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Benutzerhandbuch

Angebote, Kostenvoranschläge und ihre Umwandlung in Rechnungen

Schreibe ein Angebot, halte fest, ob der Kunde es angenommen hat, und wandle es ganz oder nur einzelne Positionen in einen Rechnungsentwurf um.

Aktualisiert: 2026-09-09

Ein Angebot ist das Dokument, das du verschickst, bevor Geld fließt: eine bepreiste Liste dessen, was du zu liefern vorschlägst. In Invoice Flow wird es mit demselben Editor wie eine Rechnung erstellt, mit denselben PDF-Vorlagen gedruckt und in derselben Dokumentenliste abgelegt, hat aber einen eigenen Nummernkreis, einen eigenen Satz von Status und eine Sache, die eine Rechnung nicht hat: eine Umwandlungsaktion, die die eigentliche Rechnung für dich erzeugt, komplett oder Position für Position.

Die Beispiele folgen Martin Hollis, der Hollis & Oak Furniture betreibt, eine Ein-Mann-Werkstatt in Portland, Oregon. Er hat Claire und Tom Bergstrom eine Essgruppe aus Walnuss angeboten: einen Tisch, sechs Stühle, eine Bank und die Lieferung, insgesamt $8,410. Das Paar möchte zuerst den Tisch und die Sitzmöbel später, also stellt er Tisch und Lieferung jetzt in Rechnung und den Rest, wenn er die Werkstatt verlässt.

Was du auf dem Bildschirm siehst

Angebote befinden sich im Tab Rechnungen (Documents) der unteren Navigation. Oben auf diesem Bildschirm steht ein dreiteiliger Umschalter mit Rechnungen (Invoices), Angebote (Estimates) und Verträge (Contracts); tippe auf Angebote, und die Liste zeigt nur noch Angebote. Unter dem Umschalter sitzen die Status-Chips Alle (All), Entwurf (Draft), Versendet (Sent), Bezahlt (Paid) und Überfällig (Overdue). Jede Zeile zeigt die Angebotsnummer, ein Status-Badge, den Kunden und das Ausstellungsdatum sowie die Summe. Ein leerer Tab zeigt Noch keine Angebote (No estimates yet) mit dem Hinweis Erstelle dein erstes Angebot, um zu beginnen (Create your first estimate to get started).

Dokumentenbildschirm der Invoice Flow App mit ausgewähltem Segment Angebote, in der Liste EST-0038 Versendet für Claire und Tom Bergstrom $8,410.00, EST-0039 Entwurf, EST-0037 Angenommen, EST-0036 Umgewandelt und EST-0035 Abgelehnt
Jedes Angebot in der Pipeline der Werkstatt, vom frischen Entwurf bis zu einem, das bereits in eine Rechnung umgewandelt wurde.

Die Badges, die ein Angebot tragen kann, sind Entwurf, Versendet, Angenommen (Accepted), Abgelehnt (Declined), Storniert (Cancelled), Umgewandelt (Converted) und Teilweise umgewandelt (Partially converted). Ein versendetes Angebot, dessen Fälligkeitsdatum verstrichen ist, wird als Überfällig angezeigt, genau wie eine Rechnung. Beachte, dass die Chip-Reihe keinen Chip für Angenommen, Abgelehnt oder Umgewandelt hat; diese Angebote erscheinen unter Alle oder über den erweiterten Filter hinter dem Trichtersymbol.

Ein Tipp auf eine Zeile öffnet die Angebotsdetails: eine Kopfkarte mit Badge, Summe, den Daten Ausgestellt (Issued) und Fällig (due), die Kundenkarte, die Positionen, die Summen, eventuelle Notizen und Zahlungsbedingungen sowie eine Schaltfläche PDF-Vorschau (Preview PDF). Auf einem Angebot gibt es keine Zahlungskarte, weil nichts einzuziehen ist, bis es zu einer Rechnung wird. Alle angebotsspezifischen Aktionen verbergen sich hinter dem Drei-Punkte-Menü oben rechts.

