contracts के बीच स्विच करता है; यह गाइड Invoices सेगमेंट पर बनी रहती है। इसके नीचे स्थिति चिप्स की एक पंक्ति चलती है: All, Draft, Sent, Paid और Overdue।

हर पंक्ति स्थिति के रंग में रंगा एक रसीद आइकन, इनवॉइस संख्या, एक रंगीन बैज, जारी होने की तारीख के साथ ग्राहक का नाम, और दाईं ओर बोल्ड में कुल राशि दिखाती है। ड्राफ्ट धूसर हैं, भेजे गए इनवॉइस नीले, भुगतान हुए हरे, अतिदेय लाल, और रद्द किए गए गहरे धूसर। दो अतिरिक्त सजावटें दिख सकती हैं। संख्या से पहले एक छोटी पिन उस इनवॉइस को दिखाती है जिसे आपने सूची में पिन किया है; पिन की गई पंक्तियां हमेशा All व्यू में सबसे ऊपर बैठती हैं। जब किसी इनवॉइस के लिए पैसा मिला हो लेकिन वह अभी पूरी तरह भुगतान नहीं हुआ हो, तो ग्राहक के नाम के नीचे प्रतिशत के साथ एक पतली प्रगति पट्टी दिखाई देती है और कुल के नीचे लाल रंग में बकाया राशि छपती है, उदाहरण के लिए $720.00 due।

सूची निर्माण की तारीख के अनुसार क्रमबद्ध है, सबसे नई सबसे पहले, और कोई अलग सॉर्ट मेनू नहीं है। पिनिंग ही अपना क्रम थोपने का एकमात्र तरीका है, और यह केवल All चिप पर काम करता है; स्थिति चिप्स सीधा कालानुक्रमिक क्रम दिखाते हैं।

किसी पंक्ति को टैप करने पर इनवॉइस विवरण स्क्रीन खुलती है। इसका ऐप बार संख्या दिखाता है, जब इनवॉइस का परिवर्तन इतिहास हो तो एक Edited पिल, एक पेंसिल (ड्राफ्ट के लिए) या View details लेबल वाला एक आंख आइकन (बाकी सभी स्थितियों के लिए), और एक तीन-बिंदु मेनू। यही मेनू है जहां हर स्थिति परिवर्तन रहता है। मुख्य भाग एक हेडर कार्ड में बैज और कुल को दोहराता है, फिर ग्राहक, लाइन आइटम, कुल, नोट्स, भुगतान शर्तें और, भेजे गए इनवॉइस के लिए, Payments कार्ड दिखाता है। सबसे नीचे एक Preview PDF बटन फैला होता है।

चिप्स, सर्च, तारीखों और फ़िल्टर के साथ इनवॉइस कैसे खोजें

नियंत्रण एक-दूसरे के ऊपर जुड़ते हैं, इसलिए आप कुछ ही टैप में एक लंबी सूची को संकुचित कर सकते हैं। सबसे व्यापक टूल से शुरू करें और ज़रूरत होने पर ही और जोड़ें।

1. Overdue जैसी स्थिति चिप टैप करें। सूची तुरंत हर उस पंक्ति को हटा देती है जो मेल नहीं खाती; उन्हें वापस लाने के लिए All टैप करें।
2. आवर्धक कांच टैप करें, फिर किसी संख्या, ग्राहक के नाम या नोट का हिस्सा टाइप करें, उदाहरण के लिए maple। मिलान केस-असंवेदनशील है और टाइप करते समय अपडेट होता है। पीछे का तीर फ़ील्ड बंद करता है और सर्च साफ़ करता है।
3. कैलेंडर आइकन (Filter by date) टैप करें और एक शुरुआत व अंत का दिन चुनें; View All से पुष्टि करें। सूची के ऊपर उस सीमा वाला एक बैनर दिखाई देता है; बैनर पर क्रॉस इसे हटा देता है। सीमा की तुलना जारी होने की तारीख से की जाती है, देय तारीख से नहीं।
4. फ़नल (Filter documents) टैप करें। एक Client, एक Currency, एक Min और Max राशि, और स्विच में से कोई भी चुनें: Has late fee, Linked to project, Partially paid, Has discount।
5. Late-fee status, Overdue only, Has tax, Has attachments, Has signature, Has notes, From a recurring schedule और Pinned के लिए Additional filters को खोलें।
6. Apply टैप करें। फ़नल आइकन अब सक्रिय मानदंडों की संख्या वाला एक काउंटर रखता है; उन्हें साफ़ करने के लिए शीट फिर से खोलें और Reset टैप करें।

