Kullanım kılavuzu

Fatura durumları, Belgeler listesi ve değişiklik günlüğü

Belgeler listesini bir bakışta okuyun, faturaları Taslak, Gönderildi, Ödendi ve İptal arasında taşıyın, toplu işlem yapın ve günlüğü izleyin.

Güncellendi: 2026-09-09

Elinizde birkaç faturadan fazlası olduğunda soru artık “nasıl fatura keserim” değil, “bunlardan hangisi hâlâ ilgimi bekliyor” olur. Belgeler (Documents) sekmesi bunu her satırdaki bir durum rozetiyle, hızlı durum çipleriyle, bir arama alanıyla, bir tarih aralığıyla ve daha ince filtrelerin bulunduğu bir sayfayla yanıtlar. Oradan her faturayı yaşam döngüsü boyunca taşırsınız: taslak olarak başlar, gönderilmiş olur ve ödenmiş ya da iptal edilmiş olarak biter; yol boyunca, gönderilmiş bir fatura vadesini geçtiğinde gecikmiş olarak gösterilir. Aşağıdakilerin tamamı, Boise, Idaho’da iki ekiple çalışan ve ayda yaklaşık on beş işi ABD doları üzerinden faturalandıran Cedar Ridge Landscaping adlı çim ve sulama şirketiyle örneklendirilmiştir.

Ekranda ne görüyorsunuz

Alt gezinme çubuğunda Belgeler öğesine dokunun. Ekranda listenin üzerinde üç katman denetim vardır. Uygulama çubuğunun sağ üstünde dört simge durur: arama için bir büyüteç, tarih aralığı için bir takvim, Filter documents (belgeleri filtrele) etiketli bir huni (herhangi bir gelişmiş filtre etkinken üzerinde küçük kırmızı bir sayaç belirir) ve Arşiv (Archive) ekranını açan bir kutu simgesi. Uygulama çubuğunun altında Faturalar, Tahminler (Estimates) ve Sözleşmeler (Contracts) arasında geçiş yapan bölümlü bir denetim bulunur; bu rehber Faturalar bölümünde kalıyor. Onun altında bir dizi durum çipi uzanır: Tümü (All), Taslak (Draft), Gönderildi (Sent), Ödendi (Paid) ve Gecikmiş (Overdue).

Her satır durum rengiyle boyanmış bir fiş simgesini, fatura numarasını, renkli bir rozeti, düzenlenme tarihiyle birlikte müşteri adını ve sağda kalın yazılmış toplamı gösterir. Taslaklar gri, gönderilmiş faturalar mavi, ödenmiş olanlar yeşil, gecikmiş olanlar kırmızı ve iptal edilenler daha koyu gridir. İki ek süsleme de görünebilir. Numaranın önündeki küçük bir raptiye, listeye sabitlediğiniz bir faturayı işaretler; sabitlenmiş satırlar Tümü görünümünde her zaman en üstte durur. Henüz tamamen ödenmemiş bir faturaya karşılık para alındığında, müşteri adının altında yüzde gösteren ince bir ilerleme çubuğu belirir ve kalan tutar toplamın altına kırmızıyla basılır, örneğin $720.00 due.

Liste oluşturulma tarihine göre, en yenisi başta olacak şekilde sıralanır ve ayrı bir sıralama menüsü yoktur. Kendi sıranızı dayatmanın tek yolu sabitlemektir ve bu yalnızca Tümü çipinde çalışır; durum çipleri düz kronolojik sırayı gösterir.

Bir satıra dokunmak fatura ayrıntı ekranını açar. Uygulama çubuğu numarayı, faturanın bir değişiklik geçmişi varsa bir Düzenlendi (Edited) etiketini, bir kalem (taslaklarda) ya da Ayrıntıları görüntüle (View details) etiketli bir göz simgesini (diğer tüm durumlarda) ve üç noktalı bir menüyü gösterir. Her durum geçişi o menüde bulunur. Gövde, rozeti ve toplamı bir başlık kartında yineler, ardından müşteriyi, satır kalemlerini, toplamları, notları, ödeme koşullarını ve gönderilmiş faturalarda Ödemeler (Payments) kartını gösterir. Altta baştan başa bir PDF Önizleme (Preview PDF) düğmesi uzanır.

Çipler, arama, tarihler ve filtrelerle bir fatura nasıl bulunur

Denetimler üst üste birikir; böylece uzun bir listeyi birkaç dokunuşta daraltabilirsiniz. En geniş araçla başlayın ve yalnızca gerekirse üzerine ekleyin.

