Kullanım kılavuzu

Teklifler, fiyat teklifleri ve bunların faturaya dönüştürülmesi

Tahminler sekmesinde teklif hazırlayın, müşterinin kabul edip etmediğini izleyin, sonra tamamını veya bazı kalemleri taslak faturaya dönüştürün.

Güncellendi: 2026-09-09

Teklif, para el değiştirmeden önce gönderdiğiniz belgedir: sunmayı önerdiğiniz işlerin fiyatlandırılmış listesi. Invoice Flow’da fatura ile aynı düzenleyicide hazırlanır, aynı PDF şablonlarıyla basılır ve aynı belge listesinde saklanır; ancak kendi numaralandırma serisi, kendi durum kümesi ve faturada bulunmayan bir şeyi vardır: sizin yerinize gerçek faturayı üreten dönüştürme işlemi — tamamı için ya da her seferinde tek bir kalem için.

Örnekler, Portland, Oregon’da tek kişilik bir atölye olan Hollis & Oak Furniture’ı işleten Martin Hollis’i izliyor. Claire and Tom Bergstrom çiftine ceviz bir yemek takımı için teklif verdi: bir masa, altı sandalye, bir bank ve teslimat, toplam $8,410. Çift önce masayı, oturma gruplarını ise sonra istiyor; bu yüzden Martin masa ile teslimatı şimdi, geri kalanını da atölyeden çıktığında faturalandıracak.

Ekranda ne görürsünüz

Teklifler, alt gezinmedeki Belgeler (Documents) sekmesinde bulunur. Bu ekranın üstündeki üçlü anahtar Faturalar (Invoices), Tahminler (Estimates) ve Sözleşmeler (Contracts) yazar; Tahminler’e dokunun, liste yalnızca teklifleri gösterir. Anahtarın altında Tümü (All), Taslak (Draft), Gönderildi (Sent), Ödendi (Paid) ve Gecikmiş (Overdue) durum çipleri yer alır. Her satırda teklif numarası, durum rozeti, müşteri ve düzenleme tarihi ile toplam görünür. Boş bir sekme Henüz teklif yok (No estimates yet) yazısını ve Başlamak için ilk tahmininizi oluşturun (Create your first estimate to get started) ipucunu gösterir.

Bir teklifin taşıyabileceği rozetler şunlardır: Taslak, Gönderildi, Kabul edildi (Accepted), Reddedildi (Declined), İptal Edildi (Cancelled), Dönüştürüldü (Converted) ve Kısmen dönüştürüldü (Partially converted). Vade tarihi geçmiş, gönderilmiş bir teklif tıpkı bir fatura gibi Gecikmiş olarak görüntülenir. Çip sırasında kabul edilen, reddedilen veya dönüştürülen teklifler için bir çip bulunmadığına dikkat edin; bu teklifler Tümü altında ya da huni simgesinin gelişmiş filtresiyle görünür.

Bir satıra dokunmak teklif ayrıntısını açar: rozet, toplam, Düzenlendi (Issued) ve Vade (due) tarihlerini içeren başlık kartı, müşteri kartı, kalemler, toplamlar, varsa notlar ve ödeme koşulları ile bir PDF Önizleme (Preview PDF) düğmesi. Teklifte Ödemeler kartı yoktur, çünkü belge faturaya dönüşene kadar tahsil edilebilecek bir şey yoktur. Teklife özgü tüm işlemler sağ üst köşedeki üç nokta menüsünün arkasında saklıdır.

Belgeler listesinin altındaki Yeni (New) düğmesi, dört kutucuk içeren Belge türünü seçin (Choose document type) başlıklı bir sayfa açar: Fatura (Invoice), Teklif (Estimate), Sözleşmeler ve Metinden (From text). Teklif’i seçmek, düzenleyiciyi Yeni Teklif (New Estimate) başlığıyla açar.

Nasıl teklif oluşturulur

Martin, yeni bir müşteri için bir askılı raf takımına teklif hazırlıyor. Adımlar faturadakiyle aynı; yalnızca numaralandırma ve başlık farklı.

