Podręcznik użytkownika

Edytor faktur: od pustego formularza do gotowego PDF

Zbuduj kompletną fakturę w Invoice Flow: wybierz klienta i daty, dodaj pozycje robocizny i materiałów z podatkiem, ustaw rabat, dołącz zdjęcia i podpisz.

Zaktualizowano: 2026-09-09

Edytor faktur to ekran, w którym spędzisz najwięcej czasu. Każda faktura i każda oferta w Invoice Flow powstaje i jest zmieniana właśnie tutaj: kto jest obciążany, co zostało dostarczone, ile to kosztuje, jaki podatek obowiązuje i co klient ma zobaczyć wydrukowane na dole strony. Ten poradnik przechodzi przez edytor od góry formularza aż do gotowego PDF na realnym przykładzie: firma Ashworth Electrical Services z Leeds fakturuje właściciela domu za wymianę instalacji w kuchni — szesnaście godzin robocizny, kabel, gniazdka i certyfikat, wszystko na jednym dokumencie.

Co widać na ekranie

Otwórz zakładkę Dokumenty (Documents), dotknij przycisku Nowy i wybierz Faktura z arkusza Wybierz typ dokumentu. Edytor otwiera się z tytułem Nowa faktura i akcją Zapisz wersję roboczą na górnym pasku. Otwarcie istniejącej wersji roboczej z jej ekranu szczegółów pokazuje ten sam formularz zatytułowany Edytuj fakturę.

Formularz to jedna długa przewijana strona. Od góry do dołu znajdziesz w niej:

Profil firmy z profilem, który wystąpi jako nadawca. Jeśli prowadzisz więcej niż jeden profil, ta karta otwiera okno Wybierz profil; przy jednym profilu jest tylko do odczytu. Mała ikona zamknięcia (Ukryj z tej faktury) ukrywa kartę wyłącznie na czas pracy; profil pozostaje przypisany.
Numer faktury, wygenerowany już z Twojej serii numeracji. Dotknij go, aby wpisać własny numer.
Klient, pokazujący Wybierz klienta, dopóki kogoś nie wskażesz.
Projekty, pokazujące Nie określono, o ile nie powiążesz dokumentu z projektem.
Dwa pola dat: Wystawiono i Termin.
Waluta faktury, wypełniona wstępnie z serii lub z profilu.
Sekcja Pozycje z chipami dodawania, chipami gotowych stawek podatku (gdy wybrany jest klient ze znanym krajem) i jedną kartą na pozycję.
Rabat, Early-payment discount (rabat za wcześniejszą płatność) i karta podsumowania.
Język faktury, Załączniki ze zdjęciami, Podpis, Opcje płatności i Wybierz szablon.
Notatki, Warunki płatności, następnie listy pól wyboru z danymi profilu do wydrukowania i wreszcie przycisk Zapisz na całą szerokość (Zapisz zmiany przy edycji).

Świeża faktura ma już profil, kolejny numer, dzisiejszą datę, termin płatności za 30 dni i walutę profilu.

Jak ustawić nagłówek: klient, numer, daty i waluta

Dotknij karty Klient i wybierz odbiorcę w oknie Wybierz klienta. Jeśli to nowa osoba, użyj wiersza Dodaj nowego klienta na dole tego samego okna; otworzy się formularz klienta, a potem wrócisz do faktury.
Sprawdź kartę Numer faktury. Numer jest generowany z serii numeracji Twojego profilu (dla Ashworth: ASH-2026-0118). Jeśli potrzebujesz innego numeru, dotknij karty, wpisz nową wartość w oknie Numer faktury i naciśnij Zapisz. Pojawi się wtedy ikona resetu (Resetuj do auto), aby wrócić do numeracji automatycznej.
Dotknij Wystawiono, aby zmienić datę wystawienia, i Termin, aby ustawić termin płatności. Oba otwierają kalendarz.
Dotknij Waluta faktury tylko wtedy, gdy faktura ma być w walucie innej niż domyślna dla profilu. Ceny pozycji, które wpiszesz potem, są w tej walucie.
Opcjonalnie dotknij Projekty i wybierz projekt, aby faktura liczyła się do podsumowań tego projektu.

