Hướng dẫn sử dụng

Trạng thái hóa đơn, danh sách Tài liệu và nhật ký thay đổi

Đọc nhanh danh sách Tài liệu, chuyển hóa đơn giữa Bản nháp, Đã gửi, Đã thanh toán và Đã hủy, xử lý hàng loạt và truy vết mọi chỉnh sửa.

Cập nhật: 2026-09-09

Khi bạn đã có nhiều hơn dăm ba hóa đơn, câu hỏi không còn là “làm sao tạo một hóa đơn” mà là “cái nào trong số này vẫn đang cần tôi để mắt tới”. Tab Tài liệu (Documents) trả lời câu hỏi đó bằng một huy hiệu trạng thái trên mỗi dòng, các chip trạng thái nhanh, ô tìm kiếm, khoảng ngày và một bảng bộ lọc chi tiết hơn. Từ đó bạn đưa từng hóa đơn đi hết vòng đời của nó: bắt đầu là bản nháp, chuyển sang đã gửi, rồi kết thúc ở đã thanh toán hoặc đã hủy, với trạng thái quá hạn hiện ra dọc đường mỗi khi một hóa đơn đã gửi vượt quá hạn thanh toán. Mọi ví dụ bên dưới đều minh họa bằng Cedar Ridge Landscaping, một công ty chăm sóc bãi cỏ và tưới tiêu hai tổ đội ở Boise, Idaho, xuất khoảng mười lăm hóa đơn mỗi tháng bằng đô la Mỹ.

Bạn thấy gì trên màn hình

Chạm Tài liệu trên thanh điều hướng dưới cùng. Màn hình có ba lớp điều khiển phía trên danh sách. Ở góc trên bên phải của thanh ứng dụng có bốn biểu tượng: kính lúp để tìm kiếm, lịch để chọn khoảng ngày, phễu có nhãn Filter documents (một bộ đếm nhỏ màu đỏ xuất hiện trên đó khi có bất kỳ bộ lọc nâng cao nào đang bật), và biểu tượng hộp mở Lưu trữ (Archive). Bên dưới thanh ứng dụng là một bộ chuyển phân đoạn giữa Hóa đơn (Invoices), Báo giá (Estimates) và Hợp đồng (Contracts); hướng dẫn này chỉ ở phân đoạn Hóa đơn. Dưới nữa là một hàng chip trạng thái: Tất cả (All), Bản nháp (Draft), Đã gửi (Sent), Đã thanh toán (Paid) và Quá hạn (Overdue).

Mỗi dòng hiển thị biểu tượng biên nhận được tô theo màu trạng thái, số hóa đơn, một huy hiệu màu, tên khách hàng kèm ngày phát hành, và tổng tiền in đậm bên phải. Bản nháp màu xám, hóa đơn đã gửi màu xanh lam, đã thanh toán màu xanh lá, quá hạn màu đỏ, và đã hủy màu xám đậm hơn. Có thể xuất hiện thêm hai dấu hiệu. Một chiếc ghim nhỏ trước số hóa đơn đánh dấu hóa đơn bạn đã ghim vào danh sách; các dòng đã ghim luôn nằm trên cùng ở chế độ xem Tất cả. Khi đã nhận được tiền cho một hóa đơn nhưng chưa thanh toán đủ, một thanh tiến trình mảnh kèm phần trăm xuất hiện dưới tên khách hàng và số tiền còn lại được in màu đỏ dưới tổng tiền, ví dụ $720.00 due.

Danh sách được sắp theo ngày tạo, mới nhất trước, và không có menu sắp xếp riêng. Ghim là cách duy nhất để áp một thứ tự của riêng bạn, và nó chỉ hoạt động ở chip Tất cả; các chip trạng thái khác hiển thị đúng thứ tự thời gian.

Chạm vào một dòng sẽ mở màn hình chi tiết hóa đơn. Thanh ứng dụng của nó hiển thị số hóa đơn, một nhãn Đã chỉnh sửa (Edited) khi hóa đơn có lịch sử thay đổi, biểu tượng bút chì (với bản nháp) hoặc biểu tượng con mắt có nhãn Xem chi tiết (View details) (với mọi trạng thái khác), và menu ba chấm. Menu đó là nơi chứa mọi chuyển đổi trạng thái. Phần thân lặp lại huy hiệu và tổng tiền trong thẻ tiêu đề, rồi hiển thị khách hàng, các dòng hàng, tổng cộng, ghi chú, điều khoản thanh toán và, với hóa đơn đã gửi, thẻ Thanh toán (Payments). Nút Xem trước PDF (Preview PDF) trải hết chiều ngang phía dưới.

