Podręcznik użytkownika

Produkty, usługi i magazyn

Zbuduj bibliotekę produktów z cenami i jednostkami, wstawiaj zapisane pozycje na faktury jednym dotknięciem i czytaj stany magazynowe oraz automatyzację.

Zaktualizowano: 2026-09-09

Produkt w Invoice Flow to zapisana pozycja: nazwa, opcjonalny opis, cena domyślna, jednostka i domyślna stawka podatku. Gdy już istnieje, każda faktura, oferta czy harmonogram cykliczny pobiera go jednym dotknięciem, a Ty korygujesz tylko ilość. Ten sam rekord jest punktem zaczepienia dla narzędzia Magazyn, które liczy to, co masz na stanie, oraz dla automatyzacji zapasów, która odejmuje od tego stanu przy wystawianiu faktur.

Ten poradnik śledzi palarnię Kestrel Coffee Roasters w Portland w stanie Oregon. Maya sprzedaje paloną kawę w workach 5 lb kawiarniom w całym mieście, a do tego koncentrat cold brew, gotowy do sprzedaży detalicznej worek 12 oz i kilka usług baristycznych. W Oregonie nie ma podatku od sprzedaży, więc jej stawki podatku pozostają zerowe; wszystko jest rozliczane w dolarach amerykańskich.

Co widać na ekranie

Biblioteka produktów mieszka na karcie Ustawienia (Settings). Przewiń do sekcji Biblioteka (Library) i dotknij Produkty i usługi (Products & Services) — podtytuł „Manage your product library”. Lista jest posortowana według nazwy. Każdy wiersz pokazuje ikonę pudełka, nazwę produktu, a pod spodem cenę domyślną, ukośnik i kod jednostki, na przykład „$52.00 / item”. Gdy produkt ma domyślną stawkę podatku większą od zera, wiersz dodaje kropkę i stawkę, na przykład „• 20% tax”.

Lupa na pasku aplikacji zamienia tytuł w pole Szukaj produktów… (Search products…), które filtruje po nazwie w miarę pisania; ta sama ikona zmienia się w krzyżyk, aby je zamknąć. Przesunięcie wiersza z prawej do lewej odsłania czerwony pasek usuwania. Okrągły przycisk + w prawym dolnym rogu rozpoczyna nowy produkt. Pusta biblioteka pokazuje Brak produktów (No products yet) z przyciskiem Dodaj produkt (Add Product).

Z tymi samymi rekordami pracują jeszcze dwa ekrany. Karta Narzędzia (Tools) zawiera kafelek Magazyn (Inventory), który otwiera stany magazynowe produktów oznaczonych jako śledzone, a sekcja Biblioteka w Ustawieniach ma drugi kafelek, Stock automation (podtytuł „Auto-adjust stock when invoicing”), który decyduje, kiedy faktury zmieniają te stany. Obydwa omawiamy niżej.

Jak dodać lub edytować produkt

1. Otwórz Ustawienia, dotknij Produkty i usługi, a następnie +. Otworzy się edytor zatytułowany Nowy produkt (New Product); dotknięcie istniejącego wiersza otwiera ten sam formularz pod tytułem Edytuj produkt (Edit Product) z wypełnionymi wartościami.
2. Wpisz Nazwa *. To jedyne pole wymagane i staje się ono opisem pozycji na fakturze. Umieść w nazwie wielkość opakowania, na przykład „Colombia Huila - 5 lb bag", aby pozycja poprawnie brzmiała na PDF-ie.
3. Dodaj Opis, jeśli chcesz mieć notatkę dla siebie. Nie jest kopiowany na pozycje faktury i nie drukuje się; widać go tylko w tym edytorze.
4. Wpisz Cena domyślna * (Default Price). Pole startuje od 0.00 i przyjmuje liczby dziesiętne; puste lub nieliczbowe blokuje zapis komunikatem „Required" albo „Invalid number".
5. Wybierz Jednostka (Unit) z listy: item, hour, day, project lub service. Kody są tu pokazane w oryginale; edytor faktury i wybierak produktów wyświetlają je jako Sztuka, Godzina, Dzień, Projekt i Usługa. Na PDF-ie drukowana jest tylko ilość i cena, bez jednostki.
6. Ustaw Stawka VAT (%) (Tax Rate), jeśli produkt zwykle jest opodatkowany. Zostaw 0 dla towarów bez podatku; wartość, która nie jest liczbą, zostanie odrzucona.
7. Dotknij Zapisz (Save) na pasku aplikacji. Wiersz pojawi się na liście w swoim miejscu alfabetycznym.

Jeśli po wprowadzeniu zmian dotkniesz Wstecz, okno Niezapisane zmiany (Unsaved Changes) zapyta, czy zostać, czy wyjść; wyjście odrzuca edycje. Zwróć uwagę, czego formularz nie zawiera: nie ma pola na SKU, przełącznika śledzenia zapasów, ilości ani progu niskiego stanu. Ma to konsekwencje dla narzędzia Magazyn, opisane niżej.