Die Schaltfläche Neu (New) unten in der Dokumentenliste öffnet ein Blatt mit dem Titel Dokumenttyp wählen (Choose document type) mit vier Kacheln: Rechnung (Invoice), Angebot (Estimate), Verträge und From text. Wählst du Angebot, öffnet sich der Editor mit dem Titel Neues Angebot (New Estimate).

So erstellst du ein Angebot

Martin bietet einem neuen Kunden einen Satz schwebender Regale an. Die Schritte sind dieselben wie bei einer Rechnung; nur Nummerierung und Titel unterscheiden sich.

  1. Öffne Rechnungen (Documents) und tippe auf Neu.
  2. Tippe im Blatt Dokumenttyp wählen auf Angebot.
  3. Prüfe die Karte Rechnungsnummer (Invoice Number). Sie zeigt bereits die nächste Nummer aus deinem Angebots-Nummernkreis, hier EST-0040. Tippe nur darauf, wenn du manuell eine andere Nummer brauchst.
  4. Wenn du mehr als einen Angebots-Nummernkreis führst, erscheint über der Nummer eine Karte Rechnungsnummernkreise (Invoice Series); tippe darauf, um zu wechseln, zum Beispiel von Quotes zu Commercial quotes.
  5. Tippe auf Kunde (Client) und wähle den Kunden im Dialog Kunde auswählen (Select client), oder wähle Neuen Kunden hinzufügen (Add new client).
  6. Passe die Daten Ausgestellt und Fällig an. Ein Angebot hat kein separates Gültigkeitsfeld, also ist das Fälligkeitsdatum der Termin, bis zu dem du eine Antwort möchtest.
  7. Füge Positionen mit Produkt / Dienstleistung (Product / Service), Zeit (Time), Ausgaben (Expenses) oder Benutzerdefiniert (Custom) hinzu und trage weiter unten Notizen und Zahlungsbedingungen ein.
  8. Tippe auf Entwurf speichern (Save Draft).
Editor Neues Angebot der Invoice Flow App für Martin Hollis mit der Karte Rechnungsnummernkreise auf Quotes, der Karte Rechnungsnummer mit EST-0040, dem Kunden Claire und Tom Bergstrom, den Daten Ausgestellt und Fällig und den Schaltflächen für Positionen
Der Angebotseditor zieht seine Nummer aus dem Nummernkreis Quotes, während der Rechnungs-Nummernkreis unberührt bleibt.

Der Editor blendet eine Karte aus, die Rechnungen haben: das Skonto-Angebot für frühzeitige Zahlung. Alles andere, einschließlich Steuern, Rabatten, Währung, Unterschrift und Fotoanhängen, funktioniert genauso wie im Rechnungseditor.

So versendest du es und hältst die Antwort des Kunden fest

Sobald der Entwurf fertig ist, öffne ihn aus der Liste und verwende das Drei-Punkte-Menü. Als versendet markieren (Mark as Sent) bittet um Bestätigung und warnt, dass ab jetzt jede Änderung ins Änderungsprotokoll geschrieben wird. Danach wird das Stiftsymbol in der oberen Leiste durch ein Augensymbol ersetzt, und der Editor öffnet sich im Nur-Ansicht-Modus (View-only mode) mit dem Hinweis, dass ein versendetes Angebot dupliziert werden muss, um es zu ändern. Um das PDF tatsächlich zu senden, verwende An Kunden senden (Email client) oder Share as web page im selben Menü, oder PDF-Vorschau und teile von dort.

Wenn die Bergstroms antworten, hält Martin das Ergebnis über dasselbe Menü fest.

