यूज़र गाइड

इनवॉइस एडिटर: खाली फ़ॉर्म से तैयार PDF तक

Invoice Flow में एक पूरा इनवॉइस बनाएं: ग्राहक और तारीखें चुनें, कर सहित श्रम व सामग्री की लाइनें जोड़ें, छूट सेट करें, फ़ोटो लगाएं और हस्ताक्षर करें।

अपडेट किया गया: 2026-09-09

इनवॉइस एडिटर वह स्क्रीन है जहां आप अपना सबसे ज़्यादा समय बिताएंगे। Invoice Flow का हर इनवॉइस और हर अनुमान (estimate) यहीं बनाया और बदला जाता है: किसे बिल किया जा रहा है, क्या डिलीवर हुआ, इसकी कीमत कितनी है, कौन-सा कर लागू होता है, और पेज के नीचे ग्राहक को क्या दिखना चाहिए। यह गाइड फ़ॉर्म के शीर्ष से तैयार PDF तक एक असली उदाहरण के ज़रिए ले जाती है: लीड्स में Ashworth Electrical Services एक घर के मालिक को किचन की रीवायरिंग के लिए बिल करती है, जिसमें सोलह घंटे का श्रम, केबल, सॉकेट और एक प्रमाणपत्र, सब एक ही दस्तावेज़ पर हैं।

स्क्रीन पर आप क्या देखते हैं

Documents टैब खोलें, New (नया) बटन टैप करें और Choose document type शीट से Invoice चुनें। एडिटर शीर्षक New Invoice और शीर्ष बार में एक Save Draft (ड्राफ्ट सहेजें) क्रिया के साथ खुलता है। किसी मौजूदा ड्राफ्ट को उसकी विवरण स्क्रीन से खोलने पर वही फ़ॉर्म Edit Invoice शीर्षक के साथ दिखता है।

फ़ॉर्म एक लंबा स्क्रॉलिंग पेज है। ऊपर से नीचे तक आपको मिलेगा:

• Business Profile (व्यवसाय प्रोफ़ाइल) उस प्रोफ़ाइल के साथ जो प्रेषक के रूप में दिखेगी। अगर आप एक से ज़्यादा प्रोफ़ाइल चलाते हैं, तो यह कार्ड एक Select profile डायलॉग खोलता है; एक ही प्रोफ़ाइल होने पर यह केवल-पढ़ने-योग्य है। छोटा बंद आइकन (Hide from this invoice) काम करते समय केवल कार्ड को छुपाता है; प्रोफ़ाइल जुड़ी रहती है।
• Invoice Number (इनवॉइस संख्या), जो पहले से ही आपकी क्रमांकन सीरीज़ से बनी होती है। अपना नंबर टाइप करने के लिए इसे टैप करें।
• Client जो व्यक्ति चुनने तक Select client दिखाता है।
• Projects जो तब तक Not specified दिखाता है जब तक आप दस्तावेज़ को किसी प्रोजेक्ट से न जोड़ें।
• दो तारीख बॉक्स, Issued (जारी की गई) और Due (देय)।
• Invoice Currency (इनवॉइस मुद्रा), जो सीरीज़ या प्रोफ़ाइल से पहले से भरी होती है।
• Line Items (आइटम) सेक्शन जिसमें जोड़ने के चिप्स, कर प्रीसेट चिप्स (जब कोई ज्ञात देश वाला ग्राहक चुना जाए) और प्रति-लाइन एक कार्ड होता है।
• Discount (छूट), Early-payment discount और कुल राशि का कार्ड।
• Invoice Language, Photo Attachments (फ़ोटो अनुलग्नक), Signature (हस्ताक्षर), Payment Options और Select Template (टेम्पलेट चुनें)।
• Notes (नोट्स), Payment Terms, फिर छापने के लिए प्रोफ़ाइल विवरण की चेकबॉक्स सूचियां, और अंत में पूरी-चौड़ाई वाला Save बटन (संपादन करते समय Save Changes)।

