यूज़र गाइड
PDF पूर्वावलोकन, साझा करना, क्लाइंट के रूप में देखें और PDF संपादक
इनवॉइस को तैयार PDF के रूप में पूर्वावलोकन करें, प्रिंट या साझा करें, ड्राफ्ट को भेजा हुआ चिह्नित करें, जाँचें क्लाइंट क्या देखता है, और किसी भी आयातित PDF में शब्द या गुण सही करें।
एक बार इनवॉइस लिख लिए जाने के बाद, तीन सवाल बचते हैं: तैयार पृष्ठ कैसा दिखता है, यह क्लाइंट तक कैसे पहुँचता है, और क्लाइंट वास्तव में क्या देखता है। Invoice Flow इनका जवाब PDF पूर्वावलोकन (Preview PDF) स्क्रीन से देता है, जो दस्तावेज़ को उसी रूप में रेंडर करती है जैसे प्राप्तकर्ता को मिलेगा और प्रिंट व साझा करने की क्रियाएँ रखती है, और क्लाइंट के रूप में देखें (View as client) से, जो प्राप्तकर्ता के नज़रिए से उसी इनवॉइस का एक सादा सार है। एक अलग टूल, PDF संपादक (PDF Editor), फोन पर किसी भी PDF को खोलता है, केवल इनवॉइस को नहीं, और आपको अलग-अलग शब्द बदलने, फ़ॉन्ट बदलने या फ़ाइल के एम्बेडेड गुण बदलने देता है।
यह गाइड Denver की एक इंटीरियर-डिज़ाइन स्टूडियो Harlow & Vane Interiors LLC की Odette Harlow का अनुसरण करती है। उसका इनवॉइस HV-2026-031, Larimer Square पर एक लॉफ्ट को फर्निशिंग करने के लिए Brennan Holdings को बिल करता है, कुल 11,250 डॉलर, जिसमें से 4,000 डॉलर की जमा राशि पहले से भुगतान हो चुकी है। एक दूसरा, अभी भी ड्राफ्ट इनवॉइस HV-2026-032, एक वैकल्पिक आर्ट-एंड-एक्सेसरीज़ ऐड-ऑन को कवर करता है। PDF संपादक में उसके पास अपने सप्लायर Maison Ferrand का एक फर्नीचर उद्धरण है, जिसकी स्थिति पंक्ति उसे आगे भेजने से पहले “Draft” से “Approved” में बदलनी है।
स्क्रीन पर आपको क्या दिखता है
दस्तावेज़ टैब से कोई भी इनवॉइस खोलें और आप उसकी विवरण स्क्रीन पर पहुँचते हैं। सबसे नीचे पिन किया गया चौड़ा बटन, PDF पूर्वावलोकन, पूर्वावलोकन खोलता है। उसी विवरण स्क्रीन का ऊपर-दाईं ओर का ओवरफ़्लो मेनू (तीन बिंदु) क्लाइंट के रूप में देखें रखता है, साथ ही स्थिति क्रियाएँ जैसे भुगतान हो गया के रूप में चिह्नित करें और क्लाइंट को ईमेल (Email client)।
पूर्वावलोकन स्क्रीन का शीर्षक दस्तावेज़ के प्रकार और नंबर से होता है, उदाहरण के लिए Invoice HV-2026-031 (एक एस्टिमेट Estimate के बाद उसका नंबर पढ़ता है)। इसकी ऊपर की पट्टी में दो आइकन हैं, एक प्रिंटर और एक शेयर एरो, और केवल ड्राफ्ट के लिए एक तीसरा ओवरफ़्लो मेनू जिसमें एक ही प्रविष्टि है, Share & Mark as Sent। मुख्य भाग ग्रे पृष्ठभूमि पर रेंडर किया गया पृष्ठ है; ज़ूम करने के लिए पिंच करें और पृष्ठों के माध्यम से स्क्रॉल करें। जो पृष्ठ आप देखते हैं वह हर बार स्क्रीन खुलने पर वर्तमान इनवॉइस डेटा, उस इनवॉइस के लिए चुने गए टेम्पलेट और पैलेट, आपकी दस्तावेज़ फ़ॉन्ट सेटिंग्स और इनवॉइस भाषा से नए सिरे से बनाया जाता है। यहाँ कोई अलग “फ़ाइल में सहेजें” बटन नहीं है: साझा करना ही वह तरीका है जिससे PDF ऐप से बाहर जाता है, और Android शेयर शीट में फ़ाइल मैनेजर और क्लाउड ड्राइव लक्ष्य के रूप में शामिल होते हैं।