Jeśli Twój profil ma więcej niż jedną serię numeracji tego samego rodzaju, nad numerem pojawia się dodatkowa karta Serie faktur, w której wybierzesz, z której serii pobrać numer. Serii nie da się zmienić, gdy dokument już istnieje; zamiast tego utworzyłbyś nowy dokument.

Jak dodać robociznę i materiały jako pozycje

Każda pozycja ma opis (Pozycja), ilość (Ilość), cenę jednostkową (Cena) i stawkę podatku (%). Pozycję można utworzyć na cztery sposoby, po jednym na chip pod nagłówkiem Pozycje:

Chip	Co robi
Produkt / Usługa	Otwiera okno Dodaj z zapisanych z Twoją biblioteką produktów i stawek. Wybranie wiersza kopiuje jego nazwę, jednostkę, cenę i domyślną stawkę podatku.
Czas	Otwiera Dodaj wpisy czasu z zatrzymanymi, jeszcze niezafakturowanymi wpisami czasu wybranego klienta. Każdy zaznaczony wpis staje się pozycją z godzinami jako ilością i stawką godzinową wpisu jako ceną.
Wydatki	Otwiera Dodaj wydatki z podlegającymi refakturowaniu, jeszcze niezafakturowanymi wydatkami klienta. Każdy staje się pozycją o ilości 1 i kwocie wydatku jako cenie.
Niestandardowa	Dodaje pustą kartę, którą wypełniasz ręcznie.

Dotknij Produkt / Usługa. Okno Dodaj z zapisanych wypisuje każdą zapisaną pozycję z ceną w walucie faktury i jednostką (Szt., godzina, Dzień, Projekt lub Usługa).
Dotknij Labour - qualified electrician. Na dole listy pojawi się nowa karta, na chwilę podświetlona, a strona przewinie się do niej.
Zmień Ilość z 1 na liczbę przepracowanych godzin, na przykład 16. Kwota w nagłówku karty aktualizuje się natychmiast.
Powtórz to dla materiałów: bębny kabla, gniazdka, wyłącznik kuchenki, wyłączniki RCBO. Dla pozycji, których nigdy nie zapisałeś, dotknij Niestandardowa i wpisz opis oraz cenę bezpośrednio, tak jak Ashworth robi dla „Waste removal and making good”.
Jeśli zapisanego produktu jeszcze nie ma, użyj ostatniego wiersza okna, Utwórz nową pozycję, aby zapisać go do biblioteki i dodać w jednym kroku.

Okno Dodaj z zapisanych w aplikacji Invoice Flow z zapisanymi stawkami i materiałami elektryka, takimi jak Labour - qualified electrician za 42 funty za godzinę i Double socket, brushed steel za 14,20 funta za sztukę — Okno biblioteki pokazuje każdą zapisaną pozycję z ceną i jednostką, więc dodasz ją jednym dotknięciem.

Sekcja Pozycje w aplikacji Invoice Flow z chipami gotowych stawek podatku (GB) dla VAT 20%, VAT 5% i VAT 0%, czterema chipami dodawania oraz kartami pozycji dla robocizny na 16 godzin i bębna kabla, każda z polami Pozycja, Ilość, Cena i % — Pozycje robocizny mają plakietkę Czas, ponieważ ich jednostką są godziny; pozycje materiałowe z biblioteki pokazują Produkt.

Każda karta ma po lewej uchwyt przeciągania, więc kolejność pozycji zmienisz, przytrzymując uchwyt; kolejność, którą widzisz, jest kolejnością wydrukowaną na PDF. Czerwona ikona zamknięcia usuwa pozycję. Plakietka obok numeru pozycji (Produkt, Usługa, Czas, Wydatek lub Projekt) jest wyliczana z jednostki i powiązań pozycji; nie ustawiasz jej ręcznie i zmienia się, gdy dodasz tę samą pozycję z innego źródła. Samej jednostki nie da się edytować na karcie: pochodzi z zapisanego produktu (albo jest to „szt.” dla pozycji niestandardowych i „godzina” dla wpisów czasu).

