מדריך למשתמש

סטטוסי חשבוניות, רשימת המסמכים ויומן השינויים

קראו את רשימת המסמכים במבט חטוף, העבירו חשבוניות בין טיוטה, נשלח, שולם ובוטל, עבדו על כמה בבת אחת, ועקבו אחר כל עריכה ביומן השינויים.

עודכן: 2026-09-09

ברגע שיש לכם יותר מכמה חשבוניות בודדות, השאלה כבר לא “איך יוצרים אחת” אלא “לאיזו מהן עדיין דרושה תשומת ליבי”. לשונית מסמכים (Documents) עונה על כך עם תג סטטוס בכל שורה, שבבי סטטוס מהירים, שדה חיפוש, טווח תאריכים, וגליון של סינונים מדויקים יותר. משם אתם מעבירים כל חשבונית דרך מחזור החיים שלה: היא מתחילה כטיוטה, הופכת לנשלחה, ומסתיימת כשולמה או כמבוטלת, כאשר איחור מוצג לאורך הדרך בכל פעם שחשבונית שנשלחה עוברת את תאריך היעד שלה. כל מה שלמטה מודגם עם Cedar Ridge Landscaping, חברת גינון והשקיה עם שני צוותים בבויסי, איידהו, שמחייבת כחמש עשרה עבודות בחודש בדולרים אמריקאים.

מה רואים על המסך

הקישו על מסמכים בניווט התחתון. במסך יש שלוש שכבות של פקדים מעל הרשימה. בפינה הימנית-עליונה של שורת הכותרת יושבים ארבעה סמלים: זכוכית מגדלת לחיפוש, לוח שנה לטווח תאריכים, משפך בכותרת סינון מסמכים (מונה אדום קטן מופיע עליו כאשר כל סינון מתקדם פעיל), וסמל תיבה שפותח את הארכיון. מתחת לשורת הכותרת בורר מקטעים עובר בין חשבוניות, הצעות מחיר וחוזים; מדריך זה נשאר במקטע החשבוניות. מתחתיו רצה שורת שבבי סטטוס: הכול, טיוטה, נשלח, שולם ובאיחור.

כל שורה מציגה סמל קבלה בגוון צבע הסטטוס, מספר החשבונית, תג צבעוני, שם הלקוח עם תאריך ההפקה, והסכום הכולל מודגש מימין. טיוטות אפורות, חשבוניות שנשלחו כחולות, חשבוניות ששולמו ירוקות, באיחור אדומות, ומבוטלות אפור כהה יותר. שני קישוטים נוספים יכולים להופיע. סיכה קטנה לפני המספר מסמנת חשבונית שהצמדתם לרשימה; שורות מוצמדות תמיד יושבות בראש תצוגת הכול. כאשר התקבל כסף כנגד חשבונית שטרם שולמה במלואה, פס התקדמות דק עם אחוז מופיע מתחת לשם הלקוח והסכום הנותר מודפס באדום מתחת לסכום הכולל, למשל 720.00$ נותרים לתשלום.

הרשימה ממוינת לפי תאריך יצירה, החדשה ביותר ראשונה, ואין תפריט מיון נפרד. הצמדה היא הדרך היחידה לכפות סדר משלכם, והיא פועלת רק בשבב הכול; שבבי הסטטוס מציגים סדר כרונולוגי פשוט.

הקשה על שורה פותחת את מסך פרטי החשבונית. שורת הכותרת שלו מציגה את המספר, תג נערך כאשר לחשבונית יש היסטוריית שינויים, עיפרון (טיוטות) או סמל עין בכותרת צפייה בפרטים (שאר הסטטוסים), ותפריט שלוש נקודות. באותו תפריט חי כל מעבר סטטוס. הגוף חוזר על התג והסכום הכולל בכרטיס כותרת, ואז מציג את הלקוח, שורות הפריטים, הסכומים, הערות, תנאי תשלום, ועבור חשבוניות שנשלחו, כרטיס התשלומים. כפתור תצוגה מקדימה של PDF משתרע על התחתית.