PDF संपादक इनवॉइस से बंधा नहीं है। यह टूल टैब पर लाल PDF आइकन वाले कार्ड के रूप में बैठता है और आयातित दस्तावेज़ों की सूची खोलता है। हर दस्तावेज़ एक कार्ड है जिसमें उसका नाम, एक स्थिति पिल (Imported, Editing या Complete), Edit PDF, नाम बदलें, साझा करें और हटाएँ वाला थ्री-डॉट मेनू, और तीन छोटे थंबनेल जिन्हें Original (नीला फ्रेम), Highlighted (एम्बर) और Final (हरा) लेबल किया गया है। जब तक आप कम से कम एक संपादन लागू नहीं करते, एम्बर और हरा थंबनेल PDF आइकन के साथ धूसर रहते हैं। कोने में एक गोल + बटन नया PDF आयात करता है।
इनवॉइस को कैसे प्रिंट या साझा करें
- इनवॉइस खोलें और PDF पूर्वावलोकन पर टैप करें। पृष्ठ दिखाई देने की प्रतीक्षा करें; जब तक फ़ाइल नहीं बन जाती तब तक प्रिंट और शेयर आइकन निष्क्रिय रहते हैं।
- पृष्ठ जाँचें। यदि कोई लाइन आइटम, पता या पैलेट गलत लगे, वापस जाएँ, इसे ठीक करें और पूर्वावलोकन फिर से खोलें; यह हर बार फिर से बनाया जाता है।
- प्रिंट करने के लिए, प्रिंटर आइकन पर टैप करें। Android प्रिंट संवाद PDF के साथ खुलता है, जहाँ आप प्रिंटर चुनते हैं या यदि आपका फोन देता है तो "Save as PDF"।
- भेजने के लिए, शेयर आइकन पर टैप करें। ऐप फ़ाइल को HV-2026-031.pdf के रूप में लिखता है और विषय Invoice HV-2026-031 from Harlow & Vane Interiors LLC और पहले से भरे एक छोटे अभिवादन बॉडी के साथ शेयर शीट खोलता है।
- लक्ष्य चुनें। मेल ऐप विषय और बॉडी उठा लेते हैं; मैसेंजर बॉडी को संदेश टेक्स्ट के रूप में दिखाते हैं; फ़ाइल मैनेजर या क्लाउड ड्राइव बस PDF सहेजता है।
ड्राफ्ट को कैसे साझा करें और उसे एक ही कदम में भेजा हुआ चिह्नित करें
एक ड्राफ्ट की कोई भेजी गई तारीख नहीं होती और वह बकाया के रूप में नहीं गिना जाता। जब आप इसे पूर्वावलोकन से साझा करते हैं, तो ऐप आपके लिए स्थिति बदल सकता है।
- ड्राफ्ट खोलें, Odette के मामले में HV-2026-032, और PDF पूर्वावलोकन पर टैप करें।
- ऊपर-दाईं ओर थ्री-डॉट मेनू पर टैप करें। इसमें एक प्रविष्टि होती है, Share & Mark as Sent; यह मेनू तभी मौजूद होता है जब दस्तावेज़ ड्राफ्ट हो।
- उस पर टैप करें और हमेशा की तरह शेयर शीट पूरी करें।
- जब शेयर शीट बंद होती है, स्थिति Sent में बदल जाती है और नीचे एक संदेश Invoice marked as sent (या Estimate marked as sent) दिखाई देता है। इनवॉइस अब एक भेजी गई तारीख दिखाता है और उसकी नियत तारीख रिमाइंडर और विलंब शुल्क के लिए मायने रखना शुरू कर देती है।
क्लाइंट के पक्ष से इनवॉइस कैसे जाँचें
क्लाइंट के रूप में देखें ऐप के भीतर एक रीड-ओनली पृष्ठ है। यह कोई लिंक नहीं बनाता और कुछ नहीं भेजता; यह इनवॉइस को वैसे ही दोहराता है जैसे एक प्राप्तकर्ता उसे पढ़ता है, आंशिक भुगतान के बाद बकाया राशि की एक उपयोगी अंतिम जाँच।
- इनवॉइस विवरण स्क्रीन पर थ्री-डॉट मेनू पर टैप करें और क्लाइंट के रूप में देखें चुनें।
- हरा बैनर Preview only — not a real shareable link पढ़ें; यह आपको याद दिलाता है कि यहाँ से कुछ भी आगे नहीं भेजा जा सकता।