आप जो भी संयोजन इस्तेमाल करें, Invoices सेगमेंट का परिणाम कभी भी अनुमान (estimates) या संग्रहीत इनवॉइस शामिल नहीं करता; उनकी अपनी जगहें हैं। अगर कुछ भी मेल नहीं खाता, तो सूची सामान्य खाली-स्थिति टेक्स्ट की बजाय No results दिखाती है।

किसी इनवॉइस को उसकी स्थितियों के बीच कैसे ले जाएं

Cedar Ridge अपना अगस्त का रखरखाव इनवॉइस Maple Grove HOA को भेजती है, इंतज़ार करती है, और आख़िरकार बैंक ट्रांसफ़र प्राप्त करती है। यहां बताया गया है कि इनवॉइस की स्थिति असली दुनिया का अनुसरण कैसे करती है। हर चरण इनवॉइस विवरण स्क्रीन पर तीन-बिंदु मेनू से होता है, और हर चरण पुष्टि मांगता है।

1. ड्राफ्ट खोलें और तीन-बिंदु मेनू टैप करें, फिर Mark as Sent (भेजी गई के रूप में चिह्नित करें)। Change status? डायलॉग पढ़ें और Change टैप करें। बैज नीला हो जाता है। ऐप बार का पेंसिल आइकन एक आंख में बदल जाता है, क्योंकि भेजा गया इनवॉइस डिफ़ॉल्ट रूप से केवल-पढ़ने-योग्य खुलता है।
2. जब ग्राहक पूरा भुगतान करे, तो वही मेनू खोलें और Mark as paid (भुगतान हो गया के रूप में चिह्नित करें), फिर Change टैप करें। इस इनवॉइस के अनुसूचित रिमाइंडर रद्द हो जाते हैं, अगर इनवॉइस किसी प्रोजेक्ट से जुड़ा है तो प्रोजेक्ट के कुल फिर से ताज़ा किए जाते हैं, और अगर कोई विलंब शुल्क लंबित था तो आपसे पूछा जाता है कि उसका क्या किया जाए।
3. अगर ग्राहक हिस्सों में भुगतान करता है, तो इसे हाथ से भुगतान चिह्नित न करें। इसकी बजाय Payments कार्ड पर Record (दर्ज करें) का उपयोग करें; बकाया शून्य होते ही ऐप स्वयं स्थिति को Paid में बदल देता है।
4. अगर आपने ग़लत इनवॉइस चिह्नित किया है, तो भुगतान किए गए इनवॉइस पर Mark as unpaid (अवैतनिक चिह्नित करें) चुनें (यह Sent में लौट आता है) या भेजे गए इनवॉइस पर Revert to draft (ड्राफ्ट पर वापस लाएं) (पूरा संपादन वापस आ जाता है, रिमाइंडर रुक जाते हैं)।
5. अगर काम रद्द हो जाए, तो Cancel Invoice (इनवॉइस रद्द करें) चुनें। इनवॉइस अपनी संख्या रखता है और धूसर Cancelled बैज के साथ सूची में रहता है; बाद में Reactivate (पुनः सक्रिय करें) इसे एक ड्राफ्ट के रूप में वापस लाता है।

मेनू केवल वही परिवर्तन दिखाता है जो मौजूदा स्थिति के लिए मायने रखते हैं। एक ड्राफ्ट Mark as Sent पेश करता है; एक भेजा गया या अतिदेय इनवॉइस Mark as paid और Revert to draft पेश करता है; एक भुगतान हुआ इनवॉइस Mark as unpaid पेश करता है; एक रद्द किया गया Reactivate पेश करता है; और Cancel Invoice उस हर चीज़ पर उपलब्ध है जो पहले से रद्द नहीं है।

Overdue कोई ऐसी स्थिति नहीं जिसे आप सेट करते हैं। कोई इनवॉइस अतिदेय के रूप में तब दिखता है जब वह Sent स्थिति में हो और उसकी देय तारीख आज से पहले हो। जिस पल आप इसे भुगतान हुआ चिह्नित करते हैं, या देय तारीख को भविष्य में संपादित करते हैं, लाल बैज गायब हो जाता है। यही कारण है कि Overdue चिप और Overdue only फ़िल्टर हमेशा डैशबोर्ड से सहमत रहते हैं।

