Benutzerhandbuch

PDF-Vorschau, Teilen, Als Kunde ansehen und der PDF-Editor

Sieh dir eine Rechnung als fertiges PDF an, drucke oder teile sie, markiere Entwürfe als versendet, prüfe die Kundensicht und korrigiere Wörter in PDFs.

Aktualisiert: 2026-09-09

Sobald eine Rechnung geschrieben ist, bleiben drei Fragen: Wie sieht die fertige Seite aus, wie kommt sie zum Kunden, und was sieht der Kunde tatsächlich. Invoice Flow beantwortet sie mit dem Bildschirm PDF-Vorschau (Preview PDF), der das Dokument so rendert, wie der Empfänger es bekommt, und die Aktionen zum Drucken und Teilen enthält, und mit Als Kunde ansehen (View as client), einer schlichten Zusammenfassung derselben Rechnung aus Sicht des Empfängers. Ein separates Werkzeug, der PDF-Editor (PDF Editor), öffnet jedes PDF auf dem Handy, nicht nur Rechnungen, und lässt dich einzelne Wörter ersetzen, Schriftarten tauschen oder die eingebetteten Eigenschaften der Datei ändern.

Diese Anleitung folgt Odette Harlow von Harlow & Vane Interiors LLC, einem Innenarchitekturstudio in Denver. Ihre Rechnung HV-2026-031 stellt Brennan Holdings die Einrichtung eines Lofts am Larimer Square in Rechnung, insgesamt 11,250 Dollar, wovon eine Anzahlung von 4,000 Dollar bereits bezahlt ist. Eine zweite, noch im Entwurf befindliche Rechnung HV-2026-032 deckt ein optionales Zusatzpaket mit Kunst und Accessoires ab. Im PDF-Editor hat sie ein Möbelangebot ihres Lieferanten Maison Ferrand, dessen Statuszeile von „Draft“ auf „Approved“ geändert werden muss, bevor sie es weiterleitet.

Was du auf dem Bildschirm siehst

Öffne eine beliebige Rechnung aus dem Tab Rechnungen (Documents), und du landest auf ihrem Detailbildschirm. Die breite Schaltfläche am unteren Rand, PDF-Vorschau, öffnet die Vorschau. Das Überlaufmenü oben rechts (drei Punkte) desselben Detailbildschirms enthält Als Kunde ansehen, zusammen mit Statusaktionen wie Als bezahlt markieren (Mark as paid) und An Kunden senden (Email client).

Der Vorschaubildschirm trägt Dokumenttyp und Nummer als Titel, zum Beispiel Rechnung HV-2026-031 (ein Angebot zeigt Angebot gefolgt von seiner Nummer). Seine obere Leiste hat zwei Symbole, einen Drucker und einen Teilen-Pfeil, und nur bei Entwürfen ein drittes Überlaufmenü mit einem einzigen Eintrag, Teilen & als versendet markieren (Share & Mark as Sent). Der Hauptteil ist die gerenderte Seite auf grauem Hintergrund; ziehe mit zwei Fingern zum Zoomen und scrolle durch die Seiten. Die Seite, die du siehst, wird bei jedem Öffnen des Bildschirms neu erzeugt, aus den aktuellen Rechnungsdaten, der für diese Rechnung gewählten Vorlage und Palette, deinen Dokumentschriftarten und der Rechnungssprache. Es gibt hier keine separate Schaltfläche „als Datei speichern“: Teilen ist der Weg, auf dem ein PDF die App verlässt, und das Android-Teilen-Blatt enthält Dateimanager und Cloud-Laufwerke als Ziele.

Der PDF-Editor ist nicht an Rechnungen gebunden. Er sitzt im Tab Werkzeuge (Tools) als Karte mit rotem PDF-Symbol und öffnet eine Liste importierter Dokumente. Jedes Dokument ist eine Karte mit Namen, einer Statusmarke (Importiert (Imported), In Bearbeitung (Editing) oder Abgeschlossen (Complete)), einem Drei-Punkte-Menü mit PDF bearbeiten (Edit PDF), Umbenennen (Rename), Teilen (Share) und Löschen (Delete) sowie drei kleinen Vorschaubildern mit den Bezeichnungen Original (blauer Rahmen), Markiert (Highlighted, gelb) und Final (grün). Die gelben und grünen Vorschaubilder bleiben mit einem PDF-Symbol ausgegraut, bis du mindestens eine Änderung übernommen hast. Eine runde Schaltfläche + in der Ecke importiert ein neues PDF.