- अभिवादन पंक्ति जाँचें। यह क्लाइंट का नाम लेती है और अभी भी बकाया राशि व नियत तारीख बताती है, उदाहरण के लिए You have a payment of $7,250.00 due on Sep 16, 2026।
- नीचे का कार्ड जाँचें: इनवॉइस नंबर, बड़े अक्षरों में पूरा कुल और, जब पहले से कुछ पैसा आ चुका हो, प्राप्त राशि के साथ Paid so far।
- Line Items, Notes और Payment Terms में स्क्रॉल करें, फिर वापस जाने के लिए बैक एरो का उपयोग करें।
PDF से अंतर पर ध्यान दें: इनवॉइस टेम्पलेट इनवॉइस का कुल प्रिंट करते हैं और पहले से प्राप्त भुगतान सूचीबद्ध नहीं करते, इसलिए 4,000 डॉलर की जमा राशि इस स्क्रीन पर और विवरण स्क्रीन के भुगतान अनुभाग में दिखाई देती है, प्रिंट किए गए पृष्ठ पर नहीं।
आयातित PDF में शब्द कैसे सही करें
PDF संपादक शब्द स्तर पर काम करता है: आप किसी शब्द पर टैप करते हैं, उसका प्रतिस्थापन टाइप करते हैं, और लागू करने पर ऐप मूल के ऊपर एक सफेद बॉक्स रंगता है और उसकी जगह नया टेक्स्ट खींचता है। पड़ोसी शब्द कभी नहीं हिलते, इसलिए यह किसी तारीख, स्थिति, नाम या मूल्य को सही करने के लिए उपयुक्त है, पैराग्राफ फिर से लिखने के लिए नहीं।
- टूल खोलें, PDF संपादक पर टैप करें और + पर टैप करें। सिस्टम फ़ाइल पिकर PDF फ़ाइलों तक फ़िल्टर करके खुलता है; चुनी हुई फ़ाइल ऐप में कॉपी हो जाती है और तुरंत संपादक में खुलती है।
- शीर्षक के नीचे की पट्टी देखें। यह पृष्ठ पेजर 1 / 1, शब्द काउंटर जैसे 78 words, और यदि पृष्ठ बिना निकाले जाने योग्य टेक्स्ट वाला स्कैन है तो एक लाल पिल No text found दिखाती है।
- जो शब्द बदलना है उस पर टैप करें। हर शब्द एक अर्ध-पारदर्शी बॉक्स के नीचे बैठता है; ऊपर की पट्टी में आँख आइकन इन बॉक्स को छिपाता या दिखाता है।
- ऊपर स्लाइड होने वाली संपादन पट्टी में, New text... संकेत वाले फ़ील्ड में प्रतिस्थापन टाइप करें। दाईं ओर के प्रतिशत पिल पर ध्यान दें: यह नए टेक्स्ट की चौड़ाई की तुलना मूल बॉक्स से करता है और जब प्रतिस्थापन उसके पास मौजूद जगह से चौड़ा होता है तो लाल हो जाता है।
- ज़रूरत हो तो समायोजित करें: Size: फ़ॉन्ट को 4 से 72 pt तक बदलता है, Spacing: अक्षरों को 0.5 चरणों में कसता या ढीला करता है, Color: सात टेक्स्ट रंग देता है, BG: सफेद-आउट बॉक्स के लिए सात हल्के भराव, और Style: बोल्ड, इटैलिक, अंडरलाइन और स्ट्राइकथ्रू टॉगल करता है।
- चेक आइकन (Replace) पर टैप करें। काउंटर पिल अब 1 edit(s) pending पढ़ता है और ऊपर की पट्टी में एक Apply Edits बटन दिखाई देता है। अन्य शब्दों के लिए दोहराएँ; अंडू आइकन (Revert) एक शब्द को वापस लाता है, मेनू प्रविष्टि Clear all edits उन सभी को हटा देती है।
- Apply Edits पर टैप करें। संदेश Edits applied successfully के बाद दस्तावेज़ की स्थिति Complete हो जाती है और उसके Highlighted व Final थंबनेल सक्रिय हो जाते हैं।