हेडर कैसे सेट करें: ग्राहक, संख्या, तारीखें और मुद्रा

1. Client कार्ड टैप करें और Select client डायलॉग से ग्राहक चुनें। अगर व्यक्ति नया है, तो उसी डायलॉग के नीचे Add New Client पंक्ति का उपयोग करें; ग्राहक फ़ॉर्म खुलता है और बाद में आप इनवॉइस पर वापस आते हैं।
2. Invoice Number कार्ड जांचें। संख्या आपकी प्रोफ़ाइल की क्रमांकन सीरीज़ से बनती है (Ashworth के लिए, ASH-2026-0118)। अगर आपको अलग संख्या चाहिए, तो कार्ड टैप करें, Invoice Number डायलॉग में नया मान टाइप करें और Save दबाएं। इसके बाद एक रीसेट आइकन (Reset to auto) दिखता है ताकि आप स्वचालित क्रमांकन पर लौट सकें।
3. जारी होने की तारीख बदलने के लिए Issued टैप करें और भुगतान की समय-सीमा सेट करने के लिए Due। दोनों एक कैलेंडर पिकर खोलते हैं।
4. केवल तब Invoice Currency टैप करें जब इनवॉइस आपकी प्रोफ़ाइल की डिफ़ॉल्ट से अलग मुद्रा में होना चाहिए। बाद में आप जो लाइन कीमतें टाइप करते हैं वे उसी मुद्रा में होती हैं।
5. वैकल्पिक रूप से Projects टैप करें और एक प्रोजेक्ट चुनें ताकि इनवॉइस उस प्रोजेक्ट के कुल में गिना जाए।

अगर आपकी प्रोफ़ाइल में एक ही तरह की एक से ज़्यादा क्रमांकन सीरीज़ हैं, तो संख्या के ऊपर एक अतिरिक्त Invoice Series कार्ड दिखता है ताकि आप चुन सकें कि किस सीरीज़ से लें। दस्तावेज़ बनने के बाद सीरीज़ बदली नहीं जा सकती; इसके बजाय आप एक नया बनाएंगे।

श्रम और सामग्री को लाइन आइटम के रूप में कैसे जोड़ें

हर लाइन में एक विवरण (Item), एक मात्रा (Qty), एक यूनिट कीमत (Price) और एक कर दर (%) होती है। लाइन बनाने के चार तरीके हैं, Line Items हेडर के नीचे हर चिप के लिए एक:

1. Product / Service टैप करें। Add from Saved डायलॉग हर सेव किए गए आइटम को इनवॉइस मुद्रा में उसकी कीमत और उसकी यूनिट (Piece, Hour, Day, Project या Service) के साथ सूचीबद्ध करता है।
2. Labour - qualified electrician टैप करें। सूची के नीचे एक नया कार्ड दिखाई देता है, संक्षेप में हाइलाइट होकर, और पेज उस तक स्क्रॉल करता है।
3. Qty को 1 से काम किए गए घंटों में बदलें, उदाहरण के लिए 16। कार्ड हेडर की राशि तुरंत अपडेट हो जाती है।
4. सामग्री के लिए दोहराएं: केबल के ड्रम, सॉकेट, कुकर स्विच, RCBO। जिन आइटम को आपने कभी सेव नहीं किया, उनके लिए Custom टैप करें और सीधे विवरण व कीमत टाइप करें, जैसा Ashworth "Waste removal and making good" के लिए करती है।
5. अगर कोई सेव किया हुआ उत्पाद अभी मौजूद नहीं है, तो डायलॉग की आख़िरी पंक्ति, Create New Item, का उपयोग करके इसे लाइब्रेरी में सेव करें और एक ही चरण में जोड़ें।