So druckst oder teilst du eine Rechnung

1. Öffne die Rechnung und tippe auf PDF-Vorschau. Warte, bis die Seite erscheint; die Druck- und Teilen-Symbole bleiben deaktiviert, bis die Datei erzeugt ist.
2. Prüfe die Seite. Wenn eine Position, die Adresse oder die Palette falsch aussieht, geh zurück, korrigiere es und öffne die Vorschau erneut; sie wird jedes Mal neu erzeugt.
3. Zum Drucken tippe auf das Druckersymbol. Der Android-Druckdialog öffnet sich mit dem PDF, wo du einen Drucker oder „Als PDF speichern“ wählst, falls dein Handy das anbietet.
4. Zum Senden tippe auf das Teilen-Symbol. Die App schreibt die Datei als HV-2026-031.pdf und öffnet das Teilen-Blatt mit dem Betreff Rechnung HV-2026-031 von Harlow & Vane Interiors LLC und einer kurzen Begrüßung als bereits ausgefülltem Text.
5. Wähle das Ziel. Mail-Apps übernehmen Betreff und Text; Messenger zeigen den Text als Nachricht; ein Dateimanager oder Cloud-Laufwerk speichert einfach das PDF.

So teilst du einen Entwurf und markierst ihn in einem Schritt als versendet

Ein Entwurf hat kein Versanddatum und zählt nicht als offen. Wenn du ihn aus der Vorschau teilst, kann die App den Status für dich umstellen.

1. Öffne den Entwurf, in Odettes Fall HV-2026-032, und tippe auf PDF-Vorschau.
2. Tippe oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü. Es enthält einen Eintrag, Teilen & als versendet markieren; das Menü existiert nur, solange das Dokument ein Entwurf ist.
3. Tippe darauf und schließe das Teilen-Blatt wie gewohnt ab.
4. Wenn sich das Teilen-Blatt schließt, wechselt der Status zu Versendet (Sent), und unten erscheint eine Meldung Rechnung als versendet markiert (Invoice marked as sent) (oder Angebot als gesendet markiert (Estimate marked as sent)). Die Rechnung zeigt jetzt ein Versanddatum, und ihr Fälligkeitsdatum wird für Erinnerungen und Verzugsgebühren relevant.

So prüfst du die Rechnung aus Sicht des Kunden

Als Kunde ansehen ist eine schreibgeschützte Seite innerhalb der App. Sie erzeugt keinen Link und sendet nichts; sie gibt die Rechnung so wieder, wie ein Empfänger sie liest, eine nützliche letzte Prüfung des fälligen Betrags nach Teilzahlungen.

1. Tippe auf dem Rechnungsdetailbildschirm auf das Drei-Punkte-Menü und wähle Als Kunde ansehen.
2. Lies das grüne Banner Nur Vorschau — kein echter Link (Preview only — not a real shareable link); es erinnert dich daran, dass hier nichts weitergeleitet werden kann.
3. Prüfe die Begrüßungszeile. Sie nennt den Kunden und gibt den noch fälligen Betrag und das Fälligkeitsdatum an, zum Beispiel You have a payment of $7,250.00 due on Sep 16, 2026.
4. Prüfe die Karte darunter: die Rechnungsnummer, die volle Summe in großer Schrift und, wenn bereits Geld eingegangen ist, Bisher bezahlt (Paid so far) mit dem erhaltenen Betrag.
5. Scrolle durch Positionen (Line Items), Notizen (Notes) und Zahlungsbedingungen (Payment Terms) und kehre dann mit dem Zurück-Pfeil zurück.

Beachte den Unterschied zum PDF: Die Rechnungsvorlagen drucken die Rechnungssumme und listen bereits erhaltene Zahlungen nicht auf, sodass die Anzahlung von 4,000 Dollar auf diesem Bildschirm und im Zahlungsbereich des Detailbildschirms erscheint, nicht auf der gedruckten Seite.

So korrigierst du ein Wort in einem importierten PDF

Der PDF-Editor arbeitet auf Wortebene: Du tippst auf ein Wort, gibst den Ersatz ein, und beim Übernehmen malt die App eine weiße Box über das Original und zeichnet den neuen Text an seine Stelle. Benachbarte Wörter bewegen sich nie, er eignet sich also zum Korrigieren eines Datums, eines Status, eines Namens oder eines Preises, nicht zum Umschreiben von Absätzen.