Jak ustawić stawki podatku i rabat

Gdy wybrany jest klient z zapisanym krajem, nad chipami dodawania pojawia się wiersz Gotowe stawki podatku (GB):. Dotknij gotowej stawki, na przykład VAT 20%, aby wpisać ją do wszystkich pozycji naraz; krótki komunikat potwierdzi zastosowanie 20% do wszystkich pozycji.
Aby ustawić inną stawkę tylko dla jednej pozycji, wpisz ją w polu % tej karty albo dotknij małej ikony pomocy obok, aby otworzyć arkusz Przegląd stawek podatkowych, wybrać kategorię i nacisnąć Zastosuj przy sugerowanej stawce.
Przewiń do karty Rabat, wpisz wartość i wybierz % dla procentu albo przełącznik waluty dla kwoty stałej. Ashworth daje stałym klientom 5%.
Przeczytaj kartę podsumowania: Suma netto, rabat pokazany jako pozycja ujemna, VAT i pogrubione Razem przeliczają się na bieżąco.

Dolny arkusz Przegląd stawek podatkowych w aplikacji Invoice Flow z ostrzeżeniem, że dane mają charakter wyłącznie poglądowy, Wielką Brytanią z walutą GBP, sugerowaną stawką VAT 20,0% z przyciskiem Zastosuj i chipami kategorii produktów — Arkusz poglądowy wstępnie wybiera kraj klienta i sugeruje stawkę dla kategorii produktu; zastosujesz ją do pozycji jednym dotknięciem.

Edytor faktur w aplikacji Invoice Flow z ostatnią pozycją, kartą Rabat ustawioną na 5,0 procent, wyłączonym przełącznikiem rabatu za wcześniejszą płatność i kartą podsumowania z sumą netto 1 597,50, rabatem -79,88, podatkiem 303,52 i sumą 1 821,14 funta — Rabat jest odejmowany przed podatkiem, więc pozycja podatku jest liczona od obniżonej podstawy.

Ikona młotka sędziowskiego obok gotowych stawek otwiera listę formuł prawnych dla danego kraju (dla Wielkiej Brytanii — zdanie o odwrotnym obciążeniu) i dopisuje wybraną do pola Notatki.

Jak dołączyć zdjęcia, podpisać i wybrać, co się drukuje

Dolna połowa formularza decyduje o tym, co klient widzi wokół tabeli pozycji.

W sekcji Załączniki ze zdjęciami dotknij Dodaj zdjęcie (0/8) i wybierz Aparat lub Galeria. Ashworth dołącza paragon z hurtowni i certyfikat instalacji. Miniatury pojawiają się po cztery w rzędzie; czerwony krzyżyk na miniaturze pyta Usunąć zdjęcie? przed usunięciem.
Dotknij Podpis. Arkusz Wybierz podpis wypisuje Twoje zapisane podpisy i oferuje Narysuj nowy, co otwiera obszar do rysowania. Wybrany podpis pokazuje się jako mały podgląd na karcie i jest drukowany na PDF jako podpis autoryzowany.
Dotknij Wybierz szablon, aby zmienić projekt PDF i paletę kolorów (Ashworth używa szablonu Contractor z paletą grafitową).
Wpisz wiadomość dla klienta w polu Notatki, na przykład zakres prac i datę pomiarów.
Wypełnij Warunki płatności ręcznie albo dotknij obok przycisku listy (Z zapisanych), aby wybrać z Zapisane w tym profilu lub Wbudowane szablony.
Zaznacz lub odznacz pola w sekcjach Numery podatkowe na tej fakturze, Adresy na tej fakturze i Zapisane warunki płatności na tej fakturze, aby zdecydować, które dane profilu wydrukują się na tym konkretnym dokumencie.
Naciśnij Zapisz (albo Zapisz zmiany). Edytor się zamknie, a dokument pojawi się na liście jako wersja robocza.