एक साथ कई इनवॉइस पर कैसे कार्रवाई करें

महीने के अंत में Cedar Ridge तीन अतिदेय इनवॉइस के पीछे पड़ती है और, एक बार पैसा आ जाने पर, उन्हें एक साथ बंद करना चाहती है। सिलेक्शन मोड सूची को एक चेकलिस्ट में बदल देता है।

1. किसी भी पंक्ति को लंबे समय तक दबाएं। इनवॉइस संख्या वाले शीर्षक की एक शीट दिखाई देती है; Select multiple (एकाधिक चुनें) टैप करें।
2. जोड़ने या हटाने के लिए दूसरी पंक्तियों को टैप करें। चेक की गई पंक्तियां रंगी जाती हैं और ऐप बार बाईं ओर क्रॉस के साथ 3 selected में बदल जाता है।
3. हर चयनित इनवॉइस को Paid पर सेट करने के लिए टिक आइकन (Mark as paid) टैप करें, उन्हें संग्रह में ले जाने के लिए बॉक्स आइकन (Archive), या उन्हें हटाने के लिए बिन (Delete)।
4. Delete Delete 3 invoice(s)? पूछता है और चेतावनी देता है कि इसे वापस नहीं किया जा सकता; बाकी दोनों कार्रवाइयां तुरंत चलती हैं और 3 marked as paid जैसी एक छोटी पुष्टि दिखाती हैं।
5. बिना कुछ किए सिलेक्शन मोड छोड़ने के लिए क्रॉस टैप करें, या डिवाइस का बैक बटन दबाएं।

लंबे-टैप वाली शीट में Pin to list / Unpin from list और Pin to dashboard / Unpin from dashboard भी हैं, इसलिए पिन करने के लिए इनवॉइस खोलने की ज़रूरत नहीं है। किसी पंक्ति को दाएं से बाएं स्वाइप करना एक इनवॉइस को संग्रहीत करने का शॉर्टकट है; एक नारंगी पृष्ठभूमि दिखाई देती है और एक Move to archive? डायलॉग पुष्टि मांगता है।

परिवर्तन लॉग कैसे पढ़ें और संग्रह का उपयोग कैसे करें

हर इनवॉइस अपना इतिहास रखता है। विवरण स्क्रीन खोलें और संख्या के बगल की Edited पिल टैप करें, या मेनू से Change log चुनें।

1. प्रविष्टियों को ऊपर से नीचे पढ़ें; वे तारीख क्रम में हैं। एक किताब का आइकन Original version चिह्नित करता है, एक पेंसिल Changed: Subtotal, Total, items जैसी पंक्ति के साथ हर संपादक सेव को चिह्नित करती है, और विलंब-शुल्क आइकन Late fee accrued या Late fee added to invoice जैसी घटनाओं को राशि के साथ चिह्नित करते हैं।
2. किसी प्रविष्टि को टैप करके विस्तार करें। आप उस पल की संख्या, स्थिति, सबटोटल, कर, कुल, आइटम गिनती और नोट्स देखते हैं।
3. दस्तावेज़ को ठीक उसी तरह रेंडर करने के लिए जैसे वह संस्करण छपा होता, View original PDF या View PDF of this version टैप करें।

संग्रह उन इनवॉइस के लिए है जिनसे आप निपट चुके हैं लेकिन हटाना नहीं चाहते। Archive खोलने के लिए Documents ऐप बार में बॉक्स आइकन टैप करें; Documents टैब संग्रहीत इनवॉइस को उनकी जारी होने की तारीख और कुल के साथ, सबसे हाल में संग्रहीत सबसे पहले, सूचीबद्ध करता है।

1. किसी पंक्ति पर तीन बिंदु टैप करें।
2. इसे बिना बदले वापस Documents सूची में भेजने के लिए Restore (पुनर्स्थापित करें) चुनें, जिसकी पुष्टि CR-2026-031 restored संदेश से होती है।
3. या Delete permanently (स्थायी रूप से हटाएं) चुनें। आपको दो बार पुष्टि करनी होगी: Delete permanently? फिर Yes, delete के साथ Are you sure?।