1. Gecikmiş gibi bir durum çipine dokunun. Liste, eşleşmeyen her satırı hemen düşürür; geri getirmek için Tümü çipine dokunun.
2. Büyüteci kullanın, ardından bir numaranın, müşteri adının veya notun bir bölümünü yazın, örneğin maple. Eşleştirme büyük/küçük harfe duyarlı değildir ve siz yazdıkça güncellenir. Geri oku alanı kapatır ve aramayı temizler.
3. Takvim simgesine (Tarihe göre filtrele (Filter by date)) dokunun ve bir başlangıç ile bitiş günü seçin; Tümünü Gör (View All) ile onaylayın. Listenin üzerinde aralığı gösteren bir bant belirir; banttaki çarpı onu kaldırır. Aralık, vade tarihiyle değil düzenlenme tarihiyle karşılaştırılır.
4. Huniye (Filter documents) dokunun. Bir Client (müşteri), bir Currency (para birimi), bir Min ve Max tutar ve şu anahtarlardan istediklerinizi seçin: Has late fee (gecikme ücreti var), Linked to project (projeye bağlı), Partially paid (kısmen ödendi), Has discount (indirimi var).
5. Late-fee status (gecikme ücreti durumu), Overdue only (yalnızca gecikmiş), Has tax (vergisi var), Has attachments (eki var), Has signature (imzası var), Has notes (notu var), From a recurring schedule (yinelenen takvimden) ve Pinned (sabitlenmiş) için Additional filters (ek filtreler) bölümünü genişletin.
6. Uygula (Apply) düğmesine dokunun. Huni simgesi artık etkin ölçüt sayısını gösteren bir sayaç taşır; sayfayı yeniden açıp Sıfırla (Reset) ile hepsini temizleyin.

Hangi bileşimi kullanırsanız kullanın, Faturalar bölümündeki sonuç hiçbir zaman teklifleri veya arşivlenmiş faturaları içermez; onların kendi yerleri vardır. Hiçbir şey eşleşmezse liste, olağan boş durum metni yerine Sonuç yok (No results) gösterir.

Bir fatura durumları arasında nasıl taşınır

Cedar Ridge, ağustos bakım faturasını Maple Grove HOA’ya gönderiyor, bekliyor ve sonunda bir havale alıyor. Faturanın durumunun gerçek dünyayı nasıl izlediği aşağıda. Her adım fatura ayrıntı ekranındaki üç noktalı menüden gerçekleşir ve her adım sizden onay ister.

1. Taslağı açın ve üç noktalı menüye, ardından Gönderildi olarak işaretle (Mark as Sent) öğesine dokunun. Durum değiştirilsin mi? (Change status?) iletişim kutusunu okuyun ve Değiştir (Change) düğmesine dokunun. Rozet maviye döner. Uygulama çubuğundaki kalem simgesi göze dönüşür, çünkü gönderilmiş bir fatura varsayılan olarak salt görüntüleme modunda açılır.
2. Müşteri tamamını ödediğinde aynı menüyü açın ve Ödendi olarak işaretle (Mark as paid), ardından Değiştir öğesine dokunun. Bu fatura için planlanmış hatırlatmalar iptal edilir, fatura bir projeye aitse proje toplamları yenilenir ve beklemede bir gecikme ücreti varsa onunla ne yapılacağı size sorulur.
3. Müşteri parça parça ödüyorsa faturayı elle ödendi olarak işaretlemeyin. Bunun yerine Ödemeler kartındaki Kaydet (Record) seçeneğini kullanın; bakiye sıfıra ulaştığında uygulama durumu kendiliğinden Ödendi'ye çevirir.
4. Yanlış faturayı işaretlediyseniz, ödenmiş bir faturada Ödenmedi olarak işaretle (Mark as unpaid) (fatura Gönderildi durumuna döner) ya da gönderilmiş bir faturada Taslağa geri al (Revert to draft) (tam düzenleme geri gelir, hatırlatmalar durur) seçeneğini kullanın.
5. İş suya düşerse Faturayı İptal Et (Cancel Invoice) seçeneğini kullanın. Fatura numarasını korur ve gri bir İptal Edildi rozetiyle listede kalır; daha sonra Yeniden etkinleştir (Reactivate) onu taslak olarak geri getirir.