1. Belgeler bölümünü açın ve Yeni düğmesine dokunun.
2. Belge türünü seçin sayfasında Teklif'e dokunun.
3. Fatura Numarası (Invoice Number) kartını kontrol edin. Kart zaten teklif serinizdeki sıradaki numarayı gösterir, burada EST-0040. Yalnızca elle farklı bir numara vermeniz gerekiyorsa dokunun.
4. Birden fazla teklif serisi tutuyorsanız, numaranın üstünde bir Fatura serileri (Invoice Series) kartı belirir; geçiş yapmak için, örneğin Quotes'tan Commercial quotes'a, karta dokunun.
5. Müşteri (Client) alanına dokunun ve Müşteri seç (Select client) iletişim kutusundan müşteriyi seçin ya da Yeni Müşteri Ekle (Add new client) seçeneğini kullanın.
6. Düzenlendi ve Vade (Due) tarihlerini ayarlayın. Teklifin ayrı bir geçerlilik alanı yoktur; dolayısıyla vade tarihi, yanıt almak istediğiniz tarihtir.
7. Ürün / Hizmet (Product / Service), Zaman (Time), Giderler (Expenses) veya Özel (Custom) ile kalemler ekleyin, ardından aşağıdaki notlar ve ödeme koşullarını doldurun.
8. Taslak Kaydet (Save Draft) düğmesine dokunun.

Düzenleyici, faturalarda bulunan bir kartı gizler: erken ödeme indirimi teklifi. Vergiler, indirimler, para birimi, imza ve fotoğraf ekleri dahil geri kalan her şey fatura düzenleyicisindeki gibi çalışır.

Teklif nasıl gönderilir ve müşterinin yanıtı nasıl kaydedilir

Taslak hazır olduğunda listeden açın ve üç nokta menüsünü kullanın. Gönderildi olarak işaretle (Mark as Sent) onay ister ve bundan sonra her değişikliğin değişiklik günlüğüne yazılacağı konusunda uyarır. Bundan sonra üst çubuktaki kalem simgesinin yerini bir göz simgesi alır ve düzenleyici, gönderilmiş bir teklifin değiştirilebilmesi için çoğaltılması gerektiği ipucuyla Yalnızca görüntüleme modu (View-only mode) halinde açılır. PDF’i gerçekten göndermek için aynı menüdeki Müşteriye gönder (Email client) veya Web sayfası olarak paylaş (Share as web page) seçeneklerini ya da PDF Önizleme’yi kullanıp oradan paylaşın.

Bergstrom’lar yanıt verdiğinde Martin sonucu aynı menüden kaydeder.

1. Teklifi açın ve üç nokta menüsüne dokunun.
2. Müşteri olarak görüntüle (View as client) seçeneğinden sonraki bloğa kadar aşağı kaydırın.
3. Kabul Edildi Olarak İşaretle (Mark as Accepted) veya Reddedildi Olarak İşaretle (Mark as Declined) seçeneğine dokunun. Rozet, onay istenmeden anında değişir.

Kabul edildi ve reddedildi birer muhasebe durumudur, kilit değildir. Reddedilmiş bir teklif, müşteri fikrini değiştirirse yine de dönüştürülebilir; kabul edilmiş bir teklif ise Tahmini İptal Et (Cancel Estimate) ile iptal edilebilir. Gözden geçirilmiş bir sürüm gerekiyorsa, Alt tahmin oluştur (Create sub-estimate) kalemleri teklif serisindeki bir sonraki numarayla yeni bir taslağa kopyalar ve düzenleyicide açar; Çoğalt (Duplicate) de bağlantısız bir kopya oluşturur, ancak teklifler için buna güvenmeden önce aşağıdaki numaralandırma tablosuna bakın.

Teklifin tamamı nasıl dönüştürülür

Müşteri her şeyi bir anda istediğinde, tek dokunuş faturayı oluşturur.

1. Teklifi açın ve üç nokta menüsüne dokunun.
2. Faturaya Dönüştür (Convert to Invoice) seçeneğine dokunun.
3. Faturaya dönüştürülsün mü? (Convert to invoice?) iletişim kutusunu okuyun ve devam etmek için Faturaya Dönüştür düğmesine ya da vazgeçmek için İptal (Cancel) düğmesine dokunun.