नियम और विवरण

• मेनू से किया गया स्थिति परिवर्तन केवल नई स्थिति और संशोधन का समय लिखता है। यह sent या paid तारीख फ़ील्ड नहीं भरता; paid तारीख तभी सेट होती है जब एक दर्ज भुगतान बकाया बंद करता है।
• बल्क Mark as paid केवल स्थिति बदलता है। यह भुगतान की पंक्ति नहीं बनाता, इसलिए भुगतान की गई राशि वैसी ही रहती है और ग्राहक की लेजर में भुगतान नहीं दिखता। सटीक लेजर चाहिए तो विवरण स्क्रीन पर भुगतान दर्ज करें।
• Paid तक पहुंचने का सुरक्षित रास्ता भुगतान दर्ज करना है: ऐप इनवॉइस मुद्रा में भुगतान जोड़ता है, बकाया राशि एक सेंट या उससे कम रह जाने पर स्थिति को Paid पर सेट करता है, और अगर बाद में आप कोई भुगतान हटाकर बकाया फिर से खोलते हैं तो Sent पर लौट आता है।
• किसी इनवॉइस को भुगतान हुआ चिह्नित करना व्यवसाय प्रोफ़ाइल से दो स्वचालित नीतियों को ट्रिगर कर सकता है: एक अभी भी लंबित विलंब शुल्क को माफ़ करना, और भुगतान offer विंडो के भीतर आने पर एक शुरुआती-भुगतान छूट देना।
• परिवर्तन लॉग संपादक सेव और विलंब-शुल्क कार्रवाइयां रिकॉर्ड करता है। मेनू से किए गए स्थिति परिवर्तन इसमें नहीं लिखे जाते, भले ही draft-to-sent पुष्टि लॉग का ज़िक्र करती हो; भेजने के बाद केवल पहला संपादक सेव Original version प्रविष्टि बनाता है।
• संग्रहीत करना एक फ़्लैग है। संग्रहीत इनवॉइस Documents सूची, डैशबोर्ड और ग्राहक स्क्रीन से हट जाते हैं, लेकिन उनकी संख्याएं आरक्षित रहती हैं, इसलिए पुराने इनवॉइस को संग्रहीत करके आप किसी संख्या का पुनः उपयोग नहीं कर सकते।
• किसी इनवॉइस को हटाने से इसके आइटम, भुगतान, स्नैपशॉट और विलंब-शुल्क घटनाएं हट जाती हैं, जुड़ी हुई समय प्रविष्टियां व खर्च अलग हो जाते हैं, संलग्न फ़ोटो हट जाती हैं, और अगर स्टॉक ऑटोमेशन चालू है तो पहले इन्वेंटरी वापस भर दी जाती है। कोई अंडू नहीं है।
• सर्च इनवॉइस संख्या, ग्राहक के नाम और नोट्स फ़ील्ड को कवर करता है। यह लाइन-आइटम विवरण में खोज नहीं करता।
• एडवांस्ड फ़िल्टर चिप, तारीख सीमा और सर्च के ऊपर लागू होते हैं, और वे केवल उन फ़ील्ड की जांच करते हैं जो इनवॉइस पर ही संग्रहीत हैं, इसलिए सैकड़ों पंक्तियों के साथ भी ये तुरंत काम करते हैं।
• पिन की गई पंक्तियां केवल All के तहत पहले आती हैं। Draft, Sent, Paid या Overdue के तहत पिन आइकन तब भी दिखता है लेकिन क्रम कालानुक्रमिक होता है।
• स्थिति परिवर्तन, पिनिंग, संग्रहण, पुनर्स्थापन, हटाना और भुगतान दर्ज करना मुफ़्त संस्करण में काम करते हैं। नया दस्तावेज़ बनाना, संपादन, नक़ल बनाना, ईमेल भेजना, sign-off, वेब शेयरिंग और मैनुअल विलंब शुल्क जोड़ना Pro फ़ीचर हैं।

टिप्स

संबंधित गाइड

• Payments and amount due - आंशिक भुगतान दर्ज करना और बकाया Paid तक कैसे पहुंचता है।
• Late fees - अतिदेय इनवॉइस पर विलंब-शुल्क कार्ड और change-log घटनाओं का मतलब।
• Invoice editor - वह ड्राफ्ट बनाना जो यह पूरा जीवनचक्र शुरू करता है।