Edytor faktur w aplikacji Invoice Flow z kartą Załączniki ze zdjęciami z dwiema miniaturami paragonów i przyciskiem Dodaj zdjęcie (2/8), kartą Podpis z podglądem i nazwiskiem T. Ashworth, kartami Opcje płatności i Wybierz szablon oraz polami Notatki i Warunki płatności — Załączniki i podpis znajdują się między podsumowaniem a notatkami; karta szablonu pokazuje bieżący projekt i paletę.

Dół edytora faktur w aplikacji Invoice Flow z odznaczonymi polami numerów podatkowych VAT i CRN, zaznaczonym adresem biura, zaznaczonym zapisanym warunkiem płatności Bank transfer i przyciskiem Zapisz zmiany — Drukowane są tylko zaznaczone dane profilu; wpisane wyżej Warunki płatności są dołączane zawsze.

Po zapisaniu otwórz dokument i skorzystaj z podglądu, aby zobaczyć wygenerowany PDF. Nagłówek, tabela pozycji, wiersze rabatu i podatku, notatki, podpis i dołączone zdjęcia pochodzą z tego, co wprowadziłeś w edytorze.

Wygenerowany PDF faktury ASH-2026-0117 w aplikacji Invoice Flow w szablonie Contractor: nagłówek Ashworth Electrical Services Ltd, blok odbiorcy dla Daniela i Sarah Whitfield, dziesięć pozycji robocizny i materiałów z podatkiem 20%, suma netto 1 597,50, rabat -79,88, podatek 303,52 i suma 1 821,14 funta, a poniżej notatki — Pierwsza strona gotowej faktury; podpis i dwa dołączone zdjęcia drukują się na stronie drugiej.

Zasady i szczegóły

Zapis wymaga klienta i co najmniej jednej pozycji. Naciśnięcie Zapisz bez klienta pokazuje „Wybierz klienta”; bez pozycji pokazuje „Dodaj co najmniej jedną pozycję”. Pole Pozycja w każdym wierszu musi być wypełnione, w przeciwnym razie zostaje oznaczone jako Wymagane. Jeśli nie istnieje żaden profil firmy, zapis zatrzymuje się z komunikatem Skonfiguruj profil.

Zapis wymaga aktywnego okresu próbnego lub subskrypcji Pro. Edytor sprawdza dostęp ponownie przy zapisie; jeśli żadne z nich nie jest aktywne, zamiast zapisu trafiasz na ekran zakupu. Cała reszta edytora działa bez tego, ale nic nie zostanie zapisane, dopóki nie będziesz mógł zapisać.

Zapisana faktura zawsze jest wersją roboczą. Cokolwiek edytujesz, dokument jest zapisywany ze statusem wersji roboczej, a znaczniki czasu wysłania i zapłaty są czyszczone. Dokumenty wysłane lub zapłacone otwierają się więc w widoku tylko do odczytu (Tryb tylko do odczytu z podpowiedzią, że faktura została wysłana i aby ją zmienić, należy ją zduplikować), a poprawioną kopię tworzysz przez duplikowanie.

Wartości domyślne nowego dokumentu: domyślny profil firmy i jego domyślna seria; waluta z serii, w dalszej kolejności pierwsza dozwolona waluta, a następnie waluta profilu; data wystawienia — dzisiaj; termin płatności — 30 dni później; warunki płatności skopiowane z profilu; pierwszy numer podatkowy zaznaczony oraz wszystkie adresy, telefony, e-maile i linki zaznaczone; domyślny zapisany warunek płatności zaznaczony; szablon Clean z paletą Ocean, o ile go nie zmienisz.

Daty: kalendarz obejmuje lata 2020–2100. Jeśli przesuniesz datę wystawienia poza bieżący termin płatności, termin przeskoczy na datę wystawienia plus 30 dni.

Numeracja: numery są unikalne w obrębie profilu. Jeśli wygenerowany numer już istnieje (na przykład po przywróceniu kopii), edytor zwiększa serię i próbuje ponownie, maksymalnie dziesięć razy. Licznik serii przesuwa się dopiero po udanym zapisie, więc porzucenie formularza nie zużywa numeru. Ręcznie wpisany numer jest zachowywany, dopóki nie dotkniesz Resetuj do auto.