איך למצוא חשבונית עם שבבים, חיפוש, תאריכים וסינונים

הפקדים נערמים אחד מעל השני, כך שתוכלו לצמצם רשימה ארוכה בכמה הקשות. התחילו בכלי הרחב ביותר והוסיפו עוד רק אם צריך.

1. הקישו על שבב סטטוס כגון באיחור. הרשימה מפילה מיידית כל שורה שלא תואמת; הקישו על הכול כדי להחזיר אותן.
2. הקישו על זכוכית המגדלת, ואז הקלידו חלק ממספר, שם לקוח או הערה, למשל maple. ההתאמה אינה תלוית רישיות ומתעדכנת תוך כדי הקלדה. חץ החזרה סוגר את השדה ומנקה את החיפוש.
3. הקישו על סמל לוח השנה (סינון לפי תאריך) ובחרו יום התחלה וסיום; אשרו עם הצג הכול. באנר עם הטווח מופיע מעל הרשימה; ה-X בבאנר מסיר אותו. הטווח מושווה לתאריך ההפקה, לא לתאריך היעד.
4. הקישו על המשפך (סינון מסמכים). בחרו לקוח, מטבע, סכום מינימום ומקסימום, וכל אחד מהמתגים: יש דמי פיגורים, מקושר לפרויקט, שולם חלקית, יש הנחה.
5. הרחיבו את סינונים נוספים עבור סטטוס דמי פיגורים, באיחור בלבד, יש מס, יש קבצים מצורפים, יש חתימה, יש הערות, מלוח זמנים חוזר ומוצמד.
6. הקישו על החל. סמל המשפך נושא כעת מונה עם מספר הקריטריונים הפעילים; פתחו את הגליון שוב והקישו על איפוס כדי לנקות את כולם.

לא משנה איזה שילוב תשתמשו, התוצאה במקטע חשבוניות לעולם לא כוללת הצעות מחיר או חשבוניות מוארכנות; לאלה יש מקומות משלהן. אם שום דבר לא תואם, הרשימה מציגה אין תוצאות במקום טקסט מצב-ריק הרגיל.

איך להעביר חשבונית דרך הסטטוסים שלה

Cedar Ridge שולחת את חשבונית התחזוקה של אוגוסט ל-Maple Grove HOA, ממתינה, ולבסוף מקבלת העברה בנקאית. הנה איך הסטטוס של החשבונית עוקב אחר העולם האמיתי. כל שלב קורה מתפריט שלוש הנקודות במסך פרטי החשבונית, וכל שלב מבקש מכם אישור.

1. פתחו את הטיוטה והקישו על תפריט שלוש הנקודות, ואז סמן כנשלח. קראו את תיבת הדו-שיח לשנות סטטוס? והקישו על שנה. התג הופך לכחול. סמל העיפרון בשורת הכותרת הופך לעין, מכיוון שחשבונית שנשלחה נפתחת כברירת מחדל לתצוגה בלבד.
2. כשהלקוח משלם במלואו, פתחו את אותו תפריט והקישו על סמן כשולם, ואז שנה. תזכורות מתוזמנות לחשבונית זו מבוטלות, סכומי הפרויקט מתעדכנים אם החשבונית שייכת לפרויקט, ואם היו דמי פיגורים ממתינים תישאלו מה לעשות איתם.
3. אם הלקוח משלם בחלקים, אל תסמנו אותה כשולמה ידנית. השתמשו ברשום (Record) בכרטיס תשלומים במקום זאת; האפליקציה הופכת את הסטטוס לשולם בעצמה כשהיתרה מגיעה לאפס.
4. אם סימנתם את החשבונית הלא נכונה, בחרו סמן כלא שולם בחשבונית ששולמה (היא חוזרת לנשלח) או החזרה לטיוטה בחשבונית שנשלחה (עריכה מלאה חוזרת, התזכורות נעצרות).
5. אם העבודה נופלת, בחרו בטל חשבונית. החשבונית שומרת את מספרה ונשארת ברשימה עם תג אפור בוטל; הפעלה מחדש מאוחר יותר מחזירה אותה כטיוטה.