हर कार्ड में बाईं ओर एक ड्रैग हैंडल है, इसलिए आप हैंडल को दबाकर पकड़े रखकर लाइनों का क्रम बदल सकते हैं; जो क्रम आप देखते हैं वही PDF पर छपता है। लाल बंद आइकन एक लाइन हटाता है। लाइन संख्या के बगल का बैज (Product, Service, Time, Expense या Project) लाइन की यूनिट और लिंक से तय होता है; यह कोई ऐसी चीज़ नहीं जो आप हाथ से सेट करते हैं, और अगर आप वही आइटम किसी अलग स्रोत से जोड़ें तो यह बदल जाता है। यूनिट खुद कार्ड पर संपादन-योग्य नहीं है: यह सेव किए गए उत्पाद से आती है (या कस्टम लाइनों के लिए “item”, समय प्रविष्टियों के लिए “hour”)।

कर दरें और छूट कैसे सेट करें

1. एक बार जब किसी दर्ज देश वाला ग्राहक चुन लिया जाए, तो जोड़ने वाले चिप्स के ऊपर एक Tax presets (GB): पंक्ति दिखती है। एक साथ हर लाइन में वह दर लिखने के लिए VAT 20% जैसा प्रीसेट टैप करें; एक छोटा संदेश "Applied 20% to all items" पुष्टि करता है।
2. केवल एक लाइन पर अलग दर सेट करने के लिए, उस कार्ड के % फ़ील्ड में इसे टाइप करें, या इसके बगल के छोटे हेल्प आइकन को टैप करके Tax Rate Reference शीट खोलें, एक श्रेणी चुनें और सुझाई गई दर पर Apply दबाएं।
3. Discount कार्ड तक स्क्रॉल करें, मान टाइप करें और प्रतिशत के लिए % चुनें या तय राशि के लिए मुद्रा टॉगल। Ashworth दोहराने वाले ग्राहकों को 5% देती है।
4. कुल राशि का कार्ड पढ़ें: Subtotal, नकारात्मक लाइन के रूप में दिखाई गई छूट, Tax और बोल्ड Total टाइप करते ही फिर से गणना होते हैं।

प्रीसेट के बगल का हथौड़ा आइकन उस देश के लिए कानूनी शब्दावली की एक सूची खोलता है (UK के लिए, रिवर्स-चार्ज वाक्य) और जो आप चुनते हैं उसे Notes फ़ील्ड में जोड़ देता है।

फ़ोटो कैसे संलग्न करें, हस्ताक्षर करें, और क्या छपेगा कैसे चुनें

फ़ॉर्म का निचला आधा हिस्सा नियंत्रित करता है कि लाइनों की तालिका के आसपास ग्राहक क्या देखता है।

1. Photo Attachments में, Add Photo (0/8) टैप करें और Camera या Gallery चुनें। Ashworth थोक विक्रेता की रसीद और इंस्टॉलेशन प्रमाणपत्र संलग्न करती है। थंबनेल हर पंक्ति में चार दिखते हैं; किसी थंबनेल पर लाल क्रॉस इसे हटाने से पहले Delete photo? पूछता है।
2. Signature टैप करें। Select Signature शीट आपके सेव किए गए हस्ताक्षर सूचीबद्ध करती है और Draw new (नया बनाएं) पेश करती है, जो एक ड्रॉइंग पैड खोलता है। चुना गया हस्ताक्षर कार्ड पर एक छोटे प्रीव्यू के रूप में दिखता है और PDF पर अधिकृत हस्ताक्षर के रूप में छपता है।
3. PDF डिज़ाइन और रंग पैलेट बदलने के लिए Select Template टैप करें (Ashworth चारकोल पैलेट के साथ Contractor इस्तेमाल करती है)।
4. Notes में ग्राहक के लिए कोई संदेश टाइप करें, उदाहरण के लिए काम का दायरा और टेस्ट की तारीख।
5. Payment Terms को हाथ से भरें, या इसके बगल की सूची बटन (From saved) टैप करके Saved on this profile या Built-in presets से चुनें।
6. यह नियंत्रित करने के लिए कि इस विशेष दस्तावेज़ पर कौन-से प्रोफ़ाइल विवरण छपें, Tax IDs on this invoice, Addresses on this invoice और Saved payment terms on this invoice के तहत बॉक्स को टिक या अनटिक करें।
7. Save (या Save Changes) दबाएं। एडिटर बंद हो जाता है और दस्तावेज़ सूची में एक ड्राफ्ट के रूप में दिखाई देता है।

