Benutzerhandbuch

Rechnungsstatus, die Dokumentenliste und das Änderungsprotokoll

Lesen Sie die Dokumentenliste auf einen Blick, bewegen Sie Rechnungen zwischen Entwurf, Versendet, Bezahlt und Storniert, bearbeiten Sie mehrere auf einmal und verfolgen Sie jede Änderung im Protokoll.

Aktualisiert: 2026-09-09

Sobald Sie mehr als eine Handvoll Rechnungen haben, lautet die Frage nicht mehr „wie erstelle ich eine“, sondern „welche davon braucht noch meine Aufmerksamkeit“. Der Tab Dokumente (Documents) beantwortet das mit einem Statusabzeichen in jeder Zeile, schnellen Status-Chips, einem Suchfeld, einem Datumsbereich und einem Blatt mit feineren Filtern. Von dort bewegen Sie jede Rechnung durch ihr Leben: Sie beginnt als Entwurf, wird versendet und endet als bezahlt oder storniert, wobei unterwegs „überfällig“ angezeigt wird, sobald eine versendete Rechnung ihr Fälligkeitsdatum überschreitet. Alles Folgende wird an Cedar Ridge Landscaping veranschaulicht, einem Garten- und Bewässerungsbetrieb mit zwei Teams in Boise, Idaho, der rund fünfzehn Aufträge im Monat in US-Dollar abrechnet.

Was Sie auf dem Bildschirm sehen

Tippen Sie in der unteren Navigation auf Dokumente. Der Bildschirm hat drei Steuerungsebenen über der Liste. Oben rechts in der App-Leiste sitzen vier Symbole: eine Lupe für die Suche, ein Kalender für einen Datumsbereich, ein Trichter mit der Bezeichnung Filter documents (Dokumente filtern; darauf erscheint ein kleiner roter Zähler, sobald ein erweiterter Filter aktiv ist) und ein Kistensymbol, das das Archiv (Archive) öffnet. Unter der App-Leiste schaltet ein segmentierter Schalter zwischen Rechnungen (Invoices), Angebote (Estimates) und Verträge (Contracts) um; diese Anleitung bleibt im Segment Rechnungen. Darunter verläuft eine Reihe von Status-Chips: Alle (All), Entwurf (Draft), Versendet (Sent), Bezahlt (Paid) und Überfällig (Overdue).

Jede Zeile zeigt ein in der Statusfarbe getöntes Belegsymbol, die Rechnungsnummer, ein farbiges Abzeichen, den Kundennamen mit dem Ausstellungsdatum und rechts fett die Gesamtsumme. Entwürfe sind grau, versendete Rechnungen blau, bezahlte grün, überfällige rot und stornierte in einem dunkleren Grau. Zwei zusätzliche Markierungen können erscheinen. Eine kleine Stecknadel vor der Nummer kennzeichnet eine Rechnung, die Sie an die Liste angeheftet haben; angeheftete Zeilen stehen in der Ansicht Alle immer ganz oben. Wenn auf eine noch nicht vollständig bezahlte Rechnung Geld eingegangen ist, erscheint unter dem Kundennamen ein dünner Fortschrittsbalken mit Prozentangabe, und der Restbetrag wird rot unter der Gesamtsumme gedruckt, zum Beispiel $720.00 due.

Die Liste ist nach Erstellungsdatum sortiert, neueste zuerst, und es gibt kein separates Sortiermenü. Anheften ist der einzige Weg, eine eigene Reihenfolge zu erzwingen, und es wirkt nur beim Chip Alle; die Status-Chips zeigen die reine chronologische Reihenfolge.

Das Antippen einer Zeile öffnet die Rechnungsdetailansicht. Ihre App-Leiste zeigt die Nummer, eine Plakette Bearbeitet (Edited), wenn die Rechnung eine Änderungshistorie hat, einen Stift (Entwürfe) oder ein Augensymbol mit der Bezeichnung Details anzeigen (View details; alle anderen Status) und ein Drei-Punkte-Menü. In diesem Menü stecken sämtliche Statuswechsel. Der Inhalt wiederholt Abzeichen und Summe in einer Kopfkarte und zeigt dann den Kunden, die Positionen, Summen, Notizen, Zahlungsbedingungen und bei versendeten Rechnungen die Karte Zahlungen (Payments). Eine Schaltfläche PDF-Vorschau (Preview PDF) spannt sich über den unteren Rand.

