사용자 가이드

인보이스 상태, 문서 목록, 변경 기록

문서 목록을 한눈에 파악하고, 인보이스를 초안·발송됨·결제됨·취소됨 사이에서 옮기고, 여러 건을 한 번에 처리하고, 모든 수정 내역을 변경 기록에서 추적하세요.

업데이트: 2026-09-09

인보이스가 몇 건을 넘어가면 문제는 더 이상 “어떻게 만드는가”가 아니라 “이 중 어느 것이 아직 내 관심이 필요한가”가 됩니다. 문서 (Documents) 탭은 모든 행에 붙는 상태 배지, 빠른 상태 칩, 검색 필드, 날짜 범위, 그리고 세부 필터 시트로 이 질문에 답합니다. 그곳에서 각 인보이스를 생애 주기에 따라 옮깁니다. 초안으로 시작해 발송됨이 되고, 결제됨이나 취소됨으로 끝나며, 발송된 인보이스가 기한을 넘기면 그 사이에 연체됨이 표시됩니다. 아래 내용은 아이다호주 보이시(Boise)에서 두 개 팀을 운영하며 한 달에 약 15건의 작업을 미국 달러로 청구하는 잔디·관개 회사 Cedar Ridge Landscaping을 예로 들어 설명합니다.

화면에 표시되는 내용

하단 내비게이션에서 문서를 탭합니다. 화면에는 목록 위에 세 겹의 컨트롤이 있습니다. 앱 바 오른쪽 상단에는 검색용 돋보기, 날짜 범위용 달력, 문서 필터 (Filter documents)라는 이름의 깔때기(활성화된 고급 필터가 있으면 작은 빨간 카운터가 표시됨), 그리고 보관함 (Archive)을 여는 상자 아이콘 등 네 개의 아이콘이 있습니다. 앱 바 아래에는 인보이스, 견적서, 계약서를 전환하는 세그먼트 컨트롤이 있으며, 이 가이드는 Invoices 세그먼트에 머무릅니다. 그 아래에는 전체, 초안, 발송됨, 결제됨, 연체됨 상태 칩이 한 줄로 있습니다.

각 행에는 상태 색으로 물든 영수증 아이콘, 인보이스 번호, 색이 있는 배지, 발행일이 함께 표시된 클라이언트 이름, 오른쪽에 굵게 표시된 합계가 나타납니다. 초안은 회색, 발송된 인보이스는 파란색, 결제된 것은 초록색, 연체된 것은 빨간색, 취소된 것은 짙은 회색입니다. 두 가지 추가 표시가 나타날 수 있습니다. 번호 앞의 작은 핀은 목록에 고정한 인보이스를 나타내며, 고정된 행은 전체 보기에서 항상 맨 위에 위치합니다. 완전히 결제되지 않은 인보이스에 대해 입금이 있으면, 클라이언트 이름 아래에 퍼센트가 표시된 얇은 진행률 막대가 나타나고, 합계 아래에 남은 금액이 빨간색으로 인쇄됩니다. 예를 들면 $720.00 미납 (due)입니다.

목록은 생성일 최신순으로 정렬되며 별도의 정렬 메뉴는 없습니다. 원하는 순서를 강제할 수 있는 유일한 방법은 핀 고정이며, 이는 전체 칩에서만 작동합니다. 상태 칩들은 순수한 시간순으로 표시됩니다.

행을 탭하면 인보이스 상세 화면이 열립니다. 앱 바에는 번호, 변경 이력이 있을 때 표시되는 수정됨 (Edited) 알약형 배지, 연필(초안) 또는 상세 보기 (View details)라는 눈 아이콘(그 외 모든 상태), 세 점 메뉴가 표시됩니다. 모든 상태 전환은 그 메뉴에서 이루어집니다. 본문에는 헤더 카드에 배지와 합계가 다시 표시되고, 이어서 클라이언트, 항목, 합계, 메모, 결제 조건, 그리고 발송된 인보이스의 경우 결제 (Payments) 카드가 나타납니다. 하단에는 PDF 미리보기 (Preview PDF) 버튼이 전체 너비로 있습니다.