एक बार सेव हो जाने पर, दस्तावेज़ खोलें और तैयार PDF देखने के लिए प्रीव्यू का उपयोग करें। हेडर, लाइनों की तालिका, छूट व कर की पंक्तियां, नोट्स, हस्ताक्षर और संलग्न फ़ोटो, सब कुछ वही है जो आपने एडिटर में दर्ज किया।

नियम और विवरण

सेव करने के लिए एक ग्राहक और कम से कम एक लाइन चाहिए। बिना ग्राहक के Save दबाने पर “Please select a client” दिखता है; बिना किसी लाइन के “Add at least one line item” दिखता है। हर लाइन का Item फ़ील्ड भरा होना चाहिए, अन्यथा इसे Required के रूप में फ़्लैग किया जाता है। अगर कोई व्यवसाय प्रोफ़ाइल सिरे से मौजूद नहीं है, तो सेव करना “Set up profile” पर रुक जाता है।

सेव करने के लिए सक्रिय ट्रायल या Pro सब्सक्रिप्शन चाहिए। एडिटर सेव पर पहुंच की दोबारा जांच करता है; अगर दोनों में से कोई सक्रिय नहीं है, तो सेव करने के बजाय आपको पेवॉल पर ले जाया जाता है। एडिटर में बाकी सब इसके बिना काम करता है, लेकिन जब तक आप सेव नहीं कर सकते, कुछ भी संग्रहीत नहीं होता।

एक सेव किया गया इनवॉइस हमेशा एक ड्राफ्ट होता है। आप जो भी संपादित करें, दस्तावेज़ ड्राफ्ट स्थिति के साथ वापस लिखा जाता है और उसके भेजे जाने व भुगतान होने के टाइमस्टैंप साफ़ कर दिए जाते हैं। इसलिए भेजे गए या भुगतान किए गए दस्तावेज़ केवल-पढ़ने-योग्य व्यू में खुलते हैं (View-only mode संकेत के साथ “This invoice was sent. To make changes, duplicate it.”), और सही की गई कॉपी बनाने के लिए आप उनकी नक़ल बनाएंगे।

नए दस्तावेज़ के लिए डिफ़ॉल्ट: डिफ़ॉल्ट व्यवसाय प्रोफ़ाइल और उसकी डिफ़ॉल्ट सीरीज़; सीरीज़ से मुद्रा, अन्यथा पहली अनुमत मुद्रा, अन्यथा प्रोफ़ाइल मुद्रा; जारी होने की तारीख आज; देय तारीख 30 दिन बाद; भुगतान शर्तें प्रोफ़ाइल से कॉपी की गईं; पहली कर-ID टिक की गई और सभी पते, फ़ोन नंबर, ईमेल व लिंक टिक किए गए; डिफ़ॉल्ट सेव भुगतान शर्त टिक की गई; जब तक आप न बदलें, Ocean पैलेट के साथ Clean टेम्पलेट।

तारीखें: कैलेंडर 2020 से 2100 तक कवर करता है। अगर आप जारी होने की तारीख को चालू देय तारीख से आगे ले जाते हैं, तो देय तारीख जारी-होने-की-तारीख + 30 दिन पर कूद जाती है।

क्रमांकन: संख्याएं एक प्रोफ़ाइल के भीतर अद्वितीय होती हैं। अगर बनाई गई संख्या पहले से मौजूद है (उदाहरण के लिए किसी रीस्टोर के बाद), तो एडिटर सीरीज़ बढ़ाता है और दस बार तक दोबारा कोशिश करता है। सीरीज़ का काउंटर तभी आगे बढ़ता है जब सेव सफल हो, इसलिए फ़ॉर्म छोड़ देने से कोई संख्या बर्बाद नहीं होती। हाथ से टाइप की गई संख्या तब तक बनी रहती है जब तक आप Reset to auto टैप नहीं करते।