  1. Öffne das Angebot und tippe auf das Drei-Punkte-Menü.
  2. Scrolle nach unten zum Block nach Als Kunde ansehen (View as client).
  3. Tippe auf Als angenommen markieren (Mark as Accepted) oder Als abgelehnt markieren (Mark as Declined). Das Badge ändert sich sofort, ohne Bestätigungsabfrage.
Überlaufmenü der Invoice Flow App auf dem versendeten Angebot EST-0038 mit den Einträgen Als bezahlt markieren, Zurück zum Entwurf, Angebot stornieren, Änderungsprotokoll, An Liste anheften, An Dashboard anheften, An Kunden senden, Client sign-off, Share as web page, Als Kunde ansehen, Als angenommen markieren, Als abgelehnt markieren, In Rechnung umwandeln, Teil in Rechnung umwandeln, Unterangebot erstellen, Duplizieren und Löschen
Der untere Block des Menüs existiert nur bei Angeboten und verschwindet, sobald das Angebot vollständig umgewandelt ist.

Angenommen und Abgelehnt sind Buchhaltungszustände, keine Sperren. Ein abgelehntes Angebot kann weiterhin umgewandelt werden, wenn der Kunde es sich anders überlegt, und ein angenommenes kann mit Angebot stornieren (Cancel Estimate) storniert werden. Wenn du eine überarbeitete Version brauchst, klont Unterangebot erstellen (Create sub-estimate) die Positionen in einen neuen Entwurf mit der nächsten Nummer aus dem Angebots-Nummernkreis und öffnet ihn im Editor; Duplizieren (Duplicate) erstellt ebenfalls eine unverknüpfte Kopie, aber sieh dir die Nummerierungstabelle unten an, bevor du dich bei Angeboten darauf verlässt.

So wandelst du das ganze Angebot um

Wenn der Kunde alles auf einmal möchte, erzeugt ein Tipp die Rechnung.

  1. Öffne das Angebot und tippe auf das Drei-Punkte-Menü.
  2. Tippe auf In Rechnung umwandeln (Convert to Invoice).
  3. Lies den Dialog In Rechnung umwandeln? und tippe auf In Rechnung umwandeln, um fortzufahren, oder auf Abbrechen (Cancel).
Dialog In Rechnung umwandeln? der Invoice Flow App über dem Angebot EST-0038 mit dem Text, dass aus den Positionen dieses Angebots eine Rechnung erstellt und das Angebot als Umgewandelt markiert wird, mit den Schaltflächen Abbrechen und In Rechnung umwandeln
Die vollständige Umwandlung ist eine einzige Bestätigung; die App springt danach direkt zur neuen Rechnung.

Die App kopiert jede Position, den Rabatt, die Notizen, die Zahlungsbedingungen, die Vorlage, die Farbpalette, die Währung und den Wechselkurs in eine neue Rechnung. Diese Rechnung ist ein Entwurf, ausgestellt heute mit einem Fälligkeitsdatum in 30 Tagen, und ihre Nummer stammt aus deinem Standard-Rechnungsnummernkreis, nie aus dem Angebots-Nummernkreis. Das Badge des Angebots wird zu Umgewandelt, und der Umwandlungsblock verschwindet aus seinem Menü, sodass dasselbe Angebot nicht zweimal in Rechnung gestellt werden kann. Du landest auf der neuen Rechnung, wo du sie wie jeden anderen Entwurf bearbeiten kannst, bevor du sie als versendet markierst.

So wandelst du nur einzelne Positionen um

Die Bergstroms möchten den Tisch geliefert bekommen, bevor Stühle und Bank fertig sind. Martin stellt Tisch und Lieferung jetzt in Rechnung.

  1. Öffne das Angebot EST-0038 und tippe auf das Drei-Punkte-Menü.
  2. Tippe auf Teil in Rechnung umwandeln… (Convert part to invoice…).
  3. Entferne auf dem Bildschirm Umzuwandelnde Positionen auswählen (Select line items to convert) das Häkchen bei den Positionen, die warten sollen. Bei einer ersten Umwandlung beginnt jede Position angehakt.
  4. Prüfe den Zähler und die laufende Summe in der Kopfzeile, hier 2 / 4 und $4,380.00.
  5. Tippe oben rechts auf In Rechnung umwandeln. Die Schaltfläche ist ausgegraut, solange nichts ausgewählt ist.
Bildschirm Umzuwandelnde Positionen auswählen der Invoice Flow App, bei dem der Esstisch aus schwarzem Walnussholz und Lieferung und Aufbau angehakt sind, die sechs Stühle und die Bank nicht, mit dem Zähler 2 / 4 und einer laufenden Summe von $4,380.00
Nur die angehakten Zeilen landen auf der ersten Rechnung; das Angebot behält alle vier.