Jak wstawić produkty na fakturę

Edytor faktury ma nad pozycjami rząd chipów. Pierwszy chip, Produkt / Usługa (Product / Service), to drzwi do Twojej biblioteki.

1. W edytorze faktury przewiń do Pozycje (Line Items) i dotknij Produkt / Usługa.
2. Okno Dodaj z zapisanych (Add from Saved) wypisuje każdy produkt po nazwie, z ceną w walucie faktury i słowem jednostki. Przewiń, jeśli lista jest długa; dotknij wiersza, aby go dodać.
3. Nowa pozycja pojawia się z ilością 1, jednostką, ceną i stawką podatku produktu oraz odnośnikiem z powrotem do rekordu produktu. Ilość albo cenę dla tego klienta zmieniasz wprost w pozycji; sam produkt pozostaje nietknięty.
4. Powtórz dla każdego produktu. Każde dotknięcie dodaje osobną pozycję, więc dotknij raz i podnieś ilość, zamiast dotykać sześć razy.

Gdy produkt jeszcze nie istnieje, użyj ostatniego wiersza wybieraka:

1. W oknie Dodaj z zapisanych przewiń na sam dół i dotknij Utwórz nową pozycję (Create New Item).
2. W oknie Szybkie dodawanie (Quick Add Item) wpisz Nazwa *. Kursor jest już w tym polu.
3. Wpisz Cena. Prefiks pokazuje symbol waluty faktury, więc na fakturze w euro zobaczysz tu „€".
4. Wybierz Sztuka, Godzina, Dzień, Projekt lub Usługa z listy obok ceny.
5. Dotknij Dodaj. Produkt trafia do biblioteki ze stawką podatku 0% i pojawia się jako nowa pozycja na fakturze. Dotknięcie Dodaj przy pustej nazwie nie robi nic; użyj Anuluj, aby zamknąć bez zapisu.

Edytor harmonogramu cyklicznego używa tego samego wybieraka i dopisuje stan magazynowy przy produktach śledzonych. Pozycje dodane przyciskiem Własna (Custom) nie zachowują żadnego powiązania z biblioteką.

Jak czytać ekran Magazyn

Otwórz kartę Narzędzia i dotknij Magazyn. Ekran wypisuje wyłącznie produkty z włączoną flagą śledzenia i pokazuje u góry trzy karty podsumowania: Śledzony (Tracked — ile produktów jest liczonych), Niski stan (Low Stock, bursztynowa, z małą plakietką, gdy liczba jest większa od zera) oraz Brak (Out, czerwona, z plakietką powyżej zera). Dotknięcie karty Niski stan lub Brak filtruje listę do tych produktów; ponowne dotknięcie tej samej karty wraca do wszystkich. Lupa szuka po nazwie lub SKU.

Każda karta pokazuje nazwę, wiersz „SKU:”, gdy zapisano kod, pigułkę z ilością i jednostką w kolorze zielonym, bursztynowym albo czerwonym, mały plus w kółku z podpowiedzią Operacja magazynowa (Stock action), cienki pasek od czerwieni do zieleni ze znacznikiem przy progu niskiego stanu i kropką na obecnym poziomie, a w dolnym wierszu cenę i status Na stanie (In stock), Niski stan (Low stock) albo Brak na stanie (Out of stock). Pasek rozciąga się od zera do podwojonego progu.

Dotknij karty, aby rozwinąć Historia transakcji (Transaction History). Ruchy wypisane są od najnowszych: zielona strzałka w dół z liczbą dodatnią to zakup, czerwona strzałka w górę z liczbą ujemną to sprzedaż, niebieska podwójna strzałka to korekta, a pomarańczowa strzałka cofnięcia to zwrot. Drugi wiersz nazywa źródło: Invoice # i numer albo Manual dla ruchów zapisanych ręcznie. Ikona notatki pojawia się, gdy zapisano notatkę; przytrzymaj ją, aby przeczytać tekst. Po dwudziestu wierszach lista kończy się słowami „…and N more”.

Jak zapisać ruch magazynowy ręcznie

Gdy produkty są śledzone, przycisk Dodaj zapas (Add Stock) oraz ikona Operacja magazynowa na karcie zapisują ruchy bez faktury.

1. Dotknij Dodaj zapas w prawym dolnym rogu, a potem wybierz produkt w oknie Wybierz produkt (Select Product) — wiersze mają postać „nazwa (SKU)". Dotknięcie plusa w kółku na karcie pomija ten krok.
2. W oknie zatytułowanym nazwą produktu wybierz Zakup / przyjęcie (Purchase / Receive) dla towaru przychodzącego, Korekta (Adjustment), aby nadpisać stan po inwentaryzacji, albo Zwrot (Return) dla towaru odesłanego przez klienta.
3. Kolejne okno nosi tytuł Purchase — , Adjustment — lub Return — plus nazwa produktu i pokazuje „Current stock" z jednostką. Wpisz Ilość (Quantity); przy korekcie pole nazywa się Nowa ilość (New quantity) i wpisujesz w nim policzoną sumę, a nie różnicę.
4. Opcjonalnie wpisz notatkę w Notatki (opcjonalnie) (Notes (optional)), na przykład numer partii palenia albo powód zwrotu.
5. Dotknij Zapisz. Pasek powiadomienia pokaże „Stan zaktualizowany:" i nową ilość, a karta, pigułka i karty podsumowania odświeżą się.