Menü yalnızca geçerli durum için anlamlı olan geçişleri gösterir. Bir taslak Gönderildi olarak işaretle sunar; gönderilmiş veya gecikmiş bir fatura Ödendi olarak işaretle ve Taslağa geri al sunar; ödenmiş bir fatura Ödenmedi olarak işaretle sunar; iptal edilmiş bir fatura Yeniden etkinleştir sunar; Faturayı İptal Et ise zaten iptal edilmemiş her şeyde kullanılabilir.

Gecikmiş, sizin belirlediğiniz bir durum değildir. Bir fatura Gönderildi durumundayken vade tarihi bugünden önceyse gecikmiş olarak gösterilir. Onu ödendi olarak işaretlediğiniz ya da vade tarihini ileri bir güne çektiğiniz anda kırmızı rozet kaybolur. Gecikmiş çipinin ve Overdue only filtresinin panoyla her zaman uyuşmasının nedeni de budur.

Aynı anda birden fazla faturada nasıl işlem yapılır

Ay sonunda Cedar Ridge üç gecikmiş faturanın peşine düşüyor ve para geldiğinde bunları birlikte kapatmak istiyor. Seçim modu listeyi bir kontrol listesine dönüştürür.

1. Herhangi bir satıra uzun basın. Fatura numarasını başlık olarak taşıyan bir sayfa belirir; Çoklu seçim (Select multiple) öğesine dokunun.
2. Eklemek veya çıkarmak için diğer satırlara dokunun. İşaretli satırlar renklenir ve uygulama çubuğu solunda bir çarpıyla birlikte 3 seçildi (3 selected) yazısına dönüşür.
3. Seçili her faturayı Ödendi yapmak için onay simgesine (Ödendi olarak işaretle), arşive taşımak için kutu simgesine (Arşiv) veya kaldırmak için çöp kutusuna (Sil (Delete)) dokunun.
4. Silme 3 fatura silinsin mi? (Delete 3 invoice(s)?) diye sorar ve geri alınamayacağı konusunda uyarır; diğer iki işlem hemen çalışır ve 3 ödendi olarak işaretlendi (3 marked as paid) gibi kısa bir onay gösterir.
5. Hiçbir şey yapmadan seçim modundan çıkmak için çarpıya dokunun ya da cihazın geri düğmesine basın.

Uzun basma sayfası ayrıca Listeye sabitle (Pin to list) / Listeden sabitlemeyi kaldır (Unpin from list) ve Panele sabitle (Pin to dashboard) / Panelden sabitlemeyi kaldır (Unpin from dashboard) seçeneklerini de taşır; böylece sabitlemek için faturayı açmanız gerekmez. Bir satırı sağdan sola kaydırmak, tek bir faturayı arşivlemenin kısayoludur; turuncu bir arka plan belirir ve bir Arşive taşınsın mı? (Move to archive?) iletişim kutusu sizden onay ister.

Değişiklik günlüğü nasıl okunur ve arşiv nasıl kullanılır

Her fatura kendi geçmişini taşır. Ayrıntı ekranını açın ve numaranın yanındaki Düzenlendi etiketine dokunun ya da menüden Değişiklik günlüğü (Change log) seçeneğini işaretleyin.

1. Kayıtları yukarıdan aşağıya okuyun; tarih sırasındadırlar. Bir kitap simgesi Orijinal sürüm (Original version) kaydını, bir kalem her düzenleyici kaydını Changed: Subtotal, Total, items gibi bir satırla işaretler ve gecikme ücreti simgeleri Gecikme ücreti tahakkuk etti (Late fee accrued) ya da Gecikme ücreti faturaya eklendi (Late fee added to invoice) gibi olayları tutarıyla birlikte işaretler.
2. Genişletmek için bir kayda dokunun. Numarayı, durumu, ara toplamı, vergiyi, toplamı, kalem sayısını ve notları o andaki hâlleriyle görürsünüz.
3. Belgeyi tam olarak o sürümün basacağı gibi oluşturmak için Orijinal PDF'yi görüntüle (View original PDF) ya da Bu sürümün PDF'sini görüntüle (View PDF of this version) öğesine dokunun.

Arşiv, işiniz bittiği hâlde silmek istemediğiniz faturalar içindir. Arşiv ekranını açmak için Belgeler uygulama çubuğundaki kutu simgesine dokunun; Belgeler sekmesi arşivlenmiş faturaları düzenlenme tarihleri ve toplamlarıyla, en son arşivlenen başta olacak şekilde listeler.