칩, 검색, 날짜, 필터로 인보이스를 찾는 방법

컨트롤들은 서로 겹쳐 쌓이므로, 몇 번의 탭으로 긴 목록을 좁힐 수 있습니다. 가장 넓은 범위의 도구부터 시작하고, 필요할 때만 더 추가하세요.

1. 연체됨 같은 상태 칩을 탭합니다. 목록은 즉시 일치하지 않는 모든 행을 걸러내며, 전체를 탭하면 다시 나타납니다.
2. 돋보기를 탭하고 번호, 클라이언트 이름 또는 메모의 일부, 예를 들어 maple을 입력합니다. 대소문자를 구분하지 않으며 입력하는 대로 갱신됩니다. 뒤로 화살표를 누르면 필드가 닫히고 검색이 지워집니다.
3. 달력 아이콘(날짜로 필터)을 탭해 시작일과 종료일을 선택하고 전체 보기로 확정합니다. 목록 위에 범위가 표시된 배너가 나타나며, 배너의 X 표시로 제거할 수 있습니다. 범위는 기한이 아니라 발행일과 비교됩니다.
4. 깔때기(문서 필터)를 탭합니다. 클라이언트, 통화, 최소와 최대 금액, 그리고 연체료 있음, 프로젝트에 연결됨, 부분 결제됨, 할인 있음 스위치 중 원하는 것을 선택합니다.
5. 추가 필터를 펼치면 연체료 상태, 연체만, 세금 있음, 첨부 파일 있음, 서명 있음, 메모 있음, 반복 일정에서 생성됨, 고정됨이 있습니다.
6. 적용을 탭합니다. 깔때기 아이콘에 활성 조건 수가 표시되는 카운터가 붙습니다. 시트를 다시 열어 재설정을 탭하면 모두 지울 수 있습니다.

어떤 조합을 사용하든 Invoices 세그먼트의 결과에는 견적서나 보관된 인보이스가 포함되지 않습니다. 이들은 각자 별도의 위치가 있습니다. 일치하는 항목이 없으면 목록에는 평소의 빈 상태 문구 대신 No results가 표시됩니다.

인보이스를 상태 사이에서 이동시키는 방법

Cedar Ridge는 8월 유지관리 인보이스를 Maple Grove HOA에 발송하고, 기다린 뒤, 결국 은행 이체로 입금을 받습니다. 인보이스의 상태가 실제 상황을 어떻게 따라가는지 살펴봅니다. 모든 단계는 인보이스 상세 화면의 세 점 메뉴에서 이루어지며, 각 단계는 확인을 요청합니다.

1. 초안을 열고 세 점 메뉴, 그다음 발송 처리 (Mark as Sent)를 탭합니다. 상태를 변경할까요? 대화상자를 읽고 변경을 탭합니다. 배지가 파란색으로 바뀝니다. 발송된 인보이스는 기본적으로 읽기 전용으로 열리므로 앱 바의 연필 아이콘이 눈 아이콘으로 바뀝니다.
2. 클라이언트가 전액을 결제하면 같은 메뉴를 열고 결제 처리 (Mark as paid), 그다음 변경을 탭합니다. 이 인보이스에 대해 예약된 리마인더가 취소되고, 프로젝트에 속한 인보이스라면 프로젝트 합계가 갱신되며, 대기 중인 연체료가 있으면 어떻게 처리할지 묻습니다.
3. 클라이언트가 분할로 결제한다면 직접 결제 처리하지 마세요. 대신 결제 (Payments) 카드의 기록 (Record)을 사용합니다. 잔액이 0에 도달하면 앱이 스스로 상태를 결제됨으로 바꿉니다.
4. 잘못된 인보이스를 처리했다면, 결제된 인보이스에는 미결제로 표시 (Mark as unpaid, 발송됨으로 돌아감)를, 발송된 인보이스에는 임시 저장으로 되돌리기 (Revert to draft, 전체 편집이 다시 가능해지고 리마인더가 멈춤)를 선택합니다.
5. 작업이 성사되지 않으면 송장 취소 (Cancel Invoice)를 선택합니다. 인보이스는 번호를 유지한 채 회색 Cancelled 배지와 함께 목록에 남으며, 나중에 다시 활성화 (Reactivate)하면 초안으로 돌아옵니다.