Der Bildschirm bringt dich zurück zum Angebot, das jetzt das Badge Teilweise umgewandelt trägt, und der neue Rechnungsentwurf wartet im Tab Rechnungen. Anders als bei der vollständigen Umwandlung öffnet die App die Rechnung nicht für dich.

Detailbildschirm der Invoice Flow App für den Rechnungsentwurf HO-2026-0212 für Claire und Tom Bergstrom, ausgestellt am 9. Sep 2026, fällig am 9. Okt 2026, mit zwei Positionen, dem Walnuss-Esstisch $4,200.00 und der Lieferung $180.00, Summe $4,380.00 und den kopierten Notizen
Die erste Rechnung nimmt die nächste Nummer im HO-Nummernkreis und erbt die Notizen und Bedingungen des Angebots.

Wochen später sind die Sitzmöbel fertig. Der Menüeintrag lautet jetzt Rest umwandeln… (Convert remaining…) statt Teil in Rechnung umwandeln…, und der Auswahlbildschirm weiß bereits, was abgerechnet wurde.

  1. Öffne das teilweise umgewandelte Angebot und tippe auf das Drei-Punkte-Menü.
  2. Tippe auf Rest umwandeln….
  3. Vergewissere dich, dass die bereits abgerechneten Zeilen durchgestrichen und mit bereits umgewandelt (already converted) beschriftet sind und dass die offenen Zeilen vorab angehakt sind.
  4. Tippe auf In Rechnung umwandeln.
Bildschirm Umzuwandelnde Positionen auswählen der Invoice Flow App für ein teilweise umgewandeltes Angebot, bei dem Esstisch und Lieferung mit dem Hinweis bereits umgewandelt durchgestrichen sind, Stühle und Bank angehakt sind, Zähler 2 / 4 und Summe $4,030.00
Der zweite Durchgang wählt vorab aus, was noch offen ist; die durchgestrichenen Zeilen sind ein Hinweis, keine Sperre.

Wenn dieser zweite Durchgang jede verbleibende Zeile anhakt, wechselt das Badge des Angebots zu Umgewandelt, und der Umwandlungsblock verlässt das Menü. Lässt du wieder etwas ungehakt, bleibt es Teilweise umgewandelt, und du kannst ein drittes Mal zurückkommen.

Nummerierung je Dokumenttyp

Rechnungen und Angebote zählen getrennt. In Einstellungen (Settings), Geschäftsprofil (Business Profile), listet der Abschnitt Rechnungsnummernkreise (Invoice Series) Nummernkreise zweier Arten auf, Rechnungen und Angebote, jeweils mit Name des Nummernkreises (Series name), Nummernvorlage (Number template), Nächste Nummer (Next number), Stellen (Digits) und einer Regel Zähler zurücksetzen (Reset counter) (Nie (Never), Jedes Jahr (Every year), Jeden Monat (Every month) oder Jedes Quartal (Every quarter)). Ein neues Profil bekommt je einen: einen Rechnungs-Nummernkreis mit dem Präfix INV und einen Angebots-Nummernkreis mit dem Präfix EST, beide mit der Vorlage {prefix}-{SEQ:0000}, sodass die ersten Dokumente INV-0001 und EST-0001 heißen. Martin hat seinen für Rechnungen in HO-{YYYY}-0000 umbenannt und EST-0000 für Angebote beibehalten.