Zakupy i zwroty dodają ilość do stanu i muszą być większe od zera. Korekta zastępuje stan; historia zapisuje różnicę ze znakiem, więc inwentaryzacja, która znalazła 28 zamiast 31, pojawi się jako „-3 Adjustment”.

Jak działa automatyzacja zapasów

Ustawienia → Biblioteka → Stock automation decyduje, co faktury robią ze śledzonymi produktami. Podpowiedź u góry podaje dwa twarde ograniczenia: dotyczy to wyłącznie produktów śledzonych, a oferty nigdy nie zmieniają stanów.

Mechanizm uruchamia się przy zapisie faktury w edytorze, przy zmianie jej statusu na ekranie szczegółów, przed usunięciem oraz gdy harmonogram cykliczny wygeneruje fakturę. Porównuje to, co już zapisano dla tej faktury, z tym, czego faktura wymaga teraz, i zapisuje wyłącznie różnicę. Pięciokrotny zapis tej samej faktury odejmuje raz; podniesienie pozycji z 10 do 12 worków odejmuje 2 dodatkowe; zmniejszenie do 8 zwraca 4; cofnięcie wysłanej faktury do wersji roboczej przy wyzwalaczu „sent” zwraca wszystko. Odjęcia pojawiają się w historii jako Sprzedaż z odnośnikiem do faktury, a automatyczne zwroty jako ruch typu „restock”.

Przy Deduct and warn ekran szczegółów po zmianie statusu pokazuje „Insufficient stock for N product(s)”; edytor stosuje tę samą regułę po cichu. Przy Don’t deduct below zero produkt, który zszedłby poniżej zera, jest pomijany w całości, a niedobór zgłaszany tak samo. Allow negative stock po prostu pozwala stanowi zejść poniżej zera, co widać jako Brak na stanie w kolorze czerwonym.

Zasady i szczegóły

• Jedna biblioteka, bez waluty. Produkty są wspólne dla wszystkich profili firmowych i przechowują cenę jako gołą liczbę. Lista Produkty i usługi zawsze drukuje tę liczbę ze znakiem dolara, ekran Magazyn drukuje ją w walucie domyślnego profilu, a wybierak na fakturze w walucie faktury. Żaden z nich nie przelicza kwoty; jeśli fakturujesz w kilku walutach, trzymaj cenę w tej używanej najczęściej i koryguj pozycję.
• Ograniczenia Pro. Przeglądanie listy produktów i ekranu Magazyn jest darmowe. Utworzenie produktu, otwarcie produktu do edycji, Dodaj zapas i ikona Operacja magazynowa wymagają Pro albo aktywnego okresu próbnego; w przeciwnym razie otworzy się ekran zakupu.
• Wyszukiwanie. Lista produktów dopasowuje tylko fragment nazwy. Wyszukiwanie w Magazynie dopasowuje nazwę lub SKU i ignoruje wielkość liter.
• Usuwanie produktu. Przesuń w lewo, potwierdź Usuń w oknie „Usuń produkt” (Delete Product), a produkt zniknie razem z całą swoją historią magazynową. Pozycje faktur utworzone z niego zachowują tekst, ilość i cenę, więc stare dokumenty pozostają nienaruszone.
• Późniejsza edycja produktu. Zmiany ceny, jednostki czy podatku dotyczą wyłącznie pozycji dodawanych od tej chwili.
• Niski stan. Produkt liczy się jako niski, gdy jego ilość jest większa od zera, próg jest większy od zera, a ilość jest równa progowi lub niższa. Produkt bez progu może być tylko Na stanie albo Brak na stanie, a jego pasek używa 10 jako zastępczej pozycji znacznika. Karta pulpitu Niski stan (Low Stock Alerts) wypisuje do trzech śledzonych produktów na progu lub poniżej, włącznie z tymi na zerze.
• Oferty i faktury anulowane. Stan zmieniają tylko dokumenty typu faktura. Oferty oraz faktury w statusie Anulowana nigdy nie odejmują.
• Wyłączony zwrot zapasu. Przy wyłączonym Return stock automatically cofnięcie faktury albo jej usunięcie nie rusza stanu; poprawisz go ręcznym Zwrotem lub Korektą.

Wskazówki

Powiązane poradniki

• Edytor faktury — rząd chipów, pozycje, rabaty i sumy.
• Faktury cykliczne — harmonogramy, które pobierają pozycje z tej samej biblioteki produktów.
• Kopia zapasowa, eksport i import — co niesie plik kopii zapasowej, w tym produkty i stany magazynowe.