메뉴는 현재 상태에서 의미가 통하는 전환만 보여줍니다. 초안은 발송 처리를 제공합니다. 발송됨이나 연체됨은 결제 처리와 임시 저장으로 되돌리기를 제공합니다. 결제됨은 미결제로 표시를 제공합니다. 취소됨은 다시 활성화를 제공합니다. 그리고 송장 취소는 아직 취소되지 않은 모든 상태에서 사용할 수 있습니다.

연체됨은 직접 설정하는 상태가 아닙니다. 인보이스가 Sent 상태이면서 기한이 오늘보다 이전일 때 연체됨으로 표시됩니다. 결제 처리하거나 기한을 미래로 수정하는 순간 빨간 배지는 사라집니다. 이 때문에 연체됨 칩과 연체만 필터는 항상 대시보드와 일치합니다.

여러 인보이스를 한 번에 처리하는 방법

월말에 Cedar Ridge는 연체된 인보이스 세 건을 독촉하고, 입금이 확인되면 한 번에 마무리하려 합니다. 선택 모드는 목록을 체크리스트로 바꿔 줍니다.

1. 아무 행이나 길게 누릅니다. 인보이스 번호가 제목으로 표시된 시트가 나타나면 여러 개 선택 (Select multiple)을 탭합니다.
2. 다른 행을 탭해 추가하거나 제거합니다. 체크된 행은 색이 입혀지고 앱 바는 왼쪽에 X가 있는 3 selected로 바뀝니다.
3. 체크 아이콘(결제 처리)을 탭하면 선택한 모든 인보이스가 결제됨으로 설정되고, 상자 아이콘(보관함)을 탭하면 보관함으로 옮겨지며, 휴지통(삭제)을 탭하면 제거됩니다.
4. 삭제는 3 invoice(s)를 삭제할까요?를 묻고 되돌릴 수 없다고 경고합니다. 나머지 두 작업은 즉시 실행되며 3건이 결제됨으로 표시되었습니다 같은 짧은 확인 메시지가 표시됩니다.
5. X를 탭하거나 기기의 뒤로 가기 버튼을 누르면 아무 작업도 하지 않고 선택 모드를 나갈 수 있습니다.

길게 눌러 나오는 시트에는 목록에 고정 / 목록에서 고정 해제와 대시보드에 고정 / 대시보드에서 고정 해제도 있어, 인보이스를 열지 않고도 고정할 수 있습니다. 행을 오른쪽에서 왼쪽으로 스와이프하면 인보이스 한 건을 보관함으로 옮기는 단축키가 되며, 주황색 배경이 나타나고 보관함으로 옮길까요? 대화상자가 확인을 요청합니다.

변경 기록을 읽고 보관함을 사용하는 방법

모든 인보이스는 자체 이력을 담고 있습니다. 상세 화면을 열고 번호 옆의 수정됨 알약형 배지를 탭하거나, 메뉴에서 변경 기록 (Change log)을 선택합니다.

1. 날짜 순으로 위에서 아래로 항목을 읽습니다. 책 아이콘은 원본 버전 (Original version)을 표시하고, 연필 아이콘은 Changed: Subtotal, Total, items 같은 문구로 각 편집 저장을 표시하며, 연체료 아이콘은 연체료 발생이나 연체료가 인보이스에 추가됨 같은 이벤트를 금액과 함께 표시합니다.
2. 항목을 탭하면 확장됩니다. 그 시점의 번호, 상태, 소계, 세금, 합계, 항목 수, 메모를 볼 수 있습니다.
3. 원본 PDF 보기 (View original PDF) 또는 이 버전의 PDF 보기 (View PDF of this version)를 탭하면 그 버전이 실제로 인쇄되었을 모습 그대로 문서를 렌더링합니다.