So finden Sie eine Rechnung mit Chips, Suche, Daten und Filtern

Die Steuerelemente bauen aufeinander auf, sodass Sie eine lange Liste mit wenigen Tipps eingrenzen können. Beginnen Sie mit dem gröbsten Werkzeug und fügen Sie weitere nur bei Bedarf hinzu.

1. Tippen Sie auf einen Status-Chip wie Überfällig. Die Liste lässt sofort jede Zeile weg, die nicht passt; mit Alle holen Sie sie zurück.
2. Tippen Sie auf die Lupe und geben Sie dann einen Teil einer Nummer, eines Kundennamens oder einer Notiz ein, zum Beispiel maple. Die Suche ignoriert Groß- und Kleinschreibung und aktualisiert sich beim Tippen. Der Zurück-Pfeil schließt das Feld und leert die Suche.
3. Tippen Sie auf das Kalendersymbol (Nach Datum filtern, Filter by date) und wählen Sie Start- und Endtag; bestätigen Sie mit Alle anzeigen (View All). Über der Liste erscheint ein Banner mit dem Bereich; das Kreuz auf dem Banner entfernt ihn. Verglichen wird mit dem Ausstellungsdatum, nicht mit der Fälligkeit.
4. Tippen Sie auf den Trichter (Filter documents). Wählen Sie einen Kunden, eine Währung (Currency), einen Min- und Max-Betrag und beliebige der Schalter: Has late fee (mit Verzugsgebühr), Linked to project (mit Projekt verknüpft), Partially paid (teilweise bezahlt), Has discount (mit Rabatt).
5. Klappen Sie Additional filters (weitere Filter) auf für Late-fee status (Verzugsgebühr-Status), Overdue only (nur überfällige), Has tax (mit Steuer), Has attachments (mit Anhängen), Has signature (mit Unterschrift), Has notes (mit Notizen), From a recurring schedule (aus wiederkehrendem Zeitplan) und Pinned (angeheftet).
6. Tippen Sie auf Anwenden (Apply). Das Trichtersymbol trägt nun einen Zähler mit der Anzahl aktiver Kriterien; öffnen Sie das Blatt erneut und tippen Sie auf Reset, um alle zu löschen.

Welche Kombination Sie auch nutzen, das Ergebnis im Segment Rechnungen enthält nie Angebote oder archivierte Rechnungen; die haben ihre eigenen Orte. Passt nichts, zeigt die Liste Keine Ergebnisse (No results) statt des üblichen Leerzustands.

So bewegen Sie eine Rechnung durch ihre Status

Cedar Ridge schickt seine August-Wartungsrechnung an die Maple Grove HOA, wartet und erhält schließlich eine Überweisung. So folgt der Rechnungsstatus der Wirklichkeit. Jeder Schritt erfolgt über das Drei-Punkte-Menü der Rechnungsdetailansicht, und jeder Schritt verlangt eine Bestätigung.

1. Öffnen Sie den Entwurf, tippen Sie auf das Drei-Punkte-Menü und dann auf Als versendet markieren (Mark as Sent). Lesen Sie den Dialog Status ändern? (Change status?) und tippen Sie auf Ändern (Change). Das Abzeichen wird blau. Das Stiftsymbol in der App-Leiste wird zu einem Auge, weil eine versendete Rechnung standardmäßig nur zur Ansicht geöffnet wird.
2. Zahlt der Kunde vollständig, öffnen Sie dasselbe Menü und tippen auf Als bezahlt markieren (Mark as paid), dann auf Ändern. Geplante Erinnerungen für diese Rechnung werden abgesagt, Projektsummen werden aktualisiert, wenn die Rechnung zu einem Projekt gehört, und wenn eine Verzugsgebühr ausstand, werden Sie gefragt, was damit geschehen soll.
3. Zahlt der Kunde in Raten, markieren Sie nicht von Hand als bezahlt. Nutzen Sie stattdessen Erfassen (Record) auf der Karte Zahlungen; die App setzt den Status von selbst auf Bezahlt, sobald der Saldo null erreicht.
4. Haben Sie die falsche Rechnung markiert, wählen Sie bei einer bezahlten Rechnung Als unbezahlt markieren (Mark as unpaid; sie kehrt zu Versendet zurück) oder bei einer versendeten Zurück zum Entwurf (Revert to draft; volle Bearbeitung kehrt zurück, Erinnerungen stoppen).
5. Platzt der Auftrag, wählen Sie Rechnung stornieren (Cancel Invoice). Die Rechnung behält ihre Nummer und bleibt mit grauem Abzeichen Storniert in der Liste; Reaktivieren (Reactivate) holt sie später als Entwurf zurück.