Uygulama her kalemi, indirimi, notları, ödeme koşullarını, şablonu, renk paletini, para birimini ve döviz kurunu yeni bir faturaya kopyalar. Bu fatura bir Taslak’tır, bugün düzenlenmiştir ve vadesi 30 gün sonradır; numarası ise varsayılan fatura serinizden gelir, asla teklif serisinden değil. Teklifin rozeti Dönüştürüldü olur ve dönüştürme bloğu menüsünden kaybolur; böylece aynı teklif iki kez faturalandırılamaz. Yeni faturanın üzerine düşersiniz ve gönderildi olarak işaretlemeden önce onu diğer taslaklar gibi düzenleyebilirsiniz.

Yalnızca bazı kalemler nasıl dönüştürülür

Bergstrom’lar, sandalyeler ve bank bitmeden masanın teslim edilmesini istiyor. Martin masa ile teslimatı şimdi faturalandırıyor.

1. EST-0038 teklifini açın ve üç nokta menüsüne dokunun.
2. Bir kısmını faturaya dönüştür… (Convert part to invoice…) seçeneğine dokunun.
3. Dönüştürülecek satır öğelerini seçin (Select line items to convert) ekranında bekleyecek kalemlerin işaretini kaldırın. İlk dönüştürmede tüm kalemler işaretli başlar.
4. Başlıktaki sayacı ve anlık toplamı kontrol edin; burada 2 / 4 ve $4,380.00.
5. Sağ üst köşedeki Faturaya Dönüştür düğmesine dokunun. Hiçbir şey seçili değilken düğme soluk görünür.

Ekran sizi, artık Kısmen dönüştürüldü rozeti taşıyan teklife geri döndürür ve yeni taslak fatura Faturalar sekmesinde sizi bekler. Tam dönüştürmenin aksine, uygulama faturayı sizin için açmaz.

Haftalar sonra oturma grubu hazır olur. Menü girdisi artık Bir kısmını faturaya dönüştür… yerine Kalanı dönüştür… (Convert remaining…) yazar ve seçim ekranı nelerin faturalandığını zaten bilir.

1. Kısmen dönüştürülmüş teklifi açın ve üç nokta menüsüne dokunun.
2. Kalanı dönüştür… seçeneğine dokunun.
3. Halihazırda faturalanmış satırların üzerinin çizili ve zaten dönüştürüldü (already converted) etiketli olduğunu, bekleyen satırların ise önceden işaretlendiğini doğrulayın.
4. Faturaya Dönüştür düğmesine dokunun.

Bu ikinci geçişte kalan tüm satırlar işaretlenirse, teklifin rozeti Dönüştürüldü olur ve dönüştürme bloğu menüden çıkar. Yine bir şeyi işaretsiz bırakırsanız teklif Kısmen dönüştürüldü olarak kalır ve üçüncü kez geri dönebilirsiniz.

Belge türüne göre numaralandırma

Faturalar ve teklifler ayrı ayrı sayılır. Ayarlar (Settings) > İşletme Profili (Business Profile) içindeki Fatura serileri bölümü iki türde seri listeler, Faturalar ve Tahminler; her birinde bir Seri adı (Series name), Numara şablonu (Number template), Sonraki numara (Next number), Basamak (Digits) ve bir Sayacı sıfırla (Reset counter) politikası bulunur (Asla (Never), Her yıl (Every year), Her ay (Every month) veya Her çeyrek (Every quarter)). Yeni bir profil her türden birer tane alır: INV önekli bir fatura serisi ve EST önekli bir teklif serisi; ikisi de {prefix}-{SEQ:0000} şablonunu kullanır, dolayısıyla ilk belgeler INV-0001 ve EST-0001 olur. Martin, faturalar için serisini HO-{YYYY}-0000 olarak yeniden adlandırdı ve teklifler için EST-0000’ı korudu.

Numara şablonu diğerlerinin yanı sıra {prefix}, {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD}, {Q}, {WW}, {SEQ} veya {SEQ:0000}, {client}, {currency}, {kind} ve {kind:short} (INV ya da EST yazdırır) belirteçlerini kabul eder. Numaralar bir işletme profili içinde benzersiz olmalıdır; bir numarayı elle değiştirir ve çakışma olursa, kaydettiğinizde düzenleyici bir sonraki boş numaraya geçer.