התפריט מציג רק מעברים שהגיוניים עבור הסטטוס הנוכחי. טיוטה מציעה סמן כנשלח; חשבונית שנשלחה או שבאיחור מציעה סמן כשולם והחזרה לטיוטה; חשבונית ששולמה מציעה סמן כלא שולם; חשבונית שבוטלה מציעה הפעלה מחדש; וביטול חשבונית זמין בכל דבר שעדיין לא בוטל.

באיחור אינו סטטוס שאתם קובעים. חשבונית מוצגת כבאיחור כאשר היא במצב נשלח ותאריך היעד שלה מוקדם מהיום. ברגע שאתם מסמנים אותה כשולמה, או עורכים את תאריך היעד לעתיד, התג האדום נעלם. זו גם הסיבה ששבב באיחור וסינון באיחור בלבד תמיד מסכימים עם לוח הבקרה.

איך לפעול על כמה חשבוניות בבת אחת

בסוף החודש Cedar Ridge רודפת אחר שלוש חשבוניות באיחור, וכשהכסף מגיע, רוצה לסגור אותן יחד. מצב בחירה הופך את הרשימה לרשימת סימון.

1. לחיצה ארוכה על כל שורה. גליון בכותרת מספר החשבונית מופיע; הקישו על בחירה מרובה.
2. הקישו על שורות נוספות כדי להוסיף או להסיר אותן. שורות מסומנות מודגשות ושורת הכותרת משתנה ל-3 נבחרו עם X משמאל.
3. הקישו על סמל הסימון (סמן כשולם) כדי לקבוע כל חשבונית נבחרת כשולמה, על סמל התיבה (ארכיון) כדי להעביר אותן לארכיון, או על פח האשפה (מחיקה) כדי להסיר אותן.
4. מחיקה שואלת למחוק 3 חשבוניות? ומזהירה שאי אפשר לבטל את הפעולה; שתי הפעולות האחרות רצות מיד ומציגות אישור קצר כגון 3 סומנו כשולמו.
5. הקישו על ה-X, או לחצו על כפתור החזרה של המכשיר, כדי לצאת ממצב הבחירה בלי לעשות דבר.

גליון הלחיצה הארוכה מחזיק גם את הצמדה לרשימה / ביטול הצמדה מרשימה והצמדה ללוח הבקרה / ביטול הצמדה מלוח הבקרה, כך שהצמדה לא דורשת פתיחת החשבונית. החלקת שורה מימין לשמאל היא קיצור דרך להעברה לארכיון של חשבונית בודדת; רקע כתום מופיע ותיבת דו-שיח להעביר לארכיון? מבקשת אישור.

איך לקרוא את יומן השינויים ולהשתמש בארכיון

לכל חשבונית יש היסטוריה משלה. פתחו את מסך הפרטים והקישו על תג נערך לצד המספר, או בחרו יומן שינויים מהתפריט.

1. קראו את הרשומות מלמעלה למטה; הן בסדר תאריכים. סמל ספר מסמן גרסה מקורית, עיפרון מסמן כל שמירת עריכה עם שורה כגון שונה: סכום ביניים, סכום כולל, פריטים, וסמלי דמי פיגורים מסמנים אירועים כגון דמי פיגורים נצברו או דמי פיגורים נוספו לחשבונית עם הסכום.
2. הקישו על רשומה כדי להרחיב אותה. תראו את המספר, הסטטוס, סכום הביניים, המס, הסכום הכולל, מספר הפריטים וההערות כפי שהיו באותו רגע.
3. הקישו על צפייה ב-PDF המקורי או צפייה ב-PDF של גרסה זו כדי להציג את המסמך בדיוק כפי שהיה נדפס באותה גרסה.

הארכיון מיועד לחשבוניות שסיימתם איתן אך לא רוצים למחוק. הקישו על סמל התיבה בשורת הכותרת של מסמכים כדי לפתוח את ארכיון; לשונית מסמכים מציגה חשבוניות מוארכנות עם תאריך ההפקה והסכום הכולל שלהן, המוארכנות לאחרונה ראשונה.