इस स्क्रीनशॉट में शब्द बॉक्स के पीछे का पृष्ठ रेंडर नहीं हुआ है: संपादक इसे एक नेटिव PDF रेंडरर से खींचता है जिसे हमारा स्क्रीनशॉट हार्नेस नहीं चला सकता, इसलिए केवल लोडिंग स्पिनर दिखता है। फोन पर उद्धरण पृष्ठ बॉक्स के नीचे दिखाई देता है। नीचे दिया गया पृष्ठ वह वास्तविक Final फ़ाइल है जो संपादक ने इस उद्धरण के लिए लिखी।
प्रतिस्थापन का फ़ॉन्ट कैसे बदलें
संपादन पट्टी की पहली पंक्ति मूल फ़ॉन्ट रिपोर्ट करती है (उदाहरण के लिए PDF: Helvetica 11pt); दूसरी नए टेक्स्ट के लिए वास्तव में उपयोग किए गए फ़ॉन्ट का नाम बताती है। हरा चेक इंगित करता है कि यह फोन पर तैयार है; “(recommended)” के साथ नारंगी चेतावनी का मतलब है कि ऐप ने मूल को एक Google फ़ॉन्ट पर मैप किया है जिसे अभी भी डाउनलोड करना होगा, बगल में एक छोटे डाउनलोड बटन के साथ।
- कोई शब्द चुने होने पर, फ़ॉन्ट पंक्ति के दाएँ छोर पर स्वैप आइकन पर टैप करें (Change font या Choose other)।
- Choose Font शीट में तीन समूहों में से चुनें: Original PDF के अपने फ़ॉन्ट नाम को रखता है, Standard PDF Fonts Helvetica, Times-Roman और Courier देता है, जो हर PDF रीडर में बने होते हैं और डाउनलोड की ज़रूरत नहीं है, और Google Fonts (download on use) Roboto, Open Sans, Lato, Montserrat, Poppins, Inter और अन्य सूचीबद्ध करता है। हरा चेक पहले से कैश किए गए फ़ॉन्ट को चिह्नित करता है।
- एक फ़ॉन्ट पर टैप करें। जो Google फ़ॉन्ट अभी तक कैश नहीं है वह पहले डाउनलोड होता है (Downloading Roboto...), जिसके लिए इंटरनेट कनेक्शन चाहिए; पूरा होने पर यह चुने गए शब्द पर लागू हो जाता है।
- पहले की तरह चेक आइकन से प्रतिस्थापन की पुष्टि करें और लागू करें।
PDF के गुण कैसे संपादित करें
हर PDF एम्बेडेड गुण (शीर्षक, लेखक, विषय, मुख्य शब्द, निर्माता, प्रोड्यूसर) रखता है जिन्हें मेल ऐप और फ़ाइल मैनेजर फ़ाइल नाम के बजाय दिखाते हैं।
- संपादक में दस्तावेज़ खोलें और थ्री-डॉट मेनू से Metadata चुनें, या थंबनेल पर टैप करके व्यूअर में खोलें और इन्फ़ो आइकन पर टैप करें।
- Metadata स्क्रीन फ़ाइल से पहले से भरे छह फ़ील्ड दिखाती है: Title, Author, Subject, Keywords, Creator और Producer। Odette का उद्धरण सप्लायर द्वारा सेट किए गए शीर्षक, लेखक, विषय और निर्माता के साथ आया।
- जो चाहिए वह बदलें, उदाहरण के लिए Keywords में quotation, furniture, Larimer Square, unit 1402 जोड़ें।
- Save पर टैप करें। Metadata saved के बाद स्क्रीन बंद हो जाती है; मान Final फ़ाइल में लिख दिए जाते हैं।
नियम और विवरण
पूर्वावलोकन और साझा करना
- पूर्वावलोकन हर बार खुलने पर वर्तमान इनवॉइस, उसके टेम्पलेट, पैलेट, यदि कोई हो तो कस्टम टेम्पलेट, आपके दस्तावेज़ फ़ॉन्ट और इनवॉइस भाषा से फिर से बनाया जाता है। इनवॉइस से जुड़ी तस्वीरें पृष्ठ के एक अनुभाग में छोटे थंबनेल के रूप में खींची जाती हैं।
- प्रिंट और साझा करने के लिए पूर्ण एक्सेस (सक्रिय ट्रायल या सदस्यता) चाहिए; इसके बिना वे सदस्यता स्क्रीन खोलते हैं। पूर्वावलोकन स्वयं प्रतिबंधित नहीं है।
- शेयर विषय Invoice {number} from {company} और “Hi {client}, Please find attached invoice {number} from {company}. Thank you!” रूप का बॉडी पहले से भर देता है। प्राप्त करने वाला ऐप तय करता है कि उन्हें उपयोग करना है या नहीं।