SituationNummer stammt aus
Neues AngebotStandard-Nummernkreis der Art Angebote (EST-0040 oben)
UnterangebotDerselbe Angebots-Nummernkreis, nächste Nummer
Vollständige UmwandlungStandard-Nummernkreis der Art Rechnungen (HO-2026-0212)
Teilweise Umwandlung, jeder DurchgangStandard-Nummernkreis der Art Rechnungen, eine Nummer pro erstellter Rechnung
Duplikat eines AngebotsStandard-Nummernkreis der Art Rechnungen (die Kopie bleibt ein Angebot, aber ihre Nummer wird in der aktuellen Version aus dem Rechnungszähler gezogen; bevorzuge Unterangebot erstellen für eine korrekt nummerierte Überarbeitung)

Die Nummernvorlage akzeptiert unter anderem die Platzhalter {prefix}, {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD}, {Q}, {WW}, {SEQ} oder {SEQ:0000}, {client}, {currency}, {kind} und {kind:short} (das INV oder EST ausgibt). Nummern müssen innerhalb eines Geschäftsprofils eindeutig sein; wenn du eine manuell überschreibst und sie kollidiert, rückt der Editor beim Speichern zur nächsten freien Nummer weiter.

So sieht das Angebots-PDF aus

Tippe in den Angebotsdetails auf PDF-Vorschau, um es zu rendern. Die Titelleiste der Vorschau lautet Angebot EST-0038, und die Snackbar nach dem Senden meldet, dass das Angebot als gesendet markiert wurde. Das Dokument selbst verwendet diejenige der zwölf Vorlagen und Paletten, die du im Editor gewählt hast, mit derselben Kopfzeile, Positionstabelle, denselben Summen, Notizen und Zahlungsbedingungen, wie sie eine Rechnung drucken würde.

PDF des Angebots EST-0038 der Invoice Flow App auf der Vorlage Clean für Hollis & Oak Furniture LLC, gerichtet an Claire und Tom Bergstrom, mit der Überschrift INVOICE, Invoice #: EST-0038, Ausstellungsdatum 2. Sep 2026, Fälligkeitsdatum 2. Okt 2026, vier Positionen und einer Summe von $8,410.00
Das Angebot wird auf der Vorlage Clean mit der Standard-Dokumentüberschrift gedruckt; die EST-Nummer weist es als Angebot aus.
Die eingebauten Vorlagen drucken auch auf Angeboten die Überschrift INVOICE und die Beschriftung Invoice #; in der aktuellen Version gibt es keine separate Überschrift ESTIMATE. Wenn deine Kunden das Wort Angebot oder Kostenvoranschlag auf der Seite brauchen, schreibe es ins Notizfeld oder baue eine eigene Vorlage mit eigenem Kopfzeilentext.

Der einzige angebotsspezifische Unterschied im PDF ist, dass die Skonto-Zeile für frühzeitige Zahlung, die unter der Summe einer unbezahlten Rechnung erscheinen kann, auf einem Angebot nie gedruckt wird.

Regeln und Details

Tipps

Behandle das Fälligkeitsdatum als Gültigkeitsdatum des Angebots. Versendete Angebote nach diesem Datum erscheinen in der Liste und unter dem Chip Überfällig als überfällig, was veraltete Angebote leicht nachfassen oder stornieren lässt.
Wenn du regelmäßig in Etappen lieferst, schreibe die Aufteilung in die Notizen des Angebots, wie Martin es tut („Stühle und Bank können dem Tisch folgen“). Die Notizen werden auf jede daraus erstellte Rechnung kopiert, sodass der Kunde auf dem Angebot und auf jeder Rechnung denselben Wortlaut sieht.
Führe getrennte Angebots-Nummernkreise für verschiedene Arten von Arbeit, zum Beispiel Privatangebote und gewerbliche Ausschreibungen. Die Karte Rechnungsnummernkreise erscheint im Editor nur, wenn ein Profil mehr als einen Nummernkreis dieser Art hat, sodass Nutzer mit nur einem Nummernkreis sie nie sehen.
Verwende Unterangebot erstellen, statt ein versendetes Angebot zu bearbeiten. Das Original bleibt im Änderungsprotokoll als versendet, die Überarbeitung bekommt eine eigene Nummer, und jede Version kann für sich angenommen oder abgelehnt werden.

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