Das Menü zeigt immer nur die Übergänge, die zum aktuellen Status passen. Ein Entwurf bietet Als versendet markieren; eine versendete oder überfällige Rechnung bietet Als bezahlt markieren und Zurück zum Entwurf; eine bezahlte bietet Als unbezahlt markieren; eine stornierte bietet Reaktivieren; und Rechnung stornieren steht bei allem zur Verfügung, was nicht bereits storniert ist.

Überfällig ist kein Status, den Sie setzen. Eine Rechnung wird als überfällig angezeigt, wenn sie im Zustand Versendet ist und ihr Fälligkeitsdatum vor heute liegt. Sobald Sie sie als bezahlt markieren oder das Fälligkeitsdatum in die Zukunft verschieben, verschwindet das rote Abzeichen. Deshalb stimmen der Chip Überfällig und der Filter Overdue only immer mit dem Dashboard überein.

So bearbeiten Sie mehrere Rechnungen auf einmal

Am Monatsende mahnt Cedar Ridge drei überfällige Rechnungen an und möchte sie, sobald das Geld da ist, gemeinsam abschließen. Der Auswahlmodus verwandelt die Liste in eine Checkliste.

1. Halten Sie eine beliebige Zeile gedrückt. Ein Blatt mit der Rechnungsnummer als Titel erscheint; tippen Sie auf Mehrere auswählen (Select multiple).
2. Tippen Sie auf weitere Zeilen, um sie hinzuzufügen oder zu entfernen. Markierte Zeilen sind eingefärbt, und die App-Leiste wechselt zu 3 ausgewählt (3 selected) mit einem Kreuz links.
3. Tippen Sie auf das Häkchensymbol (Als bezahlt markieren), um jede gewählte Rechnung auf Bezahlt zu setzen, auf das Kistensymbol (Archiv), um sie ins Archiv zu verschieben, oder auf den Papierkorb (Löschen, Delete), um sie zu entfernen.
4. Löschen fragt 3 Rechnungen löschen? (Delete 3 invoice(s)?) und warnt, dass es sich nicht rückgängig machen lässt; die anderen beiden Aktionen laufen sofort und zeigen eine kurze Bestätigung wie 3 als bezahlt markiert.
5. Tippen Sie auf das Kreuz oder drücken Sie die Zurück-Taste des Geräts, um den Auswahlmodus ohne Aktion zu verlassen.

Das Blatt beim Gedrückthalten enthält außerdem An Liste anheften (Pin to list) / Von Liste lösen (Unpin from list) und An Dashboard anheften (Pin to dashboard) / Vom Dashboard lösen (Unpin from dashboard), sodass Sie zum Anheften die Rechnung nicht öffnen müssen. Das Wischen einer Zeile von rechts nach links ist eine Abkürzung zum Archivieren einer einzelnen Rechnung; ein oranger Hintergrund erscheint, und der Dialog Ins Archiv verschieben? (Move to archive?) bittet um Bestätigung.

So lesen Sie das Änderungsprotokoll und nutzen das Archiv

Jede Rechnung führt ihre eigene Historie. Öffnen Sie die Detailansicht und tippen Sie auf die Plakette Bearbeitet neben der Nummer, oder wählen Sie Änderungsprotokoll (Change log) aus dem Menü.

1. Lesen Sie die Einträge von oben nach unten; sie sind chronologisch geordnet. Ein Buchsymbol kennzeichnet die Originalversion (Original version), ein Stift jedes Speichern im Editor mit einer Zeile wie Geändert: Zwischensumme, Gesamt, Positionen, und Verzugsgebühr-Symbole markieren Ereignisse wie Verzugsgebühr aufgelaufen (Late fee accrued) oder Verzugsgebühr zur Rechnung hinzugefügt (Late fee added to invoice) mit dem Betrag.
2. Tippen Sie auf einen Eintrag, um ihn aufzuklappen. Sie sehen Nummer, Status, Zwischensumme, Steuer, Gesamtsumme, Anzahl der Positionen und Notizen, wie sie in diesem Moment waren.
3. Tippen Sie auf Original-PDF anzeigen (View original PDF) oder PDF dieser Version anzeigen (View PDF of this version), um das Dokument genau so zu rendern, wie diese Version gedruckt worden wäre.