- Share & Mark as Sent पहले साझा करता है, फिर स्थिति को Sent पर सेट करता है। यह केवल ड्राफ्ट के लिए दिया जाता है; भेजे गए, भुगतान किए गए या बकाया दस्तावेज़ केवल दो आइकन दिखाते हैं।
- PDF टेम्पलेट इनवॉइस का कुल प्रिंट करते हैं। पहले से प्राप्त राशियाँ विवरण स्क्रीन और क्लाइंट के रूप में देखें में दिखती हैं, पृष्ठ पर नहीं।
क्लाइंट के रूप में देखें
- ऑफ़लाइन और रीड-ओनली; कुछ भी अपलोड नहीं होता और कोई लिंक मौजूद नहीं है। मुख्य राशि शेष राशि है, बड़ी संख्या पूरा कुल है, और Paid so far तभी दिखाई देता है जब कोई भुगतान दर्ज हो। Notes और Payment Terms तभी दिखते हैं जब इनवॉइस में वे हों।
PDF संपादक
| क्रिया | पूर्ण एक्सेस चाहिए | परिणाम |
|---|---|---|
| PDF आयात करें (+ बटन) | हाँ | कॉपी ऐप के भीतर संग्रहीत, स्थिति Imported |
| संपादक खोलें, शब्द बदलें, लागू करें | नहीं | Highlighted और Final फ़ाइलें, स्थिति Complete |
| मेटाडेटा संपादित करें | नहीं | मान Final फ़ाइल में लिखे गए |
| सूची या व्यूअर से साझा करें | हाँ | Final फ़ाइल भेजता है, या यदि कोई संपादन नहीं है तो मूल |
- संपादन केवल शब्द प्रतिस्थापन हैं। छवियाँ, लोगो, ग्राफ़िक्स और स्कैन किए गए पृष्ठ संपादित नहीं किए जा सकते; स्कैन No text found दिखाता है। यहाँ कोई ड्रॉइंग, एनोटेशन, हस्ताक्षर या पेज टूल नहीं हैं।
- लागू करने से दो फ़ाइलें बनती हैं: Highlighted, आपकी समीक्षा के लिए हर बदलाव के चारों ओर बॉक्स के साथ, और Final, भेजने के लिए साफ़ कॉपी।
- पूर्ण हो चुके दस्तावेज़ को फिर से खोलना पृष्ठ, शब्द और स्थिति मिलाकर पहले के प्रतिस्थापन को बहाल करता है, ताकि आप उसी फ़ाइल को सही करते रह सकें।
- फ़ॉन्ट आकार 4 से 72 pt के बीच बदला जा सकता है; अक्षर स्पेसिंग किसी भी दिशा में 0.5 चरणों में चलती है; बदलने के बाद हर एक में एक Reset लिंक होता है।
- Google फ़ॉन्ट पहली बार उपयोग पर डाउनलोड होते हैं और ऐप के स्टोरेज में कैश होते हैं। कनेक्शन के बिना बिल्ट-इन फ़ॉन्ट चुनें, या ऐप Helvetica पर वापस चला जाता है।
- मेटाडेटा मूल फ़ाइल से पढ़ा जाता है जब तक आपने पहले मान सहेजे न हों, उस स्थिति में आपके सहेजे मान दिखाए जाते हैं। सहेजने से Final फ़ाइल में लिखा जाता है (यदि कोई नहीं है तो मूल से बनाकर)। खाली फ़ील्ड छोड़ दिए जाते हैं, इसलिए आप किसी ऐसे गुण को खाली नहीं कर सकते जो फ़ाइल में पहले से हो।
- हटाएँ पुष्टि माँगता है और इसे पूर्ववत नहीं किया जा सकता।
टिप्स
संबंधित गाइड
- इनवॉइस एडिटर: जहाँ से पूर्वावलोकन किए गए पृष्ठ पर लाइन आइटम, टेम्पलेट और भाषा आते हैं।
- ईमेल द्वारा इनवॉइस भेजना: टेम्पलेट के साथ इन-ऐप ईमेल फ़्लो, शेयर शीट का एक विकल्प।
- भुगतान और बकाया राशि: वह जमा राशि दर्ज करना जिसे क्लाइंट के रूप में देखें “Paid so far” के रूप में दिखाता है।
- PDF टेम्पलेट, पैलेट और फ़ॉन्ट: पूर्वावलोकन किया गया पृष्ठ कैसा दिखता है यह बदलना।