गणित: हर लाइन की राशि मात्रा गुणा कीमत, दो दशमलव तक गोल की गई है; लाइन का कर राशि गुणा दर है। एक प्रतिशत छूट को राशि में बदला जाता है और सबटोटल से बड़ी छूट सबटोटल पर सीमित होती है। इसके बाद कर को छूट-वाले सबटोटल और पूरे सबटोटल के अनुपात से मापा जाता है, ताकि ग्राहक जो वास्तव में चुकाता है उसी पर कर लगे। अगर मात्रा पढ़ी नहीं जा सकती तो यह 1 पर वापस आती है, कीमत 0 पर।

कर प्रीसेट चिप्स मौजूदा हर लाइन पर दर लागू करते हैं, बाद में जोड़ी गई लाइनों पर नहीं; पहले लाइनें जोड़ें, फिर चिप टैप करें, या प्रति-लाइन दर सेट करें।

Time और Expenses चिप्स से जोड़ी गई समय प्रविष्टियों और खर्चों को तब इनवॉइस्ड चिह्नित किया जाता है जब एक नया इनवॉइस पहली बार सेव होता है, और वे बाद के इनवॉइस पर पिकर से गायब हो जाते हैं। यह चिह्न लगना केवल बनाते समय होता है, किसी मौजूदा इनवॉइस को संपादित करते समय नहीं। चालू टाइमर और पहले से इनवॉइस्ड प्रविष्टियां कभी नहीं दिखतीं।

फ़ोटो: प्रति दस्तावेज़ आठ तक। इन्हें लंबी किनारे पर 1200 पिक्सेल तक फिर से आकार दिया जाता है और ऐप के अपने स्टोरेज में कॉपी किया जाता है, इसलिए गैलरी से मूल हटाने से इनवॉइस प्रभावित नहीं होता।

Early-payment discount: यह स्विच (केवल इनवॉइस के लिए) कुल को नहीं बदलता। यह “pay within 7 days and deduct 2%” जैसा प्रस्ताव छापता है, प्रोफ़ाइल या ग्राहक डिफ़ॉल्ट, या इसे चालू करने के बाद आपके दर्ज मैनुअल मान इस्तेमाल करते हुए।

कस्टम फ़ील्ड: एडिटर में कोई अलग कस्टम-फ़ील्ड फ़ॉर्म नहीं है। परचेज़ ऑर्डर नंबर या जॉब रेफ़रेंस जैसे अतिरिक्त संदर्भ Notes में या शून्य कीमत वाली एक कस्टम लाइन में जाते हैं।

फ़ॉर्म छोड़ना: बिना सेव किए बदलावों के साथ पीछे जाना Stay और Leave के साथ एक Unsaved Changes डायलॉग दिखाता है। यह जांच टाइप किए गए नोट्स, शर्तों, छूट, ग्राहक, सीरीज़, मुद्रा और जोड़ी गई लाइनों पर प्रतिक्रिया करती है; केवल तारीख, मात्रा, कीमत, टेम्पलेट या हस्ताक्षर बदलने से यह ट्रिगर नहीं होती, इसलिए जान-बूझकर सेव करें।

टिप्स

संबंधित गाइड

• Clients, categories and groups — उन ग्राहकों को सेट करने के लिए जिन्हें आप बिल करते हैं और उनका देश, जो कर प्रीसेट चिप्स को चलाता है।
• Products and inventory — Add from Saved डायलॉग के पीछे की लाइब्रेरी के लिए।
• PDF preview, sharing and the PDF editor — सेव करने के बाद क्या होता है, उसके लिए: PDF का प्रीव्यू, साझा करना और उसे संवारना।