Cách tìm một hóa đơn bằng chip, tìm kiếm, ngày và bộ lọc

Các bộ điều khiển xếp chồng lên nhau, nên bạn có thể thu hẹp một danh sách dài chỉ trong vài lần chạm. Hãy bắt đầu bằng công cụ rộng nhất và chỉ thêm những công cụ khác khi cần.

1. Chạm một chip trạng thái, chẳng hạn Quá hạn. Danh sách lập tức bỏ mọi dòng không khớp; chạm Tất cả để đưa chúng trở lại.
2. Chạm kính lúp, rồi gõ một phần của số hóa đơn, tên khách hàng hoặc ghi chú, ví dụ maple. Việc so khớp không phân biệt chữ hoa chữ thường và cập nhật ngay khi bạn gõ. Mũi tên quay lại sẽ đóng ô nhập và xóa nội dung tìm kiếm.
3. Chạm biểu tượng lịch (Lọc theo ngày) và chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc; xác nhận bằng Xem tất cả. Một biểu ngữ chứa khoảng ngày xuất hiện phía trên danh sách; dấu nhân trên biểu ngữ sẽ gỡ nó đi. Khoảng ngày được đối chiếu với ngày phát hành, không phải hạn thanh toán.
4. Chạm phễu (Filter documents). Chọn Client, Currency, số tiền Min và Max, và bất kỳ công tắc nào: Has late fee, Linked to project, Partially paid, Has discount.
5. Mở rộng Additional filters để dùng Late-fee status, Overdue only, Has tax, Has attachments, Has signature, Has notes, From a recurring schedule và Pinned.
6. Chạm Áp dụng. Biểu tượng phễu giờ mang một bộ đếm với số tiêu chí đang bật; mở lại bảng và chạm Reset để xóa tất cả.

Dù bạn dùng tổ hợp nào, kết quả ở phân đoạn Hóa đơn không bao giờ bao gồm báo giá hay hóa đơn đã lưu trữ; chúng có nơi riêng. Nếu không có gì khớp, danh sách hiển thị Không có kết quả (No results) thay cho nội dung trạng thái trống thông thường.

Cách chuyển một hóa đơn qua các trạng thái

Cedar Ridge gửi hóa đơn bảo trì tháng Tám cho Maple Grove HOA, chờ đợi, và cuối cùng nhận được chuyển khoản ngân hàng. Đây là cách trạng thái hóa đơn bám theo thực tế. Mọi bước đều diễn ra từ menu ba chấm trên màn hình chi tiết hóa đơn, và mỗi bước đều yêu cầu bạn xác nhận.

1. Mở bản nháp và chạm menu ba chấm, rồi chọn Đánh dấu là đã gửi (Mark as Sent). Đọc hộp thoại Thay đổi trạng thái? (Change status?) và chạm Thay đổi. Huy hiệu chuyển sang màu xanh lam. Biểu tượng bút chì trên thanh ứng dụng trở thành con mắt, vì hóa đơn đã gửi mặc định được mở ở chế độ chỉ xem.
2. Khi khách hàng thanh toán đủ, mở cùng menu đó và chạm Đánh dấu đã thanh toán (Mark as paid), rồi Thay đổi. Các nhắc nhở đã lên lịch cho hóa đơn này bị hủy, tổng số của dự án được làm mới nếu hóa đơn thuộc một dự án, và nếu có phí trễ hạn đang chờ xử lý bạn sẽ được hỏi phải làm gì với nó.
3. Nếu khách hàng trả thành nhiều lần, đừng đánh dấu đã thanh toán thủ công. Thay vào đó hãy dùng Ghi nhận (Record) trên thẻ Thanh toán; ứng dụng sẽ tự chuyển trạng thái sang Đã thanh toán khi số dư về không.
4. Nếu bạn đánh dấu nhầm hóa đơn, chọn Đánh dấu chưa thanh toán (Mark as unpaid) trên hóa đơn đã thanh toán (nó trở về Đã gửi) hoặc Trở về bản nháp (Revert to draft) trên hóa đơn đã gửi (được chỉnh sửa đầy đủ trở lại, nhắc nhở dừng lại).
5. Nếu công việc đổ bể, chọn Hủy hóa đơn (Cancel Invoice). Hóa đơn vẫn giữ số của nó và vẫn nằm trong danh sách với huy hiệu Đã hủy màu xám; sau này Kích hoạt lại (Reactivate) sẽ đưa nó trở lại dạng bản nháp.