Teklif PDF’i nasıl görünür

Oluşturmak için teklif ayrıntısında PDF Önizleme’ye dokunun. Önizlemenin başlık çubuğunda Estimate EST-0038 yazar ve gönderimden sonraki bildirim çubuğu, teklifin gönderildi olarak işaretlendiğini belirtir. Belgenin kendisi, düzenleyicide seçtiğiniz on iki şablon ve paletten hangisini seçtiyseniz onu kullanır; başlık, kalem tablosu, toplamlar, notlar ve ödeme koşulları bir faturanın basacağıyla aynıdır.

PDF’teki teklife özgü tek fark, ödenmemiş bir faturanın toplamının altında görünebilen erken ödeme indirimi satırının teklifte hiçbir zaman basılmamasıdır.

Kurallar ve ayrıntılar

• Teklifler ve faturalar, farklı bir belge türüne sahip aynı tür kayıt olarak saklanır. Fatura ayrıntısında çalışan her şey — sabitleme, değişiklik günlüğü, müşteri onayı, Müşteri olarak görüntüle veya paylaşım — teklifte de çalışır.
• Faturaya Dönüştür, Bir kısmını faturaya dönüştür…, Kalanı dönüştür…, Alt tahmin oluştur, Çoğalt, Müşteriye gönder, Müşteri onayı (Client sign-off), Web sayfası olarak paylaş ve düzenleme kalemi Pro özellikleridir. Etkin bir abonelik veya deneme olmadan bunlar yükseltme ekranını açar. Kabul Edildi Olarak İşaretle, Reddedildi Olarak İşaretle, diğer durum değişiklikleri, PDF Önizleme ve Sil (Delete) ücretsizdir.
• Dönüştürmeye Dönüştürüldü dışındaki her durumdan izin verilir: taslak, gönderilmiş, kabul edilmiş, reddedilmiş ve iptal edilmiş tekliflerin hepsinde dönüştürme girdileri görünür.
• Tam dönüştürme indirimi birebir kopyalar. Kısmi dönüştürme bunu yapamaz, bunun yerine oranlanmış bir indirim tutarı saklar: teklifin indirim oranı seçili ara toplama uygulanır, vergi de aynı oranda azaltılır ve kuruşa yuvarlanır. Ortaya çıkan faturada yüzde yerine sabit bir indirim tutarı görünür.
• Teklifin tarihleri ne olursa olsun, dönüştürülen fatura her zaman bugün düzenlenmiş ve 30 gün vadeli bir taslaktır. Koşullarınız farklıysa tarihleri düzenleyicide değiştirin.
• Teklif, kısmi dönüştürmeden sonra tüm kalemlerini korur. “Zaten dönüştürüldü” işareti, o teklifden doğan faturalara karşı açıklama, birim fiyat ve miktar üzerinden yapılan en iyi çabalı bir eşleştirmedir; birbirinin aynısı iki satır varsa, biri faturalandığında ikisi de işaretlenir ve üzeri çizili bir satırı istediğiniz zaman yeniden işaretleyebilirsiniz.
• Bir projeye ait teklifi dönüştürmek, o projenin toplamlarını günceller.
• Faturada teklifine geri dönen görünür bir bağlantı yoktur; alt teklifte de üst teklifine giden bir bağlantı bulunmaz. Takip için notları ya da fatura numarasını kullanın.
• Gönderildi olarak işaretle, Taslağa geri al, Tahmini İptal Et ve Yeniden etkinleştir işlemlerinin her biri teklife özgü ifadelerle bir onay gösterir. Kabul Edildi Olarak İşaretle ve Reddedildi Olarak İşaretle göstermez.
• Bir teklifi silmek, Teklifi Sil (Delete Estimate) başlığı altında onay ister ve ondan daha önce oluşturulmuş hiçbir faturaya dokunmaz.
• Teklifler asla Ödemeler kartını veya gecikme cezası seçeneklerini göstermez ve dönüştürülene kadar analizlerde gelir olarak sayılmaz.

İpuçları

İlgili kılavuzlar

• Fatura düzenleyicisi
• Fatura durumları, listesi ve geçmişi
• PDF önizleme, paylaşım ve PDF düzenleyicisi