1. Öffne Werkzeuge, tippe auf PDF-Editor und dann auf +. Die Systemdateiauswahl öffnet sich, gefiltert auf PDF-Dateien; die gewählte Datei wird in die App kopiert und öffnet sich sofort im Editor.
2. Sieh dir die Leiste unter dem Titel an. Sie zeigt die Seitennavigation 1 / 1, einen Wortzähler wie 78 words und eine rote Marke Kein Text gefunden (No text found), wenn die Seite ein Scan ohne extrahierbaren Text ist.
3. Tippe auf das Wort, das du ändern möchtest. Jedes Wort liegt unter einer halbtransparenten Box; das Augensymbol in der oberen Leiste blendet diese Boxen aus oder ein.
4. Gib in der Bearbeitungsleiste, die nach oben gleitet, den Ersatz in das Feld mit dem Hinweis Neuer Text... (New text...) ein. Beobachte die Prozentmarke rechts: Sie vergleicht die Breite des neuen Textes mit der Originalbox und wird rot, wenn der Ersatz breiter ist als der verfügbare Platz.
5. Passe bei Bedarf an: Size: stuft die Schrift von 4 bis 72 pt, Spacing: verengt oder weitet die Buchstaben in 0,5er-Schritten, Color: bietet sieben Textfarben, BG: sieben helle Füllungen für die Abdeckbox, und Style: schaltet fett, kursiv, unterstrichen und durchgestrichen um.
6. Tippe auf das Häkchensymbol (Ersetzen (Replace)). Die Zählermarke zeigt jetzt 1 edit(s) pending, und in der oberen Leiste erscheint eine Schaltfläche Änderungen übernehmen (Apply Edits). Wiederhole das für andere Wörter; das Rückgängig-Symbol (Zurücksetzen (Revert)) stellt ein einzelnes Wort wieder her, der Menüeintrag Alle Änderungen verwerfen (Clear all edits) verwirft sie alle.
7. Tippe auf Änderungen übernehmen. Nach der Meldung Änderungen erfolgreich übernommen (Edits applied successfully) wird der Status des Dokuments Abgeschlossen, und seine Vorschaubilder Markiert und Final werden aktiv.

In diesem Screenshot ist die Seite hinter den Wortboxen nicht gerendert: Der Editor zeichnet sie mit einem nativen PDF-Renderer, den unsere Screenshot-Umgebung nicht ausführen kann, sodass nur der Ladekreis zu sehen ist. Auf einem Handy ist die Angebotsseite unter den Boxen sichtbar. Die Seite unten ist die tatsächliche Final-Datei, die der Editor für dieses Angebot geschrieben hat.

So änderst du die Schriftart eines Ersatzes

Die erste Zeile der Bearbeitungsleiste nennt die Originalschrift (zum Beispiel PDF: Helvetica 11pt); die zweite nennt die Schrift, die tatsächlich für den neuen Text verwendet wird. Ein grünes Häkchen bedeutet, dass sie auf dem Handy bereit ist; eine orangefarbene Warnung mit „(recommended)“ bedeutet, dass die App das Original auf eine Google-Schrift abgebildet hat, die sie noch herunterladen muss, mit einer kleinen Download-Schaltfläche daneben.

1. Tippe mit ausgewähltem Wort auf das Tauschsymbol am rechten Ende der Schriftzeile (Schriftart ändern (Change font) oder Andere auswählen (Choose other)).
2. Wähle im Blatt Schriftart wählen (Choose Font) aus drei Gruppen: Original behält den eigenen Schriftnamen des PDFs, Standard PDF Fonts bietet Helvetica, Times-Roman und Courier, die in jedem PDF-Reader eingebaut sind und keinen Download brauchen, und Google Fonts (download on use) listet Roboto, Open Sans, Lato, Montserrat, Poppins, Inter und weitere. Ein grünes Häkchen kennzeichnet bereits zwischengespeicherte Schriften.
3. Tippe auf eine Schrift. Eine noch nicht zwischengespeicherte Google-Schrift wird zuerst heruntergeladen (Downloading Roboto...), was eine Internetverbindung braucht; danach wird sie auf das ausgewählte Wort angewendet.
4. Bestätige den Ersatz wie zuvor mit dem Häkchensymbol und übernimm.

So bearbeitest du die Eigenschaften des PDFs

Jedes PDF trägt eingebettete Eigenschaften (Titel, Autor, Thema, Stichwörter, Ersteller, Produzent), die Mail-Clients und Dateimanager statt des Dateinamens anzeigen.