Menu chỉ hiển thị những chuyển đổi hợp lý với trạng thái hiện tại. Bản nháp cho Đánh dấu là đã gửi; hóa đơn đã gửi hoặc quá hạn cho Đánh dấu đã thanh toán và Trở về bản nháp; hóa đơn đã thanh toán cho Đánh dấu chưa thanh toán; hóa đơn đã hủy cho Kích hoạt lại; và Hủy hóa đơn có mặt trên mọi hóa đơn chưa bị hủy.

Quá hạn không phải là một trạng thái bạn tự đặt. Một hóa đơn được hiển thị là quá hạn khi nó ở trạng thái Đã gửi và hạn thanh toán của nó sớm hơn hôm nay. Ngay khi bạn đánh dấu đã thanh toán, hoặc sửa hạn thanh toán sang tương lai, huy hiệu đỏ biến mất. Đó cũng là lý do chip Quá hạn và bộ lọc Overdue only luôn khớp với bảng điều khiển.

Cách thao tác trên nhiều hóa đơn cùng lúc

Cuối tháng, Cedar Ridge đòi ba hóa đơn quá hạn và, khi tiền đã về, muốn đóng chúng cùng một lúc. Chế độ chọn biến danh sách thành một danh mục kiểm.

1. Nhấn giữ bất kỳ dòng nào. Một bảng có tiêu đề là số hóa đơn xuất hiện; chạm Chọn nhiều (Select multiple).
2. Chạm các dòng khác để thêm hoặc bỏ chúng. Các dòng được chọn được tô màu và thanh ứng dụng đổi thành Đã chọn: 3 với dấu nhân ở bên trái.
3. Chạm biểu tượng dấu tích (Đánh dấu đã thanh toán) để đặt mọi hóa đơn đã chọn thành Đã thanh toán, biểu tượng hộp (Lưu trữ) để chuyển chúng vào kho lưu trữ, hoặc thùng rác (Xóa) để gỡ bỏ chúng.
4. Thao tác xóa hỏi Xóa 3 hóa đơn? và cảnh báo rằng không thể hoàn tác; hai thao tác kia chạy ngay và hiện một xác nhận ngắn, chẳng hạn 3 được đánh dấu đã thanh toán.
5. Chạm dấu nhân, hoặc nhấn nút quay lại của thiết bị, để rời chế độ chọn mà không làm gì cả.

Bảng nhấn giữ cũng chứa Ghim vào danh sách / Bỏ ghim khỏi danh sách và Ghim vào bảng điều khiển / Bỏ ghim khỏi bảng điều khiển, nên việc ghim không đòi hỏi phải mở hóa đơn. Vuốt một dòng từ phải sang trái là lối tắt để lưu trữ một hóa đơn đơn lẻ; một nền màu cam xuất hiện và hộp thoại Chuyển sang lưu trữ? yêu cầu bạn xác nhận.

Cách đọc nhật ký thay đổi và dùng kho lưu trữ

Mỗi hóa đơn mang lịch sử của riêng nó. Mở màn hình chi tiết và chạm nhãn Đã chỉnh sửa bên cạnh số hóa đơn, hoặc chọn Nhật ký thay đổi (Change log) từ menu.

1. Đọc các mục từ trên xuống dưới; chúng theo thứ tự thời gian. Biểu tượng quyển sách đánh dấu Phiên bản gốc (Original version), bút chì đánh dấu mỗi lần lưu trong trình chỉnh sửa với một dòng như Đã thay đổi: Tạm tính, Tổng cộng, hạng mục, và các biểu tượng phí trễ hạn đánh dấu những sự kiện như Đã tích lũy phí trễ hạn hoặc Đã thêm phí trễ hạn vào hóa đơn kèm số tiền.
2. Chạm một mục để mở rộng nó. Bạn sẽ thấy số hóa đơn, trạng thái, tạm tính, thuế, tổng cộng, số lượng hạng mục và ghi chú đúng như tại thời điểm đó.
3. Chạm Xem PDF gốc (View original PDF) hoặc Xem PDF của phiên bản này (View PDF of this version) để dựng lại tài liệu đúng như phiên bản đó sẽ được in ra.

Kho lưu trữ dành cho những hóa đơn bạn đã xong việc nhưng không muốn xóa. Chạm biểu tượng hộp trên thanh ứng dụng Tài liệu để mở Lưu trữ; tab Tài liệu liệt kê các hóa đơn đã lưu trữ kèm ngày phát hành và tổng tiền, cái được lưu trữ gần nhất lên trước.