Obliczenia: kwota każdej pozycji to ilość razy cena, zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku; podatek pozycji to kwota razy stawka. Rabat procentowy jest przeliczany na kwotę, a rabat większy od sumy netto jest ograniczany do sumy netto. Podatek jest następnie skalowany proporcją sumy netto po rabacie do pełnej sumy netto, więc podatek naliczany jest od tego, co klient faktycznie płaci. Jeśli ilości nie da się odczytać, przyjmowana jest wartość 1, a ceny — 0.

Chipy gotowych stawek podatku stosują stawkę do wszystkich istniejących pozycji, ale nie do pozycji dodanych później; najpierw dodaj pozycje, potem dotknij chipa albo ustaw stawkę osobno w każdej pozycji.

Wpisy czasu i wydatki dodane przez chipy Czas i Wydatki są oznaczane jako zafakturowane przy pierwszym zapisie nowej faktury i znikają z okien wyboru na kolejnych fakturach. Oznaczanie następuje tylko przy tworzeniu, a nie przy edycji istniejącej faktury. Działające liczniki i pozycje już zafakturowane nigdy się nie pojawiają.

Zdjęcia: maksymalnie osiem na dokument. Są skalowane do 1200 pikseli na dłuższej krawędzi i kopiowane do własnej pamięci aplikacji, więc usunięcie oryginału z galerii nie wpływa na fakturę.

Rabat za wcześniejszą płatność: ten przełącznik (tylko dla faktur) nie zmienia sumy. Drukuje ofertę w rodzaju „zapłać w ciągu 7 dni i odlicz 2%”, korzystając z wartości domyślnej profilu lub klienta albo z wartości ręcznych, które wpiszesz po jego włączeniu.

Pola niestandardowe: edytor nie ma osobnego formularza pól niestandardowych. Dodatkowe oznaczenia, takie jak numer zamówienia lub numer zlecenia, wpisz w Notatki albo jako pozycję niestandardową z ceną zerową.

Wyjście z formularza: cofnięcie się z niezapisanymi zmianami pokazuje okno Niezapisane zmiany z opcjami Zostań i Wyjdź. Sprawdzenie reaguje na wpisane notatki, warunki, rabat, klienta, serię, walutę i dodane pozycje; zmiana samej daty, ilości, ceny, szablonu lub podpisu go nie uruchamia, więc zapisuj świadomie.

Edycja dokumentu zachowuje historię: przy pierwszej edycji wersja pierwotna jest zapisywana jako migawka, a każdy kolejny zapis odnotowuje, które pola się zmieniły. Zapis bez żadnej zmiany nie odnotowuje niczego.

Wskazówki

Zapisz swoje stawki robocizny i typowe materiały jako produkty z właściwą jednostką i stawką podatku. Dodanie pozycji zajmie wtedy dwa dotknięcia, a VAT będzie już poprawny; korygujesz tylko ilość.

Nadaj pracy godzinowej jednostkę „godzina” w bibliotece produktów. Pozycja pokaże plakietkę Czas, a ilość na PDF będzie czytana naturalnie jako godziny, bez potrzeby używania licznika czasu.

Dotknij kwoty w nagłówku karty pozycji, aby otworzyć wybór waluty bez przewijania na górę formularza. To wygodne, gdy w połowie pracy zorientujesz się, że zlecenie powinno być fakturowane w innej walucie.

Jeśli do faktury należy paragon od dostawcy albo certyfikat, dołącz go jako zdjęcie zamiast opisywać w notatkach. Wydrukuje się na osobnej stronie po podpisie i zostaje przy dokumencie w kopiach zapasowych.

Powiązane poradniki

Klienci, kategorie i grupy — konfiguracja klientów, których fakturujesz, i ich kraju, od którego zależą chipy gotowych stawek podatku.
Produkty i magazyn — biblioteka stojąca za oknem Dodaj z zapisanych.
Podgląd PDF, udostępnianie i edytor PDF — co dzieje się po zapisie: podgląd, udostępnianie i poprawianie PDF.