Das Archiv ist für Rechnungen, mit denen Sie fertig sind, die Sie aber nicht löschen wollen. Tippen Sie auf das Kistensymbol in der App-Leiste von Dokumente, um das Archiv zu öffnen; der Tab Dokumente listet archivierte Rechnungen mit Ausstellungsdatum und Gesamtsumme, zuletzt archivierte zuerst.

1. Tippen Sie auf die drei Punkte einer Zeile.
2. Wählen Sie Wiederherstellen (Restore), um sie unverändert in die Dokumentenliste zurückzuschicken, bestätigt durch eine Meldung CR-2026-031 wiederhergestellt.
3. Oder wählen Sie Endgültig löschen (Delete permanently). Sie müssen zweimal bestätigen: Endgültig löschen? und dann Sind Sie sicher? mit Ja, löschen.

Regeln und Details

• Ein Statuswechsel aus dem Menü schreibt nur den neuen Status und die Änderungszeit. Er füllt die Felder für Sende- oder Zahlungsdatum nicht; das Zahlungsdatum wird nur gesetzt, wenn eine erfasste Zahlung den Saldo schließt.
• Die Sammelaktion Als bezahlt markieren ändert nur den Status. Sie erzeugt keinen Zahlungsdatensatz, der bezahlte Betrag bleibt also unverändert, und das Kundenkonto zeigt keine Zahlung. Erfassen Sie die Zahlung in der Detailansicht, wenn Sie ein korrektes Konto brauchen.
• Zahlungen zu erfassen ist der sicherere Weg zu Bezahlt: Die App summiert die Zahlungen in der Rechnungswährung, setzt den Status auf Bezahlt, sobald der Restbetrag auf einen Cent oder weniger fällt, und kehrt zu Versendet zurück, wenn Sie später eine Zahlung löschen, die einen Saldo wieder öffnet.
• Das Markieren als bezahlt kann zwei automatische Regeln aus dem Geschäftsprofil auslösen: den Erlass einer noch ausstehenden Verzugsgebühr und die Gewährung eines Skontos, wenn die Zahlung innerhalb des Angebotsfensters liegt.
• Das Änderungsprotokoll zeichnet Speichervorgänge im Editor und Verzugsgebühr-Aktionen auf. Statuswechsel aus dem Menü werden nicht darin festgehalten, auch wenn die Bestätigung von Entwurf zu Versendet das Protokoll erwähnt; erst das erste Speichern im Editor nach dem Versand erzeugt den Eintrag Originalversion.
• Archivieren ist eine Markierung. Archivierte Rechnungen verschwinden aus der Dokumentenliste, dem Dashboard und den Kundenansichten, aber ihre Nummern bleiben reserviert, sodass Sie eine Nummer nicht durch Archivieren der alten Rechnung wiederverwenden können.
• Das Löschen einer Rechnung entfernt ihre Positionen, Zahlungen, Schnappschüsse und Verzugsgebühr-Ereignisse, löst verknüpfte Zeiteinträge und Ausgaben, löscht angehängte Fotos und bucht zuvor den Bestand zurück, wenn die Lagerautomatik aktiv ist. Es gibt kein Rückgängig.
• Die Suche umfasst die Rechnungsnummer, den Kundennamen und das Notizfeld. Positionsbeschreibungen werden nicht durchsucht.
• Erweiterte Filter wirken zusätzlich zu Chip, Datumsbereich und Suche und prüfen nur Felder, die auf der Rechnung selbst gespeichert sind, sodass sie auch bei Hunderten Zeilen sofort reagieren.
• Angeheftete Zeilen stehen nur unter Alle zuerst. Unter Entwurf, Versendet, Bezahlt oder Überfällig wird das Stecknadelsymbol zwar angezeigt, aber die Reihenfolge ist chronologisch.
• Statuswechsel, Anheften, Archivieren, Wiederherstellen, Löschen und Zahlungen erfassen funktionieren in der kostenlosen Version. Ein neues Dokument erstellen, bearbeiten, duplizieren, per E-Mail senden, Kundenabnahme, Web-Freigabe und das manuelle Hinzufügen einer Verzugsgebühr sind Pro-Funktionen.

Tipps

Verwandte Anleitungen

• Zahlungen und offener Betrag - Teilzahlungen erfassen und wie der Saldo Bezahlt erreicht.
• Verzugsgebühren - was die Verzugsgebühr-Karte und die Protokollereignisse auf einer überfälligen Rechnung bedeuten.
• Rechnungseditor - den Entwurf erstellen, mit dem dieser ganze Lebenszyklus beginnt.