보관함은 삭제하고 싶지는 않지만 더 이상 다루지 않는 인보이스를 위한 공간입니다. 문서 앱 바의 상자 아이콘을 탭해 보관함 (Archive)을 엽니다. 문서 탭에는 보관된 인보이스가 발행일과 합계와 함께, 가장 최근에 보관된 순서로 나열됩니다.

1. 행의 세 점을 탭합니다.
2. 복원 (Restore)을 선택하면 변경 없이 문서 목록으로 돌아가며, CR-2026-031 restored 메시지로 확인됩니다.
3. 또는 영구 삭제 (Delete permanently)를 선택합니다. 영구히 삭제할까요?, 그다음 정말 삭제하시겠습니까?와 예, 삭제로 두 번 확인해야 합니다.

규칙과 세부 사항

• 메뉴를 통한 상태 변경은 새 상태와 수정 시각만 기록합니다. 발송일이나 결제일 필드는 채우지 않으며, 결제일은 기록된 결제로 잔액이 0이 될 때만 설정됩니다.
• 일괄 결제 처리는 상태만 바꿉니다. 결제 항목을 만들지 않으므로 결제된 금액은 그대로이며, 클라이언트의 원장에는 결제가 표시되지 않습니다. 정확한 원장이 필요하면 상세 화면에서 결제를 기록하세요.
• 결제됨으로 가는 더 안전한 방법은 결제 기록입니다. 앱은 인보이스 통화로 결제 금액을 합산해 남은 금액이 1센트 이하가 되면 상태를 결제됨으로 설정하고, 이후 결제를 삭제해 잔액이 다시 발생하면 발송됨으로 되돌립니다.
• 인보이스를 결제됨으로 표시하면 비즈니스 프로필의 두 가지 자동 정책이 실행될 수 있습니다. 대기 중인 연체료 면제, 그리고 결제가 제안 기간 안에 이루어졌다면 조기 결제 할인 부여입니다.
• 변경 기록에는 편집기 저장과 연체료 조치가 기록됩니다. 메뉴에서 이루어진 상태 변경은 기록되지 않습니다. 초안-발송 확인 문구가 기록을 언급하더라도 마찬가지이며, 발송 이후 첫 번째 편집기 저장만이 원본 버전 항목을 만듭니다.
• 보관은 하나의 표시일 뿐입니다. 보관된 인보이스는 문서 목록, 대시보드, 클라이언트 화면에서 사라지지만 번호는 계속 예약되어 있으므로, 이전 인보이스를 보관한다고 해서 번호를 재사용할 수는 없습니다.
• 인보이스를 삭제하면 항목, 결제, 스냅샷, 연체료 이벤트가 제거되고, 연결된 시간 기록과 경비가 분리되며, 첨부된 사진이 삭제되고, 재고 자동화가 켜져 있다면 재고가 먼저 복구됩니다. 되돌릴 수 없습니다.
• 검색은 인보이스 번호, 클라이언트 이름, 메모 필드를 대상으로 합니다. 항목 설명은 검색하지 않습니다.
• 고급 필터는 칩, 날짜 범위, 검색 위에 추가로 적용되며, 인보이스 자체에 저장된 필드만 검사하므로 수백 건이 있어도 즉시 반영됩니다.
• 고정된 행은 전체에서만 맨 위에 옵니다. 초안, 발송됨, 결제됨, 연체됨에서는 핀 아이콘은 여전히 표시되지만 순서는 시간순입니다.
• 상태 변경, 고정, 보관, 복원, 삭제, 결제 기록은 무료 버전에서 사용할 수 있습니다. 새 문서 만들기, 편집, 복제, 이메일 발송, 서명 요청, 웹 공유, 수동 연체료 추가는 Pro 기능입니다.

팁

관련 가이드

• 결제와 미수 금액 — 부분 결제를 기록하고 잔액이 결제됨에 도달하는 방식.
• 연체료 — 연체된 인보이스에서 연체료 카드와 변경 기록 이벤트가 의미하는 것.
• 인보이스 편집기 — 이 모든 생애 주기가 시작되는 초안을 만드는 방법.