1. Chạm ba chấm trên một dòng.
2. Chọn Khôi phục (Restore) để đưa nó trở lại danh sách Tài liệu nguyên vẹn, được xác nhận bằng thông báo Đã khôi phục CR-2026-031.
3. Hoặc chọn Xóa vĩnh viễn (Delete permanently). Bạn phải xác nhận hai lần: Xóa vĩnh viễn? rồi Bạn có chắc không? với Có, xóa.

Quy tắc và chi tiết

• Một thay đổi trạng thái từ menu chỉ ghi trạng thái mới và thời điểm sửa đổi. Nó không điền vào các trường ngày gửi hay ngày thanh toán; ngày thanh toán chỉ được đặt khi một khoản thanh toán được ghi nhận làm số dư về không.
• Đánh dấu đã thanh toán hàng loạt chỉ đổi trạng thái. Nó không tạo dòng thanh toán, nên số tiền đã trả vẫn giữ nguyên và sổ cái của khách hàng không hiển thị khoản thanh toán nào. Hãy ghi nhận khoản thanh toán trên màn hình chi tiết khi bạn cần sổ cái chính xác.
• Ghi nhận thanh toán là con đường an toàn hơn để tới Đã thanh toán: ứng dụng cộng các khoản thanh toán theo đơn vị tiền tệ của hóa đơn, đặt trạng thái thành Đã thanh toán khi số tiền còn lại giảm xuống một xu hoặc ít hơn, và trả về Đã gửi nếu sau đó bạn xóa một khoản thanh toán làm số dư mở lại.
• Đánh dấu một hóa đơn đã thanh toán có thể kích hoạt hai chính sách tự động từ hồ sơ doanh nghiệp: miễn một khoản phí trễ hạn vẫn đang chờ xử lý, và cấp chiết khấu thanh toán sớm nếu khoản thanh toán rơi vào khung ưu đãi.
• Nhật ký thay đổi ghi lại các lần lưu trong trình chỉnh sửa và các hành động phí trễ hạn. Các thay đổi trạng thái thực hiện từ menu không được ghi vào đó, ngay cả khi hộp xác nhận từ bản nháp sang đã gửi có nhắc tới nhật ký; chỉ lần lưu đầu tiên trong trình chỉnh sửa sau khi gửi mới tạo mục Phiên bản gốc.
• Lưu trữ là một cờ đánh dấu. Hóa đơn đã lưu trữ rời khỏi danh sách Tài liệu, bảng điều khiển và các màn hình khách hàng, nhưng số của chúng vẫn được giữ chỗ, nên bạn không thể tái sử dụng một số bằng cách lưu trữ hóa đơn cũ.
• Xóa một hóa đơn sẽ gỡ bỏ các hạng mục, khoản thanh toán, bản chụp và sự kiện phí trễ hạn của nó, tách các mục thời gian và chi phí liên kết, xóa ảnh đính kèm, và nhập lại kho trước tiên nếu tự động hóa tồn kho đang bật. Không có hoàn tác.
• Tìm kiếm bao gồm số hóa đơn, tên khách hàng và trường ghi chú. Nó không tìm trong mô tả của các dòng hàng.
• Bộ lọc nâng cao áp lên trên chip, khoảng ngày và nội dung tìm kiếm, và chúng chỉ kiểm tra những trường được lưu trên chính hóa đơn, nên chúng phản hồi tức thì ngay cả với hàng trăm dòng.
• Các dòng đã ghim chỉ được xếp trước ở chip Tất cả. Ở Bản nháp, Đã gửi, Đã thanh toán hoặc Quá hạn, biểu tượng ghim vẫn hiện nhưng thứ tự là theo thời gian.
• Thay đổi trạng thái, ghim, lưu trữ, khôi phục, xóa và ghi nhận thanh toán đều hoạt động ở bản miễn phí. Tạo tài liệu mới, chỉnh sửa, nhân bản, gửi email, ký duyệt, chia sẻ web và thêm phí trễ hạn thủ công là các tính năng Pro.

Mẹo

Hướng dẫn liên quan

• Thanh toán và số tiền còn phải trả - ghi nhận thanh toán từng phần và cách số dư đi tới Đã thanh toán.
• Phí trễ hạn - thẻ phí trễ hạn và các sự kiện trong nhật ký thay đổi có nghĩa là gì trên hóa đơn quá hạn.
• Trình chỉnh sửa hóa đơn - tạo bản nháp khởi đầu cho toàn bộ vòng đời này.