1. Öffne das Dokument im Editor und wähle Metadaten (Metadata) aus dem Drei-Punkte-Menü, oder öffne es im Viewer durch Tippen auf ein Vorschaubild und tippe auf das Info-Symbol.
2. Der Bildschirm Metadaten zeigt sechs aus der Datei vorbelegte Felder: Titel (Title), Autor (Author), Thema (Subject), Stichwörter (Keywords), Ersteller (Creator) und Produzent (Producer). Odettes Angebot kam mit vom Lieferanten gesetztem Titel, Autor, Thema und Ersteller an.
3. Ändere, was du brauchst, zum Beispiel füge quotation, furniture, Larimer Square, unit 1402 zu Stichwörter hinzu.
4. Tippe auf Speichern (Save). Nach Metadaten gespeichert (Metadata saved) schließt sich der Bildschirm; die Werte werden in die Final-Datei geschrieben.

Regeln und Details

Vorschau und Teilen

• Die Vorschau wird bei jedem Öffnen aus der aktuellen Rechnung, ihrer Vorlage, Palette, gegebenenfalls eigener Vorlage, deinen Dokumentschriftarten und der Rechnungssprache neu erzeugt. An die Rechnung angehängte Fotos werden als kleine Vorschaubilder in einem Abschnitt der Seite gezeichnet.
• Drucken und Teilen erfordern Vollzugriff (aktive Testphase oder Abonnement); ohne ihn öffnen sie den Abonnementbildschirm. Die Vorschau selbst ist nicht beschränkt.
• Teilen belegt den Betreff Rechnung {number} von {company} und einen Text der Form „Hi {client}, Please find attached invoice {number} from {company}. Thank you!“ vor. Die empfangende App entscheidet, ob sie sie verwendet.
• Teilen & als versendet markieren teilt zuerst und setzt dann den Status auf Versendet. Es wird nur für Entwürfe angeboten; versendete, bezahlte oder überfällige Dokumente zeigen nur die zwei Symbole.
• Die PDF-Vorlagen drucken die Rechnungssumme. Bereits erhaltene Beträge erscheinen auf dem Detailbildschirm und in Als Kunde ansehen, nicht auf der Seite.

Als Kunde ansehen

• Offline und schreibgeschützt; nichts wird hochgeladen, und es existiert kein Link. Der Hauptbetrag ist der Restbetrag, die große Zahl ist die volle Summe, und Bisher bezahlt erscheint nur, wenn eine Zahlung erfasst ist. Notizen und Zahlungsbedingungen werden nur angezeigt, wenn die Rechnung sie hat.

PDF-Editor

• Änderungen sind ausschließlich Wortersetzungen. Bilder, Logos, Grafiken und gescannte Seiten können nicht bearbeitet werden; ein Scan zeigt Kein Text gefunden. Es gibt keine Zeichen-, Anmerkungs-, Unterschrifts- oder Seitenwerkzeuge.
• Das Übernehmen erzeugt zwei Dateien: Markiert, mit einer Box um jede Änderung zur Prüfung, und Final, die saubere Kopie zum Versenden.
• Das erneute Öffnen eines abgeschlossenen Dokuments stellt frühere Ersetzungen durch Abgleich von Seite, Wort und Position wieder her, sodass du dieselbe Datei weiter korrigieren kannst.
• Die Schriftgröße lässt sich zwischen 4 und 72 pt stufen; der Buchstabenabstand bewegt sich in 0,5er-Schritten in beide Richtungen; jedes davon hat nach einer Änderung einen Link Zurücksetzen (Reset).
• Google-Schriften werden bei der ersten Verwendung heruntergeladen und im Speicher der App zwischengespeichert. Ohne Verbindung wähle eine eingebaute Schrift, sonst fällt die App auf Helvetica zurück.
• Metadaten werden aus der Originaldatei gelesen, es sei denn, du hast zuvor Werte gespeichert; dann werden deine gespeicherten Werte angezeigt. Speichern schreibt in die Final-Datei (und erstellt sie aus dem Original, falls es keine gibt). Leere Felder werden übersprungen, du kannst also eine Eigenschaft, die die Datei bereits trägt, nicht leeren.
• Löschen fragt nach Bestätigung und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Tipps

Verwandte Anleitungen

• Der Rechnungseditor: woher die Positionen, die Vorlage und die Sprache auf der Vorschauseite stammen.
• Rechnungen per E-Mail senden: der In-App-E-Mail-Ablauf mit Vorlagen, eine Alternative zum Teilen-Blatt.
• Zahlungen und fälliger Betrag: Erfassen der Anzahlung, die Als Kunde ansehen als „Bisher bezahlt“ zeigt.
• PDF-Vorlagen, Paletten und Schriftarten: Ändern des Aussehens der Vorschauseite.