1. הקישו על שלוש הנקודות בשורה.
2. בחרו שחזר כדי להחזיר אותה לרשימת המסמכים ללא שינוי, מאושר בהודעת CR-2026-031 שוחזרה.
3. או בחרו מחיקה לצמיתות. עליכם לאשר פעמיים: למחוק לצמיתות? ואז האם אתם בטוחים? עם כן, מחק.

כללים ופרטים

• שינוי סטטוס מהתפריט כותב רק את הסטטוס החדש ואת זמן העדכון. הוא אינו ממלא את שדות תאריך השליחה או התשלום; תאריך התשלום נקבע רק כשתשלום שנרשם סוגר את היתרה.
• סמן כשולם בפעולה מרובה משנה סטטוס בלבד. הוא אינו יוצר שורת תשלום, כך שהסכום ששולם נשאר כפי שהיה ורישום הלקוח לא מציג תשלום. רשמו את התשלום במסך הפרטים כשאתם צריכים רישום מדויק.
• רישום תשלומים הוא הדרך הבטוחה יותר להגיע לשולם: האפליקציה מסכמת את התשלומים במטבע החשבונית, קובעת את הסטטוס לשולם כאשר הסכום הנותר יורד לסנט אחד או פחות, ומחזירה לנשלח אם תמחקו מאוחר יותר תשלום שפותח מחדש יתרה.
• סימון חשבונית כשולמה יכול להפעיל שתי מדיניות אוטומטיות מפרופיל העסק: מחילת דמי פיגורים שעדיין ממתינים, והענקת הנחת תשלום מוקדם אם התשלום נופל בתוך חלון ההצעה.
• יומן השינויים רושם שמירות עריכה ופעולות דמי פיגורים. שינויי סטטוס מהתפריט אינם נכתבים אליו, למרות שאישור המעבר מטיוטה לנשלח מזכיר את היומן; רק שמירת העורך הראשונה אחרי השליחה יוצרת את רשומת הגרסה המקורית.
• ארכיון הוא דגל. חשבוניות מוארכנות עוזבות את רשימת המסמכים, לוח הבקרה ומסכי הלקוחות, אך מספריהן נשארים שמורים, כך שאי אפשר לעשות שימוש חוזר במספר על ידי ארכוב החשבונית הישנה.
• מחיקת חשבונית מסירה את פריטיה, תשלומיה, תמונות המצב שלה ואירועי דמי הפיגורים שלה, מנתקת רישומי זמן והוצאות מקושרים, מוחקת תמונות מצורפות, ומחזירה מלאי תחילה אם אוטומציית מלאי פעילה. אין ביטול פעולה.
• החיפוש מכסה את מספר החשבונית, שם הלקוח ושדה ההערות. הוא אינו מחפש בתיאורי שורות פריטים.
• סינונים מתקדמים חלים מעל השבב, טווח התאריכים והחיפוש, והם בודקים רק שדות השמורים על החשבונית עצמה, כך שהם מיידיים אפילו עם מאות שורות.
• שורות מוצמדות מגיעות ראשונות רק תחת הכול. תחת טיוטה, נשלח, שולם או באיחור סמל ההצמדה עדיין מוצג אך הסדר כרונולוגי.
• שינויי סטטוס, הצמדה, ארכוב, שחזור, מחיקה ורישום תשלומים פועלים בגרסה החינמית. יצירת מסמך חדש, עריכה, שכפול, שליחת אימייל, אישור לקוח, שיתוף אינטרנט והוספת דמי פיגורים ידניים הן תכונות Pro.

טיפים

מדריכים קשורים

• תשלומים וסכום לתשלום - רישום תשלומים חלקיים וכיצד היתרה מגיעה לשולם.
• דמי פיגורים - מה כרטיס דמי הפיגורים ואירועי יומן השינויים מציינים בחשבונית באיחור.
• עורך החשבונית - יצירת הטיוטה שמתחילה את מחזור החיים הזה כולו.