1. Bir satırdaki üç noktaya dokunun.
2. Faturayı olduğu gibi Belgeler listesine geri göndermek için Geri yükle (Restore) seçeneğini işaretleyin; bir CR-2026-031 geri yüklendi mesajı bunu onaylar.
3. Ya da Kalıcı olarak sil (Delete permanently) seçeneğini işaretleyin. İki kez onaylamanız gerekir: önce Kalıcı olarak silinsin mi? (Delete permanently?), ardından Evet, sil (Yes, delete) düğmesiyle Emin misiniz? (Are you sure?).

Kurallar ve ayrıntılar

• Menüden yapılan bir durum değişikliği yalnızca yeni durumu ve değişiklik zamanını yazar. Gönderilme veya ödenme tarihi alanlarını doldurmaz; ödenme tarihi yalnızca kaydedilen bir ödeme bakiyeyi kapattığında ayarlanır.
• Toplu Ödendi olarak işaretle yalnızca durumu değiştirir. Bir ödeme satırı oluşturmaz; bu nedenle ödenen tutar olduğu gibi kalır ve müşterinin cari hesabında bir ödeme görünmez. Doğru bir cari hesaba ihtiyacınız olduğunda ödemeyi ayrıntı ekranından kaydedin.
• Ödemeleri kaydetmek Ödendi durumuna giden daha güvenli yoldur: uygulama ödemeleri fatura para biriminde toplar, kalan tutar bir kuruşa veya altına düştüğünde durumu Ödendi yapar ve daha sonra bakiyeyi yeniden açan bir ödemeyi silerseniz Gönderildi durumuna geri döner.
• Bir faturayı ödendi olarak işaretlemek, işletme profilinden iki otomatik politikayı tetikleyebilir: hâlâ beklemede olan bir gecikme ücretinin bağışlanması ve ödeme teklif penceresine düşüyorsa bir erken ödeme indiriminin tanınması.
• Değişiklik günlüğü düzenleyici kayıtlarını ve gecikme ücreti işlemlerini kaydeder. Menüden yapılan durum değişiklikleri, taslaktan gönderildiye geçiş onayı günlükten söz etse de günlüğe yazılmaz; Orijinal sürüm kaydını yalnızca gönderimden sonraki ilk düzenleyici kaydı oluşturur.
• Arşivleme bir işaretten ibarettir. Arşivlenmiş faturalar Belgeler listesinden, panodan ve müşteri ekranlarından çıkar, ancak numaraları ayrılmış kalır; dolayısıyla eski faturayı arşivleyerek bir numarayı yeniden kullanamazsınız.
• Bir faturayı silmek onun kalemlerini, ödemelerini, anlık görüntülerini ve gecikme ücreti olaylarını kaldırır, bağlı zaman kayıtlarıyla giderleri ayırır, ekli fotoğrafları siler ve stok otomasyonu açıksa önce stoğu geri yükler. Geri alma yoktur.
• Arama; fatura numarasını, müşterinin adını ve notlar alanını kapsar. Satır kalemi açıklamalarında arama yapmaz.
• Gelişmiş filtreler çipin, tarih aralığının ve aramanın üzerine uygulanır ve yalnızca faturanın kendisinde saklanan alanları sınar; bu yüzden yüzlerce satırda bile anlıktırlar.
• Sabitlenmiş satırlar yalnızca Tümü altında başa gelir. Taslak, Gönderildi, Ödendi veya Gecikmiş altında raptiye simgesi yine gösterilir ama sıra kronolojiktir.
• Durum değişiklikleri, sabitleme, arşivleme, geri yükleme, silme ve ödeme kaydetme ücretsiz sürümde çalışır. Yeni belge oluşturma, düzenleme, çoğaltma, e-posta gönderme, müşteri onayı, web’de paylaşma ve elle gecikme ücreti ekleme Pro özellikleridir.

İpuçları

İlgili rehberler

• Ödemeler ve ödenecek tutar - kısmi ödemelerin kaydedilmesi ve bakiyenin Ödendi durumuna nasıl ulaştığı.
• Gecikme ücretleri - gecikmiş bir faturada gecikme ücreti kartının ve değişiklik günlüğü olaylarının anlamı.
• Fatura düzenleyici - bu yaşam döngüsünü başlatan taslağın oluşturulması.